Staatskanzlei Kantonales Wahlbüro

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1 Staatskanzlei Kantonales Wahlbüro Chekliste für die Gemeinden der Bezirke Aarau, Laufenburg und Lenzburg mit Informatikanleitung für das Exel-Abstimmungsprotokoll Stand: 5. April Installation Abstimmungsprotokoll und Abstimmungsvorbereitung 1.1 Speihern des Abstimmungsprotokolls "Protokoll_dd-mm-yyyy.xls" (dd = Tag; mm = Monat; yyyy = Jahr) Erstellen Sie auf Ihrem PC auf dem Laufwerk C:\ (oder Laufwerk Ihrer Wahl) ein Verzeihnis mit dem Datum der Abstimmung, z.b Ist spätestens am Mittwoh vor der Abstimmung zu erledigen! Kliken Sie im Download-Bereih des Kantonalen Wahlbüros auf das Datum der bevorstehenden Abstimmung. Wählen Sie das Unterverzeihnis "Pilot 2" an. Auf dieser Unterseite finden Sie alle für Ihre Gemeinde relevanten Dokumente. Kliken Sie mit der rehten Maustaste auf das Exel-Symbol zum "Abstimmungsprotokoll dd-mm-yyyy.xls" und wählen Sie im Kontextmenü "Ziel speihern unter ". Es ersheint das Fenster "Datei speihern unter". Speihern Sie nun die Datei "Protokoll_dd-mm-yyyy.xls" im Pfad C:\ in das von Ihnen erstellte Verzeihnis (resp. Pfad Ihrer Wahl).

2 Chekliste für die Gemeinden der Bezirke Aarau, Laufenburg und Lenzburg Seite 2 von 6 mit Informatikanleitung für das Exel-Abstimmungsprotokoll Starten Sie die Datei "Protokoll_dd-mm-yyyy.xls" aus dem Verzeihnis C:\Datum der Abstimmung mittels Doppelklik und wählen Sie im anshliessenden Fenster den Button "Makros aktivieren". Geben Sie den BfS-Code Ihrer Gemeinde ein. Bestätigung mit OK. Beantworten Sie die Frage nah der Zuständigkeit für die Resultatverarbeitung mit "Nein". Beahten Sie, dass neu ein Register "Fax" ersheint. Somit besteht die Datei für die Abstimmung vom 15. Mai 2011 aus den drei Registern "AG", "Mail" und "Fax". Hinweis für die Gemeinden mit Rehenzentrum: Stellen Sie siher, dass Sie das Protokoll auf einem lokalen PC gesihert haben, damit Sie im Notfall (z.b. Ausfall der Verbindung zum RZ) auf diesem PC arbeiten können. 1.2 Ausdruk der Abstimmungsprotokolle Eidg (eidg. Volksabstimmung) und/oder AG (kantonale Volksabstimmung) 1.3 Programmtest: Wählen Sie beim Öffnen des Protokolls den Button "Makros aktivieren" aus. Auswahl des Exel-Registers "Mail" (in den Abstimmungsprotokollen dürfen noh keine Daten enthalten sein!). Erfassen Sie die verlangten Kontaktdaten (dunkelgelb hinterlegte Zellen) zur Erreihbarkeit vor der Resultatübermittlung und beantworten Sie die Frage nah Gemeindewahlen oder -abstimmungen mit Ja oder Nein. Ist am Donnerstag vor der Abstimmung zwishen und Uhr auszuführen.

3 Chekliste für die Gemeinden der Bezirke Aarau, Laufenburg und Lenzburg Seite 3 von 6 mit Informatikanleitung für das Exel-Abstimmungsprotokoll Versand Testmail an die Staatskanzlei: Wählen Sie den Button "Testmail an Staatskanzlei senden". Überprüfen Sie, ob die -Adresse korrekt ist (gemeinderesultate@ag.h) und versenden Sie die Nahriht mit dem Anhang (Test/Bfs-Code.xls). Speihern und shliessen Sie die Datei. Die Staatskanzlei bestätigt den Gemeinden mit einer automatisierten den Empfang ihrer Übermittlung. 2. Abstimmungssonntag 2.1 Resultaterfassung: Wählen Sie beim Öffnen des Protokolls den Button "Makros aktivieren" aus. Erfassen Sie die Daten zu Anz. Stimmberehtigten et. und die Resultate der einzelnen Vorlagen in den Arbeitsblättern Eidg und/oder AG. Stellen Sie siher, dass auf den Abstimmungsprotokollen Eidg und/oder AG keine "Fehler"-Einträge vorhanden sind. Speihern Sie die Daten.

4 Chekliste für die Gemeinden der Bezirke Aarau, Laufenburg und Lenzburg Seite 4 von 6 mit Informatikanleitung für das Exel-Abstimmungsprotokoll 2.2 Ausdruk Resultate kant. und/oder eidg. Vorlagen: Druken Sie die Protokolle Eidg und/oder AG 2-fah aus (siehe auh Punkt 3.1). Beim Erteilen des Drukbefehls werden Sie gefragt: "Möhten Sie eine Kopie dieses Ausdruks speihern?" Falls Sie ein Web unterhalten und Sie die Gemeindeergebnisse publizieren wollen, können Sie mit "JA" bestätigen und der Ausdruk wird Ihnen im gleihen Verzeihnis, in dem das Programm liegt, mit dem Dateinamen "Protokoll_dd-mm-yyyy Blatt AG.xls" gespeihert und kann von Ihnen weiter bearbeitet bzw. weiter verwendet werden. Lassen Sie das/die Abstimmungsprotokoll/e (beide Exemplare) von den Zuständigen des Wahlbüros (Präsident/in und Aktuar/in) unterzeihnen. 2.3 Resultatübermittlung: Elektronishe Übermittlung: Wählen Sie das Register "Mail" aus. Überprüfen und ergänzen Sie die Kontaktdaten. ACHTUNG: Es ist mindestens eine Person und eine Telefon-/Mobile-Nummer anzugeben, unter welher Ihre Gemeinde für allfällige Fragen auh später am Nahmittag erreihbar ist. Anshliessend wählen Sie den Button "Datei senden an: gemeinderesultate@ag.h". Die jetzt ersheinende Frage "Wollen Sie das Protokoll an die Staatskanzlei mailen?" ist mit "Ja" zu bestätigen. Die sih nun generierende Nahriht ist abzushiken. Fax-Übermittlung: Wählen Sie das Register "Fax" aus und druken Sie diese Seite aus. Übermitteln Sie (nur) dieses Dokument an die Staatskanzlei, Telefax- Nr

5 Chekliste für die Gemeinden der Bezirke Aarau, Laufenburg und Lenzburg Seite 5 von 6 mit Informatikanleitung für das Exel-Abstimmungsprotokoll 2.4 Vorgehen bei fehlgeshlagener Übermittlung aus dem Abstimmungsprogramm Falls das -Programm niht automatish startet bzw. das Programm bei der Resultatübermittlung abbriht, gehen Sie wie folgt vor: Abstimmungsprotokoll speihern und shliessen. Starten Sie das eigene -Programm. Verfassen Sie eine neue -Nahriht an die Mail-Adresse gemeinderesultate@ag.h. Falls Sie Ihre Kontaktdaten niht bereits im Register "Mail" erfasst haben, geben Sie in der -Nahriht Ihre Telefon-/Mobile- Nummer an, unter der Sie für allfällige Fragen erreihbar sind (auh später am Nahmittag). Fügen Sie als Anhang die Übermittlungsdatei ein. Die Datei finden Sie unter dem Verzeihnis, in dem Sie das Abstimmungsprotokoll gespeihert haben (C:\Datum der aktuellen Abstimmung). Die Resultatdatei setzt sih aus den Ziffern für Tag, Monat und Bfs-Code zusammen (Beispiel: xls). Senden Sie die an die Staatskanzlei (gemeinderesultate@ag.h). 2.5 Rükmeldung der Staatskanzlei Warten Sie unbedingt die Rükmeldung der Staatskanzlei ab. Diese nimmt bei Unstimmigkeiten (Auffälligkeiten bei der Plausibilitätskontrolle et.) Kontakt mit den Gemeindewahlbüros (gemäss mitgeteilten Kontaktdaten) auf oder bestätigt mit einer die erfolgte Prüfung und die Plausibilität der Resultate und entlässt damit das Gemeindewahlbüro.

6 Chekliste für die Gemeinden der Bezirke Aarau, Laufenburg und Lenzburg Seite 6 von 6 mit Informatikanleitung für das Exel-Abstimmungsprotokoll 3. Shlussarbeiten 3.1 Abstimmungsprotokoll(e) Je ein unterzeihnetes Abstimmungsprotokoll Eidg und/oder AG ist der Staatskanzlei zuzustellen. Der Versand hat sofort (nah Möglihkeit noh am Abstimmungssonntag in einen Post-Briefkasten eingeworfen) per A-Post zu erfolgen an die Adresse: Staatskanzlei Kanton Aargau Kantonales Wahlbüro Regierungsgebäude Postfah 5001 Aarau Das zweite Exemplar bleibt bei Ihnen für den Fall, dass die Abstimmungsprotokolle niht wie vorgesehen bei der Staatskanzlei eintreffen und ein zweiter Versand notwendig wird. 3.2 Aufbewahrung Stimmzettel Die Stimmzettel sind durh die Gemeinde mindestens während eines Monats ab dem Hauptabstimmungstag beziehungsweise bis nah rehtskräftiger Erledigung allfälliger Beshwerdeverfahren versiegelt, gegebenenfalls nah den einzelnen Abstimmungsvorlagen getrennt, an einem siheren Ort aufzubewahren. Die Staatskanzlei erteilt die Erlaubnis zur Vernihtung, sobald der jeweilige Urnengang von der zuständigen Behörde erwahrt worden ist.