10 Jahre digitales Dokumentenmanagement

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1 10 Jahre digitales Dokumentenmanagement

2 Unternehmensprofil Wir über uns 2

3 WIR ÜBER UNS 3

4 4

5 MATERIAL-MIX 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 Jahre digitales Dokumentenmanagement

13 Dokumentenmanagement vor dem Jahr 2000 Datenquellen: Resultat: - ca. 5 bis 10 Bauakten je Projekt - Stringentes Ablagesystem nach DIN ISO Baustellenbesuch mit Dokumentation = Umzug - Verfügbarkeit der Dokumente eingeschränkt - unterschiedliche Ablagesysteme der Mitarbeiter - Falschablage von Dokumenten = Verlust - Ordner auf Wanderschaft = keine Dokumente 13

14 Dokumentenmanagement vor dem Jahr Ordner je Projekt 100 Projekte im Jahr hochgerechnet auf 10 Jahre Resultat: ca Ordner ca. 600 Regallaufmeter Akuter Platzmangel 14

15 1. Veränderung der Umweltbedingungen Internet Verfügbarkeit/Dominanz eigene Internetdomain mit - Postfächern Multifunktionsgeräte Ausbau des Computernetzwerkes 15

16 Dokumentenmanagement von 2000 bis 2005 Datenquellen: - Briefe (Papier) - Faxe (Papier) - PC-Faxe (PDF) - Scankopien (PDF) - s mit Anhang (PDF) - Zeichnungen (Papier) - Zeichnungen in (PDF) 16

17 17 Dokumentenmanagement von 2000 bis 2005

18 Dokumentenmanagement von 2000 bis 2005 Vorteile der Ablage in Ordner- und Dateistruktur: Nachteile der Ablage in Ordner- und Dateistruktur: - zentrale Ablagestruktur - gleichzeitiger Zugriff auf Daten - sinnvoller Zusatznutzen des IT-Netzwerkes - Papierverbrauch nicht ökologisch - kein zusätzlicher Arbeitsgang für Drucken und Ablage - Ordner und Dateiname einzige Info zum Dokument - Dateiname bei Vielzahl der Dokumente schwer zuzuordnen -> lange Dateinamen - Anzeige eines Dokumentes, Doppelklick min. 4 Ordner, plus Doppelklick Dokument - Verlust von falsch abgelegten Dokumenten - leichtes unbeabsichtigtes Verschieben von Ordnern und Dateien - keine Volltextsuche innerhalb der Dokumente - Wildwuchs bei unterschiedlichen Bezeichnungen und Ablagegewohnheiten der Mitarbeiter - aufgeblähte und unübersichtliche Ordnerstrukturen im Zeitverlauf - Arbeitsgang für Umbenennen und Ablage Schwindende Akzeptanz bei den Mitarbeitern 18

19 19 Dokumentenmanagement ab 2005 bis heute

20 20 Dokumentenmanagement ab 2005 bis heute

21 Dokumentenmanagement ab 2005 bis heute Vorteile Archiv: Nachteile Archiv: - zentrale Ablagestruktur - Rechtssicherheit in der Archivierung - Steuerung der Zugriffsrechte auf Dokumente - gleichzeitiger Zugriff auf Daten - sinnvoller Zusatznutzen des IT-Netzwerkes - schnelles Auffinden der Dokumente - Texterkennung innerhalb der Dokumente - falsch abgelegte Dokumente durch die OCR Kennung nicht verloren - Papierverbrauch nicht ökologisch - Entlastung teurer Mitarbeiter von dem Arbeitsgang der Ablage - Kosten der IT-Infrastruktur - Komplexität der IT-Netzwerke - Abhängigkeit von stabilen IT-Prozessen und hoher Verfügbarkeit der Rechenleistung - Arbeitsgang für das Anhängen der Informationen je Dokument - Mitarbeiter müssen auf das neue System geschult werden - Mitarbeiter müssen den Abschied von Papier wollen und mittragen Hohe Akzeptanz der Mitarbeiter 21

22 Dokumentenmanagement ab 2005 bis heute Beleganzeige 22

23 Dokumentenmanagement ab 2005 bis heute Anzahl der Dokumente im Zeitverlauf I. HJ Quelle: BPI Solutions, Hyparchiv 23

24 Dokumentenmanagement ab 2005 bis heute Anzahl der Seiten 24

25 Dokumentenmanagement ab 2005 bis heute 120% IT-Kosten/Archivierung 100% Server 80% 60% 40% Server 20% Server Server 0% Hardware Software Archivierung 25

26 Dokumentenmanagement ab 2005 bis heute 120,00% Gesamtleistung 100,00% 80,00% 60,00% 40,00% 20,00% 0,00%

27 Dokumentenmanagement ab 2005 bis heute Steigerung des Datenstromes und der Datengeschwindigkeit durch verkehr - extremer Zuwachs des verkehrs - als zentrales Kommunikationsmittel - große -Anhänge - Vervielfachung der Datenmengen durch Weiterleiten und verschiedene Postfächer - Datenmüll -Archivierung 27

28 Dokumentenmanagement ab 2005 bis heute - automatische Archivierung von s - Bereinigung von Datendopplungen vom System - Minimierung der Postfachgröße - Rechtssicherheit in der Archivierung - zusätzliche Suchfunktionen - direkter Zugriff auf die s in Outlook über Jahre -Archivierung 28

29 Dokumentenmanagement ab 2005 bis heute Belegprüfung 29

30 Dokumentenmanagement ab 2005 bis heute Workflow für Belege der Eingangsrechnungen: - Berechtigungen und Freizeichnungsketten - klare zeitliche Abläufe - verbindliche Regelungen der Vertretung - sachliche Prüfung der Inhalte - automatischer Abgleich mit Bestelldaten Workflow 30

31 Dokumentenmanagement ab 2005 bis heute Workflow 31

32 Dokumentenmanagement ab 2005 bis heute moderne IT-Infrastruktur schnelles Auffinden von Dokumenten hohe Verfügbarkeit massenhafter Dokumente gleichzeitiger Zugriff auf die Dokumente ortsungebundener Zugriff auf die Dokumente Beschleunigung aller Prozesse im Unternehmen 32

33 Dokumentenmanagement ab 2005 bis heute Tessin/Rostock Zeichner Zeichner Kalkulation Pegau/Leipzig Projektleiter Owingen/Bodensee 33

34 Ausblick in die Zukunft weiter rasant steigende Wissens- und Datenmengen Vernetzung von Information und Standorten Notwendigkeit flexibler Arbeitsbedingungen (Home Office) Vernetzung von Information und Mobilität Es kommt noch viel auf uns zu 34

35 Vielen Dank!

10 Jahre digitales Dokumentenmanagement

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