Flächenmanagement mit Flächenverrechnungsmodelle

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1 Flächenmanagement mit Flächenverrechnungsmodelle Prof. Dr.-Ing. Georg F. Wiesinger, rheform GmbH, Düsseldorf FM Messe 2014 Frankfurt, 25. Februar 2014

2 Zur Person Prof. Dr. Dipl.-Ing. Architekt, CFM Georg Wiesinger Geschäftsführer rheform GmbH 1993 Dipl.-Ing. Architektur und Stadtplanung 1997 Architekt 2002 certified Facility Manager IFMA Housten 2006 Professor für technisches Gebäudemanagement 2008 Geschäftsführer BKI Baukosteninformationszentrum 2011 Geschäftsführer rheform GmbH Seit über 20 Jahren im Bereich Nachhaltige Gebäudeplanung und Facility Management tätig 2

3 Ausgangssituation - Hintergrund Flächenerfassung und Flächenstandardisierung Flächenplanungssystem Flächenmanagementmodell Zusammenfassung / Ausblick 3

4 Ausgangssituation - Hintergrund Ein wesentlicher Schwerpunkt eines den nutzergerechten Raumprogrammes und der Belegungsplanung ist die Analyse und Dimensionierung von Nutzflächen. Neben der Flächenberechnung für Neuplanungen sind die bestehenden Flächen und deren Nutzung kontinuierlich zu analysieren. Bedenkt man die kontinuierlichen Änderungen der Belegung, der Nutzung und der Strukturveränderungen in der Betriebsphase, so ist die Flächenanalyse und planung ein wesentliches Erfolgskriterium im FM. Obwohl bekannt ist, dass in den optimalem Flächennutzung die höchsten Einsparund Synergieeffekte liegen, existieren hierzu z. B. zu Flächennutzungskonzepten von Büroräumen keine tiefer gehenden wissenschaftlichen Untersuchungen. Flächenplanungssysteme sind lediglich aus der Fabrikplanung VDI 3644 (2010) bzw. dem Krankenhausbau bekannt. 4

5 Bekannte Ansätze aus der Fabrikplanung VDI 3644 (2010) Flächenplanungssystem DIN DIN Bruttofläche Nettogrundrissfläche Nettofläche Nutzfläche 5

6 Bekannte Ansätze aus der Fabrikplanung VDI 3644 (2010) Flächenanalyse mit dem Flächenplanungssystem 6

7 Wandel der Planungsprozesse Bedarfsplanung Nutzungskonzept Betriebskonzept Raumkonzept Der Planungsprozess wandelt sich von einer linearen, stringenten Abfolge hin zu einer dynamischen, iterativen und integralen Struktur. Die Planung wird zunehmend komplexer. Die ganzheitliche Optimierungen z.b. hinsichtlich Anforderungen der Nachhaltigkeit erfordert eine frühzeitige Bearbeitung in multidisziplinären Planungsräumen. Der Großteil der Planungsleistungen (Objektplanung und Fachplanungen) wird gegenwärtig bereits in einem frühen Projektstadium abgerufen, um bereits den Entwurf hinsichtlich dieser Anforderungen optimieren zu können. Ermittlung Ermittlung Ermittlung Analyse / Kontrolle Analyse / Kontrolle Bedarfsplanung Nutzungskonzept Betriebskonzept Analyse / Kontrolle Raumkonzept 7

8 Anforderungen an ein modernes Planungsvorgehen Multiprojekt-Planungsraum mit Vor und Rücksprüngen Ziele Rahmenbedingungen Nutzungskonzept Nutzeranforderungen Bedarfsplanung Flexibilitä t und Anpassungsfähigkeit t Informationsverarbeitung: Aufgabe Lösung Raumkonzept Qualitätsund Kostentra nsparenz Betriebskonzept

9 Bedarfsplanung Nutzungskonzept Betriebskonzept Raumkonzept Strategie, Ziele Rahmenbedingungen Nutzeranforderungen Bedarfsermittlung Übergeordnete räumliche Maßnahmenplanung Kapazitätsplanung Finanzieller Rahmen Budget Zielfokussierung Strategische Ausrichtung Ermittlung der Rahmenbedingungen Nutzeranalyse Nutzeranforderungen Analyse von Funktionsbereichen Zusammenspiel verschiedener Nutzungen Prozessuale und organisatorische Bedingungen Strukturierung der Betriebsabläufe Prozessanalyse der Kern- und Unterstützungsprozesse Personalkonzept Leistungs- und Funktionsschnittstellen Funktionen des Gebäudes und Zonierung und Zuordnung Flächenbedarf (Soll) Anforderungen an die baulichen Anlagen und Ausstattung Betrachtung der Aspekte Nutzerbedürfnisse, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Effizienz Kostenschätzung Belegungsplanung im Rahmen der Vorentwurfsplanung 9

10 Ausgangssituation - Hintergrund Flächenerfassung und Flächenstandardisierung Flächenplanungssystem Flächenmanagementmodell Zusammenfassung / Ausblick 10

11 Vorgehensweise zur Flächenstandardisierung Strukturdaten / Flächenbedarf Flächen je Wirtschaftseinheit ermitteln Personalmodell entwickeln Nutzerspezifische Laborarbeitsweisen ermitteln Flächenkennwerte abstimmen Grundausstattung 11

12 Flächenbezogen Kennzahlen / Benchmarks Portfoliokennzahlen Performancekennzahlen Flächenkennzahlen Kostenkennzahlen Informationen, die das Immobilien-Portfolio beschreiben Informationen, die sich auf die Leistungsfähigkeit des Immobilienbestandes beziehen Informationen, um die Effizienz der Flächennutzung darzustellen Informationen über die Kosteneffizienz erbrachter Leistungen Fläche in m² Umsatz pro m² Fläche in m² Liegenschaftskosten nach Nutzungsart nach Region Fremd- und Eigennutzungsratio Immobilien in % der Bilanzsumme bei Unternehmen laufende Rendite in % des eingesetzten Kapitals Gesamtperformance einer Liegenschaft pro Mitarbeiter pro Arbeitsplatz Leerstand in % vom Umsatz in % der Gesamtkosten pro m² pro Mitarbeiter 12

13 Beispiel: Ermittlung von Baukosten über Flächenkostenarten Ermittlung Flächenbedarf Kosten- Kennzahlen Flächenherstellkosten [ /m² NF 1-6] Kostenermittlung Flächenbedarf [m² NF 1-6] x = Kostenrahmen Budget 13

14 Ausgangssituation - Hintergrund Flächenerfassung und Flächenstandardisierung Flächenplanungssystem Flächenmanagementmodell Zusammenfassung / Ausblick 14

15 Einflüsse und Ziele Flächenplanungssystem Unternehmensleitung - trifft langfristig strategische Entscheidungen Leistungs- und Kontrollebene Regelungen und - Flächenbilanz Steuerungen - Entwicklung von Regelungen und Prozessen - Bereitstellung Flächenangeboten - Nutzungsabgaben bzw. Mieten Ressourcen - Personal, Sachen und Flächen Anwendungen / Nutzer Flächennachfrage / Flächenabgabe 15

16 Vorgehensweise Entwicklung Flächenplanungssystem Vorbereitung / Simulation Grundlagen Raumdatenbank Entwicklungsplan Ausgangsbasis Personalmodell Allgemeinflächen Weiße Flächen Bewertung Simulation Raumbedarf Steuerung WE / VE Ebene Standortebene Verwaltungsebene Einführung Aktualisierung / Integration Entwicklung und Einführung Flächenplanungssystem FLM Simulation Flächenbilanz und bedarf auf Basis Flächenkennzahlen Personalmodell auf Basis der Personaldaten und der geplanten Entwicklung aufbauen Erster Entwurf eines Steuerungsmodells entwickeln Simulation des Modells FLM Flächenanalyse und Anpassung Anpassung des Anreizsystems Aktualisierung der Raumdatenbank Standortplanung Integration der Schnittstellen: Kosten-Leistungs-Rechnung CAFM Begleitung bei der Einführung 16

17 Exemplarisches Ergebnis der Flächenauswertung 45,00 Flächenauswertung 40,00 35,00 30,00 25,00 20,00 15,00 10,00 5,00 - Nettogrundfläche Toleranzwert oben Toleranzwert unten Raum Nettogrundfläche 12,00 18,00 16,00 15,00 10,00 22,00 32,00 40,00 33,00 21,00 Toleranz oben Toleranz unten

18 Vorteile eines Flächenplanungssystems Folgende Vorteile bestehen durch die Einführung von Flächenplanungssystemen: Nutzer- und unternehmensgerechte Flächenplanung mit eigenen Kennzahlen Berücksichtigung unternehmensspezifischer Standards Kostenbewusstsein bei den Nutzern Transparenz im Bereich der Bestandsflächen und des tatsächlichen Flächenbedarfs Flächenverteilung für Nutzer nachvollziehbar Flächenverteilung wird bedarfsgerecht geregelt bzw. angepasst Reduzierung des Flächenüberhangs 18

19 Widerstände gegen Flächenplanungssystem Flächenplanungssysteme ermöglichen eine Reduzierung des Flächenüberhangs. Die daraus entstehenden Nachteile und Widerstände liegen in: fehlender Akzeptanz auf Seiten der Nutzer. Werden Nutzer nicht frühzeitig in die Prozesse eingebunden, sind sie oftmals nicht bereit Flächen abzugeben. Mitarbeiter erheben Anspruch auf größere Fläche Die zur Einführung und Anwendung eines Standardkonzepts notwendigen Bestandsaufnahmen und Bedarfsanalysen sind oftmals mit einem hohen Personal -/ Verwaltungsaufwand verbunden. Ressourcen erforderlich Standardkonzepte sind so zu entwickeln, dass sie an zukünftige Prozesse, Strukturen und Flächenbedarfe angepasst werden können. Fachwissen erforderlich 19

20 Beispiel: Flächenplanungssystem für Hochschulen Fakultäten Bezugsgröße Parameter Grundausstattung Lehre u. Forschung Studienplatzzielzahl Flächenrichtwerte Drittmittelvolumen Art des Bedarfs Zentrale Einrichtungen Hochschulverwaltung Rechen- Sprach- und Medienzentrum Drittmittelvolumen Art des Bedarfs Studienplatzzielzahl Drittmittelvolumen Arbeitsplatzäquivalente Kennzahl Art des Bedarfs Pauschaler Flächenansatz Arbeitsplatzäquivalente Kennzahl Flächenbedarf Bibliothek Medienbestand, Leseplätze Regallängen, Gangbreiten, Arbeitsplatzkennzahl Profilzuschlag Studienplatzzielzahl Festlegung im Einzelfall Besonderheiten, zentrale wiss. Einrichtungen etc. Flächenbestand Festlegung im Einzelfall 20

21 Ausgangssituation - Hintergrund Flächenerfassung und Flächenstandardisierung Flächenplanungssystem Flächenmanagementmodell Zusammenfassung / Ausblick 21

22 Welche Modelle im Flächenmanagement existieren generell? Modelle im Flächenmanagement monetär nicht monetär Sanktionsmodell Nutzungsabgaben bei Überschreitung des Bedarfs aus der Flächenbilanz Raumhandelsmodelle - Bonus-Malus - Tausch - Börsen Grundlage: Flächenbilanz Mieter-Vermieter- Modell Zuweisung der Flächen auf Nachfrage sofern nachvollziehbar und möglich Zentrale Unterbringungs -planung auf Grundlage einer Flächenbilanz Bedarfsorientiert Budgetzuteilung auf Grundlage der Bedarfsermittlung Leistungsorientiert Budgetzuteilung aus Grundlage von Leistungsparametern 22

23 Kernelemente eines monetären Flächenmodells Flächennachfrage FMM = Flächenmanagementmodell FMM Steuerung / Organisation Flächenangebot Kosten / Erlöse Wesentliche Elemente und Ziele: Transparenz über Flächenangebot und Nachfrage schaffen Effizientes und bedarfsgerechtes Verfahren zur Raumvergabe Akzeptiertes Verfahren der Raummeldung und -vergabe Auslastung und Flexibilität der Flächen erhöhen Anreize zur effizienten Raumnutzung schaffen Ziel: Transparenz und Vertrauen bei der künftigen Raumvergabe 23

24 Funktion Flächenmanagementmodell Flächeneffizienz Flächenverschwendung IST-Flächen + - SOLL-Flächen Erfassung der Flächen Zuweisung der Nutzer Zuweisen der Nutzungsart und besonderer baulich / technischer Anforderungen Belohnung durch: Leistungsanreize Reserven für Erweiterung Wachstum Mietpreisersparnis Bestrafung durch: Versagen von Wachstum Wegnahme von Flächen Mietpreiserhöhung Ermittlung der Soll- Flächen mit Flächenbemessungsmodell Bedarf x Kennzahl Anwendungen verschiedener Kennzahlen je nach Nutzungsart Berücksichtigung der Unternehmensstrategie (Entwicklung ) Flächenmanagement mit Anreiz- / Bestrafungssystem im Sinne der Strategie 24

25 Grundvoraussetzungen zur Einführung eines Flächenmanagementmodells Eine zentrale Raumdatenbank (CAFM) Erfassung der Meldungen, Belegungsplanung u. Raumvergabe FMM Tool für schnelle Flächenplanung u. -bilanzierung Flächenbasierte Kostenstellen zur monetären Bewertung FMM = Flächenmanagementmodell Transparenter Flächenverteilungs- und Ablaufprozess Standardisierte Flächenmodelle Zur erfolgreichen Einführung eines monetären Flächenmanagements müssen bestimmte Voraussetzungen geschaffen werden. Neben einer aktualisierten zentralen Raumdatenbank sind insbesondere die Flächenstandardisierung, die Prozesse im Bereich der Bedarfsmeldung und Flächenverteilung wesentliche Elemente zur Umsetzung des Modells. 25

26 Ausgangssituation - Hintergrund Flächenerfassung und Flächenstandardisierung Flächenplanungssystem Flächenmanagementmodell Zusammenfassung / Ausblick 26

27 Flächenmanagementmodell Flächen- Planungssystem Neuer Ansatz über ein Flächenmanagementmodell Flächenerfassung Flächenbedarf Flächendatei Flächenberechnung Entscheidungsebene Verfahren über das Flächenplanungssystem Flächenallokation Belegungsplanung Planungsebene Planung / Organisation Flächenauswertung Flächenanalyse Belohnungs- y ( ) Operative Ebene Verfahren über das Flächenmanagementmodell Faire Flächenvergabe nach Flächenmanagementmodell 27

28 Entscheidung Planung Steuerung über das FlächenhandelssyStem Flächenhandelsmodell Flächensystem Flächenhandelsmodell Flächenmanagementmodell Kennzahl Entscheidung Flächenplanungssystem Flächendefinitionen Flächenstandard Flächenberechnung Flächendimensionierung Belegungsplanung Kennzahl Planung Steuerung Facility Services Nutzungs- Belegungs- Öffnungszeiten Schlüssel- Raumvergabe Betriebstunden TGA W Facility Services Pförtner- Wachdienst Reinigung Kennzahl Facility Services 28

29 Vorteile eine Flächenplanungssystems vereinfacht die Planung deckt Flächenüberhänge oder -defizite auf die Struktur ist für den Einsatz CAFM möglich. das Flächenplanungssystem kann bzgl. der Nutzungsarten (Verwaltung, Lager, V ) U z z untergliedert werden nachvollziehbare Flächenplanung und Flächenvergabe unter Berücksichtigung der Zusammensetzung und der Nutzung aller Flächen. Auswertungen ( Benchmarks) nach Flächenarten möglich. Flächenumnutzungen sind darstellbar und nachvollziehbar. 29

30 Vorteile Flächenhandelsmodell Nutzer: Vereinfachung der Bedarfsmeldung Automatische Steuerungsmechanismen Vertrauen in das Raumvergabeverfahren Facility Management: Vereinfachung der zentralen Raumvergabe Automatische Steuerungsmechanismen Kontinuierliche Erfassung und Pflege der Raumdaten und Meldungen Transparente Raumbelegung und Darstellungsmöglichkeit FM ist als Serviceabteilung etabliert Unternehmensleitung: Schlanker und schneller Abstimmungsprozess Schnelle Datenbasis über Flächenbilanz der Nutzer und Raumdaten Erhöhte Planungssicherheit für zukünftige Entwicklungen Entscheidung bei der Raumvergabe wird fokussiert Auf allen Ebenen wird eine Effizienzverbesserung und vor allem Transparenz erreicht über ein einheitliches und akzeptiertes Verfahren. 30

31 Copyright rheform - ImmobilienManagement GmbH, Frankfurt am Main, 2014 Alle Rechte vorbehalten. Der Inhalt dieses Dokuments unterliegt dem Urheberrecht. Veränderungen, Kürzungen, Erweiterungen und Ergänzungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch die rheform - ImmobilienManagement GmbH, Frankfurt am Main. Jede Vervielfältigung ist nur zum persönlichen Gebrauch gestattet und nur unter der Bedingung, dass dieser Urheberrechtsvermerk beim Vervielfältigen auf dem Dokument selbst erhalten bleibt. Jede Veröffentlichung oder jede Übersetzung bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch die rheform - ImmobilienManagement GmbH, Frankfurt am Main. Gewerbliche Nutzung oder Nutzung zu Schulungszwecken durch Dritte bedarf ebenfalls der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch die rheform - ImmobilienManagement GmbH, Frankfurt am Main. Kontakt Georg Wiesinger Prof. Dr.-Ing. Dipl.-Ing. Architekt CFM Standort Düsseldorf rheform ImmobilienManagement GmbH Kasernenstraße 27 D Düsseldorf Telefon

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