12. Mai 2009 Mischa Mundwiler, Business Unit Manager, Partner Elisabeth Stettler, Consultant/Projektleiter

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1 Orbit Zoom Days: Seminar b-3 SharePoint effizient einsetzen 12. Mai 2009 Mischa Mundwiler, Business Unit Manager, Partner Elisabeth Stettler, Consultant/Projektleiter Bern, Frankfurt, Hamburg, München, St. Gallen, Zug, Zürich 1

2 2

3 Agenda.» Disclaimer.» Geschäftsprozesse in SharePoint Geschäftsprozesse optimieren Prozesslandschaft im Unternehmen Welche Werkzeuge gibt es? Was für wen?» Praxisbeispiele» Sie bekommen den Auftrag. Prozessmanagement Modell. Kostentreiber im Gesamtprojekt. Kostentreiber in der Umsetzung.» Fazit. 3

4 Geschäftsprozesse ändern.» Warum sollte man sich das antun? hohe Durchlaufzeiten hohe Prozesskosten geringe Produktivität hohe Fehlerquoten» Wie kann man entgegenwirken? Kontinuierliche Optimierung Business Process Reengineering (BPR) 4

5 Prozesslandschaft im Unternehmen. Klassifikation von Workflows. Business Value Zusammenarbeit Kerngeschäft Ad Hoc Administration Häufigkeit der Ausführung Quelle: LEYMANN, F.; ROLLER, D.: Production Workflow. Prentice Hall PTR,

6 SharePoint Geschäftsprozesse. Das Toolset. Workflow Typ Vorkonfigurierte Workflows Konfigurierbare Listen Einfache Workflows Komplexe Workflows Beispiele: - Genehmigungs-WF - Übersetzungs-WF Beispiel: - Custom List für Kundenanfragen Beispiel: - Wenn Feld= Ueli sende an Beispiel: - Mit Integration von Backend-Daten Formular in SharePoint SharePoint (opt. +InfoPath oder +.NET) Erstellung in SharePoint SP Designer Visual Studio Erstellung durch Benutzer Power User Entwickler Häufige Einsatzgebiete Intranet, Extranet x Intranet, Extranet, Internet 6

7 PRAXISBEISPIELE. 8

8 RBC Solutions AG. Dialog Marketing und Contact Management. CALLCENTER ABWICKLUNG MIT SHAREPOINT STANDARD 9

9 RBC Solutions AG. Startseite des Intranets. 10

10 RBC Solutions AG. Rückrufformular im Contact Management. 11

11 RBC Solutions AG. Kundenfeedback.» Unsere Erfahrung ist durchgehend positiv, die Prozesse konnten grösstenteils standardisiert werden und das Handling für die Anwender wurde vereinfacht, was natürlich auch die Prozessdurchlaufzeiten verkürzte.» Die Akzeptanz war von Beginn weg vorhanden, da sich für alle Benutzer ein Vereinfachung bei der täglichen Arbeit ergab. Dies wurde auch durch die breit abgestützte Projektmitarbeit gefördert.» Wir würden es heute zu 80% gleich umsetzen. 12

12 RBC: Zahlen und Fakten Name rbc Solutions AG Gründung 1985 Standorte Feldmeilen (ZH) und Chur (GR) Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter rund 200 Festangestellte und 170 Temporäre/Teilzeit-Mitarbeiter Hauptaktionär MS Mail Service AG, St. Gallen Wichtige Mitgliedschaften Tätigkeit CallNet, SDV, SMC Die rbc ist eine innovative und führende Gesamtanbieterin im Dialogmarketing und Contact Management, die erfolgreich Kontakte oder Leads generiert und Kundenbeziehungen optimiert. rbc vermittelt Kontakte zu Kunden, potenziellen Kunden, Interessenten und anderen wichtigen Ansprechgruppen und sorgt in Ihren Geschäftsfeldern für mehr, bessere und vor allem die richtigen Kontakte. «generating and improving contacts.» 13

13 LTV Gelbe Seiten AG. AUSSENDIENST COCKPIT MIT INFOPATH & CRYSTAL REPORTS 14

14 LTV Gelbe Seiten AG. Prozesse im Aussendienst: Kundenkarten. 15

15 LTV Gelbe Seiten AG. Prozesse im Aussendienst: Terminorganisation. 16

16 LTV Gelbe Seiten AG. Das Ergebnis.» Qualitätsverbesserung» Bessere Qualität der Inhalte: aktueller, zentralisiert» Zielgruppenkonform: 3-sprachig» Kostenersparnis» 20% Reduktion Vertrags- und Auftragsbestätigungskopien» 60% Reduktion Aufwand Gut zum Druck» 95% der Aussendienst-Mitarbeiter finden das Cockpit wichtig bis unverzichtbar 17

17 LTV: Zahlen und Fakten Name Hauptsitz Niederlassung Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter Verbands-Zugehörigkeit Tätigkeit LTV Gelbe Seiten AG, seit 1996 ein Unternehmen der PubliGroupe Bereich PubliDirect Zürich Gland 480, wovon rund 360 im Aussendienst Mitglied des Schweizerischen (SADV) und des Europäischen Adressbuchverleger-Verbandes (EADP) Produktion und Vermarktung von 95 lokalen Telefon- und Branchenverzeichnissen mit einer Auflage von über 3 Millionen Exemplaren den Branchenverzeichnissen "Die Gelben Seiten " mit einer Auflage von über 1,3 Millionen Exemplaren Kommerzialisierung von den Verzeichnissen von Swisscom Directories AG, total 25 Telefonbücher mit einer Gesamtauflage von rund 4,2 Millionen Exemplaren den "Gelben Seiten" und dem "Telefonbuch" im Internet auf local.ch, der regionalen Suchplattform 18

18 Case: RTC.ch KOMPLEXE WORKFLOWS MIT WINDOWS WORKFLOW FOUNDATION 19

19 RTC.ch Workflow Modellierung in Visual Studio mit WWF. Auszug aus der Workflowmodellierung eines Autorisierungsworkflow in Visual Studio Auszug aus der Modellierung eines Workflowsteps 20

20 RTC.ch Prozessübersicht eines Benutzers. 21

21 RTC.ch InfoPath Formular in der Auftragsabwicklung. 22

22 RTC.ch Control Desk mit Prozessvisualisierung. 23

23 RTC.ch Das Ergebnis.» Geschäftskritische Prozesse und Daten werden heute über die zentrale SharePoint-Plattform für RTC und den Bankenverbund betrieben.» Die vermutlich weltweit grösste Workflowlösung in SharePoint

24 RTC.ch: Zahlen und Fakten Name RTC Real-Time Center AG Hauptsitz Bern Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter 550 Tätigkeit RTC Real-Time Center AG ist ein Servicecenter für Banken und andere Finanzdienstleister. Das Kompetenzzentrum für ausgereifte Banking Solutions bietet ein umfangreiches Produkt- und Dienstleistungsportfolio an. Dieses beinhaltet Bankensoftware, Desktop- und Systemmanagementlösungen, Druck- und Versanddienstleistungen sowie Gesamt-lösungen. Zudem bietet RTC IT-Outsourcing-Services, die die Kernkompetenzen der Banken in allen Bereichen optimal unterstützen. 25

25 Sie bekommen den Auftrag.. 26

26 Sie bekommen den Auftrag.» Ihr Chef sagt: Wir haben doch nun SharePoint. Das kann doch auch Workflows Kannst Du nicht mal eben das Spesenformular dort reintun? 27

27 Prozessmanagement Modell. Strategische Ebene Strategieentwicklung Fachlich konzeptionelle Ebene Operative Ebene Prozess-Management Workflow-Management Prozessabgrenzung Prozessmodellierung Prozessführung Workflowmodellierung Workflowausführung Prozessmonitoring Wahl des Workflow- Management Systems (WfMS) erst hier! Anwendungssystemgestaltung Organisationsgestaltung Quelle: GADATSCH, A.: Management von Geschäftsprozessen. 2. überarbeitete und erweiterte Auflage, Vieweg, Wiesbaden,

28 Kostentreiber im Gesamtprojekt. Strategische Ebene Strategieentwicklung Fachlich konzeptionelle Ebene Prozessabgrenzung Prozess-Management Prozessmodellierung Prozessführung Operative Workflow-Management Ebene Workflowmodellierung Workflowausführung Prozessmonitoring Anwendungssystemgestaltung Organisationsgestaltung Quelle: GADATSCH, A.: Management von Geschäftsprozessen. 2. überarbeitete und erweiterte Auflage, Vieweg, Wiesbaden,

29 Kostentreiber im Gesamtprojekt.» Kostenverteilung im Gesamtprojekt: Prozessmodellierung und Organisationsgestaltung 80% 30

30 Kostentreiber in der Umsetzung. Strategische Ebene Strategieentwicklung Fachlich konzeptionelle Ebene Prozess-Management Prozessabgrenzung Prozessmodellierung Prozessführung Operative Workflow-Management Ebene Workflowmodellierung Workflowausführung Prozessmonitoring Anwendungssystemgestaltung Organisationsgestaltung Quelle: GADATSCH, A.: Management von Geschäftsprozessen. 2. überarbeitete und erweiterte Auflage, Vieweg, Wiesbaden,

31 Kostentreiber in der Umsetzung.» Kostenverteilung in der technischen Umsetzung: 20% Umsetzung Prozessfolge Backend-Integration 80%» Abhängig vom WfMS: Umsetzung von Zusatzanforderungen Bsp.: SharePoint 2007 bietet keine visuelle Darstellung des Prozessablaufs Bsp.: SharePoint 2007 bietet kein sauberes Change Management 32

32 Damit das Projekt kein Fiasko wird. Die richtigen Stakeholder. Strategische Ebene Strategieentwicklung Definition von Messgrössen anhand der Erfolgsfaktoren der Geschäftsfelder. Return on Investment (ROI) Fachlich konzeptionelle Ebene Prozess-Management Prozessabgrenzung Prozessmodellierung Prozessführung Operative Workflow-Management Ebene Workflowmodellierung Workflowausführung Prozessmonitoring Anwendungssystemgestaltung Organisationsgestaltung Quelle: GADATSCH, A.: Management von Geschäftsprozessen. 2. überarbeitete und erweiterte Auflage, Vieweg, Wiesbaden,

33 Was sollte man sonst noch wissen?» Jede Prozessoptimierung schafft Struktur und Ordnung. Unregelmässigkeiten und Fehler werden ausgemerzt. Aber: Flexibiltät geht verloren.» Neue Strukturen werden geprägt vom gewählten Framework (z.b. Windows Workflow Foundation). Dies kann/wird Auswirkungen auf die Organisation haben. Wählen Sie bewusst!» Change Management von Prozessen ist bei vielen WfMS nicht einfach. (Bei SharePoint 2007 ganz sicher.) Nachträgliche Optimierungen kosten Geld. 34

34 Was sollte man sonst noch wissen. in Bezug auf SharePoint?» SharePoint eignet sich hervorragend für die schnelle Umsetzung von einfachen Prozessen für MS Office-basierte Zusammenarbeit und damit zusammenhängende Prozesse für ein zentrales Frontend einer Workflowlösung» SharePoint sollte gut geprüft werden bei komplexen Workflows als Tool für strategisches Prozessmanagement langfristigen Workflows Change Management ist nicht vorgesehen, sondern der Prozess läuft aus und man erstellt neue Formulare mit dem neuen Workflow. bei Anforderungen im Bereich Archivierung und Auditing. Die Workflow-History wird aus Performance-Gründen nach 3 Monaten von einem Job gelöscht. bei transaktionalen Anforderungen wie z.b. Rollback einer Aktion. SharePoint arbeitet asynchron (z.b. Create Task und anschliessendes Löschen des Tasks, da der Status zurückgesetzt wurde.) 35

35 36

36 Eckdaten zu namics.» Marktführender Schweizer Berater für Web-Anwendungen und E-Business, starke Präsenz in Deutschland» Fokus Strategieberatung für Internet, Intranet, Extranet Konzeption und Implementierung nutzergerechter, effizienter und begeisternder Web-Anwendungen Vermarktung und Lancierung von Online Aktivitäten werblich orientierte Markenkommunikation» Zahlen und Fakten gegründet 1995 als Spinoff der Universität St. Gallen 290 Mitarbeiter, Umsatz 2008 CHF 39 Mio. Standorte: Bern, Frankfurt, Hamburg, München, St. Gallen, Zug, Zürich PubliGroupe SA, Minderheit beim Management (19 Partner) 37

37 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit. 38

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