Einrichtung und Administration der ADM-Version Lexware reisekosten

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1 Einrichtung und Administration der ADM-Version Lexware reisekosten Inhalt Einrichtung und Administration der ADM-Version Lexware reisekosten... 1 Vorbereitungen in der Zentrale, Lizenzierung und Initialisierung... 2 Außendienstmitarbeiter erfassen... 4 Programmeinstellungen mit Auswirkungen auf die ADM-Version... 7 Erfassung von Stamm- und Verwaltungsdaten... 9 Erstellung der Initialisierungsdatei für den ADM Einrichtung und Arbeiten mit der Außendienstversion Die Initialisierung Arbeiten mit der Außendienstversion Programmoptionen ADM-Benutzerrechte Erfassen von Reisen Fahrtenbuch Export der Reisen von der ADM-Version an die Zentrale Import in der Zentrale von Reisen einer ADM-Version Import Korrekturreisen oder sonstigen Exporte der Zentrale beim ADM.. 33 Datensicherung und Datenrücksicherung Problembehandlungen Versionskonflikt bei der Initialisierung Versionskonflikte im Betrieb Deinstallation der Lexware reisekosten ADM-Version für anschließende Neuinstallation Nochmaliger Export von Reisen die der ADM schon versendet hat support.lexware.de 1

2 Lexware reisekosten Außendienst-Version, kurz ADM-Version, ist ein Zusatzmodul für die Reisekosten-Programme von Lexware. Mit dem Programm können Daten an und von allen anderen Reisekosten-Versionen ausgetauscht werden. Die ADM-Version kann nur in Verbindung mit anderen Programmversionen von Lexware reisekosten betrieben werden. Einrichtung und Betrieb dieses Zusatzmoduls erfordern auf einem zweiten PC den Einsatz eines Programms Lexware reisekosten Lexware reisekosten plus Lexware reisekosten pro nachfolgend Zentrale genannt. Produktpakete, in denen Lexware reisekosten Bestandteil ist, z.b. Lohn und Gehalt Premium Lexware financial office Premium Lexware neue Steuerkanzlei Büroservice komplett erfüllen ebenso die Voraussetzungen für die Nutzung einer ADM-Version. Vorbereitungen in der Zentrale, Lizenzierung und Initialisierung Vor dem Einrichten der ADM-Version muss die Firma mit ihren Stammdaten und Einstellungen in der Zentrale angelegt werden. Dazu starten Sie Ihr Lexware-Programm. Über das Menü Datei - Neu - Firma anlegen erstellen Sie Ihre eigene Firma. Dabei genügt für die Nutzung von Lexware reisekosten der Name des Unternehmens. Unter Rechnungswesen können Sie bei Bedarf einen Datev-Kontenrahmen wählen. Wollen Sie einen eigenen Kontenrahmen verwenden, nehmen Sie keine Auswahl vor. Hinweis: Der Austausch der Daten zwischen der Zentrale und der ADM-Version ist auch schon mit der ADM-Demo-Lizenz möglich. Eine gekaufte ADM-Lizenz kann nachträglich in der Lizenzverwaltung eingegeben werden. Über den Testzeitraum hinaus ist ohne Eingabe der Kauf- Lizenz eine weitere Kommunikation zwischen Zentrale und der ADM-Version nicht mehr möglich. support.lexware.de 2

3 Als Nächstes tragen Sie über Menüpunkt? unter Lizenzverwaltung ihre ADM-Lizenz ein. Im Lizenzverwaltungsdialog die Lizenz eintragen und auf Prüfen klicken. Die eingegebene Lizenznummer wird geprüft und das Ergebnis Anzahl ADM Lizenzen angezeigt. Danach auf Hinzufügen klicken. support.lexware.de 3

4 Die Lizenz wird im Programm gespeichert und ist verfügbar. Beenden Sie den Dialog mit Mausklick auf Fertig stellen. Außendienstmitarbeiter erfassen Über Menü Datei Neu Mitarbeiter starten Sie den Mitarbeiterassistenten und erfassen die Stammdaten des Mitarbeiters. support.lexware.de 4

5 Wichtig sind hierbei die richtige Personalnummer und der Name sowie der Vorname des Mitarbeiters. Die später zu erstellende Initialisierungsdatei enthält neben weiteren Informationen genau diese Daten, die für eine eindeutige Zuordnung der Reisedaten zum Mitarbeiter benötigt werden. Für den Versand der Initialisierungsdatei per Mail an einen Außendienstmitarbeiter muss in den Stammdaten seine -Adresse hinterlegt werden. Sie wollen Ihre Mitarbeiter nach einer eigenen Reisekostenrichtlinie Ihres Unternehmens abrechnen. Wählen Sie dafür unter Erstattung berechnen nach die Spesengruppe. support.lexware.de 5

6 Möchten Sie dem Außendienstmitarbeiter ein Fahrzeug (Firmenfahrzeug oder Privatfahrzeug) zuordnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Die Kfz-Verwaltung öffnet sich. Geben Sie bei Firmenfahrzeugen das Kennzeichen an und wählen Sie als Art Dienst aus. Bei Privatfahrzeugen empfiehlt sich, im ersten Feld des Kennzeichens den Namen des Mitarbeiters (z.b. Gross) einzugeben. Bei Art stellen Sie "Privat" ein. So behalten Sie in der Zentrale besser den Überblick, welches Fahrzeug wem gehört. Alternativ können Sie schon vor der Erfassung der Mitarbeiterdaten unter dem Menü Verwaltung - Kfz-Verwaltung die Fahrzeuge angelegen und später bei den Mitarbeiterstammdaten zuordnen. support.lexware.de 6

7 Klicken Sie abschließend auf Speichern. Die Mitarbeiterdaten werden in die Datenbank übernommen. Nach diesem Schema erfassen Sie alle weiteren Mitarbeiter. Programmeinstellungen mit Auswirkungen auf die ADM-Version Um wichtige Programmeinstellungen in Lexware reisekosten vornehmen zu können, öffnen Sie zuerst die Anwendung. Klicken Sie dazu in der Hauptnavigation im Abschnitt Reisekosten auf Startseite oder klicken Sie in der im Container in der Bildschirmmitte auf Reisekosten - Zur Startseite. Öffnen Sie anschließend über Extras das Menü Optionen. Die Einstellungen wirken sich auf Zentrale und ADM-Version aus. Die Erläuterungen zu den einzelnen Rechten entnehmen Sie dem Handbuch oder der Online-Hilfe. support.lexware.de 7

8 Wichtige Einstellungen nehmen Sie auf folgenden Seiten vor. Allgemeines Abrechnung Belege Reise Hinweis: Diese Einstellungen können nachträglich nur in der Zentrale korrigiert und erneut an die ADM-Version übergeben werden! Auf der Seite Abrechnung stellen Sie ein, wie Verpflegung und Übernachtung abzurechnen sind und ob Sachbezüge verrechnet werden dürfen oder nicht. Diese Seiten kann der Mitarbeiter in seiner ADM-Version selbst einstellen. Reise-Assistent Kurzstatus Fahrtenbuch Reisefenster -Funktion Eigenschaften support.lexware.de 8

9 Erfassung von Stamm- und Verwaltungsdaten Als erstes müssen Sie über Menü Verwaltung Belegarten die erforderlichen Belege anlegen. Tipp: Stellen Sie nicht benötigte Belegarten auf inaktiv. Im Menü Verwaltung Zahlungsarten tragen Sie Ihre Firmenkreditkarten ein und löschen die Zahlungsarten, die Sie nicht benötigen. support.lexware.de 9

10 Danach ordnen Sie über Menü Verwaltung Kontenzuordnung den Belegen und Zahlungsarten das jeweilige Buchungskonto zu. Übertragen Sie Reisekosten zur Auszahlung an ein Lohnprogramm, hinterlegen sie in der Spalte Lohnartnummern die Lohnarten. Sie wollen andere Beträge, als die gesetzlich vorgegeben erstatten. Dazu hinterlegen Sie unter Verwaltung Berechnungsgrundlagen ihre firmeneigenen Werte. Bei Verwendung von Kostenstellen, Kostenträger oder Projekte, müssen diese Stammdaten auch vorab erfasst werden. support.lexware.de 10

11 Alle Stammdaten und Programmeinstellungen sind damit erfasst. Wichtig: Diese Einstellungen werden durch die Initialisierung an die ADM-Version übertragen und müssen deshalb vor der Erzeugung der Initialisierungsdatei vorgenommen werden. Dadurch wird gewährleistet, dass der Außendienstmitarbeiter gleich mit den richtigen Daten arbeiten kann. support.lexware.de 11

12 Erstellung der Initialisierungsdatei für den ADM Für die Erstellung der Initialisierungsdatei für Außendienstmitarbeiter klicken Sie im Menü Verwaltung auf Außendienst und danach auf Mitarbeiterlizenzierung. Der Mitarbeiter benötigt keine ADM-Programm-DVD. Senden Sie die Internet-Adresse des Links ADM-Demo-Version für das Herunterladen der Vollversion Ihren Mitarbeitern per Mail. Mit der Mitarbeiterlizenzierung ordnen Sie den Mitarbeitern, für die eine ADM-Version vorgesehen ist, eine Lizenz zu. support.lexware.de 12

13 Wählen Sie den, mit -Adresse, angelegten Mitarbeiter. Ordnen Sie ihm mit Anklicken von Hinzufügen eine freie Lizenz zu. Die Anzahl der verbleibenden Lizenzen wird automatisch angepasst. Wenn ein Mitarbeiter die Lizenz nicht mehr benötigt, können sie hier die Zuordnung wieder lösen. Die Lizenz steht Ihnen wieder frei zur Verfügung. Eine gelöste Verbindung kann mit demselben Mitarbeiter nicht wiederhergestellt werden. Dazu ist eine komplette Neuinitialisierung notwendig. Nach der Zuordnung der Mitarbeiter zu den Außendienstlizenzen kann die individuelle Lizenzierungsdatei erstellt werden. Gehen Sie dazu über Menü Verwaltung Außendienst Initialisierung. support.lexware.de 13

14 Auf der zweiten Seite können Sie in der 'Zentrale' Informationen für den ADM eingeben, die er beim Import von Daten sehen kann. Eine Eingabe im Feld Exportinformationen für den Außendienstmitarbeiter kann z. B. sein: Vergessen Sie nicht nach dem Zusenden der Reisedaten, die Belege an Ihren Vorgesetzten zu senden. Diese Mitteilung erhält der externe Mitarbeiter bei jedem Export. Auf der dritten Seite wählen Sie den oder die Mitarbeiter aus, die initialisiert werden möchten. Sie können wählen zwischen alle Mitarbeiter anzeigen, die noch nicht initialisiert wurden oder alle derzeit lizenzierten Mitarbeiter. Mit einem Klick auf das gelbe Ausrufezeichen unter Lizenz sehen Sie den derzeitigen Zustand der Verbindung mit diesem Mitarbeiter. support.lexware.de 14

15 Für die gewählten Mitarbeiter können auf der nächsten Seite voreingestellte individualisierte Rechte übernommen werden. Das jeweilige Rechte-Set für den ADM muss in der Benutzerverwaltung durch den Supervisor erstellt und bei Bedarf angepasst werden. Damit der Außendienstmitarbeiter über die geänderten Rechte verfügen kann, ist ein erneuter Export der Daten erforderlich. Senden Sie diese Daten über Datei - Export - Lexware reisekosten an den ADM. Hinweis: Weitere Rechte sind automatisch integriert und können nicht manuell eingegeben werden. Der Mitarbeiter darf Reisen anlegen und bearbeiten. Der Zugang zum Verwaltungsbereich wird nicht freigegeben. Die Einstellungen auf dieser Seite können jederzeit geändert und dem Außendienstmitarbeiter per normalen Export/Import zur Verfügung gestellt werden. Wenn nötig können alle in der Zentrale schon vorhandenen Reisen und Fahrtenbucheinträge dem Mitarbeiter zugesendet werden.. Die Initialisierungsdaten kann per an den Mitarbeiter gesendet werden. Beim Mitarbeiter muss dazu unter der Seite Kommunikation die geschäftliche -Adresse angegeben werden. Setzen Sie den Haken bei 'Exportdaten per versenden' und die Daten werden an die gewählten Mitarbeiter per übertragen. support.lexware.de 15

16 Alternativ kann die Initialisierungsdatei auch auf einem anderen Medium (CD-ROM, USB-Stick) den Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Die Datei wird unabhängig davon auch in dem unten angegeben Export-Verzeichnis gespeichert. Wenn eine Mail verloren geht, können Sie die Daten erneut senden. Damit die Reisedaten von den Außendienstmitarbeitern in der Zentrale in das richtige Postfach gelangen, können Sie nachfolgend die Antwort- -Adresse eintragen. Auf der letzten Seite wird die Initialisierungsdatei erstellt und nach Wunsch als versendet. Die Initialisierungsdatei im Beispiel 8972-ZI rkx besteht aus der Personalnummer, dem Kürzel ZI (Zentrale Initialisierung), dem Systemdatum und der Systemzeit. Aus Datenschutzgründen sind die Dateien verschlüsselt und können nicht gelesen werden. Zusätzlich wird noch die Log Datei (Zentrale.log) erzeugt, in der die enthaltenen Daten angezeigt werden. Damit ist die Einrichtung des Außendienstmitarbeiters in der Zentrale abgeschlossen. Einrichtung und Arbeiten mit der Außendienstversion Der Außendienstmitarbeiter schaltet mit der Initialisierungsdatei seine Außendienstversion frei. Wenn keine Initialisierungsdatei eingelesen wird, kann die Außendienstversion nur installiert und gestartet werden. Beim ersten Programmstart muss die Datei vorliegen. Ohne Auswahl einer Initialisierungsdatei kann das Programm nur geschlossen und nicht verwendet werden. support.lexware.de 16

17 Die Initialisierung Wenn eine Initialisierungsdatei vorliegt, kann auf Weiter geklickt werden. Wurde die Initialisierungsdatei von der Zentrale per versendet kann der Außendienstmitarbeiter die Datei direkt aus seinem Postfach einlesen lassen. Voraussetzung ist die Verwendung von Microsoft Outlook in einer kompatiblen Version. Wenn ein anderes - Programm eingesetzt wird, muss der Mitarbeiter die Initialisierungsdatei aus der Mail in ein Verzeichnis speichern und den Pfad angeben. support.lexware.de 17

18 Auf der nächsten Seite wird angezeigt, für wen die Initialisierungsdatei erstellt wurde, in der Beispielgrafik für Alfred Groß mit der Personalnummer Wenn diese Daten nicht stimmen, beenden Sie Assistenten mit Abbrechen. Wenn falsche Daten eingelesen wurden, muss eine komplette Deinstallation und Neuinstallation (siehe Problembehandlungen) vorgenommen werden. Während des Imports der Initialisierungsdaten, wird der ADM als Benutzer angelegt, mit dem er sich auch an der ADM-Version anmeldet. Wenn gewünscht, kann der vorgeschlagene Name abgeändert werden. Zur Fertigstellung des Imports auf Schließen klicken. support.lexware.de 18

19 Nach der Initialisierung sind die Personaldaten, die zugeordneten Kfz-Daten, Verwaltungsdaten (Beleg- und Zahlungsarten, Kostenstellen, Kontierungen) sowie die Programmeinstellungen für die Abrechnung hinterlegt. Arbeiten mit der Außendienstversion Programmoptionen Nach der Initialisierung oder wenn Sie das Programm starten, befinden Sie sich gleich auf Ihrem Reisefenster, wo die Reisen erfasst werden. Sie können im Menü Extras Optionen eigene Einstellungen hinterlegen. support.lexware.de 19

20 Reise-Assistent Nach der Installation ist als Standarderfassung und -bearbeitung von Reisen die klassische Erfassung eingestellt. Wenn Sie den Reise-Assistent verwenden möchten, setzen Sie die entsprechenden Haken. Empfehlung für ADM: Verwenden Sie Reise-Assistent nicht. Kurzstatus Der Kurzstatus kann in der Darstellung von anzuzeigenden Details variiert werden. Reisefenster Die Anzahl und Positionierung der Spalten im Reisefenster können Sie anpassen. Im Auslieferungszustand werden alle Felder angezeigt. Benötigen Sie bestimmte Felder nicht, verschieben Sie den Eintrag in das rechte Fenster. Ein Feld muss immer im rechten Fenster verbleiben. Die Reihenfolge ändern Sie über die Auswahl des entsprechenden Felds auf der linken Seite. Markieren Sie den gewünschten Eintrag und drücken Sie die Schaltflächen nach oben oder nach unten. -Funktion Auf dieser Seite können Sie grundlegende Einstellungen bei der Benutzung der - Funktionen von Lexware reisekosten vornehmen. Sie können hier das Kennwort für den Zugang zu Ihrem Postfach eintragen. Aus Sicherheitsgründen wird dieses Kennwort nur in verschlüsselter Form angezeigt. Verwenden Sie mehrere Profile bei MS-Outlook, können Sie das Profil voreinstellen, das für Lexware reisekosten anzuwenden ist. support.lexware.de 20

21 Eigenschaften Auf dieser Seite sind die Einstellungen zum Speichern von Orten und Zwecken hinterlegt. Wenn die Option Speichern von neuen Orten und Zwecken markiert ist, werden die Orte und Zwecke von Reisen gespeichert. Möchten Sie jedes Mal vor der Aufnahme neuer Orte und Zwecke gefragt werden, kreuzen Sie die Abfrage-Option an. ADM-Benutzerrechte Viele Verwaltungseinstellungen und andere Funktionen sind aufgrund fehlender Rechte in der ADM-Version nicht zugänglich. Bei der Auswahl solcher Funktionen wird dies durch eine Hinweismeldung angezeigt. Beim Fehlen von benötigten Auswahlmöglichkeiten wie Kostenstellen, Belegarten, Fahrzeuge usw. wenden Sie sich an die Zentrale. Erfassen von Reisen Die Anlage einer Reise wird über das Menü Datei Neu - Reise oder über das Symbol Reise oder per Doppelklick in eine freie Zeile des Reisefensters gestartet. Der Außendienstmitarbeiter erfasst dann seine Reisen. Beispielhaft eine Inlandsreise von Freiburg nach Frankfurt mit seinem zugeordneten PKW. Zusätzlich sind noch Kosten für eine Hotelübernachtung und für Parken entstanden. support.lexware.de 21

22 Tragen Sie in den Feldern Abfahrtsort, Zwischenort und Zielort die besuchten Orte ein. Bei Zweck: Die besuchte Firma, Ansprechpartner und Grund des Besuchs. Wenn Sie diese Angaben in einem Dokument vorliegen haben, können Sie die Datei durch Anklicken von Dokumente zu dieser Reise hinterlegen. Möchten Sie Kilometerangaben eintragen, können Sie über die Schaltfläche Fahrzeug das Ihnen zugeordnete Fahrzeug wählen. Wenn ein Fahrzeug in Ihren Stammdaten hinterlegt wurde, steht dieses KFZ schon zur Verfügung. Die Auswahl des Fahrzeugs entfällt. Belege, die auf der Reise angefallen sind, werden über die Schaltfläche Einzelbelege eingegeben. Wenn alle Belege erfasst wurden, Klicken Sie auf Schließen und in der Hauptmaske auf Speichern. Die Reise wird berechnet und im Reisefenster eingetragen. support.lexware.de 22

23 Zum Bearbeiten einer Reise klicken Sie doppelt darauf. Fahrtenbuch Durch Anwahl des Menüpunkts Datei Öffnen Fahrtenbuch und Datei Neu - Fahrt startet die Ansicht Fahrtenbuch des gewählten Fahrzeugs. Einen Eintrag in das Fahrtenbuch können Sie über den Menüpunkt Neuer Fahrtenbucheintrag erzeugen. Erfassen Sie in der Reise die Kilometerangaben und das verwendete Fahrzeug. Für dieses Fahrzeug wird automatisch ein neuer Fahrtenbucheintrag mit den entsprechenden Werten eingetragen. In das Feld Reiseart des Fahrtenbuchs wird dabei ein I für Inlandsreisen und ein A für Auslandsreisen geschrieben. Die Reisekennung wird in die letzte Spalte eingetragen. Einträge, die aus einer Reise automatisch in das Fahrtenbuch übernommen wurden, können im Fahrtenbuch weder gelöscht noch geändert werden. Eine Änderung ist nur über das Bearbeiten der entsprechenden Reise möglich. Das Fahrtenbuch kann über das Menü Berichte - Kfz-Berichte ausgedruckt werden. Sie können festlegen, für welchen Zeitraum das Fahrtenbuch gedruckt wird. Die Fixierung bei der Berichtsform Fahrtenbuch/Finanzamt empfiehlt sich ausschließlich bei einer entsprechenden Anforderung durch das Finanzamt gefordert wird. Wenn eine Fixierung vorgenommen wurde, kann das dem Fahrtenbuch im gewählten Zeitraum nicht mehr geändert werden. support.lexware.de 23

24 Export der Reisen von der ADM-Version an die Zentrale Wenn alle Reisen erfasst sind, können sie an die Zentrale verschickt werden. Der Export wird über das Menü Datei Export Lexware reisekosten gestartet. Auf der ersten Seite ist ersichtlich, ob die Zentrale noch Informationen hinterlegt hat. Auf der zweiten Seite wird der Zeitraum festgelegt. Alle Reisen, deren Abfahrtsdatum in diesem Zeitraum liegt, werden exportiert. support.lexware.de 24

25 Neben den Reisen können auch alle Eintragungen des Fahrtenbuchs an die Zentrale übermittelt werden. Die Daten können per Mail an die von der Zentrale vorbereitete -Adresse gesendet werden, bei Bedarf auch an eine beliebige andere. Im Exportverzeichnis wird die Exportdatei immer gespeichert und kann von dort auch über andere Wege an die Zentrale gegeben werden. Über die Schaltfläche Weiter werden die Daten aufbereitet und in einer Exportdatei komprimiert und verschlüsselt. Die Exportdatei, im Beispiel 8972-AE rkx, besteht aus der Personalnummer, dem Kürzel AE (Außendienst Export), dem Systemdatum und der Systemzeit. Aus Datenschutzgründen sind die Dateien ebenfalls verschlüsselt und können nicht gelesen werden. support.lexware.de 25

26 Zusätzlich wird noch eine Log-Datei (ADMpro.log) erzeugt, in der die enthaltenen Daten angezeigt werden. Nach dem Export erhalten alle exportierten Reisen in der Spalte BS (Buchungsstatus) ein X. Damit sind sie als abgerechnet gekennzeichnet. Nach Doppelkick auf eine dieser Reisen erscheint folgende Meldung: support.lexware.de 26

27 Die Reise wird danach ausschließlich zur Ansicht geöffnet. Das Speichern der Reise ist nicht mehr möglich. So wird sichergestellt, dass die an die Zentrale exportierten Daten auch genau mit denen der ADM-Version übereinstimmen. Import in der Zentrale von Reisen einer ADM-Version Der Import von Reisen der Außendienstmitarbeiter wird über das Menü Datei Import - Lexware reisekosten gestartet. Der Import-Assistent öffnet sich. Auch hier können Sie zwischen Import aus einem Postfach oder von einem Datenträger wählen. support.lexware.de 27

28 Alle Import-Daten, die noch nicht eingelesen wurden, werden angezeigt. Haken Sie die Import- Daten an, die sie importieren möchten. Auf der letzten Seite sehen Sie die Reisen, die zum Import anstehen. Mit Klicken auf Fertig stellen werden die Daten in die Zentrale eingelesen und stehen dann im Reisefenster des Mitarbeiters zur Verfügung. support.lexware.de 28

29 In der Zentrale werden die Reisen mit dem Buchungsstatus angezeigt mit dem sie verschickt wurden. Im Beispiel mit dem Buchungsstatus 1. Mit einem Doppelklick auf diese Reise können Sie sich die Daten (Z. B. die erfassten Belege) genauer ansehen. Der ADM hat einen Parkbeleg mit falschem Wert erfasst. Der Beleg wird auf den tatsächlichen Betrag angepasst und die Belegerfassung geschlossen. support.lexware.de 29

30 Damit der Reisende die korrigierte Reise erhält, klicken Sie die Checkbox bei Korrektur an. Im Reisefenster erscheint in der Spalte Korrektur bei dieser Reise ein K. Anschließend können Sie alle korrigierten Reisen eines ADM an ihn zurücksenden. Er hat dadurch gleichen Datenstand wie die Zentrale. Der Export wird über das Menü Datei Export Lexware reisekosten aufgerufen. Auf der ersten Seite können Sie dem Mitarbeiter erläutern, warum die Reisen angepasst werden mussten. Danach wählen Sie den betroffenen ADM. support.lexware.de 30

31 Bei einem Klick auf das Symbol mit dem Ausrufezeichen erhalten Sie zusätzliche Informationen. Auf der Seite Exportdaten setzen Sie einen Haken bei Korrekturreisen. Die anderen Einstellungen sind optional. Empfehlung ist, immer alles senden, damit alle kürzlich durchgeführten Anpassungen (z. B. Kostenstellen) mit dabei sind. support.lexware.de 31

32 Statt nur Korrektureisen müssen alle Reisen/Fahrten an den ADM geschickt werden, z. B. weil er auf seinem Rechner alle Reisen/Fahrten gelöscht hat. Klicken Sie dazu 'alle Reisen /Fahrten exportieren' an. Danach legen Sie fest, wie die Daten versendet werden. Nach Klicken auf Weiter werden die Exportdaten für den gewählten Mitarbeiter erzeugt. support.lexware.de 32

33 Die Exportdatei die von der Zentrale gesendet wird, im Beispiel 8972-ZE rkx besteht aus der Personalnummer, dem Kürzel ZE (Zentrale Export), dem Systemdatum und der Systemzeit. Aus Datenschutzgründen sind die Dateien ebenfalls verschlüsselt und können nicht gelesen werden. Die Exportinformationen werden wieder in die Log-Datei (Zentrale.log) geschrieben und überschreiben die vorangegangenen Log-Einträge. Import von Korrekturreisen oder sonstigen Exporten der Zentrale beim ADM Der Import beim ADM wird über das Menü Datei Import - Lexware reisekosten gestartet. Nach Auswahl (aus Postfach oder Verzeichnis) wird die ZE-Datei angezeigt. support.lexware.de 33

34 Auf der dritten Seite sieht der Mitarbeiter, warum er Daten bekommen hat. Nach Beendigung des Imports werden die Reisen angezeigt, die angepasst wurden. Nach dem Import sieht der Mitarbeiter im Reisefenster in der Spalte Korrektur, welche Reisen mit einem K versehen sind. support.lexware.de 34

35 Datensicherung und Datenrücksicherung Da die Reisedaten an die Zentrale exportiert werden, ist es grundsätzlich nicht notwendig, diese gesondert zu sichern. Bei einer fehlerhaften bzw. beschädigten Datenbank gehen Sie im Regelfall wie folgt vor: Deinstallieren Sie die ADM-Version vollständig Initialisieren Sie den ADM neu Exportieren Sie die, in der Zentrale vorhandenen, Reisen und Fahrten an den ADM Importieren Sie diese Daten in die ADM-Version Danach sind alle Reisen und Fahrten für den ADM wieder zugänglich. Wichtig: Wird ein Fahrtenbuch geführt ist eine regelmäßige Datensicherung auch in der ADM-Version dringend empfohlen. Ein Fahrtenbuch ist immer zeitnah zu führen. In der Regel sind nur auf der ADM-Version alle bereits erfassten Fahrten vorhanden und noch nicht an die Zentrale exportiert. Bei einem normalen Export an die Zentrale werden z.b. Privatfahrten nicht mitgesendet. Diese sind ohne Rücksicherungsmöglichkeit unwiederbringlich verloren. Eine Datensicherung kann über das Menü Datei Datensicherung durchgeführt werden, wenn die notwendigen Rechte zugewiesen sind. Für eine Rücksicherung ist Default das notwendige Benutzerrecht im ADM-Benutzer nicht vorhanden. Dieses Recht kann mit einer Initialisierungsdatei oder im Rahmen eines nachfolgenden Exports von der Zentrale an den ADM versendet werden. support.lexware.de 35

36 Ist die Berechtigung vorhanden, kann in der ADM-Version die Datenrücksicherung über das Menü Datei - Datensicherung Rücksicherung durchgeführt werden. Die Rücksicherung ersetzt nur die Daten und Einstellungen zum Zeitpunkt der Durchführung einer Datensicherung. Reisen und Fahrten die später erfasst wurden sind nach der Rücksicherung nicht mehr vorhanden. Eine Rücksicherung ist nur in Notfällen und mit kontrollierter Durchführung zu empfehlen! Hintergrund: In einer Datensicherung können unter Umständen bereits exportierte Reisen bzw. Fahrten fehlen. Eine Neuanlage dieser Reisen in der ADM Version führt zwangsläufig dazu, dass bei einem Import in der Zentrale die Reisen nicht gespeichert werden könnten. Es wird darauf hingewiesen, dass zu diesem Zeitpunkt schon eine Reise durchgeführt wurde. Wenn eine Rücksicherung erfolgt ist, empfiehlt sich, die Benutzerrechte wieder zurückzunehmen Entfernen Sie in der Benutzerverwaltung des ADM-Rechte-Sets das Recht zur Datenrücksicherung Erstellen Sie in der Zentrale eine Exportdatei für den ADM Importieren Sie die Daten in die ADM-Version. Problembehandlungen Versionskonflikt bei der Initialisierung Sie haben die ADM-Version z. B installiert und wollen das Programm initialisieren. Die Initialisierungsdatei ist in einer Lexware reisekosten Zentrale' mit einer aktuelleren Version 13.0X erstellt worden. Sie bekommen während der Initialisierung folgenden Fehlerhinweis: support.lexware.de 36

37 In diesem Fall gab es eine Anpassung der Datenbank z.b. durch neue Auslandspauschalen. Erst wenn die ADM-Version vor der Initialisierung manuell auf den Versionsstand der Zentrale aktualisiert wurde, ist eine erfolgreiche Initialisierung möglich. Laden Sie die Aktualisierung von folgender Supportseite: Sie finden das Servicepack unter dem Reiter Aktualisierung. Hier erhalten Sie auch wichtige Hinweise zur Installation. Nach abgeschlossener Aktualisierung starten Sie die Initialisierung erneut. Versionskonflikte im Betrieb Damit die Daten von und zum ADM oder von und zur Zentrale eingelesen werden können, müssen beide den gleichen (genauer passenden) Versionsstand aufweisen. Durch ein Servicepack können neue Datenbankfelder in einer Version installiert worden sein. Nur wenn diese Felder vorhanden sind, können die dazugehörigen Daten importiert werden. Diese Prüfung wird vor dem Import durch das einlesende Programm vorgenommen. Wenn der Stand der Versionen nicht zueinander passt, erhalten Sie folgende Meldung. Prüfen Sie bei beiden Programmen unter dem Menü? Info über die Schaltfläche Details, ob das Programmodul Reisekosten die identische Versionsnummer hat. Aktivieren Sie sie über das Menü? den Lexware-Info-Service. support.lexware.de 37

38 Deinstallation der Lexware reisekosten ADM-Version für anschließende Neuinstallation Die Deinstallation der ADM-Version umfasst folgende Schritte 1) Ermittlung des Datenbankpfads 2) Deinstallation des Programms Lexware reisekosten pro adm 2013-Client 3) Deinstallation des Datenbanktreibers Lexware Datenbank Professional Adm ) Deinstallation des Info Service Lexware Info Service 5) Deinstallation Online-Banking Lexware online Banking (Optional) 6) Löschen des Ordners Datenbank auf der Festplatte Zu 1) support.lexware.de 38

39 Zuerst muss der Pfad zu den Daten und der Datenbank notiert werden. In diesen Ordnern stehen die tatsächlichen Reisen und Stammdaten. Sie werden bei einer Deinstallation nicht gelöscht. Wenn nur eine Deinstallation des Programms und Datenbank (-treiber) vorgenommen und neu installiert wird, sind diese alten Daten immer noch vorhanden. Notieren Sie sich über das Menü? - Info den Pfad zur Datenbank und zu Daten. So können Sie diese später leicht finden. Zu 2) Zu 3) zu 4) Die Deinstallation des Programms wird über die Systemsteuerung gestartet. Wurde das Programm bereits deinstalliert, beachten Sie die Hinweise unter Punkt 6). support.lexware.de 39

40 Zu 5) Wenn ursprünglich das Online-Banking-Modul mit installiert wurde, dann muss auch dieser Programmteil deinstalliert werden. Zu 6) Nach der Deinstallation des Programms, der Deinstallation des Datenbanktreibers und weiterer Programmkomponenten müssen abschließend noch die Daten gelöscht werden. Suchen Sie auf ihrem Computer die Datei pcrk.dat. Diese befindet sich im Verzeichnis Daten. Löschen Sie den gesamten Ordner Daten. Der Ordner Datenbank befindet sich im gleichen Verzeichnis wie der Ordner Daten. Sie können den Ordner auch suchen lassen, indem Sie die Datei LxOffice.log suchen. Löschen Sie den Ordner Datenbank. Die ADM-Version kann jetzt neu installiert und neu initialisiert werden. Nochmaliger Export von Reisen die der ADM schon versendet hat Beim Export von Reisedaten aus einer Lexware reisekosten ADM-Version werden die Reisen direkt nach dem Export durch Setzen des Buchungsstatus auf x als abgerechnet gekennzeichnet. Diese Maßnahme verhindert, dass der Reisende in der ADM-Version einen abweichenden Datenbestand gegenüber der Lexware reisekosten Zentrale erzeugt. Mit Buchungsstatus x können die Reisen aber auch nicht mehr zu einem erneuten Export herangezogen werden. Der Außendienstmitarbeiter hat in der Regel keine Berechtigung, den Buchungsstatus selbst zu ändern. Wenn Reisen erneut exportiert werden müssen, ist es erforderlich, dass der Mitarbeiter das Recht bekommt, den Buchungsstatus von Reisen zurücksetzen zu können. Erstellen Sie vorab als Benutzer Supervisor ein entsprechendes Rechet-Set für den ADM. Starten Sie dazu in der Zentrale im Programm Lexware reisekosten den Export-Assistenten über Menü Datei Export - Lexware reisekosten. Wichtig: Das zu erstellende Benutzerprofil erfordert, dass Reisen bis Buchungsstatus 7 bearbeitet werden können. support.lexware.de 40