Whitepaper. Integrative IT-Planung Ableitung von Synergien aus komplexen ITUmgebungen für eine effektive IT-Planung

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1 Whitepaper Integrative IT-Planung Ableitung von Synergien aus komplexen ITUmgebungen für eine effektive IT-Planung

2 2 Ableitung von Synergien aus komplexen IT-Umgebungen für eine effektive IT-Planung EINLEITUNG Das IT-Management umfasst zahlreiche Disziplinen Da die IT so an Bedeutung gewonnen hat, dass sie mittlerweile zur technologischen Grundlage für das Business von heute geworden ist, haben auch die Anzahl der Prozesse für die Verwaltung der verschiedenen Aspekte der IT zugenommen. Disziplinen wie etwa das Enterprise-Architekturmanagement, das Business-Prozessmanagement, das Produkt-Portfoliomanagement, die Konfigurationsänderungsmanagement, Enterprise Resource Planning und die IT-Planung sind entstanden, um den Zweck, den Umfang und die Aufgaben der einzelnen Arbeitsgruppen zu definieren. Es wurden leistungsfähige Softwareprodukte entwickelt, um jeden dieser Bereiche mit Informationsspeichern, automatisierten Arbeitsabläufen und Richtlinien für die Governance zu unterstützen. Sie tragen in hohem Maß zur Prozesseffizienz und -effektivität bei, und das IT-Personal braucht sie, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Wie in einem Expertenteam konzentriert sich jedes Spezialsystem auf seinen eigenen Bereich, während es gleichzeitig mit den anderen Systemen zusammenarbeitet, um erforderliche Informationen bereitzustellen und zu empfangen. Standards haben viel geleistet, um diese gegenseitige Abhängigkeit zu fördern, was zu einer höheren Synergie im IT-Komplex und zu einer Wertsteigerung für den Endanwender geführt hat.

3 Integrative IT-Planung 3 Nur eine integrierte IT-Umgebung kann zu einer Maximierung der Vorteile der Automatisierung beitragen. Betrachten wir einmal die folgenden Vorteile: Wiederverwendung vorhandener Informationen Minimal redundante Dateneingabe Vollständige und aktuelle Daten Zuverlässige Informationsbasis Durchsetzung von Verfahren, Richtlinien und Namenskonventionen Interaktive Applikationen IT-Planung eine integrative Disziplin Um die Effektivität des IT-Planungsverfahren zu gewährleisten, muss es integrativ sein, Informationen über alle relevanten Planungselemente enthalten und die Beziehungen zwischen all diesen Elementen definieren und pflegen: Anforderungen, Projektvorhaben, Architekturentwürfe, Hardware, Software, Workflows, Humanressourcen, Unternehmensrichtlinien, Business-Strategien und Kosteninformationen. Viele dieser Informationen werden von anderen Quellen gepflegt, so dass jedes System, das den IT-Planungsprozess unterstützt, gut in das Planungssystem integriert sein muss, damit die Planung präzise erfolgen kann. Das Planungssystem muss die physikalischen und logischen Zustände der Artefakte - einschließlich ihrer Entwicklung im Verlauf der Zeit - kennen; dies gilt für jeden Aspekt und jede Ebene der IT-Planung: für die Business-Ebene: Organisationsstruktur, Business-Prozesse, Business-Funktionen und Business-Daten für die technische Ebene: Applikationen, Standard-Softwareprodukte, Release-Informationen und betriebliche Informationen für die Informationsebene: Kosten und geplante Investitionen Da ein IT-Planungssystem Änderungen in der IT-Landschaft bewirkt, ist es auch für die Übertragung von Informationen bezüglich der Änderungen an andere

4 4 Systeme wie etwa an Project Portfolio Management- und Enterprise Resource Planning-Lösungen verantwortlich. Diese Lösungen verarbeiten anschließend die Informationen und melden jegliche Änderungen an das IT-Planungssystem zurück. Diese symbiotischen Beziehungen gewährleisten die Einheitlichkeit und Ordnung im IT-Bereich. planningit Dreh- und Angelpunkt für Business- & IT-Ausrichtung planningit, das die Schnittstelle zwischen Business-Strategie und IT-Strategie bildet, spielt eine zentrale Rolle im IT-Managementprozess, weil es nützlich für die Ermittlung ist, welche Business-Prozesse modelliert werden können, welche Projekte in Angriff genommen werden sollen, welche IT-Investitionen getätigt werden sollen und wie Kosten reduziert werden können. Es verfügt über zahlreiche Schnittstellen zu angrenzenden Systemen, um eine vollständige und präzise Informationsbasis bereitzustellen. Änderungsinformationen von anderen IT-Managementsystemen werden zuverlässig an jede Instanz eines Artefakts übertragen. planningit unterstützt alle standardmäßigen und gängigen IT- Managementprodukte in den im folgenden Diagramm aufgeführten Bereichen.

5 Integrative IT-Planung 5 Data Interchange Methods and Quality Assurance planningit ist mit Import- und Exportfunktionen auf der Grundlage von XML/ xsl-xslt-standards ausgestattet, was den Datenaustausch mit jeglichen Tools ermöglicht, die diese Standards unterstützen. Im Zusammenhang mit dem Datenaustausch stellt sich die zentrale Frage, wie dieser Austausch für Metamodelle erfolgt. Verschiedene Lösungen um planningit herum sowie planningit selbst nutzen Metamodelle für die Definition der Beziehungen zwischen System-elementen. Diese verschiedenen Tools zur Erstellung von Meta-modellen definieren Klassen auf unterschiedliche Weise. Für Klassen, die keine Entsprechung in planningit haben, können auf einfache Art und Weise neue äquivalente Klassen im planningit-metamodell erstellt werden, so dass die Daten in diese Struktur importiert werden können. Ansonsten bietet planningit eine Zuordnungs- und Bindungslogik. Diese mitgelieferten Importfunktionen werden automatisch an die synchron in der Quelle und in planningit erstellten Metamodell-Attributerweiterungen angepasst. Da die Integrität und Konsistenz der Daten von größter Bedeutung in planningit sind, werden während des Imports Qualitätsprüfungen von planningit durchgeführt, um sicherzustellen, dass keine Inkonsistenzen und Widersprüche in den Daten vom ursprünglichen Tool übernommen werden. Es kommt häufig vor, dass die Datenquellen aufgrund mangelnder Befolgung von bestehenden Modellierungskonventionen Datendiskrepanzen zulassen. planningit gleicht dies aus, indem es die korrekte Eingabe selbst erzwingt. TEAMWORK BEIM IT-MANAGEMENT Verbreitung von Business-Änderungen in planningit In den vergangenen Jahren haben die Unternehmen hohe Investitionen in Business-Prozess-Modellierungstools (BPM-Tools) getätigt. Für die weitere Entwicklung hin zu einer Architekturbasierten, integrierten IT-Planung ist die Kooperation zwischen BPM- und IT-Planungssystemen entscheidend, um die Investitionen in die BPM-Tools zu schützen und um die Integrität des kol-

6 6 laborativen Planungsverfahrens zu garantieren. planningit, das die Rolle des Projektmanagers für die angrenzende BPM-Lösung übernimmt, trägt die Gesamtverantwortung für die Durchführung von Änderungen in der Architekturbeschreibung und -planung. Wenn neue Modelle an das BPM-System übertragen und die Artefakte (Business-Prozesse, Organisationen, Applikationen, Schnittstellen etc.) in planningit exportiert werden, aktualisieren Verbreitungsmechanismen in planningit zuverlässig jeden im neuen Modell definierten Beziehungsaspekt. planningit pflegt außerdem eine Übersicht bezüglich der Implementationsebene des neuen Business-Prozesses. planningit kann in einem schreibgeschützten oder bidirektionalen Modus mit BPM-Produkten wie etwa Casewise und ARIS arbeiten, um die Änderung an den Beschreibungen und Definitionen der Business-Prozesse entweder nur auf einer Seite oder auf beiden Seiten zu ermöglichen. Business-Prozess-Modellierung und planningit Implementation von Änderungen am Business-Prozess in die IT- Architektur Softwaredesign und -modellierung und planningit: Ermittlung der Auswirkungen von Business-Änderungen

7 Integrative IT-Planung 7 Verständnis für die Auswirkungen von Business- Änderungen in planningit planningit wird verwendet, um Business-Objekte und untergeordnete Instanzen in Business-Daten zu modellieren. Business-Objekte sowie Business- Daten können Attribute und Typdefinitionen enthalten. Außerdem können Business-Daten einer Folge von Versionen folgen. Dies trägt zum Verständnis des Business-Prozess-, Business-Service-, Applikations- oder Informationsflusskontextes bei, in dem die entsprechenden Business-Objekte oder Business-Daten verwendet werden. In planningit kann der Benutzer die Auswirkungen der von einer Version zur anderen an der Business-Datenspezifikation vorgenommenen Änderungen nachvollziehen und sofort die Applikationen, Business-Services und Informationsflüsse sowie deren gegenseitige Beziehungen ermitteln, die von derartigen Änderungen an der Spezifikation betroffen sind. Folglich werden Business-Daten (und manchmal sogar Business-Objekte) normalerweise aus BPM-Tools, Softwareentwicklungs- und - modellierungs-tools und Modellorientierten Architektur-Tools wie beispielsweise Casewise, ARIS, Rational Rose, System Architect, Oracle Designer und Rochade importiert. Die Ergebnisse der Planungstätigkeiten in planningit können für eine Analyse auf tieferen Ebenen und für eine detaillierte Entwicklung in CASE-Tools wie etwa Visual Studio exportiert werden. Weitergabe von Installations- und Wartungsanweisungen von planningit Das Modul Release Management in planningit bietet Mechanismen für die Verfeinerung und Spezifizierung von strategischen Plänen, so dass diese als operationale Anweisungen für die Implementierung genutzt werden können. Diese Mechanismen ermöglichen die Kommunikation mit Configuration Management-Datenbanken (CMDB), die Änderungsmanagementverfahren in der IT-Infrastrukturbibliothek (ITIL) auslösen. Es bietet eine Planung und die Kontrolle über die Übergabe von der ITStrategie an die Entwicklungsumgebung und unterstützt das Implementierungssverfahren von Applikationen, Komponenten und Standardplattformen.

8 8 Im Release Management wird die technische Architektur für diese Elemente, die ansonsten auf strategischer und taktischer Ebene im Modul Enterprise Architecture Management verwaltet werden, mit einer Granularität spezifiziert, die den Technikern die Installation und Wartung ermöglichen. Gemeinsam mit dem Erstellungsplan kann ein Implementierungsplan mit der technischen Architektur verknüpft werden. Dies ermöglicht wiederum die Verknüpfung der einzelnen Build-Elemente mit den in der Hardware-Infrastruktur verfügbaren logischen oder physikalischen Geräten. planningit unterstützt den Datenaustausch mit IT-Betriebslösungen wie etwa HP AssetCenter (ehemals Peregrine), IBM Tivoli, HP OpenView und Microsoft Operations Framework. Projektplanung von der Anforderung bis hin zum Budget mit Hilfe von planningit Aufgrund seiner Bedeutung für das Projekt-Portfoliomanagement (PPM) verfügt planningit über verschiedene Integrationspunkte für den Datenaustausch mit PPM-Systemen. Während ein PPM-System die feste Verdrahtung des Projekts für die Implementation übernimmt, trägt planningit Sorge für die eingehende Configuration Management- Datenbank, Management der IT Operations Management und planningit So werden Pläne zu Maßnahmen Project Portfolio Management und planningit: Schrittweise Planung für vertretbare Projekte

9 Integrative IT-Planung 9 Überprüfung der Anforderungen und der daraus resultierenden Projektvorhaben, anhand derer die Projekte generiert werden, sowie deren Ausrichtung an der Business-Strategie und deren Auswirkungen auf die Enterprise-Architektur und die IT-Strategie. Die Anforderungen werden von beiden Systemen erfasst, wobei ein Austausch erfolgt, um zu gewährleisten, dass strategische Anforderungen dort in planningit landen, wo sie eingehend bewertet, konsolidiert, auf Redundanzen hin analysiert und in ein Projektvorhaben umgewandelt werden können. Nicht strategische Anforderungen werden für die weitere Verarbeitung durch das Änderungsmanagement an das PPM-Produkt weitergeleitet. Nachdem Projektvorhaben bewertet und priorisiert wurden, werden sie zur Ausführung an das Project Management Office weitergeleitet. Hier werden die Projekteinstellungen überprüft und für eine detailliertere Projektplanung in Bezug auf die Definition von Aufgaben, die Zuweisung von Ressourcen, das Zeitmanagement, das Budget etc. freigegeben. Die aktualisierten Informationen über das Budget und die Arbeitselemente werden zurück an das planningit-modul Program Portfolio Management gesendet, wo diese Informationen in die folgenden Priorisierungs- und Budgetierungsrunden eingegliedert werden können. Das PPM-Produkt teilt planningit auch Anfragen bezüglich der Änderung des Umfangs mit, da diese einen Einfluss auf die Enterprise-Architektur und die weiteren Entwicklungsphasen haben könnten. In einem sich wiederholenden Prozess werden Änderungen an den Budgetelement- und Arbeitselementstrukturen zur weiteren Bearbeitung zurück an das PMO des PPM-Tools und dann wieder zurück gesendet, bis das Projekt seine endgültige Genehmigung erhält. Zu den unterstützten PPM-Lösungen gehören unter anderem Mercury Portfolio Management, CA Clarity (ehemals von Niku), Compuware Changepoint, Microsoft EPM und Microsoft Project. Mitteilung von Änderungen an die Organisationsstrukturen in planningit Architekturobjekte sind mit Organisationsdaten wie etwa Personal oder Organisationseinheiten verbunden, um die Objekte in der Organisation zu verankern. Organisationseinheiten sind eine der beiden Dimensionen (die andere Dimension sind die Business-Prozesse), die das Gerüst für die IT-Masterplanung bilden.

10 10 planningit schafft dank Funktionen wie etwa der Definition von Stakeholdern und Eigentümern sowie dank der umfangreichen Kollaborationsmöglichkeiten wie etwa die Zuweisung von Aufgaben und die Warn- und Alarmfunktionen Transparenz hinsichtlich personeller Aspekte der Planung. Es ist daher äußerst wichtig, dass die im Zusammenhang mit den Humanressourcen stehenden Daten immer aktuell sind. Daten wie etwa elektronische Visitenkarten und die Benutzer-IDs können ebenso wie Organisationseinheiten und die Organisationsstruktur importiert werden. Änderungen an den Organisationen und den Humanressourcen-Verzeichnissen können automatisch in planningit gespiegelt werden. planningit importiert Daten aus allen gängigen Systemen wie etwa SAP und Peoplesoft sowie aus intern entwickelten Datenbanken und Verzeichnissen. Die Benutzerdaten können bei Bedarf aber auch bei Programmausführung aus Enterprise Directory Systems wie etwa MS ADS, Sun Java Enterprise Systems und IBM Websphere in planningit importiert werden. ERP HR-Management und planningit: Pflege einer immer aktuellen Datenbank über die Personalressourcen ERP Kosten- und Budget- Management und planningit: Business-orientierte Portfolio- Entscheidungen und Unterstützung des Budgetierungsprozesses des Unternehmens

11 Integrative IT-Planung 11 Austausch von Kosten- und Budget-Informationen zwischen planningit und Kostenmanagement- & Bilanzierungs-Tools Kostenmanagement ist eine Business-Disziplin, die Bestandteil der IT-Planung und -Governance ist. Sie erfordert ein formales Prozess-Framework für Budgetierungs-, Kostenaggregations- und Zuweisungsmodelle, Rückerstattungsschemen und deren Beziehungen zur Business-Strategie. Und sie muss auf allgemeinen Bilanzierungsgrundsätzen (wie etwa einer auslastungsorientierten Kostenrechnung) beruhen. Das Prozess-Framework muss eindeutig alle IT-Kostenkomponenten und die grundlegenden Steuerungsmechanismen und Verhaltensweisen dieser Kosten ausweisen, aus denen dann die entsprechenden Strategien zur Kostenkontrolle abgeleitet werden. Eine Hauptkomponente des IT-Kostenmanagements ist ein systematisches Konzept für die IT-Budgetierung, die die Planung für Investitionen ebenso wie die Betriebsausgaben umfasst. Im Rahmen des Program Portfolio Management, das die Definition, Planung, Bewertung, Priorisierung und Budgetierung von Projektvorhaben umfasst, werden Projekte und deren zugehörige Investitionsbudgets geplant, was normalerweise zu den Kosten führt, die nach Projektabschluss mit dem IT-Betrieb verbunden sind. planningit umfasst eine API, mit dessen Hilfe Kosteninformationen aus ERP- Tools in das System integriert und den Artefakten zugewiesen werden können. Im Gegenzug sendet planningit Budget- und Kosteninformationen an die Kostenstellen und Konten in ERP-Tools. planningit kann Daten mit Systemen wie etwa SAP Oracle, Peoplesoft und JD Edwards austauschen. Anpassungsfähigkeit und Kompatibilität in heterogenen ITUmgebungen Aufgrund der diversen Bedürfnisse und einzigartigen Lösungen, über die jede IT-Organisation verfügt, muss jede zentrale Planungslösung offen für die derzeit verfügbaren Standard-Tools sein. planningit bietet Integrationsmöglichkeiten für:

12 12 die Vernetzung mit Business Intelligence-Lösungen wie etwa SAP BW, SAS, Hyperion und Cognos den Dokumentenaustausch mit Document Management-Systemen wie etwa EMC Documentum und MS Sharepoint die Integration von und Kalendern in Kommunikations-plattformen wie z. B. MS Outlook und Lotus Notes den Workflow-Integrationssupport für Tools wie etwa MS BizTalk, Sharepoint, MQ Series und IBM Websphere den Datenimport/-export in und aus MS Office den Export von Grafiken in MS Visio die Integration in Portale wie etwa SAP, MS Sharepoint und IBM Websphere den Datenimport/-export für relationale Datenbanken wie etwa Oracle, MS SQL Server und MS Access die Unterstützung von XML-Datenstrukturen wie etwa Adabas von der Software AG die Unterstützung von Webdiensten mittels der SOAP-Technologie Über planningit planningit unterstützt IT-Organisationen bei der Anzeige, Analyse und Kontrolle von IT-Projektvorhaben sowie bei deren Ausrichtung am Business. Diese modulare, skalierbare Lösung unterstützt alle Business-Tätigkeiten im Planungsprozess angefangen bei der Anforderung bis hin zum Budget. planningit umfasst: Logical IT Inventory Das Logical IT Inventory erfasst die Ist-Landschaft mit ausreichenden Details, um jedes IT-Projekt oder jede Planungsaufgabe zu unterstützen. Business Demand Management Das Modul Business Demand Management erfasst die Anforderungen nicht nur im Kontext ihrer technischen oder strategischen Ausrichtung, sondern auch ihrer zugehörigen Architekturobjekte, so dass die Anforderungen leicht miteinander verglichen und in Vorhaben konsolidiert werden können.

13 Integrative IT-Planung 13 Application Architecture Management Das Modul Application Architecture unterstützt die detaillierte Analyse der Ist- und Soll-Architekturen, und wird für die Entwicklung und den Vergleich von Soll-Szenarien für definierte Projektvorhaben, die Durchführung von Gap- Analysen und die Vorbereitung von Migrationsplänen verwendet. Enterprise Architecture Management Das Modul Enterprise Architecture Management wird verwendet, um Unternehmensstandards und -richtlinien zu definieren und um die Übereinstimmung mit den Standards zu gewährleisten. Enterprise Strategy and Master Planning Das Modul Enterprise Strategy and Master Planning wird für die Analyse und Bewertung des Applikationsportfolios (Redundanzen, Kosten und Nutzungsebenen), für die Konsolidierung lokal entwickelter Soll-Architekturen sowie für die Erstellung eines ITMasterplans verwendet. Program Portfolio Management Das Modul Program Portfolio Management wird für die Zuweisung definierter Projekte zu Programmen und für die Durchführung von Bottom-up- und Topdown-Analysen von Budgets und Programmen genutzt. Value Management Das Modul Value Management wird verwendet, um Business- und IT-Strategien zu dokumentieren und anzupassen und um KPIs, Rollen und Projektbewertungskriterien zu definieren und zuzuordnen. Release Management Das Modul Release Management dient zur Ableitung von operationalen Anweisungen für die Implementierung und für die Kommunikation mit CMDBs aus genehmigten Lösungsplänen.

14 alfabet AG, 1997 in Berlin gegründet, entwickelt und vertreibt mit planningit die erste integrierte Standardsoftware für eine automatisierte Unterstützung der IT-Planungsprozesse. Das Unternehmen bedient derzeit IT-Anwender aus den Branchen Automobil-, Finanzdienstleistungen-, Telekommunikation-, Energiewirtschaft-, Chemische-, Transport & Logistik und Tourismus Industrien. Zu den Kunden der alfabet AG gehören multinationale Konzerne wie Credit Suisse, Münchener Rück, BMW, AXA Winterthur, Deutsche Bahn, OCBC und T-Systems hat Gartner alfabet zum Cool Vendor im Enterprise Architecture Bereich ernannt und Forrester bezeichnete planningit von alfabet als das beste EA-Tool für das Change Management. EMEA Head Office alfabet AG Leibnizstraße 53, D Berlin T US Head Office alfabet Inc. One Broadway, CIC 14 th floor, Cambridge MA T APAC Head Office alfabet 16 Collyer Quay, #10-00 Hitachi Tower, Singapore T

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