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1 TheDocumentTimes 01/2007 Neue Produktlinie EASY INFOWORX Seite 4 Ein Erfolgsprojekt mit Perspektive Seite 11 Interview mit Josef Gemeri Ausgabe 01/2007 TheDocumentTimes THE EASY WAY TO EXCELLENCE Die CeBIT definiert sich neu Einfach gesagt Nutzen besser nutzen Die CeBIT-Macher sind nicht zu beneiden. Der Spagat zwischen den Interessen der IT-Entscheider und Geschäftskunden einerseits sowie der Endkunden andererseits hat der IT-Messe sichtbar zugesetzt. So hat die CeBIT zuletzt nicht nur bei den Besuchern, sondern auch bei den Ausstellern deutlich an Attraktivität verloren. Nun kündigte die Deutsche Messe AG ein neues Konzept an, mit dem sie diese Entwicklung stoppen und den derzeitigen positiven Wirtschaftstrend nachhaltig fördern will. Demnach wird sich die CeBIT 2007 sehr viel deutlicher auf die Fachbesucher ausrichten. Dazu beitragen sollen lösungsorientierte Foren und die Konzentration bestimmter Branchen in einem Messebereich, wie dies im Falle der DMS-Anbieter in Halle 1 bereits im letzten Jahr geschehen ist. Allen Unkenrufen zum Trotz: Die CeBIT ist immer noch die mit Abstand größte IT-Messe weltweit, und die Qualität der Besucherzahlen (2006: 84 % Fachbesucher und 55 % Entscheider) verbessert sich seit Jahren. Und wenn sich die Messe jetzt verstärkt auf den Geschäftsbereich konzentriert, kann das für uns Aussteller nur gut sein. Inhalt EASY-Produkte Neue innovative Softwarelösung xflow von WMD 7 EASY-News EASY INTERNATIONAL CONSULTING GmbH 8 EASY-Kunden FERRING: -Archivierung mit EASY xbase 10 EASY-Lösungen EASY INVOICE for Microsoft Dynamics NAV bei DESIGNA in der Anwendung 15 EASY-International Mediterranean Shipping Company steigert betriebliche Effizienz 16 Interview mit Josef Gemeri Nichts ist so stetig wie der Wandel möchte man angesichts der derzeitigen Diskussionen um den Begriff Web 2.0 sagen. Und in der Tat, es bewegt sich etwas im weiten Land des World Wide Web. Nutzenorientierung macht sich allenthalben breit. Aber der Reihe nach. Als man 2001 endlich bereit war einzusehen, dass der Hype der New Economy endgültig vorbei war, und die Investoren ihre Wunden leckten, wurde dem Zukunftsbild spontan die rosa Farbe entzogen. Nicht, dass alles grau in grau gemalt wurde. Nein, die schönen Zukunftsbilder wurden einfach abgehängt und erst einmal nicht mehr vorgezeigt. Was die wirklichen Hardliner aber nicht davon abgehalten hat, stoisch am rechten Glauben in Sachen Internet festzuhalten. Und gerade in den letzten Jahren sind wieder viele neue und vor allem wirtschaftlich vielversprechende Internet-Projekte entstanden. Es ist so, als hätte man für eine Weile den Atem angehalten, nur um danach umso kräftiger Luft zu holen. Neue Begrifflichkeiten ziehen ein in unsere Alltagssprache: ipod und Podcasting, Blogging, Trackback und Social Bookmarking, Flickr, Skype, Wikipedia und natürlich alle erdenklichen Wortgebilde auf Basis der mächtigen Marke Google. Diese Metasprache bildet nun die Ideen ab, die so gut waren, sich im struggle for survival durchzusetzen. Und trotz aller Unkenrufe muss man nun doch wieder den Eindruck gewinnen, dass uns ein neuer Hype bevorsteht. Allerdings ohne die verklärten Attitüden der Vergangenheit. So zu lesen Fortsetzung auf Seite 2

2 2 TheDocumentTimes 01/2007 EASY-Interview Josef Gemeri, Vorstand der EASY SOFTWARE AG in der New York Times, auch wenn man inzwischen ganz bewusst unter Vermeidung jeglicher Euphorie nur von einem besseren Boom spricht. Wie auch immer, die Rahmenbedingungen ändern sich. Der individuelle praktische Nutzen steht im Vordergrund. Nicht das nice to have bestimmt die Handlungsweise, sondern das what s in for me. Nun, das ist eine Sichtweise, die für die erfolgreichen Softwareanbieter keine wirkliche Neuigkeit darstellt. Was nützt, hat auch Erfolg, und zwar nachhaltig. Oder noch besser: Der Nutzen heiligt die Mittel. Die Investments nämlich. Den Menschen die Arbeit zu erleichtern, hat sich immer schon gelohnt. Schade nur, dass die Nutzenpotenziale in vielen Fällen nicht optimal ausgeschöpft werden. Ähnlich wie bei einem modernen Mobiltelefon, wo nach Schätzungen im Durchschnitt rund 70 % der Möglichkeiten ungenutzt bleiben. Ganz so schlimm ist es in der Wirtschaft natürlich nicht. Trotzdem, es gibt noch viel zu tun. Das ist dann auch die gute Ausgangslage für die guten Softwareanbieter. Grund genug, um in diesen besonderen Zeiten mit Josef Gemeri, dem Vorstand der EASY SOFT- WARE AG als einem der Marktführer für Dokumentenmanagement-Systeme, zu sprechen. DT: Herr Gemeri, in einem Ihrer letzten Interviews haben Sie gesagt: 2007 wird für EASY ein ganz besonderes Jahr. Hat sich diese Prognose bisher schon bestätigt? Ja, ich denke in der Tat, 2007 wird ein besonderes Jahr. Wir haben das gesamte Unternehmen 2006 neu ausgerichtet. Dieser Prozess, der uns auch viel Kraft gekostet hat, ist nun abgeschlossen. Bemerkenswert war für uns am Ende, dass alle Schritte, die wir geplant hatten, auch 1 : 1 realisiert wurden. Dort, wo es vielleicht einmal Reibungsverluste gab, wurden diese relativ schnell überwunden. Und ich habe niemanden im Unternehmen getroffen, der nicht nachvollziehen konnte, dass diese Neuausrichtung auch notwendig war ist also das erste Jahr, in dem es nicht mehr um das Bewältigen der Hausaufgaben geht, sondern nur noch ums Geschäft. Jetzt wird es sich zeigen, was wir in den letzten zwölf Monaten an Basisarbeit geleistet haben. Nachdem wir nun mehr als acht Wochen hinter uns haben, sehen wir, dass das neue Jahr bisher nahtlos an die gute Entwicklung des Jahres 2006 anschließt. Das allein ist schon mal ein guter Indikator dafür, dass die Lösungen, die wir entwickelt haben, angenommen werden. Darüber hinaus haben unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verstanden, dass der Wettbewerb immer härter wird und dass Geschwindigkeit, gepaart mit Präzision, gefordert ist. Und ich stelle fest, dass alle inzwischen Gefallen daran gefunden haben. Das stimmt mich nun ganz besonders optimistisch. DT: Wie haben Sie denn 2006 abgeschlossen? Sehr gut! DT: Können Sie das ein wenig präzisieren? Wir haben die Wachstumsziele, die wir uns für 2006 gesteckt haben, voll erfüllt. Wir wollten aus eigener Kraft wachsen, das haben wir geschafft. Wir haben im letzten Quartal 2006 gesagt, dass wir uns deutlich vom allgemeinen Trend im deutschen Softwaremarkt (+6 %) absetzen wollen. Auch das haben wir geschafft. Aber was ist denn schon Wachstum ohne die entsprechende Profitabilität? Wir alle haben lernen müssen, dass es ganz entscheidend für den Erfolg des Unternehmens ist, nicht jedes Geschäft um jeden Preis zu machen, nur um Wachstum generieren zu können. Nur so ist man dann in der Lage, die notwendigen Ressourcen für mehr Forschung und Entwicklung bereitzustellen und die wichtigen Kapazitäten für ein Mehr an Service zu schaffen. Damit ist für uns und unsere Partner eine gute Ausgangsbasis für ein erfolgreiches Jahr geschaffen worden. Und das ist eine Entwicklung, die am Ende unseren Kunden zugute kommt. So bekommt man zufriedene Kunden. DT: Sind Ihre Shareholder denn auch zufrieden? Es steht mir nun wirklich nicht zu, für unsere Eigentümer zu sprechen. Schauen Sie sich doch einfach die Kursentwicklung der EASY-Aktie an und dann urteilen Sie selbst. Natürlich gehört es zu den primären Aufgaben des Vorstandes, die Shareholder zufrieden zu stellen. Dies erreicht man meiner Ansicht nach mit einer soliden und konsequenten Unternehmensstrategie sowie steigenden Geschäftsergebnissen. Der Ausdruck dieser Arbeit sollte sich dann im Aktienkurs niederschlagen. Rückblickend kann ich feststellen, dass unser Konzept aufgegangen ist. Wir werden auch in Zukunft alle Anstrengungen unternehmen, diese Erfolgsgeschichte fortzuschreiben. DT: Können Sie schon konkrete Zahlen nennen oder müssen wir auf die offiziellen Verlautbarungen warten? Es ist so, wie es bei EASY immer ist: Wir halten uns an die geltenden Spielregeln. Von daher werden wir erst dann über konkrete Zahlen reden, wenn unsere Prüfungsgesellschaft KPMG den Einzelabschluss und den Konzernabschluss mit einem Bestätigungsvermerk versehen hat. Von der Veröffentlichung vorläufiger und ungeprüfter Jahreszahlen möchten wir, wie in der Vergangenheit auch, absehen. Wir sind jedoch schon auf der Zielgeraden und können in Kürze eine Ad-hoc- Mitteilung herausgeben und gleichzeitig unseren Geschäftsbericht 2006 veröffentlichen. Ich freue mich jetzt schon auf die Veröffentlichung der Ergebnisse. DT: Wie hat sich das Neukundengeschäft 2006 entwickelt und wie sind die Prognosen für die kommenden Monate? Wenn man mit einem Plus von 20 % wachsen will, dann heißt das, dass man auch ein entsprechendes Äquivalent an Neukunden gewinnen muss. Im Jahr 2006 haben wir zusammen mit unseren Partnern insgesamt, national und international, 607 neue Projekte gewonnen. Wenn man das nun für 2007 hochrechnet, dann kommen wir auf rund 700 bis 730 neue Projekte. Die ersten zwei Monate lassen den Schluss zu, dass wir diese Größenordnung für das Gesamtjahr auch erreichen können. In diesem Zusammenhang sei noch gesagt, dass wir für 2007 deutlich stärkere Impulse im internationalen Bereich erwarten. DT: Bleiben wir kurz bei dem Thema Internationalität. Was bedeutet das für EASY? Das Auslandsgeschäft nimmt derzeit überproportional stark zu. Und wir werden diesen Trend noch weiter forcieren. Auf uns wartet ein riesiges Potenzial. Unsere Produkte entsprechen den internationalen Standards. Was wir international anbieten, ist in der Praxis erprobt und hat sich so bewährt. Und darüber hinaus gilt: Unsere Kunden werden immer globaler und wir werden es auch. Ich würde noch nicht so weit gehen und sagen, dass unser Markt der Weltmarkt ist, aber wir sind auf dem besten Wege. DT: In der Branche wird darüber gesprochen, dass Sie sich stärker in den USA und in Singapur engagieren wollen. Können Sie dazu Stellung nehmen? Nun ja, ich kann bestätigen, dass das keine Spekulation ist. Es ist so, dass wir definitiv etwas in den USA machen wollen. Sie können davon ausgehen, dass wir in der nächsten Zeit konkret darüber berichten werden, welche Strategie wir verfolgen. Und es ist auch richtig, dass wir in Südostasien, speziell von Singapur aus, stärker werden wollen. Auch hier haben wir schon entscheidende Schritte eingeleitet. DT: Singapur quasi als Sprungbrett nach Peking und Shanghai? Nein, das trifft nicht zu. Wir bewegen uns von Singapur aus weniger nach China als in Richtung Malaysia und Australien. DT: Kommen wir auf die CeBIT zu sprechen. Wir haben gesehen, dass einige Ihrer Wettbewerber der Messe ferngeblieben sind. Wie sieht das bei EASY aus? Was versprechen Sie sich von der CeBIT 2007? Wenn man momentan in der Fachpresse liest, dass die CeBIT, speziell aus unserer Branche, immer mehr Abwanderer zu verzeichnen hat, dann ist das einfach mal eine Tatsache. Für uns stellt sich die Lage nun ganz anders dar. Wir schwimmen gegen den Strom. Das ist eine Richtung, die uns tendenziell sehr gut gefällt. Wir schwimmen immer gerne gegen den Strom. Es liegt uns irgendwie im Blut. Das ist etwas, was uns eben deutlich von der Konkurrenz unterscheidet. Auch wenn das vielleicht ein wenig überheblich klingen mag, die Branche muss zur Kenntnis nehmen, dass wir einfach anders sind. Dementsprechend sehen wir die CeBIT als ein gutes Investment an. Und außerdem kann ich nur sagen, dass sich die CeBIT in den letzten Jahren für uns immer gerechnet hat. Und gerade jetzt, wo so viele Unternehmen wegbleiben, wollen wir uns erst recht richtig positionieren. Genau dies werden wir auch tun. DT: Was sind für EASY die Highlights auf der CeBIT? Ich möchte mich generell davon freimachen, irgendwelche Lösungen besonders hervorzuheben. Ich glaube, dass es ganz wichtig ist, dass wir uns auf die Breite unseres gesamten Portfolios konzentrieren. Wir haben uns in jedem Bereich sehr gut weiterentwickelt. Und wir haben in jedem Bereich ein gutes, sprich vernünftiges Angebot. Vernünftig deshalb, weil wir in jedem Fall sehr stark nutzenorientiert arbeiten. Damit kommen wir zu einem ganz wichtigen Punkt: Die Interessenlage unserer Kunden hat sich verändert. Das korrespondiert mit wesentlichen Veränderungen in der Entscheidungsstruktur. Der Einfluss der IT-Experten auf eine Kaufentscheidung geht offensichtlich zurück. Die Entscheider interessiert weniger die Funktionsweise unserer Produkte als das Einsparpotenzial, das am Ende der Prozesskette steht. Die Kunden wollen etwas über den Mehrwert unserer Produkte wissen, über den messbaren, realistischen Vorteil. DT: Sie haben sich in den letzten Jahren immer wieder die Kundenorientierung auf die Fahne geschrieben. Was hat sich in diesem Bereich getan? Das ist und bleibt eine Neverending Story. Es ist wahrscheinlich das Schwierigste, einen Kunden absolut zufrieden zu stellen. Das ist nicht nur in Deutschland so, das gilt in der ganzen Welt. Es geht eben nicht nur darum, dass sich die Entscheider final mit ihrer Entscheidung wohl fühlen. Es geht am Ende vor allem darum, dass der versprochene Nutzen auch realisiert wird. Und hier muss man bereit sein, den Spagat zwischen der generellen und der höchst individuellen Lösung zu bewerkstelligen. Natürlich wollen wir Lösungen, die branchenübergreifend erfolgreich arbeiten. Und wir haben ja auch gute Beispiele dafür. Aber das Ganze funktioniert nur im Einklang mit den ganz spezifischen Kundeninteressen. Das hinzukriegen, erfordert

3 TheDocumentTimes 01/ EASY-Interview/-Produkte den Einsatz von ein wenig mehr Intelligenz und Kreativität. Hier ist man jeden Tag aufs Neue gefordert. Dabei ist es gerade am Anfang einer Kundenbeziehung besonders wichtig, die Bedürfnisse des Kunden erst einmal zu kennen und zu verstehen. Da heißt es: zuhören, zuhören, zuhören mit Geduld und mit Verstand. wollen wir noch weiter zulegen. Wir planen, in diesem Jahr noch ca. 50 weitere Partner mit an Bord zu holen. Dies bedeutet jedoch nicht Verdrängungswettbewerb, sondern gezielter Ausbau neuer Märkte. Und ich denke, das werden wir schaffen. DT: Wird diese Strategie in den nächsten Jahren fortgesetzt? DT: Ziehen da Ihre Partner mit, wie Sie sich das vorstellen? Ohne unsere Partner würde gar nichts gehen. Und um es vorwegzunehmen: Ja, sie ziehen mit. Wir haben uns z. B. mit einigen Partnern auf spezielle Branchen konzentriert. Andere sind besonders gut in einem SAP- Umfeld. Wieder andere sind Experten für Microsoft. Ich könnte die Liste beliebig verlängern. Fest steht, mit jedem neuen Partner wächst unser gegenseitiges Know-how und damit auch unser Neukundenpotenzial. Potenzial, das wir dringend für unsere Wachstumsstrategie im Jahr 2007 brauchen. DT: Sie haben vor einiger Zeit in einem Interview gesagt, dass Sie den Partnerbereich stark ausbauen wollen. Ist das immer noch ein Thema? Einen großen Teil der Wegstrecke haben wir gut hinter uns gebracht. Wir hatten vor, neue Partner in Deutschland, Europa und den USA zu gewinnen. Und das haben wir erreicht. Genauso wie in Singapur. Wir sind mit dieser Entwicklung sehr zufrieden. Wir glauben, dass wir heute zu den Unternehmen mit der am höchsten entwickelten Partnerorientierung gehören. Aber auch hier Definitiv. Es ist Teil unserer langfristigen Strategie, mit unseren Partnern gemeinsam neue Kunden und Märkte zu gewinnen. Gleichzeitig soll aber das Direktgeschäft über unseren Key- Account-Bereich ebenfalls ausgebaut werden. Wir fokussieren uns hier erfolgreich immer mehr auf internationale Großkonzerne. DT: Wie koordinieren und betreuen Sie die Vielzahl der neuen und der langjährigen Partner? Es geht sicherlich um die Fragen, wie man die Partnerlandschaften kanalisiert und wie man die einzelne Person zu einer soliden Ausbildung bringt, an deren Ende jeweils immer eine entsprechende Zertifizierung steht. Erst dann können wir sicher sein, dass wir es mit einem perfekten EASY- Partnerkonzept zu tun haben. Es ist unabdingbar, dass der Partner unsere Produkte in ihrer Komplexität versteht, dass er sie richtig installieren kann und dass er am Ende in der Lage ist, den versprochenen Mehrwert auch zu realisieren. Am 3. und 4. Mai werden wir in Düsseldorf erstmals zu einer zweitägigen Partnerkonferenz einladen. Wir erwarten zu diesem Termin zwischen 300 und 500 Gäste. Ein Thema wird sein, wie wir die Ausbildung und Zertifizierung sowie die Segmentierung unserer EASY-Partner in Zukunft aufsetzen wollen. Wir denken, das wird wegweisend sein für die nächsten Jahre. DT: Ist EASY hier ein Vorbild für die Branche? Kann man das sagen? Wir wollen gar kein Vorbild sein. Wir wollen einfach nur unseren Job machen. Und wenn es eben geht, mindestens den entscheidenden Tick besser als der Wettbewerb sein. Wenn sich also andere daran orientieren, können wir das sicher nicht verhindern. Wenn man den Partnerbereich isoliert betrachtet, denke ich schon, dass wir hier Maßstäbe gesetzt haben. Und ab Mai werden wir hier noch mehr Geschwindigkeit aufnehmen. Davon bin ich fest überzeugt. Insgesamt wird unser Geschäft dadurch noch mehr Dynamik bekommen. DT: Noch mehr Dynamik? Definitiv. Wir sehen keinen Grund für eine Verschnaufpause. Und wir sind absolut gut aufgestellt. Dort, wo wir noch optimieren können, werden wir das tun. Und ansonsten heißt die Devise Geschwindigkeit und Präzision. Denn schließlich heißt unser Slogan: We save time. DT: Herr Gemeri, wir danken Ihnen für dieses Gespräch. EASY APPLIANCE die neue All-in-one -Lösung Plasmon zertifiziert EASY ENTERPRISE für UDO Archive Appliance Die UDO-Produktfamilie Unter dem Namen EASY APPLI- ANCE präsentiert die EASY SOFTWARE AG zur diesjährigen CeBIT die erste All-in-one - Archivierungslösung basierend auf dem neuesten Produkt der Firma Plasmon, der UDO Archive Appliance. Innerhalb dieser Lösung können Objekte (wie z. B. elektronisch erfasste Rechnungen) mit dem Archivierungsserver EASY ENTER- PRISE.x archiviert und in regelmäßigen Abständen automatisch auf UDO-Medien abgelegt werden. Der bereits auf der UDO Archive Appliance vorinstallierte und vorkonfigurierte EASY ENTERPRISE.x- Archiv- und -Dokumentenserver ermöglicht dem Kunden die einfache und schnelle Installation in bestehende Firmennetzwerke. Damit entfällt für den Administrator nicht nur die Installation der Archivkomponenten, sondern auch die Konfiguration für die fehlerfreie Ablage der archivierten Objekte auf den UDO-Medien. Die Hybrid-Archivierungslösung UDO Archive Appliance verbindet die Einfachheit und Leistungsfähigkeit von Network-attached RAID mit der Langlebigkeit und Authentizität der UDO-Technologie. Die UDO Archive Appliance ist eine robuste professionelle Lösung mit Speicherkapazitäten von 1 TByte bis zu 38 TByte. Ende 2006 hatte Plasmon bekanntgegeben, dass die EASY SOFTWARE AG die Zertifizierung von Plasmons UDO Archive Appliance mit ihrer ENTERPRISE-Product-Suite erfolgreich abgeschlossen hat. Dabei wurde die UDO Archive Appliance sowohl in den EASY ENTERPRISE.i- Dokumenten- und -Archivierungsserver für Microsoft Windows als auch in den skalierbaren, multiplattformfähigen ENTERPRISE.x- Server für Windows-, Linux- und UNIX-Umgebungen integriert. EASY ENTERPRISE bietet damit eine umfassende Lösung zum Dokumentenmanagement und zur Archivierung, die auf die UDO Archive Appliance baut, um langfristige, mit den Compliance-Anforderungen konforme Speicher für unterschiedlichste geschäftliche Anwendungen zur Verfügung zu stellen.

4 4 TheDocumentTimes 01/2007 EASY-Produkte EASY präsentiert neue Produktlinie EASY INFOWORX Marktführende ECM-Lösungen ergänzen aktuelle Microsoft-Plattformen Auch in diesem Jahr präsentiert sich die EASY SOFTWARE AG mit ihren um wesentliche Funktionalitäten und Module erweiterten Lösungen für elektronische Archivierung und Enterprise- Content-Management auf der CeBIT in Hannover (Halle 1, Stand G90). Dabei gewährt EASY erste Einblicke in das neue Produktportfolio EASY INFOWORX, das die verschiedenen Microsoft- Plattformen wie Windows Vista, 2007 Microsoft Office System, Exchange Server 2007 und SharePoint Server 2007 um marktführende ECM-Lösungen ergänzt. So integriert die Neuentwicklung EASY INFOWORX OFFICE DMS- und Workflow- Funktionen nahtlos in die Produktlinie Office 2007, während der ECM-Client EASY INFO- WORX JUMP! eine Vielzahl von Neuerungen bietet, wie etwa eine 3-D-Dokumentenansicht oder eine Thumbnail-Bar. Die vielfältigen technischen Möglichkeiten von Microsoft Windows Vista eröffnen auch für die Client-Entwicklung völlig neue Perspektiven. Folgerichtig präsentiert die EASY SOFTWARE AG nun einen ECM-Client, der auf diese innovativen Technologien aufsetzt und insbesondere in puncto Ergonomie und Flexibilität neue Maßstäbe setzt: EASY INFOWORX JUMP! Ready for MS Windows Vista EASY INFOWORX JUMP! ist der erste Meilenstein für eine ganz neue Generation zukünftiger ECM-Anwendungen, die auf den aktuellsten Microsoft-Technologien basieren. Der neue ergonomische Recherche-Client für EASY ENTERPRISE-Archivsysteme hat eine besonders innovative und intuitive Benutzerschnittstelle, die es jedem Anwender von EASY ENTERPRISE ermöglicht, ohne Training schnell und zielsicher auf gesuchte Informationen zuzugreifen. Zur Vereinfachung der Benutzerschnittstelle werden immer nur die Funktionen eingeblendet, die gerade benötigt werden. Dadurch steht für die Anzeige der Dokumente der maximale Raum zur Verfügung. In der neuen, innovativen 3-D-Ansicht können mehrere Dokumentseiten gleichzeitig so angezeigt werden, dass eine besonders schnelle visuelle Erfassung und Unterscheidung der Inhalte möglich ist. Perfekte Anpassung der Oberfläche Für die Benutzerschnittstelle wird die Windows Presentation Foundation des Microsoft.NET EASY INFOWORX JUMP!: Die übersichtliche und einfache Bedienung führt zu schnellen Suchergebnissen EASY INFOWORX OFFICE: Recherche und Archivierung direkt aus MS Word, Excel und PowerPoint heraus Frameworks 3.0 eingesetzt, die neue innovative und besonders schnelle Möglichkeiten für die Anzeige von Dokumenten bietet. Durch die freie Skalierung von Oberflächenelementen mit Zoomslidern kann die Benutzerschnittstelle den Anforderungen des Anwenders perfekt angepasst werden. Viele Steuerelemente werden erst beim Rollover mit der Maus eingeblendet und sind dadurch immer zugänglich, ohne jedoch ständig präsent zu sein und den Anwender zu irritieren. Permanente Verfügbarkeit der Recherchefunktion Die neue Sidebar von MS Windows Vista prägt das Erscheinungsbild des Betriebssystems ganz entscheidend. In der Sidebar können Mini-Anwendungen, so genannte Gadgets, platziert werden. Zu EASY INFOWORX JUMP! gehört ein Gadget, das die Recherchemöglichkeit permanent verfügbar macht. Natürlich kann der Anwender auch gleichzeitig mehrere EASY INFOWORX JUMP!-Gadgets benutzen und so konfigurieren, dass er in unterschiedlichen Archiven recherchieren kann. Die Suchergebnisse werden in Sekundenschnelle in dem neuen Client präsentiert. EASY INFOWORX OFFICE bereit für die neue Office-Generation Das neu entwickelte EASY INFO- WORX OFFICE erweitert MS Office 2007 um alle wichtigen ECM-Funktionalitäten. Der Anwender kann direkt aus MS Word, Excel und PowerPoint Archivierungsvorgänge anstoßen oder EASY-Workflows initiieren. Und genauso einfach kann man in allen MS Office-Anwendungen nach Dokumenten in EASY- Archiven recherchieren, die Dokumente bearbeiten und als neue Version revisionssicher ablegen. In MS Outlook 2007 ist nun der vollständige EASY-Workflow- Client integriert worden. Damit können Dokumente zu Geschäftsvorgängen erstellt, bearbeitet und zielgerichtet durch das Unternehmen geleitet werden, ohne Outlook 2007 verlassen zu müssen. Archivrecherche ohne Umwege Durch die Integration der Archivauswahl und der Suchfelder in die neue Multifunktionsleiste von Microsoft Office 2007 sind die gesuchten Inhalte ab jetzt nur noch einen Mausklick weit entfernt. Die Suchergebnisse werden in einer Custom-Taskpane innerhalb der Office 2007-Anwendungen angezeigt und können von dort aus geöffnet und weiter bearbeitet werden. Besonders schnell und zielsicher gestaltet sich der Dokumentenzugriff durch eine hierarchische Trefferanzeige, die auch Kundenakten dynamisch abbildet. Die Unterstützung von Smart Tags ermöglicht es, Recherchen direkt über Inhalte aus geöffneten Office- Dokumenten auszulösen. Einfache, strukturierte und sichere Archivierung Das Archivieren von Microsoft Office 2007-Dokumenten ist genauso einfach wie das Speichern in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek. Für den Archivierungsvorgang stehen im MS Office SharePoint Server 2007 fertige Workflows zur Verfügung, die für eine sichere Aufbewahrung der Dokumente sorgen. Die Workflows können an Dokumenten- Inhaltstypen gebunden werden und steuern so die Ablage der Dokumente im korrekten Archiv. Die Dokumente können nach der Archivierung wahlweise aus der Dokumentenbibliothek gelöscht werden, wobei dort ein Link auf das archivierte Dokument verbleiben kann oder eine Kopie des Dokuments archiviert wird. Fertige Workflows für Office- Dokumente Aus Sicht des Microsoft Office 2007-Anwenders unterscheidet sich eine EASY-Workflow-Initiierung nicht von der Speicherung in einer Dokumentenbibliothek. Für das Auslösen stehen im MS Office SharePoint Server 2007 fertige Workflows zur Verfügung, die dem User die Arbeit abnehmen, einen speziellen Workflow- Client zu starten und dort neue Dokumente zu Geschäftsprozessen zu erstellen. EASY-Workflows können an Dokumenten-Inhaltstypen gebunden werden und ermöglichen durch eine Auswahl im Document-Information-Panel der MS Office 2007-Anwendungen die Initiierung unterschiedlicher EASY-Workflows. Ein Link auf ein EASY-Workflow-Dokument in der Dokumentenbibliothek ermöglicht den direkten Zugriff auf das Dokument aus dem MS Office SharePoint Server Microsoft Outlook 2007, die neue EASY-Workflow-Zentrale Die gesamte Ordnerstruktur von EASY DOCUMENTS ist in die Ordnerstruktur von MS Outlook 2007 integriert worden. Die Inhalte der EASY-Ordner werden in der Benutzeroberfläche von MS Outlook 2007 angezeigt und erlauben dadurch den direkten Zugriff auf alle für den jeweiligen Anwender relevanten Aufgaben und Informationen zu bestimmten Geschäftsvorgängen. Durch diese tiefe und nahtlose Integration des EASY-Workflow-Clients wird die Bedeutung von MS Outlook 2007 als Kommunikationsund Informationszentrale für die Mitarbeiter eines Unternehmens zusätzlich unterstrichen.

5 TheDocumentTimes 01/ EASY-Produkte Erste Feuertaufe bestanden, die Vermarktung beginnt Integration von Xtract for Documents in EASY INVOICE trägt Früchte Im vergangenen Jahr entwickelten die Docutec AG und die EASY SOFTWARE AG mit EASY INVOICE eine Lösung zur durchgängigen Verarbeitung von Rechnungen. Durch die Integration in Navision und SAP und die zusätzlichen Funktionen im neuen Release 1.1 können Rechnungen aller Art im In- und Ausland noch effizienter verarbeitet werden. Nachdem erste Pilotprojekte bei Kunden bereits erfolgreich umgesetzt wurden, beginnt nun die internationale Vermarktung. Leo Vondenbusch, Vorstandsmitglied der Docutec AG Die Idee zur Zusammenarbeit zwischen EASY und Docutec entstand im Januar Binnen kürzester Zeit wurden die Produktkomponenten der Docutec Xtract ANALYZE und Xtract VERIFY als EASY xtract in die bekannte EASY-Umgebung integriert. Bereits auf der CeBIT 2006 präsentierten die Unternehmen EASY INVOICE als Release 1.0 dem breiten Fachpublikum. Wir können uns vor Präsentationswünschen kaum retten, meinte Thomas Cziesla, Bereichsleiter Spezialprojekte. Zusammen mit Lars Fischer ist Thomas Cziesla für das neue Produkt EASY INVOICE verantwortlich, das als vorkonfiguriertes Lösungspaket die weitestgehende Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung ermöglicht. Das Schulungskonzept steht Im weiteren Jahresverlauf wurde ein Schulungskonzept für Partner entwickelt, das unter anderem auch eine Zertifizierungsschulung umfasst. Im Fokus der Schulung steht neben der Vermittlung der technischen Neuerungen vor allem die Sensibilisierung der Teilnehmer für die Vorzüge, die der vollständig automatisierte Geschäftsprozess durch EASY INVOICE mit sich bringt. Es folgten erste Pilotprojekte, in denen nicht nur Rechnungen mit und ohne Bestellbezug, sondern auch Unter- und Überlieferungen sowie Sammelrechnungen verarbeitet wurden. Zudem wurden die Docutec-Messestand auf der DMS 2006 beiden Konnektoren zur Kopplung an Navision und SAP auf Herz und Nieren getestet. Vorfreude auf die CeBIT 2007 Nachdem EASY INVOICE die Feuertaufe bestanden hat, wird die breite internationale Vermarktung der Lösung zur lückenlosen Verarbeitung von Rechnungen aller Art 2007 reichlich Früchte tragen, meint Leo Vondenbusch, Vorstandsmitglied der Docutec AG. Wir freuen uns auf zahlreiche interessante Gespräche auf der anstehenden CeBIT und eine noch stärkere Verankerung der Lösung im EASY-Partnerkanal. Zudem darf man gespannt sein, inwieweit die neuen Komponenten für SAP Records Management und Microsoft SharePoint interessant werden, denn Rechnungen können z. B. auch wesentlicher Bestandteil einer Lieferantenakte sein. Schließlich lautet das Motto der Docutec We extract what you need, und das bezieht sich auf Dokumente aller Art! EASY INVOICE Version 1.1 ist ab der CeBIT 2007 verfügbar. Es beinhaltet alle gesetzlichen Änderungen zur Rechnungsverarbeitung und ermöglicht eine noch einfachere Anpassung an die individuellen Kundenwünsche. Docutec AG Standort Aachen 35 Mitarbeiter in Entwicklung, Vertrieb, Marketing Produkt-/Lösungsplattform Docutec Xtract for Documents Microsoft Certified Partner Solution-Packages für verschiedene Dokumentenarten Kontakt: Docutec AG Heussstraße Aachen Tel.: 0241/ Setzen Sie auf Kreditorenrechnungen automatisiert erfassen, prüfen, buchen mit EASY INVOICE powered by Docutec! Docutec AG das Kompetenzunternehmen für den Digital Mailroom: Rechnungsverarbeitung Formularverarbeitung Schadens- und Vertragsakten - und Bestell-/Faxverarbeitung Altaktenindexierung Personalaktenindexierung Docutec AG Heussstraße Aachen 0241 / docutec document understanding technologies

6 6 TheDocumentTimes 01/2007 EASY-Produkte EASY SOLUTION PACKAGES alles ist drin Einfach erfolgreich mit vorkonfigurierten Lösungspaketen auf Basis marktführender Standardprodukte Immer mehr Unternehmen arbeiten am Limit und stehen unter hohem Zeit- und Kostendruck. Deshalb halten sie am Markt gezielt nach Lösungen Ausschau, die ihnen Zeit sparen und einen reellen, produktiven Mehrwert bieten. Die EASY SOFTWARE AG wird erfahrungsgemäß nicht nur auf Messen als Anbieter solcher Lösungen regelrecht gesucht. Denn bei EASY ist man schon seit einiger Zeit dazu übergegangen, entsprechende vorkonfigurierte Lösungspakete anzubieten: Die EASY SOLUTION PACKAGES beinhalten neben den prozessorientierten Lösungen für die verschiedensten Bereiche und Branchen auch Best-Practice -Workflows, laufen quasi out of the box und lassen sich ohne großen Customizing- Aufwand installieren. Einen großen Erfolg konnte EASY mit EASY INVOICE feiern. Seit der Vorstellung auf der CeBIT 2006 können sich die Produkt- und Projektverantwortlichen vor (Präsentations-)Anfragen kaum retten. EASY INVOICE ist ein vorkonfiguriertes Solution-Package, das der weitestgehenden Automatisierung von Rechnungseingangsprozessen dient und auf den bereits vorhandenen EASY ENTERPRISE-Funktionalitäten aufbaut. Hier sind alle wesentlichen Prozesse berücksichtigt: Erfassung, Extraktion, Datenabgleich, Verifizierung, Kontierung, Freigabe, Buchung und spätere Recherche. Best-Practice -Workflow inklusive EASY INVOICE wird mit einem Best-Practice -Workflow ausgeliefert. Dieser bildet die Prozesse der Bearbeitung von Eingangsrechnungen nach, so dass sich die Beteiligten (Bedarfsträger, Prüfer, Buchhalter) in ihm wiederfinden. Der Workflow verfügt über zahlreiche komfortable Funktionen: So werden z. B. Vorgänge automatisch in den Eingangskorb des Verantwortlichen weitergeleitet, und bei offenen Prozessen wird zu einem vorgegebenen Zeitpunkt eine Erinnerung verschickt. Die Vorbereitungsphase und die Installation des Projekts verkürzen sich durch den vorkonfigurierten Workflow deutlich. Ein autorisierter EASY-Partner geht gemeinsam mit dem Kunden den Workflow durch, und der Kunde definiert dann einfach innerhalb dieses Prozesses die für sein Unternehmen relevanten Stellen und Arbeitsschritte. Leichte Anpassung mit Microsoft Visio Sollte dann beim Workflow noch Anpassungsbedarf bestehen, lassen sich die Änderungen schnell und problemlos durchführen. Die Anpassung erfolgt mittels Microsoft Visio, wobei der Prozess einfach als Grafik erstellt und dann an den Server übergeben wird. Zurzeit gibt es kaum andere Lösungen für die Automatisierung von Rechnungseingangsprozessen auf dem Markt, die mit einem vorkonfigurierten Workflow und seiner leichten Anpassung durch MS Visio aufwarten können. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Der EASY-Partner und der Endkunde sparen Aufwand und damit Zeit, was sich natürlich auch auf die Kosten auswirkt. Immer die passende Lösung EASY INVOICE wird in zwei Ausbaustufen angeboten: EASY INVOICE Level 1 verfügt über den Best-Practice -Workflow und bietet die Möglichkeit einer weitestgehend automatisierten Weiterverarbeitung von Daten aus Eingangsrechnungen, EASY INVOICE Level 2 verfügt darüber hinaus über das Modul EASY xtract, das eine automatische Extraktion der Rechnungsdaten ermöglicht, womit auch eine manuelle Eingabe oder Übertragung von OCR- oder Barcode-Daten entfällt. Mit besten Verbindungen zu SAP und Navision Darüber hinaus bietet EASY optional Konnektoren, um Daten aus EASY INVOICE an gängige ERP-Systeme zu übergeben insbesondere die Links zu SAP und Navision Microsoft Dynamics NAV sind vorbereitet: Mit den EASY SOLUTION PACKAGES EASY INVOICE for mysap und EASY INVOICE for Microsoft Dynamics NAV lässt sich EASY INVOICE perfekt an Ihr ERP-System anbinden. EASY DOCUMENTS regelt den Dokumentenverkehr Über den Web-Client von EASY DOCUMENTS werden Dokumente zu Geschäftsvorgängen erstellt, bearbeitet und zielgerichtet durch das Unternehmen geleitet. EASY DOCU- MENTS fasst einen Geschäftsvorgang inklusive der dazugehörigen Dokumente und Daten zu einem digitalen Vorgang zusammen und generiert so eine gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender. Mit den EASY SOLUTION PACKA- GES lässt sich die Funktionsvielfalt von EASY DOCUMENTS noch erweitern: So unterstützt EASY CONTRACT den Anwender beim Vertragsmanagement, und EASY RELA- TIONS bietet Hilfe beim Customer- Relationship-Management (CRM). Beide EASY SOLUTION PACKAGES Erstellung Vertragsvorlagen Fristenüberwachung Ablaufgrafik: EASY CONTRACT wurden gemeinsam mit der otris software AG entwickelt. Sie sind webbasiert, multiplattformfähig und offen für andere Systeme. Die Bedienung im Browser ist intuitiv und selbsterklärend. Durch die Anbindung an das DMS stehen auch in den EASY SOLUTION PACKAGES die EASYtypischen Recherche- und Archivfunktionen zur Verfügung. EASY RELATIONS: für gewinnbringende Kundenbeziehungen Kunden finden, Kunden binden, Kunden zurückgewinnen: EASY RELATIONS hilft Marketing, Vertrieb und Service bei diesen Aufgaben nicht nur durch die lückenlose und einheitliche Abbildung aller Kundenhistorien, sondern bietet darüber hinaus effektive Tools. Zum Beispiel für die Planung und Durchführung von Kampagnen, für die Konzeption und Evaluierung von Verkaufsprojekten oder die Bearbeitung von Servicefällen. Kontakte gezielter ansprechen EASY RELATIONS leistet bei der Kontaktverwaltung viel mehr als eine bloße Auflistung der Ansprechpartner. So bietet EASY RELATIONS Prüfung Zentrale Vertragsakte Recherche die vollständige Übersicht über alle laufenden und abgeschlossenen Aktivitäten der jeweiligen Kundenhistorie. Prioritäten und Kontakttypen können klassifiziert werden dies ermöglicht die Erstellung individueller Verteiler und die Durchführung individueller Kampagnen. Direkte Kontaktaufnahme, Serienbriefe und Freigabe Vertragserfassung Liquiditätsplanung personalisierte Sammel- s lassen sich mit wenigen Mausklicks erzeugen. Des Weiteren unterstützt EASY RELATIONS umfassend bei der Qualifizierung und Verwaltung der Kontaktdaten von potenziellen und vorhandenen Kunden, bietet mit dem Opportunity-Tool wertvolle Analyse-Daten zu Chancen und Erfolgen bei Verkaufsprojekten und optimiert außerdem den Kundensupport. EASY CONTRACT: Automatisierung des Vertragswesens EASY CONTRACT macht die Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen schneller, effizienter und zuverlässiger. Informationen und Anlagen stehen allen Berechtigten einheitlich und lückenlos zur Verfügung. Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen werden automatisch überwacht. Durch das Delegieren von Aufgaben und eine Vertreterregelung ist die ordnungsgemäße Vertragsbearbeitung jederzeit sichergestellt. Detaillierte Schreib- und Leserechte schützen vor unsachgemäßem Umgang mit vertraulichen Vertragsdokumenten. Blitzschnell von der Anfrage zum Vertrag EASY CONTRACT bietet standardisierte Vorlagen, z. B. für Miet- Kauf- und Dienstleistungsverträge. Das teamübergreifende Dokumentenmanagement sorgt etwa beim Versionieren, Aus- und Einchecken sowie bei der Ad-hoc-Verarbeitung für Tempo. Darüber hinaus erlaubt ein Tool zur Fristenkontrolle von EASY CONTRACT die Vorgabe mehrerer Fristen mit Vorfristen in jedem Vertrag. Die Termine werden überwacht, und bei Überschreitung setzt ein mehrstufiges Eskalationsverfahren ein. EASY CONTRACT bietet zudem wirksame Instrumente für eine valide Liquiditätsplanung. So können z. B. mehrere Zahlungspläne pro Vertrag erstellt werden. EASY CONTRACT unterscheidet zwischen Budget und Planzahlen und liefert aggregierte Auswertungen der Zahlungspläne über mehrere Verträge und Vertragsarten. EASY SOLUTION PACKAGE CONTRACT four faktenbasiertes Vertragsmanagement Zusammen mit der SPIDER Lifecycle Managementsysteme GmbH bietet EASY ein weiteres Lösungspaket für das umfassende Vertragsmanagement an: EASY SOLUTION PACKAGE CONTRACT four verbindet ein frei konfigurierbares, faktenbasiertes Contract-Management mit dem marktführenden Dokumentenmanagement-System EASY ENTERPRISE. Nahtlose Integration in ERP-Systeme wie z. B. SAP, Konzentration auf das Wesentliche, individuelle Präsentation im Web-Client, effektive Auswertung, automatische Wiedervorlage sowie Alarmfunktionen, Auslastungsprüfung und automatische Berechnung der geplanten und gebuchten Kapitalflüsse sind nur einige Vorteile dieser Contract-Management-Lösung. Durch die Anbindung an das Dokumentenmanagement-System EASY ENTERPRISE stehen die wirklich wichtigen Detaildaten getrennt nach Vertragstypen direkt aus dem Vertragsmanagement für den schnellen und direkten Zugriff zur Verfügung. Damit das Wissen über die Verträge so umfassend und transparent ist, wie es für eine professionelle Unternehmensführung notwendig ist.

7 TheDocumentTimes 01/ EASY-Produkte Eine neue Workflow-Generation stellt sich vor EASY setzt mit der innovativen Softwarelösung xflow von WMD auf eine neue generische Workflow-Generation für SAP-Geschäftsprozesse Im Bereich Enterprise Content Management in Verbindung mit SAP-basierenden Prozessen wird die EASY SOFTWARE AG zukünftig noch enger mit ihrem langjährigen Partner WMD, Workflow Management & Document Consulting, aus Ahrensburg kooperieren. In allen zukünftigen Projekten, in denen es darum geht, SAP- Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren, wird das Mülheimer Unternehmen ab sofort die generische Softwarelösung xflow zum Einsatz bringen. xflow ergänzt mit seinen variablen und komplexen Funktionalitäten das Produktportfolio der EASY SOFTWARE AG optimal; dies gilt insbesondere für die SAP- Cockpit-Lösung EASY icenter. In Verbindung mit der vielseitigen Systemschnittstelle WMD FlexPost, die für eine Anbindung an beliebige Datenextraktions-, ERP-, Archiv- oder Workflow-Systeme sorgt, bietet EASY somit eine weitere überaus effiziente Gesamtlösung an. Die neue Workflow-Generation vereint viele der aus der Praxis stammenden Leistungsmerkmale und Funktionen in genau einer Lösung. Wegweisend ist dabei der vollkommen generische Ansatz. xflow ist modular und graphisch designbar und damit vollkommen unabhängig von starren Templates. Darüber hinaus ist xflow applikationsübergreifend einsetzbar. xflow POWERED BY WMD Dokumente kommen heutzutage auf den unterschiedlichsten Wegen und in unterschiedlichster Form in die Unternehmen. Hierzu zählen z. B. Papierdokumente, s, EDI und elektronisch signierte Dokumente. Alle Eingangskanäle können dabei entweder manuell (z. B. durch Scanning) oder vollautomatisiert (z. B. durch Datenextraktion) in die Geschäftsprozesse der Unternehmen eingeschleust werden. Nach einer automatisierten Übergabe der extrahierten Daten (aus Rechnungen, Bestellungen, Aufträgen oder Avisen) an das SAP-System erfolgt die Weiterverarbeitung der Daten im weiteren Verlauf in einem Workflow. Die in sich recht unterschiedlichen Dokumentenarten erfordern grundsätzlich ebenfalls völlig unterschiedliche Geschäftsprozesse. Da jedoch ein Unternehmen in der Regel nicht für jede Belegart oder jeden Geschäftsprozess verschiedene Workflow-Lösungen einsetzen kann, hat die WMD folgerichtig einen generischen Ansatz vorgenommen und mit xflow eine flexible, optimal zu integrierende und ausbaufähige Basis-Workflow-Lösung entwickelt. Für den Kunden bedeutet das: Sie verwenden nur eine generische Workflow Engine für ganz unterschiedliche Applikationen in Ihrem Unternehmen. An genau einer Stelle zentral in Ihrer IT-Umgebung verwalten Sie grundlegende Basisfunktionalitäten für alle denkbaren Arbeitsprozesse. flexpost POWERED BY WMD Wir stellen Ihnen vorkonfektionierte Applikationen zur Auswahl: Wählen Sie Ihren gewünschten Geschäftsprozess aus, für den wir Ihnen unsere maßgeschneiderte xflow-lösung zur Verfügung stellen: Invoice Solution Rechnungsverarbeitung (Kreditor) Order Management Kundenaufträge Purchase Order Bestellanforderungen/ Investitionsanträge (intern) Travel Management Reisekostenmanagement Form for leave Urlaubsmanagement Modular und interaktiv: Sie designen Ihre Arbeitsabläufe selber und generieren Ihren ganz individuellen Flow. Mit einfachen, grafischen Hilfsmitteln versetzen wir Sie dazu in die Lage. Sie können Ihren Flow jederzeit neu konzipieren. Sie übersetzen Ihre Bedienmasken und Inhalte online in diverse Sprachen auch in Ihre eigene Haussprache und greifen über SAP-GUI oder SAP- Portal direkt auf Ihre Anwendungsapplikationen zu. Releasesicher sind wir von SAP 4.6c bis ECC 6.0. Invoice Cockpit Steigen die Anforderungen in Ihrem Unternehmen oder Sie möchten weitere Szenarien mit einem Workflow abbilden, können Sie jederzeit Ihre Basis Workflow Engine anpassen, skalieren und um weitere Applikationen erweitern. Eine der in der Praxis am häufigsten eingesetzte Prozesslösung ist die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung. Täglich werden Eingangsrechnungen gescannt und ausgelesen. Das bedeutet, es werden dabei sowohl Kopf- als auch Positionsdaten automatisch extrahiert, die anschließend weiterverarbeitet werden müssen. Durch die Integration des Inbound-Moduls EASY for mysap icenter erhalten Sie eine Steuerzentrale (Rechnungscockpit), die nach der Extraktion alle für die Rechnungsverarbeitung relevanten Daten bereitstellt und von hier aus die verschiedenen anstehenden Prozesse direkt steuert: Direktes Buchen Datenvalidierung Reporting Monitoring Workflow-Initiierung xflow Invoice Solution die Features: Rechnungsprüfungs- Workflow Ready to Run Flexible Schrittgestaltung - Sachliche Prüfung - Buchhalterische Bearbeitung - Freigabe - Buchung - Zahlungsfreigabe - Einbeziehung des Einkaufs und des Wareneinganges Einfache, managementfähige Bedienung User-spezifisches Screen Design Zentrales Reporting Flexible Freigabeverfahren Mehrstufige Prüfung und Freigabe WEB Access Die xflow Invoice Solution erfüllt natürlich ebenso die klassischen Anforderungen, die an ein zentrales Rechnungseingangsbuch gestellt werden. So werden Sie auf Fälligkeiten, Bearbeitungsstände und Probleme in der Rechnungsfreigabe hingewiesen. EASY icenter Die Datenübergabe an das SAP- System erfolgt in unserer Lösung durch die standardisierte Schnittstelle WMD FlexPost, die u. a. für eine gesicherte Datenübernahme und die Validierung innerhalb des SAP-Systems sorgt. Die weitere Verarbeitung der Daten erfolgt anschließend mit der generischen Lösung xflow, die auf SAP Business Workflow basiert. Hier startet der Rechnungsprüfungs- Workflow. Sie können alle Prozesse im klassischen SAP-GUI verarbeiten. Für Anwender außerhalb des SAP- Systems kann ein Zugriff auf die wichtigsten Arbeitsschritte aber auch über WEB Portal erfolgen. Die abschließende Archivierung aller Daten und Belege zentral und revisionssicher in EASY ENTER- PRISE ist obligatorisch.

8 8 TheDocumentTimes 01/2007 EASY-News EASY INTERNATIONAL CONSULTING GmbH Neues Tochterunternehmen der EASY SOFTWARE AG sorgt für mehr Beratungs- und Lösungskompetenz im Sinne des Kunden Seit 1990 entwickelt die EASY SOFTWARE AG innovative Produkte für die elektronische Beleg- und Datenarchivierung und das Management von Dokumenten und Inhalten. Inzwischen kommt die erfolgreiche Produktlinie EASY ENTERPRISE bei mehr als Unternehmen weltweit zum Einsatz, und das Mülheimer Software-Unternehmen zählt heute zu den absoluten Marktführern in der Branche. Um ihre Position als internationales Software-Haus weiter zu stärken, hat EASY nun mit der EASY INTERNATIONAL CON- SULTING GmbH eine neue Tochtergesellschaft gegründet, mit der die führende Produktentwicklung insbesondere vor dem Hintergrund der sich immer schneller wandelnden Geschäftsprozesse sinnvoll ergänzt wird. Die EASY INTERNATIONAL CONSULTING GmbH versteht sich als international agierendes Unternehmen, das insbesondere im ERP-Bereich Consulting- Dienstleistungen anbietet und dem EASY-Kunden neben der Lösungskompetenz im DMS- Umfeld auch die qualitativ hochwertige Beratung garantiert, die man von einem Marktführer erwarten darf. Für Joachim Haas, der zusammen mit Michael Kaiser die Geschäftsführung der EASY INTERNATIO- NAL CONSULTING GmbH bildet, steht dabei nicht nur die bloße Archivierung von Daten der ERP-Systeme im Mittelpunkt: Durch die gezielte Einbringung von Prozess-Know-how in die betriebswirtschaftlichen Abläufe schaffen wir eine ganzheitliche Sicht auf die Abläufe im Unternehmen des Kunden, die im Ergebnis zu einer optimierten Systemlandschaft führt, die gegenwärtigen wie auch zukünftigen Anforderungen entspricht. Schließlich ist der Name EASY für uns auch eine Verpflichtung zu kundennahem Service und bestmöglicher Beratung. Kundenorientierung als Basis von allem Die gute Position der EASY SOFT- WARE AG im DMS-Umfeld von SAP, Navision oder Lotus Notes ermöglicht es der EASY INTER- NATIONAL CONSULTING, auf zahlreiche erfolgreiche Kundenprojekte zuzugreifen und diese Erfahrungen durch gezielte Entwicklungen zu standardisierten Lösungen im Beratungsumfeld auszubauen. Der Kunde soll dabei das Gefühl bekommen, mit seinen Anforderungen im Mittelpunkt zu Joachim Haas, Geschäftsführer der EASY INTERNATIONAL CONSULTING GmbH stehen. Das, so Joachim Haas, nimmt natürlich jedes serviceorientierte Unternehmen für sich in Anspruch, zumal dann, wenn es das Wort Consulting im Namen trägt. Tatsächlich würde ich aber sogar so weit gehen zu sagen, dass aufmerksames Zuhören und Identifikation mit unserem Kunden, seiner Marktsituation und seinen Anforderungen das eigentliche Fundament unserer gesamten Arbeit bilden. Für uns steht nicht der kurzfristige Erfolg einer Geschäftsbeziehung im Vordergrund, sondern die langfristige, vertrauensvolle Zusammenarbeit, die geprägt ist durch gemeinsame Reaktionen auf sich ständig ändernde Marktbedürfnisse, gegenseitige Information, kurze Kommunikationswege und schnelles Handeln. Kompetenz-Team mit branchenübergreifender Erfahrung Um den spezifischen Kundenanforderungen in idealer Weise gerecht zu werden und Lösungen anzubieten, die im Ergebnis zu einer spürbaren Arbeitserleichterung und Kostensenkung führen, agiert die neue EASY-Tochter mit einem Kompetenz-Team, das sich nicht nur aus reinen IT-Fachleuten zusammensetzt, sondern auch aus Prozessingenieuren und Lösungsstrategen mit Erfahrungen aus unterschiedlichen Branchen und Einsatzgebieten besteht. Joachim Haas: Auf diese Weise können wir wirklich flexibel auf die unterschiedlichsten Kundenanforderungen reagieren, liefern schlüsselfertige Projekte und stehen auch nach der Umsetzung für die Weiterführung und Wartung der Lösung zur Verfügung. Um gemeinsam mit dem Kunden erfolgreiche Projekte zu managen, sind wir aber wie gesagt auch auf Kompetenz und operatives Know-how angewiesen. Nur so bildet sich ein Kompetenznetzwerk mit dem notwendigen Wissen um die tatsächlichen Abläufe und Geschäftsprozesse. Denn bei aller Begeisterung für innovative Technologie den Kunden interessiert zuallererst die Lösung und der damit verbundene produktive Mehrwert für sein Unternehmen. Mehr Produktivität im Gesundheitswesen EASY schließt Kooperationsvereinbarung mit der ISKV Der Gesundheitsmarkt und insbesondere der Bereich der gesetzlichen Krankenkassen wird auch in Zukunft in der strategischen Ausrichtung der EASY SOFT- WARE AG eine wichtige Rolle spielen. Um dies zu unterstreichen, hat der Mülheimer Dokumentenmanagement-Spezialist mit Wirkung vom 1. Dezember 2006 einen Kooperationsvertrag mit der ISKV abgeschlossen, der die nahtlose Integration seiner DMS- und Workflow-Lösungen in die Anwendung der ISKV sicherstellt. In Verbindung mit den kostensparenden und effizienzsteigernden Lösungen im Microsoft- Umfeld und den Erfahrungen aus über 50 Installationen bei verschiedenen BKKs bietet die EASY SOFTWARE AG zusammen mit ihren Realisierungspartnern die optimale Beratungsplattform, um individuelle Lösungen für die anspruchsvollen Aufgaben einer gesetzlichen Krankenkasse anbieten und realisieren zu können. ISKV das Software- und Systemhaus für die GKV Die ISKV (ARGE Informationssysteme in der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH) ist ein Zusammenschluss mehrerer Kassenarten. Sie basiert auf den Vorschriften des 219 SGB V, der die Förderung der gesetzlichen Krankenversicherung durch Gründung einer Arbeitsgemeinschaft ausdrücklich zulässt. Gegenstand des Unternehmens sind die Entwicklung, Überlassung und Betreuung von Informationssystemen in der gesetzlichen Krankenversicherung sowie deren Weiterentwicklung. Das heutige ISKV wird derzeit bei mehr als 200 Krankenkassen (BKK, IKK, EK) eingesetzt. Die Software unterstützt rund Fachleute in den Kassen bei der Betreuung von ca. 20 Millionen Versicherten. Die neuentwickelte Software iskv_21c wird für alle Krankenkassen in der GKV bis zu einer Größe von ca. zehn Millionen Versicherten als Kernsystem einsetzbar sein.

9 TheDocumentTimes 01/ EASY-News Firmenportal mit Archivanbindung für Microsoft Office SharePoint Server 2007 it+services präsentiert <Firm-i-Net> zur CeBIT auf dem EASY-Messestand Auf der diesjährigen CeBIT in Hannover präsentiert it+services, das Solution-Center der Verlagsgruppe KLAMBT, die auf Microsoft SharePoint basierende Firmenportallösung <Firm-i-Net>. Auf dem Messestand des Dokumentenmanagement-Anbieters EASY SOFT- WARE AG wird die neu geschaffene Anbindung an den EASY ENTER- PRISE-Server via EASY xshare gezeigt. Damit entsteht eine integrierte Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösung für den Microsoft Office SharePoint Server <Firm-i-Net> basiert auf den Windows SharePoint Services und lässt sich dadurch ideal gemeinsam mit EASY xshare einsetzen. Anwender können somit aus dem Firmenportal heraus unterschiedliche Dokumente in den Dokumentenbibliotheken des SharePoint Servers verwalten. Hierbei kann eine Bibliothek für archivierungswürdige Dokumente sofort revisionssicher via xshare mit einem EASY- Markus Ilka, Leiter des Geschäftsbereichs it+services Archiv verbunden werden. Der Dokumentenzugriff erfolgt entweder direkt aus SharePoint oder auch aus der Office-Umgebung heraus. Auf Wunsch können somit Prozesse aus dem HR-Bereich wie beispielsweise Urlaubsgenehmigungen oder Zeitkonten sowie auch Informationen aus den Portalmodulen News-System und Dokumentenverwaltung im Archiv abgelegt werden. Alle Leistungsmerkmale des EASY ENTERPRISE-Archivservers wie Storage-Anbindungen oder Compliance-Konformität stehen damit auch für die Archivierung aus dem Portal heraus zur Verfügung. Durch die aktuellen Microsoft SharePoint-Produkte wird der schnelle und gleichzeitige Zugriff der Mitarbeiter auf alle angebundenen Datenquellen sichergestellt. Die neue Schnittstelle zu EASY xshare stellt eine optimale Ergänzung zu dem Funktionsspektrum dar, das wir mit unserer Portallösung bereits anbieten. Dem Anwender steht mit der Archivanbindung eine sehr leistungsfähige Gesamtlösung zur Verfügung, die unter anderem die Personalabteilungen überzeugen wird. Neben Übersichtlichkeit und Aktualität ist auch die Möglichkeit zur sicheren Archivierung ein großer Pluspunkt von <Firm-i-Net>. Anbindungen an weitere Dokumentenmanagement- und Archivlösungen sind selbstverständlich möglich, betont Markus Ilka, Leiter des Geschäftsbereichs it+services bei der Verlagsgruppe KLAMBT. Die Portallösung <Firm-i-Net> <Firm-i-Net> ist ein Firmenportal, das übergreifende unternehmensinterne Prozesse abbildet und optimiert. Informationen und zugehörige Dokumente werden für alle Mitarbeiter zentral auf internen Webseiten (Intranet) bereitgestellt und hier aktuell gehalten. Bereits in der Basisvariante sind Module für Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Mitarbeiterverwaltung, Support, News und Dokumentenverwaltung enthalten. Insellösungen, die sonst häufig für einzelne Anwendungen geschaffen werden, haben mit dieser Portallösung ausgedient. Sie lässt sich leicht in bestehende IT- Strukturen integrieren und bietet neben einer Anbindung an die Office-Programme auch zahlreiche freie Gestaltungsmöglichkeiten. Über die zur Verfügung gestellten Modulfunktionen hinaus lässt sich die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Projektgruppen und Teams sehr einfach organisieren. Planungstransparenz, Durchführung und Kontrolle von beliebigen Arbeitsschritten werden mit dieser Lösung einfach umgesetzt. Die branchenunabhängige Gesamtlösung <Firm-i-Net> ist für Unternehmen mit ca. 30 Mitarbeitern ebenso geeignet wie für Unternehmen mit mehr als Mitarbeitern und berücksichtigt insbesondere die wirtschaftlichen Bedürfnisse und Ansprüche mittelständischer Unternehmen. Im Rahmen einer Gesamtkonzeption werden in der Basisversion alle verfügbaren <Firm-i-Net>- Module ausgeliefert. Die Basisversion ist für bis zu 100 Mitarbeiter lizensiert. Weitere Lizenzen sind jeweils in einer Staffelung für 100 oder 250 Mitarbeiter erhältlich. Installation und Betreuung sind Teil des Projekt- und Lizenzvertrages. Kompromisse bei der Archivierung gefährden Ihr Geschäft Kostengünstige Langzeitarchivierung auf die Sie sich verlassen können Sehen Sie die nächste Generation und die UDO Archive Appliance aufdercebit2007 Plasmon-Stand: Halle 1, G 77 Easy-Stand: Halle 1, G 90 Weitere Infos unter oder Tel Plasmon Data Limited, Abensberger Strasse 36 B, Mainburg Archive Without Compromise

10 10 TheDocumentTimes 01/2007 EASY-Kunden EASY xbase: problemlos, wartungsfrei und gesetzeskonform isn realisiert Projekt zur -Archivierung bei der FERRING GmbH Der EASY-Partner isn Informations- und SystemManagement Nord GmbH hat bei der FERRING GmbH in Kiel, dem deutschen Produktionsstandort der FERRING Pharmaceuticals mit rund 200 Mitarbeitern, eine leistungsfähige -Archivierungslösung mit EASY xbase eingeführt. Nach erfolgreicher Projektrealisierung läuft die Lösung bereits seit Anfang 2006 im Produktivbetrieb. FERRING produziert Pharmazeutika in ausgewählten therapeutischen Gebieten, die es Ärzten ermöglichen, ihre Patienten optimal zu behandeln. Als hochspezialisiertes, forschungsorientiertes biopharmazeutisches Unternehmen entwickelt, produziert und vertreibt FERRING innovative Präparate für die Bereiche Reproduktionsmedizin, Urologie, chronisch entzündliche Darmerkrankungen, Endokrinologie und Geburtshilfe. Entstanden und verwurzelt in Europa, ist FERRING heute ein weltweit tätiges Unternehmen, das etwa Mitarbeiter in rund 40 Ländern beschäftigt. Die FERRING-Gruppe erzielte im Durchschnitt der letzten zwei Jahrzehnte zweistellige Wachstumsraten pro Jahr. Bei der deutschen Niederlassung von FERRING Pharmaceuticals in Kiel sah man sich gleich aus mehreren Gründen veranlasst, eine unternehmensweite -Archivierungslösung zu implementieren: Neben dem exponentiellen Datenwachstum des Kommunikations- Servers war es vor allem wichtig, bei der Aufbewahrung der s den besonders strengen gesetzlichen Reglementierungen im Life- Science-Bereich zu entsprechen. Darüber hinaus sollte mit dem Projekt die Vorgabe der Konzernzentrale erfüllt werden, die ohnehin fällige Migration des Microsoft Exchange Servers Version 5.5 (die Anwender arbeiteten mit Microsoft Outlook 2002) auf die aktuellere Version 2003 vorzunehmen. Um zukünftig der Wirtschaftsprüfung unter Nutzung der IDEA- Software und der steuerrechtlichen Prüfung durch das Finanzamt gewachsen zu sein, galt es außerdem, die Gesetzeskonformität nachweisen zu können und die Anforderungen der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu adaptieren. Minimaler Installationsaufwand Seit der isn-implementierung von EASY xbase profitiert die FERRING GmbH nun von den vielfältigen Vorteilen der - Archivierungslösung: maximale Datensicherheit transparenz in der -Korrespondenz und in der Archivierung ohne Benutzer-Interaktion revisionssichere Ablage aufbewahrungspflichtiger Daten Senkung der Total Cost of Ownership (TCO) transparente Übernahme der Zugriffsrechte des Microsoft Exchange Servers kompatibel mit Microsoft Exchange 5.5, 2000 und %ige Entlastung der zentralen Exchang -Datenbank automatische Volltext-Indizierung auch von Mail-Anhängen (z.b. *.ZIP) keine Software-Installationen auf den Clients notwendig Für Dipl.-Inform. Michael Klöber, Director Information Technology bei der FERRING GmbH, trägt die EASY-Software ihren Namen zu Recht: EASY xbase ist ein Tool mit minimalem Installationsaufwand und problemloser, wartungsfreier Funktion im Alltag. Mit EASY xbase einen kühlen Kopf bewahren Könen Tiefkühl-Service GmbH ein Pionier in Sachen EASY-Archivierung Am 16. September 1930 wurde das Unternehmen Könen Tiefkühl- Service (KTS) durch Willy und Maria Könen gegründet. Zu Beginn der Unternehmenstätigkeit lag der Schwerpunkt auf Lagerung, Kommissionierung und Auslieferung von Frischeprodukten. Mit Beginn der 60er Jahre wurde der Schwerpunkt auf Tiefkühlprodukte verlagert. Durch langjährige Erfahrung entwickelte das Unternehmen seine Kompetenz in der Lagerung, Konfektionierung, Kommissionierung sowie der bundesweiten Auslieferung mit eigenen Tiefkühlfahrzeugen. Am verkehrsgünstigen Standort Willich am Niederrhein verfügt das Unternehmen über Tiefkühlhäuser mit einem Gesamtvolumen von m 3 und einem Fassungsvermögen von rund Paletten. KTS arbeitet in erster Linie im Bereich des Lebensmittel-, Groß- und Einzelhandels. Für die umfangreichen Dienstleistungen sind qualifizierte Mitarbeiter rund um die Uhr im Einsatz. Die jährliche Kommissionierleistung von Palettenbewegungen unterstreicht die Leistungsfähigkeit der Könen Tiefkühl-Service GmbH. Für Industriekunden übernimmt KTS jährlich die Lagerung, Konfektionierung, Kommissionierung und bundesweite Verteilung von Lebensmitteln. Zur flexiblen Belieferung sind Verteilerfahrzeuge, City-Sattel und Fernverkehrszüge im Einsatz. KTS verfügt hier über einen Fuhrpark von insgesamt 30 Tiefkühlfahrzeugen. Bei KTS wird Tiefkühlware für Industrie und Handel zwischengelagert. Die Einhaltung der Tiefkühlkette wird bei allen Fahrzeugen mit elektronischer Temperaturaufzeichnung sichergestellt; konstante Temperaturen von 23 C sorgen dabei für die sichere Lagerung der Ware. Elektronische Archivierung anno 1992 Dieser Qualitätsanspruch zieht sich durch das gesamte Unternehmen und findet sich ebenso in der IT wie auch beim Thema Archivierung wieder war das Papieraufkommen dermaßen hoch, dass sich das Unternehmen überlegen musste, wie es in Zukunft mit Lieferscheinen, Bestellscheinen und Leergutscheinen verfahren wollte. Die Entscheidung für eine klassische Archivierung dieser Belege fiel auf die damals noch spanische Lösung eines Archivsystems unter DOS, das von der EASY SOFTWARE AG angeboten wurde. Da dieses System jedoch die gestellten Anforderungen nicht erfüllen konnte, kam das von EASY neu entwickelte EASY ARCHIV zum Einsatz. Durch eine intensive Zusammenarbeit zwischen KTS und der EASY SOFT- WARE AG wurde die Archivlösung für den Einsatz im praktischen Alltag fit gemacht. KTS war also ein Pionier in Hinblick auf den Einsatz des später so erfolgreichen EASY ARCHIV-Systems und setzt es bis heute in der aktuellen Version 3.51 ein. Als international agierendes Unternehmen bietet KTS umfangreiche Dienstleistungen, die zusammen mit der normalen Geschäftstätigkeit ein hohes Aufkommen an aufzubewahrenden s nach sich ziehen. Da das Unternehmen von den althergebrachten POP3-Postfächern auf Microsoft Exchange 2003 migrieren wollte, bot sich hier die Gelegenheit, dieses Projekt mit EASY xbase zu verbinden. EASY xbase ist eine Lösung für die Archivierung von s und ihren elektronischen Dateianhängen aus Outlook/Microsoft Exchange. EASY und go-net: einfach und unkompliziert EASY xbase ermöglicht auf einfache und unkomplizierte Weise, s vom Exchange Server zu archivieren und revisionssicher abzulegen. Außerdem werden durch die komfortable Volltextrecherche Inhalte in Sekundenschnelle wiedergefunden, so Swen Brüssel, IT- Systemadministrator der KTS. Von der starken Partnerschaft zwischen dem IT-Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen go-net consulting & solution GmbH aus Dortmund und der EASY SOFTWARE AG konnte der Kunde während des kompletten Projektes profitieren. Marcus Jahnke, Projektleiter von go-net, zeigt sich jedenfalls zufrieden: Die gemeinsame Projektdurchführung mit der EASY verlief bei Könen absolut problemlos. Von Vorteil war auch, dass die Exchange-Umgebung durch uns aufgebaut wurde. Wir konnten so auf einer optimierten Plattform die -Archivierungslösung EASY xbase erfolgreich aufbauen. Diesem positiven Gesamteindruck kann sich Swen Brüssel von KTS nur anschließen: Mit den Firmen EASY SOFTWARE AG und go-net consulting & solution GmbH haben wir kompetente Partner gefunden. Das Projekt EASY ENTER- PRISE 3.51, EASY xbase und die Exchange-Einführung 2003 sind ein Beispiel dafür, wie gut die Zusammenarbeit mit beiden Partnern funktioniert. Der langjährige Einsatz der Archivierungslösung zeigt die stetige Zufriedenheit der KTS mit der EASY-Lösung, und so fiel es nicht schwer, sich für die -Archivierung mit EASY xbase zu entscheiden. Für die Zukunft denkt KTS schon über eine Erweiterung im Archiv sowie in der - Archivierung nach.

11 TheDocumentTimes 01/ EASY-Kunden Ein Erfolgsprojekt mit Perspektive EASY NOTES im Einsatz bei der Provinzial NordWest Versicherungsgruppe Mit der Provinzial NordWest Versicherungsgruppe archiviert einer der großen deutschen Versicherer die s seiner Mitarbeiter mit der Archivierungslösung EASY NOTES des führenden Enterprise- Content-Management-Herstellers EASY SOFTWARE AG. Allein bei den Storage-Kosten spart das Unternehmen dadurch langfristig mehrere Hunderttausend Euro ein. Die Provinzial NordWest Versicherungsgruppe ist aus der Verschmelzung der Provinzial Nord AG und der Provinzial Holding Westfalen entstanden und ist der zweitgrößte öffentliche Versicherer Deutschlands. Neben der Provinzial Nord- West Holding AG, die als Dach der neuen Unternehmensgruppe fungiert, besteht die Gruppe aus dem gemeinsamen Lebensversicherer Provinzial NordWest Lebensversicherung AG sowie aus den beiden Schaden- und Unfallversicherern der Westfälischen Provinzial Versicherung AG in Münster und der Provinzial Nord Brandkasse AG in Kiel. Die Provinzial NordWest Versicherungsgruppe betreut rund drei Millionen Kunden mit fast zehn Millionen Verträgen in verschiedenen Bundesländern. In Westfalen ist die Westfälische Provinzial beispielsweise mit 483 Geschäftsstellen vertreten. Die Gesamtbeitragseinnahmen belaufen sich auf über drei Milliarden Euro pro Jahr. Klar definierte Anforderungen Die Anforderungen an das einzuführende System zum - Management waren seitens der Provinzial NordWest Versicherungsgruppe klar definiert. So sollte die Notes-Datenbank von nicht permanent benötigten Datenbeständen entlastet werden und gesuchte Informationen sollten jederzeit und strukturiert abgerufen werden können. Weitere Projektvorgaben waren die Unterstützung der Zlinux-Infrastruktur eine geringfügige Anpassung der Lotus Notes-Mail-Schablone Clusterfähigkeit und Skalierbarkeit LDAP-Unterstützung und Dublettenbeseitigung per Single- Instance-Verfahren. Die Wahl fiel schließlich auf die Produktfamilie EASY ENTERPRISE: Einer der wesentlichen Punkte, warum wir uns als NordWest Versicherungsgruppe für EASY entschieden haben, war die hohe Flexibilität und geringe Komplexität gegenüber den anderen untersuchten Lösungen, erinnert sich Alfred Everwin von der Abteilung Anwendungsmanagement/Performance. Das EASY-Projektteam, bestehend aus Thomas Inselberger (Projektleiter), Steffen Jakubowski (Consultant) und Frank Schoeneberg (Key- Account-Manager), empfahl für die Umsetzung eine Kombination des multiplattformfähigen Dokumenten- und Archivservers EASY ENTERPRISE.x mit dem - Management-System EASY NOTES. EASY NOTES die ideale Lösung EASY NOTES ist die ideale Lösung zur Anbindung von EASY-Archiven an eine Lotus Notes/Domino- Umgebung. Dokumente und Daten werden direkt aus Notes archiviert und recherchiert. s sind dabei nur ein spezieller Fall: EASY NOTES kann mit allen Notes-Daten umgehen. Dank der bewährten EASY- Volltextrecherche stehen die archivierten Daten jederzeit aus Lotus Notes heraus schnell und komfortabel zur Verfügung. Bei Bedarf werden die archivierten Daten in ein normales Notes-Dokument zurückverwandelt und können dann wieder wie gewohnt mit Notes bearbeitet werden. Neben der Entlastung der Datenbank garantiert EASY NOTES im Zusammenspiel mit EASY ENTER- PRISE.x aber auch die revisionssichere Langzeitarchivierung und einen reibungslosen Rund-um-die- Uhr-Zugriff auf alle unternehmensrelevanten Mails die Grundvoraussetzung für optimierte Geschäftsprozesse und Kommunikationsabläufe. Auf diese Weise entstand in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden eine Gesamtlösung, die auf der einen Seite die Entlastung des Systems bewirkt, aber andererseits auch den grundlegenden rechtlichen Anforderungen eines Versicherungsunternehmens gerecht wird. Die EASY begleitete die NordWest Versicherungsgruppe vom Beginn des Projektes über die Installation eines Testsystems bis hin zum eigentlichen Rollout des Produktivsystems. Aber auch eine administrative Schulung und die Einarbeitung der entsprechenden Mitarbeiter gehörten zum Projektumfang. Keine doppelten Datensätze, keine doppelte Benutzerverwaltung Dabei konnte Alfred Everwin schon zu einem frühen Zeitpunkt feststellen, dass sich die Sicherungszeiten durch die Entlastung der Lotus Notes/Domino-Server deutlich reduzieren: Das EASY- Motto We save Time. hat sich hier in vollem Umfang bewahrheitet. Direktionsgebäude Westfälische Provinzial Um die Funktionalitäten von EASY NOTES für den einzelnen Anwender verfügbar zu machen, wurde die Standard-Mail-Schablone nur geringfügig verändert. Die wirklich notwendigen Design-Elemente werden in der EASY NOTES-Mail-Datenbank mitgeliefert. Dadurch ist gewährleistet, dass die Standard-Mail-Schablone auch in Zukunft updatefähig bleibt. Die tiefe Integration von EASY NOTES in Lotus Notes ermöglicht es außerdem, die Benutzerverwaltung des Domino-Directorys für die EASY NOTES-Konfiguration zu verwenden. Der große Vorteil liegt dabei darin, dass eine doppelte Benutzerverwaltung und der damit verbundene hohe administrative Aufwand entfallen. Ein weiteres wesentliches Argument für die NordWest Versicherungsgruppe, sich für EASY NOTES zu entscheiden, ist die Beseitigung von Dubletten über das Single- Instance-Verfahren: Wenn also z. B. mehrere s dieselbe Datei im Anhang enthalten, sorgt das Single Instancing dafür, dass dieser Anhang nur einmal tatsächlich gespeichert wird. Anstelle der Datei steht dann an allen anderen Stellen lediglich ein Verweis. Diese Funktion wird innerhalb des EASY ENTERPRISE.x-Servers zur Verfügung gestellt. Dabei werden nicht nur -Daten bei der Dublettenbeseitigung berücksichtigt, sondern auch Daten, die über andere Schnittstellen archiviert werden. Dies bietet dem Kunden ein sehr hohes Einsparungspotenzial bei den Anschaffungskosten sonst notwendiger Hardware. Effizientes Mail-Management und verringerte Storage-Kosten Mit der Einführung von EASY NOTES spart die Provinzial Nord- West deshalb nicht nur Zeit, sondern vor allem auch Geld: Wenn man die rund Postfächer in der Versicherungsgruppe zugrunde legt und basierend auf den Angaben der Provinzial und den Erfahrungen aus der Durchführung vergleichbarer EASY-Projekte annimmt, dass sich das Datenaufkommen in den Postfächern pro Jahr in etwa verdoppelt, so kann man davon ausgehen, dass die NordWest Versicherungsgruppe alleine bei den Storage-Kosten mehrere Hunderttausend Euro einspart. Schon diese grobe Schätzung zeigt, dass die Einführung von EASY NOTES in vielerlei Hinsicht ein Projekt mit Perspektive darstellt. Dementsprechend positiv blickt Alfred Everwin nach vorn: Wir sind nach den bisherigen Erfahrungen mit der reibungslosen Implementierung und der erfolgreichen Produktivsetzung äußerst zuversichtlich, dass in naher Zukunft weitere Daten über diese Plattform archiviert werden und die Anbindung mobiler User mittels der EASY NOTES-Offline-Funktion bis Mitte des laufenden Jahres abgeschlossen sein wird. So erwartet die Provinzial NordWest Versicherungsgruppe die konsequente Weiterentwicklung der IT-gestützten Kommunikationsstruktur auch in Richtung der GAVI (Gesellschaft für angewandte Versicherungsinformatik GmbH), wo bereits die Daten mehrerer Tausend Postfächer auf ihre Archivierung warten... Lidl: internationaler Einsatz von EASY ENTERPRISE Grundprinzip und der Schlüssel des Erfolgs von Lidl ist die Einfachheit. Zur Archivierung und Verarbeitung von Dokumenten setzt das international operierende Unternehmen auf eine Software, die das Wort einfach bereits im Namen trägt: EASY ENTERPRISE. Das Unternehmen Lidl hat sich 2004 für die EASY SOFTWARE AG als Dokumentenmanagement-Anbieter entschieden. EASY ENTERPRISE ist bei Lidl aktuell in 17 Ländern produktiv im Einsatz.

12 12 TheDocumentTimes 01/2007 EASY-Lösungen Schneller, besser, günstiger Technische Werbekosten senken, Effizienz nachhaltig steigern Die EASY SOFTWARE AG und Kontrast Communications Services GmbH stellen auf der CeBIT 2007 ihr neues EASY SOLUTION PACKAGE EASY AdAgent vor. Die Strategie ist klar. Die Werbekampagne ist auf Basis des bestehenden Corporate Designs verabschiedet. Jetzt geht es um die konsequente Umsetzung. Schon tauchen die ersten Probleme auf. Die Filialen bzw. Partnerunternehmen oder der Handel fängt nach kurzer Zeit an, das sakrosankte Konzept durch eigene, zum Teil krause Ideen zu verwässern. Beim Vorstand kommen Anzeigen und Broschüren auf den Tisch, die geeignet sind, Zweifel an der eigenen Organisation aufkommen zu lassen. Die gutgemeinten Ansagen, die mehr Disziplin in Sachen Phantasie einfordern, verpuffen im luftleeren Raum mangelnder Einflussmöglichkeiten. Es fehlen die Leute, die vor Ort dafür sorgen, dass die strategischen Vorgaben auch eingehalten werden. Und überhaupt, die Kosten sind zu hoch. Da, wo jeder an seiner eigenen guten Lösung strickt, läuft die Ökonomie schnell aus dem Ruder. Rationalisierungsmaßnahmen: Fehlanzeige. Gleichzeitig gilt es aber auch anzuerkennen, dass die lokalen Interessen nicht unberücksichtigt bleiben dürfen. Verkauft wird schließlich am Point of Sale. Nach dem Motto Arbeitsteilung und Individualisierung so weit wie möglich und Reglementierung so weit wie nötig, lassen sich nun all diese Probleme mit dem EASY AdAgent nachhaltig lösen. Das Besondere daran: Hier wird auf Feindatenbasis gearbeitet. Das heißt, zeitraubende Layoutund Abstimmungsphasen können entfallen. Zur Realisierung der jeweiligen Werbemaßnahme steht dann auf Wunsch eine direkte Verbindung zu allen deutschen Tageszeitungen und/oder jeweils vorher definierten Druckereien zur Verfügung. Das ist auf diesem technischen Niveau einmalig. Aber der Reihe nach. Der EASY AdAgent ist zuerst einmal ein Werbemittelbaukasten, in dem sich kundenabhängig vordefinierte Gestaltungs- und Textelemente befinden. Zusätzlich lassen sich aus einer zentralen Bilddatenbank Produktabbildungen und die dazugehörigen Produktbeschreibungen hinzufügen. Der Mix der Elemente wird dann mit einer Headline und entsprechenden Angebotsangaben versehen. Fertig ist die (VKF-)Anzeige. Oder der flotte Prospekt, der Flyer oder die klassische TZ-Beilage. Überall da, wo wir es mit mehr als zehn Shops zu tun haben, lohnt sich der Einsatz des EASY AdAgent. Nach oben sind die Grenzen offen. Weitere Vorteile: Die internetbasierte Software ist selbsterklärend und erfordert aufgrund der intuitiven Bedienerführung nur sehr geringen Schulungsaufwand. Neue Inhalte, z. B. bei einem Modellwechsel oder bei Sortimentsänderungen, stehen allen Beteiligten direkt und gleichzeitig zur Verfügung. Die Bandbreite der Schnittstellenmöglichkeiten ist extrem groß und reicht von SAP bis zu speziellen Mediaplanungsprogrammen. EASY AdAgent hat sich bereits bei einem der größten internationalen Telekommunikationsanbieter in der Praxis bewährt. Die Zukunft beginnt am dritten Mai. Die exklusive EASY-Partnerkonferenz. InterContinental Düsseldorf, 03./04. Mai 2007 Infos unter

13 TheDocumentTimes 01/ EASY-Lösungen Papierlos in die Zukunft Dokumentenmanagement-System im Gießereieinsatz Die Olsberg-Gruppe ist ein Anbieter von kundenspezifischen Lösungen im Bereich industrielle Gussprodukte sowie von Produktlösungen aus Stahlblech, Aluminium und Edelstahl. Um schnell auf Kundenanforderungen reagieren zu können, rationalisiert ein neues, effizientes Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem die Abläufe. Die Erfahrungen zeigen es jeden Tag aufs Neue: Die elektronische Belegarchivierung sorgt in Unternehmen für eine deutliche Beschleunigung der Dokumentensuche. Arbeitsabläufe werden optimiert, die Mitarbeiter entlastet, der interne Kommunikationsfluss wird verbessert und darüber hinaus die Umwelt durch Einsparen von Papier geschont. Für eines der ältesten deutschen Familienunternehmen mit über 400-jähriger Geschichte, die Olsberg Hermann Everken GmbH mit Stammsitz im nordrhein-westfälischen Olsberg, war es somit keine Frage, schon vor Jahren auf die elektronische Archivierung umzusteigen. Allerdings musste das bis Mitte 2004 im Einsatz befindliche Dokumentenmanagement-System abgelöst werden. Einige der Gründe, die für die Ablösung des bestehenden Systems ausschlaggebend waren, sah Martin Niggemann, IT-Leiter bei Olsberg, darin, dass die Schnittstellen zu unserem Warenwirtschaftssystem Trend sowie zu unserer Gießerei-Software RGU von der Buchhaltungssoftware DCW nicht mehr produktiv umgesetzt werden konnten und zudem kein weiterer Ausbau des Systems z. B. hinsichtlich Browser-Technologie möglich war. Der Leiter der EDV-Abteilung begab sich deshalb auf die Suche nach einem neuen Archivierungssystem. Die Entscheidung fiel im Juni 2004 für die Lösung der EASY SOFTWARE AG aus Mülheim an der Ruhr. Strenger Kriterienkatalog Der Bedarf an einem effizienten Archivierungssystem wird schnell deutlich, wenn man sich die Firmenstruktur von Olsberg vor Augen führt. Das 1577 gegründete Unternehmen verfügt heute über fünf Produktionsstandorte im In- und Ausland, an denen 400 Mitarbeiter jährlich t Eisen, Kaminöfen, Elektroheizsysteme sowie eine große Anzahl an Sessel-Systemen und Funktionsbeschlägen herstellen. Dazu kommen Systemprodukte aus Stahl, Aluminium und Edelstahl. Pro Jahr erwirtschaftet Olsberg damit einen Umsatz von über 55 Millionen Euro. Dabei fallen insgesamt weit über Belege an Bestellungen, Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Ausgangsrechnungen und vieles mehr. Der Auswahl des neuen Archivierungssystems lag ein strenger Kriterienkatalog zugrunde. Gefragt war zunächst einmal ein Produkt, das bereits standardmäßig über Schnittstellen zu anderen Software-Anwendungen wie SAP, Navision, Notes oder Exchange verfügt. Außerdem musste das neue System die bisherigen Archivbzw. Dokumentenmanagement- Funktionalitäten gewährleisten und auch die Recherche als reine Web-Applikation erlauben. Ebenso war die Übernahme der Dokumente aus dem bisherigen Archivsystem in das neue System zwingende Voraussetzung. Ein wichtiges Kriterium war die weitere Nutzung der bestehenden Hardware im Unternehmen, um auf diese Weise die anfallenden Investitionen zu begrenzen. Darüber hinaus sollte es zahlreiche Optionen für die Zukunft wie - Archivierung, Workflow, Office- Integration oder Rechnungslesung bereithalten. Das Baukastenprinzip der EASY ENTERPRISE- Software und die offene Systemarchitektur entsprachen diesen Anforderungen. Revisionssichere Langzeitarchivierung EASY ENTERPRISE ermöglicht die revisionssichere Langzeitarchivierung sämtlicher Dokumente und senkt so die Archivkosten. Das Archivsystem erfüllt die gesetzlichen Bestimmungen für die Dokumentenarchivierung. Sämtliche Dokumente lassen sich am Arbeitsplatz-PC aufrufen und ohne Medienbrüche sofort weiterverarbeiten: Beispiele sind das Versenden per oder Fax, das Hinzufügen elektronischer Notizen oder das Kopieren von Dokumententeilen in einen Brief. Auf bekannte Mappen und Ordner muss der Bediener nicht verzichten, da das System diese Werkzeuge in elektronischer Form abbildet. Recherche, Mappeneditor und die Scan-Fernbedienung sind in eine Oberfläche integriert. Das System speichert Dokumente und Daten beliebiger Art. Mit dem eingebauten Datei-Viewer können über 200 Dateiformate wie Grafiken, Texte, Kalkulationen oder CAD- Daten angezeigt werden, ohne dass die entsprechenden Programme installiert sind. Eine Volltextrecherche ermöglicht das Wiederfinden von Dokumenten, auch wenn man sich nicht mehr genau an Namen oder inhaltliche Details erinnern kann. Die Revisionssicherheit der Langzeitarchivierung gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) wurde gutachterlich bestätigt und zertifiziert. Jede Veränderung oder Manipulation an den archivierten Dokumenten und Belegen ist ausgeschlossen, alle relevanten Systemaktivitäten werden protokolliert. Das System unterstützt verschiedene Arten von Datenträgern, speziell auch die WORM-Technologie, die für Langzeitarchivierung besonders geeignet ist. Mit Zusatzmodulen ist das System in der Lage, Daten aus ERP-Systemen konform zur bundeseinheitlichen Steuerprüfungssoftware IDEA aufzubereiten und gemäß Abgabenordnung bereitzustellen. Umstieg ohne Reibungsverluste Für den regelmäßigen Support bei Olsberg musste ein Partner mit an Bord sein, der nicht nur die Unterstützung seitens DCW bieten kann, sondern auch über Kompetenz im Dokumentenmanagement-Umfeld verfügt. Als ein solcher Partner bekam die CTO Balzuweit KG aus Stuttgart den Zuschlag. Die 1990 von Peter Balzuweit gegründete Firma befasst sich ausschließlich mit der Planung und Realisierung von ganzheitlichen EDV-Lösungen für elektronische Archivierung, Workflow und Beleglesung in Handel, Industrie sowie Behörden. Für individuelle Problemlösungen in diesem Umfeld entwickelt das Unternehmen außerdem Spezialanwendungen. Produktivitätssteigerung in der Olsberg-Seriengussproduktion: An der neuen Kerneinlegestation können jetzt zwei Kästen im Wechsel bedient werden Ein weiterer wichtiger Grund für die Auswahl der CTO war auch die Kooperation des Stuttgarter Unternehmens mit der Steeb Anwendungssysteme GmbH in Abstatt und deren Geschäftsbereich DCW. Als 100%ige Tochter von SAP bietet das Abstatter Unternehmen hauptsächlich für die mittelständische Wirtschaft komplette Lösungen für alle SAP- Systeme sowie unter anderem auch für die DCW-Software an. Der Umstieg vom DCW-Dokumentenmanagement-System auf EASY erfolgte ohne jegliche Reibungsverluste, blickt Martin Niggemann erfreut zurück. Nach der Installation und Konfiguration des neuen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems wurde unter anderem die von CTO entwickelte Schnittstellen-Software Archive- Connect installiert, mit der sich die enge Integration der DCW-Anwendung in das neue Archivierungssystem realisieren ließ. Anschließend wurden die Schnittstellen zu dem bereits erwähnten Warenwirtschaftssystem Trend und der Gießerei-Software RGU geschaffen, bevor die Übertragung aller DCW-Dokumentenmanagement-Daten in das neue System sowie die Konvertierung der Spool-Files im PDF-Format mit Formularhinterlegung erfolgte. Die Mitarbeiter von CTO richteten das System so ein, dass die Ein- und Ausgangsbelege direkt aus DCW angezeigt werden konnten. Um die zuständigen Mitarbeiter von Olsberg mit der neuen Software vertraut zu machen, führte CTO schließlich auch die entsprechenden Schulungen durch. Mit dem Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem verfügt Olsberg nun über eine benutzerfreundliche Lösung, die auch bei Volltextrecherche in großen Datenbeständen ein sekundenschnelles Wiederauffinden von Dokumenten ermöglicht. Wir sind mit der neuen Lösung und CTO als Integrationspartner sehr zufrieden und werden das System bedarfsgerecht erweitern, lautet denn auch die Bilanz von Martin Niggemann. Nachdruck aus Giesserei-Erfahrungsaustausch (2006, Heft 10, Seite 4 7) mit freundlicher Genehmigung der Giesserei-Verlag GmbH, Düsseldorf.

14 14 TheDocumentTimes 01/2007 EASY-Lösungen Mehr Raum für Wachstum! impuls Finanzmanagement AG zählt auf EASY ENTERPRISE Die impuls Finanzmanagement AG kann in Zukunft auf 215 laufende Meter Blech-Aktenschränke verzichten: Nach der elektronischen Belegerfassung mit EASY CAPTURE archiviert und verwaltet der schnell wachsende Versicherungs- und Finanzdienstleister seine Kunden- und Vertragsdaten digital mit EASY ENTERPRISE.x. Für eine zusätzliche Optimierung der Geschäftsprozesse sorgt die -Archivierungslösung EASY xbase. So spart man bei impuls nicht nur Archivräume (und somit bares Geld) ein, sondern profitiert gleichzeitig auch von einem deutlichen Produktivitätsgewinn. Die impuls Finanzmanagement AG mit Sitz in Gersthofen ist der größte Makler für private Krankenversicherungen. Das vor 23 Jahren gegründete Unternehmen ist spezialisiert auf den Vertrieb von Privaten Krankenversicherungen mit den Bereichen Private Krankenvollversicherung und Private Krankenzusatzversicherung. Dafür werden die Angebote von bis zu 40 verschiedenen Versicherungen in mehr als Tarifvarianten verglichen, die Versorgungssituation des Kunden wird analysiert und es wird versucht, sowohl Preisals auch Leistungsvorteile herauszufinden. Wenn sich der Kunde für eine dieser Lösungen entscheidet, erledigt impuls alles, was mit der Vertragsabwicklung zu tun hat, und übernimmt während der ganzen Vertragslaufzeit die Betreuung. Ein Bild aus alten Zeiten 215 laufende Meter Blech-Aktenschränke Absicherung bei schweren Krankheiten, Risikolebensversicherung und Unfallversicherung. Einen wachsenden Bereich stellt die betriebliche Altersversorgung dar. Hier berät impuls sowohl mittelständische Unternehmen als auch Einzelpersonen. 215 laufende Meter Aktenschränke Die impuls Finanzmanagement AG verfügt über ein bundesweites Vertriebsnetz aus 31 Niederlassungen und rund 500 Vertriebspartnern, die ausschließlich für impuls vermitteln und alle auf die oben genannten Versicherungsspartner spezialisiert sind. Seit Februar 2007 gehört die impuls Finanzmanagement AG zu Deutschlands Besten Arbeitgebern ; eine Auszeichnung, bei der die Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen und die Qualität ihres Arbeitsplatzes bewertet wird. Hier waren acht Mitarbeiterinnen Tag für Tag ausschließlich mit dem Sortieren, Kopieren und Verwalten von Papieren, Akten und Dokumenten beschäftigt. Schnell war die ehemalige Verkaufshalle von 215 laufenden Metern Aktenschränke gefüllt; neun Reihen à 17 Schränke mit den kompletten Akten von jeweils 600 Versicherungsnehmern und jeden Monat kamen zwei bis drei weitere Schränke hinzu. Markus Humberg, Geschäftsführer der impuls systems GmbH, erinnert sich noch heute mit sichtlichem Unbehagen an die damalige Situation: Da wir natürlich davon ausgingen, dass unser Wachstum weiter anhält, konnten wir sicher sein, im suchte man nach einer ganzheitlichen elektronischen Lösung. Also nahm Markus Humberg die nächstbeste Möglichkeit wahr, um sich einen umfassenden Marktüberblick zu verschaffen die DMS Expo Gesucht waren Lösungen zum Scannen, Archivieren und Verwalten der Dokumente. Zuerst informierte sich Markus Humberg bei Fujitsu Siemens über eine geeignete Scannerlösung; hier wurde ihm das Dokumentenmanagement-System der EASY SOFTWARE AG empfohlen. Schon nach den ersten Gesprächen auf dem EASY-Messestand war mir klar, dass die Mülheimer mir die Lösung anbieten konnten, die ich suchte, erinnert sich Markus Humberg. Positiv ist mir dabei aufgefallen, dass es dem Archiv- und Dokumentenserver EASY ENTERPRISE.x sozusagen egal ist, unter welcher Anwendung er laufen soll. Dies war für uns besonders wichtig, weil wir z. B. in den Bereichen Verwaltung, Provision, Abrechnung und Kundenportal zum Teil auch Eigenentwicklungen einsetzen. So entschied man sich bei impuls Finanzmanagement schließlich dafür, die Kunden- und Vertragsdaten mit EASY CAPTURE vollständig elektronisch zu erfassen und sie in Zukunft ausschließlich in digitaler Form mit EASY ENTERPRISE.x zu archivieren und zu verwalten. Bis zu Seiten werden seit der Pro- mierung beitragen konnte: Der Versicherungs- und Finanzdienstleister erhält viele seiner Kundenverträge als Faxe, die in elektronischer Form über einen impuls-eigenen Workflow in Exchange an den entsprechenden Sachbearbeiter weitergeleitet werden. Bei der immens steigenden Anzahl an abzulegenden Dokumenten war es kein Wunder, dass die im Einsatz befindlichen Exchange Server fast kollabierten und die Datensicherung rund 16 Stunden dauerte. Auch hier bestand also akuter Handlungsbedarf. Mit Anbindung der relevanten impuls-postfächer an EASY xbase, die serverbasierte Lösung zur -Archivierung unter Outlook/ Microsoft Exchange, dauert die gleiche Datensicherung nur noch rund drei Stunden. Unter anderem deshalb, weil die Datenbank des Exchange Servers anstatt zuvor über 500 GB jetzt nur noch rund 100 GB umfasst. Markus Humberg ist aber auch aus weiteren Gründen von der EASY- Lösung zur -Archivierung überzeugt: Die Einführung von xbase verlief absolut schmerzfrei und geräuschlos und das innerhalb weniger Tage, im laufenden Betrieb. Aber das Beste ist: Die Mitarbeiter finden endlich ihre s wieder. Das Fazit: Software und Beratung sind wirklich EASY EASY ENTERPRISE.x ist nun seit einem Jahr, EASY xbase etwa seit einem halben Jahr bei impuls Finanzmanagement im Einsatz. Neben dem Platzgewinn profitiert das Unternehmen von den weiter verbesserten Arbeitsprozessen einer technologisch fortschrittlichen Dokumentenmanagement-Lösung. Die impuls Finanzmanagement AG ist bei der Vermittlung von privaten Krankenversicherungen Marktführer. Allein im Jahr 2005 haben sich durch die Beratung und Vermittlung der impuls AG mehr als Menschen für eine private Krankenversicherung entschieden. Im Bereich private Krankenzusatzversicherung ist impuls Finanzmanagement zudem der einzige Makler in Deutschland, der mit einer gesetzlichen Krankenkasse, der BIG Die Direktkrankenkasse, kooperiert. Das zweite Standbein ist der Vertrieb von klassischen Versicherungsprodukten der Altersvorsorge (fondsgebundene Renten- und Lebensversicherungen sowie Kapitalrenten- und Kapitallebensversicherungen). Dazu kommen Personenversicherungen, vor allem Berufsunfähigkeitsversicherung, Die unternehmerischen Leistungen der impuls AG wurden 2005 und 2006 vom Bayerischen Wirtschaftsministerium mit dem Titel Bayerns Best 50 ausgezeichnet. Mit diesem Preis werden Betriebe geehrt, die sich als besonders wachstumsstark erwiesen haben und sowohl Umsatz als auch Mitarbeiterzahl überdurchschnittlich gesteigert haben. Und impuls wächst weiter. So hat man im Gewerbegebiet in Gersthofen schon neue Bauabschnitte begonnen, um die notwendigen weiteren Büroräume für die Verwaltung und den Innendienst bereitzustellen. Die Akten der Versicherungsnehmer wurden in Blechschränken gelagert, zunächst in verschiedenen Büros und schließlich sogar in der Tiefgarage. Zum Glück wurde dann gleich nebenan die Filiale einer Discount-Lebensmittelkette frei, die von impuls kurzerhand gekauft und als Zentralarchiv genutzt wurde. Smarter Werbeträger der impuls Finanzmanagement AG Laufe des Jahres 2007 die ehemalige Supermarkt-Filiale komplett mit Aktenschränken gefüllt zu haben, obwohl wir die Eigenorganisation in den Abläufen schon so weit optimiert hatten, wie es uns bis dahin möglich war. Wir hatten schlicht keinen Platz mehr und mussten etwas unternehmen. Multiplattformfähigkeit gibt den Ausschlag Um die Archivräume mit überquellenden Aktenschränken und Aktenordnern abschaffen zu können, duktivsetzung des Projekts nun täglich mit der hochleistungsfähigen Scannerlösung EASY CAPTURE eingelesen und im Archiv abgelegt; etwa anderthalb Millionen Seiten warten noch auf ihre Archivierung. Mitarbeiter finden ihre Mails wieder Nachdem man bei impuls Finanzmanagement mit der Umsetzung und Lösung für das Aktenproblem sehr zufrieden war, initiierte Markus Humberg ein weiteres Projekt, in dem EASY ENTERPRISE zur Prozessopti- Die Software ist wirklich so EASY, dass sie sich nahtlos in unsere bestehenden Strukturen einbinden lässt. Nach nur zehn Schulungstagen liegt die Kompetenz jetzt bei uns, und wir können EASY ENTERPRISE.x sogar selbst an weitere Applikationen anbinden. Und dass man uns nicht nur als Kunden, sondern auch als Partner sieht, zeigt sich unter anderem darin, dass man sich bei EASY nicht versteckt, wenn ich eine Anfrage stelle. Meine persönlichen EASY-Ansprechpartner sind einfach immer für mich da. Die nächsten EASY-Projekte hat Markus Humberg für die impuls AG bereits angestoßen: Neben der Einrichtung des dezentralen Zugriffs der Tochtergesellschaften und Niederlassungen auf die EASY-Archive soll die transparente Fileserver- Archivierung mit EASY xstore dafür sorgen, dass die impuls Finanzmanagement AG weiter ungehindert wachsen kann.

15 TheDocumentTimes 01/ EASY-Lösungen Das Leitsystem für Eingangsrechnungen Pilotkunde DESIGNA nimmt Projektlösung mit EASY INVOICE for Microsoft Dynamics NAV in Produktivbetrieb Die DESIGNA Verkehrsleittechnik GmbH entwickelt und vertreibt integrierte Lösungen für die Parkraumbewirtschaftung. Die Parksysteme des Kieler Unternehmens kommen dabei auf der ganzen Welt zum Einsatz. Entsprechend umfangreich ist das Aufkommen von Rechnungen und Belegen. Um die Papierflut zu bändigen, hat sich DESIGNA dafür entschieden, als Pilotkunde eine Lösung zur automatisierten Bearbeitung und Archivierung von Eingangsrechnungen mit EASY INVOICE for Microsoft Dynamics NAV in Betrieb zu nehmen. Das Projekt wurde in enger Zusammenarbeit zwischen EASY und der isn GmbH aus Kiel realisiert. Andreas Rother DESIGNA steht für integrierte Lösungen im Bereich der Parkraumbewirtschaftung, die vor allem drei entscheidende Faktoren erfüllen: Innovation, Wirtschaftlichkeit und Zuverlässigkeit. Mit der Erfahrung aus mehr als drei Jahrzehnten und über installierten vollautomatischen Parksystemen setzt das Unternehmen dabei neue Standards und verhilft seinen Kunden zu entscheidenden Wettbewerbsvorteilen. DESIGNA ist mit über 200 Mitarbeitern in mehr als 30 Ländern mit Vertriebs- und Serviceniederlassungen sowie sieben Tochtergesellschaften präsent. Seit DESIGNA- Ingenieure vor etwa dreißig Jahren das erste automatische Parksystem entwickelt haben, wird fast jeden Arbeitstag irgendwo auf der Welt eine neue PARKMASTER-Anlage in Betrieb genommen. So kennt man die Parksysteme aus Kiel heute von Dubai bis Singapur und von Warschau bis Kapstadt. Alte Bekannte EASY SOFTWARE und DESIGNA Die DESIGNA-Produkte setzen unter anderem Maßstäbe durch minimalen Installationsaufwand, Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Vernetzbarkeit. Da ist es irgendwie naheliegend, dass man bei der Suche nach einer Dokumentenmanagement- und Archivierungslösung auch auf eine Software zurückgreift, die sich durch eben solche Attribute auszeichnet. Und tatsächlich setzte man bei DESIGNA schon seit längerem auf EASY ENTERPRISE.i, EASY for NAVISION und das EASY LOGIS- TICS CENTER (ELC). Um die stetig wachsende Papierflut bei der Verarbeitung der täglich eingehenden Rechnungen zu bändigen, Ordnung in die Ablage zu bringen und die Dokumente schneller verfügbar zu haben, sollte nun zusätzlich ein Projekt zur elektronischen Rechnungsverarbeitung installiert werden. Während eines ersten Workshops bei der isn hatte Andreas Rother, Leiter IT & Prozesse bei der DESIGNA Verkehrsleittechnik GmbH, bereits eine klare Vorstellung davon, welche konkreten Ergebnisse mit der späteren Projektlösung erreicht werden sollten: Unser Ziel ist es, eine Eingangsrechnung vom Posteingang bis zur Buchung in Navision innerhalb von drei Tagen zu verarbeiten. Gleichzeitig soll die Buchhaltung entlastet werden, die Verantwortlichen an der Kostenstelle auch an entfernten Standorten über EASY DOCUMENTS papierlosen Zugriff auf die Rechnungen haben und generell ein besserer Überblick für unsere Geschäftsleitung sichergestellt werden. Um diese Anforderungen umzusetzen, schlugen EASY und isn dem Kunden das seinerzeit noch völlig neue, vorkonfigurierte Lösungspaket EASY INVOICE for Microsoft Dynamics NAV vor. Zum Einsatz kommen sollte also nicht nur die DMS- und Workflow-Lösung EASY DOCUMENTS in der neuesten Version 3.51e, sondern auch die EASY INVOICE-Komponenten: CAPTURE Exportservice EASY xtract Dokumentenimport Workflow Navision ERP-Connector Reibungsloses Zusammenspiel von Navision und EASY ENTERPRISE DESIGNA erklärte sich schließlich bereit, das Pilotprojekt mit EASY INVOICE for Microsoft Dynamics NAV zu starten. Andreas Rother hatte dabei von Anfang an keine Bedenken, der EASY-Lösung zu vertrauen: Ausschlaggebend für diese Entscheidung waren ganz einfach die guten Erfahrungen, die wir bereits in der Vergangenheit gemacht haben. Insbesondere das reibungslose Zusammenspiel zwischen Navision und dem EASY- Archiv hat uns nachhaltig überzeugt. Den Sachbearbeitern bei DESIGNA steht mit EASY INVOICE for Microsoft Dynamics NAV nun eine Steuerzentrale mit allen für die Rechnungsverarbeitung relevanten Daten zur Verfügung, über die sämtliche Bearbeitungsschritte entweder direkt ausgeführt oder gesteuert werden können. Nach der ersten Phase des Produktivbetriebs lässt sich feststellen, dass die INVOICE-Lösung auch mit Besonderheiten wie der standardmäßigen Erkennung und Verarbeitung von Rechnungen mit oder ohne Bestellbezug, Unter- und Überlieferungen sowie Sammelrechnungen zurechtkommt. DESIGNA hat deshalb bereits weitere EASY-Client-Lizenzen nachbestellt, um noch mehr Mitarbeiter in den Rechnungsprüfungsworkflow einbeziehen zu können.

16 16 TheDocumentTimes 01/2007 EASY-International Verzögerungen können wir uns nicht leisten! UK: Mediterranean Shipping Company steigert betriebliche Effizienz durch Workflow-gestützte Verarbeitung von Dokumenten Die Mediterranean Shipping Company (MSC) ist die zweitgrößte Containerschiff-Reederei auf der Welt, die die hohen Ansprüche ihrer Kunden mit einer fast dreißigjährigen Erfahrung und 500 engagierten Mitarbeitern erfüllt. Von ihrem Firmensitz in Ipswich, Großbritannien, stellt MSC Spediteuren und Auftraggebern ein umfangreiches Dienstleistungsangebot bereit, das durch Büros in London, Liverpool und Glasgow sowie von einer erfahrenen Betriebsabwicklung in den Großhäfen Großbritanniens unterstützt wird. Dabei sorgt die automatisierte Erfassung, Weiterleitung und Archivierung der Dokumente mit EASY ENTERPRISE dafür, dass Aufträge und Kundenanfragen in der Importabteilung ohne unnötigen Zeitverlust bearbeitet werden. Das Containerfrachtwesen ist eine hart umkämpfte Branche, bei der Seetarife, die Durchführbarkeit von Dienstleistungen, straff organisierte Terminpläne und der Ruf des Unternehmens zu den entscheidenden Faktoren bei der Kundengewinnung zählen. Die Kundenbindung hingegen beruht zum einen auf der Qualität der Dienstleistungen, aber andererseits eben auch darauf, wie gut und schnell das Unternehmen auf Kundenanfragen reagiert. Die MSC UK erreicht ihr hohes Qualitätsniveau bei den Dienstleistungen unter anderem dadurch, dass sie bei der internen Effizienz dem Wettbewerb immer einen Schritt voraus ist und Lieferfristen einhält. Bei diesem Bestreben fällt der zum Einsatz kommenden Technik eine Schlüsselrolle zu. Schwerpunkt: Bearbeitung von Kundenanfragen Die MSC UK wickelt über 600 eintreffende Schiffsfrachten pro Jahr ab; das Volumen im Container-Business steigt Jahr für Jahr. Dabei bringt jeder Importvorgang umfangreiche Papierarbeit mit sich, die von den Mitarbeitern der Importabteilung der MSC zu erledigen ist. Ein Beispiel dafür ist der Frachtbrief, der als Legitimationsurkunde dient und ohne den der Container nicht für seinen Eigentümer freigegeben werden kann. Die MSC Pamela, ein Containerschiff der Mediterranean Shipping Company Mike Wilson, Leiter der Qualitätsüberwachung bei der MSC UK, erläutert: Je mehr Container wir importieren, desto größer ist die Zahl der Akten und Dokumente, die wir abwickeln müssen. Nicht nur bezüglich des Lagerplatzes hatten wir eine Sättigungsgrenze erreicht, sondern auch bezüglich der Zeit, die für das manuelle Suchen der Akten verwendet wird. Zeit, die sich negativ auf unseren Leistungsumfang für die Kunden auswirkt. Dabei war der Einsatz weiterer Arbeitskräfte zur Bewältigung dieses Problems keine Lösung. Wenn das Unternehmen den Dienstleistungserwartungen seiner Kunden und den Wachstumszielen von 10 bis 15 Prozent pro Jahr entsprechen sollte, dann musste eine elektronische Lösung zur Verwaltung der Importdokumente und -vorgänge gefunden werden. Das Tempo, in dem wir unsere Kundenanfragen bearbeiten, hat direkten Einfluss auf unseren Cashflow, ergänzt Mike Wilson. Wenn wir die Dokumente nicht finden können, entstehen nicht nur für uns Verzögerungen bei der Zahlung sondern natürlich auch für unsere Kunden, denen wir Liefer- und Bearbeitungsgebühren auferlegen, während ihre Anfrage bei uns womöglich länger als eigentlich notwendig bearbeitet wird. Mike Wilson und seine Mitarbeiter suchten deshalb auf dem Markt nach einer leistungsstarken Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösung und entschieden sich gegen sechs weitere Wettbewerber für EASY ENTERPRISE. Die Technologie Die Aufgabe des Scannens der Papierakten und -dokumente wurde von der MSC ausgelagert, so dass sich die Mitarbeiter auf die Automatisierung der Vorgänge und die Arbeitsweise der Importabteilung konzentrieren konnten. Das war eine große Herausforderung, erläutert Mike Wilson. Aus historischen Gründen, Gründen der persönlichen Vorlieben sowie der Tatsache, dass Papier mit im Spiel ist, werden die Aufgaben auf eine bestimmte Art und Weise erledigt. Es war ein großes Unterfangen, diese Vorgänge und Durchläufe einfach zu protokollieren und zu kennzeichnen, damit wir sie elektronisch zuordnen und anschließend einen entsprechenden Workflow skizzieren konnten. Das EASY-Team arbeitete eng mit den Fachgruppen der MSC zusammen, die berieten, Empfehlungen aussprachen und die Workflows modifizierten. Dabei wurde zunächst eine Schnittstelle zum Link -System der MSC geschaffen, so dass aus den betreffenden Link -Daten automatisch eine Job-Datei erstellt wird. Die einzelnen Kundendokumente werden dann zu einer Akte zusammengefasst, elektronisch bereitgestellt und vom Workflow-System verwaltet. Um die Aufgabe handlicher zu gestalten und Unterbrechungen im Unternehmensfluss zu reduzieren, konzentrierte sich das Team zunächst auf zwei Handelswege und baute hier das notwendige Vertrauen in die Lösung auf, bevor das System schließlich bei sämtlichen 28 Handelsbereichen angewendet wurde. Es ist ein weiter Weg für jeden Beteiligten gewesen. Obwohl es zeitweise so schien, als ob wir uns eine unmöglich zu bewältigende Aufgabe gestellt hätten, sind wir heute fest von den Vorteilen und der Effizienz überzeugt, die der automatisierte Workflow, die Dokumenterfassung und das Archiv der MSC eingebracht haben. Es ist undenkbar, dass wir je wieder zu einem manuellen System und zu manuellen Prozessen zurückkehren, da wir jetzt bezüglich der Vorteile des EASY- Systems auf den Geschmack gekommen sind. EASY handelt kundengerecht und kostenbewusst Mike Wilson gesteht: Es gab zwischendurch Probleme mit dem System, und daher sank das Anwendervertrauen periodisch, doch das Wichtigste ist, dass wir letzten Endes erfolgreich mit EASY bei der Lösungsfindung zusammengearbeitet haben. Dies ist ein sehr unternehmenskritisches System und die Auswirkungen bei Nichtfunktionieren oder Ausfall sind zu jedem Zeitpunkt immens. Das EASY-Team war sich der ausfallbedingten Kosten und Unterbrechungen bewusst und hat folglich seinen Leistungsumfang entsprechend erhöht. Die MSC hat jetzt ein System, das sie modifizieren kann, das einen Audit- Trail und Nachvollziehbarkeit wichtiger Dokumente und Aufgaben bietet und das den Leistungsumfang und die betriebliche Effizienz wesentlich verbessert hat. Wir konnten die Mitarbeiter für kundennahe Aufgaben einsetzen, und unser Arbeitsumfeld hat sich mit weniger Papier und Ballast sehr verbessert. Die Schreibtische sind abgearbeitet TheDocumentTimes druckfrisch auf den Tisch Postalischer Versand kostenfrei ins Haus! Und ab sofort auch zum Download und Kundenanfragen werden jetzt schnell und effizient bearbeitet. Gleichzeitig verbessert dies natürlich auch den Cashflow und die Hauptleistungsindikatoren und ermöglicht ein Wachstum unseres Unternehmens von jährlich zehn Prozent. Die Zukunft EASY ist mittlerweile fest in das System der MSC eingebettet und zum entscheidenden Faktor für den reibungslosen Betrieb der Importabteilung geworden. Dank des Erfolgs sowohl in der Import- wie auch in der Buchhaltungsabteilung hat die MSC bereits mit der nächsten Phase ihrer Dokument- und Workflow-Automatisierung begonnen. Mike Wilson: Wir haben lange gebraucht, um zu begreifen, wie man unser Importgeschäft mit Workflow- und Dokumentenmanagement- Software am besten automatisiert, und heute sind wir so weit, dieses Wissen und diese Kompetenz zur Erzielung derselben Vorteile im Exportbereich anzuwenden. IMPRESSUM Herausgeber: EASY SOFTWARE AG Am Hauptbahnhof Mülheim an der Ruhr Telefon: +49 (0) 208 / Telefax: +49 (0) 208 / Redaktion: Joachim Urra (verantw.), Eva Grune, Ralf Janzen, Shirley Kamp, Rolf Körner, Andrea Meisberger-Grad, Barbara Wirtz Layout: Kontrast Communication Services GmbH Druck: Druckerei Clasen Auflage: Stück 2007 EASY SOFTWARE AG. Alle in dieser Publikation aufgeführten Wort- und Bildmarken sind Eigentum der entsprechenden Hersteller. Alle Rechte sowie Druckfehler, Irrtümer und Änderungen vorbehalten. Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers. Artikel-Nr.:

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