Social Media zwischen Wissenschaftskommunikation 2.0 und Datenschutz ein Praxisbericht

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1 Social Media zwischen Wissenschaftskommunikation 2.0 und Datenschutz ein Praxisbericht DFN-Tagung Datenschutz Hamburg, 9./ Marina Bitmann, Datenschutzbeauftragte, Dr. Klaus Rümmele, Presse, Kommunikation und Marketing (PKM) KIT Universität des Landes Baden-Württemberg und nationales Forschungszentrum in der Helmholtz-Gemeinschaft

2 Was bietet der Praxisbericht? Chancen von Social Media Risiken von Social Media Beispiel KIT Ansatz und Erfahrungen Diskussion um den Social Media-Leitfaden: Konzept, Kritik, Lösung

3 Fünf Gründe für Social Media an Forschungseinrichtungen und Hochschulen Chancen Direkte Ansprache junger Zielgruppen Risiken Kontraproduktiv Stärkere Vernetzung Mehr Interaktion Größere Reichweite Gut für das Image Unprofessionell Nicht vertrauenswürdig Wirkungslos Verwechselbar

4 Fünf Gründe für Social Media an Forschungseinrichtungen und Hochschulen Chancen Direkte Ansprache junger Zielgruppen Risiken Kontraproduktiv Stärkere Vernetzung Mehr Interaktion Größere Reichweite Gut für das Image Unprofessionell Nicht vertrauenswürdig Wirkungslos Verwechselbar

5 Direkte Ansprache junger Zielgruppen

6 Fünf Gründe, warum der Datenschutz Social Media im Auge behalten muss Daten-Exhibitionismus Ungewollte Nutzung von Daten (Spamwerbung, nachdem die -Adresse veröffentlicht ist) Ungewolltes Zusammenführen von Daten, Profilbildung Unbemerkter Datenabfluss Unkontrollierte Datenauswertung (Recherche durch Arbeitgeber, automatische Gesichtserkennung) Verbreitung von Schadsoftware

7 Unkontrollierte Datenauswertung

8 Social Media am KIT: die Geschichte Erweitertes Kommunikationsteam; Start Austausch mit Onlineredaktionen in der Helmholtz-Gemeinschaft; Konzept KIT-Strategie und -Leitfaden im Entwurf Diskussion und Abstimmung mit dem KIT- Präsidium Überarbeitete Versionen, Diskussion mit Datenschutz, Personalservice, Personalrat Veröffentlichung des Leitfadens im Intranet April April Februar 2014 November

9 Social Media am KIT: Praxis Viele Inhalte Einladung zu Kommentaren, Austausch und Diskussion Angebote für Studierende und Studieninteressierte auf Facebook (Bilder, Videos; Aktionen, Votings; Berichte von Exkursionen) Twitter als Schaufenster für die Forschung (Nachrichten, Veranstaltungstipps; Live-Tweets von Events) Personalisierte, weniger formale Ansprache Crossmediale Verknüpfungen Persönliche Öffentlichkeit ergänzt professionellen Journalismus, an die Stelle von Kontrolle und Einweg- Kommunikation treten Vertrauen und Community

10 Social Media am KIT: Praxis Austausch auf Facebook

11 Social Media am KIT: dezentrale Accounts

12 Wichtige Gründe für einen Social Media-Leitfaden Konkrete Fragen in Zusammenhang mit der dienstlichen Nutzung von Social Media: Wem gehören die Daten im Netzwerkprofil? Kann der Dienstherr nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses die Herausgabe verlangen? Wer ist zuständig für die Koordination von Social Media? Bekanntgabe von rechtlichen Vorgaben Wahrheitspflicht Transparenz: bin ich privat oder beruflich unterwegs? Umgang mit Interna und Betriebsgeheimnissen Was tun bei Fragen und Zweifeln

13 Social Media am KIT: Der Weg zum Leitfaden Entstehung und Diskussion unter Gesichtspunkten der Kommunikation Abstimmung mit dem KIT-Präsidium und in Gremien, die Datenschutzund allgemeine rechtliche Fragen beleuchten Klärung arbeitsrechtlicher Fragen mit dem KIT-Personalservice Umfassende Überarbeitung aus datenschutzrechtlicher Sicht Diskussion mit dem Personalrat und Modifizierung Veröffentlichung

14 Social Media am KIT: Der Weg zum Leitfaden Entstehung und Diskussion unter Gesichtspunkten der Kommunikation Abstimmung mit dem KIT-Präsidium und in Gremien, die Datenschutzund allgemeine rechtliche Fragen beleuchten Klärung arbeitsrechtlicher Fragen mit dem KIT-Personalservice Umfassende Überarbeitung aus datenschutzrechtlicher Sicht Diskussion mit dem Personalrat und Modifizierung Veröffentlichung

15 Social Media am KIT: Korrekturen am Entwurf des Leitfadens aus Sicht des Datenschutzes Verbindlichkeit Klarere rechtliche Vorgaben (Datenschutz, Impressum) Eindeutiger Hinweis auf Prüfung der Nutzungsrechte von Anbietern Verbot von originalen Facebook- und anderen Social Media-Buttons Ansprechpartner für rechtliche Fragen klarer ausweisen

16 Klarere rechtliche Vorgaben: Impressum

17 Eindeutiger Hinweis auf Prüfung der Nutzungsrechte von Anbietern

18 Social Media am KIT: Kritik des Personalrats Unklare Trennung zwischen dienstlicher und privater Nutzung Vorschlag, statt des KIT-Leitfadens den Leitfaden der Ministerien für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landesverwaltung Baden- Württemberg zur privaten Nutzung Sozialer Medien zu verwenden Zu weit gehende Aufforderungen an Beschäftigte Identität offenlegen Kritische Äußerungen zum KIT an Kommunikationsabteilung melden Politische Bemerkungen unterlassen Formulierungen teilweise zu flapsig

19 Zu flapsige Formulierungen Lügen haben im Internet besonders kurze Beine. Es gilt der gesunde Menschenverstand. Interna bleiben intern

20 Social Media am KIT: Datenschutz und Kommunikation Ziel: Social Media-Kommunikation muss datenschutzgerecht sein und handlungsfähig bleiben Gemeinsamer Austausch mit dem Personalrat Kooperation bei der schnellen Beantwortung von Fragen zum Datenschutz, die über Social Media an das KIT gelangen

21 Social Media am KIT: Datenschutz und Kommunikation

22 Leitfaden Social Media am KIT: Veröffentlichung Intranet Aufmacher Newsletter Stichwortverzeichnis Unterseite Link zum Leitfaden der Ministerien für die Landesverwaltung Baden-Württemberg Rundschreiben

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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