Inhalt 1 Urheberrechtshinweis Einführung in M-Files Software installieren und einrichten M-Files verwenden...30

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1 M-Files 10

2 Inhalt 1 Urheberrechtshinweis Einführung in M-Files Software installieren und einrichten Systemanforderungen Software automatisch installieren und verteilen Software installieren Dokumentenverwaltung und Benutzer erstellen...17 Neue Dokumentenverwaltung...18 Neues Benutzerkonto...20 Neuer Benutzer Einrichten der Dokumentenverwaltung...22 Verbindungen mit Dokumentenverwaltung Dokumentenverwaltung durchsuchen M-Files-Update installieren M-Files verwenden M-Files-Terminologie Dokumente erstellen Speichern in M-Files Dokumente einchecken Dokumente löschen Andere Objekte erstellen Ansichten verwenden Dokumente und andere Objekte suchen Vorhandene Dateien in M-Files übertragen Versionsverlauf Webzugriff Mobiler Zugriff M-Files Cloud-Tresor Office- und AutoCAD-Funktionen Einführung in die Grundfunktionen M-Files durchsuchen (Menü Ansicht )...52 Ansicht bereinigen, Ansicht ausblenden, Ansicht einblenden, Ansichten bereinigen...58 Als allgemeine Anzeigeeinstellungen speichern...60 Anzeigeeinstellungen auf Standardwerte zurücksetzen...60 Kennwort ändern...61 Bericht mit der Ansicht verknüpfen und den Speicherort auswählen Menü Neu...61 Neues Dokument...61 Neues Objekt...73 Neue Dokumentendatei...73 ii M-Files 10

3 Inhalt Neue Dokumentensammlung...74 Neue Ansicht...76 Neuer Offlinefilter...87 Neuer Standardordner...87 In Dokument konvertieren...88 Dateien und Ordner importieren Menü Vorgänge...90 Kopie erstellen...90 Auschecken...91 Zur gemeinsamen Dokumenterstellung auschecken...91 Einchecken...93 Einchecken mit Kommentaren...93 Auschecken rückgängig machen...94 Eigenschaften...94 Offlineverfügbarkeit...94 Verlauf...95 Beziehungen...98 Mitglieder der Sammlung Unterobjekte Kommentare Workflow Aufgabenzuweisung Scannen und Texterkennung (OCR) Archivierung Wiederherstellen In Eindateidokument konvertieren In Mehrdateiendokument konvertieren Ersetzen mit Datei Verknüpfung erstellen oder Kopie senden Freigabe, und PDF Offline schalten Online schalten Abmeldung Menü Einstellungen M-Files Serveradministrator Benachrichtigungseinstellungen Externe Objekte aktualisieren Ersatzbenutzer Anwendungen Sprache ändern Lokalen Cache bereinigen Suchfunktionen Schnellsuche Erweiterte Suche Zusätzliche Bedingungen iii

4 Suchergebnisse gruppieren und präzisieren M-Files Clienteinstellungen Verbindungen mit Dokumentenverwaltung Einstellungen Statusanzeige Dateitransfer Verbindungen mit Dokumentenverwaltung Automatische Updates Sprache ändern Ergebnisse von Ansichten oder Suchvorgängen im CSV-Format exportieren Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD Funktionen in Word, Excel und PowerPoint Eigenschaften von M-Files Eigenschaft von M-Files einfügen Funktionen in Outlook Speicherformate Outlook-Regeln verwenden Nachrichten in M-Files-Ordnern speichern Nachrichten Kunden und Ansprechpartnern zuordnen Das M-Files-Flag Funktionen in AutoCAD und AutoCAD LT M-Files Serveradministrator M-Files Server Neue Verbindung mit M-Files Server Server Trennen/Verbinden Lizenzverwaltung Benachrichtigungen M-Files Webzugriff konfigurieren Masterdatenbank sichern, Masterdatenbank wiederherstellen Dokumentenverwaltungen Neue Dokumentenverwaltung Dokumentenverwaltung einbinden Dokumentenverwaltung wiederherstellen Electronic Signing and Compliance (FDA 21 CFR Part 11 Kompatibilität) Interaktion zwischen mehreren Dokumentenverwaltungen Metadatendefinitionen verknüpfen Synchronisierung von Objekten und deren Werten zwischen Dokumentenverwaltungen Zwischengespeicherte Dokumentenverwaltungskopien Benutzerkonten Neues Benutzerkonto Benutzerkonten importieren Angemeldete Benutzer anzeigen Anwendungen iv M-Files 10

5 Inhalt 7.9 Geplante Aufträge Neuer geplanter Sicherungsauftrag Dokumentenverwaltung Neue Dokumentenverwaltung, Dokumentenverwaltung einbinden, Eigenschaften Abmelden, Anmelden Vorgänge Datensicherung Dokumentenverwaltung kopieren Frühere Versionen archivieren Verbindung trennen Dauerhaft löschen Offline schalten, Online schalten Aktualisieren Wartung Sprachen und Übersetzungen Mehrsprachige Metadatenstruktur implementieren Sprachen hinzufügen und für Übersetzung exportieren In Excel übersetzen Import von Übersetzungen in M-Files Sprache für Software und Dokumentenverwaltung auswählen Sprachversionen der Software M-Files Ereignishandler Verfügbare Ereignishandler Benutzer Neuer Benutzer Berechtigungen Benutzer importieren Benutzergruppen Neue Benutzergruppe Berechtigungen Benutzergruppen importieren Metadaten Objekttypen Neuer Objekttyp Erweitert Berechtigungen Verbindung mit einer externen Datenbank Wertelisten Neue Werteliste Inhalt der Werteliste (einzelne Werte) Automatische Berechtigungen Erweitert Berechtigungen Verbindung mit einer externen Datenbank Eigenschaftendefinitionen v

6 Neue Eigenschaftsdefinition Automatische Werte Gültigkeit Berechtigungen Klassen Neue Klasse Berechtigungen und automatische Berechtigungen Klassengruppen Workflows Neuer Workflow Einzelner Status und ihre erweiterten Einstellungen Bedingungen Aktionen Automatischer Statuswechsel Benannte Zugriffssteuerungslisten Neue benannte Zugriffssteuerungsliste Berechtigungen Verbindungen mit externen Quellen: Dateiquellen Metadaten Durchsuchbare PDF-Datei Verbindungen mit externen Quellen: Scanner Verbindungen mit externen Quellen: -Quellen Ereignisprotokoll Berichte und Datenexport Metadatenexport- und Datensatzeinstellungen Berichtszugriffsidentität Erstellen von Berichten und die erforderliche Software Berichte und zugehörige Eigenschaften in der Clientsoftware Replikation und Archivierung des Inhalts Inhalte exportieren Inhalt importieren Geplanter Export und Import Variablen und deren Verwendung Anweisungen, Fragen und Tastenkombinationen Kontakt mit dem Support aufnehmen Häufig gestellte Fragen Hardwareanforderungen und -empfehlungen Empfehlungen zur Datensicherung Welche Neuerungen bietet diese Version von M-Files? Wie funktioniert Automatische Updates? Warum kann ich nicht auf die Dokumentenverwaltung zugreifen? Warum kann ich ein ausgechecktes Dokument nicht bearbeiten? Wie kann ich Dokumente wiederfinden, die ich selbst erstellt habe? Wie kann ich ein Dokument erstellen, das nur von mir angezeigt werden kann? Wie kann ich einer Klasse eine neue Eigenschaft hinzufügen? vi M-Files 10

7 Inhalt Warum wird beim Speichen eines Dokuments in Word ein abgeblendetes Symbol auf dem M-Files-Laufwerk angezeigt? Wie kann ich einer Werteliste ein neues Element hinzufügen? Wie kann ich eine neue Ansicht für Objekte anhand von Kunden erstellen? Wie kann ich der Dokumentenverwaltung einen neuen Benutzer hinzufügen? Warum kann ich die Ansicht Ausgecheckt an aktuellen Benutzer nicht finden? Wie kann ich M-Files programmgesteuert verwenden? Wie kann ich den Namen eines Clientcomputers ändern, ohne die Funktionalität von M-Files zu beeinträchtigen? Wo kann ich bei Bedarf weitere Informationen erhalten? Tastenkombinationen vii

8 1 Urheberrechtshinweis 1 Urheberrechtshinweis M-Files Corporation Telefon: Internet: Copyright M-Files Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Alle Produktnamen, Namen von Unternehmen und alle Logos in diesem Handbuch sind Marken oder eingetragene Marken ihrer jeweiligen Inhaber. 1 Urheberrechtshinweis 8

9 M-Files 10 2 Einführung in M-Files Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem Kauf der Dynamischen Content-Management-Software von M-Files! Mit der Enterprise Content Management-Software von M-Files können Sie alle Arten von Dokumenten und Informationen ganz einfach speichern, verwalten und darauf zugreifen. Unser revolutionärer Ansatz organisiert Inhalte basierend auf dem, was sie darstellen (und zu was sie in Beziehung stehen) anstelle von wo sie gespeichert wurden. Durch des Eliminieren des herkömmlichen, ordnerbasierten Verfahrens wird sichergestellt, dass Sie über die Suchfunktion und dynamischen Ansichten unmittelbaren Zugriff auf alle Ihre Inhalte haben. M-Files ist einfach, dynamisch und flexibel. Von der Verwaltung zahlreicher verschiedener Inhalte bis hin zur Sicherstellung der Regelüberwachung - M-Files deckt alles ab. Greifen Sie von überall auf Ihre Informationen zu: M-Files kann lokal, in der Cloud oder als hybride Lösung bereitgestellt werden. Ihre M-Files -Software umfasst folgende Komponenten: M-Files Setup: Für das Installieren von M-Files verwenden. M-Files Client: Die am häufigsten verwendete Komponente, welche Inhalte in verschiedenen Ansichten anzeigt und fest in Windows integriert ist. M-Files Clienteinstellungen: Diese Komponente wird verwendet, um Ihren Clientcomputer mit Dokumentenverwaltungen auf dem M-Files Server zu verbinden. Ferner können Sie weitere lokale Einstellungen bearbeiten. Beispielsweise können Sie den Buchstaben für das M-Files-Laufwerk ändern. M-Files Server: Diese Komponente verwaltet die zentral durchgeführte Speicherung und Freigabe von Inhalten. M-Files Serveradministrator: Mit M-Files Serveradministrator können IT-Administratoren die M-Files Servereinstellungen ändern, die Dokumentenverwaltung anpassen und die Struktur der Dokumentenverwaltung modifizieren. Statusanzeige: Mit dieser Komponente können Sie Dateitransfers überwachen. Dieses Tool ist besonders dann nützlich, wenn Sie M-Files mit einer langsamen Verbindung verwenden und den Übertragungsfortschritt anzeigen lassen möchten. Webzugriff: Wenn Sie auf M-Files zugreifen möchten, können Sie neben M-Files Client auch einen Webbrowser verwenden. Automatische Updates: Lassen Sie Ihre M-Files -Software automatisch aktualisieren, um sie immer auf dem neuesten Stand zu halten. M-Files umfasst auch eine ActiveX/COM API sowie die M-Files Web Service API, mit der ein programmatischer Zugriff auf M-Files über eine REST-ähnliche Schnittstelle möglich ist. Die M-Files-API und deren Dokumentation sind in der Installation der Software von 9 M-Files 10

10 2 Einführung in M-Files M-Files enthalten. Die M-Files Web Service API ist unter folgender Adresse dokumentiert: Vielen Dank, dass Sie sich für M-Files entschieden haben und willkommen in der neuen Ära für verbesserte Produktivität! 2 Einführung in M-Files 10

11 M-Files 10 3 Software installieren und einrichten Diese Kapitel besteht aus folgenden Abschnitten: Software automatisch installieren und verteilen (parallel für mehrere Computer) Software mit M-Files Setup installieren (auf einem Computer) Dokumentenverwaltung und Benutzer mit M-Files Serveradministrator erstellen Dokumentenverwaltung mit M-Files Clienteinstellungen einrichten Dokumentenverwaltung mit M-Files Explorer durchsuchen Wenn M-Files bereits auf Ihrem Computer installiert ist, können Sie mit dem Kapitel M-Files verwenden auf Seite 30 fortfahren. 3.1 Systemanforderungen M-Files ist als 32 und 64 Bit-Version für Microsoft Windows-Betriebssysteme erhältlich. Die beiden Versionen sind jeweils mit einem eigenen Installationsprogramm ausgestattet. M-Files kann auf Computern installiert werden, auf denen eines der folgenden Betriebssysteme ausgeführt wird: Windows 8 Windows 7 Windows Vista Windows XP Service Pack 3 oder spätere Version Windows Server 2012 Windows Server 2008 R2 Windows Server 2008 Windows Server 2003 Service Pack 2 oder spätere Version (nur M-Files Server) Hinweis: Die M-Files Clientversion 10 kann nur mit den Windows Versionen 8, 7 und Vista verwendet werden. Dabei kann es sich sowohl um ein Einzelplatz- als auch um ein Serverbetriebssystem handeln. Für die Installation von M-Files Client müssen auf dem Zielcomputer mindestens 200 MB freier Speicherplatz verfügbar sein. Außerdem muss für die Installation von M-Files Server auf dem Zielcomputer mindestens 1 GB freier Speicherplatz verfügbar sein. Der erforderliche Speicherplatz für die Dokumentenverwaltung ist abhängig von der Anzahl und Größe der gespeicherten Dokumente und Objekte. Macintosh- und Linux-Anwender können über die browserbasierte Oberfläche auf M-Files zugreifen. 11 M-Files 10

12 3 Software installieren und einrichten Weitere Informationen finden Sie online im technischen Datenblatt unterhttp://www.m-files.com/content/documents/en/res/m-filestechnicaldatasheet.pdf. 3.2 Software automatisch installieren und verteilen M-Files kann parallel auf mehreren Computern verteilt und installiert werden. Dies ist insbesondere für große Unternehmen hilfreich. Hilfe zur Verteilung von M-Files mit Active Directory-Gruppenrichtlinien erhalten Sie bei unserem technischen Support unter Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Wo kann ich bei Bedarf weitere Informationen erhalten? auf Seite Software installieren Schließen Sie alle anderen Anwendungen auf Ihrem Computer, bevor Sie mit der Installation beginnen. Doppelklicken Sie auf das Symbol M-Files-Setup. Der Begrüßungsbildschirm des M-Files-Installationsassistenten wird angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. Abbildung 1: Der Fortschritt der Installation wird im Installationsassistenten angezeigt. 3 Software installieren und einrichten 12

13 M-Files 10 Abbildung 2: Lesen Sie den Softwarelizenzvertrag durch. Klicken Sie auf Weiter, um die Installation fortzusetzen, wenn Sie den Bedingungen des Lizenzvertrags zustimmen. Klicken Sie auf Zurück, wenn Sie zum vorherigen Schritt in der Installation zurückkehren möchten. Klicken Sie auf Abbrechen, wenn Sie die Installation abbrechen möchten. 13 M-Files 10

14 3 Software installieren und einrichten Abbildung 3: In diesem Dialogfeld können Sie festlegen, welche Komponenten der Software installiert werden sollen. Zunächst müssen Sie entscheiden, ob Sie die Evaluierungsversion oder die Standardversion von M-Files installieren möchten. Standardbenutzer von M-Files müssen nur den M-Files Client auf ihrem Computer installieren. M-Files Server wird in diesem Fall im lokalen Netzwerk des Unternehmens installiert, und M-Files Servertools (M-Files Serveradministrator) wird vom Systemadministrator für M-Files installiert. Die Evaluierungsversion enthält alle Softwarekomponenten einschließlich der Muster-Dokumentenverwaltung, mit der Sie sich sofort nach der Installation vertraut machen können. Öffnen Sie unter Start\Programme\M-Files\Dokumentation die Onlineführung, um die Software kennenzulernen. Die Standardversion ermöglicht das Auswählen einzelner Komponenten für die Installation. Legen Sie fest, ob Sie M-Files Client für Standardbenutzer oder die Komponenten installieren möchten, die von Systemadministratoren benötigt werden. Nach Abschluss der Standardinstallation steht keine Muster-Dokumentenverwaltung zur Verfügung, es sei denn, diese wurde bereits mit einer früheren Evaluierungsversion installiert. Sie können jedoch mit M-Files Clienteinstellungen eine Verbindung zur Dokumentenverwaltung auf dem Server herstellen. Klicken Sie auf Weiter, um die Installation fortzusetzen. 3 Software installieren und einrichten 14

15 M-Files 10 Abbildung 4: Der Standardinstallationspfad für die Software lautet C:\Programme\M-Files. Klicken Sie auf Durchsuchen, und navigieren Sie zum gewünschten Verzeichnis, um einen anderen Speicherort anzugeben. 15 M-Files 10

16 3 Software installieren und einrichten Abbildung 5: Klicken Sie auf Zurück, wenn Sie Ihre Einstellungen noch einmal überprüfen oder ändern möchten. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie mit der Installation beginnen möchten. 3 Software installieren und einrichten 16

17 M-Files 10 Abbildung 6: Klicken Sie nach Abschluss der Installation auf Fertig stellen. Ihre Software wurde erfolgreich installiert. M-Files wurde auf dem Computer installiert und kann nun verwendet werden. In den folgenden Abschnitten dieses Kapitels wird das weitere Vorgehen nach einer Standardinstallation beschrieben. Wenn Sie eine Evaluierungsversion installiert haben, können Sie sich anhand der Onlineführung im Menü Alle Programme mit der Software vertraut machen. 3.4 Dokumentenverwaltung und Benutzer erstellen Wenn Sie ein Benutzer von M-Files Client sind, können Sie mit Abschnitt Einrichten der Dokumentenverwaltung auf Seite 22 fortfahren. Nachfolgend wird kurz beschrieben, wie Sie mit M-Files Serveradministrator eine Dokumentenverwaltung mit Benutzern erstellen. Ausführliche Informationen zum Erstellen von Dokumentenverwaltungen und Benutzern finden Sie im Abschnitt M-Files Serveradministrator auf Seite 168. Die nachfolgende Beschreibung enthält allgemeine Informationen. Sie können auch Domänenbenutzerkonten in M-Files importieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Benutzerkonten importieren auf Seite M-Files 10

18 3 Software installieren und einrichten Abbildung 7: Unter M-Files Server finden Sie alle Ebenen der Serververwaltung. Neue Dokumentenverwaltung Klicken Sie auf Dokumentenverwaltungen und anschließend im Menü Aktion auf Neue Dokumentenverwaltung, um eine neue Dokumentenverwaltung zu erstellen. 3 Software installieren und einrichten 18

19 M-Files 10 Abbildung 8: Eigenschaften der Dokumentenverwaltung. Wenn die Struktur der Muster-Dokumentenverwaltung Ihren Anforderungen genügt, können Sie die leere Dokumentenverwaltung kopieren und so eine neue Dokumentenverwaltung erstellen.weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Dokumentenverwaltung kopieren auf Seite 222. Wenn Sie eine neue Dokumentenverwaltung erstellen, müssen Sie dieser einen Namen sowie einen Ordner für die entsprechenden Daten auf dem Server zuweisen. Dieser Ordner dient allen Daten in der Dokumentenverwaltung als physischer Speicherort. Darüber hinaus müssen Sie eine Sprache für die Volltextsuche festlegen. Diese Einstellung wirkt sich beispielsweise darauf aus, wie gebeugte Wortformen bei der Suche behandelt werden. Wählen Sie die Sprache aus, in der die meisten Suchvorgänge ausgeführt werden, wenn die Dokumentenverwaltung Inhalte in mehreren Sprachen enthält. Die Dokumentenverwaltung wird in der Ordnerstruktur von M-Files Serveradministrator unter dem Ordner Dokumentenverwaltungen angezeigt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Dokumentenverwaltungen auf Seite 190. Das Symbol für die Dokumentenverwaltung kann geändert werden, indem zunächst Import... und anschließend ein Symbol aus der Liste ausgewählt wird. 19 M-Files 10

20 3 Software installieren und einrichten Abbildung 9: Dialogfenster Symbol ändern Neues Benutzerkonto Klicken Sie zum Erstellen eines neuen Benutzernamens erst auf Benutzerkonten und anschließend im Menü Aktion auf Neues Benutzerkonto. Benutzer der Dokumentenverwaltung müssen zunächst gegenüber M-Files Server authentifiziert werden. Bevor Sie die Benutzer erstellen können, müssen Sie für die Dokumentenverwaltung von M-Files Server Benutzerkonten erstellen. Diese Benutzerkonten werden der Dokumentenverwaltung als Benutzer hinzugefügt. Einer Dokumentenverwaltung können anhand der Benutzerkonten unterschiedliche Benutzer zugewiesen werden. Außerdem kann eine Server-Anmeldung mehreren Dokumentenverwaltungen hinzugefügt werden. 3 Software installieren und einrichten 20

21 M-Files 10 Abbildung 10: Dialogfeld Eigenschaften des Benutzerkontos. Weisen Sie dem Benutzerkonto hier einen Namen, eine Authentifizierungsmethode sowie ein Kennwort zu. Außerdem können Sie hier den erforderlichen Lizenztyp angeben. Wählen Sie Keine Lizenz, wenn Sie eine Evaluierungsversion von M-Files verwenden. Weitere Informationen über Authentifizierung und Serverrollen finden Sie im Abschnitt Benutzerkonten auf Seite 212. Ausführliche Informationen zur Lizenzverwaltung finden Sie im Abschnitt Lizenzverwaltung auf Seite 174. Sie können auch Windows-Benutzerkonten in M-Files importieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Benutzerkonten importieren auf Seite 215. Neuer Benutzer Klicken Sie auf Benutzer und anschließend im Menü Aktion auf Neuer Benutzer, um einen neuen Benutzer zu erstellen. 21 M-Files 10

22 3 Software installieren und einrichten Abbildung 11: Dialogfeld Eigenschaften des Benutzers In diesem Dialogfeld können Sie aus den Benutzerkonten die Benutzer für die Dokumentenverwaltung auswählen und die Berechtigungen für die Dokumentenverwaltung festlegen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Benutzer auf Seite 243. Sie können auch Domänen-Benutzer in M-Files importieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Benutzer importieren auf Seite Einrichten der Dokumentenverwaltung Wenden Sie sich an den Systemadministrator für M-Files in Ihrem Unternehmen, bevor Sie mit dem Einrichten der Dokumentenverwaltung beginnen, um sicherzustellen, dass M-Files Server und die Dokumentenverwaltung bereits im lokalen Netzwerk installiert wurden. Wählen Sie anschließend mit M-Files Clienteinstellungen die Dokumentenverwaltung aus, zu der Sie eine Verbindung herstellen und auf die Sie zugreifen möchten. In der Regel wird in jedem Unternehmen nur eine Dokumentenverwaltung verwendet. Das Einrichten mehrerer Dokumentenverwaltungen ist jedoch grundsätzlich möglich. Starten Sie M-Files Clienteinstellungen. 3 Software installieren und einrichten 22

23 M-Files 10 Verbindungen mit Dokumentenverwaltung Starten Sie die M-Files Clienteinstellungen, um auf Verbindungen mit Dokumentenverwaltungen zuzugreifen. Abbildung 12: Im Dialogfeld M-Files Clienteinstellungen werden die hinzugefügten Verbindungen mit der Dokumentenverwaltung angezeigt. Sie können mit M-Files Explorer nur auf eine Verbindung mit einer Dokumentenverwaltung zugreifen, wenn diese angezeigt wird und aktiv ist. Die Spalten in diesem Fenster enthalten Informationen über die Verbindungen mit der Dokumentenverwaltung. Die Registerkarte Verbindungen mit Dokumentenverwaltung wird standardmäßig im Fenster angezeigt. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Daten für die Verbindung mit der Dokumentenverwaltung einzugeben. 23 M-Files 10

24 3 Software installieren und einrichten Abbildung 13: Dialogfeld Verbindung mit Dokumentenverwaltung hinzufügen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beim Starten von Windows automatisch anmelden, damit Ihnen M-Files noch schneller zur Verfügung steht. Um eine Verbindung mit einer Dokumentenverwaltung herzustellen, müssen Sie zunächst einige Eigenschaften für die Verbindung definieren. Name Weisen Sie der Verbindung mit der Dokumentenverwaltung als Erstes einen Namen zu. Der Name ist frei wählbar, er sollte jedoch möglichst aussagekräftig sein. Der Name wird anschließend auf dem Laufwerk M:\ als das Verzeichnis angezeigt, in dem der Inhalt der Dokumentenverwaltung gespeichert wird. Server/Name Geben Sie den Namen des Netzwerks oder die IP-Adresse des Servers ein, in bzw. auf dem M-Files Server installiert wurde und das bzw. der die Dokumentenverwaltung enthält. Server/Portnummer Geben Sie in diesem Feld den Port ein, über den die Verbindung mit dem Server hergestellt werden soll. Geben die Portnummer des Servers ein, mit dem Sie eine Verbindung herstellen möchten. M-Files verwendet standardmäßig Port Software installieren und einrichten 24

25 M-Files 10 Server/Protokoll Geben Sie an, welches Protokoll für die Netzwerkverbindung verwendet werden soll. Folgende Protokolle können verwendet werden:tcp/ip, SPX und Local Procedure Call (LPC). TCP/IP wird normalerweise zum Herstellen einer Verbindung mit einer Dokumentenverwaltung verwendet, die sich auf einem anderen Computer befindet. Server/Verbindung prüfen Sie können überprüfen, ob eine Verbindung zum Server hergestellt werden kann. Authentifizierung Geben Sie an, wie die Authentifizierung von Benutzern für die Dokumentenverwaltung erfolgen soll. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Aktueller Windows-Benutzer, Bestimmter Windows-Benutzer und M-Files-Benutzer. Benutzer werden beispielsweise immer dann für M-Files Server authentifiziert, wenn sie sich bei der Dokumentenverwaltung anmelden. M-Files Server kann die Benutzernamen und Kennwörter aller Benutzer von M-Files überprüfen. Dies ist das Authentifizierungsverfahren von M-Files. Bei der Windows-Authentifizierung werden die Kennwörter vom Domänenserver überprüft. Benutzer können sich dabei mit den gleichen Anmeldeinformationen bei der Datenbank anmelden, die sie auch für den lokalen Computer oder die Domäne des Unternehmens verwenden. Wenn das Unternehmen eine Domäne verwendet, erfolgt die Authentifizierung am schnellsten über den Domänenbenutzernamen und das zugehörige Kennwort. Diese Vorgehensweise ist darüber hinaus sehr benutzerfreundlich, da keine neuen Kennwörter und keine neuen Benutzernamen erforderlich sind. Unterschiede zwischen den verschiedenen Authentifizierungsmethoden: Aktueller Windows-Benutzer Bestimmter Windows-Benutzer Nach der Anmeldung am lokalen Computer können die gleichen Anmeldeinformationen für M-Files Server verwendet werden. Diese Art der Authentifizierung wird als Aktueller Windows-Benutzer bezeichnet. Ein Bestimmter Windows-Benutzer wird stets aufgefordert, Benutzernamen, Domäne und Kennwort einzugeben. Dies bedeutet, dass u. U. andere Anmeldeinformationen für die Anmeldung am lokalen Computer erforderlich sind als für die Anmeldung bei M-Files Server. M-Files-Benutzer Die M-Files Authentifizierung ermöglicht lediglich eine Anmeldung bei M-Files.Verwenden Sie die M-Files Authentifizierung für die Dokumentenverwaltung, wenn Ihr Unternehmen nicht über eine Windows-Domäne verfügt oder wenn Benutzer keinen Zugriff darauf haben sollen. 25 M-Files 10

26 3 Software installieren und einrichten Dokumentenverwaltung Wenn mehrere Dokumentenverwaltungen auf dem Server gehostet werden, können Sie in diesem Feld die Dokumentenverwaltung angeben, zu der eine Verbindung hergestellt werden soll. Beim Starten von Windows automatisch anmelden Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird beim Starten von Windows automatisch eine Verbindung mit der Dokumentenverwaltung hergestellt. Diese Option ist sehr hilfreich, wenn Sie regelmäßig mit der Dokumentenverwaltung arbeiten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Benutzerkonten auf Seite 212. Sichtbar für alle Benutzer dieses Computers Windows kann von mehreren Benutzern verwendet werden, die alle über eigene Einstellungen verfügen. Der Zugriff auf Dokumentenverwaltungen von M-Files kann individuell geregelt werden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Dokumentenverwaltung für alle Benutzer angezeigt werden soll, die über ein Konto auf diesem Computer verfügen. Verbindung mit Dokumentenverwaltung prüfen Nachdem Sie die notwendigen Daten in die entsprechenden Felder eingetragen haben, können Sie die Verbindung zur Dokumentenverwaltung prüfen. Die Verbindung wurde erfolgreich hergestellt, wenn Sie eine Antwort vom Server erhalten. 3.6 Dokumentenverwaltung durchsuchen Folgende Schritte sollten in der Phase der Einrichtung von M-Files bereits abgeschlossen sein: M-Files Server wurde in Ihrem Unternehmen installiert. Die Dokumentenverwaltung, Benutzerkonten und Benutzer für M-Files werden vom Systemadministrator Ihres Unternehmens erstellt. Die Dokumentenverwaltung wurde mit M-Files Clienteinstellungen auf Ihrem Computer eingerichtet. Sie sollten nun Ihre Dokumentenverwaltung von M-Files starten können. 3 Software installieren und einrichten 26

27 M-Files 10 Abbildung 14: Klicken Sie auf das entsprechende Symbol auf dem Desktop, um M-Files zu starten, oder rufen Sie M-Files über das Startmenü von Windows oder über das virtuelle Laufwerk M:\ auf. Abbildung 15: Melden Sie sich an, um M-Files zu verwenden. 3.7 M-Files-Update installieren Wenn auf Ihrem Computer eine ältere M-Files-Version installiert ist, deinstallieren Sie diese nicht, bevor Sie die neue Version installieren. Das Setup-Programm von M-Files erkennt die ältere M-Files-Version automatisch und empfiehlt deren Aktualisierung. Das Setup installiert die neue Version und überträgt die M-Files-Einstellungen und andere lokale Daten von der älteren Version auf die neue Version. Zum Schluss deinstalliert das Setup die ältere Version. 27 M-Files 10

28 3 Software installieren und einrichten Führen Sie folgende Schritte aus, um M-Files mit einer höheren Version zu aktualisieren: 1. Starten Sie das M-Files-Setup für die neue Programmversion. 2. Akzeptieren Sie die Option Einfache Aktualisierung, die vom Setup empfohlen wird. Bei der Option Einfache Aktualisierung wählt das Setup für die Installation automatisch dieselben Komponenten aus, die auch bei der älteren M-Files-Version installiert wurden. Das Setup installiert die neue Version und überträgt die M-Files-Einstellungen und andere lokale Daten von der älteren Version auf die neue Version. Zum Schluss deinstalliert das Setup die ältere Version. Beachten Sie die folgenden Bedingungen: M-Files Client ist sowohl mit der vorherigen Version von M-Files Server als auch mit der aktuellen kompatibel. M-Files Client kann nicht zusammen mit einer Installation von M-Files Server verwendet werden, die zwei Versionen älter ist. Die Version von M-Files Server darf nicht neuer sein als die von M-Files Client. Hinweis: M-Files Clientversion 9 ist mit der M-Files Serverversion 10 kompatibel. Die Version auf dem Replikationsserver muss dieselbe sein wie auf dem Hauptserver. 3.7 Empfohlene Installationsreihenfolge der Updates Die Aktualisierung des M-Files-Systems auf eine höhere Version sollte in folgender Reihenfolge ausgeführt werden: 1. Aktualisieren Sie alle Arbeitsplätze, d. h. M-Files Client-Installationen. 2. Aktualisieren Sie den Server und mögliche Replikationsserver. Diese Installationsreihenfolge sollte eingehalten werden, da die höheren M-Files Client-Versionen mit den älteren M-Files Server-Versionen kompatibel sind. M-Files kann nach der Aktualisierung von M-Files Client mit einer höheren Version wie bisher weiterverwendet werden, auch wenn M-Files Server eine ältere Version aufweist. Nach der Aktualisierung von M-Files Server mit einer höheren Version können die Dokumentenverwaltungen nicht mehr mit älteren M-Files Client-Versionen verwendet werden. Daher wird empfohlen, zunächst alle M-Files Client-Installationen zu aktualisieren und danach M-Files Server. Viele der neuen Eigenschaften der höheren M-Files-Version sind erst verfügbar, wenn sowohl die M-Files Client-Installationen als auch M-Files Server auf die höhere Version aktualisiert wurden. Beispiel: Ein Unternehmen aktualisiert M-Files 9.0 auf M-Files Die Administratoren sorgen dafür, dass M-Files Client innerhalb einer Woche auf allen Computern aktualisiert ist. Während dieser Woche werden einige Benutzer die neue Version eher verwenden als andere, so dass alte und neue Versionen während dieses Übergangszeitraums gleichzeitig verwendet werden. Wenn die gesamte M-Files Client-Software aktualisiert 3 Software installieren und einrichten 28

29 M-Files 10 wurde, installiert der Administrator anschließend das Update auf M-Files Server. Anschließend sind alle neuen Eigenschaften der höheren Version verfügbar. 3.7 Auf Probleme vorbereiten Vor der Installation des Updates auf M-Files Server sollte der Administrator sicherstellen, dass aktuelle Sicherungen der Dokumentenverwaltungen vorhanden sind. Die Sicherungen können nützlich sein, falls während des Serverupdates ein unerwartetes Problem auftritt. Wenden Sie sich bei Problemen sofort an den technischen Support von M-Files. Versuchen Sie nicht, das Problem zu beheben. Probleme lassen sich häufig schneller lösen, wenn keine weiteren Handlungen ausgeführt wurden. Serviceversionen Serviceversionen sind kleinere Updates der M-Files-Software, welche dieselbe Hauptversionsnummer besitzen (z. B. 6.0), gefolgt von der Versions-ID der Serviceversion. Die Versionen und sind beispielsweise Serviceversionen für M-Files 6.0. Die Serviceversionen enthalten normalerweise keine neuen Eigenschaften. Serviceversionen werden veröffentlicht, wenn reparaturbedürftige Fehler in der Software entdeckt wurden, oder wenn für die Kompatibilität mit höheren Versionen anderer Software Änderungen an M-Files erforderlich sind. Serviceversionen wie und sind vollständig kompatibel. Die Installationsreihenfolge, d. h. ob die Serviceversion zuerst auf den Arbeitsplätzen und dann auf dem Server installiert wird oder umgekehrt, spielt dabei keine Rolle. Für die Installation der eigentlichen M-Files-Updates, z. B. von Version 9.0 auf Version 10.0, wird jedoch die oben beschriebene Installationsreihenfolge empfohlen: zuerst die Arbeitsplätze aktualisieren und dann den Server. 3.7 Automatische Updates M-Files verfügt über eine Programmkomponente, welche die Software automatisch aktualisiert. Weitere Informationen zu automatischen Updates finden Sie im Abschnitt Automatische Updates auf Seite Automatische Berechtigungen Wenn Sie die erweiterten metadatenbasierten automatischen Berechtigungen verwenden möchten, müssen diese Einstellungen bei der Aktualisierung einer Dokumentenverwaltung auf Version 8.0 oder höher manuell für diese Dokumentenverwaltung aktiviert werden. Sie finden diese Funktion in den erweiterten Einstellungen der Eigenschaften der Dokumentenverwaltung. Wenn Sie Werten in früheren Versionen von M-Files automatische Berechtigungen zugewiesen haben, wird dringend empfohlen, zu prüfen, ob die Berechtigungen nach ihrer Aktivierung noch wie gewünscht funktionieren. 29 M-Files 10

30 4 M-Files verwenden 4 M-Files verwenden Dieses Kapitel enthält eine kurze Beschreibung der Verwendung von M-Files in einer Windows-Umgebung. Im Verlauf des Kapitels können Sie die einzelnen Funktionen auf Ihrem Computer ausprobieren. Weitere Informationen zu in diesem Kapitel beschriebenen Funktionen finden Sie im Abschnitt Einführung in die Grundfunktionen auf Seite 52. M-Files kann auch mit einem Webbrowser verwendet werden. Am Ende dieses Kapitels wird dazu eine kurze Einführung in M-Files Webzugriff gegeben. Die Verwendung von M-Files mit einem Webbrowser erfolgt weitestgehend analog zur Verwendung von M-Files im Windows Explorer. Alltägliche Aufgaben können in M-Files auf unterschiedliche Weise durchgeführt werden. In diesem Kapitel wird erläutert, wie Sie M-Files mithilfe der Menüfunktionen von M-Files verwenden können. Einige dieser Funktionen stehen auch über ein Kontextmenü zur Verfügung, das an bestimmten Stellen durch Klicken mit der rechten Maustaste aufgerufen werden kann. Abbildung 16: Diese Abbildung zeigt ein typisches Szenario für die Verwendung von M-Files in einem Unternehmen. M-Files Server ist mit den einzelnen Arbeitsstationen des Unternehmens verbunden. Beispielsweise können Benutzer unterwegs von mobilen Computern aus eine Verbindung zu M-Files herstellen, etwa wenn sie sich auf Geschäftsreise befinden. Diese Benutzer haben dann Zugriff auf dieselben Dokumente wie im Büro. 4 M-Files Client verwenden Alle Komponenten der M-Files Software können wie gewöhnlich über das Startmenü von Windows geöffnet werden. Die Komponente, die Sie am häufigsten täglich verwenden, 4 M-Files verwenden 30

31 M-Files 10 M-Files durchsuchen, können Sie auch über die Taskleiste Benachrichtigungsbereich starten. Die nachfolgende Beschreibung der Verzeichnisebenen stellt eine übersichtliche Einführung in die M-Files Software auf Ihrem Computer dar. Das M-Files-Laufwerk, dem während der Installation der Laufwerkbuchstabe M: zugewiesen wurde, wird wie alle anderen Laufwerke unter Computer angezeigt (siehe nachfolgende Abbildung): Abbildung 17: M-Files-Laufwerk und Dokumentenverwaltungen in Windows Explorer. In der Abbildung oben ist das Standardsymbol für die Verbindung mit der Dokumentenverwaltung zu sehen. Wählen Sie im Kontextmenü für die Dokumentenverwaltung Anmelden als aus, um sich bei der Clientsoftware als ein anderer Benutzer als der Standardbenutzer der Dokumentenverwaltung anzumelden. 31 M-Files 10

32 4 M-Files verwenden Abbildung 18: M-Files Anmeldedialogfeld. Beim Öffnen der Dokumentenverwaltung fordert das System Sie auf, Ihre Anmeldedaten einzugeben, außer, wenn Sie sich während einer Windows-Sitzung bereits angemeldet haben. 4 M-Files-Benutzeroberfläche Abbildung 19: Die Home-Ansicht von M-Files. Die Benutzeroberfläche M-Files durchsuchen setzt sich aus vier Hauptkomponenten zusammen: Aufgabenbereich, Listenansicht, rechter Bereich und Suchleiste. Der Aufgabenbereich befindet sich auf der linken Seite des Fensters. Standardmäßig enthält dieser Bereich Optionen für die Erstellung neuer Objekte (Neu) sowie den Abschnitt Wechseln zu für ein schnelles Navigieren zu nützlichen Ansichten, wie z. B. Favoriten und Kürzlich vom aktuellen Benutzer verwendet. 4 M-Files verwenden 32

33 M-Files 10 Die Listenansicht in der Mitte kann Anzeigen und Objekte enthalten. Die Funktionen dieses Bereich ähneln weitgehend denen des Dateiexplorers von Windows. Mit M-Files durchsuchen können die Benutzer jedoch auch Objekte vergrößern bzw. einklappen, um beispielsweise den Inhalt eines Mehrdateiendokuments von M-Files anzuzeigen bzw. zu verbergen. Hinweis: Einige der Elementennamen in der Listenansicht werden möglicherweise grau angezeigt. Das bedeutet, dass der gesamte Elementpfad für Windows zu lang ist (mehr als 259 Zeichen) und dass Teile davon umbenannt werden sollten, damit der Inhalt ordnungsgemäß verwendet werden kann. Wenn in der Home-Ansicht kein Objekt ausgewählt wurde, wird auf der rechten Seite des Fensters ein Schnellzugriff für die Erstellung neuer Objekte gemeinsam mit dem Abschnitt Lernressourcen angezeigt. Ist ein Objekt ausgewählt, so werden auf der rechten Fensterseite standardmäßig die Metadaten und Vorschaubereiche angezeigt. Es kann jedoch auch ein personalisierter Inhalt angezeigt und individuell modifiziert werden. Die Suchfunktionen befinden sich am oberen Rand der Client-Benutzeroberfläche. Weitere Information über die Funktionen der Suchleiste finden Sie unter Suchfunktionen auf Seite 121. In der rechten oberen Ecke der Benutzeroberfläche wird der Name des in der Dokumentenverwaltung angemeldeten Benutzers angezeigt. Durch Klicken auf diesen Bereich öffnet sich ein Menü für das Abmelden von der Dokumentenverwaltung, um M-Files im Offline-Modus zu verwenden sowie für das Öffnen der Einstellungen für Benachrichtigungen, Sprachen und Ersatzbenutzer. 33 M-Files 10

34 4 M-Files verwenden Abbildung 20: Dies ist eine Gesamtansicht der Benutzeroberfläche von M-Files, in der sich die Metadaten am unteren Rand befinden und die Vorschau auf der rechten Seite der Ansicht angeordnet ist. Die Client-Benutzeroberfläche von M-Files kann an die unterschiedlichen Anforderungen der Benutzer angepasst werden. So können Benutzer beispielsweise die Position des Metadatenformulars in der Benutzeroberfläche ändern. 4.1 M-Files-Terminologie Die folgende Tabelle enthält eine Einführung in die M-Files-Terminologie. M-Files-Software Die M-Files-Software zur Dokumentenverwaltung besteht aus folgenden Komponenten: M-Files Explorer, M-Files Serveradministrator, M-Files Clienteinstellungen, Statusanzeige und M-Files Server. M-Files kann auch mit einem Webbrowser oder einem mobilen Gerät verwendet werden. Dateien und Dokumente Eine Datei kann eine Notiz sein, die mit Microsoft Word erstellt und auf Laufwerk C:\ gespeichert wird. Die Datei wird erst dann zu einem Dokument, wenn Sie ihr Metadaten zugewiesen haben. Wenn Sie M-Files eingerichtet haben und vorhandene Dateien in M-Files übertragen, werden daraus durch Hinzufügen von Metadaten Dokumente. 4 M-Files verwenden 34

35 M-Files 10 Darüber hinaus können in M-Files auch Informationen über Kunden und Projekte gespeichert werden. Mehrdateiendokumente Temporäre lokale Datei Ein Mehrdateiendokument ist ein spezieller Dokumententyp von M-Files, der mehr als eine Datei enthält. Alle Dateien eines Mehrdateiendokuments haben einen gemeinsamen Metadatensatz. Gängige Anwendungsweisen von Mehrdateiendokumenten sind beispielsweise die Verknüpfung eines elektronischen Dokuments mit seinem unterzeichneten und gescannten Gegenstück, einer mit deren Anhängen oder Fälle, in denen Dateien miteinander verknüpft und als eine Einheit behandelt werden müssen. Programme wie Microsoft Word erstellen während der Arbeit an einem Dokument temporäre Dateien. Dabei handelt es sich um so genannte temporäre lokale Dateien. Diese können von einigen Programmen nicht entfernt werden und bleiben als temporäre lokale Dateien in M-Files erhalten. Da ihnen keine Metadaten zugeordnet sind, werden sie nicht auf dem Server gespeichert. Temporäre lokale Dateien können jedoch in Dokumente konvertiert (siehe In Dokument konvertieren auf Seite 88) oder entfernt werden (siehe Lokalen Cache bereinigen auf Seite 120). Metadaten Dokument-/Objektberechtigungen Dokumentenverwaltung Metadaten enthalten Informationen über die Eigenschaften eines Dokuments, z. B. über die Parteien eines Vertrags oder den Empfänger eines Briefes. Metadaten werden u. a. zum Suchen nach oder Organisieren von Dokumenten verwendet. Jedem Dokument können Berechtigungen zur Festlegung der Zugriffsrechte für einzelne Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern zugewiesen werden. Alle Berechtigungen können einzeln gewährt oder verweigert werden. Ein Benutzer kann auf zweierlei Weise über gewährte oder verweigerte Berechtigungen verfügen: Entweder wird die Berechtigung direkt einem einzelnen Benutzer gewährt bzw. verweigert, oder die Berechtigung wird einer Gruppen von Benutzern gewährt bzw. verweigert, in der der einzelne Benutzer Mitglied ist. Ohne Berechtigungen kann ein Benutzer Dokumente weder anzeigen noch auf eine andere Art und Weise verwenden. Erst wenn bestimmte Berechtigungen gewährt wurden, können die entsprechenden Aktionen durchgeführt werden. Die Dokumentenverwaltung ist ein zentraler Speicherort für Dokumente und andere Objekte. Sie befindet sich auf dem Server, auf dem M-Files Server 35 M-Files 10

36 4 M-Files verwenden ausgeführt wird. Unabhängig von der tatsächlichen physischen Position wird die Dokumentenverwaltung auf den Computern der einzelnen Benutzer als Verzeichnis im M-Files-Laufwerk angezeigt. Sie kann somit wie eine lokale Festplatte verwendet werden. Ansicht Virtueller Ordner Standardordner Client Objekttyp Objekt Dokumentensammlung Ansichten entsprechen der Position von Dokumenten und anderen Objekten basierend auf den darin enthaltenen Metadaten. Die Objekte und Dokumente in den Ansichten enthalten virtuelle Ordner (Eigenschaftenordner). Mit virtuellen Ordnern lassen sich Dokumente in der Ansicht in Kategorien einordnen. M-Files ermöglicht das Erstellen von Standardordnern. Diese verfügen nicht über die zusätzlichen Eigenschaften von Ansichten. Standardordner wie C:\ können zum Importieren von Dateien in M-Files verwendet werden. Als Clients werden die Computer der Standardbenutzer von M-Files einschließlich der darauf installierten Software bezeichnet. Standardbenutzer erstellen beispielsweise Dokumente und arbeiten mit der Dokumentenverwaltung. Sie können Objekttypen definieren, um unterschiedliche Objekte zu erstellen. Dokumente sind ein Beispiel für einen Objekttyp, der in jeder Dokumentenverwaltung enthalten ist. Darüber hinaus kann der M-Files-Administrator weitere Objekttypen wie Kunden, Kontakte und Projekte erstellen. Auf diese Weise können Sie mit M-Files u. a. Kundeninformationen und Projektdatenbanken Ihres Unternehmens verwalten. Objekte sind Instanzen verschiedener Objekttypen, d. h. einzelne Objekte, die mit unterschiedlichen Objekttypen erstellt wurden. Beispielsweise ist eine Kontaktperson in der Dokumentenverwaltung ein Objekt. Die meisten Funktionen, die für Dokumente verwendet werden können, können auch für andere Objekte verwendet werden. Obwohl die meisten Aktionen in diesem Handbuch anhand von Dokumenten veranschaulicht werden, können diese gleichermaßen mit Dokumentengruppen und anderen Objekten durchgeführt werden. Sie können sich ein einzelnes Dokument also wie ein Objekt vorstellen. Dokumentensammlungen enthalten mehrere einzelne Dokumente in der Dokumentenverwaltung. Jedes 4 M-Files verwenden 36

37 M-Files 10 Dokument in der Sammlung verfügt über eigene Metadaten. Daneben verfügt die Dokumentensammlung unabhängig von den enthaltenen Dokumenten noch über eine Reihe gemeinsamer Metadaten (siehe Mehrdateiendokument ). Alle Dokumente können weiterhin sowohl einzeln als auch über die Dokumentensammlung aufgerufen werden. Beziehungen Vorlage Workflow Server Sie können auch Beziehungen zwischen einzelnen Objekten definieren. Mithilfe von Beziehungen können Sie beispielsweise angeben, dass zwei Dokumente zusammengehören. So behalten Sie leicht den Überblick über alle Dokumente, die zu einem Thema gehören. Vorhandene Objekte können als Vorlage für neue Objekte verwendet werden. Wenn Sie eine Vorlage aus der Liste auswählen, werden die Daten aus der Objektvorlage in das Metadatenformular übernommen. Sie können Metadaten bearbeiten und hinzufügen. Setzen Sie die Eigenschaft Vorlage auf Ja, wenn Sie ein Objekt als Vorlage verwenden möchten. Mit M-Files Workflow können Sie die Lebenszyklen von Objekten an reale Prozesse anpassen. Dabei wird der Workflow nach den Status gruppiert, die den Arbeitsschritten für ein Dokument oder ein anderes Objekt entsprechen. Workflows können vom Administrator für M-Files schnell und einfach an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Weitere Informationen zu Workflows finden Sie im Abschnitt Workflows auf Seite 290. M-Files Server wird auf dem Server ausgeführt. Clients stellen eine Verbindung zum Server her und rufen Daten von dort ab, um den Inhalt von Dokumenten auf den Clients anzuzeigen. Der Server ist der physische Speicherort der Dokumentenverwaltung. 4.2 Dokumente erstellen Nachdem Sie M-Files installiert haben, können Sie wie gewohnt Dokumente mit verschiedenen Programmen erstellen. Sie können Dokumente auch mit der Menüfunktion Neues Dokument in M-Files erstellen. Der Assistent für die Erstellung eines neuen Dokuments hilft Ihnen bei der Auswahl der richtigen Vorlage und Klasse für das neue Dokument. 37 M-Files 10

38 4 M-Files verwenden Durch Eingabe eines Suchbegriffs kann nach Vorlagen gesucht werden. Als Suchergebnis werden alle Vorlagen und Dateiformate markiert angezeigt, die zum Suchkriterium passen. Abbildung 21: Assistent für die Erstellung eines neuen Dokuments Durch Auswahl von Alle werden alle Vorlagen und Dateiformate angezeigt, die für die betreffende Dokumentenverwaltung festgelegt wurden. Die Option Zuletzt verwendet zeigt alle Vorlagen an, auf die Sie in letzter Zeit zugegriffen haben. Die zuletzt verwendeten Vorlagen werden auch standardmäßig angezeigt, wenn Sie den Assistenten für die Vorlagenauswahl öffnen. Die Option Leer zeigt alle Dateiformate an, die für ein neues Dokument ausgewählt werden können. Diesen vordefinierten Optionen folgt eine Liste der Klassen, die auch für die Vorlagenauswahl verwendet werden können. Auf Auswahl einer Klasse hin werden die Vorlagen angezeigt, die für diese Klasse verfügbar sind. Nachdem Sie eine Vorlage oder ein leeres Dokument gewählt haben, öffnet sich ein Metadatenformular für das neue Dokument und Sie können mit der Bearbeitung der Eigenschaften beginnen. 4 M-Files verwenden 38

39 M-Files 10 Abbildung 22: Das Metadatenformular eines neuen Dokuments Durch Auswahl von Erstellen wird das Dokument gespeichert und das Objekt der Dokumentenverwaltung hinzugefügt. Durch Auswahl von Öffnen und Bearbeiten wird das Dokument zur Bearbeitung an Sie ausgecheckt, bis Sie es manuell wieder einchecken. Wenn Sie Sofort einchecken ausgewählt haben, ist das Dokument unmittelbar für andere verfügbar. Durch Auswahl von Abbrechen werden alle Änderungen verworfen und das Dialogfeld geschlossen. Wenn Sie ein neues Dokument in einer anderen Anwendung erstellen, müssen Sie das Metadatenformular nur dann ausfüllen, wenn Sie das Dokument in der Dokumentenverwaltung auf dem M-Files-Laufwerk speichern. Tipp: Geben Sie im Metadatenformular im Feld Berechtigungen die erforderlichen Berechtigungen für das Dokument an. Auf diese Weise können Sie festlegen, von wem das Dokument angezeigt, geöffnet oder bearbeitet werden kann. Die Tastenkombination zum Erstellen eines neuen Dokuments lautet Strg+N. 39 M-Files 10

40 4 M-Files verwenden 4.3 Speichern in M-Files In M-Files werden Dokumente nicht in einem einzelnen Ordner sondern auf dem M-Files Laufwerk gespeichert, das wie eine normale Festplatte auf dem Computer angezeigt wird. Als Speicherort für alle Dokumente wird nur die Dokumentenverwaltung angegeben. M-Files zeigt die Dokumente anhand der Metadaten, die Sie im Metadatenformular angegeben haben, in der richtigen Ansicht an. Sie können Dokumente über die verwendeten Anwendungen direkt in M-Files speichern. Der neue Speicherort ist die Dokumentenverwaltung. Abbildung 23: Die Dokumente werden in der Dokumentenverwaltung gespeichert. Tipp: Links im Dialogfeld zum Speichern finden Sie eine Verknüpfung zu M-Files. 4.4 Dokumente einchecken Auch wenn Sie ein Dokument gespeichert und geschlossen haben, bleibt es ausgecheckt, bis Sie das Dokument einchecken. Klicken Sie auf ein Dokument, um es zu auszuwählen, 4 M-Files verwenden 40

41 M-Files 10 und checken Sie das Dokument mit der Funktion Einchecken im Menü von M-Files ein. Dadurch ist es auch anderen Personen möglich, das Dokument zu bearbeiten. Tipp: Alle Dokumente in der Ansicht Ausgecheckt an aktuellen Benutzer können auf einmal eingecheckt werden. Die Tastenkombination zum Einchecken von Dokumenten lautet Strg+I. 4.5 Dokumente löschen Zum Löschen eines Dokuments klicken Sie mit der rechte Maustaste auf das Dokument und wählen im Kontextmenü Löschen aus. Das Dokument geht dadurch jedoch nicht dauerhaft verloren, es hat den Status gelöscht und kann durch eine detaillierte Suche wiedergefunden werden (siehe Gelöscht in Status auf Seite 127). Sie benötigen dafür Berechtigungen für gelöschte Dokumente. Wenn Sie über die Systemadministratorberechtigungen Vollzugriff auf die Dokumentenverwaltung und Alle (einschließlich gelöschter) Objekte anzeigen und lesen verfügen, können Sie alle gelöschten Dokumente in einer Ansicht anzeigen. Siehe Neue Ansicht auf Seite 76. Weitere Informationen finden Sie auch im Abschnitt Wiederherstellen auf Seite 107. Tipp: Um ein Dokument wirklich dauerhaft zu entfernen, müssen Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und Dauerhaft löschen auswählen. Alternativ können Sie beim Löschen eines Dokuments das Kontrollkästchen Dauerhaft löschen markieren. 4.6 Andere Objekte erstellen Neben Dokumenten können Sie auch andere Objekte wie Kunden und Projekte erstellen. Die Angabe von Objektinformationen erfolgt analog zum Dokumentenformular. Auch das Löschen und Bearbeiten von Objekten sowie das Verwenden weiterer Objektfunktionen erfolgt ähnlich wie bei Dokumenten. So können Sie mit M-Files beispielsweise Ihre Kundendatenbanken verwalten, indem Sie Kundenobjekte in der Dokumentenverwaltung hinzufügen und bearbeiten. Wenn Sie mit der Erstellung eines anderen Objekts, das kein neues Dokument ist, beginnen, wird das Metadatenformular für die Eingabe der Metadaten ausgeklappt. 41 M-Files 10

42 4 M-Files verwenden Abbildung 24: Das Metadatenformular eines neuen Kunden Nachdem Sie die Werte für die Pflichtfelder (mit einem Sternchen versehen) eingegeben haben, kann das Objekt durch die Auswahl von Erstellen gespeichert werden. Die Auswahl von Abbrechen löscht das neu erstellte Objekt wieder. Die Option Sofort einchecken ist standardmäßig bereits ausgewählt, um sicher zu stellen, dass das neue Objekt unmittelbar nach der Auswahl von Erstellen in das Repository gespeichert wird. Sie können das Objekt an sich selbst ausgecheckt lassen, wenn Sie vor der Speicherung der Informationen in der Dokumentenverwaltung noch weitere Metadaten hinzufügen möchten. Objekttypen werden mit M-Files Serveradministrator definiert. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Objekttypen auf Seite Ansichten verwenden Bei der täglichen Verwendung von M-Files benötigen Sie vorwiegend die Komponente M-Files Explorer. M-Files Explorer wird hauptsächlich verwendet, um Ansichten zu durchsuchen, in denen Dokumente und andere Objekte nach gewünschten Kriterien 4 M-Files verwenden 42

43 M-Files 10 (z. B. nach Projekt oder nach Kunde) auf Basis der in den Objekten enthaltenen Metadaten in Gruppen angeordnet sind. So können z. B. alle Dokumente, für die in den Metadaten das Projekt angegebene wurde, nach Projekten angeordnet werden. Dokumente und andere Objekte, die zum selben Projekt gehören, werden dann im virtuellen Verzeichnis des Projekts angezeigt. Weitere Informationen zum Konfigurieren von Ansichten und zum Gruppieren von Ebenen finden Sie unter Neue Ansicht auf Seite Dokumente und andere Objekte suchen Sie können Dokumente und andere Objekte ganz einfach mithilfe der Suchfunktionen von M-Files finden, ohne durch verschiedene Ansichten navigieren zu müssen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie sich nur an ein Detail eines Dokuments oder eines Objekts erinnern, z. B. das Erstellungsdatum oder den Benutzer, der das Dokument oder das Objekt erstellt hat. 4.8 Schnellsuche Mit der Schnellsuche im oberen Bereich des Arbeitsbereichs von M-Files können Sie nach bestimmten Wörtern suchen, die mit einem Objekt verknüpft sind. 4.8 Erweiterte Suche Mit der erweiterten Suche können Sie weitere Suchkriterien hinsichtlich Objektstatus und Eigenschaften festlegen. Wenn Sie beispielsweise die Dokumente anzeigen möchten, die von einem bestimmten Benutzer im letzten Monat ausgecheckt wurden, führen Sie am besten eine erweiterte Suche durch anstatt eine neue Ansicht zu erstellen. Tipp: Je mehr Suchkriterien Sie in der erweiterten Suche verwenden, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie das gewünschte Dokument oder Objekt finden. 4.8 Relevantestes Ergebnis zuerst anzeigen Die folgenden Informationen sind äußerst wichtig für die Bereitstellung von Suchergebnissen: Wann wurde dieses Dokument oder ein anderes Objekt erstellt? Wann und wie oft wurde das Dokument oder ein anderes Objekt bearbeitet? Wann und wie oft wurde es verarbeitet? Mithilfe dieser Informationen erhält der Benutzer relevante Daten zu den neuesten und am häufigsten verwendeten Dokumenten des Unternehmens oder zu einem anderen Objekt. Wenn seit der Erstellung des Dokuments mehrere Jahre vergangen sind und das Dokument seit langer Zeit nicht mehr aktualisiert wurde, wird es als nicht besonders relevant für den Benutzer betrachtet und nicht in die ersten Suchergebnisse aufgenommen. 43 M-Files 10

44 4 M-Files verwenden Die Reihenfolge der Suchergebnisse wird, abgesehen von den oben genannten Informationen zur Verwendung des Dokuments, zusätzlich vom Vorkommen der Suchzeichenfolge in Metadaten und/oder in Dateien beeinflusst. Die Position eines Elements in den Suchergebnissen wird durch das Vorkommen der Suchzeichenfolge an folgenden Stellen beeinflusst: 1. Der Name oder Titel des Dokuments oder Objekts 2. In anderen Metadaten als dem Namen oder Titel des Dokuments oder Objekts 3. In Dateien Der Name ist besonders wichtig, da der Name eines Dokuments oder Objekts häufig wesentliche Informationen über den Inhalt enthält. Außerdem ignoriert M-Files bestimmte Metadaten, die die Relevanz der Suchergebnisse eher verringern. Die Volltextsuche in Dateien wird beispielsweise in der Weise durch die Länge der Datei beeinflusst, dass ein kürzeres Dokument als wichtiger erachtet wird als ein langes Dokument, wenn die Anzahl der Übereinstimmungen mit der Suchzeichenfolge bei beiden gleich ist. Die Reihenfolge der Sucherergebnisse ist jedoch stets eher von den Metadaten als vom Dateiinhalt abhängig. Hinweis: Die Suchergebnisse werden natürlich von den Suchkriterien beeinflusst, die die Suche in Metadaten, die Volltextsuche oder beides umfassen können. Die Definitionen der Suchergebnisse können in den Registrierungseinstellungen geändert werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Suchfunktionen auf Seite Vorhandene Dateien in M-Files übertragen Das Übertragen von Dateien in M-Files ist ganz einfach. Dateien können per Drag & Drop oder durch Kopieren von Dateien oder Ordnern in die Dokumentenverwaltung von M-Files übertragen werden. Wenn Sie nur eine Datei übertragen, werden Sie von M-Files aufgefordert, ein Metadatenformular für die Datei auszufüllen. Dadurch wird aus der Datei ein Dokument. Wie bereits angemerkt, ist einer der zentralen Aspekte in M-Files die Unterscheidung zwischen Dateien und Dokumenten. M-Files-Dokumente bestehen aus zwei Bestandteilen: keine oder mehrere Dateien und Metadaten. Wenn Sie beispielsweise einen Ordner mit Unterordnern oder mehrere einzelne Dateien gleichzeitig übertragen, kann die bestehende Ordnerstruktur von M-Files beibehalten werden. In diesem Fall werden die Inhalte in Standardordner übertragen, die in der Dokumentenverwaltung von M-Files erstellt werden. Sie können die Angaben zu den Dokumenteneigenschaften im Rahmen der Übertragung oder zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Dateien und Ordner importieren auf Seite M-Files verwenden 44

45 M-Files 10 Sie können vorhandene Dateien auch von ihrem ursprünglichen Speicherort aus öffnen. Dies hat den Vorteil, dass Sie die zusätzlichen Funktionen von M-Files (z. B. Versionsverwaltung) nutzen können, während die Dateien weiterhin außerhalb von M-Files verwendet werden können. Metadaten können diesen Dokumenten bei Bedarf später hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Verbindungen mit externen Quellen: Dateiquellen auf Seite 316. Darüber hinaus ermöglicht M-Files das Verwenden und Importieren verschiedener Datenbanken. So können die Daten in der Kundendatenbank beispielsweise der Metadatenstruktur von M-Files hinzugefügt werden. Das Kopieren von Informationen von einer Position an eine andere entfällt auf diese Weise. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Objekttypen auf Seite 252 und Wertelisten auf Seite 260. Wenn Sie Dokumenten, die in M-Files importiert worden sind, Metadaten hinzufügen, werden diese Dokumente sowohl in Standardordnern als auch in den dynamischen Ansichten von M-Files angezeigt. Abbildung 25: Dateien und Dokumente. Tipp: Wenn Sie mehrere Einzeldateien mit identischen Metadaten (z. B. identischer Kunde) übertragen möchten, können Sie die Metadaten, die Sie für die erste Datei angeben, als Standard für weitere Dateien oder Dokumente festlegen. Aktivieren Sie dazu im Dokumentenformular das Kontrollkästchen Diese Werte als Standard für das nächste Dokument verwenden. 45 M-Files 10

46 4 M-Files verwenden Abbildung 26: Fenster Neues Dokument für einen Mehrdateiendokument-Transfer. Tipp: Mit der Schaltfläche Überspringen können Sie die Übertragung einzelner Dateien überspringen. Dies ist hilfreich, wenn Sie eine Vielzahl von Dateien übertragen und bemerken, dass bestimmte Dateien nicht übertragen werden sollen Versionsverlauf Wenn Sie ein Dokument oder ein Objekt reservieren, indem Sie es auschecken, wird eine neue Version erstellt. Auch nachdem Sie die Änderungen gespeichert und das Objekt geschlossen und eingecheckt haben, können Sie weiterhin zur früheren unveränderten Version zurückkehren, indem Sie auf den Versionsverlauf des Objekts zugreifen. Hierfür markieren Sie das Objekt und wählen im M-Files Menü Verlauf. Der Versionsverlauf wird für alle Objekte gespeichert. Tipp: Mit der Funktion Zurücksetzen können Sie die frühere Version eines Dokuments als aktuellste Version wiederherstellen. Versionen können ganz einfach mit der Funktion Dieser Version eine Bezeichnung hinzufügen gekennzeichnet werden. 4 M-Files verwenden 46

47 M-Files Webzugriff M-Files kann auch mit einem Webbrowser verwendet werden. Eine Installation von M-Files Clientkomponenten auf dem Computer ist nicht erforderlich, wenn Sie lediglich M-Files Webzugriff verwenden möchten. Sie können mit jedem Computer, der über einen Internetzugang verfügt, auf M-Files zugreifen. Wenden Sie sich an den Systemadministrator Ihres Unternehmens, um die Adresse für den M-Files Webzugriff zu erfahren. Melden Sie sich zunächst bei der Weboberfläche von M-Files an. Falls Sie Zugriff auf mehrere Dokumentenverwaltungen haben, wird ein Fenster zur Auswahl der Dokumentenverwaltung angezeigt. Falls Sie nur auf eine Dokumentenverwaltung Zugriff haben, werden Sie automatisch verbunden. M-Files Webzugriff ermöglicht Ihnen die Verwendung aller Grundfunktionen von M-Files. Zudem können Sie esigning für Workflow-Statuswechsel einsetzen (sieheelektronische Signaturen auf Seite 295). Abbildung 27: Anmeldeseite für M-Files Webzugriff. 47 M-Files 10

48 4 M-Files verwenden Abbildung 28: M-Files Webzugriff Weitere Informationen über Webzugriff-Einstellungen und das Veröffentlichen von Dokumenten online mithilfe von M-Files finden Sie im Abschnitt M-Files Webzugriff konfigurieren auf Seite Mobiler Zugriff 4.12 Funktionen auf mobilen Geräten Der Zugriff auf in M-Files gespeicherte Dokumente und andere Objekte kann über mobile Geräte erfolgen. Sie können die Dokumentenverwaltung auswählen, auf die Sie zugreifen möchten und können folgende Funktionen verwenden: Suche von Objekten, Lesen von Dokumenteninhalten und Bearbeitung von Metadaten. Zudem können Sie esigning für Workflow-Statuswechsel einsetzen (sieheelektronische Signaturen auf Seite 295). 4 M-Files verwenden 48

49 M-Files 10 Abbildung 29: Anmeldebildschirm für mobile Geräte und dokumentenverwaltungsspezifische Funktionen für Apple ios. Hinweis: Die Sprache der Benutzeroberfläche des mobilen Geräts ist von den Geräteeinstellungen abhängig M-Files Webzugriff zulassen Für den Zugriff über mobile Geräte auf Dokumente und Daten, die in M-Files gespeichert sind, muss der Webzugriff auf M-Files konfiguriert und zugelassen sein. Weitere Informationen zu den Einstellungen für den Webzugriff finden Sie im Abschnitt M-Files Webzugriff konfigurieren auf Seite 181. Anschließend können Sie auf gespeicherte Daten in M-Files mithilfe Ihres Mobiltelefons über die URL für M-Files Webzugriff zugreifen (beispielsweise indem Sie /m an die Adresse anhängen. Die vollständige Adresse lautet dann zum Beispiel 49 M-Files 10

50 4 M-Files verwenden 4.13 M-Files Cloud-Tresor M-Files Cloud Vaultis stellt eine gehostete Version von M-Files dar. Das Produkt wurde konzipiert, um Unternehmen bei der effektiven Organisation und Verwaltung Ihrer wichtigen Geschäftsdokumente zu unterstützen, ohne dass diese einen eigenen Server erwerben oder verwalten müssen Abonnement-Verwaltungsportal für Cloud-Tresor Das neue Abonnement-Verwaltungsportal für den Cloud-Tresor von M-Files ermöglicht den Endbenutzer-Administratoren die Online-Verwaltung von Abonnements. Das Abonnement-Verwaltungsportal für den Cloud-Tresor bietet folgende Funktionen: Hinzufügen neuer Lizenzen Hinzufügen neuer Benutzerkonten Änderung von Benutzerdaten und Lizenztypen Herunterladen von M-Files Installationsprogrammen Weitere Informationen zum Cloud-Tresor finden Sie unterhttp://www.m-files.com/content/documents/en/res/m-files_dms_cloud_vault_getting_started_guide.pdf und Office- und AutoCAD-Funktionen Dokumente, die in M-Files gespeichert werden, können wie alle anderen Dokumente auf Ihrem Computer mit externen Programmen bearbeitet werden. Auf die Funktionen von M-Files kann auch in Microsoft Office und AutoCAD zugegriffen werden. Die Verwendung von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD ist einfach: Dokumente können direkt in M-Files geöffnet und gespeichert werden. Das Menü von M-Files bietet schnellen und einfachen Zugriff auf die Funktionen von M-Files. Metadaten von Dokumenten können direkt in Microsoft Office und AutoCAD bearbeitet werden. In M-Files gespeicherte Metadaten von Dokumenten können teilweise im Dokumenteninhalt verwendet werden. -Nachrichten und Anhänge können in verschiedenen Dateiformaten direkt in M-Files gespeichert werden. Das Speichern von -Nachrichten kann automatisiert werden: Nachrichten werden anhand von Outlook-Regeln und M-Files-Funktionen automatisch mit ihren Metadaten gespeichert. -Nachrichten können automatisch mit Ansprechpartnern und Kunden verknüpft werden. 4 M-Files verwenden 50

51 M-Files 10 Weitere Informationen zur Verwendung dieser M-Files-Funktionen finden Sie im Abschnitt Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD auf Seite M-Files 10

52 5 Einführung in die Grundfunktionen 5 Einführung in die Grundfunktionen In diesem Kapitel werden alle Menüfunktionen von M-Files Explorer in der gegebenen Reihenfolge beschrieben. Darüber hinaus werden alle Funktionen von M-Files Clienteinstellungen und Statusanzeige erläutert. Auf die Funktionen von M-Files kann auch im Aufgabenbereich und im Kontextmenü zugegriffen werden. Sie können auswählen, welche Vorgehensweise Sie bevorzugen. Abschließend werden in diesem Kapitel Softwareupdates beschrieben. 5.1 M-Files durchsuchen (Menü Ansicht ) Die meisten Funktionen von M-Files sind in den M-Files-Menüs zu finden. So können Sie beispielsweise durch Drücken der Taste "Alt" auf Ihrer Tastatur die folgenden M-Files-bezogenen Menüs anzeigen: Über das Menü Neu können Sie neue Objekte in der Dokumentenverwaltung erstellen. Über das Menü Vorgänge können Sie auf Funktionen für Objekte zugreifen. Über das Menü Einstellungen können Sie die Einstellungen von M-Files bearbeiten. Alle anderen Menüs der Benutzeroberfläche werden auf die gleiche Weise wie in Windows verwendet. Abbildung 30: Gesamtansicht der M-Files-Benutzeroberfläche, wenn das Objekt ausgewählt ist und die Vorschau verwendet wird. 5 Einführung in die Grundfunktionen 52

53 M-Files 10 Im oberen Bereich der Benutzeroberfläche stehen Suchfunktionen zur Verfügung. Der mittlere Bereich enthält ein Listenfenster, in dem Sie nach Dokumenten und anderen Objekten suchen können. 5.1 Ansichten auf der Hauptebene gruppieren Die Ansichten auf der Hauptebene wurden in Eigene Ansichten, Allgemeine Ansichten und Sonstige Ansichten gruppiert. Standardordner befinden sich in einer separaten Gruppe. Dadurch können Benutzer besser zwischen den verschiedenen Ansichten unterscheiden und die Eigenen Ansichten aufrufen. Standardbenutzer verfügen häufig nicht über Berechtigungen zum Ändern der allgemeinen Ansichten. Durch die separate Gruppierung der allgemeinen Ansichten werden diese von den eigenen Ansichten des Benutzers klar getrennt. Am unteren Rand der Listenansicht können auch vordefinierte Ansichten angezeigt werden, wie z. B. Favoriten, Aktuellem Benutzer zugewiesen, oder Kürzlich vom aktuellen Benutzer verwendet 5.1 Verwandte Objekte befinden sich direkt unter dem Hauptobjekt Objekte, die mit einem bestimmten Objekt in Beziehung stehen, können einfach über die Ansicht oder über das Suchergebnis mithilfe der Pfeiltasten durchsucht werden. M-Files zeigt alle verwandten Objekte unter dem Hauptobjekt an. So können Sie in der Listenansicht problemlos projektbezogene Dokumente, Ansprechpartner usw. durchsuchen. 5.1 Informative Gruppierungstitel Verwandte Objekte werden automatisch nach Objekttyp oder nach der Eigenschaftendefinition gruppiert. So können Sie schnell und einfach nach dem gewünschten Dokument oder einem anderen Objekt suchen. Wenn Sie beispielsweise nach Ansprechpartnern suchen, die in Beziehung zu dem Projekt stehen, können Sie sie einfach unter dem Gruppierungstitel Ansprechpartner suchen. 5.1 Aufgabenbereich Zusätzlich zu den bereits erwähnten Verknüpfungen stehen auf der linken Seite der Benutzeroberfläche (Aufgabenbereich) weitere Verknüpfungen zur Verfügung: Unter Neu befinden sich Verknüpfungen zum Erstellen neuer Objekte nach Objekttyp. Unter Neu und Bearbeiten können Sie neue Verknüpfungen mit der Funktion Befehle hinzufügen. Die Funktion Befehle finden Sie im Kontextmenü, das durch Klicken mit der rechten Maustaste aufgerufen werden kann. Unter Wechseln zu können Sie neue Verknüpfungen hinzufügen. Um dem ausgewählten Objekt, Ordner oder der Ansicht eine Verknüpfung hinzuzufügen, klicken Sie mit der 53 M-Files 10

54 5 Einführung in die Grundfunktionen rechten Maustaste auf das Objekt, und wählen Sie im Kontextmenü Verknüpfung zu Aufgabenbereich hinzufügen aus. Sie können Verknüpfungen im Aufgabenbereich über die rechte Maustaste umbenennen, löschen und organisieren. Die Verknüpfung Kürzlich vom aktuellen Benutzer verwendet zeigt eine Übersicht der Dokumente und Objekte an, die kürzlich vom Benutzer geöffnet oder bearbeitet wurden. Sie können auch allgemeine Einstellungen für den Aufgabenbereich definieren, auch wenn Sie dazu mindestens Allgemeine Ansichten und Benachrichtigungsregeln verwalten müssen. Gleichzeitig können Sie die benutzerdefinierten Aufgabenbereichseinstellungen der Benutzer löschen, um die allgemeinen Einstellungen sofort zu aktivieren. Alternativ können die allgemeinen Einstellungen auch durch Wiederherstellen der allgemeinen Standardeinstellungen aktiviert werden. Der Benutzer kann auch die Standardeinstellungen der M-Files-Software wiederherstellen. Pfeilfunktionen: Sie können die Verknüpfungen unter jedem Titel durch Klicken auf die Pfeiltasten öffnen bzw. schließen. 5.1 Favoriten Zusätzlich zu Verknüpfungen zu den Eigenen Ansichten und zum Aufgabenbereich können Sie Dokumente und andere Objekte zu den Favoriten hinzufügen. Favoriten sind benutzerspezifisch. Sie können Objekte über die folgenden Funktionen (Menü Vorgänge/Kontextmenü) zu den Favoriten hinzufügen und wieder entfernen: Zu Favoriten hinzufügen Aus Favoriten entfernen Hinweis: Favoriten können nicht mit der Funktion Löschen entfernt werden. Über die Verknüpfung im Aufgabenbereich können Sie bequem auf Ihre Favoriten zugreifen. 5.1 Verknüpfungen zum Ändern des Workflow-Status Sie können den Workflow-Status direkt über die Verknüpfungen im Aufgabenbereich ändern. Eine Auswahl der verschiedenen Workflow-Status steht unter dem Titel In Status verschieben zur Verfügung. Sie können ein Objekt in den gewünschten Status verschieben, indem Sie einfach auf den Status klicken. Bei Bedarf können Sie zu diesem Zeitpunkt auch einen Kommentar zur Statusänderung hinzufügen. Hinweis: Der Titel In Status verschieben sowie die verschiedenen Workflow-Status werden nur dann im Aufgabenbereich angezeigt, wenn das Objekt mit einem Workflow verknüpft wurde, für dessen Statusänderungen der Benutzer über die erforderlichen Berechtigungen verfügt. Sie können den Status auch durch Klicken auf den Workflow oder auf die Statussteuerung im Metadatenformular ändern. 5 Einführung in die Grundfunktionen 54

55 M-Files Metadatenformular Das Metadatenformular befindet sich standardmäßig auf der rechten Seite der Benutzeroberfläche. Die Größe des Metadatenformulars kann gemäß den unterschiedlichen Benutzeranforderungen und Präferenzen angepasst werden. Abbildung 31: Metadatenformular auf der rechten Seite der Benutzeroberfläche. In der Multifunktionsleiste unter dem Objekttitel befinden sich vier Symbole: ein Flag, ein Stern, ein Zahnrad und eine Pfeilspitze. Mit dem Flag-Symbol wird das Objekt als vom Benutzer nachverfolgt oder nicht mehr nachverfolgt gekennzeichnet. Wenn das Objekt als nachverfolgt gekennzeichnet ist, wird der Benutzer über Änderungen am Objekt per benachrichtigt. Durch Anklicken des Stern-Symbols wird die Einbindung des Objekts in die Favoriten-Ansicht des Benutzers festgelegt. Das Zahnrad-Symbol öffnet eine Liste an Optionen, einschließlich der Optionen für die Änderung des Metadatenformular-Speicherorts sowie für das Öffnen des Metadatenformulars in einem separaten Fenster. Durch Anklicken der Pfeilspitze können die Benutzer die Kompaktansicht des Metadatenformulars ein- oder ausschalten. 55 M-Files 10

56 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 32: Die Optionsleiste des Metadatenformulars. Manchmal, beispielsweise, wenn mit Ansichten gearbeitet wird, die mehrere Spalten in den Listen anzeigen oder wenn mit einem kleineren Bildschirm gearbeitet wird, ist es sinnvoller, das Metadatenformular im unteren Bereich zu platzieren. Sie können das Metadatenformular im unteren Bereich positionieren, indem Sie das Kontextmenü in der Listenansicht öffnen und Anzeigemodus > Metadaten im unteren Bereich anzeigen auswählen. Alternativ ist dies durch Anklicken des Symbols Einstellungen im Metadatenformular und die Auswahl von Bildschirmoptionen für Metadatenformular oder durch Öffnen des Kontextmenüs der Registerkarte Metadaten möglich. Die rechte Leiste kann auch durch Anklicken der Pfeilspitze über der obersten Registerkarte ausgeblendet werden. Funktion "Dieses Objekt nachverfolgen" 5 Einführung in die Grundfunktionen 56

57 M-Files 10 Wenn die Funktion Dieses Objekt nachverfolgen oder Dieses Dokument nachverfolgen aktiviert ist, sendet M-Files eine benachrichtigung an den Benutzer, wenn das Objekt oder Dokument in der Dokumentenverwaltung modifiziert wird. Zu solchen Änderungen gehören: Die Metadaten oder Dateiinhalte des nachverfolgten Objekts werden geändert. Das nachverfolgte Objekt wird gelöscht oder dauerhaft gelöscht. Die mit dem nachverfolgten Objekt in Beziehung stehenden Metadaten bzw. Dateiinhalte eines Objekts oder Dokuments werden geändert (Beispiel: ein mit einem Projekt in Beziehung stehendes Dokument wird geändert). Ein mit dem nachverfolgten Objekt in Beziehung stehendes Dokument oder Objekt wird erstellt, gelöscht oder dauerhaft gelöscht. Hinweis: Die Person, die das Objekt geändert hat, erhält keine Benachrichtigung. 5.1 Kommentare-Ansicht Die Kommentare-Ansicht kann durch Auswahl des Symbols Kommentare im Metadatenformular geöffnet werden. In dieser Anzeige sind alle, mit der Datei in Bezug stehenden Kommentare in chronologischer Reihenfolge zu sehen und es besteht die Möglichkeit, neue Kommentare hinzuzufügen. Durch Auswahl des Symbols Eigenschaften in der Kommentare-Ansicht können Sie zur Eigenschaften-Ansicht zurückkehren. 5.1 Vorschau Sie können die Vorschau durch Öffnen des Kontextmenüs in der Listenansicht und Auswahl von Anzeigemodus> Rechten Bereich anzeigen und die anschließende Auswahl der Registerkarte Vorschau im rechten Bereich aktivieren. Zudem können Sie das Metadatenformular in einem separaten Fenster verwenden, indem Sie die ausklappbare Steuerung im Menü Einstellungen des Metadatenformulars nutzen. Diese Funktion ermöglicht Ihnen, verschiedene Metadatenformulare gleichzeitig anzusehen und zu bearbeiten und die Dokumenten-Metadaten und das Vorschaufenster Seite an Seite anzuzeigen. Nachdem das Metadatenformular von seiner Standardposition gelöst wurde, kann es wie ein normales Fenster in der Benutzeroberfläche verwendet werden. 57 M-Files 10

58 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 33: Metadatenformular in gelöstem Modus mit Dokumentenvorschau. Im Vorschaumodus können Sie die Inhalte der Dokumente schnell durchsuchen und kopieren. Sie können sich beispielsweise Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- und AutoCAD-Dateien in der Vorschau anzeigen lassen. Damit die Vorschau genutzt werden kann, muss auf dem Computer Software installiert sein, die das entsprechende Dateiformat unterstützt. Beispielsweise ist für die Vorschau von MS Office-Dateien Microsoft Office 2007 oder höher und für die Vorschau von PDF-Dateien Adobe Reader 8 oder höher erforderlich. Wenn Sie Dateien an M-Files übertragen, erleichtert die Vorschaufunktion beispielsweise das Ausfüllen der Metadaten. Ansicht bereinigen, Ansicht ausblenden, Ansicht einblenden, Ansichten bereinigen Sie finden diese Funktionen im Menü Ansicht. Die Funktion Ansicht bereinigen kann von jedem Benutzer, der bei der Dokumentenverwaltung angemeldet ist, für beliebige Ansichten verwendet werden. Dadurch werden temporäre lokale Dateien nach Bestätigung des Vorgangs durch den Benutzer entfernt. Außerdem werden alle leeren Ordner automatisch entfernt. Einige Ansichten der Muster-Dokumentenverwaltung können nicht entfernt werden, sie können jedoch ausgeblendet werden. Ansichten, die in M-Files Serveradministrator erstellt wurden, können von Standardbenutzern nicht entfernt werden. In diesem Fall kann die Funktion Ansicht ausblenden verwendet werden. Mit der Funktion Ansicht einblenden 5 Einführung in die Grundfunktionen 58

59 M-Files 10 können Sie eine verborgene Ansicht wieder anzeigen. Mehrere Ansichten auf einmal können mit der Funktion Ansichten einblenden wieder angezeigt werden. Abbildung 34: Mit der Funktion Ansichten einblenden können Sie alle verborgenen Ansichten gleichzeitig wieder anzeigen. Abbildung 35: Sie können in den Windows-Einstellungen angeben, ob versteckte Dateien und Ordner angezeigt werden sollen. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Alle Dateien und Ordner anzeigen. 59 M-Files 10

60 5 Einführung in die Grundfunktionen Tipp: Systemadministratoren mit Vollzugriff auf die Dokumentenverwaltung, Berechtigung zum Anzeigen aller Objekte oder Berechtigung zum Anzeigen gelöschter Objekte können eine Ansicht erstellen, die alle gelöschten Dokumente enthält. Diese Ansicht wird genau wie alle anderen Ansichten erstellt. Sie müssen nur die Filtereinstellungen ändern, indem Sie auf der Registerkarte Dokumentenstatus bei Gelöscht die Option Ja auswählen. Abbildung 36: Wählen Sie im Feld Gelöscht die Option Ja, um eine Ansicht aller gelöschten Dokumente zu erstellen. Als allgemeine Anzeigeeinstellungen speichern In M-Files können Sie die Anzeigeeinstellungen einer Funktion als benutzerübergreifende Anzeigeeinstellungen speichern. Sie benötigen dazu Administratorrechte für die entsprechende Dokumentenverwaltung. Mit dieser Funktion werden die entsprechenden Anzeigeeinstellungen für bestimmte Benutzeransichten gespeichert. Sie kann wahlweise für alle Benutzer oder nur für Benutzer verwendet werden, deren Anzeigeeinstellungen noch nicht geändert wurden. Auf diese Weise können Sie u. a. bestimmte Spalten angeben, die für alle Benutzer angezeigt werden sollen. Anzeigeeinstellungen auf Standardwerte zurücksetzen Mit dieser Funktion können Sie geänderte Anzeigeeinstellungen wieder auf die vom Systemadministrator festgelegten Standardwerte zurücksetzen. Sie können die Anzeigeeinstellungen auch auf die Standardwerte von M-Files zurücksetzen. 5 Einführung in die Grundfunktionen 60

61 M-Files 10 Kennwort ändern Bei Verwendung der M-Files Authentifizierung umfasst das Menü von M-Files die Funktion Kennwort ändern, mit der Sie das Kennwort auf dem Server ändern können. Abbildung 37: In diesem Dialogfeld können Sie Ihr Kennwort für M-Files ändern. Bericht mit der Ansicht verknüpfen und den Speicherort auswählen Sie können den Bericht beispielsweise mit der Ansicht Umsätze nach Kunde oder Angebote nach Vertriebsmitarbeiter verknüpfen. Mit der Funktion Berichte im Menü Ansicht können Sie den Bericht mit der Ansicht verknüpfen und den zugehörigen Speicherort festlegen. Wenn diese Einstellung für alle Benutzer gelten soll, wählen Sie in den Einstellungen der Ansicht die Option Benutzerübergreifend aus. Um eine gemeinsame Ansicht festzulegen, benötigen Sie für die entsprechende Dokumentenverwaltung die Berechtigung zum Verwalten der benutzerübergreifenden Ansichten. Weitere Informationen zu Berichten finden Sie im Abschnitt Berichte und Datenexport auf Seite Menü Neu Dieser Abschnitt gibt einen kurzen Überblick über die Funktionen des Menüs Neu. Neues Dokument Eine Möglichkeit, neue Dokumente in M-Files zu erstellen, ist die Funktion Neues Dokument. Wie bereits angesprochen, bestehen M-Files Dokumente aus zwei Bestandteilen: null oder mehr Dateien sowie Metadaten. Eine einzelne Word-Datei stellt für sich genommen noch kein Dokument dar. Wenn Sie dieser Datei jedoch Metadaten hinzufügen, also z. B. die Klasse und Eigenschaften angeben, wird ein Dokument erstellt. Durch das Festlegen der Klasse werden dem Dokument automatisch bestimmte 61 M-Files 10

62 5 Einführung in die Grundfunktionen Eigenschaften zugewiesen, die für die Klasse in M-Files Serveradministrator angegeben wurden. Weitere Informationen über das Erstellen eines neuen Dokuments finden Sie im Abschnitt Dokumente erstellen auf Seite 37. Klasse Mit dem Feld Klasse wird das Dokument einer bestimmten vordefinierten Klasse zugewiesen. Dies wirkt sich hauptsächlich auf die Metadaten aus, die für das Dokument oder Objekt angegeben werden. Weitere Informationen zu Klassen finden Sie im Abschnitt Klassen auf Seite 284. Vorlage verwenden Vorhandene Objekte können als Vorlage für neue Dokumente verwendet werden. Wenn Sie im Assistenten für die Erstellung eines neuen Dokuments eine Vorlage wählen, wird das Metadatenformular mit den Daten der Vorlage ausgefüllt. Sie können auch Metadaten bearbeiten und hinzufügen. Das neue Dokument enthält den Inhalt der Vorlage. Beispiele für nützliche Vorlagen sind Vorlagen für Angebote, Vorlagen für Bestellungen und Vorlagen für PowerPoint-Präsentationen. Fügen Sie die Eigenschaft Vorlage hinzu, und setzen Sie sie auf Ja, um ein Dokument oder ein anderes Objekt als Vorlage zu verwenden Vorlagen sind klassenspezifisch, aber Sie können festlegen, dass die Vorlage in verschiedenen Klassen angewendet wird, indem Sie die Eigenschaft Zusätzliche Klassen hinzufügen. Hinweis: Wenn Sie ein Dokument als Dokumentenvorlage in M-Files speichern möchten, speichern Sie das Dokument als MS Office-Dokument, d. h. im Format.doc(x),.ppt(x),.xls(x) oder ähnlich. Verwenden Sie nicht die von MS Office-Anwendungen angebotenen Vorlagenformate (z. B..dotx für eine Word-Vorlage). Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Neue Klasse auf Seite 287. Im Abschnitt Automatische Werte auf Seite 273 erhalten Sie Informationen zur Verwendung von Dokumentenvorlagen mit automatischen Werten. Eindateidokumente und Mehrdateiendokumente Sie können Mehrdateien- oder Eindateidokumente erstellen. Ein Mehrdateiendokument enthält in der Regel mehrere Dokumentendateien, d. h. Dateien, die zusammen mit den Metadaten ein Mehrdateiendokument darstellen. Sie können den Inhalt eines Mehrdateiendokuments anzeigen, indem Sie darauf doppelklicken. Mehrdateiendokumente stellen also mit anderen Worten eine feste Struktur dar, die aus mehreren Dokumentendateien besteht. Beispielsweise sollte ein Angebot zusammen mit allen erforderlichen Dokumenten in einem Mehrdateiendokument zusammengefasst werden. 5 Einführung in die Grundfunktionen 62

63 M-Files 10 Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie Mehrdateiendokumente in Eindateidokumente konvertieren und umgekehrt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt In Eindateidokument konvertieren auf Seite 108. Abbildung 38: Mehrdateiendokument und Eindatei-Worddokumente Dateierweiterung Die Dateierweiterung eines neuen Dokuments ist in der Vorlage festgelegt, die im Assistenten für die Erstellung eines neuen Dokuments ausgewählt wurde (siehe Dokumente erstellen auf Seite 37). Tipp: Wenn Sie alle verfügbaren Dateierweiterungen anzeigen lassen und ein neues leeres Dokument erstellen möchten, wählen Sie im Assistenten die Kategorie Leer Eigenschaften Die Metadaten können direkt durch eine Änderung der Eigenschaftenwerte im Metadatenformular bearbeitet werden. Neben der direkten Bearbeitung der Eigenschaftenwerte haben Sie auch die Möglichkeit, Eigenschaften hinzuzufügen oder zu entfernen, workflowbezogene Informationen zu ändern und Berechtigungen für die ausgewählten Elemente zu modifizieren. Durch Anklicken einer Eigenschaft im Metadatenformular wird der Bearbeitungsmodus (durch die orangefarbene Leiste angezeigt) aktiviert, in welchem am unteren Seitenrand die Optionen Speichern und Verwerfen angezeigt werden. Durch Anklicken der Taste Speichern werden die Änderungen gespeichert, eine neue Version des Objekts erstellt und das Metadatenformular in den Ansicht-Modus zurückversetzt. Durch Auswahl von Verwerfen kehrt das Metadatenformular in den Ansicht-Modus zurück, ohne eventuell vorgenommene Änderungen zu speichern. 63 M-Files 10

64 5 Einführung in die Grundfunktionen Die Felder Erstellt und Hinzugefügt von werden anhand des Benutzernamens und der Systemzeit des Computers automatisch ausgefüllt. Je nach Speicherort des Dokuments können weitere Felder von M-Files ausgefüllt werden. Das Feld Name oder Titel muss ausgefüllt werden, da der Name oder Titel in verschiedenen Listen angezeigt wird. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet. Für Eigenschaften mit zusätzlichen Funktionen wird eine Toolbar angezeigt. Es werden nur die Funktionen angezeigt, die für die ausgewählte Eigenschaft verfügbar sind. Sie können die Symbole + und - verwenden, um Felder in einer Mehrfachauswahleigenschaft hinzuzufügen oder zu entfernen. Dies ermöglicht Ihnen, einem Dokument verschiedene Eigenschaften, wie z. B. Projekte, zuzuweisen. Über das Symbol Aktualisieren werden die Werte einer Eigenschaft basierend auf einer Werteliste aktualisiert. Zusätzlich können Sie unter Verwendung des Symbols Wert hinzufügen weitere Werte für eine Eigenschaft erstellen. Mit dem Symbol Bearbeiten kann ein Dialogfeld für die Änderung des ausgewählten Werts geöffnet werden. Abbildung 39: Die fünf Funktionen der Toolbar: Feld hinzufügen, Feld entfernen, Aktualisieren, Wert hinzufügen und Bearbeiten. Durch Anklicken der Bezeichnung Eigenschaft hinzufügen können Sie dem Metadatenformular ganz einfach weitere Metadatenfelder hinzufügen. Weitere 5 Einführung in die Grundfunktionen 64

65 M-Files 10 Informationen zum Erstellen neuer Eigenschaften finden Sie im Kapitel M-Files Serveradministrator im Abschnitt Eigenschaftendefinitionen auf Seite 268. Berechtigungen Im Dropdownmenü des Dialogfelds Berechtigungen können Sie schnell auf Dokumentenberechtigungen zugreifen. Diese vordefinierten Berechtigungen können mit M-Files Serveradministrator angegeben werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Benannte Zugriffssteuerungslisten auf Seite 314. Zugriffssteuerungslisten bestehen aus verschiedenen Benutzergruppen oder Benutzern sowie aus den entsprechenden Berechtigungen. Abbildung 40: Klicken Sie auf das Feld Berechtigungen, um das Dialogfeld der Berechtigungen anzuzeigen. 65 M-Files 10

66 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 41: Im Dialogfeld Berechtigungen können Sie Sicherheitseinstellungen festlegen, sofern Sie über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen. Dialogfeld Berechtigungen Auf das Dialogfeld Berechtigungen können Sie durch Anklicken des Felds Berechtigungen im Metadatenformular zugreifen. Bevor Sie die Berechtigungen bearbeiten können, müssen Sie das Kontrollkästchen Benannte Zugriffssteuerungsliste verwenden deaktivieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um alle in M-Files registrierten Benutzer, Benutzergruppen und Pseudobenutzer anzuzeigen und die einzelnen Berechtigungen zu bearbeiten. Mit der Schaltfläche Entfernen können Sie Benutzer, Benutzergruppen und Pseudobenutzer aus der Zugriffssteuerungsliste entfernen. Weitere Informationen zum Bearbeiten dieser Benutzerliste finden Sie im Kapitel M-Files Serveradministrator im Abschnitt Benutzer auf Seite 243 oder Benutzergruppen auf Seite 247. Weitere Informationen zu Pseudobenutzern finden Sie im Abschnitt Pseudobenutzer auf Seite Einführung in die Grundfunktionen 66

67 M-Files 10 Mehrstufiges Berechtigungssystem Die verfügbaren Optionen sind Alle, Berechtigungen ändern, Entfernen, Bearbeiten und Lesen. Wählen Sie Zulassen, um eine Berechtigung zu gewähren, und Verweigern, um sie nicht zu gewähren. Benutzer mit der Leseberechtigung können die Dateien in einem Dokument sowie deren Eigenschaften anzeigen. Die Dokumente können jedoch nicht ausgecheckt werden, d. h. es können keine Änderungen vorgenommen werden. Wenn Benutzer nicht über die entsprechende Leseberechtigung für ein Dokument verfügen, können sie dieses nicht in den Ansichten oder in den Suchergebnissen anzeigen. Benutzer mit der Berechtigung zur Bearbeitung können Dokumente uneingeschränkt bearbeiten. Diese Berechtigung umfasst automatisch die Leseberechtigung und die Berechtigung zur Bearbeitung. Die Berechtigung zur Bearbeitung schließt keine Rechte zum Löschen ein. Benutzer mit Löschzugriff können ein Dokument löschen, es jedoch ohne die Berechtigung Dauerhaft löschen nicht unwiderruflich entfernen. Das Zugriffsrecht zum Löschen umfasst keine anderen Rechte. Benutzer mit der Berechtigung Berechtigungen ändern können die Berechtigungen für Dokumente ändern. Diese Berechtigung enthält keine weiteren Berechtigungen und kann unabhängig von anderen Berechtigungen verwendet werden. Hinweis: Benutzer mit dieser Berechtigung können sich selbst beliebige Berechtigungen zuweisen. Berechtigungen, die verweigert wurden, haben Vorrang gegenüber Berechtigungen, die gewährt wurden. Beachten Sie, dass Berechtigungen, die verweigert wurden, Vorrang gegenüber Berechtigungen haben, die gewährt wurden. Beispiel: Benutzer A ist Mitglied der Benutzergruppe B. Benutzergruppe B verfügt über die Schreibberechtigung für Dokument C. Benutzer A hat jedoch keine Schreibberechtigungen für Dokument C. Auch wenn Benutzer A als Mitglied der Benutzergruppe B über die Schreibberechtigung für Dokument C verfügen müsste, kann er nicht in Dokument C schreiben, da er selbst nicht über diese Berechtigung verfügt. Ausgewählte Berechtigungen Dem Dokument bzw. Objekt können eigene Berechtigungen zugewiesen sein, und das Objekt kann über die Eigenschaften auch über andere automatische Berechtigungen verfügen. Jede zugewiesene Berechtigung muss durch alle Einstellungen gewährt werden, damit sie wirksam ist. Auf der Registerkarte Berechtigungen für das jeweilige Objekt können Benutzer überprüfen, welche Berechtigungen die endgültigen Berechtigungen des Objekts beeinflussen. Damit irgendeine Berechtigung, beispielsweise zum Lesen oder zur Bearbeitung, für einen bestimmten Benutzer gewährt wird, müssen alle geltenden Berechtigungen auf allen Ebenen gleichzeitig diese Berechtigung zulassen. 67 M-Files 10

68 5 Einführung in die Grundfunktionen Weitere Informationen zu internen Einschränkungen von Berechtigungen und zu gültigen Berechtigungen finden Sie im Abschnitt Interne Einschränkungen von Berechtigungen und effektive Berechtigungen auf Seite 70. Quelle In der Spalte Quelle wird die Quelle angegeben, aus der ein Objekt eine zugewiesene Berechtigung erhalten hat. In dem Beispiel verfügt das Objekt über automatische Berechtigungen, die über das Projekt (Projektname [Projekt]) gewährt wurden, sowie über eigene Berechtigungen (Dieses Objekt). Beide schränken die endgültigen Berechtigungen des Objekts ein. Beschreibung In der Spalte Beschreibung wird ein beschreibender Text für die Berechtigung angegeben. Hinweis: Wenn Sie eine automatische Berechtigung über den Wert, die Werteliste oder den Objekttyp erstellt und mit einem Namen versehen haben, wird der Name in dieser Spalte angezeigt. Aktiv Wenn Benutzern gestattet wurde, beim Festlegen automatischer Berechtigungen für den relevanten Wert, die Werteliste oder den Objekttyp die automatischen Berechtigungen zu umgehen, können Benutzer die über den Wert gewährten automatischen Berechtigungen deaktivieren, indem sie die Auswahl der betreffenden Berechtigung aufheben. Dann ist die Berechtigung nicht mehr aktiv, und sie hat keinen Einfluss mehr auf die endgültigen Berechtigungen des Objekts. Details Das Dialogfeld Berechtigungen kann entweder über das Symbol mit den Auslassungszeichen (... ) oder über das Symbol Details aufgerufen werden. Mit den Schaltflächen Hinzufügen und Entfernen können Sie Benutzer hinzufügen bzw. entfernen. Effektive Berechtigungen Weitere Informationen zu internen Einschränkungen von Berechtigungen und zu gültigen Berechtigungen finden Sie im Abschnitt Interne Einschränkungen von Berechtigungen und effektive Berechtigungen auf Seite 70. Pseudobenutzer Sie können über Eigenschaften durch Metadaten definierte Benutzer festlegen. Diese Benutzer werden auch als Pseudobenutzer bezeichnet. Sie können Pseudobenutzer direkt für ein Objekt festlegen und diese automatischen Pseudobenutzer für automatische Berechtigungen und benannte Zugriffssteuerungslisten verwenden. Über Eigenschaften festgelegte Pseudobenutzer können zudem in Workflows verwendet werden, wenn Sie Personen für Aufgaben festlegen, eine Benachrichtigung an Benutzer senden oder Berechtigungen für unterschiedliche Status definieren möchten. 5 Einführung in die Grundfunktionen 68

69 M-Files 10 Pseudobenutzer können nur über Eigenschaften festgelegt werden, die auf einer Benutzeroder Benutzergruppen-Werteliste basieren. Sie können beispielsweise festlegen, dass der Projektleiter eines bestimmten Projekts immer Zugriff auf ein Objekt hat, wenn dieses Projekt in den Metadaten des Objekts angegeben ist. Dann werden dem Objekt mit dem Projekt automatisch die Projektleiterdaten zur Verfügung gestellt und dem Benutzer auf Basis der automatischen Berechtigungen die Zugriffsrechte eines Projektleiters auf das Objekt gewährt. Wird der Projektleiter ausgetauscht, können die Projektleiterdaten für das Projekt auf einfache Weise geändert werden. Diese Informationen werden an die Dokumente oder anderen Objekte übertragen, sodass die entsprechenden Projektleiterdaten nicht separat aktualisiert werden müssen. Sie können über Eigenschaften außerdem Benutzerdefinitionen auf mehreren Ebenen vornehmen. Sie können beispielsweise über das Projekt und den Kunden nach dem verantwortlichen Vertriebsmitarbeiter suchen. Dann verfügt der Kunde über einen festgelegten verantwortlichen Vertriebsmitarbeiter, und der Kunde ist mit einem bestimmten Projekt verknüpft. Auf diese Weise werden die Informationen über den verantwortlichen Vertriebsmitarbeiter kontinuierlich auf dem neuesten Stand gehalten, da sie mit dem Kunden statt mit jedem einzelnen Dokument verknüpft sind. Sie können die Zugriffsrechte für diese Pseudobenutzer nach Objekt festlegen, oder diese Benutzer bei der Definition automatischer Berechtigungen verwenden. Abbildung 42:Wählen Sie Benutzer aus Metadaten aus, wenn Sie Pseudobenutzer festlegen möchten. Sie finden dieses Dialogfeld über die Schaltfläche Hinzufügen. Hier werden die über ein Projekt abgerufenen Projektleiterdaten ausgewählt. Sie können automatische Berechtigungen festlegen und die Pseudobenutzerdefinitionen beispielsweise in der Klasse Arbeitsvertrag verwenden, die zum Beispiel einem Vorgesetzten des Mitarbeiters automatisch bestimmte Rechte gewährt. In diesem Beispiel wird der Vorgesetzte mithilfe der Mitarbeiterdaten automatisch gefunden, und dieser 69 M-Files 10

70 5 Einführung in die Grundfunktionen Person werden die entsprechenden Rechte gewährt. Ändert sich der Vorgesetzte des Mitarbeiters, werden diese Rechte automatisch dem neuen Vorgesetzten gewährt. In diesem Beispiel ist Mitarbeiter ein tatsächlicher Objekttyp, sodass eine separate Eigenschaft für die Benutzerdaten erforderlich ist, die auf einer Benutzer-Werteliste basiert. Abbildung 43: Die Pseudobenutzerdefinitionen können für automatische Berechtigungen verwendet werden. Weitere Informationen zu automatischen Berechtigungen finden Sie im Abschnitt Automatische Berechtigungen auf Seite 264. Interne Einschränkungen von Berechtigungen und effektive Berechtigungen Wie in den neuen Dokumentberechtigungen erwähnt, können einem Objekt über Eigenschaften unterschiedliche eigene und auch automatische Berechtigungen zugewiesen werden. Beachten Sie unbedingt, dass diese Berechtigungen die Verwendung des Objekts einschränken, wenn die erweiterten automatischen Berechtigungen aktiviert wurden. Damit einem bestimmten Benutzer bestimmte Zugriffsrechte, beispielsweise Lesen oder Bearbeiten, gewährt werden, müssen alle Einstellungen diese Zugriffsrechte zulassen. Das heißt, jede zugewiesene Berechtigung 5 Einführung in die Grundfunktionen 70

71 M-Files 10 muss von allen aktiven Einstellungen gewährt werden, damit die Berechtigung wirksam wird. Beispiel 1: Automatische Berechtigung für Objekte über ein beliebiges Projekt Der für das Objekt selbst festgelegte Zugriff kann den Vollzugriff auf das Dokument für alle Benutzer umfassen, während die automatischen, über ein Projekt zugewiesenen Berechtigungen die Verwendung des Dokuments in der Weise einschränken können, dass nur Projektleitern der Vollzugriff gewährt wird und alle anderen Benutzer nur schreibgeschützten Zugriff haben. Abbildung 44: Beispiel 1: Über ein Projekt zugewiesene automatische Berechtigungen können die eigenen Berechtigungen eines Objekts einschränken ( Dieses Objekt ) Beispiel 2: Interne Einschränkungen von Berechtigungen Der Benutzer hat für alle Benutzer des Objekts Vollzugriff eingerichtet. Über die Klasse wurden dem Objekt Berechtigungen zugewiesen, die dem Management Vollzugriff und allen anderen Benutzern nur schreibgeschützten Zugriff gewähren. Über die Klasseneigenschaft Sicherheit wurden dem Objekt Berechtigungen zugewiesen, die 71 M-Files 10

72 5 Einführung in die Grundfunktionen dem Management Vollzugriff und der Personalabteilung Bearbeitungsrechte gewähren. Da jedes gewährte Recht durch alle Einstellungen zugelassen werden muss, damit es gültig wird, schränken sich die oben genannten Einstellungen in der Weise gegenseitig ein, dass letztendlich die folgenden Berechtigungen gelten: Vollzugriff für das Management, schreibgeschützter Zugriff für die Personalabteilung, keine Rechte für alle anderen Benutzer. Die endgültigen Einschränkungen werden immer durch die strengsten Einstellungen festgelegt. Das heißt, die Berechtigungen müssen von allen Einstellungen gleichzeitig zugelassen werden, um effektiv zu sein. Überprüfen der effektiven Berechtigungen nach Benutzer oder Zugriffsrecht Im Dialogfeld Berechtigungenkönnen die effektiven Berechtigungen auf einfache Weise nach Benutzer oder Zugriffsrecht überprüft werden. Abbildung 45: In diesem Beispiel zeigt der Benutzer alle Benutzer und ihre Zugriffsrechte an. 5 Einführung in die Grundfunktionen 72

73 M-Files 10 Endgültige Berechtigungen für das Dokument oder ein anderes Objekt ändern Da alle Berechtigungen die Verwendung der Objekte einschränken, können die endgültigen Zugriffsrechte auf unterschiedliche Weise geändert werden. In der Clientsoftware können Sie Zugriffsrechte wie folgt ändern: Die eigenen Berechtigungen von Objekten können Sie im Dialogfeld Berechtigungen ändern. Wurden dem Objekt Berechtigungen über Eigenschaften gewährt, wird auf der Registerkarte Berechtigungen die Schaltfläche Details angezeigt. Die Schaltfläche kann verwendet werden, um die eigenen Berechtigungen des Objekts zu ändern (Aktivieren Sie zuerst Dieses Objekt). Wenn die Deaktivierung der automatischen Berechtigungen zulässig ist, können Sie die automatischen Berechtigungen über die Eigenschaft deaktivieren. Sie können die Eigenschaften des Objekts ändern, über die dem Objekt automatische Berechtigungen gewährt wurden (sofern zulässig). Wenn Sie die mit dem Objekt verknüpften Berechtigungen oder Eigenschaften und die über diese gewährten automatischen Berechtigungen nicht ändern können, sollten Sie sich zur Änderung von Zugriffsrechten an den Administrator wenden. Öffnen und Bearbeiten Wenn die Option Öffnen und Bearbeiten aktiviert ist, wird das Dokument nach Überprüfen des Metadatenformulars in der entsprechenden Anwendung geöffnet. Beim Erstellen neuer Dokumente ist diese Funktion standardmäßig aktiviert. Sofort einchecken Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Sofort einchecken, wenn das Dokument nicht geöffnet werden soll, nachdem Sie das Dokumentenformular ausgefüllt haben. Das Kontrollkästchen ist standardmäßig deaktiviert, und das Dokument wird von M-Files an den aktuellen Benutzer ausgecheckt. Neues Objekt Je nach den Einstellungen des Systemadministrators können Sie neben Dokumenten auch andere Objekte erstellen. Wählen Sie im Menü Neu einen Objekttyp (z. B. Kunde) aus. Weitere Informationen über das Erstellen von anderen Objekts außer Dokumenten finden Sie im Abschnitt Andere Objekte erstellen auf Seite 41. Neue Dokumentendatei Mit der Funktion Datei hinzufügen werden neue Dokumentendateien für ein Mehrdateiendokument erstellt. Bedenken Sie dabei jedoch, dass ein Mehrdateiendokument in M-Files nicht mit einem Ordner in Windows gleichzusetzen ist. Mehrdateiendokumente sind einzelne Dokumente, die aus null oder mehr Dokumentendateien sowie einem 73 M-Files 10

74 5 Einführung in die Grundfunktionen gemeinsamem Metadaten-Satz bestehen. Eine Dokumentendatei ist ein fester Bestandteil eines Mehrdateiendokuments. Ein Vertrag, der von einer Papiervorlage eingescannt wurde, kann beispielsweise ein Mehrdateiendokument darstellen, wobei die einzelnen Seiten des Vertrages jeweils für eine Dokumentendatei stehen. Hinweis: Verwenden Sie die Funktion Datei importieren..., um dem Mehrdateiendokument eine bestehende Datei hinzuzufügen. Alternativ können Sie auch Dateien per Drag & Drop in den oberen Bereich eines Mehrdateiendokuments ziehen. Checken Sie das Mehrdateiendokument aus, dem Sie die neue Dokumentendatei hinzufügen möchten, und wählen Sie eine Erweiterung für die neue Dokumentendatei aus. In diesem Fall müssen keine Metadaten für die neue Datei eingegeben werden, da die Dokumentendatei Teil einer Entität ist. Abbildung 46: Die Funktion Datei hinzufügen Neue Dokumentensammlung Eine Dokumentensammlung besteht aus verschiedenen Dokumenten, die zueinander in Beziehung stehen. Im Gegensatz zu einem Mehrdateiendokument stellt jedes Element einer Dokumentensammlung ein eigenes Dokument dar und verfügt über seine eigenen Metadaten. Darüber hinaus verfügt die Dokumentensammlung unabhängig von den darin enthaltenen Dokumenten über eine Reihe gemeinsamer Metadaten. Die Dokumentendateien in einem Mehrdateiendokument verfügen hingegen über gemeinsame Dokumenteneigenschaften. Neue Dokumentensammlungen in M-Files werden mit der Funktion Neue Dokumentensammlung erstellt. Wählen Sie zunächst eine Klasse aus, und geben Sie 5 Einführung in die Grundfunktionen 74

75 M-Files 10 die gemeinsamen Metadaten für die Sammlung an. Jetzt können Sie der Sammlung mit der Funktion Mitglieder neue Elemente hinzufügen. Beispiel für eine Dokumentsammlung: Ein Unternehmen bereitet einen Marktzulassungsantrag für ein Produkt vor. Der Marktzulassungsantrag besteht aus folgenden Einzeldokumenten: Anschreiben, Allgemeine Produktbeschreibung, Technische Produktspezifikationen, Abnahme durch die Sicherheitsbehörden sowie Geschäftsbericht. Die einzelnen Dokumente des Marktzulassungsantrages sollen auch in anderen Dokumentensammlungen sowie separat verwendet werden, sodass es sich empfiehlt, eine Dokumentensammlung für diesen Antrag zu erstellen. Abbildung 47: Sie können die Mitglieder einer Dokumentensammlung im Dialogfeld Mitglieder bearbeiten. Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen Mit den Schaltflächen unten im Dialogfeld können Sie Mitglieder der Dokumentensammlung hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Wenn Sie mehrere Objekte auf einmal hinzufügen möchten, können Sie Mitglieder auch per Drag & Drop aus der Listenansicht hinzufügen. 75 M-Files 10

76 5 Einführung in die Grundfunktionen Aktuellste Version, Bestimmte Version Abbildung 48: Zielobjektversionen. Beim Hinzufügen einer Beziehung werden Sie von M-Files aufgefordert, das gewünschte Verhalten hinsichtlich Versionen des hinzugefügten Dokuments festzulegen. Sie können festlegen, dass sich die Beziehung immer auf die neueste oder auf die gegenwärtige Version bezieht. Im letzteren Fall wird eine weitere Bearbeitung des Dokuments nicht in dem Dokument angezeigt, das sich in der Dokumentensammlung befindet. Neue Ansicht In M-Files können Dokumente und andere Objekte anhand ihrer Metadaten in verschiedene Ansichten eingeordnet werden. Die Erstellung von Ansichten basiert weitgehend auf dem Festlegen von Metadaten, die für die Suche und Kategorisierung von Dokumenten erforderlich sind. Die Ansichten ermöglichen Ihnen das Speichern häufig verwendeter Suchvorgänge und das Definieren von Gruppierungsebenen. Weitere Informationen zur Suche nach Dokumenten finden Sie im Abschnitt Suchfunktionen auf Seite 121. Das Erstellen einer Ansicht besteht aus zwei Phasen: 1. Spezifizieren Sie einen Filter, um sicher zu stellen, dass in der Ansicht nur die gewünschten Objekte angezeigt werden. Das Verwenden von Filtern ist mit dem Durchführen einer Suche vergleichbar. 2. Bestimmen Sie die Ordnerstruktur der Objekte. Dies ist hilfreich, wenn Sie über eine große Anzahl von Objekten verfügen und Sie diese gemäß den jeweiligen Eigenschaften auf verschiedenen Ebenen anordnen wollen. 5 Einführung in die Grundfunktionen 76

77 M-Files 10 Abbildung 49: Im Bereich Filter des Dialogfeldes Ansicht festlegen werden die Bedingungen angezeigt, die von M-Files zum Erstellen der Ansicht verwendet werden. Die Dokumente im vorangegangenen Beispiel müssen an den Benutzer AndyN ausgecheckt werden. Sie dürfen außerdem nicht gelöscht werden und müssen den Typ Abbildung oder Vorlage aufweisen. Da der Anzeigehierarchie in diesem Fenster keine Eigenschaften hinzugefügt wurden, werden alle Dokumente, die den Kriterien entsprechen, im gleichen Ordner angezeigt. Name Weisen Sie der Ansicht zunächst einen Namen zu. Der Name sollte aussagekräftig sein und Rückschlüsse auf den Inhalt der Ansicht zulassen, sodass Benutzer vom Namen auf den Inhalt der Ansicht schließen können. Benutzerübergreifend Ansichten werden in der Regel nur für einzelne Benutzer erstellt. Sie können jedoch auch Ansichten für eine bestimmte Gruppe von Benutzern festlegen. Um eine gemeinsame 77 M-Files 10

78 5 Einführung in die Grundfunktionen Ansicht festzulegen, benötigen Sie für die entsprechende Dokumentenverwaltung die Berechtigung zum Verwalten der benutzerübergreifenden Ansichten. Wägen Sie sorgfältig ab, welche Ansichten von allen M-Files-Benutzern benötigt werden. Die Ansicht Dokumente nach Projekt wird beispielsweise von vielen Benutzern benötigt. Benutzer der Clientsoftware können nicht benötigte Ansichten auf ihrem Computer ausblenden. Außerdem kann die Darstellung von Ansichten vom Administrator anhand entsprechender Berechtigungen gesteuert werden. Ferner können Sie Ansichten in Gruppen zusammenfassen (Metaansichten), um beispielsweise alle Ansichten für den Vertrieb leicht zugänglich zu machen. Filter definieren Wenn Sie einen Filter für eine Ansicht definieren, können Sie die Bedingungen für die Darstellung der Objekte in der Ansicht angeben. Die Kriterien für die Ansicht werden auf den Registerkarten Status, Eigenschaften, Dateien und Berechtigungen angegeben. Abbildung 50: Auf der Registerkarte Status können Sie beispielsweise angeben, ob Objekte, die angezeigt werden sollen, ausgecheckt sein müssen. Status, Eigenschaften, Dateien Berechtigungen Auf diesen Registerkarten können Sie Suchkriterien festlegen, wie im Abschnitt zur detaillierten Suche beschrieben. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Filtereinstellungen auf Seite Einführung in die Grundfunktionen 78

79 M-Files 10 Dokumente und andere Objekte anzeigen Standardmäßig werden in der Ansicht Dokumente und Objekte entsprechend den Filtereinstellungen und der Ordnerstruktur dargestellt. Diese Option kann deaktiviert werden, wenn z. B. neue Ansichten unter der aktuellen Ansicht erstellt werden. Hinweis: Beim Erstellen neuer Ansichten innerhalb der aktuellen Ansicht bleiben die Bedingungen der oberen Ansicht gültig. Die Ergebnisse der Unteransichten enthalten also nur Objekte, die auch die Bedingungen der oberen Ansichten erfüllen. In allen Versionen suchen Wenn das Kontrollkästchen In allen Versionen suchen nicht aktiviert ist, werden in der Ansicht nur die Objekte dargestellt, deren aktuellste Version den angegebenen Kriterien entspricht. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, werden alle Versionen eines Dokuments gesucht, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Es wird jeweils nur die aktuellste Version angezeigt, die den Suchkriterien entspricht. Angenommen, TinaS hat die Versionen 1 und 2 eines Dokuments bearbeitet, und AndyN hat das Dokument auf Version 3 aktualisiert. In diesem Fall wird bei einer Suche nach Zuletzt geändert von = TinaS Version 2 des Dokuments zurückgegeben. Aktuellste Version anzeigen Wenn das Kontrollkästchen Aktuellste Version anzeigen aktiviert ist, gibt M-Files anstelle älterer Versionen jeweils die aktuellste Version des Objekts zurück, die den Suchbedingungen entspricht. Erweiterte Anzeigeeinstellungen Sie können in einem virtuellen Ordner einer bestimmten Ansicht eine Unteransicht erstellen, z. B. Nach Projekt > Beispielprojekt > Kürzlich geändert (siehe Ansicht in einem Ordner erstellen auf Seite 86). Wenn Sie in einem virtuellen Ordner eine neue Ansicht erstellen, können Sie festlegen, ob die Ansicht auch in anderen Ordnern derselben Ebene angezeigt werden soll. Hinweis: Wenn dieselbe Ebene Ansichten und Ordner enthält, werden in den Ordnern erstellte Ansichten nicht in den Ansichten derselben Ebene erstellt. Die Auswahl wird nur für Ordner der Ebene übernommen. 79 M-Files 10

80 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 51: Um diese Ansicht in anderen Ordnern derselben Ebene anzuzeigen, wählen Sie die Option In allen Ordnern auf dieser Ebene. Im oben genannten Beispiel wäre die neu erstellte Ansicht in allen virtuellen Ordnern unter der Ansicht Nach Kunden und Klassen sichtbar. Ansicht indizieren Ansichten können indiziert werden, um die Verwendung bestimmter wichtiger Ansichten in einer großen Dokumentenverwaltung zu beschleunigen, wenn die Objektgruppen anhand der Filterkriterien für die Ansicht ausreichend gefiltert werden. Das Indizieren einer Ansicht wird nur empfohlen, wenn die Ansicht nicht viele Objekte (z. B Objekte in einer Dokumentenverwaltung mit einer Gesamtanzahl von Objekten) enthält, die Ansicht täglich verwendet wird und langsam läuft. Da das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten durch die indizierten Ansichten in der Dokumentenverwaltung verlangsamt wird, wird empfohlen, die Indizierungsfunktion selten und nur für Ansichten zu verwenden, die von dieser Funktion erheblich profitieren. Die ansichtsspezifische Indizierung kann von Benutzern aktiviert werden, die mindestens über die Berechtigung zum Verwalten allgemeiner Ansichten verfügen. 5 Einführung in die Grundfunktionen 80

81 M-Files 10 Gruppierungsebenen Verwenden Sie die Taste Hinzufügen..., um mit dem Hinzufügen einer neuen Gruppierungsebene zu Ihrer Ansicht zu beginnen. Abbildung 52: Fenster "Gruppierungsebene festlegen" Eigenschaft Beim Erstellen einer neuen Ansicht mit Dokumenten oder anderen Objekten können Sie die Dokumente anhand vordefinierter Eigenschaften gruppieren. So würden Sie beispielsweise für die Erstellung einer Ansicht, in der Ordner für alle Kunden angezeigt werden, aus dem Dropdownmenü die Eigenschaft Kunde' auswählen. Diese Liste können Sie mit dem Serveradministrator von M-Files modifizieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Eigenschaftendefinitionen auf Seite 268. Optionen Bei der Verwendung von Eigenschaften auf Grundlage von Wertelisten können Sie mit Optionen auswählen, ob im Ordner für einen bestimmten Wert auch Dokumente angezeigt werden sollen, für die eines der untergeordneten oder übergeordneten Elemente 81 M-Files 10

82 5 Einführung in die Grundfunktionen ausgewählt wird. Weitere Informationen zu hierarchischen Wertelisten finden Sie im Abschnitt Wertelisten auf Seite 260. Funktion Mithilfe von Funktion können Sie angeben, wie M-Files Eigenschaften wie Datum und Zeitstempel behandeln soll, z. B. eine Gruppierung in Monate und Jahre. Andere Datentypen können nach Anfangsbuchstaben oder Buchstabengruppen gruppiert werden. Ebenendefinition Durch das Aufheben der Auswahl für Leere Ordner anzeigen werden Ordner ohne Inhalte nicht in der Gruppierungsebene angezeigt. Wählen Sie diese Option, um Objekte mit einem leeren Wert bezüglich dieser Eigenschaft in der Gruppierungsebene anzuzeigen. Sie können dann angeben, ob die Objekte in dieser Ebene als Liste angezeigt werden oder in einem separaten Ordner. Indirekte Ansichten Ansichten können auch mithilfe von Eigenschaftenbeziehungen erstellt werden: Das Objekt selbst muss nicht alle Eigenschaften enthalten, die für die Gruppierungsebene definiert wurden, um in der gefilterten Ansicht angezeigt zu werden. Die Eigenschaften können auch Eigenschaften anderer Objekte sein, die in Beziehung zu dem betreffenden Objekt stehen (wie Projekt- oder Kundeneigenschaften). Die Ansicht von Dokumenten nach Land, Kunden und Projekt kann beispielsweise über indirekte Ansichten erfolgen, auch wenn nicht alle dieser Eigenschaften für das Dokument definiert wurden. Das Dokument muss lediglich mit dem Projekt verknüpft sein, das Projekt mit dem Kunden, und für den Kunden muss ein Land festgelegt sein. Indirekte Ansichten können einfach festgelegt werden, indem Sie auf die Plustasten in der Eigenschaftenliste klicken und anschließend die Eigenschaft eines verwandten Objekts auswählen, anhand dessen Sie die interne Struktur der Ansicht erstellen und gruppieren möchten. In dem Beispiel wurde aus der Eigenschaftenliste zunächst Projekt als höchste Gruppierungsebene ausgewählt, anschließend die Projekteigenschaft Kunde und schließlich Land als Eigenschaft des Projektkunden. Dadurch ergibt sich die mit Punkten versehene Eigenschaft "Projekt.Kunde.Land" Das Dokument wurde auf diese Weise mit der Landesinformation verknüpft. Dies bedeutet, dass nun eine indirekte Ansicht nach Land erstellt werden kann. Anschließend wurde die interne Struktur der Ansicht so festgelegt, dass sie nach Kunde und in der letzten Ebene nach Projekt aufgeteilt wird (siehe Abbildung). 5 Einführung in die Grundfunktionen 82

83 M-Files 10 Abbildung 53: Indirekte Ansichten können schnell und einfach erstellt werden. 83 M-Files 10

84 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 54: Sie können indirekte Ansichten einfach definieren, indem Sie auf die Plustasten (+) in der Eigenschaftenliste klicken und auf diese Weise eine kombinierte, mit Punkten versehene Eigenschaft erstellen. Erweitert Filter Beim Definieren eines Filters für die Ebene geben Sie die Bedingungen für die Übernahme von Ordnern in die Gruppierungsebene an. Weitere Informationen über das Definieren von Bedingungen finden Sie im Abschnitt Filtereinstellungen auf Seite 127. Sie können Filtereigenschaften auch indirekt festlegen (weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Suche auf Seite 123). Benutzerspezifische Ordnerauswahl in einer Ansicht In den erweiterten Einstellungen für die Ansichtsgruppierungsebene können Sie festlegen, ob dem Benutzer alle virtuellen Ordner einer Ebene angezeigt werden sollen, oder ob der Benutzer die erforderlichen Ordner auswählen kann. Die Ordnerauswahl ist hilfreich, wenn die Ansicht oder der virtuelle Ordner eine große Anzahl von Unterordnern enthält (mehr als 500). Anhand der Ordnerauswahl kann der Benutzer problemlos die zu 5 Einführung in die Grundfunktionen 84

85 M-Files 10 ändernden Ordner auswählen. Viele Objekte (mehr als ) können durch die Ordnerauswahl erheblich schneller als nach Anfangsbuchstaben gruppiert werden. Wenn die Ansicht beispielsweise Nach Kunde oder Nach Projekt definiert wurde und das Unternehmen über tausende von Kunden oder Projekten verfügt, vereinfacht die benutzerspezifische Ordneransicht die täglichen Aufgaben der Benutzer in den entsprechenden Kunden- bzw. Projektordnern. Der Benutzer verwendet in diesem Fall die Funktion Ordner auswählen, um nur die zu verwendenden Ordner auszuwählen. Wenn die Unterordnerliste nur langsam abgerufen wird, probieren Sie jeden Algorithmus aus, um den schnellsten für diesen Suchtyp zu ermitteln. Die Ordnereinschränkung kann genutzt werden, wenn die Gruppierungsebene nach einer Eigenschaft festgelegt ist, die eine Werteliste verwendet. Hinweis: Diese Einstellung ist für jede Gruppierungsebene unterschiedlich. In allgemeinen Ansichten kann die Ordnereinschränkung von Benutzern festgelegt werden, die mindestens über die Berechtigung zum Verwalten allgemeiner Ansichten verfügen. Abbildung 55: Sie können Einschränkungen für die Ordnerauswahl in den erweiterten Einstellungen für die Gruppierungsebene aktivieren. 85 M-Files 10

86 5 Einführung in die Grundfunktionen Gruppieren nach und Gruppierungsebene hinzufügen Mit der Funktion Gruppieren nach oder Gruppierungsebene hinzufügen können Sie auch Gruppierungsebenen hinzufügen. So können Sie in der Ansicht Alle Dokumente die Objekte nach Anfangsbuchstaben oder Gruppenprojekte nach Kunden gruppieren. Hierarchieebenen können nach Bedarf hinzugefügt und entfernt werden. Klicken Sie auf Ansicht oder mit der rechten Maustaste auf das Objekt, um die Funktion Gruppieren nach oder Gruppierungsebene hinzufügen anzuzeigen. Berechtigungen Legen Sie fest, von welchen Benutzern eine Ansicht angezeigt werden darf. Diese Registerkarte wird nur angezeigt, wenn Sie allgemeine Ansichten definieren. Ansicht in einem Ordner erstellen Neue Ansichten können auch in virtuellen Ordnern erstellt werden. Öffnen Sie den virtuellen Ordner, in dem Sie eine neue Ansicht erstellen möchten. Wählen Sie Neue Ansicht, und nehmen Sie die Einstellungen vor. Sie können z. B. im Ordner Angebote die Ansicht Angebote, die diese Woche auslaufen erstellen. Hinweis: Bei der Erstellung einer neuen Ansicht in einem Ordner sind die Bedingungen der oberen Ansicht und des Ordners gleichzeitig gültig, d. h. die neue Ansicht akzeptiert nur Objekte, welche auch die Bedingungen der oberen Ansicht und des oberen Ordners erfüllen. Ordner als Ansicht anpassen Ordner können auch als Ansichten angepasst werden. Nach der Anpassung können Sie ebenso die Anzeigeeinstellungen der neuen Ansicht ändern und Gruppierungsebenen erstellen, wie Sie dies für andere Ansichten tun können. Anschließend können Sie beispielsweise in der Ansicht Notiz, die aus dem Ordner Notiz entstanden ist, Dokumente nach deren Besprechungstypen gruppieren. Da Ansichten in Ordnern erstellt und Ordner als Ansichten angepasst werden können, ist es möglich, dass Ansichten und Ordner parallel im Auflistungsbereich auftreten. Ansichten können daher sowohl Ordner als auch Ansichten enthalten, und Ordner können Ansichten sowie Ordner enthalten. Ein Ordner, der als Ansicht angepasst wurde, kann als Ordner wiederhergestellt werden. Verwenden Sie hierzu die Funktion Löschen, zu der Sie durch Klicken mit der rechten Maustaste oder durch Auswählen von Anpassung entfernen in den Anzeigeeigenschaften gelangen. 5 Einführung in die Grundfunktionen 86

87 M-Files 10 Abbildung 56: Wählen Sie in den Eigenschaften des virtuellen Ordners die Registerkarte Anpassen, und passen Sie den Ordner als Ansicht an. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen für die Ansicht vor. Neuer Offlinefilter In der Offlineansicht können Sie Filter festlegen, um sicherzustellen, dass der Zugriff auf wichtige Objekte auch dann möglich ist, wenn keine Netzwerkverbindung besteht. Beispiel: Sie können angeben, dass alle Dokumente eines bestimmten Projekts auch dann verfügbar sein sollen, wenn keine Netzwerkverbindung besteht. Mithilfe des Filters werden auch alle neuen projektbezogenen Dokumente aktualisiert, so dass diese offline verfügbar sind. Wählen Sie im Kontextmenü des Offlinefilters die Option Entfernen aus, um den Filter zu entfernen. Neuer Standardordner Zur Erstellung eines neuen Standardordners, wählen Sie auf der ersten Ebene der Dokumentenverwaltung oder in einem bereits vorhandenen Standardordner im Kontextmenü Neu Standardordner. Weitere Informationen zu Standardordnern finden 87 M-Files 10

88 5 Einführung in die Grundfunktionen Sie in den Abschnitten M-Files-Terminologie auf Seite 34 und Dateien und Ordner importieren auf Seite 88 In Dokument konvertieren Dokumente, die nicht anhand des Standardverfahrens in M-Files importiert werden, z. B. mit der Eingabeaufforderung, werden von M-Files als temporäre lokale Dateien mit einem abgeblendeten Symbol dargestellt. Wählen Sie die temporäre lokale Datei und anschließend die Funktion In Dokument konvertieren, um die Datei in eine M-Files-Standarddatei zu konvertieren. Dateien und Ordner importieren Mit der Funktion Dateien und Ordner importieren können Sie eine große Anzahl von Dateien in M-Files importieren. Durch Auswahl dieser Funktion (Neu> Dateien und Ordner importieren... in der Menüleiste) öffnet sich ein Dialogfeld, in welchem Sie festlegen können, welche Dateien und Ordner importiert und wie diese organisiert werden sollen. Hinweis: Die Dateien können auch direkt per Drag & Drop in den M-Files Client gezogen werden. Nachdem die Datei(en) in den Client gezogen wurden, reagiert M-Files so, als würden Sie ein neues Objekt oder neue Objekte erstellen (siehedokumente erstellen auf Seite 37). 5 Einführung in die Grundfunktionen 88

89 M-Files 10 Abbildung 57: Dialogfeld Dateien und Ordner importieren Quelle Geben Sie den Speicherort der Dateien und Ordner an, die Sie in M-Files importieren möchten. Unterordner einschließen Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterordner einschließen, wenn Sie auch die Unterordner des ausgewählten Speicherorts und die darin enthaltenen Elemente importieren möchten. Ordnerstruktur nicht beibehalten Aktivieren Sie die Option Ordnerstruktur nicht beibehalten, wenn Sie die vorhandene Ordnerstruktur beim Importieren in M-Files nicht beibehalten möchten. Die importierten Dokumente werden daraufhin in den Ansichten von M-Files anhand Ihrer Metadaten angeordnet. 89 M-Files 10

90 5 Einführung in die Grundfunktionen Ordnerstruktur beibehalten Aktivieren Sie das Optionsfeld Ordnerstruktur beibehalten, wenn Sie die vorhandene Ordnerstruktur in M-Files weiter nutzen möchten. Wählen Sie den Standardordner, in den die Dateien oder Ordner importiert werden sollen. Klicken Sie auf Neuer Ordner, um einen neuen Standardordner zu erstellen. Die Ordnerstruktur der übertragenen Dateien und Ordner wird nun von M-Files beibehalten. Sie können die Struktur anzeigen, indem Sie zu dem Standardordner mit den importierten Dateien und Ordnern navigieren. Die importierten Dokumente werden sowohl in den Standardordnern als auch (basierend auf ihren Metadaten) in den Ansichtenordnern von M-Files dargestellt. Zur Eingabe von Metadaten auffordern Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zur Eingabe von Metadaten auffordern, wenn Sie die Metadaten von Dokumenten bei der Übertragung eingeben möchten. Wählen Sie im Metadatenformular beispielsweise Notiz als Dokumentenklasse, und klicken Sie auf OK für alle, wenn Sie Notizen in M-Files übertragen. Alle importierten Dokumente werden nun als Notizen gekennzeichnet. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren, werden alle importierten Dateien der Dokumentenklasse Nicht klassifiziertes Dokument zugeordnet. Auf diese Weise können Sie später noch weitere Dokumenten-Metadaten hinzufügen. Berechtigungen Geben Sie die Berechtigungen für die importierten Dateien und Ordner an. Das Feld Berechtigungen wird nur angezeigt, wenn keine anderen Eigenschaften für die Dokumente definiert wurden. Andernfalls werden die Berechtigungen mithilfe des Metadatenformulars angegeben. 5.3 Menü Vorgänge Dieser Abschnitt gibt einen kurzen Überblick über die Funktionen des Menüs Vorgänge. Kopie erstellen Mit der Funktion Kopie erstellen... können Sie eine Kopie von Objekten in der Dokumentenverwaltung erstellen. Hiermit können Sie auf Basis der Metadaten und des Inhalts eines vorhandenen Objekts ein komplett neues Objekt erstellen. Der Versionsverlauf wird nicht in das neue Objekt kopiert. 5 Einführung in die Grundfunktionen 90

91 M-Files 10 Auschecken Durch Auschecken von Objekten zum Bearbeiten wird in M-Files verhindert, dass ein Objekt von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet wird. Ein ausgechecktes Objekt kann jedoch von anderen Benutzern aufgerufen werden (schreibgeschützt). Wenn Sie ein Objekt öffnen, wird es ausgecheckt. Folgende Meldung wird angezeigt: Abbildung 58: Beim Öffnen eines Dokuments können Sie dieses entweder auschecken oder es im schreibgeschützten Modus öffnen. Wenn Sie Dokument auschecken, erscheint ein kleines Häkchen auf dem Dokumenten-Symbol, welches anzeigt, dass das Dokument an Sie ausgecheckt wurde. Dokumente, die an andere Benutzer ausgecheckt wurden, werden durch ein rotes und gelbes Symbol gekennzeichnet. In diesem Fall können Sie das Dokument nur schreibgeschützt öffnen. Abbildung 59: Symbole, die ein an andere Benutzer oder an Sie ausgechecktes Dokument anzeigen. Funktionen ohne Auschecken Sie können Dateien zu einem Mehrdateiendokument hinzufügen oder daraus entfernen, ohne es zum Bearbeiten auszuchecken. Sie können Dateien auch umbenennen und ersetzen, ohne diese auszuchecken. Zur gemeinsamen Dokumenterstellung auschecken M-Files bietet auch die Möglichkeit der gemeinsamen Dokumenterstellung, d. h. mehrere Benutzer können dasselbe Dokument gleichzeitig bearbeiten. Selbst eine Person ohne M-Files Konto kann an der gemeinsamen Dokumenterstellung teilnehmen. Diese gemeinsame Dokumenterstellung wird durch den SkyDrive-Service von Microsoft ermöglicht. Durch eine Änderung der Registrierungseinstellungen kann die gemeinsame Dokumenterstellung auch für SharePoint aktiviert werden. In diesem Fall erfolgt die gemeinsame Bearbeitung in SharePoint anstatt in SkyDrive. 91 M-Files 10

92 5 Einführung in die Grundfunktionen Zur gemeinsamen Dokumenterstellung auschecken und in M-Files einchecken Um die Datei zur Bearbeitung in SkyDrive freizugeben, verwenden Sie die Funktion Zur gemeinsamen Dokumenterstellung auschecken. Wenn Sie eine Datei in einem Mehrdateiendokument zur gemeinsamen Dokumenterstellung freigeben wollen, verwenden Sie die Funktion Gemeinsame Dokumenterstellung starten. Wenn Sie bereits ein Eindateidokument ausgecheckt haben, können Sie über die Funktion Gemeinsame Dokumenterstellung starten aus diesem Status die gemeinsame Dokumenterstellung starten. Wenn die Datei für die gemeinsame Dokumenterstellung auf SkyDrive hochgeladen wird, wird Sie für verschiedene Personen verfügbar. M-Files zeigt folgende Meldung an: Abbildung 60: Einzelne Benutzer und benutzerspezifische Rechte können bei der gemeinsamen Dokumenterstellung nicht personalisiert werden. Anschließend werden Sie von M-Files aufgefordert, Ihre Windows Live-ID einzugeben. Wenn Sie zu SkyDrive wechseln, müssen Sie sich zunächst verifizieren. Sie können fortfahren, indem Sie diese mit Ja beantworten. Sowie die Datei für SkyDrive freigegeben ist, wird eine Meldung angezeigt, und Sie können den SkyDrive-Link an andere Benutzer senden. Bitte beachten Sie, dass jeder, der diesen Link erhält, die Datei ansehen und Änderungen darin vornehmen kann. Wenn Sie die Funktion Send Link ausführen, erstellt M-Files automatisch eine -Nachricht, die den Dateinamen und einen Link zu der Datei in SkyDrive enthält. Nachdem Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben oder wenn Sie aus einem anderen Grund die Datei nicht mehr im Modus für die gemeinsame Dokumenterstellung halten wollen, verlassen Sie diesen Modus, damit andere M-Files-Benutzer die Datei zur Bearbeitung in M-Files oder SkyDrive auschecken können. Der M-Files-Benutzer, der das Dokument zur gemeinsamen Erstellung auscheckt, muss dieses auch wieder einchecken. Andere M-Files-Benutzer können das Dokument nach der gemeinsamen Erstellung nicht einchecken. Dieser M-Files-Benutzer ist verantwortlich für die am Dokument vorgenommenen Änderungen: Die im Modus für die gemeinsame Dokumenterstellung vorgenommenen Änderungen werden dem M-Files-Benutzer 5 Einführung in die Grundfunktionen 92

93 M-Files 10 zugeschrieben, der das Dokument zur gemeinsamen Erstellung ausgecheckt hat und die neue Dokumentversion in M-Files eingecheckt hat. Sie können die im Modus der gemeinsamen Dokumenterstellung vorgenommenen Änderungen mit der Funktion Auschecken rückgängig machen während des Eincheckens ablehnen. Nachdem das Dokument in M-Files eingecheckt wurde, ist es in SkyDrive nicht mehr verfügbar. Wenn Sie das Dokument wieder im Modus für die gemeinsame Dokumenterstellung freigeben wollen, checken Sie sie für die gemeinsame Dokumenterstellung aus und senden einen neuen SkyDrive-Link zur Datei. Im Modus für die gemeinsame Dokumenterstellung bearbeiten Wenn Sie einen Link zu einer Datei erhalten haben, die sich im Modus für die gemeinsame Dokumenterstellung befindet, können Sie sie normal bearbeiten, beispielsweise in Word oder PowerPoint. Im Modus für die gemeinsame Dokumenterstellung können Sie hauptsächlich Office-Dateien in Microsoft Office 2010 (oder höher) oder mithilfe von Office-Web-Apps bearbeiten. Beispielsweise können mehrere Benutzer dieselbe Word-Datei gleichzeitig in Microsoft Office bearbeiten. Eine PowerPoint-Präsentation kann von mehreren Benutzern gleichzeitig in PowerPoint 2010 (oder höher) in Microsoft Office bearbeitet werden. Die M-Files-Funktionen (z. B. Hinzufügen von Metadaten zum Inhalt) sind während der Bearbeitung in SkyDrive nicht verfügbar. Darüber hinaus können M-Files-Benutzer über den SkyDrive-Link oder direkt in M-Files an der gemeinsamen Dokumenterstellung teilnehmen. Wenn das Objekt für die gemeinsame Dokumenterstellung in M-Files ausgecheckt wird, können auch andere M-Files-Benutzer es über den Modus für die gemeinsame Dokumenterstellung in SkyDrive bearbeiten oder dessen neueste Version im schreibgeschützten Zustand öffnen. Einchecken Wenn Sie die Bearbeitung eines Dokuments abgeschlossen und das Dokument gespeichert haben, sollten Sie die Änderungen mithilfe der Funktion Einchecken auch auf dem Server speichern. Das Dokument kann nun von anderen Benutzern ausgecheckt und bearbeitet werden. Mithilfe der Ansicht Ausgecheckt an aktuellen Benutzer können Sie sich rasch einen Überblick über alle Dokumente verschaffen, die an Sie ausgecheckt wurden. Diese Ansicht steht in allen Dokumentenverwaltungen zur Verfügung. Einchecken mit Kommentaren Änderungen an Dokumenten können beim Einchecken anhand von Kommentaren erläutert werden. Wenn Sie die Option Einchecken mit Kommentaren ausgewählt haben, wird ein 93 M-Files 10

94 5 Einführung in die Grundfunktionen Textfeld geöffnet, in das Sie Anmerkungen zu Ihren Änderungen eingeben können. Diese werden auf der Registerkarte Kommentare im Dialogfeld für das Metadatenformular angezeigt. Auschecken rückgängig machen Mit der Funktion Auschecken rückgängig machen können Sie das Auschecken eines Dokuments rückgängig machen, ohne die Änderungen auf dem Server zu speichern. In diesem Fall gehen alle Änderungen verloren, die vorgenommen wurden, solange das Dokument ausgecheckt war. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie Änderungen an einem ausgecheckten Dokument vorgenommen und das Dokument gespeichert haben, die Änderungen jedoch nicht wirksam werden sollen. Sie können also den Status des Dokuments vor dem Auschecken wiederherstellen. Wenn das Dokument noch nie eingecheckt wurde, wird es gelöscht, wenn Sie die Funktion Auschecken rückgängig machen verwenden. Eigenschaften Über diese Funktion wird das Metadatenformular des Objekts in einem separaten Fenster geöffnet. Offlineverfügbarkeit Dieser Abschnitt gibt einen kurzen Überblick über die Funktionen für die Offlineverfügbarkeit von Objekten. Mit diesen Funktionen können Sie Objekte kennzeichnen, die auch im Offlinemodus verfügbar sind. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Neuer Offlinefilter auf Seite 87. Als "Offline verfügbar" markieren Mit der Funktion Als "Offline verfügbar" markieren können Sie Dokumente und Objekte angeben, die auch ohne Netzwerkverbindung verfügbar sein sollen. Diese Dokumente werden in der Offlineansicht angezeigt. Sie können einzelne Objekte, Gruppen von Objekten, Anzeigeentitäten oder virtuelle Ordner auswählen und als offline verfügbar festlegen. Wenn Sie eine Ansicht oder ein virtuelles Verzeichnis offline verfügbar machen, wird von M-Files ein neuer Offlinefilter für die entsprechende Ansicht erstellt. So stehen alle neuen Objekte, die den Filterbedingungen entsprechen, automatisch offline zur Verfügung. Der erstellte Offlinefilter kann auch nachträglich bearbeitet werden. Weitere Informationen zu Offlinefiltern finden Sie im Abschnitt Neuer Offlinefilter auf Seite 87. Mit den Funktionen Online schalten und Offline schalten können Sie zwischen dem Offline- und dem Onlinemodus wechseln. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Offline schalten auf Seite 113 und Online schalten auf Seite Einführung in die Grundfunktionen 94

95 M-Files 10 Markierung Offline verfügbar entfernen Sie können die Funktion Markierung Offline verfügbar entfernen verwenden, wenn ein Objekt nicht mehr länger offline verfügbar sein soll. Weitere Informationen finden Sie auch im Abschnitt Als "Offline verfügbar" markieren auf Seite 94. Verlauf Ein großer Vorteil von M-Files ist die Tatsache, dass frühere Versionen von Objekten beibehalten werden. Anhand des Objektverlaufs können Sie nachvollziehen, wann ein Objekt ausgecheckt und wieder eingecheckt wurde. Wenn Sie ein Dokument erstellen und einchecken, wird die erste Version auf dem Server gespeichert. Wenn Sie das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt auschecken und öffnen, es bearbeiten und anschließend speichern und wieder einchecken, wird eine zweite Version des Dokuments auf dem Server gespeichert. Es stehen nun zwei Versionen des Dokuments zur Verfügung, die jederzeit geöffnet werden können. Abbildung 61: Das Fenster Verlauf Bezeichnung zu dieser Version hinzufügen Sie können einzelnen Versionen eines Dokuments eine Bezeichnung hinzufügen. Die Bezeichnung wird im Fenster Verlauf unter Versionsbezeichnung angezeigt. Klicken Sie auf Bezeichnung zu dieser Version hinzufügen, und wählen Sie eine Bezeichnung aus dem Dropdownmenü, um der Version eine Bezeichnung hinzuzufügen. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Feld, und wählen Sie Neuen Wert zur Liste hinzufügen, um der Liste eine neue Versionsbezeichnung hinzuzufügen. Versionen weisen standardmäßig keine Bezeichnungen auf. 95 M-Files 10

96 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 62: Das Dialogfeld Bezeichnung zu dieser Version hinzufügen Diese Versionsbezeichnung aus anderen Versionen des Objekts entfernen Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Versionsbezeichnung aus anderen Versionen des Objekts entfernen, wenn Sie die ausgewählte Bezeichnung aus anderen Versionen entfernen möchten. Diese Funktion ist sehr hilfreich, wenn nur eine Version eines Vertrages als freigegeben gekennzeichnet werden soll. Versionsdetails bearbeiten Mit der Funktion Versionsdetails bearbeiten können Sie einer Dokumentenversion eine oder mehrere Bezeichnungen sowie einen Kommentar hinzufügen, der im Fenster Verlauf angezeigt wird. Diese Kommentare werden auch in der Kommentare-Ansicht des Metadatenformulars des Objekts und im Kommentarverlauf der Funktion Kommentare angezeigt (siehe Kommentare auf Seite 101). 5 Einführung in die Grundfunktionen 96

97 M-Files 10 Abbildung 63: Einzelne Versionen können mit Kommentaren versehen werden. Zurücksetzen Die einzelnen Versionen eines Objekts werden standardmäßig anhand ihres Erstellungsdatums, angefangen mit der ältesten Version, sortiert. Mit der Funktion Zurücksetzen können Sie Dokumente auf ältere Versionen zurücksetzen. Dadurch wird eine neue Version des Dokuments mit dem Inhalt der alten Version erstellt, wobei gleichzeitig sämtliche Zwischenversionen beibehalten werden. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie Änderungen an einem ausgecheckten Dokument vorgenommen und das Dokument gespeichert haben, die Änderungen jedoch nicht wirksam werden sollen. Die Funktion Zurücksetzen kann nur verwendet werden, wenn das Dokument nicht ausgecheckt ist. Abbildung 64: Bevor Sie ein Dokument zurücksetzen können, werden Sie von M-Files aufgefordert, den Vorgang zu bestätigen. 97 M-Files 10

98 5 Einführung in die Grundfunktionen Beziehungen Sie können Beziehungen zwischen Objekten festlegen, um Dokumente, die zueinander in Beziehung stehen, miteinander zu verknüpfen. So kann beispielsweise ein Angebot das Angebotsdokument sowie eine sich darauf beziehende Preisliste gemeinsam mit einer Unternehmensbroschüre enthalten. Dabei kann jedes Objekt einzeln aktualisiert werden, und jedes Objekt verfügt über einen eigenen Versionsverlauf. Der Vorteil dieser Vorgehensweise besteht darin, dass keine unnötigen Kopien von Dokumenten angefertigt werden müssen. Abbildung 65: Objekte in der Dokumentenverwaltung können durch Beziehungen verbunden werden. Mithilfe von Beziehungen können wie über das Metadatenformular Verbindungen zwischen den Metadaten von Objekten definiert werden. Beispielsweise können Sie einem Objekt einen bestimmten Kunden zuordnen. Der Kunde wird dann auch im Metadatenformular dieses Objekts angezeigt. Genauso werden Beziehungen, die im Dokumentenformular eingegeben werden, im Fenster Beziehungenangezeigt. Mit der Funktion Beziehungen können Sie Beziehungen zwischen Objekten erstellen und bearbeiten. Das Dialogfeld enthält drei Ansichten zum Anzeigen von Beziehungen (Beziehungen von, Beziehungen zu, Alle Beziehungen). Tipp: Sie können die Eigenschaften eines verwandten Objekts verwenden, um indirekte Ansichten und Suchvorgänge zu erstellen oder Filtereinstellungen zu definieren.(siehe 5 Einführung in die Grundfunktionen 98

99 M-Files 10 Indirekte Suchvorgängein Erweiterte Suche auf Seite 123 und Filtereinstellungen auf Seite 127). Beziehung hinzufügen, Beziehung bearbeiten und Beziehung entfernen Mit den Schaltflächen unten im Dialogfeld können Sie Beziehungen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Wenn Sie mehrere Objekte auf einmal hinzufügen möchten, können Sie Objekte auch per Drag & Drop hinzufügen. Aktuellste Version, Bestimmte Version Beim Hinzufügen einer Beziehung werden Sie von M-Files aufgefordert, das gewünschte Verhalten hinsichtlich Versionen des hinzugefügten Objekts festzulegen. Sie können festlegen, dass sich die Beziehung immer auf die neueste oder auf die gegenwärtige Version bezieht. Beziehungen durchsuchen Objekte stehen häufig in Beziehung zu anderen Objekten. Beispielsweise werden Dokumente häufig einem Projekt oder Kunden zugeordnet. Beziehungen werden für jedes Objekt einzeln angegeben. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Beziehungen auf Seite 98. Objekte, die in Beziehung zum aktuellen Objekt stehen, können mit der Funktion Beziehungen durchsuchen angezeigt werden, sofern Beziehungen zwischen Objekttypen in M-Files Serveradministrator festgelegt wurden (standardmäßig deaktiviert). Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Neuer Objekttyp auf Seite 252. Verwandte Objekte werden immer in einer Listenansicht (Ansicht oder Suchergebnis) angezeigt; unabhängig davon, ob Beziehungen zwischen den Objekttypen in M-Files Serveradministrator festgelegt wurden. So können Sie in der Listenansicht problemlos projektbezogene Dokumente, Ansprechpartner usw. durchsuchen. Mithilfe von Beziehungen können Sie auch von einem Objekt zu einem anderen gehen. Beispielsweise können Sie von einem Dokument zum zugehörigen Objekt, von einem Projekt zum Kunden oder von einem Kunden zum Ansprechpartner gehen. Beziehungen zwischen Objekten in separaten Dokumentenverwaltungen Die Interaktion zwischen mehreren Dokumentenverwaltungen ermöglicht die Erstellung von Beziehungen zwischen Objekten in verschiedenen Dokumentenverwaltungen. Die Objekte werden dann nicht von einer Dokumentenverwaltung in eine andere exportiert. Vielmehr wird die Beziehung durch Verweis auf ein Objekt in einer anderen Dokumentenverwaltung definiert, d. h. es wird ein Link zum Originalobjekt erstellt. Eine Beziehung können Sie durch Ziehen eines Objekts aus einer Dokumentenverwaltung in eine andere oder über die Funktion Beziehungen so erstellen, als würden Sie eine Beziehung zu einem Objekt in derselben Dokumentenverwaltung hinzufügen. 99 M-Files 10

100 5 Einführung in die Grundfunktionen Darüber hinaus können Sie eine Datei durch eine andere Datei in einer anderen Dokumentenverwaltung so ersetzen, als würden sich die beiden Dateien in derselben Dokumentenverwaltung befinden. Tastenkombinationen Das verwandte Objekt in einer anderen Dokumentenverwaltung wird in der Zieldokumentenverwaltung als Verknüpfung angezeigt. Wenn Sie auf dieses Objekt doppelklicken, zeigt M-Files das Objekt in der ursprünglichen Dokumentenverwaltung in derselben Weise an, wie wenn M-Files-Verknüpfungen verwendet werden. In der Zieldokumentenverwaltung sehen Sie die grundlegenden Eigenschaften des verwandten Objekts (Verknüpfung) sowie Informationen zur ursprünglichen Dokumentenverwaltung. Änderungen am Objekt werden jedoch in der ursprünglichen Dokumentenverwaltung vorgenommen, dies gilt auch für das Öffnen des Objekts. Um das verwandte Objekt in der ursprünglichen Dokumentenverwaltung anzuzeigen und zu bearbeiten, benötigen Sie Berechtigungen für die ursprüngliche Dokumentenverwaltung und das ursprüngliche Objekt. Bei Bedarf können Sie die Verknüpfung in der Zieldokumentenverwaltung umbenennen. Dabei wird der Name des ursprünglichen Objekts in der Quelldokumentenverwaltung nicht geändert und es kommt zu keinen Konflikten zwischen den Dokumentenverwaltungen. Berechtigungen für Verknüpfungen Verknüpfungen verfügen über eigene Berechtigungen. Standardeinstellung ist die Standardberechtigung für nach Typ festgelegte neue Objekte in der Zieldokumentenverwaltung. Durch Synchronisierung erstellte Verknüpfungen Bei der Synchronisierung von Daten zwischen Dokumentenverwaltungen, wie etwa zum Zweck der Archivierung oder Veröffentlichung, werden in bestimmten Fällen über die Metadaten der importierten Objekte Verknüpfungen erstellt. Wird beispielsweise ein zu einem bestimmten Projekt gehörendes Dokument in die Zieldokumentenverwaltung importiert, nicht aber das Projekt, erstellt M-Files in der Zieldokumentenverwaltung eine Verknüpfung für das Projekt. Diese Verknüpfung fungiert dann als Link zu einem Objekt in der anderen Dokumentenverwaltung. Hierzu muss die Eigenschaftendefinition Projekt zwischen der Quell- und der Zieldokumentenverwaltung verknüpft werden können. Die Metadatendefinitionen müssen immer verknüpft werden können, damit deren verwandte Objekte und Werte als Verknüpfungen angezeigt oder importiert werden können. Anforderungen M-Files erstellt automatisch eine Beziehung zu Objekten mit einem integrierten Objekttyp (Dokument oder Dokumentensammlung). Wird der Typ des Objekts vom Benutzer erstellt 5 Einführung in die Grundfunktionen 100

101 M-Files 10 (Kunde, Projekt usw.), müssen Sie prüfen, ob die Metadatendefinitionen der Objekttypen zwischen den Dokumentenverwaltungen angepasst werden können. Mitglieder der Sammlung Mit der Funktion Mitglieder der Sammlung können Sie ein Dialogfeld öffnen, um die Mitglieder der Dokumentensammlung anzuzeigen und zu bearbeiten. Weitere Informationen zu Dokumentensammlungen und deren Bearbeitung finden Sie im Abschnitt Neue Dokumentensammlung auf Seite 74. Unterobjekte Objekte können auch Unterobjekte aufweisen. Beispielsweise kann ein Kundenobjekt eine Kontaktperson als Unterobjekt aufweisen. Der Systemadministrator kann Objekttypen und Beziehungen zwischen diesen über M-Files Server Administrator festlegen. Mit der Tastenkombination Strg+J können Sie die untergeordneten Objekte eines Objekts bequem anzeigen, um sie ggf. zu bearbeiten oder zu löschen. Auf diese Weise können Sie z. B. rasch eine neue Kontaktperson hinzufügen, indem Sie den gewünschten Kunden in der Dokumentenverwaltung suchen und diesem mit der Funktion zum Erstellen neuer Unterobjekte eine neue Kontaktperson hinzufügen. Kommentare Objekte in der Dokumentenverwaltung können über die Kommentare-Funktion mit Kommentaren versehen werden. Gespeicherte Kommentare werden im Kommentarverlauf archiviert und angezeigt. Die Funktion Kommentare kann durch Rechtsklick auf ein Objekt und Auswahl von Kommentare im Kontextmenü aufgerufen werden. Weitere Informationen finden Sie auch im Abschnitt Einchecken mit Kommentaren auf Seite 93. Workflow Alle Dokumente verfügen über einen Lebenszyklus, während dem Sie verarbeitet und bearbeitet werden. Im Rahmen dieses Lebenszyklus unterliegen sie verschiedensten Änderungen, die in die Verantwortungsbereiche unterschiedlicher Benutzer fallen. Es ist daher sehr wichtig, dass alle Beteiligten am Prozess sich ihrer Verantwortung und den einzelnen Arbeitsschritten bewusst sind. Mit M-Files Workflow können Sie die Lebenszyklen von Dokumenten an reale Prozesse anpassen. Dabei wird der Workflow nach den Status gruppiert, die den Arbeitsschritten für ein Dokument oder ein anderes Objekt entsprechen. Beispiel für einen Workflow: Elektronische Genehmigung von Rechnungen. 101 M-Files 10

102 5 Einführung in die Grundfunktionen Workflows können vom Administrator für M-Files schnell und einfach an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Weitere Informationen zu Workflows finden Sie im Abschnitt Workflows auf Seite 290. Status ändern Workflow- und Statusänderungen werden mit dem Befehl Status ändern vorgenommen. Wenn Sie den Workflow für ein Objekt festgelegt haben, können Sie den Status auch mithilfe der entsprechenden Befehle im Kontextmenü ändern. Der aktuelle Status im Workflow wird durch ein kleines Häkchen gekennzeichnet. Abbildung 66: Bei einer Änderung des Status können Sie einen Kommentar zum Aufgabenfortschritt hinzufügen. Workflow Wählen Sie einen Workflow für das Objekt aus. Status Wählen Sie den neuen Status des Objekts aus. Kommentar Sie können einen Kommentar zum Aufgabenfortschritt hinzufügen. Diese Kommentare können im Metadatenformular oder mithilfe der Funktion Kommentare angezeigt werden. Elektronische Signaturen Wenn eine elektronische Signatur für den Statuswechsel definiert wurde, müssen Sie sich mit Ihrer Benutzer-ID und Ihrem Kennwort anmelden, um einen Statuswechsel vorzunehmen. Damit der Status geändert werden kann, muss das Objekt eingecheckt sein. Der Wechsel des Status mit einer Signatur kann nur für jeweils ein Objekt erfolgen. Statuswechsel, die eine elektronische Signatur erfordern, können nur von Benutzern ausgeführt werden, die die Windows-Authentifizierung verwenden. Die elektronische 5 Einführung in die Grundfunktionen 102

103 M-Files 10 Signatur bezieht sich nicht auf einen elektronischen Fingerabdruck. Sie erfordert stets die Eingabe der Benutzeranmeldedaten und die Anmeldung. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Elektronische Signaturen auf Seite 295. Aufgabenzuweisung Mit Aufgabenzuweisungen werden Informationen sowie die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung von Aufgaben an die zuständige Person übertragen. Mit der Aufgabenzuweisungsfunktion können Sie beispielsweise einen Kollegen bitten, ein Angebot nochmals zu prüfen, bevor es an den Kunden gesendet wird. Aufgabenzuweisungen können Teil eines Workflows sein oder unabhängig verwendet werden. Weitere Informationen zu in Workflows enthaltenen automatischen Aufgabenzuweisungen finden Sie im Abschnitt Workflows auf Seite 290. Erstellen Sie ein neues Objekt Aufgabenzuweisung, um eine neue Aufgabenzuweisung einzureichen. Da es sich bei Aufgabenzuweisungen um Objekte handelt, können Sie dieselbe Aufgabenzuweisung für mehrere Objekte definieren. Oder umgekehrt, verschiedene Objekte zur selben Aufgabenzuweisung hinzufügen. Beispielsweise können Sie mit einer einzigen Aufgabenzuweisung einem Kollegen mehrere Entwürfe zur Überprüfung zuweisen. Da es sich bei den Aufgabenzuweisungen um separate Objekte handelt, verfügen diese über einen eigenen Versionsverlauf und Berechtigungen. Aus diesem Grund können das enthaltene Dokument und die enthaltene Aufgabenzuweisung separate Berechtigungen aufweisen. Somit kann nur ein Benutzer, der über eine Leseberechtigung für das Dokument verfügt, die Aufgabenzuweisung als abgeschlossen markieren. Der Benutzer muss über keine Bearbeitungsberechtigungen für das Dokument verfügen. Außerdem können Benutzer mit einer Nur-Lesen-Lizenz für M-Files die Aufgabenzuweisung als abgeschlossen markieren. Es stehen drei Möglichkeiten für die Erstellung einer Aufgabenzuweisung zur Verfügung. Aufgabenzuweisung erstellen und Objekte durch Drag & Drop oder durch Verwendung der Kontextmenü-Funktion Datei hinzufügen hinzufügen. Eines oder mehrere Dokumente markieren und im Menü Neu die Option Aufgabenzuweisung auswählen. Erstellen Sie eine Aufgabenzuweisung ohne ein Objekt hinzuzufügen und definieren Sie die gesamte Aufgabe im Beschreibungsfeld der Aufgabenzuweisung. 103 M-Files 10

104 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 67: Im Metadatenformular der Aufgabenzuweisung können Sie sowohl Benutzer als auch alle anderen Metadaten, die sich auf die Aufgabenzuweisung beziehen, definieren. Beschreibung der Aufgabenzuweisung Fügen Sie eine Beschreibung der Aufgabe hinzu. In der Aufgabenzuweisung per wird der Person, der eine Aufgabe zugewiesen wurde, diese Beschreibung angezeigt. Zugewiesen zu Wählen Sie die Benutzer aus, denen Sie die Aufgabe zuweisen möchten. Durch Klicken auf die Plustaste (+) in der Toolbar können Sie weitere Benutzer hinzufügen. Wenn es sich bei einer Aufgabenzuweisung um ein separates Objekt handelt, müssen alle Personen, denen diese Aufgabe zugewiesen wurde, die Aufgabenzuweisung als abgeschlossen kennzeichnen, bevor sie den Status abgeschlossen erhält. Endtermin Sie können gegebenenfalls auch einen Endtermin für die Aufgabenzuweisung auswählen. Der Benutzer erhält eine automatische Erinnerung, wenn er beim Erreichen des Endtermins die Aufgabenzuweisung noch nicht als abgeschlossen markiert hat. Die 5 Einführung in die Grundfunktionen 104

105 M-Files 10 Erinnerung wird über eine gängige Benachrichtigungsregel gesendet, die durch den Administrator gelöscht werden kann. Dieser Termin kann auch hilfreich beim Erstellen von Ansichten sein. Administratoren oder andere Benutzer können eine entsprechende Ansicht erstellen, die alle Objekte mit bevorstehendem Endtermin enthält. Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie im Abschnitt Neue Ansicht auf Seite 76. Überwacht von Im Abschnitt Überwacht von können Sie festlegen, welche Benutzer benachrichtigt werden sollen, wenn eine Aufgabe als abgeschlossen gekennzeichnet wird. Dem Absender eines Aufgabenformulars wird automatisch die Verantwortung für die Aufgabenüberwachung zugewiesen. Sie können die Benutzer, die für die Überwachung zuständig sind, ändern oder weitere Benutzer durch Klicken auf die Plustaste (+) in der Toolbar hinzufügen. Als abgeschlossen kennzeichnen Sie können die Aufgabenzuweisung durch Klicken auf das Ausrufezeichen-Symbol neben dem Feld Zugewiesen zu als abgeschlossen kennzeichnen. Scannen und Texterkennung (OCR) Über Scanner hinzufügen oder ersetzen Zum Scannen geeignete Papierdokumente können M-Files mithilfe einer externen Verbindung (Scannen über ein Netzwerk) oder eines lokalen Scanners hinzugefügt werden. Weitere Informationen zum Scannen über ein Netzwerk finden Sie im Abschnitt Verbindungen mit externen Quellen: Scanner auf Seite 328. Wenn Sie lokal scannen, muss der Scanner direkt mit dem Computer verbunden sein, der zum Hinzufügen der gescannten Datei zu M-Files verwendet wird. Die Scanfunktionen sind im Menü Vorgänge zu finden. Hinweis: Zur Integration von Scannern in M-Files Client werden die Technologien TWAIN und WIA verwendet. Es werden nur Scanner unterstützt, die mit einem TWAIN- oder WIA-Treiber eingerichtet werden können. Dokument über Scanner hinzufügen Sie können weitere Dokumente über den Scanner hinzufügen. M-Files erstellt dann aus der gescannten Datei ein neues Dokument. Nach dem Scannen werden Sie durch M-Files gefragt, ob Sie den Scanvorgang beenden oder weitere Seiten oder ein weiteres Dokument hinzufügen möchten. 105 M-Files 10

106 5 Einführung in die Grundfunktionen Datei über Scanner hinzufügen Wenn Sie Dateien zu einem Mehrdateiendokument hinzufügen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Mehrdateiendokument und wählen im Kontextmenü Datei hinzufügen> Datei über Scanner hinzufügen. M-Files fügt dann dem Mehrdateiendokument eine neue Datei aus der gescannten Datei hinzu. Hinweis: Das Mehrdateiendokument verfügt nur über einen Satz an Metadaten und separate Dateien, die zum Mehrdateiendokument gehören, verfügen über keine separaten Metadaten. Mit Datei aus Scanner ersetzen Sie können eine einzelne Datei durch eine Datei aus dem Scanner ersetzen. Diese Funktion kann verwendet werden, um ein Eindateidokument oder Dateien, die Teil eines Mehrdateiendokuments sind, zu ersetzen. Scannen und Texterkennung (OCR) Wenn das M-Files OCR-Modul aktiviert ist, schlägt M-Files vor, die Datei nach Abschluss des Scanvorgangs per Texterkennung in eine durchsuchbare PDF-Datei zu konvertieren. Sie können die Texterkennung aktivieren oder den Vorschlag ignorieren. Sie können auch erweiterte Einstellungen für die Texterkennung definieren. M-Files schlägt die Texterkennung auch dann vor, wenn Sie eine Bilddatei mit Ihrer Maus in M-Files ziehen und Sie über Zugriff auf das OCR-Modul von M-Files verfügen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Durchsuchbare PDF-Datei auf Seite 325. Hinweis: Wenn die Texterkennung für eine Bilddatei durchgeführt wird, die nicht gespeichert und an M-Files zurückgegeben wurde, wird die Datei nur als PDF gespeichert. Andernfalls ist die ursprüngliche Bilddatei im Versionsverlauf des Dokuments zu finden. In durchsuchbare PDF-Datei konvertieren Wenn Sie über Zugriff auf das M-Files OCR-Modul verfügen, können Sie eine Bilddatei in eine durchsuchbare PDF-Datei konvertieren. Dabei wird die Texterkennung für die Datei angewendet, um eine Volltextsuche zu ermöglichen. Nach der Konvertierung können Sie beispielsweise nach einem Vertragsdokument suchen, indem Sie bei der Suche die Namen der Vertragsparteien oder einen beliebigen, im Vertrag enthaltenen Text verwenden. Texterkennung kann für die folgenden Dateiformate durchgeführt werden: TIFF, JPEG, BMP, PNG und GIF. Hinweis: Sie können die Texterkennung nicht für eine Datei durchführen, die bereits als PDF-Datei in M-Files gespeichert wurde. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Durchsuchbare PDF-Datei auf Seite Einführung in die Grundfunktionen 106

107 M-Files 10 Hinweis: Wenn die Texterkennung für eine Bilddatei durchgeführt wird, die nicht gespeichert und an M-Files zurückgegeben wurde, wird die Datei nur als PDF gespeichert. Andernfalls ist die ursprüngliche Bilddatei im Versionsverlauf des Dokuments zu finden. Hinweis: Das M-Files OCR-Modul ist ein M-Files Add-on-Produkt, das für eine zusätzliche Gebühr erhältlich ist. Die Aktivierung erfolgt über einen Lizenzcode. Archivierung Dokumente, die in der Dokumentenverwaltung nicht mehr benötigt werden, können archiviert werden. Beispielsweise kann der Systemadministrator alle Dokumente, die von den Benutzern zur Archivierung gekennzeichnet wurden, in einer separaten Archivdatei speichern, aus der sie auch wiederhergestellt werden können. Zur Archivierung markieren Mit der Funktion Zur Archivierung markieren können Sie Dokumente in M-Files Serveradministrator kennzeichnen, die archiviert werden sollen. Dadurch werden die Dokumente aus der Dokumentenverwaltung in eine separate Archivdatei verschoben. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Replikation und Archivierung des Inhalts auf Seite 344. Archivierungskennzeichnung entfernen Mit der Funktion Archivierungsmarkierung entfernen kann die entsprechende Kennzeichnung von Dokumenten entfernt werden. Weitere Informationen finden Sie auch im Abschnitt Zur Archivierung markieren auf Seite 107. Wiederherstellen Mit dieser Funktion können Sie gelöschte Objekte wiederherstellen. Suchen Sie zunächst das gelöschte Element über die Ansicht Gelöscht oder mit der detaillierten Suche, und wählen Sie dann im Kontextmenü des Elements die Option Wiederherstellen aus. Die gelöschten Objekte werden nur angezeigt, wenn Sie den Vollzugriff auf Dokumentenvorlagen, die Berechtigung zum Anzeigen aller Objekte oder Berechtigung zum Anzeigen gelöschter Objekte besitzen. 107 M-Files 10

108 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 68: Wählen Sie die Funktion Wiederherstellen über das Kontextmenü des wiederherzustellenden Objekts aus. In Eindateidokument konvertieren Mehrdateiendokumente, die nur eine Dokumentendatei enthalten, können in ein Eindateidokument konvertiert werden. In Mehrdateiendokument konvertieren Mit der Funktion In Mehrdateiendokument konvertieren können Sie ein Eindateidokument in ein Mehrdateiendokument konvertieren. Abbildung 69: Diese Abbildung zeigt die Struktur eines Mehrdateiendokuments. 5 Einführung in die Grundfunktionen 108

109 M-Files 10 Ersetzen mit Datei Mit der Funktion Ersetzen mit Datei können Sie ein Dokument oder eine Datei auswählen, um den Inhalt (Daten in der Datei) einer zuvor ausgewählten Dokumentendatei zu ersetzen. Dabei bleibt die ursprüngliche Version der ersetzten Dokumentendatei erhalten, da M-Files beim Auschecken des Dokuments eine neue Version erstellt hat. Die Metadaten bleiben unverändert, und die Funktion wirkt sich nur auf die Daten in der Datei aus. Unter Verwendung der Funktion Verlauf können Sie die Versionen ansehen (siehe Verlauf auf Seite 95). Abbildung 70: Die Option "Ersetzen mit Datei" im Kontextmenü des Objekts. Verknüpfung erstellen oder Kopie senden M-Files Benutzer können mit unterschiedlichen Verbindungen mit der Dokumentenverwaltung arbeiten, und jeder Benutzer kann über unterschiedliche Ansichten verfügen. M-Files ermöglicht das Erstellen von Verknüpfungen mit Dokumenten. Die Verknüpfungsfunktion wird durch die angesprochenen Faktoren nicht beeinflusst. Verknüpfungen können beispielsweise in -Nachrichten verwendet werden, um auf Dokumente des Unternehmens zu verweisen. Wählen Sie im Kontextmenü des Objekts die Funktion Verknüpfung erstellen oder abrufen aus. 109 M-Files 10

110 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 71: Die Funktion Verknüpfung erstellen oder abrufen. Abbildung 72: Im Fenster Verknüpfung erstellen oder abrufen können Sie den Typ der neuen Verknüpfung angeben. Verknüpfung erstellen oder senden Mit den Funktionen Windows-Verknüpfung erstellen und M-Files-Verknüpfung erstellen können Sie neue Verknüpfungen auf dem Windows-Desktop erstellen. Mit der Funktion M-Files-Verknüpfung per senden wird automatisch eine neue -Nachricht mit einer Verknüpfung erstellt und geöffnet. Die Funktion Verknüpfung per versenden unter Freigabe, und PDF erstellt auf die gleiche Art und Weise auch eine neue -Nachricht mit Verknüpfungen. 5 Einführung in die Grundfunktionen 110

111 M-Files 10 Mit der Funktion M-Files-URL in die Zwischenablage kopieren können Sie den Pfad für das ausgewählte Dokument anzeigen. Jedes Dokument verfügt über einen eigenen Verknüpfungspfad. Mithilfe dieser Option können Sie sicherstellen, dass die Verknüpfung auch nach einer Umbenennung des Dokuments noch verwendet werden kann. Diese Funktion steht für -Nachrichten im HTML-Format zur Verfügung. Sie können das Dokument auch direkt in M-Files öffnen, indem Sie den Pfad im Startmenü von Windows unter Ausführen... eingeben. In den erweiterten Einstellungen können Sie angeben, ob die Verknüpfung immer auf die aktuellste Version des Dokuments (Aktuellste Version) oder auf die ausgewählte Version (Angegebene Version) verweisen soll. M-Files-Verknüpfung per senden Dokumente aus M-Files können, so wie dies auch bei anderen Dokumenten der Fall ist, der hinzugefügt oder in diese gezogen werden. Sie können auch die Funktion M-Files-Verknüpfung per senden verwenden. Mit dieser Funktion erstellt M-Files eine neue -Nachricht, der eine Kopie der Datei angehängt ist. Weblinks Dokumente in M-Files können auch über Weblinks freigegeben werden. M-Files kann als Content-Management-System für die gemeinsame Verwendung von Dokumenten durch mehrere Beteiligte verwendet werden. Weitere Informationen zum Webzugriff finden Sie im Abschnitt M-Files Webzugriff konfigurieren auf Seite 181. Freigabe, und PDF Über SkyDrive freigeben Sie können einzelne Dateien zum Lesen und Bearbeiten in SkyDrive freigeben. Zum Lesen/Bearbeiten ist in diesem Fall kein Benutzerkonto in M-Files und keine Windows Live-ID erforderlich. Eine Freigabe kann das Senden von Anhängen ersetzen oder zur Veröffentlichung der Datei für andere Personen über einen Link verwendet werden. Geben Sie die Datei über die Funktion Über SkyDrive freigeben oder Über SkyDrive als PDF freigeben frei. Sie können eine Datei beispielsweise in ihrem ursprünglichen Word-Format freigeben oder bei der Veröffentlichung in das PDF-Format konvertieren. Sie können angeben, ob der Link zur Datei komplett oder in abgekürzter Form gesendet werden soll. Die abgekürzte Form ist zwar einfacher zu verwenden, doch sollten Sie bei vertraulichen Dateien die vollständige Form wählen. Jeder, der Zugriff auf den Link hat, 111 M-Files 10

112 5 Einführung in die Grundfunktionen kann die Datei lesen und bearbeiten. Sie können den Link auch für andere Zwecke im Dialogfeld kopieren. Hinweis: Werden in M-Files Änderungen an einer Datei vorgenommen, wird die Version der Datei, die freigegeben wird, in SkyDrive nicht automatisch aktualisiert. Wenn Sie die Änderungen in M-Files in der SkyDrive-Version sichtbar machen möchten, können Sie die Datei erneut freigeben und einen neuen Link an die Empfänger senden. Der Benutzer, der die Datei ursprünglich freigegeben hat, kann die freigegebenen Dateien über sein SkyDrive-Konto verwalten (https://skydrive.live.com/). Beispielsweise können Sie Ihre zuvor freigegebenen Dateien in SkyDrive löschen, wenn sie anderen Personen nicht mehr zur Verfügung gestellt werden brauchen. Möchten Sie beispielsweise Broschüren und Preislisten so freigeben, dass die freigegebenen Versionen automatisch aktualisiert werden, sollten Sie für diese Art der Veröffentlichung die Interaktion zwischen Dokumentenverwaltungen verwenden. Link per senden Mit dieser Funktion erstellt M-Files eine neue -Nachricht, der eine Kopie der Datei angehängt ist. Um den M-Files-Link nutzen zu können, muss der Empfänger Zugriff auf die M-Files-Dokumentenverwaltung und die Datei haben. (Original- oder PDF-Version) per senden Sie können die Datei direkt im PDF-Format senden, wobei die Datei vor dem Senden in das PDF-Format konvertiert wird. Wenn die PDF-Datei bereit steht, erstellt M-Files eine neue -Nachricht mit der fertigen PDF-Datei im Anhang. Alternativ können Sie über Kopie per senden die Datei in ihrem ursprünglichen Format senden. In beiden Fällen wird die Datei als -Anhang ohne Verknüpfung mit M-Files gesendet. Als PDF speichern Mit den Funktionen von M-Files können Sie eine Datei direkt als PDF-Datei speichern. Über die Funktion Als PDF speichern kann die Datei in M-Files gespeichert werden, ohne dass Sie die Datei öffnen müssen. Wenn Sie ein Eindateidokument als PDF speichern, erstellt M-Files ein neues Dokument im PDF-Format mit einem Metadatenformular. Wenn Sie eine Datei in einem Mehrdateiendokument als PDF-Datei speichern, empfiehlt M-Files, die Datei standardmäßig in demselben Mehrdateiendokument zu speichern. 5 Einführung in die Grundfunktionen 112

113 M-Files 10 Abbildung 73: Die Funktionen Freigabe, und PDF sind im Kontextmenü zu finden. In PDF-Datei konvertieren Sie können eine Datei auch in eine PDF konvertieren. In diesem Fall wird die Originaldatei (z. B. eine Word-Datei) mit der entsprechenden PDF-Datei ersetzt. Verwenden Sie die Funktion In PDF-Datei konvertieren (als separate Datei), wenn Sie die Originalversion behalten und außerdem eine PDF-Version haben möchten. Wird diese Funktion auf ein Eindateidokument angewendet, wird es von M-Files in ein Mehrdateiendokument umgewandelt, wenn die PDF-Datei erstellt wird. Offline schalten M-Files kann auch ohne eine Netzwerkverbindung verwendet werden. Wählen Sie hierzu die Funktion Offline schalten. Sie haben dann Zugriff auf die Offlineansicht, in der alle offline verfügbaren Dokumente und andere Objekte angezeigt werden. Der Zugriff auf diese Dokumente und Objekte ist auch dann möglich, wenn keine Verbindung mit dem M-Files Server besteht. Mit dem Befehl Offline schalten wird M-Files für die Offlineverwendung vorbereitet. Das gleiche Verfahren wird auch bei der normalen Abmeldung und beim Herunterfahren von Windows verwendet. Beispiel für eine Verwendung des Offlinestatus: Ein Vertriebsmitarbeiter macht einen Kundenbesuch, um ein Produkt vorzustellen. Zur Vorbereitung wird eine PowerPoint-Präsentation erstellt, die dem Kunden offline gezeigt werden soll. In den Räumen des Kunden besteht keine Verbindung zum Netzwerk des eigenen Unternehmens. Die PowerPoint-Präsentation steht jedoch über die Offlineansicht von M-Files zur Verfügung. 113 M-Files 10

114 5 Einführung in die Grundfunktionen Mit der Funktion Als "Offline verfügbar" markieren können Sie alle Dokumente und Objekte verfügbar machen, die Sie benötigen, wenn keine Netzwerkverbindung besteht. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Als "Offline verfügbar" markieren auf Seite 94. Wenn Sie ein Objekt als offline verfügbar kennzeichnen, sind automatisch auch alle Mitglieder einer Sammlung sowie alle Beziehungsobjekte und Unterobjekte offline verfügbar, die mit diesem Objekt verknüpft sind. Wenn Sie offline arbeiten, können Sie neue Objekte erstellen und Objekte bearbeiten, die offline verfügbar sind. Online schalten Mit der Funktion Online schalten können Sie vom Offlinemodus zurück in den Onlinemodus wechseln. Im Onlinemodus werden alle anderen Ansichten von M-Files wiederhergestellt, und Sie können die Arbeit mit der Dokumentenverwaltung in der gewohnten Weise fortsetzen. Beispielsweise können Sie Dokumente aus der Offlineansicht einchecken und so eventuelle Änderungen auf dem Server speichern. Beim Wechsel in den Onlinemodus werden von M-Files mögliche Konflikte beim direkten Einchecken von Änderungen, die offline vorgenommen wurden, auf dem Server geprüft. So kann es sein, dass ein Dokument, das Sie offline bearbeitet haben, von einem anderen Benutzer auf dem Server bearbeitet wurde. Wenn die letzte Version, die auf dem Server eingecheckt wurde, der Version entspricht, die Sie offline bearbeitet haben, kann die offline bearbeitete Version als neue Dokumentenversion gespeichert werden. In diesem Fall wurden während der Offlinebearbeitung keine Änderungen an dem Objekt vorgenommen. Wenn der Server jedoch über neuere Versionen verfügt, die während der Offlinebearbeitung des Dokuments erstellt wurden, werden Sie von M-Files aufgefordert, eine der folgenden Vorgehensweisen auszuwählen: Änderungen speichern (Die Änderungen, die Sie offline vorgenommen haben, werden als neues Dokument gespeichert, und die Dokumentenversion auf dem Server bleibt unverändert.) Änderungen verwerfen (Die neue Dokumentenversion auf dem Server wird verwendet, und die Änderungen am Dokument, die Sie offline vorgenommen haben, werden verworfen.) Vorgang abbrechen (Es erfolgt kein Wechsel in den Onlinemodus.) Es wird empfohlen, Dokumente nur auszuchecken, wenn eine Verbindung mit der Dokumentenverwaltung besteht, um Probleme mit offline bearbeiteten Dokumenten zu vermeiden. Andere Benutzer können so leicht erkennen, dass das Dokument gerade an einen bestimmten Benutzer ausgecheckt ist, und dieser Benutzer kann das Dokument wie gewohnt offline bearbeiten. Wenn wieder eine Verbindung mit der Dokumentenverwaltung besteht, kann das Dokument eingecheckt werden. 5 Einführung in die Grundfunktionen 114

115 M-Files 10 Abmeldung Mit der Funktion Abmelden können Sie sich von der Dokumentenverwaltung abmelden. 5.4 Menü Einstellungen Dieser Abschnitt gibt einen kurzen Überblick über die Funktionen des Menüs Einstellungen. M-Files Serveradministrator Hier können Sie die Anwendung M-Files Serveradministrator starten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt M-Files Serveradministrator auf Seite 168. Benachrichtigungseinstellungen Sie können in M-Files -Benachrichtigungen einrichten, um über Änderungen an Objekten sowie andere Ereignisse informiert zu werden. Auf diese Weise können Sie beispielsweise Änderungen an einem bestimmten Dokument im Blick behalten. Zur Verwendung dieser Funktion müssen auf dem M-Files Server die Ereignisprotokollierung und Benachrichtigungen aktiviert sein. Weitere Informationen zu Servereinstellungen finden Sie im Abschnitt Benachrichtigungen auf Seite M-Files 10

116 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 74: Richten Sie in M-Files -Benachrichtigungen ein, um über Änderungen an Objekten informiert zu werden. Benachrichtigungsregeln Öffnen Sie das Dialogfeld Neue Benachrichtigungsregel durch Anklicken der Taste Hinzufügen... im Fenster Benachrichtigungseinstellungen. Benennen Sie die Regel, und richten Sie einen Filter ein. Mit dem Filter wird festgelegt, auf welche Objekte sich die Benachrichtigungsregel bezieht. Weitere Informationen zu Filtern finden Sie im Abschnitt Filter definieren auf Seite 78. Legen Sie anschließend fest, über welche Ereignisse Sie per benachrichtigt werden möchten. 5 Einführung in die Grundfunktionen 116

117 M-Files 10 Abbildung 75: Das Dialogfeld Neue Benachrichtigungsregel. Nachrichtenzustellung: Benachrichtigungen deaktiviert Aktivieren Sie dieses Optionsfeld, wenn Sie keine Benachrichtigungen verwenden möchten. Nachrichtenzustellung: Benachrichtigungen für jedes Ereignis senden Aktivieren Sie dieses Optionsfeld, wenn Sie für jedes Ereignis eine Benachrichtigung erhalten möchten, das der festgelegten Regel entspricht. Nachrichtenzustellung: Einmal am Tag eine Benachrichtigungsübersicht Aktivieren Sie dieses Optionsfeld, wenn Sie einmal pro Tag eine Zusammenfassung der Ereignisse erhalten möchten. Der Zeitpunkt, zu dem die Benachrichtigung gesendet wird, wird vom Systemadministrator in M-Files Server festgelegt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Benachrichtigungen auf Seite M-Files 10

118 5 Einführung in die Grundfunktionen Private Regel. Gilt nur für den aktuellen Benutzer. Wählen Sie Private Regel aus, wenn die Benachrichtigung nur an Sie gesendet werden soll. Allgemeine Regel. Gilt nur für die angegebenen Empfänger. Wählen Sie Allgemeine Regel aus, wenn die Benachrichtigung an mehrere ausgewählte Empfänger gesendet werden soll. Die Berechtigungen zum Erstellen einer allgemeinen Regel werden im M-Files Serveradministrator festgelegt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Neuer Benutzer auf Seite 21. Empfänger Geben Sie die Benutzer oder Benutzergruppen an, die auf Basis dieser Regel Benachrichtigungen erhalten sollen. Keine Benachrichtigungen für Ereignisse des aktuellen Benutzers Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie nicht über Ereignisse informiert werden möchten, die Sie selbst ausgelöst haben, wie Änderungen an einem Objekt. Externe Objekte aktualisieren M-Files kann auch mit externen Datenbanken verbunden werden. Auf diese Weise können Sie z. B. eine Zweiwegeverbindung zwischen M-Files und einer Kundendatenbank herstellen. Der Zugriff auf die Kundendaten ist dann sowohl via M-Files als auch über die Benutzeroberfläche der Kundenanwendung möglich. Dabei können die Daten in beide Richtungen aktualisiert werden. Mit der Funktion Externe Objekte aktualisieren können Sie sicherstellen, dass in M-Files jeweils die aktuellsten Informationen zu externen Objekten vorliegen. Ersatzbenutzer Sie haben die Möglichkeit, während der Abwesenheit bestimmter Benutzer Ersatzbenutzer für diese festzulegen. Die festgelegten Ersatzbenutzer haben das Recht, während dieses Zeitraums die Ihnen zugewiesenen Aufgaben auszuführen. Da sich Aufgabe und Dokumentberechtigungen unterscheiden können, kann die Aufgabe auch von einem Benutzer ausgeführt werden, der nur über eine Leseberechtigung für das Dokument verfügt. Weitere Informationen zur Aufgabenzuweisung finden Sie unter Aufgabenzuweisung auf Seite 103. Wenn die Aufgabe erst nach dem Festlegen des Ersatzbenutzers zugewiesen wird, erhält auch der Ersatzbenutzer eine Benachrichtigung über die Zuweisung. Wenn der Ersatzbenutzer nach dem Zuweisen einer Aufgabe festgelegt wird, erhält der 5 Einführung in die Grundfunktionen 118

119 M-Files 10 Ersatzbenutzer keine gesonderte Benachrichtigung über die Zuweisung. Über die Verknüpfung Aktuellem Benutzer zugewiesen im Aufgabenbereich kann sich der Ersatzbenutzer alle nicht fertig gestellten Aufgaben anzeigen lassen. Abbildung 76: Die Ersatzbenutzer können Sie über die Funktion Ersatzbenutzer im Menü Einstellungen festlegen. Anwendungen Die Benutzeroberfläche von M-Files Client kann für bestimmte Zwecke angepasst werden, etwa für die Erstellung und Einrichtung von HTML-basierten Metadatenformularen oder die Änderung des Hintergrundbildes der Benutzeroberfläche und der Anzahl der sichtbaren Funktionen. Weitere Informationen über das Installieren der Anwendungen finden Sie im Abschnitt Anwendungen auf Seite 216. Anwendungen verwenden Wenn die Anwendung für eine spezifische Dokumentenverwaltung installiert wird, ist sie für die Benutzer von M-Files Client verfügbar. Wenn Sie sich das nächste Mal bei der Dokumentenverwaltung anmelden, werden Sie von M-Files über die neue Anwendung informiert. Wenn die Anwendung optional ist, können Sie wählen, ob er ihre Verwendung zulässt oder nicht. Ist die Anwendung obligatorisch, können Sie sich erst anmelden und die Dokumentenverwaltung benutzen, wenn die Anwendung genehmigt wurde. Außerdem können Sie Anwendungen über die Funktion Anwendungen von M-Files Client aktivieren. Sie können Anwendungen sowohl für eine spezifische Dokumentenverwaltung als auch für einen spezifischen Client aktivieren. Diese Anwendungsauswahl bezieht sich auf einen spezifischen Computer. 119 M-Files 10

120 5 Einführung in die Grundfunktionen Computerspezifische Einstellungen Beachten Sie, dass die computerspezifischen Einstellungen auch die Verwendung der Anwendungen beeinflussen. Standardmäßig erlaubt der Benutzer es M-Files, in der Dokumentenverwaltung installierte Anwendungen auf einem spezifischen Computer zu verwenden. Ist diese Einstellung aktiviert, sind weder die optionalen noch die obligatorischen Anwendungen in spezifischen Dokumentenverwaltungen verfügbar. Sprache ändern Sie können die Software-Sprache und die Sprache der Dokumentenverwaltung ändern. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Sprache für Software und Dokumentenverwaltung auswählen auf Seite 233. Lokalen Cache bereinigen Mit der Funktion Lokalen Cache bereinigen können Sie alle temporären lokalen Dateien aus der Dokumentenverwaltung entfernen. Dabei werden alle Daten im lokalen Cache auf einmal bereinigt. Im Cache werden Daten wie Dokumentenauflistungen und Eigenschaftswerte gespeichert. Weitere Informationen finden Sie auch im Abschnitt In Dokument konvertieren auf Seite 88 und in der Tabelle Einführung in die M-Files-Terminologie auf Seite 34. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Funktion zu beenden. Abbildung 77: Im Fenster Lokalen Cache bereinigen werden die temporären lokalen Dateien angezeigt. 5 Einführung in die Grundfunktionen 120

121 M-Files Suchfunktionen M-Files unterstützt schnelle und erweiterte Suchvorgänge. 5.5 Allgemeine Suchkriterien Alle Objekte durchsuchen: Mit dieser Standardeinstellung sucht M-Files auf Basis der Suchzeichenfolgen nach allen Objekten (es sei denn, es wurden genauere Suchkriterien in der erweiterten Suche festgelegt). Vordefinierte Suchkriterien Zur Beschleunigung der Suche können vordefinierte Suchkriterien verwendet werden. Sie können anhand eines bestimmten Objekttyps (z. B. nur Dokumente) oder des Änderungsdatums nach Objekten suchen: Suche nur nach: Objekttyp Suche nur nach: Änderungsdatum (heute, in der letzten Woche/Monat/Jahr) Suche nur nach: Dokumente, auf die zugegriffen wurde (heute, in der letzten Woche/Monat/Jahr) 5.5 Weitere Suchfunktionen Sie können noch genauere Suchergebnisse erzielen, wenn Sie das Kontrollkästchen In diesem Ordner suchen aktivieren. In diesem Fall wird der Ordner mit den Kriterien aus der vorangegangenen Suche durchsucht. Auf diese Weise werden auch Objekte erfasst, die bereits bei der vorangegangenen Schnellsuche gefunden wurden. Durch Anklicken der Taste Alles zurücksetzen in der oberen rechten Ecke der Benutzeroberfläche können Sie alle Suchkriterien löschen. 5.5 Suchergebnisse Die Reihenfolge der angezeigten Suchergebnisse beruht hauptsächlich auf der Häufigkeit der Verwendung und auf dem Zeitpunkt der letzten Verwendung. Der Grundgedanke dabei ist, für den Benutzer relevante Dinge hervorzuheben. Die folgenden Informationen sind äußerst wichtig für die Bereitstellung von Suchergebnissen: 1. Wann wurde dieses Dokument oder ein anderes Objekt erstellt? 2. Wann und wie oft wurde das Dokument oder ein anderes Objekt bearbeitet? 3. Wann und wie oft wurde es verarbeitet? Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Dokumente und andere Objekte suchen auf Seite M-Files 10

122 5 Einführung in die Grundfunktionen 5.5 Suchwörter hervorheben Wenn Sie einen Suchvorgang in M-Files durchführen, werden die verwendeten Suchwörter in der Liste der Suchergebnisse sowie auch im Metadatenformular gelb markiert. Bei Verwendung der Vorschau markiert M-Files die Suchbegriffe im angezeigten Text, wenn es sich um ein gängiges Dateiformat handelt (Word, Excel, PowerPoint, Outlook usw.). Abbildung 78: Die Auflistung der Suchergebnisse beruht auf der Verwendung. M-Files markiert die Suchbegriffe gelb. Schnellsuche Mit der Schnellsuche können Sie in der Dokumentenverwaltung bequem nach Dokumenten und anderen Objekten suchen. Dabei werden sowohl der Inhalt als auch die Metadaten von Dateien nach den eingegebenen Suchbegriffen durchsucht. Sie können festlegen, ob Sie nach Metadaten, Dateiinhalten oder beidem suchen möchten. Standardmäßig werden sowohl Metadaten also auch Dateiinhalte durchsucht. Wenn Sie die Einstellung ändern, verwendet M-Files diese für alle nachfolgenden Suchvorgänge. Geben Sie im Suchfeld eine Zeichenfolge für das Objekt ein, z. B. den Titel, das Benutzerkonto einer Person, die das Objekt bearbeitet hat, oder einen Kunden, der in Beziehung zu dem Objekt steht, und klicken Sie auf die Pfeiltaste. Es ist nicht erforderlich, vollständige Wörter einzugeben. Sie können auch Teile von Wörtern eingeben und ein Sternchen (*) als Platzhalter verwenden (z. B. Angebot*). Wenn Sie beispielsweise mit der Suchzeichenfolge spezif* nach Daten in der Muster-Dokumentenverwaltung suchen, wird das Dokument Technische Spezifikationen angezeigt, da der Name die Suchzeichenfolge enthält. Wenn Sie eine bestimmte Wortform suchen, deaktivieren Sie in den erweiterten Suchoptionen die Option Unterschiedliche Flexionsformen bei der Schnellsuche verwenden auf Seite 126. Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie auf diese Weise nach einem Wort wie Unternehmen suchen, umfasst das Suchergebnis nur 5 Einführung in die Grundfunktionen 122

123 M-Files 10 Objekte mit genau dieser Zeichenfolge. Ergebnisse wie Unternehmer, Unternehmung usw. werden nicht angezeigt. Suchzeichenfolgen und -sätze werden in einem Dropdownmenü gespeichert, um Suchvorgänge schnell und einfach wiederholen zu können. Abbildung 79: In der Schnellsuche können Sie die gewünschten Suchbegriffe eingeben. Erweiterte Suche Bei der erweiterten Suche können Sie noch genauere Suchbegriffe für ein Dokument oder ein Objekt eingeben. Je mehr Suchkriterien Sie verwenden, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie das gewünschte Objekt finden. Sie können so verhindern, dass zu viele Suchergebnisse zurückgegeben werden. Erweiterte Schnellsuche Schnellsuchen können mit unterschiedlichen Suchtypen durchgeführt werden. Suchtypen für die erweiterte Schnellsuche Alle Suchbegriffe Beliebiger Suchbegriff Boolesch Es werden nur Objekte gefunden, die alle angegebenen Suchbegriffe enthalten. Es werden alle Objekte gefunden, die mindestens einen der angegebenen Suchbegriffe enthalten. Es können genauere Suchbegriffe sowie verschiedene Operatoren verwendet werden. Sie können verschiedene Suchausdrücke verwenden, um die Dokumente und Objekte zu finden, die Ihren Suchkriterien exakt entsprechen. Die nachfolgende Tabelle enthält eine Auswahl der zahlreichen Suchfunktionen von M-Files. 123 M-Files 10

124 5 Einführung in die Grundfunktionen Operator Anführungszeichen: "Satz" Beschreibung Schließen Sie die Suchbegriffe in doppelte Anführungszeichen ein, um Objekte zu finden, die alle Begriffe in der angegebenen Reihenfolge enthalten. Beispiel: "Pflichten-Heft" UND (nur Boolesche Suche) Mit dem Operator UND werden zwei Suchbegriffe miteinander kombiniert. Alle Dokumente, die gefunden werden, enthalten beide Begriffe. Beispiel: Pflichten UND -Heft ODER (nur Boolesche Suche) Mit dem Operator ODER werden alle Dokumente gefunden, die mindestens einen der Suchbegriffe enthalten. Beispiel: Tagesordnung ODER Protokoll ( ) (nur Boolesche Suche) Mit Hilfe von Klammern können Suchbegriffe gruppiert werden. Beispiel: (Tagesordnung ODER Protokoll) UND Markt* Diese Suche gibt alle Objekte zurück, die das Wort Tagesordnung oder Protokoll und das Wort Markt oder Wörter beinhalten, die mit Markt beginnen. Erweiterte Suche In der erweiterten Suche können Sie beispielsweise eine Projektdefinition aus der Eigenschaftenliste auswählen. Jedes Objekt verfügt über Eigenschaftswerte, die ihm im Dokumentenformular zugewiesen werden. Diese Eigenschaftswerte können für eine detaillierte Suche nach Dokumenten und Objekten verwendet werden. Eine Dokumenteneigenschaft kann zum Beispiel Projekt sein, und der Wert dieses Projekts kann Krankenhauserweiterung (Frankfurt) sein. Wenn Sie eine erweiterte Suche mit diesen Werten durchführen, werden alle Dokumente als Ergebnis angezeigt, die Krankenhauserweiterung (Frankfurt) als Wert der Eigenschaft Projekt enthalten. Sie können die Suche auch auf einen bestimmten Objekttyp wie Kunden oder Kontaktpersonen begrenzen. 5 Einführung in die Grundfunktionen 124

125 M-Files 10 Abbildung 80: Erweiterte Suchfunktionen Unterordnung von Suchkriterien Sie können Suchkriterien einfach anhand ihrer Unterordnung festlegen, so dass die in den Listen angezeigten Optionen auf der Basis anderer Listenauswahlen gefiltert werden. Wenn Sie beispielsweise einen bestimmten Workflow als Suchkriterium ausgewählt haben, werden die Statusoptionen so gefiltert, dass nur die zum ausgewählten Workflow gehörenden Status angezeigt werden und ausgewählt werden können. Andere untereinander abhängige Wertelisten werden dementsprechend ebenfalls automatisch gefiltert. So werden beispielsweise Ansprechpartner nach Kunden gefiltert, wenn diese Wertelisten hierarchische Beziehungen aufweisen. Untergeordnete Suchkriterien können mit dem Operator ist verwendet werden. In zusätzlichen Bedingungen kann auch der Operator gehört zu verwendet werden. Indirekte Suchvorgänge Sie können Suchkriterien auch anhand von Eigenschaftenbeziehungen festlegen; d. h. das Objekt selbst muss nicht über die gesuchte Eigenschaft verfügen. In diesem Fall wird als Suchkriterium die Eigenschaft eines verwandten Objekts ausgewählt. Mit der indirekten Suche können Sie beispielsweise nach Vereinbarungen suchen, die sich auf ein bestimmtes Land beziehen; auch wenn die Eigenschaft Land nicht für die Vereinbarung definiert wurde, kann sie über einen Kunden gefunden werden, der dieser Vereinbarung zugeordnet ist. In diesem Fall wird das Suchkriterium als Kombination Kunde.Land festgelegt. Sie können indirekte Sucheigenschaften durch Klicken auf die Plustaste (+) in der Liste festlegen. Wählen Sie anschließend die Eigenschaft eines verwandten Objekts, das als Suchkriterium dienen soll. Im oben genannten Beispiel wurde aus der Liste zunächst die Eigenschaft Kunde und anschließend die Kundeneigenschaft Land ausgewählt. Dadurch wird das Suchkriterium mit einem Punkt im Suchfeld angezeigt: Kunde.Land. Durch zusätzliche Bedingungen können Sie indirekte Suchkriterien auf dreifacher Ebene erstellen. 125 M-Files 10

126 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 81: Indirekte Suchkriterien. Tipp: Sie können auf die gleiche Weise auch indirekte Ansichten festlegen, indem Sie Eigenschaften eines verwandten Objekts angeben. Ebenso können Filtereinstellungen indirekt festgelegt werden. Zusätzliche Bedingungen In allen Versionen suchen Aktivieren Sie das Kontrollkästchen In allen Versionen suchen, um eine Suche in allen Versionen der jeweiligen Dokumente und Objekte durchzuführen. Wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, werden jeweils nur die aktuellsten Versionen durchsucht. Eine ähnliche Funktion steht für Ansichten zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt In allen Versionen suchen auf Seite 79. Unterschiedliche Flexionsformen bei der Schnellsuche verwenden Deaktivieren Sie in den erweiterten Suchoptionen die Standardoption Unterschiedliche Flexionsformen bei der Schnellsuche verwenden, wenn Sie eine bestimmte Wortform suchen. Wenn Sie auf diese Weise nach einem Wort wie Unternehmen suchen, umfasst 5 Einführung in die Grundfunktionen 126

127 M-Files 10 das Suchergebnis nur Objekte mit genau dieser Zeichenfolge. Ergebnisse wie Unternehmer oder Unternehmung werden nicht angezeigt. Aktuellste Version anzeigen Aktivieren Sie das Kontrollkästchen In allen Versionen suchen, um eine Suche in allen Versionen der jeweiligen Objekte durchzuführen. Wenn das Kontrollkästchen Aktuellste Version anzeigen aktiviert ist, gibt M-Files anstelle älterer Versionen jeweils die aktuellste Version des Objekts zurück, die den Suchbedingungen entspricht. Filtereinstellungen Status Auf dieser Registerkarte werden die Suchkriterien für den Objektstatus eingegeben. Objekttyp Legen Sie fest, welche Arten von Objekten gesucht werden sollen. Wenn kein Objekttyp angegeben wird, werden alle Objekte in die Suche einbezogen. Objekt-ID Jedes neue Objekt wird von M-Files automatisch mit einer eindeutigen und fortlaufenden ID versehen. So können Sie Objekte rasch anhand der zugehörigen Objekt-ID finden. Suchvorgänge mit IDs lassen sich anhand von Operatoren noch genauer bestimmen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Eigenschaften auf Seite 128. Ausgecheckt Wenn Sie eine Suche anhand dieses Kriteriums durchführen und im Dropdownmenü die Option Ja wählen, werden von der Suche alle Dokumente zurückgegeben, die zur Bearbeitung ausgecheckt wurden. Diese Option ist beispielsweise hilfreich, wenn Sie alle Dokumente in der Dokumentenverwaltung anzeigen möchten, die an beliebige Benutzer ausgecheckt wurden. Ausgecheckt an Sie können auch nach Dokumenten suchen, die an bestimmte Benutzer der Dokumentenverwaltung ausgecheckt wurden. Wählen Sie z. B. = als Operator und anschließend AndyN aus der Liste der Benutzer, wenn Sie alle Dokumente in der Muster-Dokumentenverwaltung anzeigen möchten, die an den Benutzer AndyN ausgecheckt wurden. Mit dem Operator!=,können Sie alle Dokumente anzeigen, die von anderen Benutzern als AndyN ausgecheckt wurden. Die Ansicht Ausgecheckt an aktuellen Benutzer enthält alle Dokumente, die an den Benutzer ausgecheckt wurden, der bei der Dokumentenverwaltung angemeldet ist. 127 M-Files 10

128 5 Einführung in die Grundfunktionen Ausgecheckt zwischen Wenn Sie ein Dokument auschecken, bleibt es solange ausgecheckt, bis Sie es wieder einchecken. So können Sie auch nach Dokumenten suchen, die ausgecheckt, aber noch nicht wieder eingecheckt wurden. Beispielsweise können Sie alle Dokumente anzeigen, die zwischen dem 16. und 17. Februar 2013 ausgecheckt wurden. Wählen Sie dazu als Startdatum und als Enddatum aus. Objektflags Durch die Interaktion zwischen Dokumentenverwaltungen wurden spezielle Objekte in M-Files importiert, die für die Verarbeitung von Daten zwischen Dokumentenverwaltungen verwendet werden. Diese werden als Konflikte und Verknüpfungen bezeichnet. Konflikte werden erstellt, wenn sich die Versionen in separaten Dokumentenverwaltungen voneinander unterscheiden. Verknüpfungen verweisen auf Objekte, die sich in verschiedenen Dokumentenverwaltungen befinden. Bei Verwendung eines Filters können diese speziellen Objekte in den Suchvorgang einbezogen oder aus ihm weggelassen werden. Gelöscht Mithilfe dieses Suchkriteriums können Sie alle gelöschten Dokumente anzeigen. Wie bereits angemerkt werden auch gelöschte Dokumente von M-Files aufbewahrt. Für diese Suche ist die Berechtigung zum Anzeigen gelöschter Dokumente erforderlich. Eigenschaften Eigenschaft, Operator, Wert, Optionen Jedes Objekt verfügt über Eigenschaftswerte, die ihm im Dokumentenformular zugewiesen werden. Diese Eigenschaftswerte können für eine detaillierte Suche nach Dokumenten und Objekten verwendet werden. Eine Dokumenteneigenschaft kann zum Beispiel Projekt sein, und der Wert dieses Projekts kann Krankenhauserweiterung (Frankfurt) sein. Wenn Sie eine erweiterte Suche mit diesen Werten durchführen, werden alle Dokumente zurückgegeben, die Krankenhauserweiterung (Frankfurt) als Wert der Eigenschaft Projekt enthalten. Als Eigenschaft kann eine Objekteigenschaft oder ein Element aus einer Auswahlliste ausgewählt werden. Die Auswahl eines Elements aus einer Auswahlliste wirkt sich auf alle Eigenschaftendefinitionen aus, die mit der ausgewählten Werteliste definiert wurden. Wenn Sie z. B. eine Evaluierungsversion von M-Files installiert haben, werden die Eigenschaften Abnehmer und Anbieter in der Muster-Dokumentenverwaltung jeweils mit der Werteliste Kunden definiert. Wenn Sie nun das Listenelement "Kunden" als Suchkriterium festlegen, werden von der Suche alle Dokumente zurückgegeben, bei denen die Eigenschaften Abnehmer oder Anbieter den gesuchten Wert aufweisen. Wenn 5 Einführung in die Grundfunktionen 128

129 M-Files 10 Sie dagegen nur nach der Eigenschaft Abnehmer suchen, wird die Suche von M-Files auf die Dokumenteneigenschaft Abnehmer begrenzt. Abbildung 82: Die Eigenschaften-Registerkarte des Dialogfelds zusätzliche Suchbedingungen. Im Feld Operator können neben Gleich auch andere Kriterien angegeben werden. Weitere Informationen finden Sie in der unten stehenden Tabelle. Operatoren auf der Registerkarte Eigenschaften =!= > Gleich Ungleich Größer als. Dieser Operator ist hilfreich, wenn der gesuchte Wert Zahlen enthält. So können Sie rasch alle Werte ermitteln, die größer als der angegebene Wert sind. Angenommen, die Dokumentenverwaltung enthält den Datentyp für die Eigenschaft Abteilung als Zahlenwert. In diesem Fall werden mit dem Suchkriterium > 10 alle 129 M-Files 10

130 5 Einführung in die Grundfunktionen Dokumente zurückgegeben, deren Wert für Abteilung größer als 10 ist. >= < <= Gehört zu Gehört nicht zu Inhalt Enthält nicht Beginnt mit Beginnt nicht mit Größer als oder gleich Kleiner als Kleiner als oder gleich Sie können einige Eigenschaftswerte (z. B. bestimmte Projekte) für die Suche auswählen, jedoch nicht alle. In diesem Fall werden von der Suche nur die Dokumente zurückgegeben, bei denen die Eigenschaft Projekt einen der Werte aufweist, die mit dem Operator Gehört zu angegeben wurden. Die Eigenschaft Projekt des Dokuments Fensterdarstellung E12.dwg lautet beispielsweise Krankenhauserweiterung (Frankfurt). Diese Sucheinstellung bewirkt das Gegenteil der vorherigen Einstellung. Wenn Sie anhand einer Buchstabenfolge (z. B. einem Wort) nach Dokumenten suchen möchten, können Sie den Operator Inhalt verwenden. Angenommen, Sie möchten alle Dokumente in der Muster-Dokumentenverwaltung anzeigen, deren Eigenschaft Projekt einen Wert mit der Buchstabenfolge erw enthält. Das Ergebnis der Suche umfasst in diesem Fall auch das Dokument Fensterdarstellung E12,dwg, dessen Eigenschaft Projekt den Wert Krankenhauserweiterung (Frankfurt) aufweist. Das Wort Erweiterung enthält die Buchstabenfolge erw, die als Suchkriterium angegeben wurde. Diese Sucheinstellung bewirkt das Gegenteil der vorherigen Einstellung. Die Option Beginnt mit wird nahezu analog zur Option Inhalt verwendet. In diesem Fall muss das gesuchte Wort jedoch mit dem angegebenen Wert beginnen. Diese Sucheinstellung bewirkt das Gegenteil der vorherigen Einstellung. 5 Einführung in die Grundfunktionen 130

131 M-Files 10 Entspricht Platzhaltermuster Entspricht nicht Platzhaltermuster Ist leer Ist nicht leer Bei der Suche mit Platzhaltermustern können Fragezeichen (?) und Sternchen (*) als Platzhalter verwendet werden. Mit dem Symbol? können einzelne Zeichen ersetzt werden, das Symbol * kann mehrere Zeichen ersetzen. Angenommen, Sie möchten nach Dokumenten suchen, bei denen der Wert der Eigenschaft Entwurfsfeld mit sieben Zeichen beginnt, auf die die Zeichenfolge entwurf und anschließend eine beliebige Anzahl an Zeichen folgen. Geben Sie dazu????????entwurf* als Suchkriterium an. Bei diesem Suchvorgang könnten beispielsweise Grafikentwurf oder Jahresentwurf als Wert der Eigenschaft Entwurfsfeldzurückgegeben werden. Diese Sucheinstellung bewirkt das Gegenteil der vorherigen Einstellung. Die Eigenschaften eines Dokuments weisen nicht in jedem Fall einen Wert auf. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn beim Ausfüllen des Metadatenformulars kein Wert für die Eigenschaft Projekt angegeben wurde. Mit dem Operator Ist leer wird der fehlende Wert in der Suche verwendet. So können Sie leicht alle Dokumente finden, bei denen die Eigenschaft Projekt keinen Wert aufweist. Diese Sucheinstellung bewirkt das Gegenteil der vorherigen Einstellung. 131 M-Files 10

132 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 83: Sie können mehrere Einträge im Feld Wert auswählen, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und mit der linken Maustaste auf die gewünschten Werte klicken. 5 Einführung in die Grundfunktionen 132

133 M-Files 10 Abbildung 84: Der Operator "Entspricht Platzhaltermuster "kann für unterschiedliche Zwecke verwendet werden. Angenommen, Sie führen in der Muster-Dokumentenverwaltung eine Suche nach Projekten durch und verwenden dabei den Operator Entspricht Platzhaltermuster mit dem Wert?????verwaltung*. Dabei wird u. a. das Dokument Pflichten-Heft.doc zurückgegeben, da die Eigenschaft Projekt auf den Wert Lagerverwaltungssystem festgelegt ist. das Wort Lagerverwaltungssystem mit fünf Zeichen beginnt, auf die die Buchstabenfolge verwaltung und eine beliebige Anzahl weiterer Zeichen folgen. Bei Verwendung einer Eigenschaftendefinition auf Grundlage einer Werteliste als Suchkriterium können Sie angeben, ob auch höhere oder niedrigere Werte in der Hierarchie in die Suche einbezogen werden sollen. Wenn es sich bei dem Suchkriterium um eine Eigenschaft handelt, die durch einen Zeitstempel definiert wird, können Sie den Suchvorgang durch Verwendung der Spalte Optionen noch genauer gestalten. Beispielsweise können Sie nach allen kürzlich erstellten Dokumenten suchen. Geben Sie Erstellt < 7 als Suchkriterium ein und wählen Sie die Option DaysFrom() aus. Daraufhin werden alle Dokumente zurückgegeben, die im Verlauf der letzten Woche erstellt wurden. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Unterordnung von Suchkriterien und Indirekte Suchvorgänge unter Erweiterte Suche auf Seite 123. Sie können Eigenschaften in den Filtereinstellungen immer über indirekte Angaben festlegen. 133 M-Files 10

134 5 Einführung in die Grundfunktionen Dateien Wie bereits in diesem Handbuch beschrieben, bestehen M-Files-Dokumente aus Metadaten und null oder mehr Dateien. Auf dieser Registerkarte für die detaillierte Suche können Sie Suchkriterien angeben, die sich ausschließlich auf die Dokumentendateien und nicht auf die auf den Registerkarten Eigenschaften und Status angegebenen Metadaten beziehen. Abbildung 85: Auf der Registerkarte Dateien können Sie Suchkriterien für Dokumentendateien angeben. Dateiname Die Suche nach dem Dateinamen ist sehr hilfreich, wenn Sie sich noch an Teile des Dateinamens erinnern. Wählen Sie das Gleichheitszeichen, wenn Sie den exakten Dateinamen kennen, und geben Sie im benachbarten Feld den Namen ein. Wenn Sie den exakten Namen nicht kennen, wählen Sie einen anderen Operator als das Gleichheitszeichen aus. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Eigenschaften auf Seite 128. Dateigröße (KB) Wenn Sie die Suche auf Dateien einer bestimmten Größe beschränken möchten, können Sie hier einen Mindest- und einen Höchstwert angeben. 5 Einführung in die Grundfunktionen 134

135 M-Files 10 Erstellungsdatum, Änderungsdatum Suchvorgänge können auch anhand der Zeitstempel von Dateien durchgeführt werden (Beispiel: Erstellungsdatum und Änderungsdatum). Daten können in allen Suchvorgängen auf die gleiche Weise als Suchkriterium angegeben werden. Weitere Informationen zur Verwendung von Daten als Suchkriterium finden Sie im Abschnitt Status auf Seite 127. Verknüpfung mit externem Speicherort Sie können auch nach Dateien suchen, die mit einem externen Speicherort verknüpft sind. Sie können in Dateien suchen, die alle mit dem gleichen externen Speicherort verknüpft sind, oder in allen Dateien, die mit verschiedenen externen Speicherorten von M-Files verknüpft sind. Weitere Informationen zur Verknüpfung von Dateien finden Sie im Abschnitt Verbindungen mit externen Quellen: Dateiquellen auf Seite 316. Berechtigungen Jedes Objekt verfügt über Berechtigungseinstellungen, die auf der Registerkarte Berechtigungen des Dokumentenformulars zugewiesen werden. Objekte können auch anhand dieser Berechtigungseinstellungen gesucht werden. Beispielsweise können Sie alle Objekte durch eine Suche zurückgeben, die nur vom Management des Unternehmens angezeigt werden können. Auf diese Weise können Sie auch die Berechtigungen für bestimmte Objekte ändern. Abbildung 86: Sie können auch anhand von Berechtigungen nach Objekten suchen. 135 M-Files 10

136 5 Einführung in die Grundfunktionen Bedingungen exportieren Sie können die Suchkriterien über die Funktion Bedingungen exportieren speichern. Sie finden diese Suchfunktion im Menü Datei. Suchergebnisse gruppieren und präzisieren M-Files gruppiert Suchergebnisse automatisch nach Objekttyp. Dadurch können Sie das gesuchte Objekt schnell und einfach finden, egal ob Sie beispielsweise nach einem Dokument oder Projekt suchen. Wenn sich neben dem Titel des Objekttyps zusätzlich zur Nummer ein Pluszeichen (+) befindet (z. B. Dokumente (50+)), stehen mehr Suchergebnisse als angezeigt zur Verfügung. Durch Anklicken von Mehr Ergebnisse anzeigen können Sie weitere Suchergebnisse anzeigen. Abbildung 87: M-Files gruppiert Suchergebnisse nach Objekttyp. Neue Suchvorgänge Falls erforderlich, leitet M-Files die Benutzer durch verschiedene Suchtipps zum gewünschten Suchergebnis. So schlägt M-Files beispielsweise eine andere Suchzeichenfolge oder eine erweiterte Suche mithilfe des Platzhalters * vor. 5.6 M-Files Clienteinstellungen Über die M-Files Clienteinstellungen wird eine Netzwerkverbindung zwischen dem Client und der Dokumentenverwaltung auf dem Server hergestellt, so dass der Client die 5 Einführung in die Grundfunktionen 136

137 M-Files 10 Dokumentenverwaltung von M-Files nutzen kann. Ferner können mit dieser Komponente weitere Clienteinstellungen für M-Files vorgenommen werden. Verbindungen mit Dokumentenverwaltung Die Registerkarte Verbindungen mit Dokumentenverwaltung in den M-Files Clienteinstellungen zeigt die Netzwerkverbindungen mit Dokumentenverwaltungen an. In der Regel ist ein Client mit einer Dokumentenverwaltung verbunden, es können jedoch auch mehrere Verbindungen hergestellt werden. Abbildung 88: Die Registerkarte Verbindungen mit Dokumentenverwaltung des Dialogfensters der M-Files Clienteinstellungen Hinzufügen Um eine Verbindung mit der Dokumentenverwaltung herzustellen, müssen Sie zunächst einige Eigenschaften für die Verbindung definieren. Weitere Informationen zu Verbindungen mit Dokumentenverwaltungen finden Sie im Abschnitt Verbindungen mit Dokumentenverwaltung auf Seite M-Files 10

138 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 89: Einrichten einer Verbindung zu einer Dokumentenverwaltung. Entfernen Klicken Sie auf die Verbindung und anschließend auf Entfernen, wenn Sie eine Verbindung entfernen möchten. Bearbeiten Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um die Eigenschaften der Verbindung mit der Dokumentenverwaltung zu bearbeiten. Daraufhin wird das Dialogfeld Verbindungseigenschaften der Dokumentenverwaltung geöffnet, das auch mit der Schaltfläche Hinzufügen geöffnet wird. Überprüfen Sie, nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, ob die Verbindung mit der Dokumentenverwaltung weiterhin problemlos hergestellt werden kann. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Verbindung mit Dokumentenverwaltung prüfen. Einstellungen Auf dieser Registerkarte können Sie die M-Files Clienteinstellungen konfigurieren. 5 Einführung in die Grundfunktionen 138

139 M-Files 10 Abbildung 90: Die Registerkarte Einstellungen der M-Files Clienteinstellungen. Benutzerspezifische Einstellungen Dialogfelder und Eingabeaufforderungen Sie können definieren, dass der Benutzer bei jedem Einchecken zur Eingabe von Kommentaren aufgefordert wird. Wenn die Option Sofort einchecken für das Schließen von Dateien ausgewählt wurde, werden keine Kommentare abgefragt. Standardmäßig wird beim Abmelden des Benutzers eine Warnung angezeigt, falls noch nicht eingecheckte Objekte vorliegen. Außerdem werden Dialogfelder nach einer festgelegten Zeitüberschreitung geschlossen. 139 M-Files 10

140 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 91: Diese benutzerspezifischen Einstellungen sind für Windows-Benutzer auf jeder Workstation unterschiedlich. Öffnungsverhalten von Dateien nach Dateierweiterungstyp Sie können für jeden Dateierweiterungstyp festlegen, ob das jeweilige Dateiformat immer im Status Auschecken oder Schreibgeschützt öffnen geöffnet wird. Außerdem können Sie für jeden Erweiterungstyp festlegen, dass die Software beim Öffnen nach dem Status fragt, in dem die Datei geöffnet werden soll. 5 Einführung in die Grundfunktionen 140

141 M-Files 10 Abbildung 92: Öffnungsverhalten von Dateien nach Dateierweiterungstyp. Schließverhalten von Dateien Sie können festlegen, welche Aktionen mit der Datei beim Schließen ausgeführt werden sollen. Die Definition gilt für alle Dateiformate. Standardmäßig wird der Benutzer gefragt, was mit der Datei beim Schließen geschehen soll. Wenn der Benutzer das Standardverfahren nicht ändert (Nicht einchecken), wird das Dialogfeld nach Ablauf einer festgelegten Zeit automatisch geschlossen, und das Dokument bleibt ausgecheckt. Computerspezifische Laufwerks- und Cache-Einstellungen Auf der Registerkarte Einstellungen von M-Files Clienteinstellungen können Sie den Laufwerkbuchstaben für das virtuelle Laufwerk ändern. 141 M-Files 10

142 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 93: Laufwerks- und Cache-Optionen des M-Files Clients. Laufwerk Wählen Sie den Laufwerkbuchstaben für M-Files aus. Die Standardeinstellung ist M:\. Lokaler Cache Bei der Verwendung von M-Files werden die Dokumente vom Server abgerufen und auf dem lokalen Laufwerk des Computers abgelegt. Durch die Verwendung des lokalen Cache kann die Arbeit mit M-Files insbesondere bei langsamen Netzwerkverbindungen deutlich beschleunigt werden. Maximale Cachegröße im Arbeitsspeicher für jede Dokumentenverwaltung Geben Sie an, wie viel Hauptspeicher auf dem Computer maximal vom Dokumentencache belegt werden darf. 5 Einführung in die Grundfunktionen 142

143 M-Files 10 Maximale Cachegröße auf der Festplatte für jede Dokumentenverwaltung Geben Sie an, wie viel Festplattenspeicher auf dem Computer maximal vom Dokumentencache belegt werden darf. Lokale Daten dauerhaft löschen Abbildung 94: Die lokalen Verbindungen von Benutzern mit der Dokumentenverwaltung werden im Fenster Lokale Daten dauerhaft löschen angezeigt. Informationen zu den Dokumenten werden von M-Files lokal im Cache des Computers zwischengespeichert. Da die Daten auf dem Server verbleiben, kann die Arbeit mit M-Files durch die Nutzung des Caches beschleunigt werden. Lokale Dateien werden auf der Festplatte des Computers gespeichert. Um Speicherplatz freizugeben, kann es daher erforderlich sein, lokale Daten dauerhaft zu löschen. Mit dieser Funktion können Informationen zu Dokumenten im lokalen Cache nach Benutzer oder Dokumentenverwaltung dauerhaft gelöscht werden. Weitere computerspezifische Einstellungen Dialogfelder und Eingabeaufforderungen, Sicherheit Die Standardeinstellungen sind: Warnhinweis anzeigen, wenn M-Files Client mit einem älteren M-Files-Server verbunden ist M-Files die Verwendung von Anwendungen erlauben, die in der Dokumentenverwaltung installiert sind. 143 M-Files 10

144 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 95: Die Registerkarte Sonstiges enthält verschiedene computerspezifische Einstellungen. Speichern in M-Files Sie können anwendungsspezifische Regeln für das Speichern von Dateien in M-Files anpassen. Anwendungsspezifische Regeln können beispielsweise verwendet werden, um zu verhindern, dass temporäre Dateien und andere unerwünschte Dateien in der Dokumentenverwaltung gespeichert werden. Regeln können auch verwendet werden, um Vorgänge mit Anwendungen zu ermöglichen, die spezielle Methoden zur Dateisicherung verwenden. Die Regeln können beispielsweise sicherstellen, dass ein Metadatenformular neuer Dateien angezeigt wird, wenn die automatische Identifikation nicht funktioniert. Durch Auswahl von Hinzufügen... ein neues Verhalten hinzufügen 5 Einführung in die Grundfunktionen 144

145 M-Files 10 Abbildung 96: Vorgangsspezifisches Speicherverhalten hinzufügen und bearbeiten. Speichern in M-Files: Allgemein Zur Deaktivierung der Standardeinstellung Speichervorgänge von Dateien von den Standarddatei-Dialogfeldern erkennen können allgemeine Einstellungen verwendet werden. Sie können auch vorgangsspezifische Dateiformate definieren, die für das Speichern in M-Files immer oder niemals akzeptiert werden. Durch die Verwendung eines Sternchens (*) wird definiert, dass die vorgangsspezifische Einstellung für alle Dateiformate gilt. 145 M-Files 10

146 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 97: Allgemeine vorgangsspezifische Einstellungen Speichern in M-Files: Erweitert In den erweiterten Einstellungen können Sie die Standardeinstellung Das Schließen von Dateien ermitteln und benutzerspezifisches Eincheck-Verhalten übernehmen deaktivieren. Sie können auch vorgangsspezifische Dateiformate definieren, die sofort eingecheckt werden, wenn die neue Datei mit der betreffenden Erweiterung gespeichert und die Erstellung des Metadatenformulars abgeschlossen wurde. 5 Einführung in die Grundfunktionen 146

147 M-Files 10 Abbildung 98: Allgemeine vorgangsspezifische Einstellungen Offline-Modus Standardmäßig werden die Dokumente für den Offlinestatus bereitgehalten. Wenn die Workstation niemals offline verwendet wird, müssen die Dokumente nicht für den Offlinestatus bereitgehalten werden. Die Auswahl kann auch entfern werden, wenn der Offlinestatus selten verwendet wird oder scheinbar für eine zusätzliche Auslastung des Computers sorgt. Verbindungen und Einstellungen der Dokumentenverwaltung exportieren Verbindungen und Einstellungen der Dokumentenverwaltung können in eine Windows-Registrierungsdatei exportiert werden. Durch die Freigabe und Aktivierung der exportierten Registrierungsdatei für andere Computer können Sie allgemeine M-Files-Konfigurationsdaten auf mehreren Computern verwenden. 147 M-Files 10

148 5 Einführung in die Grundfunktionen 5.7 Statusanzeige Alle Dokumente werden in M-Files zunächst auf dem M-Files Server gespeichert. Wird ein Dokument vom Benutzer angefordert, wird es in den Cache des lokalen Computers übertragen, um unnötige Verzögerungen bei der Arbeit mit M-Files zu vermeiden. Sie können die Übertragung von Dateien vom Server auf lokale Computer überwachen. In der Statusanzeige können Sie sehen, wie viel Zeit das Herunterladen eines Dokuments voraussichtlich in Anspruch nimmt. Die Funktion ist insbesondere bei langsamen Netzwerkverbindungen von Nutzen. In einem lokalen Standardnetzwerk werden die Dateien in der Regel zu schnell übertragen, um die Statusinformationen überprüfen zu können. Dateitransfer Die Spalte Status zeigt an, ob die Übertragung der Datei noch andauert oder bereits abgeschlossen ist. Der Status wird als Prozentsatz angezeigt. Klicken Sie auf Anhalten, um die Übertragung anzuhalten. In diesem Fall wird das Öffnen der Datei abgebrochen. Abbildung 99: Die Bilddatei wurde komplett in den Cache des Computers übertragen. Einstellungen Klicken Sie auf Konfigurieren..., um M-Files Clienteinstellungen zu öffnen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Einstellungen auf Seite Einführung in die Grundfunktionen 148

149 M-Files 10 Verbindungen mit Dokumentenverwaltung Auf der Registerkarte Verbindungen mit Dokumentenverwaltung können Sie überprüfen, welche Verbindungen verfügbar sind und ob die Dokumentenverwaltung online ist. Abbildung 100: Registerkarte Verbindungen mit Dokumentenverwaltung der Komponente Statusanzeige. Online schalten, Offline schalten Mit diesen Funktionen können Sie zwischen dem Offline- und Online-Modus wechseln. Die Funktion der Schaltfläche ändert sich in Abhängigkeit vom aktuellen Status. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Offline schalten auf Seite 113 und Online schalten auf Seite 114. Abmelden, Anmelden Wenn Sie bei einer Dokumentenverwaltung angemeldet sind, können Sie sich mithilfe der Schaltfläche Abmelden davon abmelden und M-Files durchsuchen beenden. Die Funktion der Schaltfläche ändert sich in Abhängigkeit vom aktuellen Status. 5.8 Automatische Updates Mit dem Programm Automatische Updates können Sie Ihre M-Files Software stets auf dem neuesten Stand halten. Wenn eine neuere Version von M-Files zur Verfügung steht, wird diese auf den Computer heruntergeladen und Sie werden darüber benachrichtigt. Mit Automatische Updates stehen Ihnen jederzeit die neuesten Funktionen zur Verfügung. 149 M-Files 10

150 5 Einführung in die Grundfunktionen Abbildung 101: M-Files ist auf dem neuesten Stand. Sie können Automatische Updates deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen Regelmäßig auf Updates prüfen deaktivieren. Wenn Sie auf der Registerkarte Installation auf Jetzt prüfen klicken, können Sie jedoch weiterhin eine manuelle Prüfung auf Updates vornehmen. Weitere Informationen zur Installation des M-Files-Updates finden Sie im Abschnitt M-Files-Update installieren auf Seite Sprache ändern Mit der Funktion Sprache ändern können Sie die Sprache der Benutzeroberfläche von M-Files ändern. Diese Einstellung wirkt sich nur auf die Software aus. Wenn Sie die Sprache aller M-Files-Komponenten (einschließlich der Dokumentation) ändern möchten, müssen Sie die gewünschte Sprachversion mit M-Files Setup installieren. Sie können alle Einstellungen beibehalten, wenn Sie M-Files neu installieren. Entfernen Sie dazu die aktuelle Installation ohne die lokalen Daten zu löschen. Installieren Sie anschließend die gleiche Softwareversion in der gewünschten Sprache. 5 Einführung in die Grundfunktionen 150

151 M-Files 10 Abbildung 102: Wählen Sie eine Sprache aus dem Dropdownmenü aus. Sie können die Sprache der Dokumentenverwaltung auch ändern, wenn die Metadatenstruktur der verwendeten Dokumentenverwaltung in verschiedene Sprachen übersetzt wurde. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Sprache für Software und Dokumentenverwaltung auswählen auf Seite Ergebnisse von Ansichten oder Suchvorgängen im CSV-Format exportieren Über die Funktion Export können Sie die Ergebnisse von Ansichten oder Suchvorgängen im CSV-Format speichern. Verwenden Sie diesen Befehl, um Eigenschaften (Metadaten) und, wahlweise, Objektdateien aus M-Files zu exportieren. Diese Funktion befindet sich im Menü Datei und im Kontextmenü der Listenansicht. 151 M-Files 10

152 6 Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD 6 Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD Dokumente, die in M-Files gespeichert werden, können wie alle anderen Dokumente auf Ihrem Computer mit externen Programmen bearbeitet werden. Auf die Funktionen von M-Files kann auch in Microsoft Office und AutoCAD zugegriffen werden. Diese Funktionen werden im vorliegenden Kapitel ausführlich behandelt. Die Verwendung von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD ist einfach: Dokumente können direkt in M-Files geöffnet und gespeichert werden. Das Menü von M-Files bietet schnellen und einfachen Zugriff. Metadaten von Dokumenten können direkt in Microsoft Office und AutoCAD bearbeitet werden. In M-Files gespeicherte Metadaten von Dokumenten können teilweise im Dokumenteninhalt verwendet werden. -Nachrichten und Anhänge können in verschiedenen Dateiformaten direkt in M-Files gespeichert werden. Das Speichern von -Nachrichten kann automatisiert werden: Nachrichten werden anhand von Outlook-Regeln und M-Files-Funktionen automatisch mit ihren Metadaten gespeichert. -Nachrichten können automatisch mit Ansprechpartnern und Kunden verknüpft werden. 6.1 Funktionen in Word, Excel und PowerPoint Die Funktionen von M-Files, die direkt in Word, Excel und PowerPoint verfügbar sind, erleichtern die Arbeit mit Dokumenten. Sie können auf die Funktionen im Menü Datei, Office oder M-Files zugreifen. Je nachdem, welche Softwareversion Sie verwenden, können sich die Menüs geringfügig unterscheiden. 6 Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD 152

153 M-Files 10 Abbildung 103: Mit dem Menü Datei sowie dem Dropdownmenü von Office können Sie Dokumente in M-Files öffnen und speichern. Abbildung 104: Alle Funktionen von M-Files sind über das Menü von M-Files verfügbar. Die unten aufgeführten M-Files-Funktionen sind in den Versionen 2003, 2007, 2010 und 2013 von Microsoft Word und Excel verfügbar. Die entsprechenden M-Files-Funktionen finden Sie in den Versionen 2003, 2007, 2010 und 2013 von PowerPoint. Hinweis: Die Funktion Eigenschaft einfügen ist nur in den Versionen 2007, 2010 und 2013 von PowerPoint verfügbar. 153 M-Files 10

154 6 Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD 6.1 Aus M-Files öffnen Sie können Dokumente zum Lesen oder Bearbeiten direkt in der Dokumentenverwaltung öffnen. Wenn Sie verschiedene Dokumentenverwaltungen verwenden, können Sie die gewünschte Dokumentenverwaltung mit der Funktion Aus M-Files öffnen auswählen. Diese Funktion steht auch im Menü Datei und Office zur Verfügung. 6.1 In M-Files speichern Die Funktion Speichern ist die einfachste Möglichkeit, ein neues oder bearbeitetes Dokument in M-Files zu speichern. Wenn Sie diese Funktion verwenden, wird analog zum Erstellen eines neuen Dokuments in M-Files Client ein Dokumentenformular für die Bearbeitung geöffnet. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Neues Dokument auf Seite 61. Bei der Verwendung mehrerer Dokumentenverwaltungen kann die gewünschte Dokumentenverwaltung im Untermenü Speichern ausgewählt werden. Diese Funktion steht auch im Menü Datei und Office zur Verfügung. 6.1 M-Files Explorer Sie können gleichzeitig die M-Files-Benutzeroberfläche öffnen. Wenn sich die geöffnete Datei in M-Files befindet, zeigt die Funktion M-Files Explorer die Datei in M-Files an und erleichtert somit die Durchführung anderer M-Files-Funktionen für die Datei (z. B. das Kopieren oder Senden eines Links per ). 6.1 Auschecken Mit der Funktion Auschecken kann ein Dokument, das schreibgeschützt geöffnet wurde, zum Bearbeiten ausgecheckt werden. Mit der Funktion wird das Dokument vom schreibgeschützten Modus in den Bearbeitungsmodus versetzt. Hinweis: Änderungen, die an schreibgeschützten Dokumenten vorgenommen werden, gehen durch das Ausführen der Funktion Auschecken verloren. 6.1 Auschecken rückgängig machen Mit der Funktion Auschecken rückgängig machen wird das aktuelle Dokument geschlossen und das Auschecken rückgängig gemacht, ohne dass die Änderungen gespeichert werden. Wenn die Funktion Auschecken rückgängig machen für ein bearbeitetes Dokument ausgeführt wird, gehen alle Änderungen verloren, die nach dem Auschecken des Dokuments vorgenommen wurden. Hinweis: Die Funktion Auschecken rückgängig machen kann nicht auf einzelne Dateien eines Mehrdateiendokuments angewendet werden. In diesem Fall ist die Funktion auch nicht im Menü von M-Files verfügbar. 6 Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD 154

155 M-Files Vergleichen Mit der Funktion Vergleichen können Sie den Inhalt des aktuellen Dokuments mit einer früheren Version des gleichen Dokuments vergleichen. Es wird der Versionsverlauf des Dokuments geöffnet, in dem Sie die Version auswählen können, mit der die aktuelle Version des Dokuments verglichen werden sollen. Das Ergebnis wird mit den entsprechenden Änderungen angezeigt. 6.1 Eigenschaft einfügen Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Eigenschaft von M-Files einfügen auf Seite Eigenschaften Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Eigenschaften von M-Files auf Seite 155. Eigenschaften von M-Files Die Dokumenteneigenschaften, die in M-Files definiert wurden, können mithilfe der Funktion Eigenschaften auch in Word, Excel und Power Point angezeigt werden. Diese Funktion befindet sich im Funktionen in Word, Excel und PowerPoint auf Seite 152. Das Metadatenformular, das über die Funktion Eigenschaften geöffnet wird, entspricht dem Metadatenformular in M-Files. Die Dokumenteneigenschaften können in M-Files bearbeitet und gespeichert werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Eigenschaften auf Seite 63. Eigenschaft von M-Files einfügen In M-Files gespeicherte Metadaten von Dokumenten können mit der Funktion Eigenschaft einfügen im Dokumenteninhalt verwendet werden. Sie können Textfelder oder Zellen in Word, Excel und PowerPoint einrichten, in die die ausgewählten Eigenschaften von M-Files automatisch eingetragen werden. Beispielsweise können Sie aus den Dokumenteneigenschaften den Namen und die Adresse eines Kunden auswählen und in einem Angebot als Kontaktinformationen des Empfängers verwenden. Andere Eigenschaften von M-Files können auf ähnliche Weise hinzugefügt werden. So können Sie den Namen des Angebots als Betreff für ein Anschreiben verwenden oder einem Angebot Produktinformationen hinzufügen. Sie können einem Office-Dokument auch durch Auswahl der Funktion Eigenschaft hinzufügen eine elektronische Signatur hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Elektronische Signaturen auf Seite M-Files 10

156 6 Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD Metadaten von Dokumenten können auch mit der Funktion Eigenschaften bearbeitet werden, wenn das Dokument in Word, Excel oder PowerPoint verarbeitet wird. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Eigenschaften von M-Files auf Seite 155. Hinweis: Die Funktion Eigenschaft einfügen ist nur in den Versionen 2007, 2010 und 2013 von PowerPoint verfügbar. Abbildung 105: Mit der Funktion Eigenschaft einfügen können Sie beliebige Eigenschaften von M-Files in das Dokument einfügen. 6 Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD 156

157 M-Files 10 Abbildung 106: Durch die Funktion Eigenschaft einfügen werden ausgewählte Dokumenteneigenschaften automatisch in den Inhalt des Dokuments eingefügt. "Eigenschaft einfügen" mit Dokumentenvorlagen verwenden Die Funktion Eigenschaft einfügen kann verwendet werden, um auf einfache Weise Dokumentenvorlagen zu erstellen. Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, werden Textfelder oder Zellen, die Sie in der Vorlage definieren, automatisch mit den ausgewählten Eigenschaften ausgefüllt. Beispielsweise kann eine Angebotsvorlage so konfiguriert werden, dass Felder für die Eigenschaften Kunde, Ansprechpartner, Adresse und Land enthalten sind. Wenn nun auf Basis dieser Vorlage ein neues Angebot erstellt wird, werden die Kundeninformationen in den Metadaten automatisch in die dafür vorgesehenen Felder eingetragen. Sie müssen die Kontaktinformationen für den Kunden also nicht mehr in einem separaten Vorgang kopieren. Bestehende Dokumente können auch als Vorlagen für Dokumente in M-Files verwendet werden. Aktivieren Sie dazu die Option Vorlage verwenden auf Seite 62. Die Berechtigung zum Definieren eines Dokuments als Vorlage wird mithilfe der Berechtigungen auf Seite 283 gewährt. Textfelder oder Zellen der Vorlage können für Eigenschaften ohne Wert auch leer gelassen werden. Beim Erstellen eines neuen Dokuments auf Basis dieser Vorlage werden die Textfelder und Zellen automatisch mit den aktuellen Eigenschaftswerten ausgefüllt. Eigenschaften von M-Files, die in ein Word-Dokument eingefügt werden, werden als Textfelder angezeigt. Wenn Sie auf ein solches Feld klicken, wird es standardmäßig grau hinterlegt. Die Eigenschaften von M-Files werden in Excel-Dokumenten als Zellformeln und in PowerPoint-Dokumenten als Textbereiche angezeigt. Ein Dokument muss jedoch nicht als Vorlage definiert sein, damit in das Dokument Metadaten eingefügt werden können. 157 M-Files 10

158 6 Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD 6.2 Funktionen in Outlook M-Files bietet für den täglichen Umgang mit -Nachrichten sowie deren Verwendung für Kundenbeziehungen verschiedene nützliche Funktionen. Nachrichten können beispielsweise über Outlook-Regeln und M-Files-Funktionen automatisch in M-Files gespeichert werden. Dank der umfangreichen Integration in Outlook profitieren Sie unter anderem von den folgenden Funktionen: -Nachrichten und Anhänge können in verschiedenen Dateiformaten direkt in M-Files gespeichert werden. E-Mai-Nachrichten können anhand von Outlook-Regeln und M-Files-Funktionen automatisch mit ihren Metadaten gespeichert werden. -Nachrichten können automatisch mit Ansprechpartnern und Kunden verknüpft werden. Mit dem M-Files-Flag werden Nachrichten gekennzeichnet, die in M-Files gespeichert wurden. Nachrichten, die mit einer bestimmten Nachricht in Beziehung stehen, werden in M-Files miteinander verknüpft. Dadurch kann der gesamte Nachrichten-Thread leicht in M-Files abgerufen und gelesen werden. Mit der Funktion In M-Files anzeigen können Sie eine gespeicherte Nachricht in der Benutzeroberfläche von M-Files öffnen. Wenn eine Nachricht über Outlook in M-Files gespeichert wird, entspricht das Datum des Dokuments automatisch dem Datum der , unabhängig davon, wann die Nachricht in M-Files gespeichert wurde. Speicherformate -Nachrichten und Anhänge können aus Outlook problemlos in M-Files gespeichert werden. Die nachfolgend beschriebenen Funktionen von M-Files sind in Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010 und 2013 verfügbar. Outlook bietet für die Funktion In M-Files speichern die folgenden Speicheroptionen: 6 Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD 158

159 M-Files 10 Abbildung 107: -Nachrichten können in M-Files in verschiedenen Formaten gespeichert werden. Outlook-Nachricht (*.msg) Die -Nachricht wird zusammen mit allen Anlagen im MSG-Format in M-Files gespeichert. Die gespeicherte Datei sowie die entsprechenden Anlagen können als Nachricht in Outlook geöffnet werden. Outlook-Nachricht, Dateianhänge trennen (*.msg, *.*) Die -Nachricht wird als Mehrdateiendokument gespeichert. Dabei werden der Nachrichtentext im MSG-Format und die Anhänge in den ursprünglichen Dateiformaten gespeichert. Die gespeicherte MSG-Datei kann als Nachricht in Outlook geöffnet werden. Die Dateianhänge lassen sich mit dem jeweiligen zum Dateiformat gehörenden Programm öffnen. Nur Text, keine Dateianhänge (*.txt) Die -Nachricht wird als Textdatei gespeichert. Die gespeicherte Datei kann beispielsweise in Editor geöffnet werden. Dateianhänge werden nicht gespeichert. Nur Text, Dateianhänge trennen (*.txt, *.*) Die -Nachricht wird als Mehrdateiendokument gespeichert. Dabei werden der Nachrichtentext im reinen Textformat und die Anhänge in den ursprünglichen Dateiformaten gespeichert. Die Dateianhänge lassen sich mit dem jeweiligen zum Dateiformat gehörenden Programm öffnen. MHTML-Dokument, keine Dateianhänge (*.mht) 159 M-Files 10

160 6 Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD Die -Nachricht wird in M-Files im MHT-Format gespeichert. Die gespeicherte Datei wird in einem Programm geöffnet, das das Lesen von MHT-Dateien unterstützt, z. B. Internet Explorer. MHTML-Dokument, Dateianhänge trennen (*.mht, *.*) Die -Nachricht wird als Mehrdateiendokument gespeichert. Der Inhalt der Nachricht wird im MHT-Format gespeichert und die Dateianhänge werden im ursprünglichen Dateiformat gespeichert. Die Dateianhänge lassen sich mit dem jeweiligen zum Dateiformat gehörenden Programm öffnen. Anlagen in M-Files speichern Mit der Funktion Anlagen in M-Files speichern werden nur die Anlagen einer in M-Files gespeichert. Zum Speichern wird dabei das ursprüngliche Dateiformat verwendet. Wenn die -Nachricht mehrere Dateien als Anhänge enthält, werden diese in M-Files als Mehrdateiendokument gespeichert. Wenn die Nachricht nur einen Anhang enthält, wird dieser als Eindateidokument gespeichert. Die Dateianhänge lassen sich mit dem jeweiligen zum Dateiformat gehörenden Programm öffnen. Outlook-Regeln verwenden Mit Outlook-Regeln können Sie bestimmte Nachrichten automatisch in M-Files speichern. Dies kann beispielsweise anhand des Absenders oder des Betreffs der Nachricht geschehen. Beispiel: Sie können zum Beispiel festlegen, dass alle gesendeten Angebote in M-Files gespeichert werden sollen, wenn der Betreff der das Wort Angebot enthält. Die Outlook-Regeln finden Sie im Menü Extras (wählen Sie Regeln und Benachrichtigungen). Die Regeln sind benutzerspezifisch. Hinweis: Es wird empfohlen, die Regel Eine Kopie verschieben zu verwenden, damit die eigentliche Nachricht im Originalordner erhalten bleibt, z. B. im Posteingang oder im Postausgang. 6 Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD 160

161 M-Files 10 Abbildung 108: Sie können Outlook-Regeln verwenden, um die gewünschten Nachrichten in M-Files automatisch zu speichern. Wenn Outlook nicht geöffnet ist und der Benutzer eine Nachricht erhält, die anhand der Regel in M-Files gespeichert werden soll, wird beim nächsten Öffnen von Outlook der Vorschlag Ausstehende Nachrichten jetzt speichern von M-Files angezeigt. Nachrichten in M-Files-Ordnern speichern Zusätzlich zur Funktion In M-Files speichern können Nachrichten auch unter Verwendung von M-Files Ordnern in M-Files gespeichert werden. Dadurch stehen verschiedene Zusatzfunktionen für die Speicherung von Nachrichten zur Verfügung: Sie können Nachrichten schnell und einfach durch Ziehen in M-Files-Ordner in Outlook speichern. M-Files-Ordner stehen nach der Installation von M-Files (7.0 oder höher) auf Ihrem Computer automatisch in Outlook zur Verfügung. Automatisch verwendete M-Files-Ordner entsprechen den Dokumentenverwaltungen von M-Files, mit denen Sie eine Verbindung hergestellt haben. 161 M-Files 10

162 6 Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD Die Nachrichten werden immer von ihrem originalen Outlook-Ordner aus kopiert: Beim Verschieben von Nachrichten in den M-Files-Ordner werden diese nicht aus ihrem originalen Outlook-Ordner entfernt. Sie können für jeden M-Files-Ordner automatisch ausgefüllte Metadaten festlegen. Die oben genannten Funktionen stehen in Microsoft Outlook 2007, 2010 und 2013 zur Verfügung. Automatisch ausgefüllte Metadaten Sie können automatisch ausgefüllte Metadaten (Eigenschaften) festlegen, die beim Speichern in M-Files zu -Nachrichten hinzugefügt werden. Die Definition wird für jeden M-Files-Ordner separat vorgenommen, d. h. für jeden Ordner werden bestimmte Eigenschaften festgelegt, die beim Speichern von Nachrichten im jeweiligen M-Files-Ordner zu diesen -Nachrichten hinzugefügt werden. Hinweis: Um diese Funktion anzuwenden, muss die zu speichernde Nachricht in den M-Files-Ordner gezogen werden. Die folgenden Funktionen stehen in Microsoft Outlook 2007, 2010 und 2013 zur Verfügung. Die Funktion Eigenschaften von M-Files festlegen finden Sie in Outlook, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten M-Files-Ordner klicken. 6 Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD 162

163 M-Files 10 Abbildung 109: Eigenschaften-Dialogfeld für das Einrichten automatisch ausgefüllter Metadaten. Durch die Verwendung von ordnerspezifischen M-Files-Eigenschaften können Sie beispielsweise untereinander in Beziehung stehende Nachrichten einem bestimmten Projekt zuweisen. Angenommen, Sie stellen einen Ordner mit der Eigenschaft Projekt und dem festen Wert Bauprojekt Zenith zur Verfügung, dann werden die Nachrichten in diesem Ordner automatisch dem Bauprojekt Zenith zugewiesen. Alternativ können Sie, wenn Sie alle Stellenbewerbungen in der Klasse Stellenbewerbungen speichern möchten, die Ordnereigenschaft Klasse auswählen und deren Wert auf Stellenbewerbungen festlegen. Sie können auch Eigenschaften für M-Files-Ordner festlegen, die aus der -Nachricht selbst gelesen werden. Zudem können Sie festlegen, ob das Metadatenformular angezeigt wird, wenn Nachrichten in einem M-Files-Ordner gespeichert werden. Es ist ratsam, das Metadatenformular anzuzeigen, wenn Sie beim Speichern automatisch ausgefüllte Metadaten überprüfen oder ändern möchten, oder wenn Sie keine ordnerspezifischen Eigenschaften definiert haben. 163 M-Files 10

164 6 Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD M-Files-Unterordner Sie können M-Files-Unterordner unter den automatisch verwendeten Hauptordnern von M-Files erstellen. Automatisch verwendete M-Files-Ordner entsprechen den Dokumentenverwaltungen von M-Files, mit denen Sie eine Verbindung hergestellt haben. Wenn Sie nur eine Dokumentenverwaltung von M-Files verwenden (z. B. Unternehmen), steht auf der Hauptebene nur ein automatisch verwendeter M-Files-Ordner (Unternehmen) zur Verfügung, für den Sie Unterordner festlegen können. Sie können automatisch ausgefüllte Metadaten für M-Files-Unterordner auf die gleiche Weise wie für Hauptordner festlegen. In einem Unterordner gespeicherte Nachrichten werden in der Dokumentenverwaltung von M-Files im entsprechenden Hauptordner gespeichert. Hinweis: Wenn Sie einen Ordner auf der Hauptebene erstellen, erhalten Sie einen normalen Outlook-Ordner, für den Sie keine M-Files-Eigenschaften festlegen können. Allgemeine M-Files-Ordner festlegen Sie können auch festlegen, dass erstellte M-Files-Unterordner für alle Benutzer verfügbar sind. In diesem Fall wird der Ordner in Outlook für alle Benutzer angezeigt. Ein allgemeiner M-Files-Unterordner kann von einem Benutzer erstellt und definiert werden, der mindestens über die Berechtigung zum Verwalten allgemeiner Ansichten verfügt. Wenn der Benutzer eine Nachricht in einen allgemeinen Ordner zieht, erhält die Nachricht automatisch die für diesen allgemeinen Ordner festgelegten Metadaten (Eigenschaften). Nachrichten Kunden und Ansprechpartnern zuordnen In M-Files Serveradministrator kann der Administrator für M-Files festlegen, dass Nachrichten automatisch mit Ansprechpartnern und/oder Kunden verknüpft werden, die in M-Files gespeichert sind. Die Verknüpfung erfolgt auf Basis der Absender- und Empfängerinformationen. So kann beispielsweise eine Nachricht von automatisch mit dem Ansprechpartner Matt Bay und dem Kunden ESTT verknüpft werden. Wenn der Benutzer eine -Nachricht über Outlook in M-Files speichert, sucht M-Files nach Ähnlichkeiten zwischen den -Adressen in der Nachricht und den Eigenschaften, die in M-Files Serveradministrator festgelegt wurden. Anhand der Ähnlichkeiten und der vom Administrator festgelegten Eigenschaften verknüpft M-Files die Nachricht automatisch mit Kunden und/oder Ansprechpartnern, wenn sie im M-Files-Ordner von Outlook gespeichert wird. Diese Automatisierung erfolgt auf Basis einer bestimmten Dokumentenverwaltung (M-Files-Ordner in Outlook für eine bestimmte Dokumentenverwaltung) und wirkt sich daher auch auf alle Unterordner des entsprechenden M-Files-Ordners aus. Hinweis: Zuordnungen beim Speichern von Nachrichten sind nur in Microsoft Outlook 2007, 2010 und 2013 möglich. 6 Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD 164

165 M-Files 10 Hinweis: Die Nachricht muss über die Funktion In M-Files speichern oder durch Ziehen der Nachricht in den M-Files-Ordner von Outlook gespeichert werden. Wenn Sie die Nachricht direkt in die Benutzeroberfläche von M-Files ziehen, wird sie mit keinem Kunden oder Ansprechpartner verknüpft. Integrationseinstellungen für In M-Files Serveradministrator können Sie für eine bestimmte Dokumentenverwaltung geltende Spezifikationen zur Art der Ansprechpartner oder Kundeninformationen angeben, mit denen -Nachrichten verknüpft werden sollen. M-Files sucht anhand von Ansprechpartnern und Kunden nach Ähnlichkeiten. Abbildung 110: Das Dialogfenster clienteinstellungen von M-Files. Ansprechpartner M-Files sucht nach einer vollständigen Übereinstimmung mit der -Adresse des Ansprechpartners. M-Files verknüpft die Nachricht mit dem Ansprechpartner Matt Bay, wenn die -Adresse in den Eigenschaften von Matt Bay mit der -Adresse der Nachricht übereinstimmt. 165 M-Files 10

166 6 Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD Kunden Wenn Kundeninformationen in den Integrationseinstellungen für festgelegt wurden, geht M-Files wie folgt vor: 1. M-Files sucht anhand des Ansprechpartners nach Kundenübereinstimmungen (der Objekttyp Kunde muss dem Objekttyp Ansprechpartner übergeordnet sein): M-Files verknüpft die Nachricht mit dem Kunden ESTT, sofern Matt Bay der Ansprechpartner für ESTT ist. 2. M-Files sucht auch nach Ähnlichkeiten zwischen dem Domänennamen der -Adresse und den Eigenschaften des Kunden: So verknüpft M-Files diese Nachricht mit dem Kunden ESTT anhand der -Adressendomäne oder ), wenn die Domäne estt.com in den Eigenschaften des Kunden enthalten ist. Die Nachricht wird in diesem Fall mit keinem Ansprechpartner verknüpft, es sei denn, es wird eine vollständige Übereinstimmung mit den Informationen des Ansprechpartners gefunden. Das M-Files-Flag Das M-Files-Flag wird in der Nachrichtenliste von Outlook angezeigt und kennzeichnet Nachrichten, die bereits in M-Files gespeichert sind. Wenn ein anderer Benutzer (z. B. ein anderer Empfänger) dieselbe Nachricht bereits in M-Files gespeichert hat, werden Sie von M-Files aufgefordert, das erneute Speichern der Nachricht zu bestätigen. Auch wenn Sie die Nachricht nicht erneut speichern, wird das M-Files-Flag für diese Nachricht in Outlook angezeigt. Mit der Funktion M-Files-Status aktualisieren (im Kontextmenü der Nachricht) können Sie einfach alle M-Files-Flags anzeigen. Auch von anderen Benutzern in M-Files gespeicherte Nachrichten werden daraufhin mit einem M-Files-Flag gekennzeichnet. 6.3 Funktionen in AutoCAD und AutoCAD LT Die Funktionen von M-Files, die direkt in AutoCAD und AutoCAD LT verfügbar sind, erleichtern die Arbeit mit CAD-Zeichnungen. Sie können im Menü Datei oder M-Files auf diese Funktionen zugreifen. Je nachdem, welche Version von AutoCAD oder AutoCAD LT Sie verwenden, können sich die Menüs geringfügig unterscheiden. Die nachfolgend beschriebenen Funktionen von M-Files sind in Autodesk AutoCAD und AutoCAD LT verfügbar. Ferner stehen die Funktionen in branchenspezifischen Produkten von AutoCAD zur Verfügung. Dazu gehören AutoCAD Architecture, AutoCAD Civil 3D, AutoCAD Map 3D und AutoCAD MEP. 6.3 Zu den Funktionen von M-Files in AutoCAD und AutoCAD LT gehören: Aus M-Files öffnen 6 Funktionen von M-Files in Microsoft Office und AutoCAD 166

167 M-Files 10 In M-Files speichern Auschecken Einchecken Auschecken rückgängig machen Weitere Informationen zu diesen Funktionen finden Sie im Abschnitt Funktionen in Word, Excel und PowerPoint auf Seite Eigenschaften Weitere Funktionen zu dieser Funktion finden Sie im Abschnitt Eigenschaften von M-Files auf Seite Feld einfügen Mit der Funktion Feld einfügen können Sie Metadaten von M-Files sowie AutoCAD-Felder zu Zeichnungen hinzufügen. Die Metadaten von M-Files befinden sich in der Feldkategorie von M-Files im Dialogfeld zur Feldauswahl in AutoCAD. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Eigenschaft von M-Files einfügen auf Seite M-Files 10

168 7 M-Files Serveradministrator 7 M-Files Serveradministrator In diesem Kapitel erfolgt eine Beschreibung der Funktionen des M-Files Serveradministrator anhand einer Untersuchung der Baumstruktur und des Menüs Aktion der Anwendung. M-Files Serveradministrator wird u. a. für die Verwaltung von M-Files Server verwendet. Sie können mit dieser Anwendung Einstellungen für mehrere Dokumentenverwaltungen vornehmen, die in einer hierarchischen Struktur angezeigt werden. M-Files Server stellt die tragende Säule des M-Files-Systems dar. Dort werden alle Objekte gespeichert (z. B. Dokumente, Angestellte und Kunden), Zugriffsrechte gesteuert und Änderungen an Objekten erfasst (Versionsverlauf). Ferner können Systemadministratoren Verbindungen mit anderen Systemen herstellen (z. B. mit einer Kundendatenbank). Mit der M-Files-Serveranwendung werden also alle Informationen für das M-Files-System gespeichert und gesteuert. Aus technischer Sicht stellt M-Files Server einen Dienst wie M-Files Client dar. M-Files Server wird daher automatisch gestartet, wenn der Server gestartet wird. Die Serversoftware von M-Files wird auch dann ausgeführt, wenn keine Benutzer bei dem Computer angemeldet sind, auf dem die Serversoftware von M-Files installiert ist. Abbildung 111: Alle Ebenen der Serververwaltung, die in diesem Kapitel beschrieben werden, finden Sie unter M-Files Server. 7 M-Files Serveradministrator 168

169 M-Files 10 7 Einführung in die M-Files Server-Verwaltungsterminologie Dokumentenverwaltung Benutzerkonto Benutzer Die Dokumentenverwaltung wird mit M-Files Serveradministrator verwaltet. Hier können Sie der Dokumentenverwaltung Benutzer hinzufügen, die Metadatenstruktur von Objekten ändern und Ansichten für alle Benutzer bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie auch in der Tabelle Einführung in die M-Files-Terminologie auf Seite 34. Mit dem Benutzerkonto melden Sie sich bei M-Files Server an. Außerdem werden neue Benutzer der Dokumentenverwaltung anhand neuer Benutzerkonten hinzugefügt. Bei den Benutzern von M-Files kann es sich auf Serverebene entweder um einen Standardbenutzer oder um einen Systemadministrator handeln. Benutzer können ausgewählten Dokumentenverwaltungen hinzugefügt werden, und ihre Berechtigungen hängen von den entsprechenden Rollen ab, die ihnen zugewiesen werden. Rollen bestimmen auf Ebene der Dokumentenverwaltung hauptsächlich die Berechtigungen eines Benutzers in Bezug auf eine Dokumentenverwaltung. Die grundlegenden Rechte von Standardbenutzern werden ebenfalls in Form von Rollen zugewiesen. Benutzer können in externe und interne Benutzer gruppiert werden. Beispielsweise können Sie Kunden als externe Benutzer definieren. Externe Benutzer können nur Dokumente anzeigen und bearbeiten, die entsprechend gekennzeichnet wurden. Sie verfügen standardmäßig über keinerlei Rechte zum Anzeigen von Dokumenten. Systemadministrator Systemadministratoren sind Benutzer, denen eine entsprechende Rolle zugewiesen wurde. Systemadministratoren erhalten automatisch umfassende Berechtigungen für alle Dokumentenverwaltungen und können im Grunde genommen alle Funktionen verwenden, die in M-Files verfügbar sind. Systemadministratoren können außerdem anderen Benutzern die Rolle Systemadministrator zuweisen. Systemadministratoren können sich nicht bei einer Dokumentenverwaltung 169 M-Files 10

170 7 M-Files Serveradministrator anmelden, der Sie nicht zuvor als Benutzer hinzugefügt wurden. Benutzergruppe Rolle Werteliste Eigenschaftendefinitionen Workflow Objekttyp Auf dem M-Files Server können Benutzergruppen erstellt werden, denen einzelne Benutzer hinzugefügt werden können. Alle Benutzer gehören automatisch der Benutzergruppe Alle internen und externen Benutzer an. Interne Benutzer sind darüber hinaus automatisch Mitglieder der Benutzergruppe Alle internen Benutzer. Benutzergruppen werden auf Ebene der Dokumentenverwaltung angegeben. Mithilfe von Benutzergruppen können Berechtigungen für Objekte festgelegt werden, d. h. welche Benutzer auf welche Objekte zugreifen können. Rollen werden in der Regel verwendet, um Benutzern Berechtigungen für die Serververwaltung von M-Files zuzuweisen. Berechtigungen, die mittels Rollen zugewiesen werden, haben stets Vorrang gegenüber Dokumenten- und Objektberechtigungen. Benutzer, die über umfassende Berechtigungen für eine Dokumentenverwaltung verfügen, können auf beliebige Objekte zugreifen. Dies gilt auch, wenn einem Benutzer mangels Objektberechtigung der Zugriff auf ein Objekt verweigert wurde. Eine Werteliste ist eine Liste mit verschiedenen Werten wie den Namen aller Kunden. Eine Werteliste kann für verschiedene Eigenschaften verwendet werden. Eigenschaftendefinitionen werden zur Bestimmung von Eigenschaften verwendet, die mit Dokumentenklassen verbunden sind Mit einer Eigenschaftendefinition werden der (aussagekräftige) Name der Eigenschaft angegeben sowie der Datentyp, mit dem die Art der eingegebenen Daten (in Bezug auf die Eigenschaft) bestimmt wird. Workflows definieren den Ablauf von Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Ein Beispiel für einen Workflow ist ein Rechnungskreislauf. Workflows weisen verschiedene Status und Definitionen hinsichtlich ihrer Ausführung sowie Berechtigungen und Statusübergänge auf. Neben Dokumenten können Sie auch andere Objekte wie Kunden und Projekte verwalten. Diese Definitionen 7 M-Files Serveradministrator 170

171 M-Files 10 von Datenreihen werden als Objekttypen bezeichnet. Dokument ist ein Beispiel für einen Objekttyp. Metadaten In M-Files Serveradministrator können Sie die Metadatenstruktur (z. B. Wertelisten, Eigenschaftendefinitionen, Dokumentenklassen und Dokumentenklassengruppen) ändern und neue Metadaten erstellen, während Sie bei der regulären Verwendung von M-Files nur Werte für diese Metadaten angeben. Siehe TabelleEinführung in die M-Files-Terminologie auf Seite Verbindungen mit externen Datenbanken M-Files bietet verschiedene Möglichkeiten zur Darstellung und Übertragung von Informationen aus externen Quellen. Beispielsweise müssen Datenbanken OLE DB- oder ODBC-Verbindungen unterstützen. Datenbankverbindungen können entweder nur zum Lesen von Daten oder zum Lesen und Schreiben von Daten verwendet werden. Über eine schreibgeschützte Datenbank werden von M-Files Daten aus einer externen Datenbank wie einer Kundendatenbank abgerufen, es können jedoch keine neuen Daten über M-Files eingegeben werden. Über eine Zweiwegedatenbankverbindung können Änderungen und Ergänzungen in M-Files auch in der externen Datenbank gespeichert werden. Ein gutes Beispiel für eine Verbindung mit einer externen Datenbank ist eine Verbindung von M-Files mit einer externen Kundendatenbank. Zahlreiche Unternehmen verfügen bereits über umfangreiche Datenbanken mit vielfältigen Informationen über Kunden. Wenn von einem Benutzer ein neues Angebot in M-Files erstellt wird, ist es eine gute Idee, diesem Dokument die verfügbaren Informationen über den Kunden hinzuzufügen. M-Files kann so konfiguriert werden, dass diese Informationen aus einer externen Datenbank abgerufen werden. So ist ein direkter Zugriff auf die entsprechenden Informationen möglich, z. B. wenn das Dokumentenformular für ein neues Dokument ausgefüllt wird. Darüber hinaus können Sie Dateien aus externen Objekten importieren und Verknüpfungen mit diesen erstellen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, M-Files schnell und einfach bereitzustellen, da der unmittelbare Zugriff auf die Dateien über M-Files ermöglicht wird und zeitraubenden Importvorgänge entfallen. Beim Zugriff auf Dateien über M-Files können gleichzeitig auch Metadaten für diese Dateien hinzugefügt werden. Außerdem wird u. a. ein Versionsverlauf in M-Files erstellt und eine gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Benutzer verhindert. Dank der geplanten Aufträge von M-Files stellt auch die Datensicherung kein Problem mehr dar. Durch das Hinzufügen von Metadaten können Sie auch die Suchfunktionen von M-Files besser nutzen. 171 M-Files 10

172 7 M-Files Serveradministrator 7 Speichern und Verwalten von nachrichten In M-Files können Sie wichtige s schnell und gezielt speichern, verwalten und weiterleiten. Die Nachrichten können direkt vom -Server zur Dokumentenverwaltung übertragen werden, ohne dass ein Eingreifen des Benutzers erforderlich ist. Beispielsweise können s einschließlich Dateianhängen, die an das Postfach eines Unternehmens gesendet werden, direkt an die Dokumentenverwaltung weitergeleitet werden. Dort können wichtige Nachrichten dann gezielt verarbeitet werden, z. B. mit den Workflowfunktionen. Diese Vorgehensweise kann sehr hilfreich sein, etwa um Bestellungen zentral zu bearbeiten oder gesendete Angebote zu speichern. Wichtige Informationen können so in M-Files verwaltet werden und gehen nicht verloren oder werden in Postfächern vergessen. Weiterführende Informationen zu dieser und weiteren Funktionen finden Sie im AbschnittFunktionen in Outlook auf Seite M-Files Server Im Menü Aktion können Sie einen neuen Server registrieren. Neue Verbindung mit M-Files Server Mit der Funktion Neue Verbindung mit M-Files Server wird eine Verbindung zwischen M-Files Server und M-Files Serveradministrator hergestellt. Das Herstellen dieser Verbindung erfolgt analog zum Herstellen einer Verbindung mit einer Dokumentenverwaltung. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Verbindungen mit Dokumentenverwaltung auf Seite M-Files Serveradministrator 172

173 M-Files 10 Abbildung 112: Eigenschaften der Serverregistrierung Aliasname Weisen Sie der Serververbindung zunächst einen Namen zu. Verbindung: Server Name Geben Sie den Namen des Netzwerks oder die IP-Adresse des Servers ein, in bzw. auf dem M-Files Server installiert wurde und das bzw. der die Dokumentenverwaltung enthält. Verbindung: Portnummer Geben Sie in diesem Feld den Port ein, über den die Verbindung mit dem Server hergestellt werden soll. Geben die Portnummer des Servers ein, mit dem Sie eine Verbindung herstellen möchten. M-Files verwendet standardmäßig Port Verbindung: Protokoll Geben Sie an, welches Protokoll für die Netzwerkverbindung verwendet werden soll. Folgende Protokolle können verwendet werden:tcp/ip, SPX und Local Procedure Call (LPC). 173 M-Files 10

174 7 M-Files Serveradministrator Verbindung: Verbindung überprüfen Mit der Taste Verbindung überprüfen kann eine Überprüfung des Betriebs der Serververbindung durchgeführt werden. Authentifizierung Geben Sie an, wie die Authentifizierung von Benutzern für M-Files Server erfolgen soll. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Aktueller Windows-Benutzer, Bestimmter Windows-Benutzer und M-Files-Benutzer. 7.2 Server Dieser Abschnitt gibt einen kurzen Überblick über M-Files Server. Es wird empfohlen, UNC-Pfade für Netzlaufwerke zu verwenden, da die zugewiesenen Laufwerkbuchstaben für M-Files Server möglicherweise nicht sichtbar sind und die Zuweisung von Laufwerkbuchstaben in Windows weitgehend benutzerspezifisch erfolgt. Netzlaufwerke können z. B. externe Datenbanken für Wertelisten enthalten. Weitere Informationen finden Sie auch im Abschnitt Wertelisten auf Seite 260. In einem Netzwerk wird vom M-Files Server standardmäßig die Identität des Computers verwendet, auf dem die M-Files Serversoftware ausgeführt wird (DOMÄNE\COMPUTER$) Die Datensicherung kann auch auf einem Netzlaufwerk erfolgen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Windows-Benutzer für den Server (DOMÄNE\COMPUTER$) über Schreibberechtigungen für das Laufwerk verfügt. Für bestimmte Funktionen können Benutzerkonten eingegeben werden, die während der Ausführung verwendet werden. Trennen/Verbinden Mit der Funktion Trennen können Sie die Netzwerkverbindung mit dem Server unterbrechen. Sie können die Verbindung zu einem späteren Zeitpunkt wiederherstellen, ohne die Eigenschaften der Serverregistrierung erneut angeben zu müssen. Lizenzverwaltung Auf die Einstellungen der Lizenzverwaltung kann durch Rechtsklick auf den Server und die Auswahl von Lizenzverwaltung zugegriffen werden. Weitere Informationen zu Lizenzen und zum Zuweisen von Lizenzen zu Benutzerkonten finden Sie im Abschnitt Lizenztyp. 7 M-Files Serveradministrator 174

175 M-Files 10 Abbildung 113: Fenster für M-Files-Lizenzverwaltung. Lizenzstatus Zeigt den Status der Lizenz an. Bevor die Lizenz abläuft, erhalten die Benutzer eine Benachrichtigung. Seriennummer Die Seriennummer Ihrer Version von M-Files. Lizenziert für Zeigt den Namen des Lizenzinhabers an. Dadurch wird die Registrierung Ihres Unternehmens als Benutzer der Software bestätigt. Lizenz läuft ab am Das Ablaufdatum der Lizenz. Standardlizenzen laufen niemals ab. 175 M-Files 10

176 7 M-Files Serveradministrator Abonnement läuft ab am Das Ablaufdatum des Abonnements. Während des Abonnements sind Sie zur kostenfreien Aktualisierung von M-Files berechtigt. Anzahl der Einzelbenutzerlizenzen/Verwendete Lizenzen Die Anzahl der installierten Lizenzen wird für jeden Lizenztyp separat angegeben. Darunter wird jeweils die Anzahl der verwendeten Lizenzen angegeben. Einzelbenutzerlizenzen sind jeweils einem bestimmten Benutzerkonto zugeordnet. Weitere Informationen zu Lizenztypen finden Sie im Abschnitt Lizenztyp. Anzahl der Mehrbenutzerlizenzen/Verwendete Lizenzen Die Anzahl der verwendeten Mehrbenutzerlizenzen wird anhand der aktuell mit diesem Lizenztyp angemeldeten Benutzerkonten ermittelt. Wenn sich ein Benutzer mit diesem Lizenztyp bei M-Files anmeldet, wird die Lizenz reserviert. Wenn sich ein Benutzer von M-Files Abmeldung auf Seite 115, wird diese Lizenz verfügbar. Weitere Informationen zu Lizenztypen finden Sie im Abschnitt Lizenztyp. Anzahl der Lizenzen mit reiner Leseberechtigung/Verwendete Lizenzen Mit einer Nur-Lesen-Lizenz können Inhalte nur gelesen werden. Das Erstellen oder Ändern von Dokumenten in der Dokumentenverwaltung ist nicht zulässig. Weitere Informationen zu Lizenztypen finden Sie im Abschnitt Lizenztyp. Zusätzliche Module Hier finden Sie zusätzliche Module, auf die Sie zugreifen können, z. B. das OCR-Modul. Computer-ID Die M-Files-Server-ID, auf deren Basis der Lizenzcode bestimmter zusätzlicher M-Files-Module wie dem OCR-Modul an einen bestimmten Server gebunden wird. Beim Bestellen zusätzlicher Module benötigt unser Kundenservice diese ID, um die neue Lizenz auszuhändigen. Aktualisieren Mit der Taste Aktualisieren wird die verwendete Lizenz aktualisiert. Lizenz installieren Wenn der Evaluierungszeitraum abläuft, benötigen Sie eine Lizenz, um M-Files weiterhin verwenden zu können. Klicken Sie auf Lizenz installieren, um die Lizenz zu installieren. Geben Sie Ihre Seriennummer und Ihren Lizenzcode ein, und klicken Sie auf OK. 7 M-Files Serveradministrator 176

177 M-Files 10 Abbildung 114: Durch Eingabe der Seriennummer und des Lizenzcodes wird eine Lizenz installiert. Benachrichtigungen Die Einstellungen für das Senden von Benachrichtigungen werden in den Servereigenschaften verwaltet. Bei aktivierten Benachrichtigungen können Benutzer von M-Files auf Wunsch per über Änderungen an Objekten benachrichtigt werdenbenachrichtigungen auf Seite M-Files 10

178 7 M-Files Serveradministrator Abbildung 115: Auf diesem M-Files Server wurden Benachrichtigungen aktiviert. Benachrichtigungen aktivieren Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Benachrichtigungen zu aktivieren. Anschließend können Sie die Benachrichtigungseinstellungen anpassen. SMTP-Server Geben Sie den SMTP-Server an, der für das Senden von -Benachrichtigungen verwendet werden soll, z. B. smtp.gmail.com. Fragen Sie den Netzwerkadministrator nach dem Namen des -Servers Ihres Unternehmens. Verwenden Sie eine Verschlüsselte Verbindung (SSL/TLS) Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Ihre Verbindung mit SSL/TLS zu verschlüsseln. SMTP-Serverport Geben Sie den SMTP-Serverport an, der verwendet werden soll. Der voreingestellte Wert kann in der Regel übernommen werden. 7 M-Files Serveradministrator 178

179 M-Files 10 Die gängigsten Ports sind 25, 465, und 587. Die Standard-Ports sind 587 (mit SSL) und 25 (ohne SSL). -Adresse des Absenders Diese -Adresse wird als Absender einer Benachrichtigung angegeben, z. B. Dabei kann es sich auch um eine fiktive Adresse handeln. Anzeigename des Absenders Name des Absenders der . Geben Sie den Namen ein, der im Feld Von der Benachrichtigung angezeigt werden soll. Beispiel: M-Files. Benachrichtigungsübersicht um M-Files-Benutzer können Benachrichtigungen je Ereignis oder als Benachrichtigungsübersicht erhalten. Hier können Sie angeben, zu welcher Uhrzeit die tägliche Benachrichtigungsübersicht gesendet werden soll. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Benachrichtigungseinstellungen auf Seite 115. Die Vorlagen für Benachrichtigungen können angepasst werden. Die Datei notifications_template.txt im Installationsverzeichnis von M-Files enthält verschiedene Benachrichtigungsvorlagen. Nachrichten können Platzhalter umfassen. Beispielsweise können Sie die Zeichenfolge %OBJID% hinzufügen, wenn Sie im Nachrichtentext eine Objekt-ID verwenden möchten. Beschreibung der Platzhalter: Platzhalter TIMESTAMP CAUSEDBY CAUSEDBYACCOUNT OBJTYPE OBJID OBJVER OBJTITLE FILENAME ROLLEDBACKTOVERSION Beschreibung Der Zeitpunkt des Auftretens eines Ereignisses. Der Name des Benutzers, der das Ereignis ausgelöst hat. Der Kontoname des Benutzers, der das Ereignis ausgelöst hat. Der Typ des Objekts. Die ID des Dokuments oder Objekts. Die Version des Objekts. Name oder Titel des Objekts. Der Name der Datei. Die Version, auf die das Objekt zurückgesetzt wurde. 179 M-Files 10

180 7 M-Files Serveradministrator Platzhalter MFILESURL MFILESURLTOVERSION PROPERTY_<id> OLDPROPERTY_<ID> NOTIFICATIONRULENAME VAULTNAME VAULTGUID Beschreibung Eine M-Files URL, mit der die letzte Version des betreffenden Objekts angezeigt wird. Eine M-Files URL, mit der die entsprechende Version des betreffenden Objekts angezeigt wird. Der Wert der angegebenen Eigenschaft des Objekts. (Ersetzen Sie "<id>" im Platzhalter mit der ID der Eigenschaftendefinition.). Der frühere Wert der angegebenen Eigenschaft des Objekts. (Ersetzen Sie "<id>" im Platzhalter mit der ID der Eigenschaftendefinition.) Die Benachrichtigungsregeln, durch die das Ereignis ausgelöst wurde. Der Name der Dokumentenverwaltung. Die eindeutige ID (GUID) der Dokumentenverwaltung. Nachrichten für Benachrichtigungsregeln Sie können auch Nachrichten für Benachrichtigungsregeln erstellen und bearbeiten. So können Sie den Inhalt der Nachrichten jeder Benachrichtigungsregel festlegen. 1. Fügen Sie eine neue Benachrichtigungsregel in M-Files Client hinzu. Akzeptieren Sie diese, und öffnen Sie den Dialog Benachrichtigungseinstellungen erneut, damit Sie die von M-Files für die neue Benachrichtigungsregel erstellte ID sehen können. 2. Erstellen Sie im Installationsverzeichnis von M-Files Server einen neuen Ordner für die neue Nachricht der Benachrichtigungsregel. Bereits erstellte Nachrichtenordner finden Sie im Verzeichnis Server\Data\Notifications. Sofern Sie Zugriff auf verschiedene Dokumentenverwaltungen haben, können Sie die ID der Dokumentenverwaltung in M-Files Serveradministrator prüfen, indem Sie die Eigenschaften der Dokumentenverwaltung öffnen. Erstellen Sie in der gewählten Dokumentenverwaltung einen neuen Ordner und benennen Sie ihn gemäß der hinzugefügten Benachrichtigungsregel-ID. Der Speicherort kann beispielsweise folgendes Format aufweisen: C:\Program Files\M-Files\ \Server\Data\Notifications\{967413FE-14F4-4B78-A236-AFED2A86FAD5}\103.In diesem Beispiel ist "967413FE-14F4-4B78-A236-AFED2A86FAD5" die ID der betreffenden Dokumentenverwaltung. Der Ordnername lautet aufgrund der ID der neuen Benachrichtigungsregel Erstellen Sie die angegebene Datei notifications_template.txt in diesem Ordner. 7 M-Files Serveradministrator 180

181 M-Files 10 M-Files Webzugriff konfigurieren Mit dieser Funktion können Sie M-Files Webzugriff konfigurieren. M-Files Webzugriff ermöglicht den Zugriff auf eine Dokumentenverwaltung mithilfe eines Webbrowsers. M-Files kann daher auf jedem Computer verwendet werden, der über Webzugriff verfügt. Die Weboberfläche von M-Files wird von dem Computer verwaltet, auf dem M-Files Server ausgeführt wird. In der Standardeinstellung von M-Files Webzugriff wird TCP-Port 80 für das HTTP-Protokoll überwacht. Es gibt jedoch auch andere Möglichkeiten. Weitere Informationen erhalten Sie vom technischen Support von M-Files: M-Files Webzugriff wurde mithilfe von Standardsprachen wie HTML, DHTML, JavaScript und CSS implementiert. Dadurch kann M-Files mit verschiedenen Browsern wie Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera und Safari verwendet werden. M-Files Webzugriff verwendet Microsoft Internet Information Services und.net Framework 4,0 (oder höher). Um den Webzugriff zu ermöglichen, müssen diese Anwendungen auf dem Computer installiert sein, auf dem M-Files Server installiert ist. Abbildung 116: M-Files Webzugriff konfigurieren 181 M-Files 10

182 7 M-Files Serveradministrator Vorhandene Website bearbeiten Wählen Sie die Option Vorhandene Website bearbeiten, wenn Sie eine vorhandene Website in IIS als Website für den Webzugriff von M-Files verwenden möchten. Wählen Sie eine Website aus der Dropdownliste der verfügbaren Seiten aus. Neue Website erstellen Aktivieren Sie das Optionsfeld Neue Website erstellen, wenn Sie eine neue Website für den Webzugriff von M-Files in IIS verwenden möchten. Geben Sie den Namen und den TCP-Port für die neue Website ein. Neues virtuelles Verzeichnis erstellen Wählen Sie die Option Neues virtuelles Verzeichnis erstellen, um der ausgewählten Website in der IIS-Software ein neues virtuelles Verzeichnis hinzuzufügen. Durch diese Auswahl wird der Webzugriff von M-Files als separates virtuelles Verzeichnis definiert. Geben Sie den Namen für das virtuelle Verzeichnis ein. Mobiler Zugriff Wenn Sie M-Files Webzugriff konfiguriert haben, können Sie M-Files über ein Mobiltelefon verwenden. Sie können auf gespeicherte Daten in M-Files mithilfe Ihres Mobiltelefons über die URL für M-Files Webzugriff zugreifen (beispielsweise indem Sie /m an die Adresse anhängen, z. B. "http://www.publikationen.unternehmen.de/m". Weitere Informationen zum mobilen Zugriff finden Sie im Abschnitt Mobiler Zugriff auf Seite 48. Veröffentlichungseinstellungen für Dokumentenverwaltungen in M-Files Webzugriff Wenn die Dokumente beispielsweise für Interessengruppen oder Kunden im Internet veröffentlicht werden, ist es nicht nötig, dass alle Eigenschaften von M-Files zur Verfügung gestellt werden. Hat der Benutzer zum Beispiel nur Leserechte, müssen die Funktionen für die Bearbeitung gar nicht angezeigt werden. Mithilfe der Veröffentlichungseinstellungen können den Benutzern genügend zweckmäßige Funktionen bereitgestellt werden, die den Zugriff auf die veröffentlichten Informationen und deren Verarbeitung ermöglichen und vereinfachen. Hinweis: Sie können die Funktion Hyperlink abrufen im Aufgabenbereich verwenden, wenn Sie von der Weboberfläche einen Link zum Dokument senden möchten. Website für Definition der Veröffentlichungseinstellungen (speziell für die Website und die Dokumentenverwaltung) Sie können unterschiedliche Veröffentlichungseinstellungen speziell für die Website und die Dokumentenverwaltung festlegen, indem Sie eine separate Konfigurationswebsite 7 M-Files Serveradministrator 182

183 M-Files 10 verwenden. Früher wurden die entsprechenden Definitionen durch Änderung der Registrierungseinstellungen vorgenommen. Melden Sie sich bei der Konfigurationsseite an, indem Sie die URL für M-Files Webzugriff Ihres Unternehmens (z. B. verwenden und /configuration.aspx an die Adresse anhängen. Die vollständige Adresse lautet dann zum Beispiel Wenn Sie sich im Browser bereits an M-Files Webzugriff angemeldet haben, werden Sie von M-Files nicht aufgefordert, sich erneut anzumelden. Hinweis: Sie müssen über Systemadministratorrechte verfügen, um die Veröffentlichungseinstellungen bearbeiten zu können. Websitespezifische Einstellungen In den websitespezifischen Einstellungen können Sie Optionen auswählen, die für die Konfigurationswebsite und alle Dokumentenverwaltungen der Website gelten sollen. Abbildung 117: Konfigurationswebseite für Veröffentlichungseinstellungen. 183 M-Files 10

184 7 M-Files Serveradministrator Zugriff auf Konfigurationsseiten nur für einen zulässigen IP-Bereich einschränken Sie können einen bestimmten IP-Adressbereich für den Zugriff auf die Konfigurationswebsite festlegen. Normalerweise wird der Zugriff auf die Konfigurationswebsite nur vom Unternehmen aus zugelassen. Hinweis: Dies gilt nicht für den normalen Webzugriff, sondern nur für die Definitionswebsite. Anzeigeeinstellungen Seitentitel Sie können den Namen für die von Ihnen angebotene Website frei wählen. Der Standardtitel lautet M-Files Webzugriff. Sprache Automatisch: M-Files verwendet standardmäßig die automatische Sprachauswahl, d. h. die Sprache von M-Files Webzugriff wird durch die in den Browsereinstellungen festgelegte Sprache bestimmt. Die Sprache wird dann benutzerbezogen definiert, so dass der Benutzer automatisch die vertraute Sprache in M-Files verwenden kann. Hinweis: Wird die Sprache in den Browsereinstellungen von M-Files nicht unterstützt, wird die auf dem M-Files Server installierte Sprache verwendet. Bestimmte Sprache: Sie können für Webzugriff eine bestimmte Sprache festlegen. Sind die Anleitungen Ihres Unternehmens mit englisch benannten Funktionen verknüpft oder wenn die Benutzer in unterschiedlichen Sprachen arbeiten, können Sie Englisch als die Webzugriffssprache festlegen. Sie können aus allen von M-Files unterstützten Sprachen auswählen. Windows SSO Bei aktivierter Windows-Authentifizierung kann der Webzugriff automatisch die Windows-Anmeldedaten verwenden. Der Webzugriff-Administrator kann die SSO-Einstellung so konfigurieren, dass die Anmeldedaten nicht mehr eingegeben werden müssen, wenn die Benutzer mit dem M-Files Webzugriff navigieren. Die automatische Authentifizierung ist standardmäßig deaktiviert, kann jedoch durch Einstellung des SSO-Werts auf Automatische Verwendung aktiviert werden. Alternativ kann die Option zur Verwendung von SSO auf der Anmeldeseite mit Auf Anmeldeseite anzeigen angezeigt werden. M-Files-Benutzeranmeldung erzwingen Aktivieren Sie diese Einstellung, wenn Benutzern die Windows-Anmeldeoption nicht angezeigt werden soll. Der Benutzer muss dann nicht überlegen, welche Anmeldeoption zu verwenden ist. M-Files schlägt die Anmeldung als M-Files-Benutzer vor. Auch aus 7 M-Files Serveradministrator 184

185 M-Files 10 Gründen der Datensicherheit kann es in einigen Fällen angeraten sein, die Windows-Anmeldung zu deaktivieren. Hinweis: Die Anmeldung bei der Konfigurationswebsite mithilfe des Windows-Benutzerkontos wird dadurch nicht verhindert. Automatische Anmeldung Aktivieren Sie die Option Automatische Anmeldung, wenn Sie nicht möchten, dass Benutzer ihre Benutzer-ID für den Webzugriff eingeben müssen. Beachten Sie, dass dann jeder beliebige Benutzer auf die Dokumentenverwaltungen der Website zugreifen kann, wenn er durch die Benutzer-ID autorisiert wird. Geben Sie auch Authentifizierungsinformationen für das automatische Anmeldeverfahren ein. Authentifizierung (Benutzername, Passwort und Domäne) Wenn Sie möchten, dass M-Files Benutzern standardmäßig bestimmte IDs bereitstellt, speichern Sie die Standard-IDs in den Authentifizierungsinformationen. Benutzer können jedoch andere IDs verwenden, die einen umfassenderen Webzugriff ermöglichen. Hinweis: Wenn die automatische Anmeldung aktiviert ist, werden diese Authentifizierungsinformationen von M-Files dafür verwendet. Wenn Sie keine Benutzer-ID für die Authentifizierung festlegen, müssen Benutzer die ID kennen und auf der Anmeldeseite eingeben. Dokumentenverwaltung Sie können zudem die Dokumentenverwaltung festlegen, zu der der Benutzer weitergeleitet wird. Wenn die automatische Anmeldung ausgewählt ist und die websitespezifische Dokumentenverwaltung definiert wurde, werden Benutzer zur Ansicht der ausgewählten Dokumentenverwaltung weitergeleitet. Wird keine Dokumentenverwaltung festgelegt, können Benutzer alle Dokumentenverwaltungen sehen, auf die mittels der relevanten ID zugegriffen werden kann. Grundeinstellungen für Dokumentenverwaltungen Für jede Dokumentenverwaltung können beispielsweise folgende Festlegungen getroffen werden: 1. Ob die Dokumentenverwaltung über Webzugriff verfügbar sein soll 2. Die Standardansicht für die Dokumentenverwaltung 3. Die Konfiguration der Benutzeroberfläche der Dokumentenverwaltung Zugriff auf diese Dokumentenverwaltung gewähren Wählen Sie diese Option aus, wenn der Zugriff auf die Dokumentenverwaltung über Webzugriff möglich sein soll. 185 M-Files 10

186 7 M-Files Serveradministrator Hinweis: Für die Nutzung einer Dokumentenverwaltung muss der Benutzer stets über die Berechtigungen für die jeweilige Dokumentenverwaltung verfügen. Standardansicht Mit dieser Option können Sie die standardmäßig zu öffnende Ansicht festlegen. Anderenfalls wird standardmäßig die Home-Ansicht geöffnet. Layout Standard Kein Java-Applet Kein Java-Applet & kein Aufgabenbereich Kein Java-Applet & kein Aufgabenbereich, aber Wechseln-zu-Schnellzugriffe Keine Navigationsleiste, kein Java-Applet, kein Aufgabenbereich Nur Listenbereich und Eigenschaftenleiste Nur Listenbereich Wenn Sie Kein Java-Applet auswählen, können die Benutzer die Dokumente nicht direkt in den Anwendungen öffnen. Stattdessen müssen die Dokumente erst geladen werden. Denken Sie daran, die neuen Einstellungen mit der Schaltfläche OK zu übernehmen. Wenn Sie nur den Listenbereich und den Eigenschaftenbereich anzeigen oder nur den Listenbereich, sollten Sie beachten, dass von den Benutzern keine Suchvorgänge durchgeführt werden können. Es ist wichtig, die Standardansicht so festzulegen, dass sie für diesen Zweck geeignet ist. Navigation außerhalb der Standardansicht verhindern Durch Aktivieren der Option Navigation außerhalb der Standardansicht verhindern können Sie verhindern, dass die Navigation über die Standardansicht hinausgeht. In diesem Fall ist keine Navigation möglich, auch nicht die Breadcrumb-Navigation. Standardsuchkriterien und -einstellungen In den Grundeinstellungen für Dokumentenverwaltungen können Sie festlegen, ob die zuletzt von Benutzern ausgewählten Suchkriterien und -einstellungen beibehalten werden sollen oder ob Sie ein bestimmtes Kriterium und eine bestimmte Einstellung verwenden möchten. Es sind dieselben Optionen wie in M-Files Client verfügbar. Navigation in der Dokumentenverwaltung Sie können das oberste Menü (Neu, Vorgänge und Einstellungen) und/oder die Breadcrumb-Navigation anzeigen oder ausblenden. Hinweis: Wenn "Webzugriff" im Modus "Nur Listenbereich" angezeigt wird, werden die Objekt-Metadaten und die Suchfunktionen vor den Benutzern verborgen. Dadurch können die Benutzer lediglich die Objekte lesen und bearbeiten, die gemäß ihren Berechtigungen im Listenbereich angezeigt werden. 7 M-Files Serveradministrator 186

187 M-Files 10 Steuerungseinstellungen für Dokumentenverwaltungen Spalteneinstellungen speichern Wenn mehrere Benutzer dieselbe Benutzer-ID verwenden (beispielsweise bei der automatischen Anmeldung), ist es empfehlenswert, das Speichern der Spalteneinstellungen zu verhindern. Workflow-Verknüpfung in der Eigenschaftsleiste Dialog zum Auschecken Wenn die Webbenutzer schreibgeschützten Zugriff und keine Berechtigung zum Bearbeiten haben, ist es nicht nötig, das Dialogfeld Auschecken anzuzeigen. Ausgeblendete Eigenschaften Einige Eigenschaften können für externe Benutzer ausgeblendet sein. Dann wird die Information (verborgen) in der Eigenschaftsleiste oder im Metadatenformular angezeigt. Es wird empfohlen, die (verborgenen) Informationen auszublenden. Dokumentenformular Kontextmenü (wird beim Klicken mit der rechten Maustaste aufgerufen) Erweiterte Suche Im Aufgabenbereich angezeigte Verknüpfungen Sie können auch die Verknüpfungen festlegen, die im Aufgabenbereich angezeigt werden sollen, wenn diese Option in den Grundeinstellungen für Dokumentenverwaltungen nicht ausgeblendet wird. Dokumentspezifische Veröffentlichung über einen Weblink Mit M-Files können Sie Dokumente über direkte Weblinks anderen Benutzern zur Verfügung stellen. Mit dieser Funktion können Sie beispielsweise auf der Website Ihres Unternehmens eine direkte Verknüpfung zu einer Preisliste in M-Files bereitstellen. Diese kann so konfiguriert werden, dass Sie stets auf die letzte Version des Dokuments verweist, damit Ihren Kunden stets die aktuellsten Informationen zur Verfügung stehen. Eine solche Verknüpfung funktioniert wie ein gewöhnlicher Hyperlink (URL). Aktivierung M-Files Webzugriff erfordert normalerweise die Eingabe eines Benutzernamens sowie eines Kennworts. Wenn das System jedoch zur Veröffentlichung von Dokumenten verwendet wird, sollten die Benutzer diese in der Regel anzeigen können, ohne weitere Daten einzugeben. M-Files kann daher mit einem vordefinierten Benutzerkonto konfiguriert werden, das beispielsweise Leseberechtigungen für bestimmte Dokumente beinhaltet. So erstellen Sie ein Benutzerkonto und einen Benutzer zur Veröffentlichung in der Dokumentenverwaltung: 187 M-Files 10

188 7 M-Files Serveradministrator 1. Erstellen Sie ein Benutzerkonto auf dem Server, z. B. Veröffentlichung. 2. Wählen Sie M-Files Authentifizierung als Authentifizierungsmethode aus. Geben Sie ein Kennwort sowie ggf. weitere erforderliche Daten ein. 3. Weisen Sie das Benutzerkonto der gewünschten Dokumentenverwaltung zu. 4. Legen Sie dieses Benutzerkonto in der Dokumentenverwaltung als externen Benutzer fest. 5. Gewähren Sie diesem Leseberechtigungen für veröffentlichte Dokumente. M-Files Webzugriff muss ordnungsgemäß konfiguriert sein. Weitere Informationen zum Webzugriff finden Sie im Abschnitt M-Files Webzugriff konfigurieren auf Seite 181. Damit veröffentlichte Dokumente ohne Anmeldung angezeigt werden können, muss M-Files für die automatische Anmeldung über Webzugriff konfiguriert werden. Dies ermöglicht es Benutzern, veröffentlichte Dokumente ohne Eingabe von Benutzernamen und Kennwort anzuzeigen. Um ausreichende Berechtigungen sicherzustellen, ist eine unbeschränkte Nur-Lesen-Lizenz erforderlich. Nachfolgend finden Sie die Anweisungen zur Aktivierung der automatischen Anmeldung. Erstellen Sie auf dem M-Files Server den folgenden Registrierungsschlüssel. <version> steht dabei für die Versionsnummer von M-Files (z. B ), <web site ID> ist die eindeutige ID, die M-Files Webzugriff von IIS zugewiesen wurde. Bei einer Website lautet die ID in der Regel 1. Wenn die Website für M-Files Webzugriff im virtuellen Verzeichnis der Website ausgeführt wird, müssen Sie nach der ID einen Doppelpunkt gefolgt vom Namen des virtuellen Verzeichnisses angeben. Wenn die Anwendung zum Beispiel im virtuellen Verzeichnis MFWA der Website ausgeführt wird, lautet die Website-ID 1:MFWA. Die ID wird von IIS in Windows Server 2003 in Form einer Spalte angezeigt. HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<Version>\Server\MFWA\Sites\<Website-ID>\ Beispiel für einen Registrierungsschlüssel: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\ \Server\MFWA\Sites\1\ Geben Sie die Werte für den Registrierungsschlüssel an, die für die automatische Anmeldung verwendet werden sollen. Die nachfolgende Tabelle enthält die verfügbaren Werte. Registrierungsschlüsselwerte für die automatische Anmeldung Wert Domäne Kennwort Benutzername Typ REG_SZ REG_SZ REG_SZ Beschreibung Geben Sie mit diesem Wert die Domäne an, wenn Sie die Windows-Authentifizierung verwenden. Das Kennwort für die Anmeldung. Name des Benutzerkontos, z. B. "Veröffentlichung". 7 M-Files Serveradministrator 188

189 M-Files 10 Wert Dokumentenverwaltung Windows-Benutzer Typ REG_SZ REG_DWORD Beschreibung Die ID der Dokumentenverwaltung, zum Beispiel: {A8DCB F-4318-A276-E7E171EAFBE6}. Sie finden diesen Wert im Fenster Eigenschaften der Dokumentenverwaltung in M-Files Serveradministrator. Geben Sie die Methode der Authentifizierung an. 0 = M-Files Authentifizierung und 1 = Windows-Authentifizierung. Verwendung Nach der Aktivierung der automatischen Anmeldung können Sie direkte Weblinks erstellen, z. B. zwischen der Website Ihres Unternehmens und Dokumentendateien. Der Startseite openfile.aspx können die nachfolgend aufgeführten Parameter zugewiesen werden. Webzugriffparameter für die Dokumentenstartseite Parameter docid docver fileid filever objtype showopendialog Beschreibung ID des Dokuments mit der Datei, die geöffnet werden soll. Dieser Parameter ist obligatorisch. Version des Dokuments mit der Datei, die geöffnet werden soll. Dieser Parameter ist optional. Ist dieser Parameter nicht vorhanden, wird stets auf die aktuellste Version des Dokuments verwiesen. ID der Datei, die geöffnet werden soll. Dieser Parameter ist optional, wenn es sich nicht um ein Mehrdateiendokument handelt. Version der Datei. Objekttyp-ID des Objekts, zu dem die zu öffnende Datei gehört. Dieser Parameter ist optional. Ist dieser Parameter nicht vorhanden, wird stets auf die Dateien des Objekttyps Dokument verwiesen. Mit diesem Parameter wird angegeben, ob vom Webbrowser ein Dialogfeld angezeigt werden soll. Wenn diesem Parameter der Wert 0 zugewiesen wird, wird kein Dialogfeld angezeigt. 189 M-Files 10

190 7 M-Files Serveradministrator Wie bereits beschrieben können Sie auf Ihrer Website eine direkte Verknüpfung mit einem Dokument bereitstellen. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für solche Weblinks. <Server> steht dabei für die Webadresse des verwendeten Servers. Darüber hinaus können Sie Share via SkyDrive-Links für die versionsspezifische Veröffentlichung von einzelnen Dokumenten verwenden. Masterdatenbank sichern, Masterdatenbank wiederherstellen Die M-Files-Masterdatenbank enthält die Benutzerkonten für den Server sowie die geplanten Sicherungsaufträge. So kann die Masterdatenbank bei einem Hardwarefehler aus den Sicherungsdateien wiederhergestellt werden, damit Benutzerkonten und serverbezogene Einstellungen wie geplante Sicherungsaufträge nicht verloren gehen. 7.3 Dokumentenverwaltungen Dieser Abschnitt gibt einen kurzen Überblick über Dokumentenverwaltungen in M-Files Server. Neue Dokumentenverwaltung Sie können mit dem Erstellen einer neuen Dokumentenverwaltung beginnen, indem Sie in der Baumansicht mit der rechten Maustaste auf Dokumentenverwaltungen klicken und Neue Dokumentenverwaltung... auswählen. 7 M-Files Serveradministrator 190

191 M-Files 10 Abbildung 118: Dialogfeld für die Erstellung einer neuen Dokumentenverwaltung Name Wenn Sie eine neue Dokumentenverwaltung erstellen, müssen Sie dieser einen Namen zuweisen. M-Files erstellt dann automatisch eine ID für diese Dokumentenverwaltung. Diese ID kann später über die Funktion Ändern geändert werden. Sprachauswahl Darüber hinaus müssen Sie eine Sprache für die Volltextsuche festlegen. Diese Einstellung wirkt sich beispielsweise darauf aus, wie gebeugte Wortformen bei der Suche behandelt werden. Wählen Sie die Sprache aus, in der die meisten Suchvorgänge ausgeführt werden, wenn die Dokumentenverwaltung Inhalte in mehreren Sprachen enthält. Sie können nicht nur eine Primär- sondern auch eine Sekundärsprache festlegen, wenn das Sprachanalyseprogramm die Primärsprache unterstützt. Das Sprachanalyseprogramm unterstützt die Verbesserungen hinsichtlich unregelmäßiger gebeugter Wortformen und die Aufteilung von Komposita in ihre Komponenten. Wählen Sie die am häufigsten verwendete Sprache als Primärsprache und, sofern gewünscht, die weniger häufig verwendete Sprache als Sekundärsprache aus. In der Praxis hat die Reihenfolge dieser Sprachen keinen großen Einfluss auf die Suchergebnisse. Hinweis: Die Auswahl einer oder mehrerer Sprachen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die richtigen Suchergebnisse gefunden werden. Auch wenn keine bestimmte Sprache hinzugefügt wurde, erhalten Sie bei der Volltextsuche Ergebnisse, wenn Wörter in dieser Sprache bei der Suche verwendet wurden. Die Auswahl einer Sprache kann von 191 M-Files 10

192 7 M-Files Serveradministrator Bedeutung sein, wenn die Suche beispielsweise mit unterschiedlich gebeugten Wortformen erfolgt. Weitere Hinweise finden Sie im Abschnitt Server auf Seite 174. Symbol Sie können das Symbol Ihrer neuen Dokumentenverwaltung ändern, um Ihnen das Aufrufen der richtigen Dokumentenverwaltung zu erleichtern, falls Sie in Ihrer Umgebung mehrere Dokumentenverwaltungen verwenden. Das Dialogfenster für die Symbolauswahl wird durch Anklicken von Importieren... geöffnet. Das Standardsymbol kann durch Anklicken von Standard verwenden wieder hergestellt werden. Erweitert Festlegen des Datenbankmoduls In den erweiterten Einstellungen der Dokumentenverwaltung müssen Sie definieren, ob Sie zum Speichern von Dokumentenverwaltungsinformationen Firebird oder Microsoft SQL Server verwenden. Firebird ist ein in M-Files integriertes SQL-Datenbankmodul. Da es Teil des M-Files Server-Dienstes ist, ist keine separate Installation erforderlich und Firebird somit einfach zu verwenden. Wählen Sie Firebird als Datenbankmodul aus, sofern es keinen bestimmten Grund gibt, der für Microsoft SQL Server spricht. Ein Wechsel von Firebird zu Microsoft SQL Server kann auch später noch problemlos vorgenommen werden. Ein Wechsel von Microsoft SQL Server zu Firebird ist jedoch nicht möglich. Microsoft SQL Server ist ein SQL-Datenbankmodul, das separat erworben und installiert werden muss. Für umfangreiche Dokumentenverwaltungen wird die Verwendung des Microsoft SQL Servers empfohlen. Dies setzt jedoch voraus, dass der Administrator bereits mit der Microsoft SQL Server-Verwaltung vertraut ist. Hinweis: Verändern Sie niemals direkt die Inhaltsstruktur der Dokumentenverwaltungsdatenbank, indem Sie z. B. Systemverwaltungstools für Datenbanken verwenden. Die Datenbankinhalte dürfen nur über den M-Files Server-Dienst geändert werden. Anderweitige Änderungen gefährden die logische Integrität der Datenbank, was zu einer fehlerhaften Funktionsweise der Software und zu Datenverlust führen kann. Die Struktur und die Inhalte der Dokumentenverwaltung dürfen nur durch den M-Files Client, das M-Files Server Administrator-Tool und M-Files API geändert werden. 7 M-Files Serveradministrator 192

193 M-Files 10 Abbildung 119: Datenbankmodul zum Speichern der Dokumentenverwaltungsdaten auswählen. Firebird verwenden Firebird ist ein in M-Files integriertes SQL-Datenbankmodul. Wählen Sie Firebird als Datenbankmodul aus, sofern es keinen bestimmten Grund gibt, der für Microsoft SQL Server spricht. Hier können Sie den Dokumentenverwaltungsordner auf dem Server definieren, in dem alle Dokumentenverwaltungsdaten physisch gespeichert werden. Alle Dateien werden standardmäßig im gleichen Ordner wie die Metadaten gespeichert. Mit der Option Separater Speicherort für Dateidaten unter Erweitert können Sie Dateidaten und Metadaten an unterschiedlichen Speicherorten speichern. Auf diese Weise können Sie die Dateien auf einem großen Netzlaufwerk oder einem Dateiserver speichern. Es wird jedoch empfohlen, Dateien und Metadaten an einem gemeinsamen Speicherort abzulegen. 193 M-Files 10

194 7 M-Files Serveradministrator Abbildung 120: Speicherort der Metadaten und Dateidaten bei Verwendung von Firebird. Microsoft SQL Server verwenden Zusätzlich zu Firebird können Sie Microsoft SQL Server (2005, 2008, 2008 R2 oder 2012) als Datenbanksystem verwenden. M-Files unterstützt alle Versionen von Microsoft SQL Server (z. B. Express Edition, Standard Edition und Enterprise Edition). Die Verwendung von SQL Server sorgt für eine effizientere Verwendung des Datenbankserverspeichers und eine verbesserte Sicherung großer Dokumentenverwaltungen. Wenn ein Problem, ein Fehler oder Ähnliches auftritt, können Sie ohne Verzögerung zum kopierten Datenbankserver wechseln. Wir empfehlen die Verwendung von Microsoft SQL Server für große Dokumentenverwaltungen, die einige hunderttausende oder mehr Dokumente oder andere Objekte enthalten. Bei großen Dokumentenverwaltungen bietet Microsoft SQL Server eine bessere Gesamteffizienz als Firebird. Für die Verwendung des Microsoft SQL Server-Datenbankmoduls ist es jedoch erforderlich, dass der Administrator bereits mit der Microsoft SQL Server-Verwaltung vertraut ist. Hinweis: Lizenzen für den Microsoft SQL Server sind nicht in den Lizenzen von M-Files enthalten und müssen separat erworben werden. Microsoft SQL Server kann sich auf demselben Computer wie der M-Files-Server befinden oder auf einem anderen Server installiert werden. Wenn SQL Server auf einem anderen Server installiert ist, müssen M-Files Server und SQL Server über eine schnelle Netzwerkverbindung miteinander verbunden sein. Anweisungen zur Sicherstellung des effektiven Betriebs von SQL Server finden Sie in der Dokumentation von Microsoft SQL Server. Als Erstes wird empfohlen, darauf zu achten, dass der SQL Server-Computer über ausreichend Speicher verfügt. Zudem haben die Anzahl der Prozessoren und die Geschwindigkeit der Prozessoren und Festplatten einen entscheidenden Einfluss auf die Effizienz. 7 M-Files Serveradministrator 194

195 M-Files 10 Abbildung 121: M-Files schlägt den Namen der Dokumentenverwaltung als Datenbanknamen vor. Bei der Verwendung von Microsoft SQL Server als Datenbankmodul für die Dokumentenverwaltung speichert M-Files Server die Daten der Dokumentenverwaltung in der verknüpften Datenbank. Bestimmte Sekundärdaten, für die keine Sicherung erforderlich ist (z. B. Suchindizes, die Suchvorgänge beschleunigen, und bestimmte temporäre Dateien), werden nicht in der Datenbank gespeichert. Speicherort von Dateidaten Dateidaten können in der Microsoft SQL Server-Datenbank oder an anderer Stelle, wie etwa auf einem Netzlaufwerk, gespeichert werden. Sie können wählen: Dateidaten in der Datenbank der Dokumentenverwaltung speichern. Dateidaten in einem Dateisystemordner speichern: Mit dieser Option können Sie den Ort für die Speicherung der Dateien frei festlegen, auf einem Netzlaufwerk oder an einem anderen Ort. Durch Zuordnen eines bestimmten Kontos für die Verarbeitung der Dateidaten können Sie diese sichern. Datensicherung Der Administrator ist für das Anlegen von Sicherungskopien und das zeitliche Einplanen des Kopiervorgangs für die Sicherung der Dokumentenverwaltungsdatenbank verantwortlich. Der Kopiervorgang für die Sicherung erfolgt mithilfe der eigenen Verwaltungstools von SQL Server und Lösungen von Dritten zum Erstellen von 195 M-Files 10

196 7 M-Files Serveradministrator Sicherungskopien. Beim Wiederherstellen einer Sicherungskopie gibt der Administrator zuerst die Dokumentenverwaltungsdatenbank mithilfe der gewünschten Methode an den SQL Server zurück und bindet dann die Dokumentenverwaltung mithilfe der Funktion Dokumentenverwaltung einbinden erneut in M-Files ein. Zu Microsoft SQL Server migrieren Sie können problemlos von Firebird zu Microsoft SQL Server als Datenbankmodul für die Dokumentenverwaltung migrieren. Die Funktion Zu Microsoft SQL Server migrieren befindet sich im Menü Aktion. Sie können das Datenbankmodul für die Dokumentenverwaltung nur von Firebird zu Microsoft SQL Server migrieren. Eine Migration von Microsoft SQL Server zu Firebird wird nicht unterstützt. Funktionen der Änderungsverfolgung M-Files unterstützt die Verwaltung elektronischer Datensätze und Signaturen gemäß FDA 21 CFR Part 11. Zum elektronischen Signieren benötigen Sie das kostenpflichtig erhältliche Modul "esigning and Compliance" (zuvor FDA 21 CFR Part 11). Das Modul esigning and Compliance umfasst Erweiterungen für die Ereignisprotokollierung sowie Funktionen zur Handhabung von elektronischen Signaturen. Zur Aktivierung des Moduls esigning and Compliance muss der Lizenzcode auf Ihrem System aktiviert werden. Zudem müssen für die Dokumentenverwaltung spezifische Eigenschaften der Änderungsverfolgung aktiviert werden. Öffnen Sie das Dialogfeld Eigenschaften für die Dokumentenverwaltung, für die Sie diese Funktionen aktivieren möchten, und aktivieren Sie auf der Registerkarte Erweitert die Option Funktionen der Änderungsverfolgung: Electronic signing and compliance. Elektronische Signaturen werden in Verbindung mit der Aktivierung des Lizenzcodes automatisch aktiviert, ohne dass spezielle Aktivierungen für die Dokumentenverwaltung erfolgen müssen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Electronic Signing and Compliance (FDA 21 CFR Part 11 Kompatibilität) auf Seite 199. Berechtigungsfunktionen Damit Sie nach einer Aktualisierung der Dokumentenverwaltung von Version 7.0 auf eine höhere Version die erweiterten automatischen Berechtigungen verwenden können, müssen die erweiterten metadatenbasierten Berechtigungen manuell aktiviert werden. Für in Version 8.0 (oder einer höheren Version) erstellte Dokumentenverwaltungen sind die erweiterten automatischen Berechtigungen standardmäßig aktiviert. Daher müssen sie nicht aktiviert werden. Hinweis: Sie können diesen Vorgang nicht rückgängig machen. Hinweis: Wenn Sie Werten in früheren Versionen von M-Files automatische Berechtigungen zugewiesen haben, wird dringend empfohlen, zu prüfen, ob die Berechtigungen noch wie gewünscht funktionieren. 7 M-Files Serveradministrator 196

197 M-Files 10 Weitere Informationen zu automatischen Berechtigungen finden Sie im Abschnitt Automatische Berechtigungen auf Seite 264. Sie können die automatischen Berechtigungen über den Wert, die Werteliste, den Objekttyp oder die Klasse aktivieren. Zudem sollten Sie dies in den Eigenschaften der Eigenschaftsdefinition zulassen, damit Sie die automatischen Berechtigungen über eine bestimmte Eigenschaft verwenden können. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Neue Eigenschaftsdefinition auf Seite 269. Dokumentenverwaltung einbinden Sie können die Verbindung zwischen M-Files Server und einer Dokumentenverwaltung trennen (siehe Dokumentenverwaltung auf Seite 221). In diesem Fall werden alle Daten der Dokumentenverwaltung in einem Dateiordner auf der Festplatte aufbewahrt, die Dokumentenverwaltung wird jedoch nicht auf dem Server registriert. Wenn Sie die Dokumentenverwaltung wieder verwenden möchten, können Sie sie mit dieser Funktion wieder in M-Files Server einbinden. Falls es etwa aus Platzgründen erforderlich sein sollte, eine Dokumentenverwaltung von Laufwerk C: nach Laufwerk E: zu verschieben, kann dies auf einfache Weise mit den Funktionen Trennen und Einbinden vorgenommen werden. Weitere Informationen zur ursprünglichen Identität der Dokumentenverwaltung finden Sie im Abschnitt Dokumentenverwaltung wiederherstellen auf Seite 198. Abbildung 122: In den meisten Fällen wird empfohlen, die Standardeinstellung Mit ursprünglicher Identität anfügen zu verwenden. 197 M-Files 10

198 7 M-Files Serveradministrator Dokumentenverwaltung wiederherstellen Mit der Funktion Dokumentenverwaltung wiederherstellen können Sie vollständige und differenzielle Datensicherungen (sieheneuer geplanter Sicherungsauftrag auf Seite 218)von Dokumentenverwaltungen wiederherstellen. Geben Sie dazu zunächst die Quelle an (Sicherungsdateien auf dem Server), aus der die gesicherten (differenziellen) Daten wiederhergestellt werden sollen. Sie können außerdem festlegen, ob die Dokumentenverwaltung als neue Dokumentenverwaltung (mit einer neuen Identität, die von M-Files erstellt wird) wiederhergestellt werden soll oder mit der ursprünglichen Identität der Dokumentenverwaltung. Die Identität wird zum Herstellen von Verbindungen für Dokumentenverwaltungen auf dem Server verwendet. (Der Name der Dokumentenverwaltung kann auf dem Server geändert werden, und die Verbindung mit der Dokumentenverwaltung kann in der Clientsoftware von Standardbenutzern einen beliebigen Namen erhalten.) Auch wenn eine Dokumentenverwaltung beispielsweise dauerhaft gelöscht wird, kann sie wiederhergestellt werden, vorausgesetzt, es wurde zuvor eine Sicherungskopie erstellt. Weitere Informationen zur Datensicherung finden Sie im Abschnitt Geplante Aufträge auf Seite M-Files Serveradministrator 198

199 M-Files 10 Abbildung 123: Sicherungskopien können ggf. mit der Funktion Dokumentenverwaltung wiederherstellen wiederhergestellt werden. 7.4 Electronic Signing and Compliance (FDA 21 CFR Part 11 Kompatibilität) Unternehmen, die M-Files verwenden, können ihre Dokumente und Prozesse effizient und nach Qualitätsstandards verwalten. M-Files ist kompatibel mit verschiedenen Spezifikationen, den GMP-Richtlinien (Good Manufacturing Practices), allgemeinen Verfahren und der Dokumentation nach Standards. Darüber hinaus bietet M-Files Funktionen zur Verwaltung und Überwachung allgemeiner Dokumente des Tagesgeschäfts. M-Files erfüllt außerdem die speziellen Anforderungen von Aufzeichnungen sowie die folgenden verschiedenen Spezifikationen und Standards. M-Files erfüllt beispielsweise die folgenden Standards und Richtlinien: ISO 9000-Reihe, FDA 21 CFR Part 11, EU GMP Annex 11, HIPAA und Sarbanes-Oxley. Zudem kann M-Files für die Implementierung TLL-4-kompatibler Datensysteme verwendet werden (TLL 4 ist eine 199 M-Files 10

200 7 M-Files Serveradministrator Datensicherheitsklassifizierung, die in der öffentlichen Verwaltung und beim Militär verwendet wird). M-Files unterstützt die Verwaltung elektronischer Datensätze und Signaturen gemäß FDA 21 CFR Part 11. Dazu zählen die Verwaltung der detaillierten Verfolgung von Aktionen, die mit den Dokumenten ausgeführt werden, die sichere Überwachung einzelner Aktionen und die Bestätigung elektronischer Signaturen mit Benutzernamen. Aktivierung Das Modul esigning and Compliance umfasst die oben genannten Erweiterungen für die Ereignisprotokollierung sowie Funktionen zur Handhabung von elektronischen Signaturen. Es kann separat erworben werden. Zur Aktivierung des Moduls esigning and Compliance muss der Lizenzcode auf Ihrem System aktiviert werden. Die Lizenz wird auf Abonnementbasis bereitgestellt. Aktivieren oder aktualisieren Sie den Lizenzcode in M-Files Serveradministrator (weitere Informationen finden Sie in Lizenzverwaltung auf Seite 174). Zudem müssen für die Dokumentenverwaltung spezifische Eigenschaften der Änderungsverfolgung aktiviert werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Erweitert auf Seite 192. Elektronische Signaturen werden in Verbindung mit der Aktivierung des Lizenzcodes automatisch aktiviert, ohne dass spezielle Aktivierungen für die Dokumentenverwaltung erfolgen müssen. Weitere Informationen Weitere Informationen zu den Erweiterungen von esigning and Compliance für die Ereignisprotokollierung und elektronische Signaturen finden Sie in den Abschnitten Ereignisprotokoll auf Seite 333 und Elektronische Signaturen auf Seite 295. M-Files kann auch zur Erfüllung anderer Standards, Qualitätsmanagementsysteme, Kompatibilitätsanforderungen, Richtlinien sowie Verfahren und Prozessen auf verschiedenen Gebieten eingesetzt werden. Protokolleinträge, Änderungsverfolgung, Versionsverläufe und elektronische Signaturen bilden eine Gruppe von Funktionen, die M-Files zur Verfügung stellen kann. Wenn Sie Informationen dazu erhalten möchten, wie M-Files Ihr Unternehmen durch die Erfüllung relevanter Standards und Spezifikationen unterstützen kann, wenden Sie sich bitte unter an uns. 7.5 Interaktion zwischen mehreren Dokumentenverwaltungen M-Files ermöglicht eine Interaktion zwischen verschiedenen Dokumentenverwaltungen auf mehreren Ebenen. Beispielsweise können Sie folgende Aufgaben ausführen: Kopieren von Daten zu mehreren Standorten, so dass jederzeit an verschiedenen Standorten gearbeitet werden kann, auch wenn die Netzwerkverbindungen langsam sind oder unterbrochen werden 7 M-Files Serveradministrator 200

201 M-Files 10 Archivieren von Daten aus einer aktiv genutzten Dokumentenverwaltung in eine Archiv-Dokumentenverwaltung. Sichern von Daten aus der Dokumentenverwaltung auf Ihrem Server in der Dokumentenverwaltung im Cloudservice, so dass die Benutzer sofort die Verbindung zum Cloudservice herstellen können, wenn es bei der auf Ihrem Server installierten Dokumentenverwaltung zu Problemen kommt. Zentralisieren von Daten aus mehreren M-Files-Instanzen in einer einzigen Dokumentenverwaltung. Verwenden mehrerer Dokumentenverwaltungen, um die verschiedenen Funktionen des Unternehmens zu trennen, damit Inhalt, Metadatenstrukturen und Berechtigungen für die Dokumentenverwaltungen an die Anforderungen der verschiedenen Geschäftsstellen und Geschäftsbereiche angepasst werden können Veröffentlichen bestimmter Dokumente über eine separate Dokumentenverwaltung für Interessengruppen. Erstellen von Beziehungen zwischen Objekten in verschiedenen Dokumentenverwaltungen, so dass Objekte in anderen Dokumentenverwaltungen gefunden werden können, wenn dies bedingt durch die Geschäftsabläufe erforderlich ist. Mithilfe von Interaktionen können Sie Dokumente und andere Objekte effizient für separate Dokumentenverwaltungen freigeben. So können Sie beispielsweise bestimmte Dokumente für die Freigabe aus der Dokumentenverwaltung des Unternehmens für eine für die Veröffentlichung zuständige Dokumentenverwaltung festlegen. Dann können Sie Ihren Kunden und sonstigen Kooperationspartnern mühelos jederzeit aktuelle Preislisten, Produktbeschreibungen, Broschüren und sonstiges Material aus der für die Veröffentlichung zuständigen Dokumentenverwaltung zur Verfügung stellen, ohne manuelle Kopiervorgänge oder veraltete Informationen. Hinweis: Falls M-Files auf verschiedenen Servern installiert ist, muss sich auf den zusätzlichen Servern eine Lizenz für zusätzliche M-Files Server befinden. Wollen Sie beispielsweise Informationen zwischen Dokumentenverwaltungen auf separaten Servern kopieren, muss diese Lizenz auf den zusätzlichen Servern installiert sein. 7.5 Für die Interaktion erforderliche Einstellungen Verknüpfungen für die Metadatendefinitionen Um Metadaten zwischen Dokumentenverwaltungen zu verknüpfen und zu synchronisieren, müssen die Metadatendefinitionen ebenfalls zwischen Dokumentenverwaltungen verknüpft werden können. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen auf Seite 202. Synchronisierung von Objekten und Werten zwischen Dokumentenverwaltungen Zusätzlich zum Verknüpfen für die Metadaten müssen die Objekte und Werte regelmäßig aktualisiert oder synchronisiert werden, damit der Dateninhalt in allen Dokumentenverwaltungen aktuell ist. Die Synchronisierung von Daten zwischen 201 M-Files 10

202 7 M-Files Serveradministrator Dokumentenverwaltungen erfolgt mittels Kopieren von Inhalten, wobei die Daten aus der Quelldokumentenverwaltung exportiert und in eine andere Dokumentenverwaltung importiert werden. Beim planmäßigen Exportieren und Importieren kann die Synchronisierung dieser Inhalte beispielsweise alle 15 Minuten erfolgen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Daten in der Zieldokumentenverwaltung stets auf dem aktuellen Stand sind. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Replikation und Archivierung des Inhalts auf Seite 344. Die wechselseitige Synchronisierung zwischen Dokumentenverwaltungen ist möglich, doch kann die Synchronisierung auch zwischen zahlreichen einzelnen Dokumentenverwaltungen erfolgen. Beim Definieren des Exports können Sie einen Filter verwenden, wenn Sie nur bestimmte Dokumente oder andere Objekte für die Zieldokumentenverwaltung exportieren und veröffentlichen wollen. Metadatendefinitionen verknüpfen Um Objekte und deren Metadaten zwischen verschiedenen Dokumentenverwaltungen zu verknüpfen und zu synchronisieren, müssen die Metadatendefinitionen ebenfalls zwischen verschiedenen Dokumentenverwaltungen verknüpft werden können. Verknüpfungen zwischen Metadatendefinitionen können je nach Verwendungszweck der Dokumentenverwaltungen auf unterschiedliche Weise erstellt werden. Bestimmte Metadatendefinitionen werden immer automatisch verknüpft. Manche werden automatisch gemäß der Struktur der Dokumentenverwaltung verknüpft, bei anderen dagegen muss die Verknüpfung mithilfe von Aliasen manuell vorgenommen werden. Der Verwendungszweck der Dokumentenverwaltung beeinflusst die Erstellung und die Verknüpfungen der Metadatenstruktur Verknüpfungen zwischen Metadaten können je nach Verwendungszweck der Dokumentenverwaltungen auf unterschiedliche Weise erstellt werden. Die Zieldokumentenverwaltung kann für die Archivierung, die Replikation, für Datensicherungen und für die Veröffentlichung eingesetzt werden. Aus diesem Grund sollten Sie bevor Sie eine Dokumentenverwaltung erstellen, die möglicherweise als Zieldokumentenverwaltung verwendet wird, überlegen, wie Sie die gewünschte Dokumentenverwaltung am einfachsten und besten erstellen. Überprüfen Sie die Verknüpfung der Metadatendefinitionen und definieren Sie den geplanten Export und Import zwischen Dokumentenverwaltungen, wenn die Verknüpfung und Synchronisierung zwischen zwei oder mehr vorhandenen Dokumentenverwaltungen durchgeführt wird. Perfekte Kopie (z. B. Replikation, Archivierung und Datensicherung) Wenn Sie möchten, dass die Dokumentenverwaltungen perfekte und vollständige Kopien sind, sowohl in Bezug auf die Metadaten als auch auf den Inhalt, sollten Sie durch Sichern 7 M-Files Serveradministrator 202

203 M-Files 10 und Kopieren der betreffenden Dokumentenverwaltung zunächst eine Zieldokumentenverwaltung erstellen und anschließend den Export und Import definieren. Auf diese Weise werden insbesondere die Metadatendefinitionen automatisch an die Namen und IDs angepasst und etwaige separate Definitionen von Aliasen brauchen nicht für jede Metadatendefinition einzeln vorgenommen zu werden. Hinweis: Metadatendefinitionen, die nach der Erstellung der Dokumentenverwaltung erstellt werden, müssen zwischen den Dokumentenverwaltungen mithilfe von Aliasen manuell verknüpft werden. Teilweise dieselbe Metadatenstruktur und teilweise derselbe Inhalt (z. B. für verschiedene Zwecke im Unternehmen vorgesehene Dokumentenverwaltungen) Wenn Sie möchten, dass die Metadaten verschiedener Dokumentenverwaltungen im Wesentlichen übereinstimmen, sollten Sie zunächst durch einen Export der Metadatenstruktur (siehe Struktur exportieren auf Seite 350) die Metadatenstruktur der Zieldokumentenverwaltung erstellen und anschließend den Export und Import definieren. Danach sollten Sie in der Zieldokumentenverwaltung prüfen, ob die Metadatenstruktur der Nutzung der Zieldokumentenverwaltung entspricht. Hinweis: Metadaten, die nach der Erstellung der Dokumentenverwaltung erstellt werden, müssen zwischen den Dokumentenverwaltungen mithilfe von Aliasen manuell verknüpft werden. Andere Metadatenstruktur, aber teilweise derselbe Inhalt (z. B. Veröffentlichung bestimmter Objekte aus einer Dokumentenverwaltung für eine andere) Wenn Sie nur bestimmte Objekte und Metadaten in der für die Veröffentlichung zuständigen Dokumentenverwaltung veröffentlichen möchten, sollten Sie die Metadatenstruktur der für die Veröffentlichung zuständigen Dokumentenverwaltung von der der Quelldokumentenverwaltung getrennt erstellen. Dann müssen für alle nicht integrierten Metadatenstrukturen Aliase definiert werden, damit die Metadaten bei der Synchronisierung verknüpft werden können. Verknüpfung von Metadaten M-Files verknüpft Metadaten standardmäßig unter Verwendung folgender Verfahren (Reihenfolge nach Wichtigkeit): Die integrierten Metadatendefinitionen werden immer automatisch verknüpft, unabhängig von der Art der Erstellung der Dokumentenverwaltung-Metadatenstrukturen und von den Verknüpfungsmethoden. Bei diesen Metadatendefinitionen kann es sich um Name oder Titel, Erstellt von, Zuletzt geändert von, Schlüsselwörter usw. handeln. Im Rahmen von Veröffentlichungen haben Sie die Möglichkeit, einige von diesen zu verbergen, etwa um den Ersteller eines Dokuments in der für die Veröffentlichung zuständigen Dokumentenverwaltung nicht anzuzeigen. In den Registrierungseinstellungen und Berechtigungen können Sie diese integrierten Metadaten bearbeiten, um sie für Veröffentlichungen anzupassen. 203 M-Files 10

204 7 M-Files Serveradministrator Alle Elemente verfügen über eine GUID (globally unique identifier). Falls eine GUID auf alle Dokumentenverwaltungen passt, werden die Metadatenverwaltungen immer automatisch zugeordnet. Bei Alias-Übereinstimmung zwischen den Dokumentenverwaltungen wird die Verknüpfung der Metadatendefinitionen immer durchgeführt. Der Alias muss für die betreffende Metadatendefinition in jeder Dokumentenverwaltung manuell definiert werden. Weitere Informationen erhalten Sie im untenstehenden Abschnitt Aliase für die Verknüpfung der Metadaten zwischen Dokumentenverwaltungen. Wenn sowohl die ID als auch der Name der Metadatendefinition übereinstimmen, erfolgt die Verknüpfung der Metadaten automatisch. Diese Standardeinstellung kann über die Registrierungseinstellungen geändert werden. Bitte beachten Sie, dass bei einer Verknüpfung über den Namen die den Standardsprachen für die Dokumentenverwaltungen entsprechenden Namen verwendet werden. Darüber hinaus ist zu beachten, dass bei separater Erstellung der Metadatenstrukturen in verschiedenen Dokumentenverwaltungen die IDs nicht identisch sind und die Verknüpfung über Aliase vorgenommen werden muss. Sie können auch den Namen der importierten Metadatendefinition als Alias verwenden, wenn keine anderen Aliase verfügbar sind. In diesem Fall müssen Sie den Alias nur in der Zieldokumentenverwaltung definieren, indem Sie den Namen der Metadatendefinition in der Quelldokumentenverwaltung verwenden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Den Namen eines importierten Elements als Alias verwenden, wenn kein anderer Alias verfügbar istunter Inhalt importieren auf Seite 352. Wenn Sie zusätzlich zu den oben genannten nur den Namen verwendende Verknüpfungen haben wollen, können Sie diese Definition in die Registrierungseinstellungen aufnehmen. In diesem Fall muss der Name der Metadatendefinition, wie etwa Telefonnummer, in allen Dokumentenverwaltungen identisch sein. Wenn Standardeinstellungen verwendet werden, ist der Name allein für die Verknüpfung der Metadaten nicht ausreichend. Beachten Sie, dass, wenn die Verknüpfung über den Namen erfolgt, die den Standardsprachen für die Dokumentenverwaltungen entsprechenden Namen verwendet werden. Aliase für die Verknüpfung der Metadaten zwischen Dokumentenverwaltungen Da nur integrierte Metadatendefinitionen und die, bei denen die ID und der Name übereinstimmen, automatisch verknüpft werden, muss die Verknüpfung bei anderen Metadatendefinitionen über Aliase durchgeführt werden. Aliase werden zur Identifizierung von semantisch identischen Metadaten verwendet. Wenn Sie beispielsweise Objekte aus einer anderen Dokumentenverwaltung importieren, können die Eigenschaften Datum und Beschreibung der Objekte den gleichwertigen Eigenschaften der Zieldokumentenverwaltung zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt auch dann anhand von Aliasen, wenn sich die internen IDs und/oder Namen der Eigenschaften unterscheiden. Das heißt, die Aliase beziehen sich auf semantisch gleichwertige Metadaten in unterschiedlichen Dokumentenverwaltungen. Mit anderen 7 M-Files Serveradministrator 204

205 M-Files 10 Worten, ein Alias ist eine allgemeine ID für dieselbe Metadatendefinition in mehreren Dokumentenverwaltungen. Der Alias ist eine allgemeine ID mit demselben Namen in der Quell- und in der Zieldokumentenverwaltung. Beim Definieren des Alias können Sie verschiedene externe Datentypen und Archivstandards verwenden, wie SÄHKE2, MoReq2 und Dublin Core. Stellen Sie sicher, dass für alle gewünschten Metadatendefinitionen ausreichend Definitionen verfügbar sind, damit die Verknüpfung durchgeführt werden kann. Überprüfen Sie Folgendes: Objekttypen, Wertelisten, Eigenschaftsdefinition, Klassen und Klassengruppen, Workflows und Workflow-Status, Benutzergruppen und benannte Zugriffssteuerungslisten. In den Eigenschaften dieser Metadatendefinitionen finden Sie die Registerkarte Erweitert, auf der Sie den (die) Alias(e) für die Metadatendefinitionen definieren können. Beispielsweise hat die Quelldokumentenverwaltung die Eigenschaftsdefinition Telefonnummer, deren auf die Dokumentenverwaltung bezogene ID 1001 ist. Die semantisch gleichwertige Eigenschaftsdefinition befindet sich auch in der Zieldokumentenverwaltung, doch ist die auf die Dokumentenverwaltung bezogene ID Der Name kann in der Standardsprache derselbe sein ( Telefonnummer ) oder ein anderer (z. B. Telefon oder Rufnummer ). Wenn Sie diese verknüpfen möchten, müssen Sie einen allgemeinen Alias für diese Eigenschaftsdefinition in beiden Dokumentenverwaltungen definieren. Der Alias kann beliebig gewählt werden, wie etwa Telefonnummer oder dc.rufnummer, solange derselbe in beiden Dokumentenverwaltungen verwendet wird. Der Alias ist in M-Files Client für die Benutzer nicht sichtbar; d. h. die Benutzer sehen genau wie vorher den Namen der für die Dokumentenverwaltung geltenden Eigenschaftsdefinition. Hinweis: Wenn es mehrere Metadatendefinitionen mit demselben Alias in der Zieldokumentenverwaltung gibt, wird die Verknüpfung für diese umgangen und die Daten werden nicht in die Zieldokumentenverwaltung importiert. Benutzerkonten Je nach dem Verwendungszweck der Zieldokumentenverwaltung können deren Benutzer mit denen der Quelldokumentenverwaltung identisch sein oder sich völlig von ihnen unterscheiden. Wenn Sie bestimmten Benutzern Berechtigungen für beide Dokumentenverwaltungen gewähren und/oder die Metadaten für die Werteliste Benutzer synchronisieren möchten, müssen Sie für diese Benutzer für beide Dokumentenverwaltungen Benutzerkonten mit denselben Namen erstellen. Benutzerkonten werden nicht automatisch zwischen Dokumentenverwaltungen synchronisiert. 205 M-Files 10

206 7 M-Files Serveradministrator Verwandte Objekte in separaten Dokumentenverwaltungen Die Interaktion zwischen mehreren Dokumentenverwaltungen ermöglicht die Erstellung von Beziehungen zwischen Objekten in den einzelnen Dokumentenverwaltungen. Die Objekte werden nicht von einer Dokumentenverwaltung in eine andere exportiert. Vielmehr wird die Beziehung durch Verweis auf ein Objekt in einer anderen Dokumentenverwaltung definiert, d. h. es wird ein Link zum Originalobjekt erstellt. Die Typen der Objekte müssen verknüpft werden können, doch ist eine Synchronisierung der Objekte (Replikation des Inhalts) nicht erforderlich, weil sie nicht von einer Dokumentenverwaltung in eine andere übertragen werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Beziehungen zwischen Objekten in separaten Dokumentenverwaltungen auf Seite 99. Synchronisierung von Objekten und deren Werten zwischen Dokumentenverwaltungen Dieser Abschnitt enthält weitere Informationen über die Synchronisierung von Objekten und deren Werten. Sie sollten diesen Abschnitt durchlesen, bevor Sie die eigentliche Synchronisierung definieren. Die eigentliche Synchronisierung wird über Funktionen für die Replikation von Inhalt durchgeführt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Replikation und Archivierung des Inhalts auf Seite 344. Objekte Wenn die Metadatenstrukturen von Dokumentenverwaltungen gemäß Ihren Anforderungen definiert wurden und die erforderlichen Metadatendefinitionen mit ihnen verknüpft werden können, kann die eigentliche Synchronisierung von Objekten und Werten zwischen Dokumentenverwaltungen durchgeführt werden. Die Synchronisierung von Daten zwischen Dokumentenverwaltungen wird mit Replikation des Inhalts durchgeführt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Replikation und Archivierung des Inhalts auf Seite 344. Hinweis: Nur die Werte, für die ein integrierter Objekttyp besteht, werden automatisch synchronisiert. Bei anderen Objekttypen muss entweder der Alias oder die Kombination aus ID und Name übereinstimmen, damit Objekte dieses Typs während des Imports in die Zieldokumentenverwaltung importiert werden. Sie müssen prüfen, ob diese Definitionen den Voraussetzungen entsprechen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen auf Seite 202. Die ausgewählten Objekte aus einer Dokumentenverwaltung in einer anderen veröffentlichen Wenn Sie nur bestimmte Objekte aus einer Dokumentenverwaltung mittels einer anderen veröffentlichen möchten, können Sie hierzu bei der Definition des Inhaltsexports einen Suchfilter verwenden. Sie müssen auch prüfen, ob die Typen der veröffentlichten Objekte entweder automatisch oder mithilfe von Aliasen verknüpft werden können. Konflikte und deren Lösung 7 M-Files Serveradministrator 206

207 M-Files 10 Wenn Objekte in verschiedenen Dokumentenverwaltungen gleichzeitig bearbeitet werden, können während der Daten-Synchronisierung, beispielsweise von Quelldokumentenverwaltung A zu Zieldokumentenverwaltung B, Konflikte auftreten. Wird ein solcher Konflikt erkannt, erstellt M-Files ein sogenanntes Konfliktobjekt, von welchem aus der Konflikt entweder zugunsten der Quell- oder der Zieldokumentenverwaltung gelöst werden kann. Sie finden diese Konfliktobjekte über Beziehungen: Hat das Objekt Konflikte, finden Sie sie unter dem Gruppierungstitel Konflikte. Alle Konfliktobjekte finden Sie außerdem in der Ansicht Konflikte (standardmäßig verborgen). Lösen Sie Konflikte, indem Sie die Änderungen in der Zieldokumentenverwaltung beibehalten (Diese Änderungen beibehalten) bzw. indem Sie sie verwerfen (Diese Änderungen verwerfen). Bei letztgenannter Option wird die Version in der Quelldokumentenverwaltung ausgewählt. Um den Konflikt lösen zu können, müssen Sie berechtigt sein, das betreffende Objekt und das Konfliktobjekt in derselben Dokumentenverwaltung zu bearbeiten. Wird eine wechselseitige Synchronisierung (Replikation der Inhalte) durchgeführt, müssen Sie den Konflikt in beiden Dokumentenverwaltungen lösen, um die Konfliktsituation zu beseitigen. Metadatenwerte Wertelistenwerte Wenn die Metadatenstrukturen von Dokumentenverwaltungen gemäß Ihren Anforderungen definiert wurden und die erforderlichen Metadatendefinitionen verknüpft werden können, kann die eigentliche Synchronisierung von Objekten und deren Werten zwischen Dokumentenverwaltungen durchgeführt werden. Die Synchronisierung von Daten zwischen verschiedenen Dokumentenverwaltungen wird mit Replikation der Inhalte durchgeführt. Jedoch müssen Sie Folgendes bedenken: Wenn der Wert in der Zieldokumentenverwaltung nicht existiert oder wenn Sie ihn während des Imports nicht als normalen Wertelistenwert erstellen können (beispielsweise im Falle von integrierten Werten, wie Klassen, Workflows und Benutzern), wird der Wertename in den Metadaten in der Form "Wertename XYZ(gelöscht)" angezeigt. Mit anderen Worten: Wenn der Wert nach dem Import in der Metadatenstruktur der Zieldokumentenverwaltung nicht existiert, wird er als "Wertename XYZ (gelöscht)" angezeigt. Hinweis: Die Standardberechtigungen für die importierten Werte sind die Standardberechtigungen der Zieldokumentenverwaltung für neue Werte, die aus Wertelisten entnommen werden. Dies bedeutet, dass der Name des Werts unabhängig von dessen Berechtigungen in der Quelldokumentenverwaltung angezeigt werden kann. So wird etwa der Name des Erstellers des Dokuments in den Metadaten des veröffentlichten Dokuments über den Wert "Erstellt von: Benutzer XYZ (gelöscht)" angezeigt. Überprüfen Sie bei Bedarf die Berechtigungen und die Verknüpfung der 207 M-Files 10

208 7 M-Files Serveradministrator Metadatendefinitionen, wenn diese Informationen in der anderen Dokumentenverwaltung nicht angezeigt werden sollen. Verwandte Objekte Die Metadaten von Objekten enthalten Informationen über andere, verwandte Objekte. Beispielsweise könnte ein Dokument zu einem Projekt oder Kunden in Beziehung stehen. Beim Exportieren von Objekten zu einer anderen Dokumentenverwaltung wollen Sie deren verwandte Objekte möglicherweise nicht zur Zieldokumentenverwaltung exportieren. Beispielsweise exportieren Sie Dokumente zur Zieldokumentenverwaltung, nicht aber Projekte oder Kunden (so veröffentlichen Sie etwa Preislisten und Broschüren, aber keine Kundeninformationen). Das verwandte Objekt wird dann als Verknüpfung in dessen Metadaten angezeigt (oder, weniger häufig, mit dem Wert "Wertename XYZ(gelöscht)". Das Objekt verweist auf die Quelldokumentenverwaltung und wurde nicht als tatsächliches Objekt zur Zieldokumentenverwaltung exportiert. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Beziehungen zwischen Objekten in separaten Dokumentenverwaltungen auf Seite 99. Hinweis: Die Standardberechtigungen für das verwandte Objekt sind die Standardberechtigungen der Zieldokumentenverwaltung für neue Objekte, die beim Import nach Objekttyp festgelegt werden. Dies bedeutet, dass der Name des verwandten Objekts unabhängig von dessen Berechtigungen in der Quelldokumentenverwaltung in den Metadaten des importierten/veröffentlichten Objekts angezeigt wird. Beispielsweise kann der Name des Kunden oder des Projekts in den Metadaten des veröffentlichten Dokuments als Verknüpfung oder als Wert in der Form "Wertename XYZ (gelöscht)" angezeigt werden. Überprüfen Sie bei Bedarf die Berechtigungen und die Verknüpfung der Metadatendefinitionen, wenn diese Informationen in der anderen Dokumentenverwaltung nicht angezeigt werden sollen. 7.6 Zwischengespeicherte Dokumentenverwaltungskopien Dokumentenverwaltungen können vom zentralen Server auf geographisch getrennte Replikationsserver kopiert werden. Objekte auf Replikationsservern lassen sich in der Regel schneller öffnen, da die Verbindung zum Hauptserver häufig langsam ist. Wenn Sie auf Client-Computern an geographisch getrennten Standorten Kopien häufig verwendeter Dokumente erstellen, können Sie daher den Zugriff deutlich beschleunigen. Zwischengespeicherte Dokumentenverwaltungskopien benötigen eine Verbindung zum Hauptserver, doch kann die vollständige Replikation auch genutzt werden, wenn die Verbindung zum Hauptserver unterbrochen ist. Weitere Informationen zur Durchführung der vollständigen Replikation finden Sie im Abschnitt Interaktion zwischen mehreren Dokumentenverwaltungen auf Seite 200. Die Dokumentenverwaltung wird vom zentralen Server auf den Replikationsserver kopiert. Die Dokumentenverwaltung auf dem Replikationsserver wird als zwischengespeicherte Dokumentenverwaltungskopie bezeichnet. 7 M-Files Serveradministrator 208

209 M-Files 10 Die Verbindung mit der zwischengespeicherten Dokumentenverwaltungskopie wird in den Clienteinstellungen von M-Files analog zu allen anderen Verbindungen mit Dokumentenverwaltungen erstellt. Der Benutzer von M-Files Client sieht lediglich den Namen der zwischengespeicherten Dokumentenverwaltungskopie. Mit anderen Worten: Der Benutzer weiß nicht, ob es sich um eine Kopie der Dokumentenverwaltung handelt oder um das Original. 7.6 Für die Replikation erforderliche Berechtigungen Für die Installation der Software M-Files benötigen Sie Administratorrechte für den Computer, der als Replikationsserver dient. Diese Rechte sind für die Installation der M-Files-Software auf dem Replikationsserver erforderlich. Auch für das Festlegen der zwischengespeicherten Dokumentenverwaltung sind Administratorrechte erforderlich. Außerdem benötigen Sie für die Spezifikation der zwischengespeicherten Dokumentenverwaltung eine Benutzer-ID eines normalen Benutzers mit Standardzugriffsrechten auf die Dokumentenverwaltung auf dem Hauptserver. Hinweis: Administratorrechte werden nur für den Zugriff auf den Replikationsserver benötigt. Für den Hauptserver sind zu keinem Zeitpunkt der Spezifikation der Replikation Administratorrechte erforderlich. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Serverrollen/Systemadministrator. 209 M-Files 10

210 7 M-Files Serveradministrator Abbildung 124: Die Eigenschaften der zwischengespeicherten Dokumentenverwaltungskopie umfassen Informationen über die zu kopierende Dokumentenverwaltung. 7.6 Servername Geben Sie den Namen des Netzwerks oder die IP-Adresse des Servers ein, in bzw. auf dem M-Files Server installiert wurde und das bzw. der die Dokumentenverwaltung enthält. 7.6 Portnummer Geben Sie in diesem Feld den Port ein, über den die Verbindung mit dem Server hergestellt werden soll. Geben die Portnummer des Servers ein, mit dem Sie eine Verbindung herstellen möchten. M-Files verwendet standardmäßig Port Protokoll Geben Sie an, welches Protokoll für die Netzwerkverbindung verwendet werden soll. Sie können TCP/IP, SPX oder HTTPS auswählen. 7 M-Files Serveradministrator 210

211 M-Files Verbindung mit Server überprüfen Nachdem Sie die notwendigen Daten in die entsprechenden Felder eingetragen haben, können Sie die Verbindung zur Dokumentenverwaltung prüfen. Die Verbindung wurde erfolgreich hergestellt, wenn Sie eine Antwort vom Server erhalten. 7.6 Quelldokumentenverwaltung Wählen Sie die Dokumentenverwaltung aus, die Sie kopieren möchten. 7.6 Verbindung mit Dokumentenverwaltung prüfen Nachdem Sie die notwendigen Daten in die entsprechenden Felder eingetragen haben, können Sie die Verbindung zur Dokumentenverwaltung prüfen. Wenn Sie von der Dokumentenverwaltung eine Antwort erhalten, wurde die Verbindung erfolgreich hergestellt. 7.6 Name Die zwischengespeicherte Dokumentenverwaltungskopie hat standardmäßig denselben Namen wie die Quelldokumentenverwaltung. 7.6 Aktualisieren Mit der Funktion Update können Sie den Namen der zwischengespeicherten Dokumentenverwaltungskopie aktualisieren, wenn sich der Name der Quelldokumentenverwaltung geändert hat. 7.6 Eindeutige ID Die zwischengespeicherte Dokumentenverwaltungskopie ist durch eine eindeutige ID gekennzeichnet. Die ID der zwischengespeicherten Dokumentenverwaltungskopie entspricht standardmäßig der ID der Quelldokumentenverwaltung. Anhand der ID lassen sich die Dokumentenverwaltungen von M-Files Server unterscheiden. So kann beispielsweise verhindert werden, dass eine Dokumentenverwaltung zweimal auf den gleichen Server kopiert wird. 7.6 Cachepfad auf dem Server Geben Sie das Verzeichnis an, in dem die Dokumentenverwaltungskopie auf dem Server gespeichert wird. 7.6 Konto festlegen Wählen Sie das Konto aus, mit dem eine Verbindung zum Servercache hergestellt werden soll. Dieses Konto wird von M-Files Server zum Speichern von Informationen im Cache des Servers oder zum Öffnen von Dateien aus dem Cache verwendet. Das Konto muss 211 M-Files 10

212 7 M-Files Serveradministrator angegeben werden, wenn der Cache aktiv ist (zum Beispiel wenn für die Verbindung eine Authentifizierung des Dateiservers erforderlich ist). 7.6 Pfad für zwischengespeicherte Dateidaten Mit dem Speicherort für zwischengespeicherte Dateidaten wird der Pfad für die kopierten Dateien im Cacheverzeichnis angegeben. 7.7 Benutzerkonten Benutzer der Dokumentenverwaltung müssen zunächst gegenüber M-Files Server authentifiziert werden. Bevor Sie Benutzer erstellen können, müssen Sie zunächst Benutzerkonten auf M-Files Server anlegen. Diese Benutzerkonten werden der Dokumentenverwaltung als Benutzer hinzugefügt. Aus den Benutzerkonten können Sie für jede Dokumentenverwaltung verschiedene Benutzer auswählen. Neues Benutzerkonto Sie können mit dem Erstellen eines neuen Benutzerkontos beginnen, indem Sie in der Baumansicht mit der rechten Maustaste auf Benutzerkonten klicken und Neues Benutzerkonto... auswählen. 7 M-Files Serveradministrator 212

213 M-Files 10 Abbildung 125: Das Dialogfenster für die Erstellung eines neuen Benutzerkontos Windows-Authentifizierung Bei Verwendung der Windows-Authentifizierung für M-Files Server melden sich Benutzer mit dem gleichen Benutzernamen und dem gleichen Kennwort bei der Dokumentenverwaltung an, die sie auch für Windows oder die Domäne des Unternehmens verwenden. Die Anmeldung mit dem Domänenbenutzernamen stellt die schnellste und einfachste Authentifizierungsmethode dar. Diese Vorgehensweise ist darüber hinaus sehr benutzerfreundlich, da keine neuen Kennwörter und keine neuen Benutzernamen erforderlich sind. Weitere Informationen finden Sie in der Tabelle Verbindungen mit Dokumentenverwaltung auf Seite 23. M-Files Authentifizierung Die M-Files Authentifizierung ermöglicht lediglich eine Anmeldung bei M-Files. Verwenden Sie die M-Files Authentifizierung für die Dokumentenverwaltung, wenn Ihr Unternehmen nicht über eine Windows-Domäne verfügt oder wenn Benutzer keinen Zugriff darauf haben sollen. 213 M-Files 10

214 7 M-Files Serveradministrator Persönliche Informationen Geben Sie eine -Adresse und einen vollständigen Namen für das Benutzerkonto an. Dieser Informationen werden zum Senden von Benachrichtigungen verwendet. Weitere Informationen zu Benachrichtigungen finden Sie im Abschnitt Benachrichtigungen auf Seite 177. Wenn Sie die Windows-Authentifizierung verwenden, können Sie die persönlichen Informationen von der Domäne abrufen. Klicken Sie dazu auf Informationen von Domäne aktualisieren. Lizenztyp Wählen Sie einen Lizenztyp für das Benutzerkonto aus. Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der verschiedenen Lizenztypen. Weitere Informationen zu Lizenzen finden Sie im Abschnitt Lizenzverwaltung auf Seite 174. Einzelbenutzerlizenz Einzelbenutzerlizenzen sind jeweils einem bestimmten Benutzerkonto zugeordnet. Mit dieser Lizenz können sich Benutzer bei M-Files zu jeder Zeit und unabhängig von anderen Benutzern anmelden. Mehrbenutzerlizenz Wenn sich ein Inhaber einer Mehrbenutzerlizenz anmeldet, wird eine Lizenz dieses Typs gesperrt. Erst wenn sich der Benutzer abmeldet, steht die Lizenz wieder anderen Benutzern des Lizenztyps zur Verfügung. Nur-Lesen-Lizenz Nur-Lesen-Lizenzen sind jeweils einem bestimmten Benutzerkonto zugeordnet. Mit dieser Lizenz können sich Benutzer bei M-Files zu jeder Zeit und unabhängig von anderen Benutzern anmelden. Sie berechtigt jedoch nicht zur uneingeschränkten Benutzung von M-Files: Benutzer mit diesem Lizenztyp können Dokumente nur lesen, nicht erstellen oder ändern. Externe Connector-Lizenzen Über externe Connector-Lizenzen kann Systemen von Dritten ermöglicht werden, die M-Files Datenbank anonym zu lesen. Dieser Lizenztyp wird beispielsweise dann benötigt, wenn M-Files Daten programmgesteuert in einer Intra- oder Extranetumgebung für eine unbeschränkte Anzahl an Benutzern veröffentlicht werden sollen. Konto deaktiviert Mit dieser Funktion können Sie die Möglichkeit zur Anmeldung von Benutzern am Server auf einfache Weise steuern. Sie müssen ein Benutzerkonto nicht vollständig entfernen, sondern können es einfach temporär deaktivieren. 7 M-Files Serveradministrator 214

215 M-Files 10 Serverrollen: Systemadministrator Diese Rolle ermöglicht Benutzern, beliebige Änderungen auf Serverebene vorzunehmen. Dazu gehören auch das Ändern der Server-Anmeldungen sowie Erstellen und Löschen von Dokumentenverwaltungen. Systemadministratoren unterliegen also keinerlei Einschränkungen beim Ausführen von Vorgängen hinsichtlich der Dokumentenverwaltung. Benutzerkonten importieren Sie können das Dialogfeld Benutzerkonten importieren öffnen, indem Sie einen Rechtsklick auf Benutzerkonten in der Baumansicht ausführen und Benutzerkonten importieren... auswählen. Abbildung 126: Importieren von Benutzerkonten anhand von Domäne und Organisationseinheit. Wählen Sie die Benutzerkonten, die Sie importieren möchten, anhand der Domäne, Organisationseinheit und Benutzergruppe aus. Weitere Informationen zum Importieren von Benutzergruppen finden Sie im Abschnitt Benutzergruppen importieren auf Seite 249. Legen Sie außerdem einen Lizenztyp für die neuen Benutzerkonten fest. Weitere 215 M-Files 10

216 7 M-Files Serveradministrator Informationen zu Lizenzen finden Sie im Abschnitt Lizenztyp unterneues Benutzerkonto auf Seite 212. Angemeldete Benutzer anzeigen Sie können die derzeit bei den einzelnen Servern angemeldeten Benutzer und deren Lizenztypen anzeigen, indem Sie in der Baumansicht einen Rechtsklick auf Benutzerkonten ausführen und Angemeldete Benutzer anzeigen auswählen. Bei Bedarf können Sie für bestimmte Benutzer die erzwungene Abmeldung einstellen, damit sich beispielsweise andere Benutzer anmelden können, wenn Mehrbenutzerlizenzen verwendet werden. Für diese Funktionen sind Administratorrechte erforderlich. 7.8 Anwendungen Sie können die Benutzeroberfläche und die Funktionen von M-Files Client anpassen, um den Funktionen, die für die Effizienz Ihres Unternehmens wichtig sind, Vorrang zu geben: So können Sie beispielsweise ein HTML-basiertes Metadatenformular erstellen, aktivieren und gemäß den grafischen Richtlinien Ihres Unternehmens bearbeiten. Außerdem können Sie die Anzahl der auf der Oberfläche von M-Files Client angezeigten Funktionen verringern. Hinweis: Die Erstellung der Anwendungen erfordert fortgeschrittene Programmierfähigkeiten sowie Kenntnisse in HTML und JavaScript. Anleitungen zur Programmierung erhalten Sie kostenpflichtig vom technischen Support von M-Files. Die Dokumentation zur M-Files API befindet sich im Ordner Start/Alle Programme/M-Files/Dokumentation/M-Files API. Weitere Informationen, die Integrationsanleitung sowie Anwendungsbeispiele finden Sie unterhttp://www.m-files.com/ui_extensibility_framework. Hinweis: Der M-Files Webzugriff kann nicht angepasst werden. 7.8 Anwendungen installieren Anwendungen werden immer für eine spezifische Dokumentenverwaltung installiert. Anwendungen finden Sie, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumentenverwaltung klicken. 7 M-Files Serveradministrator 216

217 M-Files 10 Abbildung 127: Anwendungen werden als ZIP-Pakete installiert. Alternativ können Sie die Anwendung direkt über M-Files Client (Einstellungen > Anwendungen) installieren. Weitere Informationen erhalten Sie vom technischen Support: 7.8 Anwendungen verwenden Nachdem die Anwendung von M-Files Serveradministrator für eine spezifische Dokumentenverwaltung installiert wurde, ist sie für die Benutzer von M-Files Client verfügbar. Wenn sich der Benutzer das nächste Mal bei der Dokumentenverwaltung anmeldet, wird er von M-Files über die neue Anwendung informiert. Wenn die Anwendung optional ist, kann der Benutzer wählen, ob er ihre Verwendung zulässt oder nicht. Ist die Anwendung obligatorisch, kann der Benutzer sich erst anmelden und die Dokumentenverwaltung benutzen, wenn die Anwendung genehmigt wurde. Mithilfe des entsprechenden Registrierungsschlüssels kann der Administrator im Namen von Benutzern vorab eine Genehmigung vornehmen. Außerdem kann der Benutzer Anwendungen über die Funktion Anwendungen von M-Files Client aktivieren. Der Benutzer kann Anwendungen sowohl für eine spezifische Dokumentenverwaltung als auch für einen spezifischen Client aktivieren. Diese Anwendungsauswahl bezieht sich auf einen spezifischen Computer. Computerspezifische Einstellungen 217 M-Files 10

218 7 M-Files Serveradministrator Beachten Sie, dass die computerspezifischen Einstellungen auch die Verwendung der Anwendungen beeinflussen. Standardmäßig erlaubt der Benutzer es M-Files, in der Dokumentenverwaltung installierte Anwendungen auf einem spezifischen Computer zu verwenden. Ist diese Einstellung aktiviert, sind weder die optionalen noch die obligatorischen Anwendungen in spezifischen Dokumentenverwaltungen verfügbar. 7.9 Geplante Aufträge Datensicherungen können mit Geplanten Aufgaben automatisiert werden. Die Sicherungskopien werden auf der Festplatte oder auf einem Netzlaufwerk gespeichert, von wo aus sie z. B. auf ein Bandlaufwerk verschoben werden können. Das Wiederherstellen von Sicherungskopien erfolgt mit M-Files Serveradministrator. (siehedokumentenverwaltung wiederherstellen auf Seite 198). Weitere geplante Aufträge betreffen z. B. die Datenbankoptimierung. Im Rahmen der Datenbankoptimierung wird u. a. der Suchindex der Datenbank gepflegt, um unabhängig von Änderungen an den Daten einen schnellen Zugriff auf die Dokumentenverwaltung sicherzustellen. Neuer geplanter Sicherungsauftrag Dokumentenverwaltungen können auf zwei Arten gesichert werden: vollständige Datensicherung und differenzielle Datensicherung. Von der Masterdatenbank können nur vollständige Sicherungskopien erstellt werden. Es wird empfohlen, differenzielle Datensicherungen in engeren Zeitabständen durchzuführen als vollständige Datensicherungen. Dabei hat es sich bewährt, jeden Tag eine differenzielle Datensicherung und jede Woche eine vollständige Datensicherung durchzuführen. Dies spart Speicherplatz. Datensicherungen für die Dokumentenverwaltung und die Masterdatenbank müssen separat angegeben werden. 7 M-Files Serveradministrator 218

219 M-Files 10 Abbildung 128: Die Planung von Aufträgen erfolgt analog zum Taskplanerdienst in der Systemsteuerung von Windows. 219 M-Files 10

220 7 M-Files Serveradministrator Abbildung 129: Im Dialogfeld Eigenschaften des geplanten Auftrags werden die Details für die Datensicherung angegeben. Eine vollständige Datensicherung stellt die umfassendste Kopie von M-Files dar. Sie enthält beispielsweise auch die Informationen zum Versionsverlauf aller Dokumente. Um eine differenzielle Datensicherung erstellen zu können, müssen Sie zunächst eine vollständige Datensicherung vornehmen. Die differenzielle Datensicherung enthält alle Daten, die seit der letzten vollständigen Datensicherung geändert wurden. Um eine differenzielle Datensicherung wiederherzustellen, benötigen Sie die vollständige Datensicherung und die Dateien aus der letzten differenziellen Datensicherung. Weitere Informationen finden Sie auch im Abschnitt Server auf Seite M-Files Serveradministrator 220

221 M-Files 10 8 Dokumentenverwaltung In diesem Kapitel werden die verfügbaren Vorgänge und Einstellungen für eine Dokumentenverwaltung über den M-Files Serveradministrator beschrieben. Abbildung 130: Einige der für eine Dokumentenverwaltung verfügbaren Optionen. 8.1 Neue Dokumentenverwaltung, Dokumentenverwaltung einbinden, Eigenschaften Informationen zur Erstellung und zum Einbinden von Dokumentenverwaltungen und zu Dokumentenverwaltungseigenschaften erhalten Sie unterdokumentenverwaltungen auf Seite Abmelden, Anmelden Mit der Funktion Abmelden können Sie sich von der Dokumentenverwaltung auf dem Server abmelden. Nach der Abmeldung ändert sich der Name der Funktion in Anmelden, und Sie können sich wieder bei der Dokumentenverwaltung auf dem Server anmelden. 221 M-Files 10

222 8 Dokumentenverwaltung 8.3 Vorgänge In diesem Kapitel werden die verschiedenen Dokumentenverwaltungsaktionen im Menü Vorgänge beschrieben. Datensicherung Mit dieser Funktion können Sie eine Sicherungskopie der Dokumentenverwaltung außerhalb der Zeitplanung erstellen. Außerdem können Sie einen geplanten Sicherungsauftrag hinzufügen. Weitere Informationen zur Datensicherung finden Sie im Abschnitt Geplante Aufträge auf Seite 218. Dokumentenverwaltung kopieren Wenn Sie eine Dokumentenverwaltung kopieren, wird analog zum Erstellen einer neuen Dokumentenverwaltung in M-Files und auf der Festplatte des Computers eine Kopie der ursprünglichen Dokumentenverwaltung angezeigt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Dokumentenverwaltungen auf Seite 190. Sie können auch nur Teile einer Dokumentenverwaltung kopieren. Nehmen Sie dazu unter Zu kopierende Daten die entsprechenden Einstellungen vor. Angenommen, Sie möchten die Struktur einer alten Dokumentenverwaltung wiederverwenden. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Nur Struktur, um die Struktur der Dokumentenverwaltung ohne Inhalt zu kopieren. Auf diese Weise können Sie z. B. die Muster-Dokumentenverwaltung aus der M-Files-Installation verwenden. 8 Dokumentenverwaltung 222

223 M-Files 10 Abbildung 131: Das Dialogfeld Dokumentenverwaltung kopieren. Frühere Versionen archivieren Mit der Funktion Frühere Versionen archivieren können Sie eine Archivdatei für frühere Versionen von Dokumenten erstellen. Die ausgewählten Dokumentenversionen werden dann von der Dokumentenverwaltung in die Archivdatei verschoben. 223 M-Files 10

224 8 Dokumentenverwaltung Abbildung 132: Das Dialogfeld Frühere Versionen archivieren. Wenn im Feld Quelle das Optionsfeld Zur Archivierung markierte Dokumente aktiviert ist, können Sie mit der Funktion Zur Archivierung markieren die zu archivierenden Dokumentversionen auswählen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Zur Archivierung markieren auf Seite 107. In diesem Fall wirkt sich die Funktion nur auf die angegebenen Dokumentenversionen aus. Sie können bestimmte Bedingungen für die Archivierung von Dokumentenversionen festlegen. Die archivierten Dokumente können über die Funktion Inhalt importieren in der Dokumentenverwaltung unter Replikation und Archivierung des Inhalts wiederhergestellt werden. Beachten Sie in Bezug auf archivierte Dokumente in früheren M-Files-Versionen (vor Version 9.0): Archivdateien im MFA-Dateiformat können nicht in einer Dokumentenverwaltung der Version 9.0 oder höher wiederhergestellt werden. Zur Wiederherstellung einer Archivdatei im MFA-Dateiformat müssen Sie die Datei in einer Dokumentenverwaltung mit installierter Version 8.0 oder älter wiederherstellen. Anschließend können Sie die Dokumentenverwaltung aktualisieren und eine mit Version 9.0 oder einer neueren Version kompatible Archivierung durchführen. 8 Dokumentenverwaltung 224

225 M-Files 10 Verbindung trennen Sie können eine Serververbindung mit einer Dokumentenverwaltung trennen. Dabei gehen keine Daten verloren, sondern die Daten bleiben auf der Festplatte des Computers gespeichert. Mit den Funktionen Trennen und Dokumentenverwaltung einbinden wird eine entsprechende Verbindung getrennt bzw. hergestellt. Eine Dokumentenverwaltung, deren Verbindung getrennt wurde, kann wieder in M-Files Server eingebunden werden. Weitere Informationen über das Einbinden einer Dokumentenverwaltung finden Sie im Abschnitt Dokumentenverwaltung einbinden auf Seite 197. Dauerhaft löschen Mit der Funktion Dauerhaft löschen können Sie alle Daten in einer Dokumentenverwaltung dauerhaft löschen. Datensicherungen auf der Festplatte sind von dieser Funktion natürlich ausgenommen. Sie können Dokumentenverwaltungen also wiederherstellen, wenn zuvor eine Sicherungskopie erstellt wurde. Offline schalten, Online schalten Wenn Sie eine Dokumentenverwaltung offline schalten, wird die Dokumentenverwaltung von M-Files geschlossen. Dadurch werden möglicherweise geöffnete Sitzungen von Benutzern geschlossen. Wenn eine Dokumentenverwaltung offline geschaltet wurde, sind keine Anmeldungen möglich. Erst wenn diese Dokumentenverwaltung mit der Funktion Online schalten online geschaltet wird, können sich wieder Benutzer anmelden. Aktualisieren Wenn sich die interne Datenbankstruktur der Dokumentenverwaltung ändert (in der Regel bedingt durch eine Softwareaktualisierung), muss die Dokumentenverwaltung aktualisiert werden. Die Dokumentenverwaltung muss ebenfalls aktualisiert werden, wenn Sie diesen Vorgang bei der Installation von M-Files auf einen späteren Zeitpunkt verschoben haben. Abbildung 133: Bevor Sie eine Dokumentenverwaltung aktualisieren können, müssen Sie die Warnmeldung bestätigen. 225 M-Files 10

226 8 Dokumentenverwaltung 8.4 Wartung Das Untermenü Wartung enthält Funktionen zum Verifizieren und Optimieren der Integrität der internen Datenbankstruktur. Dort können Sie den Index für die Volltextsuche neu erstellen. Bei der Wiederherstellung und Optimierung der internen Datenbankstruktur wird die Leistung des Systems auch durch eine große Zahl von Dokumenten nicht beeinträchtigt. Sie können weiterhin die Miniaturbilder von Dokumentendateien neu erstellen. 8.5 Sprachen und Übersetzungen 8.5 Ändern der Software-Sprache M-Files kann in verschiedenen Sprachen verwendet werden. Das Ändern der Sprachen ist einfach und kann auch während der Verwendung der Software geschehen. Die verschiedenen Sprachen können mit der Option Sprache ändern durch Anklicken des M-Files Symbols in der Taskleiste und die Auswahl von Einstellungen > Sprache ändern aufgerufen werden. M-Files enthält diese Sprachen automatisch. Wenn also z. B. als Sprache Deutsch ausgewählt ist, werden die folgenden Optionen auf Deutsch angezeigt: "Auschecken, Einchecken und Workflow. Wenn z. B. als Software-Sprache Finnisch ausgewählt ist, werden die folgenden Optionen entsprechend auf Finnisch angezeigt: "Varaa muokattavaksi, Palauta muokkauksesta und Työnkulku. Zusätzliche Sprachen zu den aktuell unterstützten sind separat bei M-Files erhältlich. 8.5 Übersetzen der Metadatenstruktur der Dokumentenverwaltung Die Metadatenstruktur der Dokumentenverwaltung kann ebenfalls in verschiedene Sprachen übersetzt werden. Diese Metadatenstruktur bezieht sich auf Objekttypen, Klassen, Eigenschaftendefinitionen, Wertelisten, Workflows usw., die für die Dokumentenverwaltung definiert wurden. Die Titel der Dokumentenklasse wie Angebot, Bestellung und Vertrag werden in die gewünschten Sprachen übersetzt. Unternehmen können die Metadatenstruktur selbst übersetzen oder von einem Drittanbieter übersetzen lassen. Die Verwaltung des Übersetzungsmaterials ist einfach: Administratoren können Übersetzungsmaterial im XML-Format in die Dokumentenverwaltung importieren oder daraus exportieren. Dieses Material kann anschließend entweder intern oder von einem Übersetzungsdienstleister übersetzt werden. Der eigentliche Übersetzungsprozess ist unabhängig vom M-Files Serveradministrator und dessen Berechtigungen. Die Übersetzung der Metadatenstruktur ist besonders für multinationale Unternehmen oder für Unternehmen mit mehr als einer Firmensprache vorteilhaft. So kann jeder Benutzer Dokumente und andere Objekte mithilfe der Metadatenstruktur in seiner 8 Dokumentenverwaltung 226

227 M-Files 10 Muttersprache hinzufügen. Eine mehrsprachige Metadatenstruktur ist auch hilfreich, wenn Unternehmen aus anderen Gründen mehrere Sprachen verwenden. 8.5 Verschiedene Sprachen für Software- und Metadatenstruktur Neben den Funktionen von M-Files können auch Metadaten von Dokumentenverwaltungen ausgewählt und in der Sprache der jeweiligen Benutzer bearbeitet werden, wenn die Metadatenstruktur bereits übersetzt wurde. Wurde die Metadatenstruktur noch nicht in die entsprechenden Sprachen übersetzt wurde, z. B. vom Finnischen ins Deutsche, so ist es für die Benutzer möglicherweise schwer verständlich, warum einige Informationen auf Finnisch, andere dagegen auf Deutsch dargestellt werden. Nur Benutzer mit Administratorrechten dürfen die Inhalte der Metadatenstruktur anzeigen und bearbeiten. So gehören der Klassentyp Angebot, der Objekttyp Kunde und die Eigenschaftendefinition Dokumentendatum zur Metadatenstruktur. Wenn nun ein Benutzer als Software-Sprache Finnisch auswählt, die Metadatenstruktur aber noch nicht ins Finnische übersetzt wurde, werden ihm diese Optionen nur auf Deutsch angezeigt, da sie zur Metadatenstruktur hinzugefügt wurden und auf Deutsch betitelt wurden. So werden beim Erstellen eines neuen Dokuments also einige Informationen der Metadatenkarten auf Finnisch dargestellt ( Käytä pohjaa, Suojausasetukset und Avaa muokattavaksi ), einige andere jedoch auf Deutsch ( Angebot, Kunde und Projekt ). Der Grund dafür ist, dass der Text Suojausasetukset Teil von M-Files ist und bereits übersetzt wurde, der Begriff Angebot in der Metadatenstruktur jedoch noch nicht. 227 M-Files 10

228 8 Dokumentenverwaltung Abbildung 134: Eine Metadatenkarte kann Begriffe auf Finnisch und auf Englisch enthalten, wenn die Metadatenstruktur noch nicht in die vom Benutzer ausgewählte Software-Sprache übersetzt wurde. In diesem Beispiel ist die Software-Sprache Finnisch, die Metadatenstruktur jedoch nur auf Englisch vorhanden. Mehrsprachige Metadatenstruktur implementieren Die Metadatenstruktur gilt immer für die jeweilige Dokumentenverwaltung, und die Dokumentenstruktur kann über eine mehrsprachige Metadatenstruktur verfügen. Beispielsweise können die folgenden Begriffe in der Metadatenstruktur in verschiedene Sprachen übersetzt werden: Namen der Klassen und Klassengruppen Namen der Objekttypen Namen und Werte der Wertelisten (z. B. Besprechungstypen) Namen der Eigenschaftendefinitionen Namen der Benutzergruppen und benannte Zugriffssteuerungslisten Namen der Workflows und der zugehörigen Status Namen der Ansichten 8 Dokumentenverwaltung 228

229 M-Files 10 Hinweis: Die Namen der Dokumente und anderer Objekte können nicht übersetzt werden. Die Standardeinstellung für Wertelisten lautet, dass die Inhalte der Werteliste nicht übersetzt werden. Wenn Sie die Inhalte der Werteliste, also die Werte, übersetzen möchten, aktivieren Sie auf der Registerkarte Erweitert unter Eigenschaften der Werteliste die Option Die Inhalte dieser Werteliste können übersetzt werden. Sprachen und Übersetzungen Sprachen und Übersetzungen befindet sich unter M-Files Server Administrator: Aktivieren Sie die Dokumentenverwaltung, deren Metadatenstruktur Sie übersetzen möchten. Sprachen und Übersetzungen befindet sich im Menü Aktion oder im Kontextmenü, das durch Klicken mit der rechten Maustaste auf die Dokumentenverwaltung geöffnet wird. Über die Funktion Hinzufügen... können Sie Übersetzungssprachen hinzufügen, bearbeiten und löschen. Falls erwünscht, können Sie einen Code für die Übersetzungssprache festlegen (optional). Die Übersetzung kann in Excel, in Word oder mithilfe eines professionellen Übersetzungsprogramms erfolgen, z. B. SDL Trados oder SDL Passolo. In unserem Beispiel haben wir Excel verwendet, da es einfach zu bedienen und übersichtlich ist. Abbildung 135: Die Standardsprache ist die Sprache, die der Administrator verwendet und in der die Metadatenstruktur der Dokumentenverwaltung ursprünglich erstellt wurde. 229 M-Files 10

230 8 Dokumentenverwaltung Sprachen hinzufügen und für Übersetzung exportieren Mit der Funktion Exportieren können Sie die Zielsprache der Übersetzung und das Format des zu übersetzenden Materials festlegen: Abbildung 136: Wählen Sie bei der Übersetzung in Excel für den Export sowohl die Ausgangs- als auch die Zielsprache aus. Wählen Sie Simple XML als Dateiformat aus. Sprachen Wählen Sie Ausgangssprache und Zielsprache. Beachten Sie, dass Sie für die Metadatenstruktur nur eine Sprache auf einmal übersetzen können. In diesem Beispiel erfolgt die Übersetzung in Excel, und sowohl die Ausgangssprache als auch die Zielsprache werden in das Übersetzungsmaterial exportiert. Die Zeichenfolgen der Ausgangssprache, d. h. die zu übersetzenden Wörter, befinden sich in der dafür vorgesehenen Spalte, und die Übersetzungen in der Zielsprache werden der anderen vorgesehenen Spalte hinzugefügt. Sie können gegebenenfalls auch nur die Ausgangssprache exportieren. Wenn Sie für die Übersetzung eine Übersetzungsagentur oder eine separate Übersetzungssoftware verwenden, sollten Sie das geforderte Format der Übersetzung bestimmen. 8 Dokumentenverwaltung 230

231 M-Files 10 Zeichenfolgen Wenn Sie den Übersetzungsprozess zum ersten Mal starten, wählen Sie alle Zeichenfolgen für den Export aus. Eine Zeichenfolge bezieht sich auf einen Begriff oder ein bestimmtes Attribut in der Metadatenstruktur, d. h. ein zu übersetzendes Wort oder mehrere zu übersetzende Wörter. Jede Sprache verfügt über eigene Zeichenfolgen, d. h. ein bestimmtes Vokabular für die Metadatenstruktur. Sie können später gegebenenfalls auch nur die neuen oder geänderten Zeichenfolgen übersetzen. Dateiformat Die verfügbaren Formate sind Simple XML und XLIFF. Wählen Sie Simple XML, wenn Sie die Zeichenfolgen in Microsoft Word oder Excel übersetzen möchten. Wählen Sie XLIFF, wenn Sie ein professionelles Übersetzungstool verwenden möchten, z. B. SDL Trados oder SDL Passolo. In unserem Beispiel erfolgt die Übersetzung in Excel. Als Dateiformat muss daher Simple XML gewählt werden. Speichern Sie die XML-Datei unter dem gewünschten Namen und beginnen Sie mit der Übersetzung in Excel, oder reichen Sie die Datei zur Übersetzung weiter. In Excel übersetzen Das Übersetzen der Metadatenstruktur in die Zielsprache in Excel ist ein Kinderspiel. Öffnen Sie einfach die Simple XML-Datei in Excel: Wählen Sie die Standardeinstellungen Als XML-Tabelle und Excel erstellt ein Schema, das auf den XML-Quelldaten basiert., und starten Sie die Übersetzung. ID ist die ID des Begriffs, d. h. das zu übersetzende Wort. Eine ID, die mit PropertyDef beginnt, weist beispielsweise darauf hin, dass es sich um den Namen einer Eigenschaftsdefinition handelt. Bei ObjectType handelt es sich um den Namen des Objekttyps und bei UserGroup um den Namen der Benutzergruppe. M-Files erstellt diese IDs automatisch. Der Übersetzer muss diese IDs nicht weiter beachten, sie können jedoch hilfreich bei der Wahl einer geeigneten Übersetzung sein. Die Spalte Quelle enthält die zu übersetzenden Begriffe. Die Spalte Ziel ist leer. In diese Spalte gibt der Übersetzer die Übersetzungen ein. 231 M-Files 10

232 8 Dokumentenverwaltung Abbildung 137: In diesem Beispiel wurde mit der Übersetzung vom Englischen ins Finnische begonnen. Die finnische Übersetzung jeder ausgangssprachlichen Zeichenfolge wurde der Zielspalte hinzugefügt. Die übersetzte Zeichenfolge wurde als übersetzt markiert, indem 0 durch 1 ersetzt wurde. Import von Übersetzungen in M-Files Bei der Übersetzung in Excel können Zeichenfolgen als übersetzt markiert werden, indem deren Zellenwerte in der Spalte Übersetzt auf 1 gesetzt werden. Der Wert 0 zeigt an, dass die betreffende Zeichenfolge noch nicht übersetzt wurde, der Wert 1 dagegen, dass die Übersetzung vorgenommen wurde. Wenn jedoch die Option Alle Zeichenfolgen importieren beim Reimport der Übersetzung in M-Files ausgewählt wurde, werden alle Zeichenfolgen unabhängig von ihrem Wert in M-Files importiert. Falls Sie lediglich die als übersetzt markierten Zeichenfolgen importieren möchten, wählen Sie Nur als übersetzt markierte Zeichenfolgen importieren. In diesem Fall werden nur die Zeichenfolgen mit dem Wert 1 in der Spalte Übersetzt in M-Files importiert. Wenn z. B. zu einem späteren Zeitpunkt neue Ergänzungen zur Ausgangssprache hinzugefügt 8 Dokumentenverwaltung 232

233 M-Files 10 werden, kann diese Einstellung genutzt werden, um nur Übersetzungen neuer Ergänzungen in M-Files zu importieren. Werden Änderungen an der Ausgangssprache vorgenommen, finden Sie diese Versionsinformationen in der Spalte Ausgangsversion. Bei Änderungen an der Zeichenfolge in der Ausgangssprache wird der Wert dieser Zelle stets um eins erhöht. Die Übersetzung in der Zielsprache muss dann überprüft und geändert werden, um an die Änderungen der Ausgangssprache angepasst zu werden. Außerdem werden die Werte der übersetzten Zeichenfolgen in der Spalte Übersetzt, die bereits zu 1 geändert wurden, wieder auf 0 zurückgesetzt, wenn Änderungen an der Ausgangssprache dieser Zeichenfolgen vorgenommen wurden. Aus diesem Grund wird empfohlen, den Übersetzer anzuweisen, die übersetzten und genehmigten Zeichenfolgen als übersetzt zu markieren, da nun der Wert 1 anzeigt, dass sich die Übersetzungen der Zielsprache auf dem aktuellen Stand befinden. Speichern Sie die übersetzte XML-Datei in Excel im Format XML-Daten, um die Übersetzung wieder in M-Files zu importieren. Sie können die Datei nun in M-Files importieren, indem Sie die FunktionImportieren verwenden. Möglicherweise hat die Datei beim Importieren und Exportieren verschiedene Namen. Abbildung 138: Das Importieren von Dateien in M-Files ist ganz einfach. Achten Sie darauf, die korrekte Sprache auszuwählen, wenn mehrere Sprachen zur Auswahl stehen. Nach dem Import werden Sie von M-Files gefragt, ob Sie den Volltext-Suchindex für die Metadaten neu erstellen möchten. Bearbeitete Übersetzungen können erst gesucht werden, nachdem der Suchindex neu erstellt wurde. Dieser Vorgang kann je nach Anzahl der Dokumente und anderer Objekte in der Dokumentenverwaltung mehrere Minuten oder auch Stunden dauern. Sprache für Software und Dokumentenverwaltung auswählen In M-Files Client kann der Benutzer die Software-Sprache und die Sprache der Dokumentenverwaltung ändern. Die Software-Sprachauswahl ist in die Software integriert. 233 M-Files 10

234 8 Dokumentenverwaltung Sprache der Dokumentenverwaltung bezieht sich auf die Sprache der Metadatenstruktur, da die Metadatenstruktur immer für die Dokumentenverwaltung spezifisch ist. Die Sprachauswahl enthält alle Sprachen, in die die Dokumentenverwaltung übersetzt wurde. Abbildung 139: Sie finden die Funktion zur Sprachänderung im Menü Einstellungen. Der Administrator kann die benutzerspezifische Standardsprache für die Dokumentenverwaltung definieren. Dabei kann es sich um eine beliebige Sprache der Dokumentenverwaltung handeln. Der Benutzer muss die Sprache der Dokumentenverwaltung daher nicht in der Clientsoftware ändern. Andernfalls wird für die Benutzer die Ausgangssprache der Dokumentenverwaltung als Standardsprache verwendet. Die benutzerspezifische Sprache der Dokumentenverwaltung wird unter Eigenschaften des Benutzers definiert. Wenn die Softwareinstallation, die Software und die Dokumentenstruktur über dieselbe Sprache verfügen, werden die Funktionen von M-Files, die Metadatenstruktur der Dokumentenverwaltung und die gesamte Softwaredokumentation in der entsprechenden Sprache angezeigt. Hinweis: Wenn der Benutzer der Werteliste einen neuen Wert hinzufügt, wird der neue Wert (Begriff) der ursprünglichen Metadatenstruktur hinzugefügt, d. h. Inhalte der Ausgangssprache, unabhängig von der Sprache der Dokumentenstruktur des Benutzers. Beispielsweise kann ein Benutzer mit Finnisch als Sprache für die Dokumentenstruktur der Liste Drawing Types/Piirustustyypit den neuen Wert LVI-piirustus hinzufügen. Ist die Ausgangssprache Englisch, wird der neue finnische Wert LVI-piirustus zwischen den englischen Werten angezeigt: " Architectural, LVI-piirustus, Mechanical, Services usw. Der Name des Werts kann unter Eigenschaften der Werteliste an die Ausgangssprache angepasst und anschließend ins Finnische übersetzt werden. Allgemeine Ansichten können auf die gleiche Art und Weise entsprechend dem durch den Benutzer hinzugefügten Text und unabhängig von der Ausgangssprache benannt werden. Hinweis: Wenn die Metadatenstruktur in mehrere Sprachen übersetzt wird, hat die Software der Sprache, die der Benutzer für die Dokumentenstruktur ausgewählt hat, keinen Einfluss auf die Suchergebnisse. Wenn der Benutzer beispielsweise Finnisch als Sprache ausgewählt und der Klasse Hinnasto ein Dokument hinzugefügt hat, ist das entsprechende Dokument in den Suchergebnissen enthalten, wenn das Suchkriterium Preisliste verwendet wird. Die Begriffe Preisliste und Hinnasto müssten dann jedoch Übersetzungen voneinander sein, d. h. verschiedene Übersetzungen desselben Begriffs. 8 Dokumentenverwaltung 234

235 M-Files 10 Sprachversionen der Software M-Files M-Files ist derzeit in folgenden Sprachen verfügbar: Finnisch Englisch Schwedisch Russisch Französisch Deutsch Spanisch Chinesisch (traditionell, Taiwan) Chinesisch (vereinfacht, VR China) Japanisch Ungarisch Italienisch Portugiesisch (Brasilien) Polnisch Niederländisch Türkisch Griechisch Kroatisch Slowenisch Vietnamesisch Tschechisch Bulgarisch Arabisch (Betaversion) Hebräisch (Betaversion) Die Sprache der Software und der Dokumentenverwaltung (Metadatenstruktur) kann während der Ausführung der Software geändert werden. Selbst wenn beispielsweise eine finnische Version von M-Files auf dem Computer installiert wurde, können Sie problemlos zur englischen Version wechseln, ohne dass Sie die Software neu installieren müssen. Dies ist von erheblichem Vorteil, wenn Computer gemeinsam genutzt werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Sprache für Software und Dokumentenverwaltung auswählen auf Seite M-Files 10

236 8 Dokumentenverwaltung 8.6 Ereignishandler Mit Ereignishandlern können Sie verschiedene Vorgänge definieren, die beim Bearbeiten von Objekten ausgeführt werden. Die Vorgänge werden mittels Variablen, allgemeinen Funktionen von VBScript und der M-Files API festgelegt. Sie können Ereignishandler in M-Files Serveradministrator erstellen und bearbeiten: Aktivieren Sie die Dokumentenverwaltung, für die Sie Ereignishandler definieren möchten. Sie finden die Ereignishandler im Menü Aktion oder durch Rechtsklick auf die Dokumentenverwaltung. Sie können demselben Ereignishandler mehrere verschiedene Vorgänge hinzufügen, indem Sie diesen unterschiedliche Namen geben. 8.6 Beispiele für die Verwendung von Ereignishandlern Objektberechtigungen können so festgelegt werden, dass sie sich automatisch ändern, wenn die Objekteigenschaften (Metadaten) geändert werden. Beim Hinzufügen eines neuen Projekts fügen Sie diesem über ein vordefiniertes Projektmodell bestimmte grundlegende Dokumente hinzu. Sie können bestimmte Worddokumente immer als PDF-Dateien speichern, sodass eine Worddatei beim Einchecken auch auf dem Server immer als PDF-Datei gespeichert wird. Fotodaten, z. B. Datum und Bildgröße, können den Metadaten des Fotodokuments automatisch hinzugefügt werden. Wenn der Benutzer der Werteliste einen neuen Wert hinzufügt, kann mithilfe des Ereignishandlers überprüft werden, ob der hinzugefügte Wert korrekt eingegeben wurde. Das Anmelden bei M-Files außerhalb der Arbeitszeit, z. B. nachts oder an Wochenenden, kann verhindert werden. Das Herunterladen bestimmter Dateien kann überwacht, das Herunterladen einer großen Anzahl an Dateien verhindert oder ein Alarm bezüglich verdächtiger Downloads an den Administrator gesendet werden. Hinweis: Das Erstellen von Ereignishandlern erfordert umfangreiche Programmierfähigkeiten und richtet sich daher nur an erfahrene Administratoren. Der Administrator muss mit der VBScript-Programmiersprache vertraut sein. Anweisungen zum Schreiben des VBScript-Codes sind in M-Files oder der M-Files API-Dokumentation nicht enthalten. Die Dokumentation zur M-Files API befindet sich im Ordner Start/Alle Programme/M-Files/Dokumentation/M-Files API. Weitere Informationen über den VBScript-Code und die M-Files API erhalten Sie unter Anweisungen zum Erstellen von VBScript-Code sowie zur Verwendung der M-Files API erhalten Sie kostenpflichtig beim technischen Support von M-Files. 8 Dokumentenverwaltung 236

237 M-Files 10 Abbildung 140: Fügen Sie zuerst einen Ereignishandler hinzu, und ändern Sie dann den Code, der mit dem Ereignishandler bearbeitet wird. Beispiel Beim Erstellen eines neuen Objekts kann mithilfe des Ereignishandlers überprüft werden, ob beispielsweise die Dokumentenverwaltung bereits ein Objekt mit demselben Titel enthält. Ist dies der Fall, erhält der Benutzer eine Fehlermeldung. In diesem Fall hat der VBScript-Code das folgende Format (Hinweis: untenstehendes Beispiel ist nur für Englisch angegeben:) ' The ID of the title property. Dim titleproperty titleproperty = MFBuiltInPropertyDefNameOrTitle ' Find the title property of the current object. Dim currenttitleprop currenttitleprop = PropertyValues.SearchForProperty(titleProperty) ' Get the title of the object. Dim currenttitle currenttitle = currenttitleprop.value 237 M-Files 10

238 8 Dokumentenverwaltung ' Search for objects on the basis of title. Dim titlesearch Set titlesearch = CreateObject("MFilesAPI.SearchCondition") Dim titleexpression Set titleexpression = CreateObject("MFilesAPI.Expression") titleexpression.settypedvalueexpression MFDatatypeText, -1, MFParentChildBehaviorNone, Nothing Dim titletypedvalue Set titletypedvalue = CreateObject("MFilesAPI.TypedValue") titletypedvalue.setvalue MFDatatypeText, currenttitle titlesearch.set titleexpression, MFConditionTypeEqual, titletypedvalue Dim SearchResults Set SearchResults = Vault.ObjectSearchOperations.SearchForObjectsByCondition(titleSearch, false) ' If an existing object with the same title was found, raise an error. If SearchResults.Count > 1 Then Err.Raise MFScriptCancel, _ "The document vault already contains an object with the same title." End if Verfügbare Ereignishandler Nachfolgend finden Sie die verfügbaren Ereignishandler mit den zugehörigen Variablen und Erklärungen. Weitere Informationen zu Variablen finden Sie im Abschnitt Variablen und deren Verwendung auf Seite 360. Ereignishandler für Dokumentenverwaltung BeforeSetProperties / AfterSetProperties Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer und PropertyValues 8 Dokumentenverwaltung 238

239 M-Files 10 Ausführung: Die Ereignishandler werden ausgeführt, wenn die Eigenschaftswerte des in der Dokumentenverwaltung gespeicherten Objekts zurückgesetzt werden. BeforeCreateNewObjectFinalize / AfterCreateNewObjectFinalize Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer und PropertyValues Ausführung: Die Ereignishandler werden ausgeführt, wenn in der Dokumentenverwaltung ein neues Objekt erstellt wird. Wenn Sie den Ereignishandler AfterCreateNewObjectFinalize ausführen, wurde das Objekt eventuell bereits eingecheckt. Aus diesem Grund können die Metadaten oder Dateien während der Ausführung des Ereignishandlers nicht weiter bearbeitet werden. BeforeCancelCreateObject / AfterCancelCreateObject Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID und ObjVer Ausführung: Die Ereignishandler werden ausgeführt, wenn ein Objekt, das vorher nicht eingecheckt wurde, aus der Dokumentenverwaltung entfernt wird. Die Ausführung erfolgt beispielsweise dann, wenn der Benutzer die Funktion Auschecken rückgängig machen für das Objekt ausführt oder das Objekt aus der Dokumentenverwaltung entfernt. BeforeCheckInChanges / AfterCheckInChanges Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID und ObjVer Ausführung: Die Ereignishandler werden ausgeführt, wenn der Benutzer das Objekt eincheckt. Wenn das Objekt nicht bearbeitet wurde, werden die Ereignishandler nicht ausgeführt. In diesem Fall werden die Ereignishandler BeforeCancelCheckOut und AfterCancelCheckOut ausgeführt. Solange die Ereignishandler AfterCheckInChanges ausgeführt werden, kann das Objekt nicht weiter bearbeitet werden, da das Objekt eingecheckt wurde. BeforeCheckOut / AfterCheckOut Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID und ObjVer Ausführung: Die Ereignishandler werden ausgeführt, wenn ein Objekt der Dokumentenverwaltung ausgecheckt wird. Solange der Ereignishandler BeforeCheckOut ausgeführt wird, wurde das Objekt noch nicht ausgecheckt und kann daher nicht bearbeitet werden. 239 M-Files 10

240 8 Dokumentenverwaltung BeforeCancelCheckOut / AfterCancelCheckOut Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID und ObjVer Ausführung: Die Ereignishandler werden ausgeführt, wenn die Änderungen an einem ausgecheckten Objekt rückgängig gemacht werden, z. B. mithilfe der Funktion Auschecken rückgängig machen. Die Ereignishandler werden auch dann ausgeführt, wenn das Objekt eingecheckt wird, ohne dass Veränderungen vorgenommen wurden. Solange die Ereignishandler AfterCancelCheckOut ausgeführt werden, kann das Objekt nicht bearbeitet werden, da das Objekt nicht mehr ausgecheckt ist. BeforeDeleteObject / AfterDeleteObject Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID und ObjVer Ausführung: Die Ereignishandler werden ausgeführt, wenn ein Objekt als gelöscht markiert wird. BeforeDestroyObject / AfterDestroyObject Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID und ObjVer Ausführung: Die Ereignishandler werden ausgeführt, wenn ein Objekt aus der Dokumentenverwaltung gelöscht wird. BeforeDestroyObjectVersion / AfterDestroyObjectVersion Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID und ObjVer Ausführung: Die Ereignishandler werden ausgeführt, wenn eine einzelne Version des Objekts aus der Dokumentenverwaltung gelöscht wird. BeforeSetObjectPermissions / AfterSetObjectPermissions Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer und ObjectAccessControlList Ausführung: Die Ereignishandler werden ausgeführt, wenn die Objektberechtigungen geändert werden. BeforeFileUpload 8 Dokumentenverwaltung 240

241 M-Files 10 Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault und FileTransferSessionID Ausführung: Die Ereignishandler werden ausgeführt, wenn der Benutzer den Dateitransfer auf den M-Files Server startet. AfterFileUpload Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, FileTransferSessionID und FileVer Ausführung: Die Ereignishandler werden ausgeführt, wenn der Dateitransfer auf den Server abgeschlossen ist. BeforeFileDownload / AfterFileDownload Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, FileTransferSessionID und FileVer Ausführung: Die Ereignishandler werden ausgeführt, wenn der Benutzer die Datei vom M-Files Server in den lokalen Cache des Clientcomputers lädt. Bei Bedarf kann mithilfe der Ereignishandler verhindert werden, dass bestimmte Dateien auf die Computer der Benutzer übertragen werden. BeforeCreateNewValueListItem / AfterCreateNewValueListItem Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, and ValueListItem. Ausführung: Die Ereignishandler werden ausgeführt, wenn einer bestimmten Werteliste der Dokumentenverwaltung neue Werte hinzugefügt werden. Diese Ereignishandler können beispielsweise verwendet werden, um sicherzustellen, dass alle in die Werteliste eingegebenen Werte in einem festgelegten Format vorliegen. BeforeLoginToVault Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, Vault und LoginAccount Ausführung: Der Ereignishandler wird kurz vor der Anmeldung des Benutzers in der Dokumentenverwaltung ausgeführt. Zu diesem Zeitpunkt wurde der Benutzer bereits auf dem M-Files Server identifiziert, sodass der Ereignishandler nicht ausgeführt wird. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Benutzer versucht, sich anzumelden, und über kein Benutzerkonto auf dem Server verfügt. 241 M-Files 10

242 8 Dokumentenverwaltung AfterLoginToVault Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault und LoginAccount Ausführung: Der Ereignishandler wird ausgeführt, wenn sich der Benutzer erfolgreich in der Dokumentenverwaltung angemeldet hat. BeforeLogoutFromVault Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID und Vault Ausführung: Der Ereignishandler wird ausgeführt, kurz bevor der Benutzer aus der Dokumentenverwaltung abgemeldet wird. Die Abmeldung kann während dieses Ereignishandlers nicht unterbrochen werden. Die Clientsoftware reagiert nicht auf Fehlermeldungen, die sie vom Ereignishandler erhält. AfterLogoutFromVault Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, Vault und LoggedOutUserID Ausführung: Der Ereignishandler wird ausgeführt, wenn der Benutzer aus der Dokumentenverwaltung abgemeldet wurde. Die Abmeldung kann während dieses Ereignishandlers nicht unterbrochen werden. Die Clientsoftware reagiert nicht auf Fehlermeldungen, die sie vom Ereignishandler erhält. Replikation: AfterCheckInChanges Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, Vault, RestoredVersions und ObjVer Ausführung: Die Ereignishandler werden aktiviert, wenn neue Versionen aus dem Inhaltspaket in das vorhandene Objekt importiert werden oder wenn ein Konflikt zwischen zwei Objekten zu Gunsten der Quelldokumentenverwaltungsversion gelöst wird. Wenn der Ereignishandler AfterCheckInChanges aktiviert wird, wurde das Objekt bereits eingecheckt. Aus diesem Grund können die Metadaten oder Dateien während der Ausführung des Ereignishandlers nicht weiter bearbeitet werden. Replikation: AfterCreateNewObjectFinalize Variablen: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, Vault und LoggedOutUserID Ausführung: Die Ereignishandler werden aktiviert, wenn ein neues Objekt aus dem Inhaltspaket in die Dokumentenverwaltung importiert wird. Wenn der Ereignishandler AfterCreateNewObjectFinalize aktiviert wird, wurde das Objekt bereits eingecheckt. Aus 8 Dokumentenverwaltung 242

243 M-Files 10 diesem Grund können die Metadaten oder Dateien während der Ausführung des Ereignishandlers nicht weiter bearbeitet werden. Ereignishandler für Server BeforeRunScheduledJob / AfterRunScheduledJob Variablen: MFScriptCancel, CurrentUserID, ScheduledJob und ScheduledJobOutputInfo Ausführung: Der Ereignishandler wird ausgeführt, wenn einer der geplanten Aufträge des Servers ausgeführt wird. Mithilfe dieses Ereignishandlers kann die Ausführung der automatisch geplanten Aufträge automatisch überwacht werden. Bei Auftreten eines Fehlers kann der Ereignishandler automatisch eine an den Administrator senden, um die Lösung des Problems zu erleichtern. 8.7 Benutzer Unter Benutzer können Sie der Dokumentenverwaltung Benutzer hinzufügen, d. h. Sie weisen Benutzern einen Namen zu und legen dessen Berechtigungen für die Dokumentenverwaltung fest. Zuvor muss jeder Benutzer über ein Server-Benutzerkonto verfügen. Informationen hierzu erhalten Sie unter Benutzerkonten auf Seite 212. Nach dem Erstellen eines Kontos weist M-Files dem neuen Benutzer eine eindeutige ID zu, und der Benutzer wird der Dokumentenverwaltung hinzugefügt. Neuer Benutzer Das Dialogfeld Benutzereigenschaften gibt Ihnen die Möglichkeit, die Eigenschaften für einen neuen Benutzer der Dokumentenverwaltung festzulegen. Diese Eigenschaften bestimmen die Berechtigungen für Dokumente und die Dokumentenverwaltung. 243 M-Files 10

244 8 Dokumentenverwaltung Abbildung 141: Das Dialogfenster Eigenschaften des Benutzers. Name des Benutzerkontos, Vollständiger Name Wählen Sie im Dropdownmenü den Namen des Benutzerkontos aus, und geben Sie im Feld Vollständiger Name den vollständigen Namen des Benutzers an. Siehe Neues Benutzerkonto auf Seite 212. Konto deaktiviert Wenn ein Konto deaktiviert ist, kann der Benutzer die Dokumentenverwaltung nicht verwenden. Auch wenn die Dokumentenverwaltung nicht verwendet werden kann, bleiben die Benutzerinformationen erhalten. Das Konto kann mit dieser Funktion bei Bedarf rasch wieder aktiviert werden. Eine mögliche Anwendung für diese Funktion ist die Deaktivierung eines Mitarbeiterkontos aus Sicherheitsgründen, während sich dieser im Urlaub befindet. 8 Dokumentenverwaltung 244

245 M-Files 10 Benutzer kann keine Dokumente oder Objekte erstellen Der Benutzer kann weder Dokumente noch Objekte in der Dokumentenverwaltung erstellen. Er kann jedoch Dokumente anzeigen, wenn er über die erforderlichen Berechtigungen verfügt. Benutzer kann keine Standardordner erstellen oder bearbeiten Der Benutzer kann keine Standardordner in der Dokumentenverwaltung erstellen oder bearbeiten. Externer Benutzer Benutzer können in externe und interne Benutzer gruppiert werden. Wählen Sie die Option Externer Benutzer, um einen Benutzer als externen Benutzer zu definieren. Externe Benutzer können nur Dokumente anzeigen und bearbeiten, die entsprechend gekennzeichnet wurden. Sie verfügen standardmäßig über keinerlei Rechte zum Anzeigen von Dokumenten. Beispielsweise können Sie Ihre Kunden als externe Benutzer definieren und ihnen Zugriff auf kundenbezogene Dokumente in der Dokumentenverwaltung gewähren. Externe Benutzer verfügen, wie bereits angesprochen, standardmäßig über keinerlei Zugriffsrechte auf Dokumente. Um ein Dokument für einen externen Benutzer freizugeben, muss der Zugriff in den Berechtigungen des Dokuments explizit gewährt werden. Vollzugriff auf die Dokumentenverwaltung Mit dieser Option erhält der Benutzer alle nachfolgend aufgeführten Administratorrechte in der Dokumentenverwaltung. Alle (einschließlich gelöschter) Objekte anzeigen und lesen Unabhängig von den Berechtigungen, die für ein Dokument festgelegt wurden, können Benutzer mit dieser Berechtigung alle Objekte anzeigen und lesen (einschließlich gelöschter Objekte). Gelöschte Objekte anzeigen und wiederherstellen Mit dieser Berechtigung können Dokumente und Objekte wiederhergestellt werden, die als gelöscht markiert wurden. Objekte dauerhaft löschen Mit dieser Berechtigung können Sie Objekte dauerhaft löschen. 245 M-Files 10

246 8 Dokumentenverwaltung Auschecken rückgängig machen erzwingen Benutzer mit dieser Berechtigung können Auscheckvorgänge anderer Benutzer rückgängig machen. Beispiel: Ein Benutzer hat vergessen, ein Dokument wieder einzuchecken, das jedoch von anderen Benutzern bearbeitet werden soll. Benutzer mit dieser Berechtigung können das Dokument einchecken. Änderungen, die an dem Dokument vorgenommen wurden, während es ausgecheckt war, gehen dabei jedoch verloren. Berechtigungen für alle Objekte ändern Mit dieser Berechtigung können Sie die Berechtigungen für beliebige Dokumente oder Objekte ändern. Beispielsweise können Sie anderen Benutzern die Berechtigung zum Schreiben für ein Dokument entziehen. Benutzer mit dieser Berechtigung sind nicht an die Berechtigungseinstellungen einzelner Dokumente oder Objekte gebunden. Metadatenstruktur ändern Mit dieser Berechtigung können Sie die Struktur der Metadaten in der Dokumentenverwaltung ändern. Beispielsweise können Sie neue Dokumentenklassen oder Wertelisten hinzufügen. Angenommen, Sie möchten die Dokumentenklasse Rechnung ändern, sodass bei jeder Rechnung eine Angabe für die Eigenschaft Projekt erforderlich ist. Wenn Sie über diese Berechtigung verfügen, können Sie die Änderung vornehmen. Auch wenn ein Benutzer nicht über diese Berechtigung verfügt, kann er in M-Files Explorer einzelnen Objekten mithilfe des Dokumentenformulars neue Metadatenfelder hinzufügen. Benutzerkonten verwalten Mit dieser Berechtigung können Sie die Benutzerkonten der Dokumentenverwaltung verwalten. So können Sie u. a. Benutzer in der Dokumentenverwaltung hinzufügen oder entfernen. Allgemeine Ansichten und Benachrichtigungsregeln verwalten Mit dieser Berechtigung können Sie die Ansichten der Dokumentenverwaltung sowie die Benachrichtigungsregeln verwalten. Beispielsweise können Sie eine Dokumentenverwaltungsansicht für alle Benutzer erstellen. Sie können auch allgemeine Benachrichtigungsregeln definieren. Allgemeine Ansichten und Benachrichtigungen werden in M-Files Client erstellt. Berechtigungen Legen Sie fest, welche Benutzer diesen Benutzer anzeigen können. 8 Dokumentenverwaltung 246

247 M-Files 10 Der Anzeigezugriff für diesen Benutzer kann auf der Registerkarte Berechtigungen konfiguriert werden. Sie können auch angeben, dass der Benutzer von bestimmten Benutzern nicht angezeigt werden kann. Hinweis: Systemadministratoren und alle anderen Benutzer mit Vollzugriff auf die betreffende Dokumentenverwaltung können stets alle Benutzer anzeigen. Benutzer importieren Mit der Funktion Benutzer importieren können Sie Benutzer aus Domänen in M-Files importieren. Wählen Sie eine Benutzergruppe aus, und geben Sie an, welche Benutzer importiert werden sollen. Legen Sie außerdem einen Lizenztyp für die neuen Benutzerkonten fest. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Benutzerkonten importieren auf Seite 215. Weitere Informationen zu Lizenzen finden Sie im Abschnitt Lizenztyp. 8.8 Benutzergruppen In diesem Dialogfeld können Sie Benutzergruppen erstellen, bearbeiten und entfernen. Das Erstellen von Benutzergruppen erleichtert die Angabe von Berechtigungen für Dokumente. Sie können ähnliche Benutzer zu einer Benutzergruppe zusammenfassen, z. B. Benutzer aus dem gleichen Bereich (Management, Forschung & Entwicklung usw.). 247 M-Files 10

248 8 Dokumentenverwaltung Neue Benutzergruppe Abbildung 142: Benennen Sie die Benutzergruppe, und fügen Sie die gewünschten Benutzer hinzu. Auf der Registerkarte Erweitert können Sie den Alias für die Benutzergruppe definieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen auf Seite 202. Berechtigungen Legen Sie fest, welche Benutzer diese Benutzergruppe anzeigen können. Der Anzeigezugriff für diese Benutzergruppe kann auf der Registerkarte Berechtigungen konfiguriert werden. Sie können auch angeben, dass diese Benutzergruppe von bestimmten Benutzern nicht angezeigt werden kann. Hinweis: Systemadministratoren und alle anderen Benutzer mit Vollzugriff auf die betreffende Dokumentenverwaltung können stets alle Benutzer anzeigen. 8 Dokumentenverwaltung 248

249 M-Files 10 Benutzergruppen importieren Mit der Funktion Benutzergruppen importieren können Sie Benutzergruppen in M-Files importieren. Benutzergruppen können auf Basis von Domänen und Organisationseinheiten importiert werden. Dies erleichtert das Importieren von Benutzergruppen in M-Files. M-Files kann regelmäßig eine Prüfung auf neue und gelöschte Gruppenmitglieder durchführen. Importieren von Benutzergruppen anhand von Domäne und Organisationseinheit Wählen Sie die Benutzergruppe anhand der Domäne bzw. Organisationseinheit aus. Legen Sie außerdem einen Lizenztyp für die neuen Benutzerkonten fest. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Benutzerkonten importieren auf Seite 215. Weitere Informationen zu Lizenzen finden Sie im Abschnitt Lizenztyp unterneues Benutzerkonto auf Seite 212. Sie können auch festlegen, dass M-Files alle 15 Minuten eine Prüfung auf neue und gelöschte Gruppenmitglieder durchführt. Andernfalls können Sie die Funktion Jetzt aktualisieren verwenden, um mit M-Files eine Prüfung auf Änderungen durchzuführen. 249 M-Files 10

250 8 Dokumentenverwaltung Abbildung 143: Benutzergruppen können auf Basis von Domänen und Organisationseinheiten importiert werden. Importieren einer Benutzergruppe aus einer geänderten Domänenbenutzergruppe Die Funktion zum Importieren von Domänenbenutzergruppen in M-Files kann auch deaktiviert oder für andere Domänenbenutzergruppen konfiguriert werden. Wenn sich beispielsweise die Domänenbenutzergruppe ändert (etwa durch Umbenennen oder Ändern der Gruppierung), kann die ältere Benutzergruppe von M-Files mit der neuen Domänenbenutzergruppe zusammengeführt werden. Die Identität der Benutzergruppe von M-Files bleibt unabhängig von den Änderungen in der Domänenbenutzergruppe erhalten. Die entsprechenden Berechtigungen müssen nicht geändert werden. Wählen Sie Gruppenmitglieder werden von der Domäne synchronisiert und Definieren aus. Bearbeiten Sie anschließend die Informationen für die Benutzergruppe, die Sie importieren möchten. 8 Dokumentenverwaltung 250

251 M-Files 10 Abbildung 144: Mit der Funktion Definieren können die Informationen der zu importierenden Benutzergruppe geändert werden. 8.9 Metadaten Wenn Sie beim Ausfüllen des Metadatenformulars die Metadaten für ein Dokument oder Objekt eintragen, können Sie in einigen Fällen zwischen vordefinierten Optionen wählen. Sie können die Optionen in diesem Abschnitt von M-Files Serveradministrator bearbeiten. Metadaten bestehen u. a. aus Objekttypen, Wertelisten, Eigenschaftendefinitionen und Klassen. Die verschiedenen Klassen wiederum bestehen aus Klassengruppen. Metadaten von Dokumenten und Objekten werden in den verschiedensten Bereichen von M-Files verwendet, darunter in Ansichten und Suchfunktionen. Darum sollten Sie sich mit den Metadaten vertraut machen. Der Zugriff auf Metadaten einer Dokumentenverwaltung ist auch über die hierarchische Ansicht möglich. 251 M-Files 10

252 8 Dokumentenverwaltung 8.10 Objekttypen Objekttypen werden in M-Files verwendet, um die Objekte zu definieren, die gespeichert werden sollen. Vordefinierte Objekttypen umfassen u. a. Dokumente und Dokumentensammlungen. Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens können Sie auch eigene Objekttypen wie Kunden oder Kontakt in der Dokumentenverwaltung definieren. Diese können mit M-Files verwaltet werden, dabei wird auch der Änderungsverlauf der Objekte erfasst. Neben der Versionsverwaltung ermöglicht M-Files das benutzerdefinierte Anzeigen von Elementen in dynamischen Ansichten und verhindert das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten durch mehrere Benutzer. Ferner stehen in M-Files benutzerfreundliche Berechtigungseinstellungen sowie leistungs- und anpassungsfähige Suchfunktionen für alle Objekte zur Verfügung. Dokumentenformulare ermöglichen in M-Files das Angeben und Bearbeiten von Dokumenteneigenschaften durch den Benutzer. Analog dazu werden Objekteigenschaften z. B. für Objekte des Objekttyps Kunde bereitgestellt. Objekttypen weisen im Unterschied zu Dokumenten keine verwandten Dateien auf. Neuer Objekttyp Neue Objekttypen werden in M-Files Serveradministrator erstellt. Wählen Sie im Menü die Option Objekttypen und anschließend die Option Neuer Objekttyp aus. 8 Dokumentenverwaltung 252

253 M-Files 10 Abbildung 145: Sie können in der Dokumentenverwaltung neue Objekttypen erstellen. Name (Singular) Geben Sie einen Namen für den Objekttyp ein (z. B. Kunde). Name (Plural) Geben Sie einen Namen für die Werteliste ein, die alle Objekte dieses Objekttyps enthält. Wertelisten werden in der Regel nach dem Plural des enthaltenen Objekttyps benannt (z. B. Kunden). Symbol Wählen Sie ein Symbol für den Objekttyp aus, oder importieren Sie dieses. Benutzer können Objekte dieses Typs erstellen Wählen Sie aus, ob neue Objekte dieses Typs von Benutzern in M-Files Client erstellt werden können. 253 M-Files 10

254 8 Dokumentenverwaltung Objekte dieses Typs können Dateien aufweisen Hinzugefügte Dateien können auch als Eigenschaft eines ausgewählten Objekttyps definiert werden. Manche Objekttypen, z. B. eine Dokumentensammlung, enthalten keine Dateien, sondern bestehen aus anderen Objekten. Die Objekttypen, die von Benutzern nach Objekten dieses Typs durchsucht werden können Objekte stehen häufig in Beziehung zu anderen Objekten. Beispielsweise ist ein Dokument häufig mit einem Projekt oder mit einem Kunden verknüpft. Objekte, die in Beziehung zu dem aktuellen Objekt stehen, können mit der Funktion Beziehungen durchsuchen in M-Files Client angezeigt werden. Mit der Funktion Die Objekttypen von Objekten, die von Benutzern nach Objekten dieses Typs durchsucht werden können lassen sich die für den ausgewählten Objekttyp verfügbaren Objekte festlegen. Wenn Sie beispielsweise den Objekttyp Projekte mit dem Objekttyp Kunde verwenden, können Sie durch Auswählen des Kunden in M-Files Client und Verwenden der Funktion Beziehungen durchsuchen eine Liste aller Projekte für den betreffenden Kunden anzeigen. Hinweis: Diese Objekttypen wurden nicht in den Standardeinstellungen festgelegt, da verwandte Objekte einfach in der Listenansicht durchsucht werden können. Diese Einstellung wird also nur in bestimmten Fällen empfohlen. Hinweis: Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf die in der Listenansicht (Ansicht oder Suchergebnis) angezeigten verwandten Objekte, die unter dem Hauptobjekt nach Objekttyp gruppiert sind. Standardberechtigungen für neue Objekte Sie können die Standardberechtigungen für neue Objekte nach Typ festlegen. Wenn Sie ein Objekt dieses Typs erstellen, erhält das neue Objekt diese Standardberechtigungen. Erweitert Objekttyphierarchie Objekttypen können hierarchische Beziehungen aufweisen. Beispielsweise kann in der Beziehung zwischen einem Kundenunternehmen und einer Kontaktperson die Kontaktperson als untergeordneter Typ des Objekttyps Kunde definiert werden. Wenn Sie die Werteliste für den Objekttyp Kunde anzeigen, werden auch die Kontaktpersonen nach Kunden sortiert angezeigt. Sie können auch die Eigenschaften Abnehmer und Käuferkontakt definieren. In diesem Fall wird die Auswahl für die Kontaktperson anhand des ausgewählten Kunden im Feld Kunde (Abnehmer) sortiert. 8 Dokumentenverwaltung 254

255 M-Files 10 Mit den Schaltflächen Hinzufügen und Entfernen können Sie untergeordnete Typen hinzufügen bzw. entfernen. Sie können auch den Objekttyp, den Sie bearbeiten, als untergeordneten Typ eines anderen Objekttyps definieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Inhalt der Werteliste (einzelne Werte) auf Seite 261. Hinweis: Sie können für einen Objekttyp keine interne Hierarchie definieren. Standard für automatische Berechtigungen Das endgültige Objekt erhält automatische Berechtigungen, wenn ein Wert für das Objekt hinzugefügt wird, für den automatische Berechtigungen festgelegt wurden. Sie können die automatischen Berechtigungen über den Wert, die Werteliste, den Objekttyp oder die Klasse aktivieren. Sie können die automatischen Berechtigungen für jeden Objekttyp auf dieselbe Weise festlegen wie für jeden Wert. Hinweis: Die wertespezifischen Einstellungen haben stets höhere Priorität als die Einstellungen, die auf der Ebene der Werteliste und des Objekttyps vorgenommen wurden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Automatische Berechtigungen auf Seite 264. Aliase Aliase werden zur Identifizierung von semantisch identischen Metadaten verwendet. Wenn Sie beispielsweise Objekte aus einer anderen Dokumentenverwaltung importieren, können die Eigenschaften Datum und Beschreibung der Objekte den gleichwertigen Eigenschaften der Zieldokumentenverwaltung zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt auch dann anhand von Aliasen, wenn sich die internen IDs und/oder Namen der Eigenschaften unterscheiden. Das heißt, die Aliase verweisen auf semantisch gleichwertige Metadaten in anderen Dokumentenverwaltungen; mit anderen Worten, ein Alias ist eine allgemeine ID für dieselbe Metadatendefinition in mehreren Dokumentenverwaltungen. Der Alias ist eine allgemeine ID mit demselben Namen in der Quell- und in der Zieldokumentenverwaltung. Beim Definieren des Alias können Sie verschiedene externe Datentypen und Archivstandards verwenden, wie SÄHKE2, MoReq2 und Dublin Core. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen auf Seite 202. Berechtigungen Die Berechtigungen für das Anzeigen dieses Objekttyps sowie das Erstellen entsprechender Objekte werden auf der Registerkarte Berechtigungen festgelegt. 255 M-Files 10

256 8 Dokumentenverwaltung Benutzer, die für den Objekttyp keine Berechtigung zum Anzeigen des Namens aufweisen, können den Objekttyp auch nicht in M-Files Client auswählen (beispielsweise beim Erstellen eines neuen Objekts oder einer Suche). Auch wenn der Name des Objekttyps ausgeblendet ist, werden die Objekte selbst in Ansichten oder Suchergebnissen angezeigt. Benutzer, die den Namen des Objekttyps nicht anzeigen können, verfügen auch nicht über die Berechtigung zum Erstellen von Objekten dieses Typs. Es kann jedoch sein, dass ein Benutzer über die Berechtigung zum Anzeigen des Namens verfügt, nicht jedoch über die Berechtigung zum Erstellen neuer Objekte. Verbindung mit einer externen Datenbank In der Registerkarte Verbindung mit einer externen Datenbank können Sie den Objekttyp für die Verwendung einer Verbindung mit einer externen Datenbank festlegen. Abbildung 146: Registerkarte Verbindung mit einer externen Datenbank des Dialogfelds Neuer Objekttyp 8 Dokumentenverwaltung 256

257 M-Files 10 Objekte in einer externen Datenbank können über eine Verbindung mit dieser Datenbank importiert und geändert werden. Wenn Sie Objekte importieren und bearbeiten möchten, müssen Sie zunächst eine Verbindung mit der externen Datenbank herstellen. In M-Files können Sie beispielsweise eine Verbindung mit der Kundendatenbank des Unternehmens herstellen. OLE DB-Verbindungszeichenfolge (Server) M-Files Server stellt auf Basis der Verbindungsdefinition eine OLE DB-Verbindung mit einer externen Datenbank her. Die Syntax der Verbindungsdefinition ist abhängig vom OLE DB-Anbieter, mit dem die Verbindung mit der externen Datenbank hergestellt wird. Wenn ODBC zum Herstellen einer Verbindung erforderlich ist, muss der Zugriff auf den Datenspeicher über OLE DB und ODBC erfolgen. Die exakte Verbindungsdefinition ist abhängig von der Datenbank. Beachten Sie, dass von M-Files Serveradministrator aus technischen Gründen die OLE DB-Anbieter angezeigt werden, die auf dem Computer verfügbar sind, auf dem M-Files Serveradministrator ausgeführt wird. Der M-Files Server kann sich jedoch auch auf einem anderen Host befinden. Die ausgewählte OLE DB-Verbindungsdefinition muss mit dem M-Files Server kompatibel sein. Hinweis: Häufig handelt es sich beim JET-Treiber um eine 32-Bit-Version, die im 32-Bit-Modus mit dem M-Files Server arbeitet. Empfehlungen für Anbieter Datenbank MS SQL Server Access Excel Anbieter Microsoft OLE DB-Anbieter für SQL Server. Microsoft JET OLE DB-Anbieter. Microsoft JET OLE DB-Anbieter. Legen Sie zusätzlich die erweiterten Eigenschaften auf Excel 8.0 fest. Definieren Sie mit der Funktion Namen definieren einen Datenbereich in Excel. Der benannte Datenbereich in Excel entspricht einer Datenbanktabelle. Die Werte in der ersten Zeile des Datenbereichs werden für als Spaltentitel für die Tabelle verwendet. MySQL Microsoft OLE DB-Anbieter für ODBC-Treiber (MySQL Connector/ODBC). Konfigurieren Sie mit dem Verwaltungstool für ODBC-Datenquellen eine neue Systemdatenquelle. 257 M-Files 10

258 8 Dokumentenverwaltung Datenbank Anbieter Wählen Sie MySQL Connector/ODBC als neuen ODBC-Treiber aus. Legen Sie die Datenquelle fest. Aktivieren Sie unter den Treibereigenschaften das Kontrollkästchen Transaktionen deaktivieren. Wählen Sie in den Verbindungseinstellungen Microsoft OLE DB-Anbieter für ODBC-Treiber als Anbieter aus, und geben Sie die festgelegte Systemdatenquelle an. Die Standardsammlung in den Verbindungseinstellungen bleibt leer. Sie legen nur die Datenbank in den Treibereinstellungen fest. Sie können auch den MySQL.OLEDB-Anbieter mit MySQL verwenden. SELECT-Anweisung Mit der SELECT-Anweisung werden Einträge aus externen Datenbanken von M-Files abgerufen. Beispiele für SELECT-Anweisungen: SELECT Kundennummer, Kundenname FROM Kunde SELECT ID, Name + ' ' + Abteilung FROM Unternehmen SELECT ID, Name, Kunden-ID FROM Kontakte SELECT * FROM Kunde Spalten aktualisieren Liest die in der SELECT-Anweisung definierten Daten in das Feld Spalten ein. Spalten Im Feld Spalten werden Übereinstimmungen zwischen Spalten aus einer externen Datenbank und Eigenschaftendefinitionen der Dokumentenverwaltung angezeigt. Sie können die Übereinstimmungen zwischen Quellspalten und Zieleigenschaften bearbeiten. Objekttypen müssen stets einer eindeutigen ID und einem eindeutigen Namen entsprechen. Untergeordnete Typen müssen ebenfalls den Spalten des übergeordneten Objekts entsprechen. Wenn das externe Datenbankfeld mit der UPDATE-Anweisung aktualisiert werden kann, kann das Feld Update entsprechend konfiguriert werden. Mit dem Feld Hinzufügen werden Felder angegeben, die der externen Datenbank unter Verwendung der INSERT INTO-Anweisung hinzugefügt werden. 8 Dokumentenverwaltung 258

259 M-Files 10 UPDATE-Anweisung Wenn Objekte in M-Files von einem Benutzer bearbeitet werden, werden die entsprechenden Einträge in der externen Datenbank vom M-Files Server mittels einer UPDATE-Anweisung bearbeitet. Markieren Sie die Spalten, die aktualisiert werden sollen, mit einem Fragezeichen (?). Beispiele für UPDATE-Anweisungen: UPDATE Kunden SET Kundenname =? WHERE Kunden-ID =? UPDATE Kontakt SET Name =?, Kunden-ID =? WHERE Kontakt-ID =? INSERT INTO-Anweisung Wenn ein neues Objekt in M-Files von einem Benutzer erstellt wird, wird der entsprechende Eintrag mittels einer INSERT INTO-Anweisung der externen Datenbank hinzugefügt. Mit einem Fragezeichen (?) können Sie den Wert der einzelnen Spalten angeben. Beispiele für INSERT INTO-Anweisungen: INSERT INTO Kunden( Kundenname ) VALUES(? ) INSERT INTO Ansprechpartner( Name, Kunden-ID ) VALUES(?,? ) Hinweis: Bei Eingaben in M-Files mit der INSERT INTO-Anweisung wird kein Wert für die ID-Spalte definiert. Konfigurieren Sie die Datenbank so, dass automatisch eine ID für neue Einträge erzeugt wird. Beispiel: Legen Sie in SQL Server-Datenbanken den Typ der ID-Spalte als Identität fest, und verwenden Sie bei Access-Datenbanken den Spaltentyp AutoNumber für IDs. Excel kann keine neuen ID-Werte erzeugen, sodass INSERT INTO-Anweisungen nicht mit Excel verwendet werden können. DELETE-Anweisung Wenn Objekte in M-Files von einem Benutzer gelöscht werden, werden die entsprechenden Einträge in der externen Datenbank von M-Files Server mittels einer DELETE-Anweisung gelöscht. Mit einem Fragezeichen (?) können Sie die ID des Eintrags angeben, der gelöscht werden soll. Beispiele für DELETE-Anweisungen: DELETE FROM Kunden WHERE Kunden-ID =? DELETE FROM Kontakte WHERE Kontakt-ID =? Deaktiviert Die externe Verbindung kann durch Auswahl des Kontrollkästchens Deaktiviert vorübergehend deaktiviert werden. 259 M-Files 10

260 8 Dokumentenverwaltung 8.11 Wertelisten Eine Werteliste enthält verschiedene Werte, z. B. eine Städtenamen-Liste. Eine Werteliste kann für verschiedene Eigenschaften verwendet werden. Im folgenden Beispiel wird die Bedeutung von Wertelisten veranschaulicht: 1. Melden Sie sich bei der Muster-Dokumentenverwaltung an. 2. Erstellen Sie ein neues Dokument der Klasse Angebot. 3. Wählen Sie beim Ausfüllen des Metadatenformulars einen Wert für die Eigenschaft Lieferant aus, deren Werte von der Werteliste Kunden empfangen werden. Eine Werteliste kann für verschiedene Eigenschaften verwendet werden (z. B. Abnehmer). Wertelisten stellen eine Art Datentyp dar. (Datentypen werden weiter unten ausführlicher beschrieben.) Das Erstellen und Verwenden von Wertelisten beschleunigt die Angabe von Metadaten für ein Dokument erheblich. In vielen Fällen ist das Auswählen eines Wertes aus einer Liste vorteilhafter als eine wiederholte manuelle Eingabe. Andererseits eignen sich nicht alle Werte (z. B. der Titel des Objekts) für diese Vorgehensweise. Neue Werteliste Wertelisten können interner oder externer Art sein. Der Inhalt einer internen Werteliste wird in der Dokumentenverwaltung gespeichert, d. h. die Liste wird nur innerhalb der Dokumentenverwaltung verwendet. Externe Wertelisten können dagegen aus externen Datenbanken aktualisiert werden. In diesem Fall müssen Sie festlegen, wie Inhalte von Wertelisten aus anderen Datenbanken vom Server abgerufen werden sollen. Beispielsweise kann eine Mitarbeiterdatenbank auf einem externen Datenbankserver über eine Datenbankverbindung mit Wertelisten in M-Files verbunden werden. Weitere Informationen finden Sie auch im Abschnitt Server auf Seite Dokumentenverwaltung 260

261 M-Files 10 Abbildung 147: Dialogfeld für die Erstellung einer neuen Werteliste. Benutzer dürfen neue Werte zur Liste hinzufügen Aktivieren Sie diese Option, damit Benutzer dieser Werteliste beim Ausfüllen des Metadatenformulars neue Werte hinzufügen können. Dadurch kann beispielsweise ein fehlender Wert für einen Kunden in die Werteliste im Dokumentenformular eingetragen werden. Standardberechtigungen für neue Werte Sie können die Benutzer angeben, die die neuen Werte in der Werteliste standardmäßig anzeigen können. Inhalt der Werteliste (einzelne Werte) Sie können neue Elemente für die Werteliste sowie neue untergeordnete Elemente für interne, hierarchisch geordnete Werte erstellen. Ferner können Sie hierarchische Beziehungen zwischen Elementen von Wertelisten definieren. Weitere Informationen 261 M-Files 10

262 8 Dokumentenverwaltung finden Sie unter Erweitert auf Seite 266. Außerdem können Berechtigungen für bestimmte Werte sowie Standardberechtigungen für Objekte, die das Element verwenden, festgelegt werden. Symbole für Elemente der Werteliste Sie können nicht nur Symbole für Objekttypen hinzufügen, sondern auch Symbole für Elemente der Werteliste hinzufügen, ändern und entfernen. Dadurch können Sie die Benutzeroberfläche von M-Files noch übersichtlicher gestalten. Bestimmte Symbole können beispielsweise für Workflow-Status oder Besprechungstypen definiert werden. Da die Workflow-Status direkt über Verknüpfungen im Aufgabenbereich oder im Metadatenformular geändert werden können, bieten sich Symbole an, um die unterschiedlichen Status visuell hervorzuheben. Abbildung 148: Der Inhalt einer Werteliste, wobei die Werteliste Kontakte eine untergeordnete Liste der Werteliste Kunden darstellt. 8 Dokumentenverwaltung 262

263 M-Files 10 Abbildung 149: Der Inhalt einer hierarchischen Werteliste. Untergeordnete Elemente können mit der Funktion Neues Unterelement erstellt werden. Berechtigungen Mithilfe von Berechtigungen können Sie festlegen, welche Benutzer dieses Element der Werteliste anzeigen können. So können Sie z. B. verhindern, dass bestimmte Werte in einer Werteliste von allen Benutzern angezeigt werden können. Automatische Berechtigungen Das endgültige Objekt erhält automatische Berechtigungen, wenn ein Wert für das Objekt hinzugefügt wird, für den automatische Berechtigungen festgelegt wurden. Sie können die automatischen Berechtigungen über den Wert, die Werteliste, den Objekttyp oder die Klasse aktivieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Automatische Berechtigungen auf Seite 264. Versionen vor 8.0: Auf der Registerkarte Standardberechtigungen für Objekte können Sie ferner die Standardberechtigungen für alle Objekte angeben, die dieses Element als Wert enthalten. Auf diese Weise können Sie Berechtigungseinstellungen zum Beispiel auf Grundlage des ausgewählten Projekttyps implementieren. 263 M-Files 10

264 8 Dokumentenverwaltung Automatische Berechtigungen Die automatischen Berechtigungseinstellungen befinden sich in Allgemein> Inhalt...> Berechtigungen... > Automatische Berechtigungen. Sie können die automatischen Berechtigungen über den Wert, die Werteliste, den Objekttyp oder die Klasse aktivieren. Hinweis: Das endgültige Objekt erhält automatische Berechtigungen, wenn ein Wert für das Objekt hinzugefügt wird, für den automatische Berechtigungen festgelegt wurden. Abbildung 150: Dieses Beispiel zeigt aktivierte automatische Berechtigungen. Alle Benutzer haben nur Leserechte, während Projektleitern der separate Zugriff gewährt wurde. Berechtigungen von Objekten beschränken, die auf diesen Wert verweisen Aktivieren Sie die Funktion Berechtigungen von Objekten beschränken, die auf diesen Wert verweisen, wenn Sie die automatischen Berechtigungen aktivieren möchten. Eigene Berechtigungen des Wertes verwenden 8 Dokumentenverwaltung 264

265 M-Files 10 Sie können die Berechtigungen des zugewiesenen Wertes oder Objekts, beispielsweise eines Projekts, als automatische Berechtigungen verwenden. Dann würde der Plan für ein Hausprojekt beispielsweise die Berechtigungen des Projekts erhalten, das mit dem Plan verknüpft ist. Das Projekt Hausprojekt Himmel kann zum Beispiel über eigene Berechtigungen verfügen, die nur den Zugriff durch den Projektleiter und die Projektgruppe zulassen. Wenn dieses Projekt mit dem Plan für das Hausprojekt verknüpft wird, werden dem Plan dieselben Berechtigungen gewährt. Die automatischen Berechtigungen entsprechen dann den Berechtigungen des Projekts. Daher müssen für das Projekt nicht noch automatische Berechtigungen definiert werden. Hinweis: Wenn der zugewiesene Wert oder das zugewiesene Objekt mittels Eigenschaften über automatische Berechtigungen verfügt, werden diese automatischen Berechtigungen nicht auf das tatsächliche Objekt übertragen. Name Geben Sie dem Satz automatischer Berechtigungen einen möglichst aussagefähigen Namen, da dieser von der Clientsoftware angezeigt wird. Berechtigungen festlegen Sie können dann die automatischen Berechtigungen festlegen, die immer automatisch für das Objekt aktiviert werden, wenn den Metadaten des Objekts ein Wert, ein Objekt oder eine Klasse mit automatischen Berechtigungen hinzugefügt wird. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Abschnitt Neues Dokument auf Seite 61. Weitere Informationen zu Pseudobenutzern finden Sie im Abschnitt Pseudobenutzer auf Seite 68. Hinweis: Wenn Sie Berechtigungen nicht explizit zulassen, beschränkt die Verwendung dieser Art von Werten bzw. Objekten alle Berechtigungen für das endgültige Objekt. Benutzer dürfen diese Beschränkungen deaktivieren Sie können auch festlegen, ob Benutzer die über diesen Wert eingerichteten Beschränkungen durch die automatischen Berechtigungen deaktivieren dürfen, sodass sie die vorab festgelegten automatischen Berechtigungen bei Bedarf löschen können. Anschließend nehmen Sie die definierten automatischen Berechtigungen an. Wenn Sie einem Wert, einem Objekt, einer Klasse, einer Werteliste oder einem Objekttyp automatische Berechtigungen hinzugefügt haben, zeigt M-Files sowohl die Eigenschaftsdefinitionen an, in denen die automatischen Berechtigungen aktiviert sind, als auch die Eigenschaftsdefinitionen, in denen sie nicht aktiviert sind. Stellen Sie sicher, dass die automatischen Berechtigungen für die gewünschte Eigenschaftsdefinition aktiviert sind. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Neue Eigenschaftsdefinition auf Seite 269. Beachten Sie, dass der festgelegte Wert für die spezielle Eigenschaftsdefinition ausgewählt sein muss, für die Sie automatische Berechtigungen aktiviert haben. 265 M-Files 10

266 8 Dokumentenverwaltung Hinweis: Die wertespezifischen Einstellungen haben stets höhere Priorität als die Einstellungen, die auf der Ebene der Werteliste und des Objekttyps vorgenommen wurden. Hinweis: Damit Sie nach einer Aktualisierung der Dokumentenverwaltung von Version 7.0 auf eine höhere Version die automatischen Berechtigungen verwenden können, müssen die erweiterten metadatenbasierten Berechtigungen manuell für die spezifische Dokumentenverwaltung aktiviert werden. Für in Version 8.0 (oder einer höheren Version) erstellte Dokumentenverwaltungen sind die erweiterten automatischen Berechtigungen standardmäßig aktiviert. Daher müssen sie nicht aktiviert werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Erweitert auf Seite 192. Erweitert Wertelistenhierarchie Wertelisten können zwei Arten von hierarchischen Beziehungen aufweisen. Interne hierarchische Werteliste Eine Werteliste kann in sich hierarchisch sein, d. h. Elemente und Unterelemente enthalten. Verwandte Unterelemente werden in einem übergeordneten Element zusammengefasst. So können Sie beispielsweise eine hierarchische Werteliste erstellen, die alle Zeichnungsobjekte enthält. Als übergeordnetes Objekt kann etwa ein Bauplan fungieren, dessen Unterobjekte aus Bauplänen in unterschiedlichen Maßstäben bestehen. Alle Elemente in der hierarchischen Werteliste müssen unabhängig ihrer internen Hierarchie das gleiche Konzept darstellen (z. B. das übergeordnete Element Bauplan und die untergeordneten Elemente Bauplan 1:100 sowie Bauplan 1:50). Wenn das übergeordnete Element und die untergeordneten Elemente unterschiedliche Konzepte darstellen, z. B. Städte und Länder, müssen jeweils eine separate Werteliste erstellt und entsprechende hierarchische Beziehungen definiert werden. Sie können eine hierarchische Werteliste definieren, indem Sie Gleiche Liste (definiert eine Werteliste mit interner Hierarchie) unter Diese Werteliste ist eine untergeordnete Liste der folgenden Werteliste auswählen. Nun können Sie untergeordnete Elemente für Elemente der Werteliste erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Inhalt der Werteliste (einzelne Werte) auf Seite 261. Hierarchische Beziehung zwischen Wertelisten Kunden und entsprechende Kontaktpersonen müssen als zwei hierarchische Wertelisten definiert werden, die zueinander in Beziehung stehen. Die Elemente in der Werteliste Kontakte sind den Elementen in der Werteliste Kunden (Name des Unternehmens) untergeordnet. Die Werteliste Kunden ist dann die übergeordnete Liste, während die Werteliste Kontakte die untergeordnete Liste ist. 8 Dokumentenverwaltung 266

267 M-Files 10 Es wird empfohlen, die hierarchische Beziehung zwischen Eigenschaften zu definieren, die diese Wertelisten verwenden (Eigenschaftendefinition mit einer gefilterten Werteliste). Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Eigenschaftendefinitionen auf Seite 268. Abbildung 151: In den erweiterten Einstellungen können verschiedene hierarchische Beziehungen definiert werden. Standard für automatische Berechtigungen Sie können die automatischen Berechtigungen über den Wert, die Werteliste, den Objekttyp oder die Klasse aktivieren. Sie können die automatischen Berechtigungen für jede Werteliste auf dieselbe Weise festlegen wie für jeden Wert. Hinweis: Das endgültige Objekt erhält automatische Berechtigungen, wenn ein Wert für das Objekt hinzugefügt wird, für den automatische Berechtigungen festgelegt wurden. Hinweis: Die wertespezifischen Einstellungen haben stets höhere Priorität als die Einstellungen, die auf der Ebene der Werteliste und des Objekttyps vorgenommen wurden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Automatische Berechtigungen auf Seite 264. Die Inhalte dieser Werteliste können übersetzt werden 267 M-Files 10

268 8 Dokumentenverwaltung Aktivieren Sie die Inhalte, die in andere Sprachen übersetzt werden können, über die Werteliste. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Sprachen und Übersetzungen auf Seite 226. Aliase Auf der Registerkarte Erweitert können Sie einen Alias für die Werteliste definieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen auf Seite 202. Berechtigungen Der Zugriff auf die Werteliste sowie die Berechtigung zum Erstellen von Elementen für die Liste können auf der Registerkarte Berechtigungen konfiguriert werden. Benutzer, die für die Werteliste keine Berechtigung zum Anzeigen des Namens haben, können die Werteliste auch nicht in M-Files auswählen (beispielsweise beim Erstellen einer neuen Suche). Benutzer, die die Werteliste nicht anzeigen können, verfügen auch nicht über die Berechtigung zum Erstellen entsprechender Elemente. Es kann jedoch sein, dass ein Benutzer über die Berechtigung zum Anzeigen der Liste verfügt, nicht jedoch über die Berechtigung zum Erstellen neuer Elemente. Verbindung mit einer externen Datenbank Eine Verbindung mit einer externen Datenbank wird genau wie ein externer Objekttyp definiert. Siehe Verbindung mit einer externen Datenbank auf Seite Eigenschaftendefinitionen Eigenschaftendefinitionen werden zur Bestimmung von Eigenschaften verwendet, die mit Klassen verbunden sind Mit einer Eigenschaftendefinition werden der (aussagekräftige) Name der Eigenschaft angegeben sowie der Datentyp, mit dem die Art der eingegebenen Daten (in Bezug auf die Eigenschaft) bestimmt wird. 8 Dokumentenverwaltung 268

269 M-Files 10 Abbildung 152: Eigenschaftendefinitionen werden benannt, und der Inhalt wird definiert. Sie können verschiedene Eigenschaften verbinden, um eine Dokumentenklasse zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Klassen auf Seite 284. Beispielsweise enthält die Dokumentenklasse Arbeitsvertrag die Eigenschaften Titel, Dokument, Datum, Mitarbeiter, Schlüsselwörter und Beschreibung. Mit den Eigenschaftendefinitionen werden die Metadaten bestimmt, die im Metadatenformular angegeben werden müssen. Die mit einer Dokumentenklasse verknüpften Eigenschaften werden im Metadatenformular angezeigt. Neue Eigenschaftsdefinition In einer neuen Eigenschaftendefinition müssen Sie nach Zuweisung eines Namens für die Eigenschaft einen Datentyp angeben. Wenn Sie beispielsweise eine Eigenschaft mit dem Namen Dokumentendatum erstellen, wählen Sie Datum als Datentyp. 269 M-Files 10

270 8 Dokumentenverwaltung Abbildung 153: Dialogfeld Neue Eigenschaftendefinition. Die Datentypen von Eigenschaftendefinitionen Text Text (mehrzeilig) Aus Liste auswählen Aus Liste auswählen (Mehrfachauswahl) Datum Uhrzeit Beliebige Texteingabe, z. B. eine Überschrift. Beliebige Texteingabe. Der Text kann aus mehreren Zeilen bestehen. Aus den Optionen in der Werteliste kann ein Wert ausgewählt werden. Aus den Optionen in der Werteliste können mehrere Werte ausgewählt werden. Es kann ein Datum ausgewählt werden. In der Standardeinstellung wird das aktuelle Datum von M-Files vorgeschlagen. Es kann eine Uhrzeit ausgewählt werden. 8 Dokumentenverwaltung 270

271 M-Files 10 Ganzzahl Reelle Zahl Boolesch (Ja/Nein) Es kann die gewünschte Ganzzahl ausgewählt werden. Es kann die gewünschte reelle Zahl ausgewählt werden. Für die gewünschte Variable kann der boolesche Wert JA oder NEIN ausgewählt werden. Mit dem Datentyp wird der Typ der Eigenschaft angegeben. Angenommen, Sie erstellen die Eigenschaft Vertraulich und geben als Datentyp Boolesch (Ja/Nein) an. Benutzer können nun im gleichnamigen Eigenschaftenfeld des Metadatenformulars Ja oder Nein auswählen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Eigenschaft Vertraulich mit der Dokumentenklasse für das erstellte Dokument (Bericht, Notiz, Tagesordnung, etc.) verknüpft wurde. Nachdem Sie die Eigenschaft erstellt haben, können Sie eine neue Ansicht erstellen, in der die Dokumente je nach Vertraulichkeitseinstufung angezeigt werden. Mithilfe der Ansichtenhierarchie können Sie die Dokumente in die Eigenschaftenordner Ja und Nein gruppieren. Wertelisten sind sehr hilfreich für Eigenschaftendefinitionen. So wird die Werteliste Kunden in verschiedenen Eigenschaftendefinitionen in der Muster-Dokumentenverwaltung verwendet. Wenn Sie beispielsweise das Urheberunternehmen angeben, werden die Optionen aus der Werteliste Kunden abgerufen, welcher auf einfache Weise neue Werte wie Kunden hinzugefügt werden können. Auf diese Weise muss der Name des Unternehmens nicht jedes Mal erneut eingegeben werden, sondern es kann eine vorhandene Liste verwendet werden. Außerdem wird so die Zahl der potenziellen Eingabefehler reduziert, und die Effizienz wird gesteigert. Eigenschaften vorfiltern Sie können Eigenschaftendefinitionen vorfiltern, um nur eine Untermenge der Objekte anzuzeigen. Dadurch kann die Liste der anzuzeigenden Objekte anhand von bestimmten Kriterien eingeschränkt werden, und der Benutzer kann das gewünschte Objekt schneller finden, zum Beispiel beim Hinzufügen eines Kunden zu einem Metadatenformular. Das Vorfiltern dient beispielsweise der Trennung folgender Objekte: Kunden in Interessenten und bestehende Kunden Kunden in Abnehmer und Lieferanten Kunden in Personen und Unternehmen Projekte in interne und externe Projekte Projekte in laufende und abgeschlossene Projekte Die Kundenklasse kann auch als Vorfilter für die Auflistung von Kunden dienen. Ebenso kann die Projektklasse als Vorfilter für die Auflistung von Projekten verwendet werden. 271 M-Files 10

272 8 Dokumentenverwaltung Liste anhand des Wertes der folgenden Eigenschaft filtern Eigenschaftendefinitionen, die eine durch andere Wertelisten gefilterte Werteliste verwenden, können auch durch andere Eigenschaftendefinitionen gefiltert werden, die die zentrale Werteliste als Filterliste verwenden. Diese dynamische Filtermethode ist von dem Element abhängig, das der Benutzer im Metadatenformular auswählt. Beispiel: Die Eigenschaften Kunde (Abnehmer) und Kundenkontaktperson werden in das Dokumentenformular eingegeben. Durch eine Auswahl für Kunde (Abnehmer) werden auch die in der Werteliste Kundenkontaktperson verfügbaren Werte gefiltert, und es werden nur die Kontaktpersonen für den ausgewählten Kunden angezeigt. Die Eigenschaft Kunde (Abnehmer) kann von der Werteliste Kunden verwendet werden, und die Eigenschaft Kundenkontaktperson kann von der Werteliste Kontaktperson verwendet werden. Die Werteliste Ansprechpartner wird nach Kunde gefiltert. Außerdem wird festgelegt, dass die Eigenschaft Kunde (Abnehmer) anhand der Eigenschaft Abnehmer gefiltert wird. Weitere Informationen zu hierarchischen Beziehungen zwischen Wertelisten und Objekttypen finden Sie in den Abschnitte Wertelisten auf Seite 260 und Objekttypen auf Seite 252. Zusätzlich können Sie in M-Files einen automatischen Filter auswählen, um die beste Filterauswahl im Metadatenformularfilter für die betreffende Eigenschaft zu finden. So können beispielsweise Wertelisten auf benutzerfreundliche Weise etwa nach Postleitzahlen und Städten gefiltert werden: Zunächst wählen Sie im Metadatenformular eine Postleitzahl aus. Daraufhin wird von M-Files automatisch die entsprechende Stadt aus der Liste ausgewählt. Umgekehrt wählt M-Files aus den verfügbaren Postleitzahlen den entsprechenden Wert aus, wenn Sie zunächst die Stadt angeben. Werte in der Liste in folgender Reihenfolge sortieren: Sie können festlegen, ob die für die Eigenschaftendefinition verwendete Werteliste aufsteigend oder absteigend sein soll. Diese Eigenschaft kann mit folgendem Objekttyp verwendet werden Die Verwendung dieser Funktion kann auch auf einen Objekttyp beschränkt werden. Automatische Berechtigungen über diese Eigenschaft aktivieren Sie sollten dies in den Eigenschaften der Eigenschaftsdefinition zulassen, damit Sie die automatischen Berechtigungen über eine bestimmte Eigenschaft verwenden können. Für die Eigenschaftsdefinition Klasse sind die automatischen Berechtigungen standardmäßig aktiviert. Daher ist in diesem Fall keine Aktivierung erforderlich. Wenn Sie einem Wert, einer Werteliste oder einem Objekttyp automatische Berechtigungen hinzugefügt haben, zeigt M-Files sowohl die Eigenschaftsdefinitionen an, in denen die automatischen Berechtigungen aktiviert sind, als auch die Eigenschaftsdefinitionen, in 8 Dokumentenverwaltung 272

273 M-Files 10 denen sie nicht aktiviert sind. Stellen Sie sicher, dass die automatischen Berechtigungen für die gewünschte Eigenschaftsdefinition aktiviert sind. Beachten Sie, dass der festgelegte Wert für die spezielle Eigenschaftsdefinition ausgewählt sein muss, für die Sie automatische Berechtigungen aktiviert haben. Aliase (Registerkarte Erweitert ) Auf der Registerkarte Erweitert können Sie einen Alias für die Eigenschaftendefinition festlegen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen auf Seite 202. Automatische Werte Für Eigenschaften können automatische Werte festgelegt werden. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Rechnungen mit einer fortlaufenden Nummer versehen. Automatische Werte können auch Text enthalten, der eine Kombination anderer Eigenschaften darstellt. Wenn Sie Überschriften für Angebote in einem bestimmten Format erstellen möchten (z. B. Klasse/Produkt/Kunde), können Sie diesen Vorgang beispielsweise mithilfe der Eigenschaften (Angebot/Mach20A/ESTT GmbH) automatisch durchführen. Automatische Werte optimieren beim Speichern und Suchen von Informationen die Nutzung von Metadaten für Dokumente und Objekte. Ferner sorgen automatische Werte für eine einheitliche Benennung von Dokumenten und Objekten und machen die wiederholte Eingabe von Daten überflüssig. Besonders beim Benennen von Objekten (weitere Informationen siehe Neue Klasse auf Seite 287) sowie bei der automatischen Übernahme von Metadaten in Dokumenteninhalte (weitere Informationen siehe Eigenschaft von M-Files einfügen auf Seite 155) sind automatische Werte äußerst hilfreich. Automatische Nummern und Werte Eigenschaften können eine automatische Nummern oder Werte aufweisen. Eine automatische Nummer wird einmal berechnet und nicht mehr geändert. Eine solche automatische Nummerierung vereinfacht zahlreiche unternehmensinterne Prozesse sowie die Verwaltung von Datensätzen. Ein automatischer Wert kann weitere Eigenschaften enthalten, in der Regel, indem zwei oder mehr Eigenschaften verknüpft werden. So kann der Name eines Dokuments (automatischer Wert) als Klasse (Kunde) definiert werden, um beispielsweise ein Angebot (ESTT GmbH) zurückzugeben. Wenn das Objekt bearbeitet wird, ändert sich auch der automatische Wert. Wenn der automatische Wert beispielsweise mit der Klasse und dem Kundennamen (Angebot (Kunde A)) erstellt wird, ändert sich bei der Auswahl eines anderen Kunden der automatische Wert in (Angebot (Kunde B)). 273 M-Files 10

274 8 Dokumentenverwaltung Abbildung 154: Diese Eigenschaft verfügt über eine fortlaufende Nummerierung, die jeweils um eine ganze Zahl erhöht wird (Erhöhung: 1). Der letzte verwendete Wert ist Das nächste Objekt mit dieser Eigenschaft erhält folglich die Nummer Der Wert der Berechnungsreihenfolge lautet 10. Einfache automatische Nummerierung Gibt einen inkrementellen numerischen Wert zurück. Die Inkrementierung kann individuell konfiguriert werden (Erhöhung). Die Standardeinstellung ist eins (1). Benutzerdefinierte automatische Nummerierung (VBScript) Gibt eine automatische Nummer aus Buchstaben und/oder Zahlen zurück. Benutzerdefinierte automatische Nummern können mit der M-Files API und den allgemeinen Eigenschaften von VBScript genauer festgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt VBScript-Code bearbeiten auf Seite Dokumentenverwaltung 274

275 M-Files 10 Einfache Verknüpfung von Eigenschaften Verknüpft ausgewählte Eigenschaften (z. B. Angebot/Gerät/Kunde). Zwischen den ausgewählten Eigenschaften können beliebige Zeichen oder Text eingefügt werden. Beispiel: Angebot: Kunde (Projekt) oder Angebot, Kunde, Projekt. Bei der Festlegung eines automatischen Werts für eine Eigenschaft kann eine Liste der verfügbaren Platzhalter geöffnet werden. Mit der Taste Platzhalter hinzufügen wird die Liste der Eigenschaftendefinitionen und weiterer, zur Verwendung verfügbarer Platzhalter geöffnet. Abbildung 155: Platzhalter können in Prozentzeichen (%) eingeschlossen werden. Durch Verknüpfen anderer Eigenschaften wird so ein automatischer Wert erstellt. Platzhalter OBJID OBJVER OBJTYPE_<id> PROPERTY_<id> Beschreibung Dokument- oder Objekt-ID. Dokument- oder Objektversion. Werte aller Eigenschaften, die sich auf den festgelegten Objekttyp beziehen können. (Ersetzen Sie "<id>" im Platzhalter mit der ID des Objekttyps.) Der Wert der angegebenen Eigenschaft des Objekts. (Ersetzen Sie "<id>" im Platzhalter mit der ID der Eigenschaftendefinition.) Indirekte Platzhalter 275 M-Files 10

276 8 Dokumentenverwaltung Indirekte Platzhalter sind Metadaten, die indirekt zu einem Objekt in Beziehung stehen. Wenn etwa ein Vertrag zu einem Kundenobjekt in Beziehung steht, stellt das Land des Kunden eine indirekte Metadatenangabe für das Dokument dar. Zur Festlegung des Kundenlands als indirekten Platzhalter wird die Syntax %PROPERTY_1079.PROPERTY_1088% verwendet, wobei 1079 die Eigenschaftsdefinitions-ID für Kunde und 1090 die Eigenschaftsdefinitions-ID für Land darstellen. Berechneter Wert (VBScript) Automatische Werte können mit den allgemeinen Eigenschaften der M-Files API und VBScript genauer festgelegt werden. Für die Eigenschaft wird ein berechneter Wert definiert. Weitere Informationen zum Definieren von berechneten Werten finden Sie im Abschnitt VBScript-Code bearbeiten auf Seite 277. Letzter verwendeter Wert Der Ausgangswert für aufeinander folgende Nummern oder Werte. Die Standardeinstellung lautet null (0). Sie können diesen Wert anpassen, um die fortlaufende Nummerierung beispielsweise bei 3000 beginnen zu lassen. Berechnungsreihenfolge Mit der Berechnungsreihenfolge wird die Reihenfolge festgelegt, in der die automatischen Werte (in aufsteigender Reihenfolge) berechnet werden. Die Reihenfolge ist sehr wichtig, wenn mehrere automatische Werte verwendet werden und sich aus der Kombination der Werte neue automatische Werte ergeben. So ist die Berechnungsreihenfolge von grundlegender Bedeutung, wenn der Name eines Objekts ein automatischer Eigenschaftswert ist, der sich aus zwei anderen automatischen Werten zusammensetzt. In diesem Fall werden zunächst die beiden automatischen Werte und dann die Kombination aus beiden Werten berechnet. Abgesehen von der aufsteigenden Berechnungsreihenfolge werden keine weiteren Unterscheidungen bezüglich der Werte vorgenommen. Die Werte der Berechnungsreihenfolge für unterschiedliche Eigenschaften können beispielsweise 10, 12, 17 und 20 lauten. In diesem Fall wird zuerst die Eigenschaft mit dem Wert 10 berechnet, anschließend die Eigenschaft mit dem Wert 12 usw. Neu berechnen Die Funktion Neu berechnen ist im Aufgabenbereich oder durch Klicken mit der rechten Maustaste auf eine Eigenschaft mit einem automatischen Wert verfügbar. Leere Werte neu berechnen 8 Dokumentenverwaltung 276

277 M-Files 10 Berechnet automatische Werte für Eigenschaften, die noch nicht berechnet worden sind. Dies ist die Standardeinstellung für die Berechnung automatischer Werte. Geänderte Einstellungen wirken sich nur auf neue Werte aus. Wenn Sie beispielsweise Letzter verwendeter Wert bearbeiten, wird der bearbeitete Wert nur auf neue Objekte angewendet. Die Ausgangswerte bleiben jedoch erhalten, da einmal definierte Werte nicht geändert werden. Alle Werte neu berechnen Berechnet die automatischen Werte für alle Eigenschaften neu. Die Funktion Alle Werte neu berechnen wirkt sich somit auch auf bereits definierte Werte aus. Angenommen, Sie verwenden fortlaufende Nummern und Letzter verwendeter Wert wird geändert. Wenn Sie die Funktion nun ausführen, werden alle vorhandenen Objekte neu nummeriert. Benennen einer Vorlage ohne automatische Werte Die Funktionsweise von Dokumentenvorlagen ändert sich bei der Verwendung von automatischen Werten. Alle Eigenschaften in den Metadaten der Vorlage können ohne Berechnung eines automatischen Werts verwendet werden. Daher werden automatische Eigenschaftswerte in Vorlagen nicht wie normale automatische Eigenschaftswerte behandelt. Die Werte können wie gewohnt festgelegt werden, und der Server berechnet für die Eigenschaft keine automatischen Werte. Beispielsweise können Objekte der Klasse Angebot im Titel automatische Werte wie Angebot <Nummer> <Name des Kunden> verwenden. Es ist jedoch sinnvoll, Vorlagen für die Klasse Angebot als Vorlagen zu benennen. Titel mit automatischen Eigenschaften sollten also nur für tatsächliche Angebote, nicht jedoch für Vorlagen verwendet werden. So können Sie eine Vorlage Angebotsvorlage nennen und tatsächliche Angebote, die auf dieser Vorlage basieren, anhand von automatischen Werten benennen (zum Beispiel Angebot 35 ESTT). Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Vorlage verwenden auf Seite 62 und Neue Klasse auf Seite 287. VBScript-Code bearbeiten Benutzerdefinierte automatische Werte und berechnete Werte können mit M-Files API und den allgemeinen Eigenschaften von VBScript genauer festgelegt werden. Dieser Abschnitt enthält zusätzliche Anweisungen zur Verwendung von VBScript mit automatischen Werten. Hinweis: Automatische Eigenschaften können auch für Objekte erstellt werden, sodass die berechneten Eigenschaften neben den Eigenschaften des Objekts auch die Eigenschaften eines weiteren Objekts enthalten, das sich auf das aktuelle Objekt bezieht. Wenn beispielsweise die Eigenschaft Kunde in das Projekt und nicht in das Dokument eingebunden ist, kann dem Dokument auf Grundlage der Eigenschaften des Dokuments und/oder Projekts ein automatischer Name gegeben werden. Der automatische Name des Dokuments kann beispielsweise dem Format Hausplan Star/ESTT entsprechen. 277 M-Files 10

278 8 Dokumentenverwaltung VBScript-Code bearbeiten VBScript-Code kann im Fenster VBScript-Code bearbeiten bearbeitet werden. VBScript-Code wird ausgeführt, wenn ein Eigenschaftenwert neu berechnet wird, nachdem die entsprechende Eigenschaft bearbeitet wurde. Dabei wird der Wert von VBScript erstellt und der Variablen für die Ausgabe zugewiesen. Dieser Wert wird als Wert der Eigenschaft in den Metadaten des Objekts gespeichert. Ein grundlegendes VBScript-Element für einen automatischen Wert könnte wie folgt aussehen: Output = "Automatic value" Normalerweise verwendet ein automatischer Wert andere Objekteigenschaften, indem diese z. B verknüpft werden. VBScript-Code kann die Eigenschaftswerte und grundlegenden Informationen desselben oder eines anderen Objekts mithilfe der folgenden VBScript-Variablen verarbeiten. CurrentUserID Name der Variablen: CurrentUserID Datentyp der Variablen: Nummer (siehe M-Files API) Verwendung der Variablen: Die Variable CurrentUserID enthält die ID des Benutzers, der für das Auslösen des Skripts verantwortlich ist. DisplayID Name der Variablen: DisplayID Datentyp der Variablen: TypedValue (siehe M-Files API) Verwendung der Variablen: Die Variable DisplayID enthält die eindeutige Objekt-ID. Diese ID wird den Benutzern im Eigenschaftsbereich von M-Files Client angezeigt, wenn das Objekt in der Liste ausgewählt ist. Die DisplayID kann aus Zahlen und Buchstaben bestehen. Häufig stimmt die DisplayID mit der internen ID des Objekts überein, deren Wert mit der Variablen ObjVer abgerufen werden kann. Die interne ID darf nur aus Zahlen bestehen. Wenn das Objekt aus einer externen Datenbank importiert wurde, unterscheiden sich die DisplayID und die interne ID. MFScriptCancel Name der Variablen: MFScriptCancel Datentyp der Variablen: Nummer (siehe M-Files API) Verwendung der Variablen: 8 Dokumentenverwaltung 278

279 M-Files 10 Die Variable MFScriptCancel enthält den Fehlercode, der von den Skripten verwendet wird, um Benutzern Fehlermeldungen anzuzeigen. M-Files fügt den Fehlermeldungen häufig detaillierte Daten hinzu. Dies kann mit dem Fehlercode der Variable MFScriptCancel vermieden werden. Beispiel: Err.Raise MFScriptCancel, "Das ist die dem Benutzer angezeigte Fehlermeldung." ObjVer Name der Variablen: ObjVer Datentyp der Variablen: ObjVer (siehe M-Files API) Verwendung der Variablen: Die Variable ObjVer enthält die vollständige eindeutige ID der Zielversion, die aus der ID des Objekttyps, der internen ID des Objekts sowie der Version des Objekts besteht. PropertyValues Name der Variablen: PropertyValues Datentyp der Variablen: PropertyValues (siehe M-Files API) Verwendung der Variablen: Die Variable PropertyValues enthält alle aktuellen Eigenschaftswerte der Zielversion (wie Name, Projekt und Kunde). Alle Eigenschaftswerte werden in PropertyValues als Variable vom Typ PropertyValue gespeichert. Ein bestimmter Eigenschaftswert kann mit der Methode SearchForProperty abgerufen werden. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation für M-Files API. PropertyDef Name der Variablen: PropertyDef Datentyp der Variablen: PropertyDef (siehe M-Files API) Verwendung der Variablen: Die Variable PropertyDef enthält die Informationen über den berechneten Eigenschaftswert, darunter die ID der Eigenschaftswertdefinition sowie den Namen und den Datentyp. LastUsed Name der Variablen: LastUsed Datentyp der Variablen: TypedValue (siehe M-Files API) Verwendung der Variablen: 279 M-Files 10

280 8 Dokumentenverwaltung Die Variable LastUsed ist nur bei der Berechnung von benutzerdefinierten automatischen Nummern verfügbar. Der Wert einer automatischen Nummer ist in der Regel von der vorhergehenden Berechnung abhängig. So wird der automatische Wert bei fortlaufenden Nummern normalerweise um jeweils eins erhöht. Beim Konfigurieren von benutzerdefinierten automatischen Nummern kann das Ergebnis der vorhergehenden Berechnung mit der Variable LastUsed abgerufen werden. Eine einfache automatische Nummerierung mit einer Erhöhung um den Wert 1 kann beispielsweise mit dem folgenden einfachen VBScript-Code durchgeführt werden: Output = LastUsed + 1 Output Name der Variablen: Output Datentyp der Variablen: TypedValue (siehe M-Files API) Verwendung der Variablen: Zu Beginn der Ausführung des VBScript-Codes enthält die Variable Output (mit Ausnahme automatischer Nummerierungen) den aktuellen Wert der berechneten Eigenschaft. Hauptzweck des VBScript-Codes ist normalerweise das Erstellen eines neuen Werts und das Zuweisen des Werts zur Variable Output, die dann in den Metadaten des Objekts gespeichert wird. Wenn der Wert der Output-Variable nicht mit dem VBScript-Code festgelegt wird, bleibt der Eigenschaftswert in den Metadaten unverändert. In einfachen Fällen kann der Wert der Output-Variable wie im folgenden Beispiel mit einer einfachen Anweisung festgelegt werden: Output = 123 Wenn der Datentyp des berechneten Werts beispielsweise Aus Liste auswählen lautet, ist es empfehlenswert, den Wert der Variable Output (siehe M-Files API) wie im folgenden Beispiel mit der SetValue-Methode festzulegen: Output.SetValue MFDatatypeLookup, 101 Dokumentenverwaltung Name der Variablen: Dokumentenverwaltung Datentyp der Variablen: Dokumentenverwaltung (siehe M-Files API) Verwendung der Variablen: Die Variable Vault steht für die Dokumentenverwaltung, die beim Ausführen des Skripts verwendet wird. Mit der ID kann das Skript die Inhalte der Dokumentenverwaltung auf dieselbe Weise verwenden, wie dies mit der M-Files API möglich ist. Wenn ein Fehler auftritt, werden alle durch die Dokumentenverwaltungsentität an der Dokumentenverwaltung vorgenommenen Änderungen rückgängig gemacht. 8 Dokumentenverwaltung 280

281 M-Files 10 Die Verwendung der Dokumentenverwaltungsentität bei Skripten unterliegt gewissen Beschränkungen. Das Skript kann nicht mit der Dokumentenverwaltungsentität den Status des Objekts ändern, für das das Skript ausgeführt wird. Der Statuswechsel bezieht sich auf das Aus- und Einchecken des Objekts, das Rückgängigmachen des Auscheckvorgangs und das Löschen und dauerhafte Löschen des Objekts. Außerdem müssen alle anderen im Skript ausgecheckten Objekte eingecheckt werden, während das Skript ausgeführt wird. VaultSharedVariables Name der Variablen: VaultSharedVariables Datentyp der Variablen: NamedValues (siehe M-Files API) Verwendung der Variablen: Die Variable VaultSharedVariables ist eine Sammlung von benannten Werten, die in der Dokumentenverwaltungsdatenbank gespeichert sind. Mit der Variablen können die Skripte ihre eigenen Werte in der Datenbank speichern, so dass diese auch für andere Skripte verfügbar sind. Die zulässigen Datentypen für benannte Werte sind ganzzahlige Variablen, boolesche Werte und Zeichenfolgen. Im folgenden Beispiel wird der Wert 123 als benannter Wert gespeichert, und der zahlenbasierte berechnete Wert wird dann als Wert festgelegt. VaultSharedVariables( "Nachricht" ) = 123 Output = VaultSharedVariables( "Nachricht" ) Beispielcode Mit dem nachfolgenden Beispielcode wird ein automatischer Wert für die Eigenschaft Angebotstitel erstellt. Dabei werden die Angebotsnummer sowie die Kundeninformationen in den Metadaten der Objektversion verwendet. Die ID der Eigenschaft Angebotsnummer lautet 1156 und die ID der Eigenschaft Kunde Wenn ein Dokument beispielsweise über die Angebotsnummer 5577 verfügt und der Kunde ESTT heißt, wird mit dem folgenden Code als Titel des Angebots die angegebene Zeichenfolge erzeugt: "Angebot #5577 / ESTT". Option Explicit ' Angebotsnummer abrufen. Dim sznumber sznumber = PropertyValues.SearchForProperty( 1156 ).TypedValue.DisplayValue ' Kunden abrufen. Dim szcustomer 281 M-Files 10

282 8 Dokumentenverwaltung szcustomer = PropertyValues.SearchForProperty( 1288 ).TypedValue.DisplayValue ' Angebotstitel erstellen. Dim szname szname = "Proposal #" & sznumber & " / " & szcustomer ' Ergebnis festlegen. Output = szname Die Dokumentation zur M-Files API befindet sich im Ordner Start/Alle Programme/M-Files/Dokumentation/M-Files API. Weitere Informationen zum Erstellen automatischer Werte mit VBScript-Code erhalten Sie unter Unterstützung bei der Verwendung der M-Files API sowie beim Erstellen von VBScript-Code erhalten Sie kostenpflichtig beim technischen Support von M-Files. Gültigkeit Auf der Registerkarte Gültigkeit können Sie die Kriterien festlegen, welche die Eigenschaftswerte erfüllen müssen. Sie können z. B. überprüfen, ob der Eigenschaftswert die festgelegte Anzahl an Zeichen enthält. Somit können Sie feststellen, ob die Telefonnummer oder Rechnungsnummer des Kunden korrekt zum Objekt hinzugefügt wurde. Sie können außerdem überprüfen, ob beispielsweise der Wert in Bezug auf andere Eigenschaften akzeptiert werden kann, oder ob überhaupt ein Wert eingetragen ist. Die Gültigkeit wird mittels Variablen, allgemeinen Funktionen von VBScript und der M-Files API angegeben. Folgende Variablen können für die Bedingungen verwendet werden: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyDef und PropertyValue. Weitere Informationen zu Variablen finden Sie im Abschnitt Variablen und deren Verwendung auf Seite 360. Beispielcode Mit dem nachfolgenden Code wird überprüft, ob der festgelegte Eigenschaftswert 10 Zeichen enthält: Option Explicit value = PropertyValue.GetValueAsUnlocalizedText If Len(value) <> 10 Then Err.Raise MFScriptCancel, "The value you enter must be 10 characters long" End If Hinweis: Der Administrator muss bereits mit der VBScript-Programmiersprache vertraut sein. Anweisungen zum Schreiben des VBScript-Codes sind in M-Files oder der M-Files 8 Dokumentenverwaltung 282

283 M-Files 10 API-Dokumentation nicht enthalten. Die Dokumentation zur M-Files API befindet sich im Ordner Start/Alle Programme/M-Files/Dokumentation/M-Files API. Weitere Informationen über den VBScript-Code und die M-Files API erhalten Sie unter Anweisungen zum Erstellen von VBScript-Code sowie zur Verwendung der M-Files API erhalten Sie kostenpflichtig beim technischen Support von M-Files. Abbildung 156: Die Eigenschaftswerte für die Überprüfung können Sie auf der Registerkarte Gültigkeit konfigurieren. Berechtigungen Geben Sie an, welche Benutzer diese Eigenschaft anzeigen und Werte dieser Eigenschaft bearbeiten dürfen. Die Berechtigung für den Zugriff auf diese Eigenschaft sowie für die Bearbeitung der Eigenschaft in den Metadaten des Objekts kann auf der Registerkarte Berechtigungen konfiguriert werden. Benutzer, die keine Berechtigung zum Anzeigen der Eigenschaft haben, können diese auch nicht in M-Files auswählen (beispielsweise beim Erstellen einer neuen Suche oder beim Auswählen von Weitere Eigenschaften). 283 M-Files 10

284 8 Dokumentenverwaltung Benutzer, die die Eigenschaft nicht anzeigen können, sind auch nicht dazu berechtigt, die Eigenschaft zu bearbeiten. Es kann jedoch sein, dass ein Benutzer über die Berechtigung zum Anzeigen der Eigenschaft, nicht jedoch über die Berechtigung zum Bearbeiten verfügt. Bearbeiten bedeutet in diesem Fall, dass der Benutzer die Eigenschaft in den Metadaten des Objekts in jeder Hinsicht bearbeiten kann: Der Benutzer kann den Wert bearbeiten und die Eigenschaft hinzufügen oder löschen Klassen Eine Dokumentenklasse ist ein Objekttyp mit verschiedenen Eigenschaften, die im Abschnitt Eigenschaftendefinitionen auf Seite 268 beschrieben werden. Die Klasse Arbeitsvertrag der Muster-Dokumentenverwaltung verfügt über folgende Eigenschaften: Titel Dokumentendatum Stellenbezeichnung Mitarbeiter Schlüsselwörter Dokumentenbeschreibung 8 Dokumentenverwaltung 284

285 M-Files 10 Abbildung 157: Im Fenster Eigenschaften der Klasse können Sie festlegen, welche Eigenschaften obligatorisch sind. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen neben der jeweiligen Eigenschaft in der Spalte Erforderlich. Im M-Files Serveradministrator können Sie neue Klassen erstellen sowie Eigenschaften für diese festlegen. Standardbenutzer von M-Files weisen diesen Eigenschaften beim Erstellen neuer Objekte Werte zu. Wenn eine Klasse ausgewählt wird, werden die vom Systemadministrator für diese Klasse angegebenen Felder im Metadatenformular angezeigt und können ausgefüllt werden. 285 M-Files 10

286 8 Dokumentenverwaltung Abbildung 158: Im Metadatenformular für ein neues Objekt wählen Sie zunächst die Klasse aus. 8 Dokumentenverwaltung 286

287 M-Files 10 Neue Klasse Abbildung 159: Im Fenster Eigenschaften der Klasse können Sie festlegen, welche Eigenschaften obligatorisch sind. Wählen Sie dazu in der Spalte Erforderlich die notwendigen Eigenschaften der jeweiligen Klasse aus. In diesem Beispiel wird in den Metadaten der Dokumentenverwaltung eine neue Klasse erstellt. Nahezu alle Eigenschaften in dieser Klasse werden anhand von Wertelisten ausgewählt. Der Datentyp der Eigenschaften Titel, Schlüsselwörter und Beschreibung kann jedoch als Freitext eingegeben werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen..., wenn Sie der Dokumentenklasse eine neue Eigenschaft hinzufügen möchten. Als Namen festlegen Sie können eine beliebige Eigenschaft einer Klasse als Name des Objekts verwenden, d. h. die Eigenschaft wird als Namenseigenschaft für Objekte dieser Klasse ausgewählt. Dabei muss der Name des Objekts nicht separat eingegeben werden. Stattdessen kann eine bestimmte Eigenschaft als Name oder Titel für das Objekt der betreffenden Klasse 287 M-Files 10

288 8 Dokumentenverwaltung konfiguriert werden. Auf diese Weise wird die Benennung von Objekten einer Klasse vereinheitlicht. Diese Eigenschaft ist sehr hilfreich, wenn Sie mit automatischen Werten arbeiten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Automatische Werte auf Seite 273. Der automatische Wert der Eigenschaft kann gleichzeitig auch der Name des Angebotsdokuments sein ( Angebot/ESTT ). Hinweis: Bei der Benennung von Vorlagen werden keine automatischen Werte verwendet. Mit der Funktion Namen aktualisieren können Sie die Namen aller bestehenden Objekte der Klasse gemäß der neuen Definition aktualisieren. Standard-Workflow für neue Objekte Sie können für neue Objekte der Klasse einen Standard-Workflow definieren. So kann zum Beispiel für alle Rechnungen der Workflow Rechnungskreislauf verwendet werden. Workflow für neue Objekte festlegen Wird ein bestimmter Workflow für neue Objekte in der Klasse festgelegt, kann dieser Workflow nicht gelöscht oder geändert werden. So können Sie definieren, dass der Workflow Einkaufsrechnungsgenehmigung für neue Dokumente in der Klasse Einkaufsrechnung zwingend erforderlich ist. Vorlagen Sie können Vorlagen für das Erstellen neuer Objekte in dieser Klasse definieren. Fügen Sie die Eigenschaft Vorlage hinzu, und setzen Sie sie auf Ja, um ein Dokument oder ein anderes Objekt als Vorlage zu verwenden Vorlagen sind klassenspezifisch. Sie können festlegen, dass die Vorlage Bestandteil mehrerer Klassen ist, indem Sie über die Eigenschaftsfunktion Zusätzliche Klassen mehrere Klassen für das als Vorlage verwendete Objekt festlegen. Aliase (Registerkarte Erweitert ) Auf der Registerkarte Erweitert können Sie einen Alias für die Klasse definieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen auf Seite 202. Berechtigungen und automatische Berechtigungen Berechtigungen Auf der Registerkarte Berechtigungen können Sie angeben, welche Benutzer die Klasse anzeigen können. 8 Dokumentenverwaltung 288

289 M-Files 10 Automatische Berechtigungen Sie können die automatischen Berechtigungen über den Wert, die Werteliste, den Objekttyp oder die Klasse aktivieren. Sie können die automatischen Berechtigungen für jede Klasse auf dieselbe Weise festlegen wie für jeden Wert. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Automatische Berechtigungen auf Seite 264. Hinweis: Das endgültige Objekt erhält automatische Berechtigungen, wenn ein Wert für das Objekt hinzugefügt wird, für den automatische Berechtigungen festgelegt wurden. Versionen vor 8.0: Auf der Registerkarte Standardberechtigungen für Objekte können Sie Standardberechtigungen für neue Objekte dieser Klasse festlegen Klassengruppen Klassen können in Klassengruppen zusammengefasst werden. Dies erleichtert das Auswählen von Klassen beim Erstellen neuer Dokumente. Die Erstellung einer neuen Klassengruppe können Sie durch Rechtsklick auf die Bezeichnung Dokument in Dokumentenverwaltungen > (Dokumentenverwaltung) > Metadatenstruktur (Hierarchie-Ansicht und Auswählen von Neue Klassengruppe... vornehmen Neue Klassengruppe In der Abbildung unten ist das Eigenschaften-Fenster für die Erstellung der Klassengruppe Besprechungen zu sehen.das Feld Mitglieder listet die Klassen auf, die zu dieser Gruppe gehören. Beim Ausfüllen des Metadatenformulars werden die Dokumentenklassen in numerischer Reihenfolge im Menü angezeigt. Sie können die Reihenfolge der Liste anhand der Nummerierung einfach ändern. 289 M-Files 10

290 8 Dokumentenverwaltung Abbildung 160: Die Fenster für die Eigenschaften der Klassengruppe und das Dialogfeld für die Erstellung eines neuen Dokuments, in denen verschiedene Klassengruppen angezeigt werden Berechtigungen Legen Sie fest, welche Benutzer diese Klassengruppe anzeigen können Workflows M-Files vereint die organisatorischen und prozessbedingten Abläufe im Unternehmen. Aufgaben werden am besten an Ort und Stelle definiert und überwacht. Mit M-Files Workflow können Unternehmen Routineaufgaben weitgehend automatisieren, und Aufgaben können den zuständigen Mitarbeiten rechtzeitig zugewiesen werden. Benutzer erhalten aufgabenbezogene -Benachrichtigungen, und Manager können Fortschritt und Abschluss von Aufgaben überwachen. Workflows können beispielsweise für Einkaufsrechnungskreisläufe verwendet werden. Ein Workflow kann beispielsweise aus folgenden Status bestehen: Freigabe erforderlich Freigegeben Abgelehnt Vollständig bezahlt 8 Dokumentenverwaltung 290

291 M-Files 10 Sie können auch festlegen, welcher Benutzer ein Objekt von einem Status in einen anderen Status verschieben kann und welcher Benutzer für die nächste Aufgabe im Workflow verantwortlich ist. Ein Beispiel hierfür wäre die Freigabe von Rechnungen zur Bezahlung nur durch Mitglieder der Gruppe Management. Wird nun eine Rechnung auf Genehmigt gesetzt, erhält die Buchhaltungsabteilung automatisch eine Benachrichtigung über die Fälligkeit einer neuen Rechnung. Sobald die Rechnung bezahlt wurde, geht sie in den Status Vollständig bezahlt über. Neuer Workflow Mit M-Files Workflow können Sie Unternehmensprozesse automatisieren. Sie können mit dem Erstellen eines neuen Workflows beginnen, indem Sie in der Baumansicht mit der rechten Maustaste auf Workflows klicken und Neuer Workflow... auswählen. Abbildung 161: Mit M-Files Workflow können Sie Unternehmensprozesse automatisieren. 291 M-Files 10

292 8 Dokumentenverwaltung Name Geben Sie einen Namen für den Workflow ein. Der Name wird in M-Files Explorer ausgewählt. Beschreibung Geben Sie eine Beschreibung für den Workflow ein. Status Mit den Pfeilschaltflächen rechts im Dialogfeld können Sie die Reihenfolge der Status ändern. Mit den Schaltflächen Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen können Sie Status hinzufügen, bearbeiten und entfernen. Dieser Workflow kann mit folgender Klasse verwendet werden Sie können festlegen, ob ein bestimmter Workflow mit allen Klassen oder nur mit einer Klasse verwendet werden darf. So können Sie definieren, dass der Workflow Einkaufsrechnungsgenehmigung nur für Dokumente in der Klasse Einkaufsrechnung ausgewählt werden darf. Für Dokumente anderer Klassen steht der Workflow dann nicht zur Verfügung. Berechtigungen Der Anzeigezugriff für diesen Workflow kann auf der Registerkarte Berechtigungen festgelegt werden. Benutzer, die den Workflow nicht anzeigen können, haben auch keinen Zugriff auf den Workflow-Status. Aliase (Registerkarte Erweitert ) Auf der Registerkarte Erweitert können Sie einen Alias für den Workflow definieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen auf Seite 202. Einzelner Status und ihre erweiterten Einstellungen Workflows bestehen aus einer Reihe von Status. Diese definieren den Verantwortlichen für eine Aufgabe sowie erforderliche Berechtigungen und Statusübergänge. Name Der Name des Status. Dieser dient Benutzern und Administratoren zur Identifizierung des Status. Der Name wird in M-Files Explorer angezeigt. 8 Dokumentenverwaltung 292

293 M-Files 10 Beschreibung Die Beschreibung des Status. Aliase (Registerkarte Erweitert ) Auf der Registerkarte Erweitert können Sie einen Alias für den Status definieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen auf Seite 202. Berechtigungen für Statuswechsel Der Zugriff auf die Statuswechsel-Berechtigungen erfolgt durch Hinzufügen und Auswahl eines Status, Anklicken der Taste Bearbeiten... und Auswahl der Registerkarte Berechtigungen für Statuswechsel. Wählen Sie, welche Statuswechsel zulässig sind, und definieren Sie die Berechtigungen für die Änderung des Status durch expliziten Statuswechsel. Wählen Sie den Statuswechsel, für den Sie Berechtigungen festlegen möchten. Berechtigungen Legen Sie fest, welche Benutzer einen expliziten Statuswechsel durchführen dürfen. 293 M-Files 10

294 8 Dokumentenverwaltung Abbildung 162: Definieren Sie Berechtigungen für die Änderung des Status durch einen Statuswechsel. Benutzer aus Metadaten Für Statuswechsel können Sie auch Pseudobenutzer verwenden. Beispielsweise können Sie festlegen, dass Rechnungen nur von dem Projektmanager des mit der Rechnung verknüpften Projekts akzeptiert werden dürfen. Mit anderen Worten: Sie können Benutzer über die Metadaten des Objekts definieren. Die Berechtigung zur Durchführung von Statuswechseln ist dann nicht an eine bestimmte benannte Person gebunden; sie wird vielmehr auf der Basis der Metadaten eines Objekts dynamisch bestimmt. Benutzer aus Statuswechsel Sie können auch Benutzer auf der Basis vorheriger Statuswechsel auswählen. Sie können festlegen, dass der Status des Dokuments nur von dem Benutzer von Genehmigt in Genehmigung zurückgenommen geändert werden darf, der den Status des Dokuments ursprünglich auf Genehmigt eingestellt hat. Die Berechtigung zur Durchführung von Statuswechseln ist somit nicht an eine bestimmte benannte Person gebunden; vielmehr wird sie dynamisch bestimmt, je nachdem, von wem der Status des Objekts auf den in der Definition genannten umgestellt wurde. 8 Dokumentenverwaltung 294

295 M-Files 10 Einstellungen für die Aufrechterhaltung der Kompatibilität mit M-Files 8.0 Einstellungen für die Aufrechterhaltung der Kompatibilität mit M-Files 8.0 sind standardmäßig für in Version 8.0 und früheren Versionen erstellte Workflows und deren Status 8.0 aktiviert. Wenn Sie einen neuen Workflow-Status in Version 9.0 (oder höher) erstellen, sind diese Einstellungen nicht aktiviert. Wenn Sie neue Workflows und deren Status definieren, sollten Sie die Statuswechselrechte nur in den Berechtigungen für Statuswechsel festlegen. Für die zuvor erstellten Workflows wird ebenfalls empfohlen, die Berechtigungen für Statuswechsel in Workflows zu verwenden. Der Benutzer muss berechtigt sein, das Objekt zu bearbeiten. Früher mussten Benutzer über die Berechtigung zur Bearbeitung des Objekts verfügen. In Version 9.0 (und höher) können die Statuswechsel auch von Benutzern durchgeführt werden, die nur zum Lesen berechtigt sind. Wenn Sie dies für Statuswechsel zwischen zuvor erstellten Status zulassen möchten, sollten Sie die Einstellungen deaktivieren. Um den Wechsel von Status A zu Status B für einen Benutzer zuzulassen, der über keine Zugriffsberechtigung für das Objekt verfügt, sollte diese Einstellung sowohl in den Status-Aals auch in den Status-B-Einstellungen deaktiviert werden Statusbezogene Berechtigungen prüfen Prüfen Sie in zuvor erstellten Workflows und Statuswechseln, ob diese Definition noch benötigt wird; alternativ können Sie die Statuswechselrechte nur über die Berechtigungen für Statuswechsel definieren. Deaktivieren Sie die Einstellung, wenn Sie sie für zuvor erstellte Workflows und Status nicht mehr verwenden möchten. Elektronische Signaturen Die durch das Modul esigning and Compliance bereitgestellte elektronische Signatur erweitert die vielfältigen Workflows von M-Files: der Statuswechsel kann mit einem Benutzernamen bestätigt werden. Diese Funktion kann ohne Weiteres verwendet werden, um beispielsweise die Genehmigung von Dokumenten zu bestätigen. Es kann separat erworben werden. Dieses Modul umfasst Erweiterungen für die Ereignisprotokollierung sowie Funktionen zur Handhabung von elektronischen Signaturen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Electronic Signing and Compliance (FDA 21 CFR Part 11 Kompatibilität) auf Seite 199. Elektronische Signatur für Workflow-Statuswechsel Wählen Sie den Workflow-Status aus, zu dessen Wechsel Sie die elektronische Signatur hinzufügen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten... Wählen Sie die Registerkarte Statuswechselberechtigungen aus. Wählen Sie den gewünschten Statuswechsel aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen und Signatur. Wählen Sie die Registerkarte Elektronische Signatur aus, und definieren Sie die Signatur. 295 M-Files 10

296 8 Dokumentenverwaltung Aktivieren Sie die elektronische Signatur für den Statuswechsel, indem Sie die Option Elektronische Signatur für diesen Statuswechsel erfordern aktivieren. Grund für Signatur: Legen Sie eine kurze Beschreibung in Form eines Titels für die Signatur fest, wie etwa Genehmigung der Anleitung oder Rechnungsgenehmigung. Vor dem Signieren wird dem Benutzer, der den Statuswechsel durch elektronische Signatur genehmigt, der Grund angezeigt. Bedeutung der Signatur: Hier können Sie die gewünschten Informationen hinzufügen oder bearbeiten (maximale Anzahl von Zeichen: 500). Dieser Text (Platzhalter werden durch die korrekten Daten ersetzt) wird dem Benutzer angezeigt, der den Statuswechsel mit der elektronischen Signatur genehmigt. Anhand dieses Textes sollte der Signierende verstehen, was durch die Signatur genehmigt wird. Zusätzliche Informationen (werden beim Signieren nicht angezeigt): Hier können Sie die gewünschten Informationen hinzufügen oder bearbeiten (maximale Anzahl von Zeichen: 500). Die Platzhalter werden durch korrekte Daten ersetzt. Hinweis: Diese Definitionen werden auch in den Objekteigenschaften der Signatur oder als Eigenschaftsinhalt der Signatur angezeigt. 8 Dokumentenverwaltung 296

297 M-Files 10 Abbildung 163: Definieren Sie die elektronische Signatur und geben Sie an, ob ein separates Signaturobjekt erstellt werden muss oder stattdessen der Signaturinhalt als Eigenschaft des mit der Signatur verknüpften Objekts hinzugefügt wird. 297 M-Files 10

298 8 Dokumentenverwaltung Abbildung 164: Wenn Sie den Grund für die Signatur und deren Bedeutung angeben, müssen Sie beachten, dass sie dem Signierenden zum Zeitpunkt des Signierens angezeigt werden. Der Signierende genehmigt den Statuswechsel auf der Grundlage der Daten durch Eingeben der eigenen Benutzerinformationen. Separates Signaturobjekt erstellen Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie ein neues Objekt für die Signatur erstellen möchten. Das Signaturobjekt ist dann automatisch mit dem Objekt verknüpft, auf das sich der Statuswechsel bezieht. ID Die ID hat die Form von Text. Beispielsweise können Sie Einkaufsrechnungsgenehmigung als ID festlegen. Bei der Erstellung des Signaturobjekts stellt die ID ein Metadatenelement für das Objekt dar. Die Eigenschaft ID kann beispielsweise in Skripten für Statuswechselfunktionen oder in Suchvorgängen zur Personalisierung eines bestimmten Signaturtyps verwendet werden. Metadatendefinitionen für das Signaturobjekt Damit automatische Signaturobjekte in M-Files erstellt werden, müssen Aliase für den neuen Objekttyp und die erforderlichen Eigenschaftsdefinitionen erstellt werden. Die Aliase werden zum Erstellen von Objekten zum Zeitpunkt des Signierens verwendet. Bei Verwendung von M-Files QMS sind diese Definitionen bereits verfügbar. Andernfalls müssen Sie die nachstehenden Metadatendefinitionen erstellen, um die separaten Signaturobjekte zu aktivieren. 8 Dokumentenverwaltung 298

299 M-Files 10 Objekttyp Erstellen Sie einen neuen Objekttyp und benennen Sie ihn beispielsweise als Objekttyp Signatur. Legen Sie unter den erweiterten Einstellungen den Objekttyp-Alias fest: M-Files.QMS.Signature.ObjectType Erstellen Sie die obligatorischen Eigenschaftsdefinitionen für das Signaturobjekt: Wenn Sie einen neuen Objekttyp erstellt haben, erstellt M-Files automatisch eine gleichwertige Eigenschaftsdefinition. Wählen Sie diese Eigenschaftsdefinition (z. B. Signatur) in den Eigenschaftsdefinitionen aus, und fügen Sie den folgenden Alias hinzu: M-Files.QMS.Signatures Erstellen Sie eine neue Eigenschaftsdefinition für die ID mit dem Datentyp Text. Geben Sie den Namen der Eigenschaftsdefinition ein, beispielsweise ID. Fügen Sie auf der Registerkarte Erweitert dieser Eigenschaftsdefinition den folgenden Alias hinzu: M-Files.QMS.Signature.Identifier Erstellen Sie eine neue Eigenschaftsdefinition für den Grund für Signatur mit dem Datentyp Text. Geben Sie den Namen der Eigenschaftsdefinition ein, beispielsweise Grund für Signatur. Fügen Sie auf der Registerkarte Erweitert dieser Eigenschaftsdefinition den folgenden Alias hinzu: M-Files.QMS.Signature.Reason Erstellen Sie eine neue Eigenschaftsdefinition für die Bedeutung der Signatur mit dem Datentyp Text (mehrzeilig). Geben Sie den Namen der Eigenschaftsdefinition ein, beispielsweise Bedeutung der Signatur. Fügen Sie auf der Registerkarte Erweitert dieser Eigenschaftsdefinition den folgenden Alias hinzu: M-Files.QMS.Signature.Meaning Erstellen Sie eine neue Eigenschaftsdefinition für den Signierenden der Signatur mit dem Datentyp Aus Listenbenutzern auswählen. Geben Sie den Namen der Eigenschaftsdefinition ein, beispielsweise Signierender. Fügen Sie auf der Registerkarte Erweitert dieser Eigenschaftsdefinition den folgenden Alias hinzu: M-Files.QMS.Signature.Signer Sie können die oben genannten obligatorischen Eigenschaftsdefinitionen frei benennen, sollten aber möglichst beschreibende Namen verwenden, da diese in den Metadaten des Signaturobjekts angezeigt werden. Sie können auch verschiedene optionale Eigenschaftsdefinitionen für das Signaturobjekt erstellen. Sie können beispielsweise eine neue Eigenschaftsdefinition für die zusätzlichen Signaturinformationen mit dem Datentyp Aus Liste auswählen (Mehrfachauswahl) erstellen und den folgenden Alias hinzufügen: M-Files.QMS.Signature.AdditionalInfo. Berechtigungen Metadatendefinitionen (Objekttyp und Eigenschaftsdefinitionen), die für das automatische Signaturobjekt erstellt werden, müssen sicher sein. Es darf nicht möglich sein, 299 M-Files 10

300 8 Dokumentenverwaltung Signaturobjekte manuell zu erstellen oder deren Metadaten zu ändern. Auch die Eigenschaftsdefinition, die das signierte Objekt an die Signatur bindet, muss sicher sein. Bei Verwendung von M-Files QMS sind diese Definitionen bereits verfügbar. Separates Signaturobjekt Wenn Sie die erforderlichen Definitionen erstellt und beschlossen haben, ein separates Objekt für die Signatur zu erstellen, wird das Objekt automatisch nach der Signierung erstellt. Der Name des Signaturobjekts wird automatisch aus dem Grund für die Signatur, dem Signierenden und dem Zeitstempel erstellt. Weitere Metadaten für das Signaturobjekt werden auf der Grundlage der Signaturdefinitionen automatisch erstellt. Ausgeführte, leere und ungültige Signaturobjekte und deren Verwendung Sie können auch sogenannte leere Signaturobjekte erstellen und sie verwenden, um zu überprüfen, welche Signaturen noch nicht signiert wurden und welche Signaturen bereits ausgeführt wurden. Sie können diese leeren, ausgeführten und ungültigen Signaturobjekte zur Erstellung verschiedener Klassen für Signaturobjekttypen verwenden. Nachfolgend sind die Aliase aufgeführt, die, wenn sie für Klassen des Objekttyps Signatur festgelegt werden, von M-Files in verschiedenen Phasen des elektronischen Signierprozesses verwendet werden: M-Files.QMS.Signature.Class.Empty M-Files.QMS.Signature.Class.Executed M-Files.QMS.Signature.Class.Invalidated 8 Dokumentenverwaltung 300

301 M-Files 10 Abbildung 165: Die Metadaten des Signaturobjekts geben Auskunft über den Signierenden, das Datum der Signatur, die Bedeutung der Signatur und weitere Elemente. Erscheinungsform einer Signatur als Text in einer Eigenschaft speichern Eigenschaft auswählen: Wählen Sie die Eigenschaft aus, mit der die definierte Signatur verknüpft werden soll. Der Inhalt der definierten Signatur wird dann als Eigenschaftswert in den Metadaten des Objekts angezeigt. Standardmäßig bietet M-Files die Eigenschaftsdefinition Erscheinungsform der Signatur an. Der Textinhalt der Signatureigenschaft besteht aus Grund, Bedeutung und zusätzlichen Informationen für die Signatur. Hinweis: Wenn Sie dieselbe Eigenschaft für Signaturen aller Statuswechsel im Workflow verwenden, beispielsweise die Standardeigenschaft Erscheinungsform der Signatur, können Sie in den Metadaten der letzten Objektversion nur die letzte Erscheinungsform der Signatur sehen. Andere Signaturen und deren Inhalte (Erscheinungsformen) finden Sie über den Versionsverlauf des jeweiligen Objekts. Sie können auch eine eigene Eigenschaftsdefinition für jede Signatur des entsprechenden Statuswechsels im Workflow erstellen. Dann werden alle erstellten Eigenschaften und 301 M-Files 10

302 8 Dokumentenverwaltung deren Signaturinhalt (Erscheinungsform) in den Metadaten der letzten Objektversion angezeigt. Hinweis: Wenn Sie im Bereich Eigenschaftsdefinitionen zum ersten Mal eine Eigenschaft erstellen, legen Sie die zugehörigen Berechtigungen so fest, dass Benutzer die in den Signaturen verwendete Eigenschaft zwar sehen, jedoch nicht bearbeiten können. Einfügen der Signatureigenschaft in ein Office-Dokument (Word, Excel und PowerPoint) Der Textinhalt der Signatureigenschaft kann einem Office-Dokument auf dieselbe Weise wie andere M-Files-Eigenschaften hinzugefügt werden. Wenn der Benutzer die hinzugefügte Eigenschaft aus der Liste auswählt, wird der Eigenschaftsname angezeigt, beispielsweise der Name der integrierten Eigenschaft Erscheinungsform der Signatur. Daher wird empfohlen, einen möglichst eindeutigen Namen für die Eigenschaft zu verwenden. Wenn die Eigenschaft ausgewählt wird, fügt M-Files dem Dokument automatisch den Textinhalt der Signatur hinzu. Dies sollten Sie bei der Definition des Grundes und der Bedeutung für die Signatur berücksichtigen. 8 Dokumentenverwaltung 302

303 M-Files 10 Abbildung 166: Der Signaturinhalt (Erscheinungsform) kann Office-Dokumenten mithilfe der Funktion Eigenschaft hinzufügen hinzugefügt werden. Hinweis: Wenn die Signatur in das Office-Dokument eingefügt wird und Sie den Statuswechsel abbrechen möchten, sollten Sie ihn manuell abbrechen, indem Sie den Eigenschaftswert (Erscheinungsform der Signatur) oder die Eigenschaft selbst entfernen, damit der Abbruch für das Dokument gilt. In den meisten Fällen sind Systemadministratorrechte erforderlich, um einen derartigen Statuswechsel rückgängig zu machen und den vorherigen Status wiederherzustellen. Elektronische Signatur für den Statuswechsel Wenn eine elektronische Signatur für den Statuswechsel definiert wurde, ist die Signatur vor der Änderung des Status für den Benutzer stets erforderlich. Damit der Status geändert werden kann, muss das Objekt eingecheckt sein. Der Wechsel des Status mit einer Signatur kann nur für jeweils ein Objekt erfolgen. Statuswechsel, die eine elektronische Signatur erfordern, können nur von Benutzern ausgeführt werden, die die Windows-Authentifizierung verwenden. Benutzer fügen dem Statuswechsel eine elektronische Signatur hinzu, indem sie ihre Identifikationsdaten eingeben und sich anmelden. Die elektronische Signatur bezieht sich nicht auf einen elektronischen 303 M-Files 10

304 8 Dokumentenverwaltung Fingerabdruck. Sie erfordert stets die Eingabe der Benutzeranmeldedaten und die Anmeldung. Bedingungen Auf der Registerkarte Bedingungen können Sie verschiedene Bedingungen für Statusübergänge festlegen. So ist es möglich, die Eigenschaften oder Werte zu definieren, die ein Dokument erfüllen muss, bevor es in den entsprechenden Status wechselt. Über die Bedingungen kann außerdem festgelegt werden, dass z. B. die grundlegenden mit dem Projekt verbundenen Dokumente (Spezifizierungsdokument, Anweisungen für Integration und zeitlichen Ablauf usw.) eine bestimmte Ebene erreichen müssen, bevor sie zur nächsten Ebene wechseln können. Die Bedingungen können mittels Variablen, den allgemeinen Funktionen von VBScript und M-Files API umfangreicher und detaillierter festgelegt werden. Folgende Variablen können für erweiterten Bedingungen verwendet werden: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyValues und StateID. Weitere Informationen zu Variablen finden Sie im Abschnitt Variablen und deren Verwendung auf Seite 360. Hinweis: Der Administrator muss bereits mit der VBScript-Programmiersprache vertraut sein. Anweisungen zum Schreiben des VBScript-Codes sind in M-Files oder der M-Files API-Dokumentation nicht enthalten. Die Dokumentation zur M-Files API befindet sich im Ordner Start/Alle Programme/M-Files/Dokumentation/M-Files API. Weitere Informationen über den VBScript-Code und die M-Files API erhalten Sie unter Anweisungen zum Erstellen von VBScript-Code sowie zur Verwendung der M-Files API erhalten Sie kostenpflichtig beim technischen Support von M-Files. Voraussetzungen Mit den Statusvoraussetzungen werden die Objekteigenschaften festgelegt, die erforderlich sind, damit das Objekt zu diesem Status wechseln kann. Sie können festlegen, dass z. B. die Information Freigegeben von eingegeben werden muss, bevor das Dokument zum Status Genehmigt wechseln kann. Nachbedingungen Mit den Statusnachbedingungen werden die Objekteigenschaften festgelegt, die erforderlich sind, damit das Objekt den Status wieder verlassen kann. Sie können festlegen, dass z. B. bei einer Einkaufsrechnung die Information Kostenstelle eingegeben werden muss, bevor das Dokument aus dem Status Warte auf Definition der Kostenstelle entfernt werden kann. 8 Dokumentenverwaltung 304

305 M-Files 10 Abbildung 167: Auf der Registerkarte Bedingungen können Sie verschiedene Bedingungen für Statusübergänge festlegen. Aktionen Auf der Registerkarte Aktionenwerden die Aktionen für das Objekt bei Erreichen eines gewissen Status festgelegt. 305 M-Files 10

306 8 Dokumentenverwaltung Abbildung 168: Die Registerkarte Aktionen der Statuseigenschaften. Berechtigungen festlegen, Löschen und Zur Archivierung markieren Wenn sich der Status ändert, können neue Berechtigungen festgelegt werden, und das Objekt kann gelöscht und archiviert werden. Auf der Registerkarte Aktionen können Sie mehrere Aktionen gleichzeitig auswählen. Automatische Berechtigungen nicht verwenden Sie können festlegen, dass aufgrund des Statuswechsels die automatischen Berechtigungen für das Objekt deaktiviert werden. Berechtigungen der zuletzt eingecheckten Version für diese Version ignorieren Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um zu erreichen, dass eine neue Version des Objekts, die aus einem Statuswechsel entstanden ist, die Berechtigungseinstellungen zukünftiger Versionen ignoriert. 8 Dokumentenverwaltung 306

307 M-Files 10 Benutzer zuweisen Aufgabenzuweisungen sind ein wichtiger Bestandteil von Workflows. Mit Aufgabenzuweisungen werden Informationen sowie die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung von Aufgaben automatisch während eines Statuswechsels an die zuständige Person übertragen. M-Files bietet für die Verwendung mit Workflows zwei Arten von Aufgabenzuweisungen. Wählen Sie Benutzer zuweisen, um eine Aufgabenzuweisung zu erstellen, die kein separates Objekt zur Folge hat. Eine mit dieser Option erstellte Aufgabenzuweisung wechselt in den Status abgeschlossen, wenn eine der Personen, denen diese Aufgabe zugewiesen wurde, den Dokumentenstatus im Workflow ändert (in der Regel durch Verschieben des Objekts in den nächsten Status). Wenn sich das Objekt in einem Status befindet, auf den sich eine Aufgabenzuweisung bezieht, können Sie in den Eigenschaften des Objekts nachvollziehen, wem diese Aufgabe zugewiesen wurde. Die Person, der diese Aufgabe zugewiesen wurde, kann den Status über die Funktionen im Aufgabenbereich, im Metadatenformular oder im Kontextmenü von "M-Files durchsuchen" ändern. Separate Aufgabenzuweisung erstellen (erweitert) Sie können auch separate Aufgabenzuweisen erstellen, wobei die Aufgabenzuweisung ein separates Objekt zur Folge hat. Um eine Aufgabenzuweisung dieser Art zu erstellen, wählen Sie die Option Separate Zuweisung erstellen. Eine separate Aufgabenzuweisung unterscheidet sich von einer integrierten Aufgabenzuweisung in dem Punkt, dass alle Personen, denen diese Aufgabe zugewiesen wurde, die Aufgabenzuweisung als abgeschlossen markieren müssen, um sie in den Status abgeschlossen zu verschieben. Wenn der Workflow-Status nach Abschluss einer separaten Aufgabenzuweisung geändert werden soll, aktivieren Sie die Bedingung für den automatischen Statuswechsel: Statuswechsel, nachdem eine separate Zuweisung als abgeschlossen gekennzeichnet wurde. 307 M-Files 10

308 8 Dokumentenverwaltung Abbildung 169: Festlegen von Aufgaben im Dialogfeld Aufgabenzuweisung. Hinzufügen, Entfernen Verwenden Sie die Tasten "Hinzufügen" und "Löschen" in Benutzer zuweisen und Separate Aufgabenzuweisung erstellen (erweitert), um die für die Aufgabe zuständigen Personen festzulegen. Wählen Sie die Benutzer aus, denen Sie die Aufgabe zuweisen möchten. Benutzer aus Metadaten (Pseudobenutzer) Benutzer können auch auf Grundlage der Metadaten des Objekts festgelegt werden, mit dem der Workflow verknüpft wurde. Eine Person, die beispielsweise in der Eigenschaft Freigegeben von in den Metadaten des Objekts festgelegt wurde, kann automatisch als Person bestimmt werden, der die Aufgabe zugewiesen werden soll. Bei diesem Ansatz ist die Aufgabenzuweisung nicht von einer Person abhängig, sondern wurde automatisch festgelegt und mit einer Eigenschaft des tatsächlichen Objekts verknüpft (z. B. Freigegeben von, Erstellt von oder Zuletzt geändert von). Um automatische Benutzerangaben dieser Art festzulegen, wählen Sie die Option Benutzer, der in der Eigenschaft X festgelegt wurde, wobei X für die Eigenschaft steht, deren Wert beim Statuswechsel als Benutzerwert verwendet wird. 8 Dokumentenverwaltung 308

309 M-Files 10 Verwenden Sie diese automatische Benutzerauswahl für Workflows, wenn Sie Personen für Aufgabenzuweisungen bestimmen, eine Benachrichtigung an Benutzer senden oder Statusberechtigungen festlegen möchten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Pseudobenutzer auf Seite 68. Benutzer aus Statuswechsel Sie können auch festlegen, dass eine Aufgabe oder Benachrichtigung automatisch an den Benutzer gesendet wird, der die Statusänderungen durchgeführt hat, wenn ein Objekt in den betreffenden Status wechselt. Angenommen, Benutzer X hat ein Dokument in den Status Freigabe erforderlich versetzt. Anschließend hat ein anderer Benutzer den Status der Dokumentänderungen auf Verworfen gesetzt. In diesem Fall kann eine automatische Aufgabe oder Benachrichtigung an Benutzer X gesendet werden, der das Dokument ursprünglich in den Status Freigabe erforderlich geändert hat, d. h., dass das Dokument an diesen Benutzer zurückgesendet wird. Bei Verwendung der Option Benutzer, der das Objekt in Status 'xyz' versetzt hat können Sie sicherstellen, dass die Aufgabe oder Benachrichtigung automatisch an den korrekten Benutzer gesendet wird. Abbildung 170: Wählen Sie einen automatischen Benutzer aus, wenn Sie eine automatische Aufgabenzuweisung oder Benachrichtigung an den Benutzer senden möchten, der einen der früheren Statuswechsel vollzogen hat. Sie können mehrere automatische Benutzer wählen. Überwachung Im Abschnitt Überwachung (Aktionen > Separate Aufgabenzuweisung erstellen (erweitert)> Überwachung)können Sie festlegen, welche Benutzer benachrichtigt werden 309 M-Files 10

310 8 Dokumentenverwaltung sollen, wenn eine Aufgabe als abgeschlossen gekennzeichnet wird. Dem Absender eines Aufgabenformulars wird automatisch die Verantwortung für Ihre Überwachung zugewiesen. Wenn es sich bei einer Aufgabenzuweisung um ein separates Objekt handelt, müssen alle Personen, denen diese Aufgabe zugewiesen wurde, die Aufgabenzuweisung als abgeschlossen kennzeichnen, bevor sie den Status abgeschlossen erhält. Um zwischen nicht fertig gestellten und abgeschlossenen Aufgaben zu unterscheiden, stehen verschiedene Symbole zur Verfügung. Beschreibung der Aufgabenzuweisung Fügen Sie eine Beschreibung der Aufgabe hinzu. In der Aufgabenzuweisung per wird der Person, der eine Aufgabe zugewiesen wurde, diese Beschreibung angezeigt. Die Beschreibung kann auch Benachrichtigungsvorlagen enthalten, die von M-Files unterstützt werden. Weitere Informationen zu Benachrichtigungsvorlagen und Platzhaltern finden Sie im Abschnitt Benachrichtigungen auf Seite 177. Endtermin Sie können gegebenenfalls auch einen Endtermin für die Aufgabenzuweisung festlegen. Der Benutzer/die Benutzerin erhält eine automatische Erinnerung, wenn er oder sie beim Erreichen des Endtermins die Aufgabenzuweisung noch nicht als abgeschlossen markiert hat. Die Erinnerung wird über eine gängige Benachrichtigungsregel gesendet, die gegebenenfalls durch den Administrator gelöscht werden kann. Dieser Termin kann auch hilfreich beim Erstellen von Ansichten sein. Administratoren oder andere Benutzer können eine entsprechende Ansicht erstellen, die alle Aufgabenzuweisungen mit bevorstehendem Endtermin enthält. Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie im Abschnitt Neue Ansicht auf Seite 76. Benachrichtigung senden Legen Sie zunächst die Empfänger und Benutzergruppen fest, bevor Sie eine Benachrichtigung senden. Anschließend können Sie den Betreff und die eigentliche Benachrichtigung eingeben. Sie können außerdem die Benutzer aus Metadaten oder Statuswechseln festlegen. Eigenschaften festlegen Sie können verschiedene Objekteigenschaften und -werte festlegen, die bei Statuswechseln des Objekts angewendet werden sollen. So können Sie einstellen, dass die Versionsbezeichnung Veröffentlicht einer Zeichnung zugewiesen wird, wenn diese Zeichnung den Status Genehmigt erhält. 8 Dokumentenverwaltung 310

311 M-Files 10 Abbildung 171: Je nach Eigenschaftswert können Sie den Wert in einer Liste auswählen oder selbst eingeben. Bei automatischen Werten wird der Wert automatisch berechnet. In PDF konvertieren Beim Statuswechsel des Objekts können die darin enthaltenen Dateien auf dem Server automatisch in das PDF-Format konvertiert werden. Die Konvertierung in das PDF-Format auf dem Server kann bei Dateien in den Formaten Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Visio sowie bei RTF- und OpenOffice-Dateien durchgeführt werden. Beim Konvertieren in das PDF-Format aktualisiert M-Files mithilfe der aktuellen Metadaten des Objekts die M-Files-Eigenschaftenfelder, sofern vorhanden, in Word- und Excel-Dokumenten. Konvertierungseinstellungen Wenn Sie die Funktion In PDF-Datei konvertieren auf der Registerkarte Aktionen aktivieren, konvertiert M-Files die Dateien in einem Eindatei- oder Mehrdateiendokument automatisch in das PDF-Format, wenn sich der Status des Objekts ändert. Sie können erweiterte Einstellungen für die Konvertierung definieren: Jede PDF-Datei als separate Datei neben der Originaldatei speichern Wenn Sie die Datei auch in ihrem ursprünglichen Format behalten wollen, müssen Sie festlegen, dass die PDF-Datei neben der Originaldatei gespeichert wird. In diesem Fall wird die Originaldatei nicht durch die PDF-Datei ersetzt. Die PDF-Datei wird mit demselben Namen erstellt wie die Originaldatei. Wird diese Funktion auf ein Eindateidokument angewendet, wird es von M-Files in ein Mehrdateiendokument umgewandelt, wenn die PDF-Datei erstellt wird. Vorhandene PDF-Dateien überschreiben Wenn sich bereits PDF-Dateien mit diesem Namen im Mehrdateiendokument befinden, wählen Sie diese Option, wenn Sie sie mit den über diese Funktion erstellten Versionen überschreiben möchten. Wird diese Option nicht ausgewählt und befindet sich im Mehrdateiendokument bereits eine PDF-Datei mit demselben Namen, weist M-Files auf den Fehler hin und die PDF-Datei wird nicht erstellt. In PDF/A-1b-Datei konvertieren 311 M-Files 10

312 8 Dokumentenverwaltung Wählen Sie die Speicherung im PDF/A-1b-Format, wenn Sie die Anforderungen der ISO-Norm :2005 für die Langzeit-Archivierung elektronischer Dokumente erfüllen möchten. PDF/A-1b ist ein eingeschränkteres Format als das von herkömmlichen PDF-Dateien, weshalb PDF/A-Dateien häufig größer sind als Dateien, die in das herkömmliche PDF-Format konvertiert werden. Darüber hinaus können beim Exportieren im PDF/A-Format bestimmte erweiterte Darstellungseinstellungen weggelassen werden. Sie sollten die Konvertierung in das PDF/A-Format nur dann verwenden, wenn dies wirklich erforderlich ist, beispielsweise wegen der an die Langzeit-Archivierung gestellten Anforderungen. Statuswechsel verhindern, wenn das Objekt Dateien in einem nicht unterstützten Format enthält Wählen Sie diese Option, wenn Sie den Statuswechsel in den Fällen verhindern wollen, in denen die PDF-Konvertierungsfunktion Dateien in Formaten findet, die nicht als PDF-Dateien exportiert werden können (z. B. ZIP-Dateien). Eine Fehlermeldung wird angezeigt und der Statuswechsel wird verhindert. Skript ausführen Vorgänge können mittels Variablen, den allgemeinen Funktionen von VBScript und M-Files API noch detaillierter festgelegt werden. So können Sie fortlaufende Nummern für unterschiedliche Veröffentlichungsversionen einstellen oder Dokumenten das Versanddatum hinzufügen, wenn es in den Status Gesendet wechselt. Die folgenden Variablen können in diesem Skript verwendet werden: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyValues und StateID. Weitere Informationen zu Variablen finden Sie im Abschnitt Variablen und deren Verwendung auf Seite 360. Hinweis: Der Administrator muss bereits mit der VBScript-Programmiersprache vertraut sein. Anweisungen zum Schreiben des VBScript-Codes sind in M-Files oder der M-Files API-Dokumentation nicht enthalten. Die Dokumentation zur M-Files API befindet sich im Ordner Start/Alle Programme/M-Files/Dokumentation/M-Files API. Weitere Informationen über den VBScript-Code und die M-Files API erhalten Sie unter Anweisungen zum Erstellen von VBScript-Code sowie zur Verwendung der M-Files API erhalten Sie kostenpflichtig beim technischen Support von M-Files. Automatischer Statuswechsel Sie können automatische Statuswechsel zwischen dem aktuellen Status und dem folgenden Status bei Erfüllung bestimmter Bedingungen festlegen. Beispielsweise können Sie einen Statuswechsel festlegen, wenn eine Aufgabe von allen ausgewählten Benutzern als abgeschlossen gekennzeichnet wurde. 8 Dokumentenverwaltung 312

313 M-Files 10 Automatische Statuswechsel werden vom Server ausgeführt, Berechtigungen spielen daher keine Rolle. Es kann also sein, dass ein Statuswechsel durch einen Benutzer aufgrund der Berechtigungseinstellungen verhindert wird. Dieser wird jedoch automatisch ausgeführt, wenn die Aufgabe von allen Benutzern als abgeschlossen gekennzeichnet wurde. Abbildung 172: Workflowabläufe können durch eine entsprechende Konfiguration von Statuswechseln automatisiert werden. Status ändern, nachdem das Objekt die folgenden Kriterien erfüllt Ein automatischer Statuswechsel kann so konfiguriert werden, dass dieser stattfindet, wenn ein Objekt bestimmte Bedingungen erfüllt. Sie können beispielsweise konfigurieren, dass das Objekt in den nächsten Status wechselt, wenn es eine bestimmte Eigenschaft oder einen bestimmten Eigenschaftswert erhält. Zum Beispiel können Sie im Workflow des Benachrichtigungsprozesses definieren, dass das Dokument automatisch in den Status Gesendet wechselt, wenn im Feld Gesendet für das Dokument ein Datum hinzugefügt wird. Wenn der Workflow-Status nach Abschluss einer separaten Aufgabenzuweisung geändert werden soll, aktivieren Sie die Bedingung für den automatischen Statuswechsel: 313 M-Files 10

314 8 Dokumentenverwaltung Statuswechsel, nachdem eine separate Zuweisung als abgeschlossen gekennzeichnet wurde. Weitere Informationen zu Filtereinstellungen finden Sie im Abschnitt Filtereinstellungen auf Seite 127. Status ändern, nachdem dies durch das folgende Skript erlaubt wird Automatische Statuswechsel können mithilfe von Variablen, den allgemeinen Funktionen von VBScript und der M-Files API genauer festgelegt werden. Sie können beispielsweise gleichzeitig mehrere Statuswechsel definieren, die sich auf die Eigenschaften und Eigenschaftswerte beziehen. Die folgenden Variablen können in diesem Skript verwendet werden: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyValues, StateID, NextStateID und AllowStateTransition. Weitere Informationen zu Variablen finden Sie im Abschnitt Variablen und deren Verwendung auf Seite 360. Hinweis: Der Administrator muss bereits mit der VBScript-Programmiersprache vertraut sein. Anweisungen zum Schreiben des VBScript-Codes sind in M-Files oder der M-Files API-Dokumentation nicht enthalten. Die Dokumentation zur M-Files API befindet sich im Ordner Start/Alle Programme/M-Files/Dokumentation/M-Files API. Weitere Informationen über den VBScript-Code und die M-Files API erhalten Sie unter Anweisungen zum Erstellen von VBScript-Code sowie zur Verwendung der M-Files API erhalten Sie kostenpflichtig beim technischen Support von M-Files Benannte Zugriffssteuerungslisten Dieser Abschnitt enthält einen Überblick über benannte Zugriffssteuerungslisten. Benannte Zugriffssteuerungslisten erleichtern und beschleunigen die Arbeit mit M-Files. Neue benannte Zugriffssteuerungsliste Im Dialogfeld Eigenschaften der benannten Zugriffssteuerungsliste werden die Benutzer angegeben, die einer Zugriffssteuerungsliste angehören, und mit Berechtigungen ausgestattet. 8 Dokumentenverwaltung 314

315 M-Files 10 Abbildung 173: Das Dialogfeld Neue benannte Zugriffssteuerungsliste Beim Ausfüllen des Metadatenformulars können Sie im Feld Berechtigungen für unterschiedliche Benutzer des Objekts verschiedene Berechtigungen festlegen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Neues Dokument auf Seite 61. Zugriffssteuerungslisten können in M-Files Serveradministrator erstellt werden und stehen Standardbenutzern anschließend zur Verfügung. Sie können auch Pseudobenutzer festlegen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Pseudobenutzer auf Seite 68. Auf der Registerkarte Erweitert können Sie den Alias für die benannte Zugriffssteuerungsliste definieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen auf Seite 202. Berechtigungen Legen Sie fest, welche Benutzer diese benannte Zugriffssteuerungsliste anzeigen können. Der Zugriff auf die ausgewählte Zugriffssteuerungsliste kann auf der Registerkarte Berechtigungen festgelegt werden. Sie können auch angeben, dass die ausgewählte Liste von bestimmten Benutzern nicht angezeigt werden kann. 315 M-Files 10

316 8 Dokumentenverwaltung Hinweis: Der Systemadministrator und alle anderen Benutzer mit Vollzugriff auf die Dokumentenverwaltung können stets alle Elemente anzeigen Verbindungen mit externen Quellen: Dateiquellen Mithilfe von Verbindungen mit externen Quellen können Sie den Start von M-Files deutlich beschleunigen. Beispielweise können Sie eine Verknüpfung zwischen einem Netzlaufwerk und M-Files erstellen. Dadurch können Dateien unter Verwendung des Netzlaufwerks sowohl in als auch außerhalb von M-Files bearbeitet werden. Sie können auch Dateien aus externen Quellen importieren. Im Rahmen des Importvorgangs werden die Dateien in M-Files kopiert. Wenn Sie also importierte Dateien bearbeiten, wirkt sich dies nicht auf die ursprünglichen Dateien aus. Mit dieser Funktion können Sie z. B. auch eine Verknüpfung zwischen M-Files und einem Scanner erstellen. Sie können M-Files Server so konfigurieren, dass die neuen Dateien aus dem Quellordner importiert werden, in dem die gescannten Dokumente abgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Verbindungen mit externen Quellen: Scanner auf Seite Neue Verbindung mit externer Quelle Wählen Sie Neue Verbindung mit externer Quelle, um eine neue Verbindung mit einer externen Quelle zu erstellen. Das folgende Dialogfeld wird angezeigt: 8 Dokumentenverwaltung 316

317 M-Files 10 Abbildung 174: Angabe der Verbindungseigenschaften Beschreibung Benennen Sie die Verbindung Quelle: Serverpfad Wählen Sie den externen Speicherort aus, mit dem in M-Files eine Verbindung hergestellt werden soll. Der Pfad muss von M-Files Server aus gesehen angegeben werden Quelle: Unterordner einschließen Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alle Ordner einschließlich Unterordnern mit M-Files zu verbinden. 317 M-Files 10

318 8 Dokumentenverwaltung 8.17 Quelle: Konto festlegen Geben Sie ein Konto für M-Files zur Verarbeitung der Dateien vom angegebenen externen Speicherort an. In der Standardeinstellung wird die Serveridentität (Lokales Systemkonto) von M-Files verwendet Quelle: Filter Legen Sie fest, welche Dateien verarbeitet werden sollen. Beispielsweise können Sie alle Dateien mit der Erweiterung TMP ausschließen, indem Sie *.tmp in die Ausschlussliste des Filters eintragen Aktion: Dateien verknüpfen Wenn Sie die Option Dateien verknüpfen aktivieren, werden die ursprünglichen Dateien von M-Files verwendet. Sie können die Dateien in und außerhalb von M-Files bearbeiten. Änderungen in M-Files sind auch für externe Benutzer sichtbar und umgekehrt. Der Versionsverlauf der verknüpften Dokumente wird in M-Files gespeichert, sodass mindestens alle in M-Files geänderten Versionen für die weitere Verwendung verfügbar sind. Verknüpfungen sind beispielsweise beim Systemstart hilfreich, wenn noch nicht alle Benutzer über Lizenzen für M-Files verfügen Aktion: Dateien importieren Wenn Sie die Option Dateien importieren aktivieren, werden die Dateien in M-Files kopiert. Änderungen an den Dokumenten in M-Files wirken sich nicht auf die ursprünglichen Dateien aus Quelldatei(en) nach dem Import löschen Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden die Quelldateien nach Abschluss des Imports in M-Files gelöscht. Diese Funktion ist beispielsweise hilfreich, wenn Sie eingescannte Dateien in M-Files importieren Ordnerstruktur beibehalten Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird die Struktur der importierten Ordner mithilfe von Standardordnern in M-Files beibehalten Zielordner Im Zielordner von M-Files werden die verknüpften oder importierten Dateien angezeigt. 8 Dokumentenverwaltung 318

319 M-Files Regelmäßig auf neue und gelöschte Dateien überprüfen Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird der Quellordner von M-Files in regelmäßigen Abständen überprüft und der Bestand an neuen und gelöschten Ordnern und Dateien wird aktualisiert. Alle Änderungen am Quellordner werden so auch in M-Files reflektiert Jetzt aktualisieren Klicken Sie auf Jetzt aktualisieren, um den Quellordner direkt zu aktualisieren Deaktiviert Sie können die Verbindung durch die Auswahl des Kontollkästchens Deaktiviert, deaktivieren Erweiterte Einstellungen Auf der Registerkarte Erweitert können Sie den Alias für Dateiquelle definieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen auf Seite M-Files 10

320 8 Dokumentenverwaltung Metadaten Abbildung 175: Auf der Registerkarte Metadaten können Sie die Eigenschaften für extern erstellte Dokumente festlegen. Eigenschaften Im Feld Eigenschaften werden die Metadaten angegeben, die automatisch auf neue Dokumente angewendet werden. Eigenschaften können hinzugefügt, bearbeitet und entfernt werden. Sie können einen unveränderlichen Eigenschaftswert festlegen, oder der Wert kann von M-Files aus einer XML-Datei oder einer OCR-Datenquelle gelesen werden, die von einem Scanner erzeugt wurde. Weitere Informationen zum Definieren der OCR-Datenquelle finden Sie im Abschnitt OCR-Datenquellen verwenden auf Seite Dokumentenverwaltung 320

321 M-Files 10 Abbildung 176: Sie können den Eigenschaftswert definieren, der automatisch Dateien hinzugefügt wird, die aus einer externen Quelle importiert werden. Berechtigungen Legen Sie die Berechtigungen für ein neues Dokument fest. Die Bedeutung des Werts Aktueller Benutzer ist abhängig vom Wert der Dokumenteneigenschaft Erstellt von. Sie können den Wert in den Eigenschaften festlegen. XML-Datei M-Files kann Werte aus XML-Dateien lesen. Der Name der XML-Datei muss mit dem Namen der Datei übereinstimmen, die importiert werden soll. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Werte aus XML-Datei lesen, wenn Eigenschaftswerte in XML-Dateien von M-Files gelesen werden sollen. Die XML-Dateien können von M-Files nach der Verwendung auch gelöscht werden. Folgende Dateiformate werden unterstützt: XML-Standarddateien XML-Datenausgaben von HP Digital Sending Software (DSS) 321 M-Files 10

322 8 Dokumentenverwaltung Mit HP DSS können Sie beispielsweise den Wert Kunde definieren, der vom Parser eingelesen werden soll. Richten Sie M-Files so ein, dass der Eigenschaftswert in der XML-Datei von HP DSS gelesen und mit Kunde benannt wird, wenn Sie die Eingabeinformationen mit M-Files verwenden möchten. In XML können Sie die entsprechende Position mit einer XPath-Anweisung definieren. XPath entspricht der W3C-Standardsyntax zur Definition von Positionen in XML-Dokumenten. OCR-Datenquellen verwenden Für Dateien, die von einer externen Quelle importiert werden, können Sie eine automatisch hinzugefügte Eigenschaft festlegen, welche die OCR-Datenquelle verwendet. Die OCR-Datenquelle ist ein auf der Seite festgelegter Bereich. Über OCR erhalten Sie von dem Bereich einen Wert für die ausgewählte Eigenschaft zurück. Im Dialogfeld Eigenschaftsdefinitionen können Sie die Option OCR-Datenquelle verwenden auswählen. Weitere Informationen zum Definieren von verschiedenen Eigenschaften finden Sie unter Metadaten auf Seite 320. Die OCR-Datenquelle kann nur bei externen Quellen verwendet werden. Die OCR-Datenquelle kann nicht in M-Files Client definiert werden. Hinweis: Das M-Files OCR-Modul ist ein M-Files Add-on-Produkt, das für eine zusätzliche Gebühr erhältlich ist. Die Aktivierung erfolgt über einen Lizenzcode. Der alte Lizenzcode muss durch den Lizenzcode, der die Verwendung von OCR ermöglicht, ersetzt werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Lizenzverwaltung auf Seite 174. Zur Aktivierung von OCR müssen Sie einige zusätzliche Dateien auf Ihren M-Files-Server herunterladen und dort installieren. (Weitere Informationen erhalten Sie von unserem Support oder Kundendienst). Die OCR-bezogenen Funktionen sind anschließend in M-Files Server Administrator und M-Files Client verfügbar. M-Files verwendet ein OCR-Modul von I.R.I.S. Das M-Files-OCR-Modul verfügt auch über Barcodeerkennung. Bei Fragen zum Erwerb des M-Files-OCR-Moduls wenden Sie sich bitte an unser Verkaufsteam unter Zonentyp Sie können festlegen, ob die Erkennung über Barcode oder Text erfolgen soll. Position des Bereichs Sie können den Bereich festlegen, in dem bestimmte Zeichen als Werte einer definierten Eigenschaft erkannt werden. Diese Zeichen können Buchstaben, Ziffern oder Satzzeichen sein. So kann z. B. eine auf einer Seite abgebildete Rechnungsnummer dem eingescannten Dokument als Eigenschaftswert Rechnungsnummer hinzugefügt werden. Sie können somit beispielsweise das Scannen und Speichern von festgelegten Dokumenten in M-Files mit stets korrekten Metadaten automatisieren. 8 Dokumentenverwaltung 322

323 M-Files 10 Damit der festgelegte Bereich auch korrekt positioniert wird, sollte das zu scannende Dokument wenn möglich per Hand anstatt per Blatteinzug auf der Glasplatte des Scanners platziert werden. In einigen Fällen gibt OCR möglicherweise ein fehlerhaftes Erkennungsergebnis des Texts aus: so kann beispielsweise, je nach Schriftart oder -größe, die Zahl 1 mit dem Buchstaben I verwechselt werden. Um sicher zu stellen, dass die Zeichen den Dokumenten-Metadaten korrekt hinzugefügt werden, können Sie die Eigenschaftenwerte mit Ereignishandlern und VBScript überprüfen. Mit VBScript können Sie z. B. prüfen, ob alle hinzugefügten Zeichen Zahlen sind. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Ereignishandler auf Seite 236. Barcode-Erkennung M-Files erkennt die meisten in Gebrauch befindlichen 1D-Barcodes sowie zwei Arten von 2D-Barcodes: PDF417 und QR-Code. Muss auf der Seite nur ein Barcode erkannt werden, können Sie die ganze Seite als Zone definieren. Bei mehreren Barcodes müssen Sie die Zone so begrenzen, dass sie nur den gewünschten Barcode enthält. Handelt es sich beim Barcode um einen 2D-Barcode des Typs QR, muss die festgelegte Zone größer sein als der eigentliche Barcode. Befinden sich in der festgelegten Zone mehrere Barcodes, werden alle als Eigenschaftswert betrachtet. Wenn Sie einen Lizenzcode verwenden, der OCR unterstützt und vor Version 9.0 bereitgestellt wurde, bitten Sie unseren Kundendienst, Ihnen einen neuen Lizenzcode zur Verfügung zu stellen, wenn Sie die Barcodeerkennung verwenden möchten. Leitfaden für Texterkennung (OCR) Obwohl OCR alle Zeichensätze für westliche Sprachen und Kyrillisch erkennt, verbessert die Angabe einer Sprachauswahl oft die Qualität der Texterkennungsergebnisse. In nicht eindeutigen Fällen kann ein problematisches Erkennungsergebnis durch einen sprachspezifischen Faktor gelöst werden, so z. B. das Erkennen des finnischen Buchstabens ä. Die Liste der sekundären Sprachen enthält nur Sprachen, die zusammen mit der gewählten Primärsprache verwendet werden dürfen. 323 M-Files 10

324 8 Dokumentenverwaltung Abbildung 177: Legen Sie den Bereich fest, in dem Zeichen als Werte der definierten Eigenschaft erkannt werden sollen. 8 Dokumentenverwaltung 324

325 M-Files 10 Abbildung 178: Mit der Zonenposition werden die zwei Ecken (oben links und unten rechts) der Zone bezüglich des Koordinatenursprungs festgelegt, das sich in der oberen linken Ecke der Seite befindet. In diesem Beispiel werden folgende Werte verwendet: links 144 mm, oben 59 mm, rechts 170 mm und unten 68 mm. Hinweis: Sie können die OCR-Datenquelle verwenden, ohne auf der Registerkarte Durchsuchbare PDF-Datei die Funktion OCR für Volltextsuche von gescannten Dokumenten verwenden auszuwählen. Durchsuchbare PDF-Datei Wählen Sie die Option OCR für Volltextsuchen von gescannten Dokumenten verwenden, um in M-Files für die vom Scanner importierten Dateien eine automatische Texterkennung durchzuführen. M-Files konvertiert dann die importierten Bilddateien in durchsuchbare PDF-Dateien, so dass eine Volltextsuche des gescannten Dokuments möglich ist. Nach der Konvertierung können Sie dieses PDF-Dokument finden, indem Sie nach Text aus dem Dokument suchen. So können Sie beispielsweise nach einem Vertragsdokument suchen, indem Sie bei der Suche die Namen der Vertragsparteien oder einen beliebigen, im Vertrag enthaltenen Text verwenden. Texterkennung kann für die folgenden Dateiformate durchgeführt werden: TIFF, JPEG, BMP, PNG und GIF. 325 M-Files 10

326 8 Dokumentenverwaltung Hinweis: Die Konvertierung einer Datei in eine durchsuchbare PDF-Datei hat keine Auswirkungen auf die Darstellung des Dokuments bei dessen Anzeige. Benutzer sehen weiterhin das original eingescannte Bild. M-Files speichert die Ergebnisse der automatischen Texterkennung als unsichtbaren Text in der PDF-Datei, der beim Durchsuchen der Datei verwendet wird. Mögliche Ungenauigkeiten bei der Texterkennung haben keine Auswirkungen auf die Darstellung des gescannten Dokuments, sollte es angezeigt oder ausgedruckt werden. In PDF/A-1b-Format konvertieren Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Anforderungen der ISO-Norm :2005 für die Langzeit-Archivierung elektronischer Dokumente erfüllen möchten. PDF/A-1b ist ein eingeschränkteres Format als das von herkömmlichen PDF-Dateien, weshalb PDF/A-Dateien häufig größer sind als Dateien, die in das herkömmliche PDF-Format konvertiert werden. Darüber hinaus können beim Exportieren im PDF/A-Format bestimmte erweiterte Darstellungseinstellungen weggelassen werden. Sie sollten die Konvertierung in das PDF/A-Format nur dann verwenden, wenn dies wirklich erforderlich ist, beispielsweise wegen der an die Langzeit-Archivierung gestellten Anforderungen. 8 Dokumentenverwaltung 326

327 M-Files 10 Abbildung 179: Obwohl OCR alle Zeichensätze für westliche Sprachen erkennt, verbessert die Angabe einer Sprachauswahl oft die Qualität der Texterkennungsergebnisse. Die Liste der sekundären Sprachen enthält nur Sprachen, die zusammen mit der gewählten Primärsprache verwendet werden dürfen. Die Texterkennung kann auch mit dem M-Files Client ausgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt In durchsuchbare PDF-Datei konvertieren auf Seite 106. Wenn Sie die Texterkennung nur mit externen Quellen über den M-Files Serveradministrator durchführen möchten, können Sie diese Einschränkung über Änderungen an der Registrierungsdatenbank festlegen. Die Registrierungseinstellungen können auch zur Einrichtung anderer Einschränkungen genutzt werden. Weitere Informationen über Registrierungseinstellungen erhalten Sie vom technischen Support unter: Hinweis: Das M-Files OCR-Modul ist ein M-Files Add-on-Produkt, das für eine zusätzliche Gebühr erhältlich ist. Die Aktivierung erfolgt über einen Lizenzcode. Der vorhandene Lizenzcode muss durch den neuen Lizenzcode, der die Verwendung von M-Files OCR ermöglicht, ersetzt werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Lizenzverwaltung auf Seite 174. Die OCR-bezogenen Funktionen sind anschließend in M-Files Serveradministrator und M-Files Client verfügbar. 327 M-Files 10

328 8 Dokumentenverwaltung M-Files verwendet ein OCR-Modul von I.R.I.S. Bei Fragen zum Erwerb des OCR-Moduls von M-Files wenden Sie sich bitte an unser Verkaufsteam unter: 8.18 Verbindungen mit externen Quellen: Scanner Über die Scannerverbindung können Sie auch Dokumente in der Dokumentenverwaltung ablegen, die von einer Papiervorlage eingescannt wurden. So können die Suchfunktionen von M-Files auch für eingescannte Dokumente genutzt werden. Bei der Verwendung externer Quellen besteht keine direkte Verbindung zwischen M-Files und dem Scanner. Die vom Scanner erzeugten Dateien werden über eine externe Verbindung z. B. mit dem Netzlaufwerk des Scanners eingelesen. Die Verbindung kann in M-Files Serveradministrator unter Verbindungen mit externen Quellen: Dateiquellen auf Seite 316 konfiguriert werden. Verbindungen dieser Art können u. a. mit Geräten der MFP-Serie von Hewlett-Packard (HP) unter Verwendung von HP Digital Sending Software (DSS) hergestellt werden. Dabei wird das Gerät direkt mit dem lokalen Netzwerk verbunden, und die Dokumente werden vom Benutzer mit dem Gerät eingescannt. Die Metadaten können auch über den Touchscreen des Geräts eingegeben werden. Die eingescannte Datei und die Metadaten werden zur Texterkennung (OCR) an die DSS-Software gesendet. Die eingescannten Bilder und der erfasste Text werden in einer PDF-Datei zusammengeführt. Diese wird zusammen mit der XML-Metadatendatei in einem Ordner gespeichert, der von M-Files über eine Verbindung mit einer externen Datenquelle überwacht wird. Sobald neue Dateien vorliegen, werden diese von M-Files als Dokumente mit Metadaten in die Dokumentenverwaltung übertragen. Hinweis: Die Texterkennung kann auch mit dem M-Files OCR-Modul ausgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Verbindungen mit externen Quellen: Dateiquellen auf Seite 316. Hinweis: Sie können auch über einen lokalen Scanner scannen, der direkt mit Ihrem Computer verbunden ist. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Scannen und Texterkennung (OCR) auf Seite Verbindungen mit externen Quellen: -Quellen In M-Files können Sie wichtige s schnell und gezielt speichern, verwalten und weiterleiten. Die Nachrichten können direkt vom -Server zur Dokumentenverwaltung übertragen werden, ohne dass ein Eingreifen des Benutzers erforderlich ist. Beispielsweise können s einschließlich Dateianhängen, die an das Postfach eines Unternehmens gesendet werden, direkt an die Dokumentenverwaltung weitergeleitet werden. Dort können wichtige Nachrichten dann gezielt verarbeitet werden, z. B. mit den Workflowfunktionen. Diese Vorgehensweise kann sehr hilfreich sein, etwa um Bestellungen 8 Dokumentenverwaltung 328

329 M-Files 10 zentral zu bearbeiten oder gesendete Angebote zu speichern. Wichtige Informationen können so in M-Files verwaltet werden und gehen nicht in Postfächern verloren. Möglicherweise sollen auch wichtige s, die vom Unternehmen gesendet wurden, in M-Files gespeichert werden. Dazu können etwa Angebote und Auftragsbestätigungen gehören. Im Unternehmen wird ein neues Konto zum Archivieren von s erstellt, das mit M-Files verbunden ist. Alle s in diesem Konto werden von M-Files in die Dokumentenverwaltung importiert, anschließend werden die s auf dem Mailserver gelöscht. Wichtige gesendete Nachrichten können durch Angabe des Archivkontos im Feld CC oder BCC in M-Files archiviert werden. Um unerwünschte Nachrichten und Spam auszuschließen, können Sie festlegen, dass nur Nachrichten von internen Benutzern vom Konto akzeptiert werden. Abbildung 180: Verbindungseinstellungen für den Mailserver 8.19 Beschreibung Benennen Sie die Verbindung. 329 M-Files 10

330 8 Dokumentenverwaltung 8.19 Quelle: Servertyp Legen Sie die Verbindungseinstellungen für den Mailserver fest Quelle: server Geben Sie die Netzwerkadresse des Mailservers ein (IP-Adresse oder Netzwerkname, z. B. mail01.unternehmen.de). Verwenden Sie eine Verschlüsselte Verbindung (SSL/TLS) Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Ihre Verbindung mit SSL/TLS zu verschlüsseln Quelle: Ordner (nur IMAP-Verbindungen) Wählen Sie den Ordner aus, von dem die s in das System eingelesen werden Quelle: Portnummer Geben Sie die Nummer des Ports ein, der vom Server für Verbindungsanfragen überwacht werden soll Quelle: Benutzername Geben Sie die erforderlichen Authentifizierungsinformationen für den bzw. die Benutzer ein. Anhand dieser Informationen werden die Benutzer vom Mailserver identifiziert. Verwenden Sie folgende Form: (z. B Quelle: Kennwort Geben Sie die erforderlichen Authentifizierungsinformationen für den bzw. die Benutzer ein. Anhand dieser Informationen werden die Benutzer vom Mailserver identifiziert Aktion: Dateianhänge einschließen Wenn Sie diese Option auswählen, werden die Dateianhänge zusammen mit den s in M-Files gespeichert Aktion: Nur Nachrichten mit Anhängen importieren Wenn Sie diese Option auswählen, werden nur Nachrichten mit Anhängen in der Dokumentenverwaltung gespeichert. Nachrichten ohne Dateianhänge verbleiben auf dem Mailserver. 8 Dokumentenverwaltung 330

331 M-Files Aktion/Nachrichten nach dem Import vom Server löschen Wenn Sie diese Option auswählen, werden die Nachrichten automatisch vom Mailserver gelöscht, nachdem Sie in M-Files übertragen wurden. Dadurch wird Speicherplatz gespart und der -Verkehr geregelt Aktion: Anhänge nach dem Import vom Server entfernen (nur IMAP-Verbindungen) Dateianhänge können bei Verwendung von IMAP-Verbindungen vom Mailserver entfernt werden. So können Sie alle Dateianhänge direkt in die Dokumentenverwaltung übertragen und den Mailserver entlasten Aktion: Im Outlook-Nachrichtenformat speichern (*.msg) Wenn Sie diese Option auswählen, werden Nachrichten in M-Files im MSG-Dateiformat von Microsoft Outlook gespeichert. Alle Anhänge der Nachrichten werden ebenfalls in der MSG-Datei gespeichert. Die Nachricht wird in M-Files stets als Eindateidokument angezeigt Aktion: Anhänge von der Nachricht trennen Wenn Sie diese Option auswählen, werden die Anhänge der Nachricht getrennt vom Nachrichtentext gespeichert. Der Nachrichtentext wird dabei als MSG-Datei gespeichert, während alle Anlagen in ihren ursprünglichen Dateiformaten gespeichert werden. Wenn die Nachricht Anhänge aufweist, werden die Nachricht und die Anhänge in M-Files als Mehrdateiendokument angezeigt Regelmäßig auf neue und gelöschte Dateien überprüfen Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird der Mailserver von M-Files in regelmäßigen Abständen auf neue Informationen überprüft Jetzt aktualisieren Klicken Sie auf Jetzt aktualisieren, um eine direkte Aktualisierung durchzuführen. 331 M-Files 10

332 8 Dokumentenverwaltung Abbildung 181: Auf der Registerkarte Metadaten können Sie Eigenschaften für Nachrichten angeben, die von einem externen Speicherort importiert werden Eigenschaften Im Feld Eigenschaften können Sie die Metadaten angeben, die automatisch auf neue Dokumente angewendet werden sollen, die aus s erstellt werden. Eigenschaften können hinzugefügt, bearbeitet und entfernt werden. Sie können einen unveränderlichen Eigenschaftswert festlegen, oder der Wert kann von M-Files z. B. aus der Betreffzeile der gelesen werden Berechtigungen Legen Sie die Berechtigungen für ein neues Dokument fest. Die Bedeutung des Werts Aktueller Benutzer ist abhängig vom Wert der Dokumenteneigenschaft Erstellt von. Sie können den Wert in den Eigenschaften festlegen. 8 Dokumentenverwaltung 332

333 M-Files Erweiterte Einstellungen Auf der Registerkarte Erweitert können Sie den Alias für die Verbindung definieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen auf Seite Ereignisprotokoll Im Ereignisprotokoll werden Ereignisse der Dokumentenverwaltung erfasst, darunter die Erstellung von neuen Objekten und Benutzerkonten. Wählen Sie zur Ereignisprotokollierung die Option Ereignisprotokollierung aktivieren aus dem Aufgabenbereich aus. Ereignisse können in einer beliebigen Reihenfolge angezeigt und organisiert werden. Die Ereignisprotokollierung muss aktiviert sein, wenn Sie Benachrichtigungen senden möchten. Weitere Informationen zu Benachrichtigungen finden Sie im Abschnitt Benachrichtigungen auf Seite 177. Anzeige der Ereignisse X XXXX Sie können die Ereignisse mit den Pfeilsymbolen seitenweise durchsuchen. Auf einer Seite werden maximal Ereignisse angezeigt. Filter definieren Sie können entweder den Objekttyp oder die Objekt-ID als Kriterium für die in der Liste anzuzeigenden Ereignisse festlegen. Exportieren Sie können alle oder ausgewählte Ereignisse im XML-Dateiformat exportieren und archivieren. Ereignisse X XXXX löschen Zusätzlich zum Löschen aller Ereignisse können Sie auch auf der Seite aufgelistete Ereignisse auswählen und löschen (gilt nicht für gefilterte Listen) Detaillierte Informationen über ein einzelnes Ereignis Im Dialogfeld Ereignisdetails werden detaillierte Informationen zu den gespeicherten Änderungen bereitgestellt. Hinweis: Für die Anzeige detaillierterer Informationen zu einem einzelnen Ereignis muss das Modul esigning and Compliance aktiviert sein. 333 M-Files 10

334 8 Dokumentenverwaltung Abbildung 182: Das Dialogfeld Ereignisdetails Anzahl der Ereignisse und Ereignistypen Wenn das Modul esigning and Compliance verwendet wird, werden alle Ereignisse ohne Einschränkungen (wenn der Servermodus dies zulässt) im Ereignisprotokoll erfasst. Andernfalls entfernt M-Files Server die ältesten Ereignisse automatisch, wenn die Anzahl der Ereignisse den Wert überschreitet. Die maximale Anzahl von Ereignissen kann über eine Registrierungseinstellung geändert werden. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom technischen Support von M-Files. M-Files bietet ein vielfältiges Ereignisprotokoll. Mit dem Modul esigning and Compliance werden jedoch mehrere zusätzliche Ereignistypen erfasst, die protokolliert werden können. Wenden Sie sich an die Mitarbeiter des technischen Supports, um eine Liste der zusätzlichen Ereignistypen zu erhalten, die durch das Modul esigning and Compliance bereitgestellt werden: 8 Dokumentenverwaltung 334

335 M-Files FDA 21 CFR Part 11-Kompatibilitätsmodul Das Modul esigning and Compliance umfasst Erweiterungen für die Ereignisprotokollierung sowie Funktionen zur Handhabung von elektronischen Signaturen. Es kann separat erworben werden. Zur Aktivierung des Moduls esigning and Compliance muss der Lizenzcode auf Ihrem System aktiviert werden. Die Lizenz wird auf Abonnementbasis bereitgestellt. Aktivieren oder aktualisieren Sie den Lizenzcode in M-Files Serveradministrator (weitere Informationen finden Sie in Lizenzverwaltung auf Seite 174). Zudem müssen für die Dokumentenverwaltung spezifische Eigenschaften der Änderungsverfolgung aktiviert werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Erweitert auf Seite Berichte und Datenexport Es ist zwar wichtig, Daten zu speichern und zu schützen, aber die gespeicherten Daten müssen auch zur Analyse zur Verfügung stehen. Sie können nicht nur zahlreiche Arten von Daten in M-Files speichern, sondern auch unterschiedliche Berichte unter Verwendung dieser Daten erstellen. In den Berichten können Sie beispielsweise Informationen zu Vertriebsprozessen, abgeschlossenen Projekten, der Größe der Angebotsbasis, dem Umfang von Bestellungen, der Teilnahme an Schulungen sowie zu Verkäufen einzelner Vertriebsmitarbeiter aufgegliedert nach Kunden zusammenstellen. Mithilfe von grafischen Berichten können Daten schnell und einfach analysiert werden. Im täglichen Betrieb können Berichte aus jeder Art von Metadaten generiert werden Aktualisieren des Lizenzcodes für die Berichterstellung Das Berichterstellungsmodul ist ein kostenpflichtig erhältliches Add-On-Produkt für M-Files. Die Aktivierung erfolgt über einen mitgelieferten Lizenzcode. Das Berichterstellungsmodul ermöglicht den Datenexport aus M-Files zum Erstellen von Berichten sowie die Anzeige der Berichte über die Benutzeroberfläche von M-Files. Zur Aktivierung des Berichterstellungsmoduls muss der Lizenzcode auf Ihrem System aktiviert werden. Die Lizenz wird auf Abonnementbasis bereitgestellt. Aktivieren oder aktualisieren Sie den Lizenzcode in M-Files Serveradministrator (weitere Informationen finden Sie in Lizenzverwaltung auf Seite 174). Wenn Sie Informationen dazu erhalten möchten, wie die Berichte von M-Files Ihr Unternehmen unterstützen können, wenden Sie sich bitte unter an uns Objekttyp und Klasse von Berichten M-Files verfügt über einen neuen integrierten Objekttyp und eine neue Klasse für Berichte, um diese anzuzeigen. Standardmäßig ist der Objekttyp Bericht für Benutzer verborgen. Gewähren Sie die erforderlichen Zugriffsrechte für den Objekttyp Bericht, sodass aktuelle Berichte in der Clientsoftware erstellt werden können. 335 M-Files 10

336 8 Dokumentenverwaltung Metadatenexport- und Datensatzeinstellungen M-Files Berichtsdatendienst ermöglicht den Datenexport aus M-Files in externe Datenbanken (SQL Server). Der Administrator kann festlegen, welche Daten manuell oder nach Zeitplan für die Berichterstellung oder zu anderen Zwecken aus M-Files exportiert werden. Die Funktionen von M-Files Berichtsdatendienst werden zusammen mit M-Files Server installiert. In M-Files Serveradministrator können Sie festlegen, welche Daten aus welcher Dokumentenverwaltung für die Berichterstellung exportiert werden sollen. Sie können Daten auch zu anderen Zwecken exportieren. Wählen Sie Datenexport und Berichterstellung aus, und erstellen Sie einen neuen zu exportierenden Datensatz. Allgemeine Einstellungen für den Datensatz Name Geben Sie einen aussagefähigen Namen für den Datensatz an. Zu exportierende Daten Legen Sie die Objekte und Eigenschaften fest, die Sie in die externe Datenbank exportieren möchten. Sie können beispielsweise unterschiedliche Kunden-, Projekt- und Veranstaltungsdaten exportieren. Mit diesen Daten können Sie zahlreiche verschiedene Berichte erstellen, zum Beispiel Verkäufe pro Monat, Größe der Angebotsbasis oder offene Projekte nach Kunden gegliedert. OLE DB-Verbindungszeichenfolge Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Verbindung mit einer externen Datenbank auf Seite 256. Deaktiviert Der Datensatz kann durch Auswahl des Kontrollkästchens Deaktiviert deaktiviert werden. 8 Dokumentenverwaltung 336

337 M-Files 10 Abbildung 183: In diesem Beispiel wird der Export von Bestelldokumenten und Kunden sowie der zugehörigen Eigenschaften beschrieben, die im Bericht verwendet werden sollen. Die Daten können beispielsweise für das Erstellen von Vertriebsberichten verwendet werden, die nach Kunden und Land gegliedert sind. Erweiterter Datensatz Benutzeridentität Wählen Sie einen Benutzer aus, dessen Identität Sie verwenden möchten, um Daten aus M-Files in den Berichtsdienst einzulesen. Dazu verwenden Sie am Besten die Identität eines normalen Benutzers ohne erweiterte Rechte. Wenn Sie beispielsweise Ihre eigene Identität verwenden und die Rolle des Systemadministrators haben, kann es passieren, dass Daten, die nicht für alle Benutzer bestimmt sind, von der Clientsoftware in Berichten angezeigt werden. Ablaufplanung Verwenden Sie die Ablaufplanung, wenn Sie die in Berichte exportierten Daten in bestimmten Intervallen aktualisieren möchten. Es wird empfohlen, den Datenexport einmal pro Tag, Woche oder Monat zu planen. Gleichzeitig werden die Berichte aktualisiert. 337 M-Files 10

338 8 Dokumentenverwaltung Wenn Sie keine Ablaufplanung auswählen, werden die Daten nach dem Export nicht aktualisiert. Sie können im Berichtsdienst auch eine separate Aktualisierungsverknüpfung erstellen, sodass der Benutzer den Bericht je nach Bedarf in der Clientsoftware aktualisieren kann. Weitere Informationen erhalten Sie vom technischen Support von M-Files: Abbildung 184: Auf der Registerkarte Erweitert legen Sie die Identität, die für das Einlesen von Daten aus M-Files für den Berichtsdienst verwendet werden soll, sowie den Ablaufplan für Datenaktualisierungen fest. Eigenschaftsverlauf und ältere Werte Sie können für jede Eigenschaft festlegen, ob der Änderungsverlauf oder die alten Werte der Eigenschaft ebenfalls exportiert werden sollen. Wenn Sie den Änderungsverlauf oder die alten Werte der Eigenschaft exportieren möchten, müssen Sie zunächst die entsprechende Eigenschaft auswählen. Sie können auf die Verlaufsdatenoptionen der Eigenschaft zugreifen, indem Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten... klicken. Wählen Sie anschließend die Registerkarte Verlauf und ältere Werte aus. 8 Dokumentenverwaltung 338

339 M-Files 10 Änderungsverlauf dieser Eigenschaft exportieren Der Änderungsverlauf fügt dem Datensatz für jede Änderung des Eigenschaftswerts einen Eintrag hinzu. So können Fragen wie die folgende beantwortet werden: Wie hoch war der Gesamtwert der Geschäfte, die im August abgeschlossen wurden? Im Bericht wird die Änderung vom Status Nein zum Status Ja während des Monats August ausgewertet. Ältere Werte dieser Eigenschaft mithilfe von Sampling exportieren Sampling fügt dem Datensatz den Sampling-Verlauf dieser Eigenschaft hinzu. So können Fragen wie die folgende beantwortet werden: Wie hoch war der Gesamtwert offener Rechnungen am Ende des Monats August? Bei der Berichterstellung wird dann der Gesamtwert der offenen Rechnungen mit dem Status Nicht bezahlt zu einem bestimmten Zeitpunkt berechnet. Sampling am: Sie können festlegen, ob das Sampling am Ende des Tages, der Woche, des Monats oder des Jahres ausgeführt werden soll. Dann erfolgt das Sampling im letzten Moment des betreffenden Tages vor dem Tageswechsel. Sie können den Zeitraum für den Änderungsverlauf bzw. das Sampling festlegen. Wenn das Sampling häufig (z. B. täglich) erfolgt, sollte der Verlaufszeitraum eingeschränkt werden, um die Datenbank nicht unnötig zu vergrößern und die Geschwindigkeit der Exportfunktion zu erhöhen. Verlaufsdauer Sie können den vollständigen Verlauf, die Verlaufsdaten für einen angegebenen festen Zeitraum oder ab einem bestimmten Datum exportieren. 339 M-Files 10

340 8 Dokumentenverwaltung Abbildung 185: Sie können auch den Änderungsverlauf oder die älteren Werte zusammen mit der Eigenschaft exportieren. Berichtszugriffsidentität Die Berichtszugriffsidentität ist die Identität, die für den Abruf von Berichten vom Berichtsdienst zum M-Files Client und zum Lesen der Berichte verwendet wird. Sie finden diese Funktion im Aufgabenbereich, nachdem Sie die Funktionen Berichterstellung und Datenexport ausgewählt haben. Windows-Benutzeridentität Der Zugriff auf Berichte erfolgt über das Windows-Benutzerkonto. Dies ist die empfohlene Vorgehensweise in Umgebungen, in denen Windows-Domänen verwendet werden. Spezifische Identität Bei der hier angegebenen Identität kann es sich um ein Windows-Konto, ein Domänenkonto oder ein anderes vom Berichtsdienst erkanntes Konto handeln. Legen Sie ein dediziertes Konto für die Berichterstellung mit eingeschränkten Berechtigungen für den Berichtsdienst fest. 8 Dokumentenverwaltung 340

341 M-Files 10 Abbildung 186: Legen Sie die Identität fest, die Sie zum Lesen der Berichte vom Berichtsdienst für M-Files verwenden. Erstellen von Berichten und die erforderliche Software M-Files Berichtsdatendienst ermöglicht den Datenexport aus M-Files in externe Datenbanken. Die tatsächlichen Berichte werden mithilfe der Infrastruktur von Microsoft SQL Server Reporting Services erstellt, die ordnungsgemäß implementiert und konfiguriert sein muss. Wenn Berichte definiert wurden und auf Anforderung von M-Files Client in M-Files verwendet werden sollen, stellt SQL Server Reporting Services eine Verbindung mit der Datenbank her, in die die Daten aus M-Files exportiert wurden, und erstellt den Bericht. Die Infrastruktur von Microsoft SQL Server Reporting Services kann mit dem Installationspaket von SQL Server (SQL Server 2008 oder SQL Server 2008 R2) installiert werden. Auch die verschiedenen Versionen von SQL Server Express können für die Berichterstellung verwendet werden. Wählen Sie in diesem Fall das Installationspaket SQL Server 2008 R2 Express with Advanced Services aus. Sie können es von der Website von Microsoft unter herunterladen. 341 M-Files 10

342 8 Dokumentenverwaltung Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt (SQL Server Books Online). Für die Planung von Berichten benötigen Sie außerdem Business Intelligence Development Studio oder das einfacher zu bedienende Tool Report Builder. Die Person, die die Berichte planen soll, muss Erfahrungen und die entsprechenden Fähigkeiten für diese Aufgabe haben. Wenden Sie sich an unsere Mitarbeiter für Beratungsservices; wir werden Ihnen gern bei der Planung der Berichte behilflich sein Weitere Informationen zur Installation der Reporting Services von Microsoft erhalten Sie auf den Webseiten von Microsoft und vom technischen Support von M-Files Hinweis: Anleitungen zum Planen und Erstellen von Berichten sowie zur Verwendung von Software von Drittanbietern erhalten Sie kostenpflichtig beim technischen Support von M-Files. Abbildung 187: M-Files stellt Verknüpfungen zu SQL Server Reporting Services zur Verfügung, wenn die Services installiert sind. Außerdem finden Sie im Aufgabenbereich eine Verknüpfung zur Spezifikation der Benutzeridentität für den Bericht. 8 Dokumentenverwaltung 342

343 M-Files 10 Berichte und zugehörige Eigenschaften in der Clientsoftware Nachdem ein Bericht erstellt wurde, kann dieser zur Verwendung in M-Files Client abgerufen werden. Für die Anzeige von Berichten in M-Files muss.net Framework 3.5 Service Pack 1 oder.net Framework 4.0 installiert sein. Client Profile ist auch eine geeignete Lösung. M-Files schlägt die Installation vor, wenn diese nötig und möglich ist. Erstellen Sie ein neues Objekt Bericht für den Bericht in der Clientsoftware. Beachten Sie, dass Sie über die Rechte zum Erstellen von Objekten vom Typ Bericht verfügen müssen. Legen Sie Berichtseigenschaften fest: Berichtsname Geben Sie einen möglichst aussagekräftigen Namen für den Bericht an. Berichts-URL Geben Sie die URL an, die dazu verwendet wird, den Bericht vom Berichtsdienst für M-Files abzurufen. Die URL muss folgendes Format haben: "http://servername/instanz?/berichtspfad". Dieselbe URL kann zum Abrufen des Berichts im Browser verwendet werden. Beachten Sie jedoch, dass diese Adresse nicht im Adressfeld des Browsers angezeigt wird, nachdem der Bericht geöffnet wurde. Weitere Informationen erhalten Sie vom technischen Support von M-Files: Bericht mit der Ansicht verknüpfen Sie können den Bericht beispielsweise mit der Ansicht Umsätze nach Kunde oder Angebote nach Vertriebsmitarbeiter verknüpfen. Mit der Funktion Berichte im Menü Ansicht können Sie den Bericht mit der Ansicht verknüpfen und den zugehörigen Speicherort festlegen. Wenn diese Einstellung für alle Benutzer gelten soll, wählen Sie in den Einstellungen der Ansicht die Option Benutzerübergreifend aus. Um eine gemeinsame Ansicht festzulegen, benötigen Sie für die entsprechende Dokumentenverwaltung die Berechtigung zum Verwalten der benutzerübergreifenden Ansichten. Berichtsobjekt mit anderen Objekten verknüpfen Sie können das Objekt Bericht mit anderen Objekten verknüpfen, beispielsweise dem Objekt Kunde. Wie in den Einstellungen des Berichtsdiensts festgelegt, können Sie die Berichtsdaten nach Kunden anzeigen, indem Sie einen Kunden in der Liste auswählen. Dann zeigt M-Files nur die Daten (z. B. Verkäufe pro Monat) für diesen speziellen Kunden im Bericht an. Wenn Sie einen anderen Kunden auswählen, wird der Bericht mit den Daten aktualisiert, die sich auf diesen Kunden beziehen. Weitere Informationen erhalten Sie vom technischen Support von M-Files: Bericht aktualisieren Die im Bericht angezeigten Daten beruhen auf den zuletzt entweder manuell oder nach Zeitplan aus M-Files zum Berichtsdienst exportierten Daten. Wenn im Berichtsdienst eine 343 M-Files 10

344 8 Dokumentenverwaltung separate Aktualisierungsverknüpfung für diesen Bericht erstellt wurde, kann der Bericht zu jedem beliebigen Zeitpunkt von der Clientsoftware aus aktualisiert werden. Weitere Informationen erhalten Sie vom technischen Support von M-Files: Exportfunktion Sie können den Bericht in der vorliegenden Form in unterschiedlichen Dateiformaten (beispielsweise in den Formaten PDF, Word und XML) exportieren. Hinweis: Der Bericht wird in statischer Form exportiert und kann in anderen Anwendungen nicht bearbeitet werden Replikation und Archivierung des Inhalts Über die Funktionen zur Replikation und Archivierung des Inhalts können Objekte zwischen Dokumentenverwaltungen synchronisiert werden, so dass die Daten der betreffenden Dokumentenverwaltungen auf dem aktuellen Stand sind. Die Replikation und Archivierung des Inhalts bietet beispielsweise folgende Möglichkeiten: Replikation von Daten zwischen Standorten Archivieren von Daten aus einer aktiv genutzten Dokumentenverwaltung in eine Archiv-Dokumentenverwaltung Normgerechte Langzeit-Archivierung von Daten im XML- oder PDF/A-Format Erfassen von Daten aus mehreren M-Files-Dokumentenverwaltungen in einer einzigen zentralen Dokumentenverwaltung Verwenden bestimmter Dokumentenverwaltungen für jede der verschiedenen Geschäftsstellen des Unternehmens Veröffentlichen von bestimmten Dokumenten für Interessengruppen Durchführen von Datensicherungen Zuverlässige Wiederherstellung des Systems nach einem Fehler (wie beim Disaster-Recovery) Globale Unternehmen können beispielsweise Daten auf entfernte Server kopieren, um den schnellen Zugriff auch dann sicherzustellen, wenn die Netzwerkverbindungen zum Hauptserver langsam oder unterbrochen sind. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit zur Veröffentlichung von Dokumenten zur Verwendung durch Partner, Kunden und Auftragnehmer mithilfe einer separaten, für Veröffentlichungen vorgesehenen Dokumentenverwaltung, die Bestandteil eines Cloudservice ist oder sich auf Ihrem eigenen Server befindet. Auf diese Weise sind alle Dokumente und sonstigen Objekte stets auf dem aktuellen Stand und für die verschiedenen Benutzergruppen mühelos verfügbar. Die Funktionen für die Replikation und Archivierung des Inhalts sind in M-Files Serveradministrator verfügbar. Replikation und Archivierung werden beim Exportieren und Importieren des Inhalts durchgeführt. 8 Dokumentenverwaltung 344

345 M-Files 10 Eine ausführlichere Präsentation zum Thema Replikation und Archivierung finden Sie unter M-Files Benutzeranleitung zu Replikation und Archivierung (nur auf Englisch verfügbar: M-Files Replication and Archiving User's Guide). Hinweis: Damit Objekte und deren Metadaten zwischen separaten Dokumentenverwaltungen miteinander verknüpft und synchronisiert werden können, müssen auch die Metadaten zwischen Dokumentenverwaltungen verknüpft werden können. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen auf Seite 202. Abbildung 188: Definieren Sie den bei der Replikation zu verwendenden Export und Import für spezifische Dokumentenverwaltungen. Wenn M-Files auf mehreren Servern installiert ist, muss sich auf den zusätzlichen Servern eine Lizenz für zusätzliche M-Files Server befinden. Wollen Sie beispielsweise Informationen zwischen Dokumentenverwaltungen auf verschiedenen Servern kopieren, muss diese Lizenz auf den zusätzlichen Servern installiert sein. Beachten Sie in Bezug auf archivierte Dokumente in früheren M-Files-Versionen (vor Version 9.0): Archivdateien im MFA-Dateiformat können nicht in einer Dokumentenverwaltung der Version 9.0 wiederhergestellt werden. Zur Wiederherstellung einer Archivdatei im MFA-Dateiformat müssen Sie die Datei in einer Dokumentenverwaltung mit installierter Version 8.0 oder älter wiederherstellen. 345 M-Files 10

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