Umgang mit der Gerätedatenbank Aufgaben der MPG-Administratoren

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1 Umgang mit der Gerätedatenbank Aufgaben MPG-Administratoren Seite 1 / 10 Umgang mit der Gerätedatenbank Aufgaben der MPG-Administratoren In diesem Kapitel werden Ihnen die notwendigen Maßnahmen zum Anlegen und Konfigurieren einer zentralen Gerätedatenbank beschrieben. Um mit den hier aufgeführten Funktionen arbeiten zu können, müssen Dienstplan-User zusätzlich zu Ihrem Benutzerlevel den Flag MPG-Administratoren besitzen. Anlegen einer Gerätedatenbank bzw. vorhandene Datenbank einstellen Verzeichnispfad (UNC-Pfad) einer vorhandene Gerätedatenbank einstellen Neue Gerätedatenbank erstellen Geräteliste bearbeiten Medizintechnische Geräte der Datenbank hinzufügen Daten von bestehenden Geräten ändern Einzelne Geräte bestehenden Abteilungsgruppen zuordnen Gerätegruppen bearbeiten Gerätegruppen der Datenbank hinzufügen Daten von bestehenden Gerätegruppen ändern Gerätegruppen mehrere Medizintechnische Geräte zuordnen Import von MPG-Einweisungen aus einer CSV-Datei Funktion um bereits durchgeführte Einweisungen aus einer CSV-Datei zu importieren Beschreibung der Schnittstelle für den Datenimport von Einweisungen Um die MPG-Dokumentation zu aktivieren müssen Sie eine zentrale Gerätedatenbank anlegen und in der jeweiligen Programmdatenbank eines Kalenderjahres den Verzeichnispfad zu der o. g. Gerätedatenbank eintragen. Die Gerätedatenbank ist eine einzelne Datei die unabhängig des Kalenderjahres verwendet wird. DePlan2000 speichert und verwaltet die MPG-Daten wie folgt: In der Gerätedatenbank werden alle Daten der Medizintechnischen Geräte und Gerätegruppen sowie die Zuordnung der Geräte zu einzelnen Gerätegruppen gespeichert. In den Programmdatenbanken der einzelnen Kalenderjahre werden ausschließlich die Einweisungsdaten sowie die dazugehörigen Unterschriften gespeichert. Die hierzu notwendigen Gerätedaten werden anhand der Gerätenummer aus der Gerätedatenbank bezogen. Die MPG-Einweisungsdokumentation eines Kalenderjahres wird erst aktiv wenn in der Programmdatenbank eines Kalenderjahres der Verzeichnispfad zur zentralen Gerätedatenbank eingestellt wurde. Alle Einweisungsdaten werden beim Datenabgleich zwischen den Kalenderjahren automatisch übertragen solange in der Datenbank des nächsten Kalenderjahres noch keine zentrale Gerätedatenbank eingetragen ist.

2 Umgang mit der Gerätedatenbank Aufgaben MPG-Administratoren Seite 2 / 10 Beispiel: Die MPG-Pässe der Mitarbeiter werden in der Datenbank des Kalenderjahrs 2009 (DePlan2009.MDB) geführt. Gegen Jahresende legen Sie eine neue Programmdatenbank für das Kalenderjahr 2010 an. Solange Sie im Kalenderjahr 2010 den Verzeichnispfad für die Gerätedatenbank nicht eintragen werden die Einweisungen weiterhin im Kalenderjahr 2009 geführt. Die Daten der Gerätepässe werden beim Datenabgleich mit dem nächsten Kalenderjahr automatisch in die Datenbank 2010 übertragen. Wollen Sie die aktuellen Gerätepässe nur noch im Kalenderjahr 2010 führen, tragen Sie in der Programmdatenbank des Jahres 2010 einfach den Verzeichnispfad zur zentralen Gerätedatenbank ein. Die aktuellen Einweisungsdaten sind aus dem Vorjahr übernommen und Geräte die im Vorjahr stillgelegt wurden aus den aktuellen Pässen entfernt. Neue Einweisungen können von jetzt an nur noch im Kalenderjahr 2010 eingetragen werden. Die Einweisungsdaten von stillgelegten Geräten bleiben in den Programmdatenbanken früherer Kalenderjahre erhalten. An dem Hinweis Aktuelle Gerätepässe werden im Kalenderjahr 2010 geführt! erkennen Sie das die MPG-Dokumentation in der Datenbank 2010 bereits aktiviert wurde.

3 Umgang mit der Gerätedatenbank Aufgaben MPG-Administratoren Seite 3 / 10 Neue Gerätedatenbank bzw. vorhandene Datenbank einstellen: Wechseln Sie in die Stammdatenverwaltung einer beliebigen Abteilung. Im Menü Dokumentation wählen Sie den Menüpunkt MPG-Dokumentation. Es erscheint das Eingabefenster in dem der Verzeichnispfad zur zentralen Gerätedatenbank eingegeben werden muss. Benutzer mit dem Benutzerlevel Administrator können mit dem Button Neue MPG-Datenbank erstellen eine neue leere Datenbank anlegen.

4 Umgang mit der Gerätedatenbank Aufgaben MPG-Administratoren Seite 4 / 10 Nachdem der Verzeichnispfad zur zentralen Gerätedatenbank mit OK gespeichert wurde öffnet sich das Hauptfenster der MPG-Dokumentation. Das Hauptfenster der MPG- Dokumentation zeigt Ihnen alle Mitarbeitereinträge der aktuellen Abteilung an. Auf der rechten Seite sehen Sie die bereits dokumentierten Einweisungen des Mitarbeiters. Unter dem Menü Optionen finden Sie die weiteren Funktionen die Sie zum Konfigurieren der zentralen Gerätedatenbank brauchen.

5 Umgang mit der Gerätedatenbank Aufgaben MPG-Administratoren Seite 5 / 10 Geräteliste bearbeiten: Wählen Sie im Menü Optionen die Funktion Geräteliste bearbeiten. Die Geräteliste wird Ihnen in Tabellenform angezeigt. Über einen Mausklick auf die Spaltenüberschriften können Sie die Tabelle sortieren. Unterhalb der Tabelle finden Sie folgende Funktionen: Gerätegruppen (Funktion kann mit einem Doppelklick der li. Maustaste aufgerufen werden) hier können Sie dem Gerät beliebig viele Gerätegruppen zuordnen Edit Gerätedaten (Funktion kann auch über die Leertaste aufgerufen werden) mit dieser Funktion können Sie die Daten eines Gerätes ändern Suchen (Funktion kann über die F3-Taste aufgerufen werden) durchsucht die Daten aller Geräte, Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden Neues Gerät anlegen mit dieser Funktion legen Sie ein neues Gerät an Löschen Achtung! Im Regelfall sollten Datensätze nicht gelöscht werden. Haben Sie Geräte abgeschafft, müssen die Geräte stillgelegt werden in dem Sie das entsprechende Datum in den Datensatz eintragen. Löschen Sie Datensätze von Geräten für die schon Einweisungen dokumentiert sind, fehlt der Einweisung der Bezug in der Gerätedatenbank und es wird anstatt eines Gerätes nur ein Fehler angezeigt.

6 Umgang mit der Gerätedatenbank Aufgaben MPG-Administratoren Seite 6 / 10 Gerätegruppen (Funktion kann mit Doppelklick li. Maustaste aufgerufen werden) hier können Sie dem Gerät beliebig viele Gerätegruppen zuordnen Edit Gerätedaten (Funktion kann auch über die Leertaste aufgerufen werden) mit dieser Funktion können Sie die Daten eines Gerätes ändern

7 Neues Gerät anlegen mit dieser Funktion legen Sie ein neues Gerät an Umgang mit der Gerätedatenbank Aufgaben MPG-Administratoren Seite 7 / 10

8 Umgang mit der Gerätedatenbank Aufgaben MPG-Administratoren Seite 8 / 10 Gerätegruppe bearbeiten: Wählen Sie im Menü Optionen die Funktion Gerätegruppe bearbeiten. Die Liste der Gerätegruppen wird Ihnen in Tabellenform angezeigt. Über einen Mausklick auf die Spaltenüberschriften können Sie die Tabelle sortieren. Unterhalb der Tabelle finden Sie folgende Funktionen: Gerätezuordnung (Funktion kann mit einem Doppelklick der li. Maustaste aufgerufen werden) hier können Sie der Gerätegruppe beliebig viele Geräte zuordnen Edit Gerätegruppe (Funktion kann auch über die Leertaste aufgerufen werden) mit dieser Funktion können Sie die Bezeichnung und Optional die Dienstplanzuordnung ändern Suchen (Funktion kann über die F3-Taste aufgerufen werden) durchsucht die Tabelle nach der gewünschten Gerätegruppe, Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden Neues Gruppe anlegen mit dieser Funktion legen Sie eine neue Gerätegruppe an Löschen Löschen einer Gerätegruppe

9 Umgang mit der Gerätedatenbank Aufgaben MPG-Administratoren Seite 9 / 10 Gerätezuordnung (Funktion kann mit Doppelklick li. Maustaste aufgerufen werden) hier können Sie der Gerätegruppe beliebig viele Geräte zuordnen Edit Gerätegruppe (Funktion kann auch über die Leertaste aufgerufen werden) mit dieser Funktion können Sie die Bezeichnung und Optional die Dienstplanzuordnung ändern

10 Umgang mit der Gerätedatenbank Aufgaben MPG-Administratoren Seite 10 / 10 Import von MPG-Einweisungen: Wählen Sie im Menü Optionen die Funktion Import von MPG-Einweisungen. Mit dieser Funktion können Sie Einweisungsdaten der Mitarbeiter aus einer CSV-Datei importieren. Eine CSV-Datei (Comma Separated Values) können Sie einfach aus einer MS Excel Datei heraus anlegen. Speichern Sie die Excel-Datei einfach mit dem Dateityp CSV (Trennzeichengetrennt )(*.CSV). Damit DePlan2000 die Einweisungen importieren kann, müssen alle Spalten und Zellen das Format Text besitzen. Weiterhin muss die Datei wie folgt aufgebaut sein: Spalte A: Personalnummer des Mitarbeiters Spalte B: Gerätenummer des eingewiesenen Geräts Spalte C: Einweisungsdatum im Format dd.mm.jj Spalte D: Einweiser Spalte E: Flag für Herstellereinweisung im Format ja oder nein Gerätedatenbank - Aufgaben der MPG-Administratoren