5. Bayerisches Anwenderforum egovernment. SharePoint Berechtigungsstrukturen Mehr als nur ein Zugriffsschutz? Dienstag, 15.

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1 5. Bayerisches Anwenderforum egovernment SharePoint Berechtigungsstrukturen Mehr als nur ein Zugriffsschutz? Dienstag, 15. Oktober 2013 INFORA GmbH Hermann Prinz Fürther Straße Nürnberg Tel.: Fax:

2 Agenda 1 Motivation / Situation 2 Praxisbeispiele für SharePoint-Einsatzmöglichkeiten 3 SharePoint - Berechtigungskonzept 4 Vorteile und Herausforderungen 5 Praktische Erfahrungen / Empfehlungen für SharePoint-Organisationsprojekte 2

4 Warum dieses Thema? Motivation / Situation Datenschutz hat in der öffentlichen Verwaltung eine hohe Bedeutung Trotz vieler IT-Verfahren und Dokumentenmanagementsysteme liegen ca. 80 % aller Dokumente immer noch auf Servern Berechtigungsvergaben auf Server-Strukturen funktionieren zwar, sind aber meist unübersichtlich, schwer zu verwalten, und oft nicht aktuell Azubi-Effekt -> Berechtigungsänderungen werden oft nicht nachgehalten und aktualisiert 4

5 Warum dieses Thema? Motivation / Situation Abhängigkeit von der IT / Belastung der IT, bei Berechtigungsänderungen auf Dokumentenverzeichnisse SharePoint-Einsatz ist ein Leuchtturm-Thema meist von oben getrieben (als Organisationsprojekt) Eine Berechtigungsstruktur zum SharePoint-Einsatz wird oft nur dürftig zusammen gestellt (kein richtiges Konzept) Die Rolle des fachlichen Administrators ist in vielen Fällen nicht etabliert 5

7 SharePoint-Anwendungsfelder Es gibt viele Möglichkeiten! Excel-Services Grafische Aufbereitung Listen als Datenquelle für SQL-Server Dasboards Business- Intelligence Websites Sites Webparts Bibliotheken Listen Kalender Wiki Diskussion Mehrbenutzerfähige Web-Anwendungen SharePoint-Designer Externe Datenbanken InfoPath-Formulare Business Connectivity Services Dokumentensuche Volltextsuche Automatische Suchvorschläge Personensuche Web- Anwendungs- Entwicklung Suche CMS / DMS Kommunikation / Soziale Netze Wiki Blogs Soziales Tagging Meine Website Mein Profil Metadaten Inhaltstypen Vorlagen Versionierung Aus-/Einchecken Freigaben Workflows Dokumentensync. Veröffentlichen Archivieren 7

8 Welche Einsatzmöglichkeiten werden häufig genutzt? (Praxisbeispiele) Intranet-Plattform Zentrale und dezentrale Nutzung über Standorte hinweg Beispiel: Intranet der INFORA GMBH Interne Information Schwarzes Brett Wissenstransfer Gemeinsame Ablage Projektplanung etc. 8

9 Welche Einsatzmöglichkeiten werden häufig genutzt? (Praxisbeispiele) Dokumentenmanagementsystem (DMS) Informationsplattform - zentral gepflegt, für dezentrale Nutzung - Beispiel: internes IT-Portal einer Gruppe von Gesellschaften Zuständigkeiten Regelungen Mitteilungen Vorlagen Schulungen etc. 9

10 Welche Einsatzmöglichkeiten werden häufig genutzt? (Praxisbeispiele) Dokumentenmanagementsystem (DMS) Nachweisplattform - dezentral gepflegt, für zentrale Nutzung - Beispiel: internes Portal einer Gesellschaft, zur Nutzung durch Schwestergesellschaften und der Zentrale Zuständigkeiten Regelungen Mitteilungen Vorlagen Nachweise etc. 10

11 Welche Einsatzmöglichkeiten werden häufig genutzt? (Praxisbeispiele) Content-Management-System (CMS) Dokumenten-Verwaltungsplattform - zentral gepflegt, für zentrale Nutzung - Beispiel: internes IT-Cockpit der Bundesagentur für Arbeit Protokolle Entscheidungsvorlagen Terminpläne Präsentationen Konzeptdokumente etc. 11

12 Welche Einsatzmöglichkeiten werden häufig genutzt? (Praxisbeispiele) Web-Anwendung Prozess-Abwicklungsplattform Funktionen zur Abwicklung eines Prozesses Beispiel: internes IT-Zieletool der Bundesagentur für Arbeit Eingabeformulare Datenbankablage (SQL) Übernahme-Workflows Status-Erfassungs- Anwendung Reports etc. 12

14 SharePoint Berechtigungskonzept Was kann alles berechtigt werden? Websitesammlung z.b.: Intranet, DMS, CMS, Anwendungen, Sites z.b.: eigene Sites je Bereich Vererbung* Webparts Listen Auf jeder Ebene können entsprechende Berechtigungen gesetzt werden, müssen aber nicht. Bibliotheken Verzeichnisse *Die Vererbung kann unterbrochen werden, wenn für ein Element auf einer unteren Stufe eingeschränkte oder differenzierte Berechtigungen erforderlich sind. Dokumente 14

15 SharePoint Berechtigungskonzept Wie werden Berechtigungen zugeordnet? SharePoint- Berechtigungs- Gruppe SharePoint- Berechtigungsstufen SharePoint- Berechtigungen SP-Berechtigungsgruppen: Besucher von Intranet Mitglieder von Intranet Besitzer von Intranet SP-Berechtigungsstufen: Vollzugriff Entwerfen Teilnehmen Lesen Beschränkter Zugriff SP-Berechtigungen: hinzufügen bearbeiten löschen anzeigen Genehmigen... User (AD) Usergruppe (AD) AD-Usergruppen sind i.d.r. nach Aufbauorganisation und Prozessgruppen aufgebaut. Beispiel: AD-Usergruppe: Alle Mitarbeiter SP-Berechtigungsgruppe: Mitglieder von Intranet SP-Berechtigungsstufen: Lesen + Teilnehmen + Entwerfen +. SP-Berechtigungen zu Teilnehmen : bearbeiten + löschen + hinzufügen + drucken + 15

17 Vorteile des SharePoint- Berechtigungskonzeptes SharePoint-Berechtigungskonzept: Vorhandensein eines Berechtigungskonzept wie bei anderen Verfahren (im Vergleich zu Server-Zugriffsberechtigungen). SharePoint-Berechtigungsgruppen: Zusätzliche Stufe/Ebene für ein rollenbasiertes Konzept. Differenzierte / granulare Berechtigungen: Berechtigungen können bei Bedarf granular angepasst werden Fachliche Administration: Auch das Recht, Rechte zu verwalten, kann auf untergeordnete Ebenen delegiert werden Kontrolle: Verändernde Zugriffe werden in einer Historie protokolliert 17

18 Unterschiede zu klassischen Anwendungen (Server, DMS, Verfahren) Der Anwender sieht nur das, was er sehen soll (Klarheit, Datenschutz). Der fachliche Anwendungsverantwortliche (Bedarfsträger) kann selber die Berechtigungen kontrollieren und pflegen (Aktualität und Qualität der Berechtigungen, Zeitersparnis). Es ist keine eigene Anmeldung notwendig (weniger User-IDs / Passwörter). Einheitliche Plattform für verschiedene Anwendungen Zugriff über Browser, Office, Web-Access (externer Zugriff) aber: Vererbung und Delegation kann auch hier zu schwer durchschaubaren Abhängigkeiten führen 18

19 Die Berechtigungs-Selbstverwaltung Was ist sinnvoll? IT Fachbereich Berechtigungsverwaltung durch die IT Berechtigungsverwaltung gleichverteilt Berechtigungsverwaltung durch den Fachbereich Muss generell, aber auch je Anwendung und Leistungsfähigkeit des fachlichen Administrators festgelegt werden! 19

21 Praktische Erfahrungen mit SharePoint-Organisationsprojekten Durch den Einsatz von fachlichen Administratoren wird die SharePoint-Anwendung viel mehr in die eigene Verantwortung genommen (Customizing, Berechtigungen, Erweiterungen) Dokumente sind besser kontrollierbar als bei einer Server- Ablage (Datenschutz, Historie, ) Eine zentrale Dokumentenablage in SharePoint ist besser strukturierbar als auf Server-Verzeichnissen (Intranet-Struktur) Nur langsame Umgewöhnung von einfacher Dateiablage auf Servern zu SharePoint-Upload 21

22 Typische Fehler bei SharePoint-Organisationsprojekten Ungenügendes oder kein Fachkonzept (inkl. Rollen- und Berechtigungskonzept) Zu sehr als Spielwiese, in der die Funktionalität im Vordergrund steht (Baukastenprojekte) Fehlende oder nicht geschulte fachliche Administratoren SharePoint-Projekte oft nur Zusatzaktivitäten zum Tagesgeschäft (mangelnde Projektierung) Ungenügende Einweisung/Schulung von Anwendern in SharePoint-Funktionalitäten Zu viel Vertrauen in die Suchfunktion 22

23 Empfehlungen und Herausforderungen für SharePoint-Organisationsprojekte Grundsätzliche Strategie zur SharePoint-Organisation als klare Linie definieren (allgemeines Berechtigungskonzept mit Kopplung zur ActiveDirectory-Organisation) Projektierung von SharePoint-Projekten (Fachkonzept) Etablierung und Zusammenarbeit von fachlichen Administratoren mit den IT-SharePoint-Entwicklern Realen Nutzen von SharePoint als Kollaborationsplattform aufzeigen, und persönliche Vorteile für Mitarbeiter herausstellen, zum Beispiel: automatische Benachrichtigung, wenn sich an Dokumenten oder Verzeichnissen etwas ändert gleichzeitige Bearbeitung gemeinsamer Dokumente in Projekten 23

24 SharePoint Berechtigungskonzept Mehr als nur ein Zugriffsschutz? Ihre Dokumente und Daten sind mit dem SharePoint- Berechtigungskonzept besser kontrollierbar als nur bei Ablage auf Servern (höhere Hemmschwelle für Datenmissbrauch). Der Fachbereich hat mehr Möglichkeiten zur Eigenentwicklung und Eigenverwaltung von Anwendungen (Motivation). Einführungs- und Organisationsprojekte können generell besser abgebildet und unterstützt werden (Flexibilität). 24

25 SharePoint Berechtigungskonzept Mehr als nur ein Zugriffsschutz? 25

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! INFORA GmbH Hermann Prinz Fürther Straße Nürnberg Tel.: Fax: