Intelligentes Verteilen von Mail mit dem Mailman Listserver

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1 Intelligentes Verteilen von Mail mit dem Mailman Listserver Grundlegende Konzepte und Bedienung Version 1.0, 15. Januar 2007 Universität Osnabrück Dipl.-Math Frank Elsner (Rechenzentrum) Internet:

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Voraussetzungen Zielsetzung Kennenlernen von Mailing-Listen Beantragen einer Mailing-Liste Verwalten einer Mailing-Liste Anmelden Kennenlernen der Web-Schnittstelle Festlegen der Abonnements-Regeln Eintragen von Teilnehmern (Abonnenten) Zeilenweises Eintragen Anzeigen der Teilnehmer Senden eines Beitrags an die Mailing-Liste Senden als Teilnehmer Versenden eines Datei-Anhangs (Attachment) Übungen Einführende Aufgaben Fortgeschrittene Aufgaben Ausblick

3 1. Einleitung 1. Einleitung Dieses Skript bietet einen ersten Einblick in die Konzepte und die Bedienung des Listservers Mailman Voraussetzungen In diesem Skript werden grundlegende Kenntnisse bei der Bedienung eines Web- Browsers (wie z. B. Firefox, Internet Explorer oder Opera) und eines Mail-Programmes (wie z. B. Outlook, Outlook Express, Thunderbird oder Eudora) vorausgesetzt Zielsetzung Sie lernen, 1. wie eine Mailing-Liste prinzipiell funktioniert, 2. wie sich Newsletter (1-n) und Diskussionsliste (m-n) unterscheiden, 3. wie sich offene und geschlossene Mailing-Listen unterscheiden, 4. wie sich moderierte und unmoderierte Mailing-Listen unterscheiden, 5. wie ein Listenverwalter Teilnehmer ein- und austragen kann, 6. wie sich Teilnehmer selbst in eine offene Mailing-Liste eintragen, 7. wie eine Mail an die Mailing-Liste geschrieben werden kann, 8. wie ein Listenverwalter Mails an die Mailing-Liste (Beiträge, Artitel) archivieren kann, 9. wie ein Listenverwalter (oder Moderator) Mails moderieren und dann freigeben kann, 10. wie Teilnehmer Mails in gesammelter Form (als Digest) abonnieren können. 3

4 2. Kennenlernen von Mailing-Listen 2. Kennenlernen von Mailing-Listen Eine Mailing-Liste dient zum Austausch von Informationen zwischen einer Gruppe von Personen, die beispielsweise zusammen an einer Tagung teilnehmen oder zum selben Fachbereich bzw. zur selben Arbeitsgruppe gehören. Ein Programm zum Verwalten von Mailing-Listen wird traditionell als Listserver bezeichnet, im folgenden betrachten wir speziell den an der Universität Osnabrück engesetzten Listserver Mailman. Im Gegensatz zum traditionellen Versenden einer Mail von einem Absender an einen Empfänger oder eine Liste von Empfängern arbeitet eine Mailing-Liste (genauer gesagt: das Programm Mailman, das die Mailing-Liste kontrolliert) als zwischengeschaltete Instanz, die für eine intelligente Moderation, Archivierung und Verteilung der Mail an die Teilnehmer der Mailing-Liste sorgt. Eine Mailing-Liste wird u. a. definiert durch ihre Mail-Adresse, einen Listenverwalter und eine Liste von Teilnehmern (oder Abonnenten bzw. Mitgliedern), an die jeder Artikel versendet wird. Abbildung 1: Prinzip einer Mailing-Liste 4

5 In den folgenden Beispielen lautet die Mail-Adresse der Mailing-Liste: 2. Kennenlernen von Mailing-Listen Ein Mail an diese Mailing-Liste wird an alle Teilnehmer (auch als Abonnenten oder Mitglieder bezeichnet) versendet, in den folgenden Beispielen lauten die Adressen der Teilnehmer: 3. Beantragen einer Mailing-Liste Das Rechenzentrum richtet Mailing-Listen auf Anforderung ein. Eine Mailing-Liste wird auf Grundlage der Daten eingerichtet, die vom späteren Listenverwalter in einem web-basierten Formular übermittelt werden. Der Listenverwalter ist der Ansprechpartner für alle Belange der Mailing-Liste; es dürfen übrigens nur Mitarbeiter der Universität als Listenverwalter eingesetzt werden. Starten Sie Ihren Web-Browser und laden Sie das Formular zum Beantragen einer Mailng-Liste über die folgende Web-Adresse: Dienste/Mailing/Mailing_Listen/Formular/formmailingliste.html Geben Sie im Formular die notwendigen Daten für die neue Mailing-Liste ein. Im folgenden Beispiel wird eine Mailing-Liste mit dem Namen rz-test für den Listenverwalter eingerichtet. Klicken Sie abschließend auf Versenden, um das Formular an das Rechenzentrum abzusenden. 5

6 3. Beantragen einer Mailing-Liste Abbildung 2.: Beantragen einer Mailing-Liste Nach einiger Zeit erhalten Sie per Mail eine Bestätigung, dass die Mailing-Liste für Sie eingerichtet worden ist und die erforderlichen Zugangsdaten. Die Bestätigungs-Mail hat in etwa folgendes Aussehen: Sehr geehrte/r Herr/Frau... Die folgende Mailing Liste ist nun neu fuer Sie eingerichtet: Im folgenden erhalten Sie Informationen, wie Sie diese Maililng-Liste nutzen und verwalten koennen Senden Sie eine Mail an folgende Adresse, um den Artikel an alle Teilnehmer der Liste zu verteilen: Verwalten Sie die Liste ueber folgende Web-Schnittstelle: https://list.serv.uni-osnabrueck.de/mailman/admin/rz-test Listenverwalter: Anfangs-Kennwort fuer Listenverwalter: geheim Folgende Werte sind fuer diese Liste eingestellt, diese Werte koennen Sie aber immer wieder als Listenverwalter ueber die Web-Schnittstel 6

7 3. Beantragen einer Mailing-Liste le aendern: - Teilnehmer koennen sich nicht selbst auf die Liste einschreiben (Subskription also nur durch den Listenverwalter). - Beitraege werden nicht moderiert, sondern direkt an die Teilnehmer weitergeleitet. - Die Liste erlaubt Mails mit Attachments bis maximal 1 MB (= 1024 KB). - Mails an die Liste werden archiviert. Nur Teilnehmer duerfen sich das Archiv anschauen ("privates Archiv"). - Die Liste ist auf der Uebersichtsseite nicht sichtbar (https://list.serv.uni-osnabrueck.de/mailman/listinfo). Verwahren Sie diese Zugangsdaten an einem sicheren Ort. 4. Verwalten einer Mailing-Liste Zur Verwaltung einer Mailing-Liste steht dem Listenverwalter ein web-basiertes Menüsystem zur Verfügung Anmelden Starten Sie Ihren Browser und laden Sie folgende Web-Adresse: https://list.serv.uni-osnabrueck.de/mailman/admin/rz-test Für eine beliebige Liste '<Mailing-Liste> lautet die Web-Adresse: https://list.serv.uni-osnabrueck.de/mailman/admin/<mailing-liste> Geben Sie das Ihnen mitgeteilte Anfangs-Kennwort als Administrator-Passwort ein und klicken Sie danach auf Sesam öffne Dich. 7

8 4. Verwalten einer Mailing-Liste Abbildung 3: Anmelden bei der Web-Schnittstelle für den Listenverwalter 4.2. Kennenlernen der Web-Schnittstelle Nach erfolgreicher Anmeldung wird das folgende Menüsystem angezeigt: Abbildung 4: Startseite für den Listenverwalter Der Listenverwalter kann nun die bisherigen Einstellungen für die Mailing-Liste einsehen und bei Bedarf ändern. Wählen Sie den Menüpunkt Allgemeine Einstellungen. Hier werden u. a. folgende Einstellungen angezeigt: 8

9 4. Verwalten einer Mailing-Liste Abbildung 5: Wichtige Einstellungen In diesem Beispiel ist nur ein Listeverwalter, aber kein Listenmoderator benannt worden.i 4.3. Festlegen der Abonnements-Regeln Die Mailing-Liste 'rz-test' ist per Voreinstellung als geschlossene Mailing-Liste eingerichtet worden, d. h. der Listenverwalter trägt die Teilnehmer persönlich ein und ggf. auch wieder aus. Wählen Sie Abo-Regeln und Adreßfilter.... Dort finden Sie hierzu folgende Einstellung: Abbildung 6: Festlegen der Abonnement-Einstellungen 9

10 4. Verwalten einer Mailing-Liste Weitere Möglichkeiten sind offene Mailing-Listen, in die sich jeder Interessierte eintragen kann oder Mailing-Listen mit Registrierung, bei der der Listenverwalter jede Registrierung bestätigen oder ablehnen kann. Zusammengefasst gibt es folgende Möglichkeiten: Offene Mailing-Liste (erfordert Sichtbarkeit): beliebige Teilnehmer, Rückbestätigung zur Aufnahme erforderlich Mailing-Liste mit Registrierung (erfordert Sichtbarkeit): beliebige Teilnehmer, aber Genehmigung durch Listenverwalter erforderlich geschlossene Mailing-Liste: persönliche Auswahl der Teilnehmer durch den Listenverwalter Abhängig vom vorgesehenen Einsatzgebiet der Mailing-Liste kann die Einstellung auf einen anderen Typ umgestellt werden. Die Sichtbarkeit einer Mailing-Liste auf der Übersichtsseite ist sinnvoll, falls eine Selbstregistrierung vorgesehen ist. 5. Eintragen von Teilnehmern (Abonnenten) In unserem Beispiel ist der Listenverwalter für das Eintragen der Teilnehmer zuständig. In der Regel existiert bereits eine Liste von Mail-Adressen, die übernommen werden kann Zeilenweises Eintragen Wählen Sie Mitglieder-Verwaltung... und dort [Eintragen/Abonnieren]. Geben Sie dann die gewünschten Teilnehmer (Abonnenten) zeilenweise in das hierfür vorgesehene Feld ein. 10

11 5. Eintragen von Teilnehmern (Abonnenten) Abbildung 7: Eintragen neuer Teilnehmer Klicken Sie Änderungen speichern, um die neuen Teilnehmer in die Mailing-Liste einzutragen Anzeigen der Teilnehmer Kontrollieren Sie die aktuelle Teilnehmerliste über Mitgliederliste. Abbildung 8.: Anzeigen der Teilnehmerliste Die beiden Teilnehmer sind nun wie gewünscht eingetragen. Gemäß den Voreinstellungen werden Teilnehmer nicht moderiert; diese Einstellung kann jedoch für jeden Teilnehmer gezielt gesetzt oder nicht gesetzt werden. Die Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung per Mail in folgender Form, hier auszugsweise: 11

12 6. Senden eines Beitrags an die Mailing-Liste Abbildung 9.: Benachrichtigung neuer Teilnehmer 6. Senden eines Beitrags an die Mailing-Liste Abhängig von den Einstellungen für die Mailing-Liste können Teilnehmer oder auch andere Absender (sogenannte Nicht-Abonnenten ) eine Mail (andere Bezeichnung: Beitrag, Artikel, Nachricht) an die Mailing-Liste senden, die entweder unmittelbar an alle anderen Teilnehmer weitergeleitet wird oder erst moderiert werden muss. Die Einstellungen hierzu erfolgen unter Abo-Regeln und Adreßfilter.... Einstellungen für Diskussionsliste (m:n-kommunikation): Teilnehmer darf Mail senden, Mail wird (nicht) moderiert. Nicht-Abonnement darf Mail senden, Mail wird (nicht) moderiert. In unserem Beispiel dürfen alle Teilnehmer unmoderiert Mails an die Mailing-Liste senden. Es sind keine Nicht-Abonnenten als Absender zugelassen. Alternativ: Einstellungen für Newsletter (1:n-Kommunikation): Teilnehmer darf keine Mail senden. Nicht-Abonnement (Verfasser des Newsletters) darf Mail senden, Mail wird nicht moderiert Senden als Teilnehmer Versenden Sie als Teilnehmer (hier: eine Mail an die Liste: 12

13 6. Senden eines Beitrags an die Mailing-Liste Abbildung 10.: Versenden einer Mail als Teilnehmer Die Mail wird nun von Mailman bearbeitet, in einem privaten Archiv archiviert und an alle Teilnehmer verteilt. Beachten Sie, dass Mailman in der Betreff-Zeile den Kurznamen der Mailing-Liste voranstellt, hier: [Rz-test], und als Signatur einige Hinweise auf die Mailing-Liste hinzufügt. Abbildung 11.: Mail beim Teilnehmer 6.2. Versenden eines Datei-Anhangs (Attachment) In unserem Beispiel dürfen auch Datei-Anhänge mit einer maximalen Größe von 1 MB versendet werden. Verwenden Sie die entsprechende Funktion Ihres Mail-Programmes, um an eine Mail eine Datei (als sogenanntes Attachment) anzuhängen. 13

14 6. Senden eines Beitrags an die Mailing-Liste Die Mail wird mit Datei-Anhang an die Teilnehmer versendet, zusätzlich wird bei eingeschalteter Archivierung auch eine Kopie des Datei-Anhangs im Archiv der Mailing- Liste eingestellt. 7. Übungen Zunächst eine kleine Pause zum Erholen... Abbildung 12: Pause! 7.1. Einführende Aufgaben 1. Beantragen Sie eine Mailing-Liste oder verwenden Sie eine bestehende Mailing-Liste zum Üben. 2. Tragen Sie Mail-Adressen (z. B. sich selbst) als Teilnehmer in die Mailing-Liste ein. 3. Geben Sie einem Nicht-Abonnenten (z. B. sich selbst) die Möglichkeit, unmoderiert eine Mail an die Liste zu versenden. 4. Senden Sie als berechtigter Absender eine Mail an die Mailing-Liste. 5. Versenden Sie eine Mail von einer Adresse, die nicht (!) zum Versenden berechtigt ist. Geben Sie die entsprechende Mail als Listenverwalter frei bzw. Moderieren Sie die Mail, bevor Sie sie weiterleiten. 6. Kontrollieren Sie das Archiv der Mailing-Liste. 14

15 7. Übungen 7.2. Fortgeschrittene Aufgaben 1. Stellen Sie die Mailing-Liste auf einen offenen Zugang um (Selbstregistrierung). 2. Führen Sie mit einer Mail-Adresse eine Selbstregistrierung durch. 3. Tragen Sie einen Moderator für eine Mailing-Liste ein. 4. Stellen Sie die Mailing-Liste auf einen moderierten Modus um. 7. Geben Sie einem Nicht-Abonnenten die Möglichkeit, moderiert eine Mail an die Liste zu versenden. 8. Versenden Sie eine Mail mit Datei-Anhang, der die zulässige Größe überschreitet. Beobachten Sie den Effekt. 9. Vergrößern Sie die zulässige Größe für Dateianhänge auf einen neuen Wert. 8. Ausblick Gratulation - Sie haben nun das Ende des Skriptes erreicht und einen ersten Eindruck von Mailman erhalten. Weiterhin viel Erfolg und viel Spaß mit Mailman! 15

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