ERFOLGSFAKTOREN FÜR MEHR INTERAKTION UND MITARBEITERBINDUNG IM INTRANET

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1 FÜR MEHR INTERAKTION UND MITARBEITERBINDUNG Einblick in die Studienergebnisse Leuschnerstraße Stuttgart Telefon (0711) Telefax (0711) Amtsgericht Stuttgart HRB Geschäftsführer: Oliver Siegmund

2 STUDIENDESIGN Vorgehen AUSZUG AUS DEN ERGEBNISSEN Die Studie wird Ende September abgeschlossen. Im Folgenden möchten wir Ihnen aber mit einem Auszug einen Überblick über den aktuellen Stand der Ergebnisse geben. Online-Befragung (Vorstudie) Um verschiedene Anforderungen an ein Intranet zu identifizieren, wurde die derzeitige Arbeits- und Intranetsituation erfasst. Wofür nutzen Mitarbeiter das Intranet? Was ist ihnen wichtig und wie erfüllt das Intranet derzeit diese Punkte? Welche Verbesserungen sehen die Mitarbeiter? Die Fragestellungen wurden über eine Online-Befragung mit Mitarbeitern (bisher n=57) verschiedener Unternehmen erhoben. In der Studie wurden von Mitarbeitern verschiedener Unternehmen mögliche Intranetanwendungen (Kommentare, Wikis, Foren etc.) bewertet. Ziel war es, die Anwendungen zu identifizieren, welche die tägliche Arbeit der Mitarbeiter unterstützen und ein positives Erleben im Intranet schaffen. Nutzertest Im Nutzertest wurden die Ergebnisse aus der Online-Befragung konkretisiert. Dazu wurden einzelne Anwendungen aus dem Online-Fragebogen ausgewählt und in Form von Prototypen von Mitarbeitern (n=10) verschiedener Unternehmen in Interviews bewertet. Wie werden einzelne Anwendungen beurteilt? Sind sie hilfreich oder eher überflüssig? Würden Mitarbeiter die Anwendungen nutzen? Was erwarten Mitarbeiter von einzelnen Anwendungen? Wo sehen sie Vor- und Nachteile?

3 TEILNEHMER Wer waren die Teilnehmer an der Vorstudie? Bisher nahmen insgesamt 57 Mitarbeiter (23 weibliche, 34 männliche) verschiedener Unternehmen an der Befragung teil. Das mittlere Alter der Teilnehmer lag bei 35 Jahren (Minimum 20 Jahre, Maximum 60 Jahre). Die meisten Mitarbeiter vertraten die Branchen Industrie (46%) und Dienstleistung (30%). Position im Unternehmen Geschäftsleitung Management Angestellte Berufseinsteiger Schüler / Studenten 2 % 18 % 16 % 12 % 53 % Mitarbeiteranzahl im Unternehmen mehr als bis bis bis bis 500 bis % 12 % 21 % 7 % 18 % 18 %

4 TEILNEHMER Wer waren die Teilnehmer am Nutzertest? Insgesamt nahmen 10 Mitarbeiter (3 weibliche, 7 männliche) verschiedener Unternehmen an dem Nutzertest teil. Das mittlere Alter der Teilnehmer lag bei 36 Jahren (Minimum 26 Jahre, Maximum 60 Jahre). Die Mitarbeiter vertraten die Branchen Dienstleistung (6), Industrie (3) und Energiewirtschaft (1). Position im Unternehmen Geschäftsleitung Management Angestellte/r Mitarbeiteranzahl im Unternehmen mehr als bis 5000 bis

5 ERGEBNISSE VORSTUDIE Was erschwert die tägliche Arbeit und wo liegen die größten Zeitfresser? Neben verschiedenen IT-Angelegenheiten ist eine ineffiziente Abstimmung mit den Kollegen das Hauptproblem bei der täglichen Arbeit. Es gibt keine geeignete Kommunikationsplattform und insbesondere die Abstimmung per wird als aufwendig empfunden. Darüber hinaus wird viel Zeit für die Suche nach Informationen und Dokumenten benötigt. Was behindert die Zusammenarbeit in Projekten oder mit Kollegen? Auch in Bezug auf die Zusammenarbeit wird die fehlende Kommunikationsplattform als Hauptproblem genannt. In Zusammenhang damit steht, dass Zuständigkeiten (WER macht WAS bis WANN mit welcher Priorität?) häufig unklar sind. Zudem gibt es oft keine oder nur unzureichende Möglichkeiten für eine gemeinsame Dokumentenverwaltung und -bearbeitung. Für welche Zwecke nutzen Mitarbeiter das Intranet am häufigsten und welche Funktionen motivieren? Das Intranet wird von den Mitarbeitern hauptsächlich für die Informations- und Personensuche genutzt. Außerdem wird häufig auf News und Informationen zum Unternehmen sowie den Speiseplan zugegriffen. Auch das Buchen von Räumen und Fahrzeugen ist eine der meist genutzten Funktionen des Intranets. Am beliebtesten sind die News des Unternehmens und das Who is Who (Wer sind die Kollegen? An was arbeiten andere Abteilungen, insbesondere im Ausland?). Wofür würden Mitarbeiter das Budget für die Weiterentwicklung des Intranets einsetzen? Neben einer verbesserten Strukturierung der Inhalte und einer vereinfachten Bedienoberfläche ist den Mitarbeitern eine schnelle Kommunikation mit den Kollegen wichtig. Der Großteil der Befragten würde das Budget für eine Kommunikationsplattform mit (Video-)Chat verwenden, um bspw. Dokumente per Videostream gleichzeitig bearbeiten zu können. Ebenfalls liegen den Mitarbeitern eine gute Suchfunktion und Wissensmanagementsysteme am Herzen.

6 ERGEBNISSE VORSTUDIE Was ist den Mitarbeitern am wichtigsten? Die Teilnehmer sollten aus den unten genannten Punkten die drei Aspekte auswählen, welche für sie persönlich am wichtigsten in einem Intranet sind. Die Ergebnisse zeigen deutlich die wichtigsten Anforderungen an ein Intranet. Vorrangig wünschen sich die Mitarbeiter Unterstützung bei der Informationsstrukturierung und -suche sowie der Erledigung ihres Jobs. Die Möglichkeit mich und meine Kompetenzen ausreichend ausreichend darzustellen. darzustellen. Der Der Dialog Dialog mit mit Vorgesetzten % 5% Platz 1 Platz 2 Platz 3 Das Gefühl, dass meine Meinung zählt % Der soziale Austausch mit Kollegen % Die Die Vereinfachung Vereinfachung der der Zusammenarbeit Zusammenarbeit. mit Kollegen % Transparente und und glaubwürdige Informationen % Die Die Hilfe Hilfe bei bei meiner meiner täglichen täglichen Arbeit. Arbeit % Die Möglichkeit, für mich relevante Informationen zu zu strukturieren und und schnell schnell aufzufinden % n=57

7 ERGEBNISSE VORSTUDIE Wie werden die Anforderungen derzeit im Intranet umgesetzt? Die Teilnehmer sollten angeben, inwieweit ihr Intranet die unten stehenden Aufgaben erfüllt. Die Mehrheit stimmt zu, dass ihr Intranet transparente und glaubwürdige Informationen zum Unternehmen bietet. Bei allen anderen Aspekten sehen die Teilnehmer noch (reichlich) Optimierungspotenzial. Insbesondere die Punkte, welche den Mitarbeitern am wichtigsten sind (Hilfe bei der Informationsstrukturierung und der täglichen Arbeit) sollten verbessert werden, da auch hier nur etwas mehr als die Hälfte der Personen (rund 60%) der Meinung ist, dass ihr Intranet diese Punkte erfüllt. ermöglicht Die Möglichkeit es mir, mich und meine Kompetenzen ausreichend ausreichend darzustellen. darzustellen. erlaubt Der den Dialog Dialog mit mit Vorgesetzten. gibt mir Das das Gefühl, dass meine Meinung zählt. unterstützt den Der sozialen Austausch mit Kollegen. vereinfacht Die Vereinfachung die Zusammenarbeit der Zusammenarbeit. mit Kollegen. 70% 79% 79% 75% 52% Transparente bietet und transparente glaubwürdige und Informationen. glaubwürdige Informationen zum Unternehmen. Die Hilfe bei meiner täglichen Arbeit. ist eine große Hilfe bei meiner täglichen Arbeit. Die Möglichkeit, für mich relevante Informationen unterstützt mich, für mich relevante Informationen zu strukturieren und schnell aufzufinden. zu strukturieren und schnell aufzufinden. 84% 59% 60% Ablehnung (trifft überhaupt bis eher nicht zu) Zustimmung (trifft eher bis völlig zu) n=57

8 ERGEBNISSE VORSTUDIE Mögliche Intranetanwendungen In der Befragung bewerteten die Mitarbeiter insgesamt 44 Intranetanwendungen hinsichtlich Wahrscheinlichkeit der Nutzung und Wichtigkeit. Außerdem wurden die Anwendungen bzgl. der Erfüllung der zuvor genannten Aufgaben eines Intranets beurteilt. Im Hinblick auf diese Bewertungen und die Nutzungsgewohnheiten der Mitarbeiter sowie die Unterstützung bei deren Arbeitsabläufen ergeben sich unter anderem folgende wichtige Features für ein Intranet: Starter-Kit Chats Die Möglichkeit relevante Informationen zu strukturieren und schnell aufzufinden. Vereinfachung der Zusammenarbeit Schnelleinstieg Support Mitarbeiterinfos Wiki Die Hilfe bei der täglichen Arbeit. News Transparente und glaubwürdige Infos Infografik Unternehmenszahlen Rund um den Arbeitsplatz, Reisen und Meetings Schwarzes Brett Expertendatenbank Arbeitsräume Karrieremöglichkeiten Sozialer Austausch Foren Expertise Dialog mit Vorgesetzten Darstellung der Person & Kompetenzen Innovationen Feedback Gefühl, dass Meinung zählt Umfragen Primäre Aufgaben eines Intranets Sekundäre Aufgaben eines Intranets

9 ERGEBNISSE NUTZERTEST Welche Anwendungen unterstützen die Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit? Hinweis: Eine Kurzbeschreibung der untersuchten Anwendungen finden Sie im Anhang. Da die Suche eines geeigneten Ansprechpartners zu den täglichen Aufgaben gehört, könnten die Mitarbeiter besonders mit einer Expertensuche unterstützt werden. Speziell die Tätigkeiten, welche über die allgemeine Stellenbeschreibung hinaus gehen, bewerten die Teilnehmer als hilfreich, da somit auch eine Suche nach Schlagwörtern ermöglicht wird, wenn die benötigte Person noch nicht bekannt ist. Ebenfalls als hilfreich für die Suche nach einem geeigneten Ansprechpartner beurteilen die Befragten ein Organigramm, welches das Team des jeweiligen Mitarbeiters anzeigt. Neben der Expertensuche sind die Arbeitsräume das wichtigste Instrument für die tägliche Arbeit. Am wichtigsten sind dabei folgende Funktionen: Gemeinsame Dokumentenbearbeitung Aufgaben und Verantwortlichkeiten Schnelle Kommunikation Für einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen ist den Mitarbeitern ein Schnelleinstieg und ein Wiki (Wissensmanagementsystem) wichtig. In Bezug auf den Schnelleinstieg wünschen sich die Teilnehmer neben den Favoriten Anwendungen, Dokumente/Vorlagen und Arbeitsräume eine persönliche Favoritenliste für Anwendungen außerhalb des Intranets, z.b. Links aus dem Internet, Fahrpläne des ÖPNV, Staumelder, Wetter etc. Auch der Speiseplan könnte hier platziert werden, da ihn viele Mitarbeiter täglich nutzen. Für die Mitarbeiter wichtige Inhalte in einem Wissensmanagementsystems sind: Arbeitsrelevante Themen in Form von Anleitungen, Workflows und Checklisten zu Projekt- und Arbeitsabläufen sowie Softwareanwendungen und allgemeine Themen wie z.b. Urlaub, Krankmeldung, Compliance oder erste Schritte für neue Mitarbeiter. Die Funktion der Verschlagwortung an sich wäre ebenfalls nützlich, um die Suche im Intranet zu unterstützen. Eine Tagcloud der meist gesuchten oder meist gelesenen Schlagwörter ist dagegen eher nicht notwendig. Die Mitarbeiter kennen die Funktion meist aus dem Internet und nutzen diese dort auch nicht.

10 ERGEBNISSE NUTZERTEST Welche Anwendungen unterstützen den sozialen Aspekt im Intranet? Ein Schwarzes Brett wird von den Mitarbeitern sehr positiv bewertet. Vorteil der Anwendung ist die Reduzierung von Rundmails. Neben den materiellen Dingen könnte man die Funktion auch ausdehnen: Klasse wäre, wenn man z.b. Kompetenzen wie Übersetzungen oder auch Möglichkeiten zum Sport anbieten kann. Wichtig für ein Schwarzes Brett sind angemessene Filter (z.b. Region oder Stichworte) und die Aktualität der Inhalte. Hinsichtlich der Kommentarfunktion gibt es kein eindeutiges Bewertungs-Bild. Die Befragten haben häufig Bedenken wegen möglichen Mobbings. Außerdem wird die Qualität des Inhalts als zu gering eingeschätzt oder die Personen haben Angst, ihre Äußerungen könnten vom Unternehmen negativ bewertet werden. Die Einführung der Funktion ist also stark abhängig von der Unternehmenskultur und sollte individuell abgestimmt werden. Ein Bewertungssystem ( Sterne oder Gefällt mir Button ) ist für ein Intranet eher nicht geeignet. Ähnlich zu den Kommentaren wird vorausgesetzt, dass die Inhalte gut sind und somit keiner Bewertung bedürfen. Das Mitarbeitermagazin sowie die Bilder- und Videogalerie finden die Teilnehmer interessant. Da bei den Anwendungen die gleichen Themenwünsche bestehen, könnten diese kombiniert werden. Themen, welche die Mitarbeiter hier gerne lesen würden, umfassen die Vorstellung verschiedener Abteilungen sowie Mitarbeiter (v.a. bei der Tätigkeit im Ausland) und von (neuen) Projekten im Unternehmen. Das News-Quiz ist nicht notwendig. Der Sinn des Quiz wird in Frage gestellt und teilweise sogar negativ bewertet. Eine Umfrage (z.b. Wie war das Kantinenessen diese Woche? ) wird dagegen sehr positiv beurteilt, da hier das Gefühl entsteht, dass die eigene Meinung zählt. Persönliche Informationen im Profil der Mitarbeiter werden überwiegend positiv bewertet. Sie dienen dazu, Kollegen besser kennenzulernen und Netzwerke aufzubauen. Die Angaben zu persönlichen Dingen sollte jedoch für die Mitarbeiter optional sein, da es auch einige Mitarbeiter gibt, welche Privates von Beruflichem trennen und keine Angaben machen möchten. Im persönlichen Bereich kann auf Anwendungen (wie z.b. Wetter, Google-Suche, To-Do-Liste etc.) verzichtet werden. Sinnvoller ist eine Möglichkeit diese Anwendung in den Schnelleinstieg integrieren zu können.

11 ERGEBNISSE NUTZERTEST Hierarchieübergreifende Anwendungen Die Feedback-Funktion und die Fragen an den Vorstand müssen noch weiter untersucht werden, da beide Anwendungen als wichtig bewertet werden, aber derzeit Bedenken im Vordergrund stehen. In weiterführenden Tests müssen mögliche Alternativen oder Bedingungen, unter welchen die Mitarbeiter die Anwendungen nutzen würden, gefunden werden. Im Hinblick auf die Feedback-Funktion sind sich die Mitarbeiter unsicher, ob es negative Konsequenzen geben könnte. Ernste Themen würden die meisten Mitarbeiter versuchen persönlich zu klären oder sich an den Betriebsrat wenden. Eine Feedback-Funktion würden sie eher für fachliche Themen und zu bestimmten Bereichen nutzen, z.b. nur Feedback zum Intranet. Bei der Anwendung Fragen an den Vorstand entsteht das Gefühl, dass es dem Vorstand wichtig ist, was die Belegschaft beschäftigt. Jedoch haben die Mitarbeiter Bedenken, dass sich die meisten Kollegen nicht trauen würden Fragen einzureichen und dass es letztendlich auch nicht der Vorstand selbst ist, der diese bearbeitet. Durch eine Abstimmung könnten sich außerdem die Mitarbeiter, deren Fragen nicht gewählt wurden, weniger wertgeschätzt fühlen.

12 KONTAKT Bei Rückfragen zur Studie stehen wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung. Ihre Ansprechpartnerin: Annett Wollherr Telefon: (0711) Leuschnerstraße Stuttgart Telefon (0711) Telefax (0711) Amtsgericht Stuttgart HRB Geschäftsführer: Oliver Siegmund

13 ANHANG Hilfe bei der täglichen Arbeit Expertensuche Die Expertensuche ist eine Datenbank aller Mitarbeiter. Diese können mit verschiedenen Filtern gesucht werden. Man erhält Auskunft zu den Kontaktdaten der Mitarbeiter und auch zu deren Kompetenzen. Arbeitsräume Arbeitsräume sind Bereiche für Projektteams, um Dokumente zu bearbeiten und sich zu organisieren. Schnelleinstieg In diesem Bereich können sich Mitarbeiter für sich persönlich relevante und meist genutzte Themen (z.b. Vorlagen oder Anwendungen) anordnen und direkt darauf zugreifen. Wiki Wissensmanagementsysteme sind Bereiche für gemeinsames Arbeiten an Texten, um Wissen zu speichern und zu erweitern. Mögliche Inhalte sind u.a. Checklisten oder Arbeitsanleitungen. Taggs Zu jedem Eintrag im Intranet (Artikel, Vorlagen etc.) kann der Mitarbeiter ein Schlagwort hinzufügen. Unter diesem kann der Mitarbeiter, aber auch alle anderen den Eintrag später wieder finden. Die meist gesuchten Schlagwörter werden in einer Übersicht (Tagcloud) angezeigt.

14 ANHANG Sozialer Aspekt im Intranet Schwarzes Brett Mitarbeiter können hier Anzeigen der Art Biete und Suche veröffentlichen. Kommentare Artikel, Vorlagen etc. können von Mitarbeitern kommentiert werden. Bewertungen Mitarbeiter können Artikel, Vorlagen etc. mit dem aus Online-Shops bekannten 5-Sterne-System oder einem Gefällt mir Button bewerten. Bilder- und Videogalerie Hier können z.b. Nachrichten per Video oder auch Bilder der letzten Teamveranstaltung veröffentlicht werden. Interaktives Mitarbeitermagazin Im Mittelpunkt stehen Themen, welche für Mitarbeiter relevant sind. Über eine Kommentarfunktion können sich die Mitarbeiter zu den Beiträgen äußern. News-Quiz In diesem Bereich wird eine Quiz-Frage zu Themen aus zuletzt veröffentlichten Nachrichten gestellt. Bei der Lösung der Frage wird auch noch einmal der entsprechende Artikel verlinkt.

15 ANHANG Hierarchieübergreifende Anwendungen Feedback Hier können Angestellte wie bei einer Art Kummerkasten Rückmeldung an das Unternehmen geben. Fragen an den Vorstand Mitarbeiter können in diesem Bereich Fragen an den Vorstand einreichen und abstimmen, welche Fragen beantwortet werden sollen.

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