Wie erstelle ich schnell und einfach einen Workflow? Nintex Workflow

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1 Wie erstelle ich schnell und einfach einen Workflow? Nintex Workflow

2 Inhalt Übersicht Warum Nintex? Lizenzierung Installation Einführung in Nintex Workflow Showcase Kreditbewilligungsantrag Unterschied zu MS SharePoint Workflows SharePoint Designer Workflows Aus der Sicht eines Entwicklers Kontakt Schulungen Kontaktperson

3 Über Nintex Führender Anbieter für SharePoint Workflow Kunden 700+ Partner lizenzierte User Vertreten in über 90 Länder

4 Nintex-Produkte Nintex Workflow erweitert Microsoft SharePoint mit einem Drag&Drop-Workflow-Designer, Konnektoren und vielen erweiterten Workflow-Funktionen. Mit Nintex Forms können elektronische Formulare in Micrsoft SharePoint mittels eines Formular- Designers schnell und einfach erstellt werden. Die Formulare können auch auf den meisten gängigen Mobilgeräten genutzt werden. Nintex Workflow für Office 365 ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Cloud. Die Cloud-Integration ermöglicht die Anbindung von weiteren Cloud-Services wie Exchange, Lync oder Yammer direkt über vorkonfigurierte Workflow-Aktivitäten oder mittels Webservices. Mit Nintex Forms für Office 365 können Sie Formulare auf einer robusten Plattform auf Basis des neuen Cloud-App.Modells erstellen.

5 Nintex-Produkte Nintex Worfkflow für Project Server setzt Projekt- und Portfolio-Manager in die Lage, End-To-End Prozesse einfach und günstig zu implementieren. Nintex Live erweitert den Funktionsumfang von Nintex Workflow und Nintex Forms mit vielen nützlichen Cloud-Services. Damit können Cloud-Dienste wie beispielsweise SkyDrive, Dropbox, Office 365, Twitter und viele andere einfach in die Prozesse integriert werden. Nintex Mobile bringt die Prozesse auf mobile Geräte. Dies ermöglicht jederzeit den Zugriff auf die Prozesse.

6 Workflow for Everyone Users Developers IT Quick & Easy Pure SharePoint Connected

7 Was ist Nintex Workflow? Einfache Automation von Geschäftsprozessen im SharePoint Umfeld Drag & Drop keine Programmierkenntnisse notwendig (Non-code Lösung) Arbeiten mit Vorlagen Benutzerfreundliche Handhabung der Workflows Delegierung von Tasks und Lazy Approval Anbindung von Drittsystemen über Webservices Einsatz typischerweise für Unterstützungsprozesse (Mitarbeitereintrittsprozess, Debitorenprozess, Aufgabenmanagement, statusabhängige Aktionen, etc.)

8 Übersicht über die Nintex Produkte Easy to use Easy to mange Powerful & Connected Workflows Connected to O365 and Cloud Services, Forms Published to the Cloud Quick & Easy Anywhere on Any Device Workflow Integration

9 Lizenzierung Nintex Workflow 2013 in drei Versionen erhältlich: Workgroup Edition (Einsatz auf 5 Sites beschränkt): ca. CHF Standard Edition (kleine bis mittlere Unternehmen): ca. CHF Enterprise Edition (kompletter Funktionsumfang): ca. CHF Lizenzierung pro Frontend-Server

10 Installation Installation als SharePoint-Solution Solution über CA SharePoint installieren Site Collection Feature aktivieren Site Feature aktivieren Keine Client-Installation notwendig

11 Drag & Drop Workflow-Designer Ribbon mit diversen Optionen Workflow Actions (Drag & Drop) Design Fenster

12 Ribbon Wichtig, da Ctrl+Z nicht möglich! Veröffentlichen nicht vergessen! Import/Exp ort z.b. bei Migration Diverse Einstellungsmöglichkeiten (auto/man. Start etc.)

13 Werkzeugliste Integration (1) Call Web Service für SOAP Web Services Query BCS für Business Connectivity Services Query LDAP für AD Abfragen

14 Werkzeugliste Integration (2) Check in item Check out item Update item

15 Werkzeugliste Logik und Fluss Run if: ausführen, wenn Bedingung zutrifft Run parallel actions: Zwei Aktionen parallel laufen lassen Set a condition: Trifft Bedingung zu -> linker Ast, sonst rechts Switch: bei Auswahlfeldern

16 Werkzeugliste Berechnungen Set variable: Variable = Information zur Laufzeit Set workflow status Start workflow Wait for item update

17 Werkzeugliste - Benutzerkontenverwaltung Create site Update AD user

18 Werkzeugliste - Benutzerinteraktion Assign Flexi task: meist benutzte Action Send notification: zweit meist benutzte Action

19 Nintex Live Nintex-Live bietet die Möglichkeit, weitere Workflow-Actions aus einem online-katalog zu nutzen Voraussetzung dafür ist, dass Nintex-Live mitinstalliert (kostenlos) und aktiviert wird

20 Show Case - Kreditbewilligungsantrag Szenario: Bei einer Bank werden Kreditanträge in eine Liste eingetragen. Je nach Höhe des Betrags muss eine vorgesetzte Stelle den Antrag bewilligen oder nicht. Es braucht: 1x Liste in welche die Kreditanträge eingetragen werden Nintex Workflow auf CA und entsprechender Site aktiviert

21 Show Case - Kreditbewilligungsantrag 1. SharePoint-Liste «Kreditantrag» erstellen Benötigte Spalten: Vorname Name Kreditbetrag Kreditantrag bewilligen.

22 Show Case - Kreditbewilligungsantrag 2. Neuen Workflow mit Nintex erstellen

23 Show Case - Kreditbewilligungsantrag 3. Workflow implementieren In diesem Beispiel wird angenommen, dass Anträge über zuerst von einer weiteren Stelle bewilligt werden müssen. Dazu soll ein Task in SharePoint erstellt und der Benutzer per benachrichtigt werden. Niedrigere Beträge werden direkt bewilligt. Natürlich möchte man auch zu jedem Antrag den aktuellen Status sehen. Wie dies zu lösen ist, ist auf der nächsten Folie ersichtlich. Nicht vergessen den Workflow zu speichern und zu publizieren!

24 Show Case - Kreditbewilligungsantrag

25 Show Case - Kreditbewilligungsantrag Erklärungen zum Workflow Mittels «set a condition» wird in der Spalte «Kreditbetrag» nachgeschaut, ob der gewünschte Betrag die definierte Bedingung erfüllt. Falls ja, wird die rechte Seite des Workflows durchlaufen. Ansonsten die Linke. Um s zu versenden, eignet sich die Aktion «send notification». Um den Status nachzuführen, wir die Aktion «set workflow status» verwendet. Die Aktion «flexi task» kommt mit der Funktion «annehmen/ablehnen» out-of-the-box daher.

26 Show Case - Kreditbewilligungsantrag 4. Neue Anträge erfassen Neue Anträge können jetzt direkt auf der Liste erfasst werden. Das Standarddialogfenster lässt sich mit «Nintex Forms» bearbeiten. Dazu drückt man im Ribbon von SharePoint auf die Schaltfläche «Nintex Forms»

27 Show Case - Kreditbewilligungsantrag Nintex Forms Zum Vergleich: Standard Nintex Forms

28 Unterschied zu SharePoint Designer Workflow SharePoint Designer Workflows Vordefiniertes Action Set Was fehlt, kann mittels Visual Studio programmiert werden. Client-Installation notwendig

29 Unterschied zu SharePoint Designer Workflow Nintex aus Sicht eines (SharePoint-)Entwicklers: - We do not change the rules, we change the tools! - Non-code Lösung heisst nicht, dass kein strukturiertes Vorgehen notwendig ist! - Entwicklung eigener Actions möglich - Bei Abfragen von Webservices meistens spezifisches Know-how notwendig - Interpretation von Fehlermeldungen (Debugging)

30 Unterschied zu SharePoint Designer Workflow Zusammenfassung - Nintex Workflow eignet sich sehr gut für Human-Centric Workflows im SharePoint-Umfeld - SharePoint Designer und Nintex nutzen beide die OOTB SharePoint Workflow Engine - Nintex Workflows lassen sich einfacher warten, sind migrierbar für jede SharePoint Version und schneller umgesetzt, als mit dem SharePoint Designer.

31 Projektvorgehen Workflow-Projekte verlangen Kenntnisse über Organisation und Prozesse

32 Dienstleistungen der IOZ AG Schulungen/Training Coaching Business Analyse, Prozessmodellierung Implementierung Lizenzen (Nintex Reseller) Nintex Workflow

33 Kontakt Die aktuellen Schulungstermine finden Sie bei uns im Internet! Haben wir Ihr Interesse geweckt? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren! St. Georg-Strasse 2a CH-6210 Sursee Telefon: Telefax:

34 Besten Dank

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