Helmut Stefani (Hrsg.) Datenarchivierung mit SAP

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1 2008 AGI-Information Management Consultants May be used for personal purporses only or by libraries associated to dandelon.com network. Helmut Stefani (Hrsg.) Datenarchivierung mit SAP Galileo Press

2 Inhalt Vorwort 13 Danksagung 15 Einleitung 17 Grundlagen der Datenarchivierung Die E-Business-Plattform mysap.com 23 Die Komponenten von mysap.com 24 SAP Web Application Server Datenarchivierung als Teil von mysap Technology 30 Nutzen betrachtung 30 Systemverfügbarkeit 31 Nutzung von Ressourcen 31 Antwortzeiten 32 Leistungsumfang 33 Einsatzgebiete 34 Das Archive Development Kit 35 Das Archivierungsobjekt Ablauf der Datenarchivierung 38 Der Zugriff auf archivierte Daten 40 Die Ablage von Archivdateien 45 Performance-Aspekte 48 Archivierungsprojekte 49 Der richtige Zeitpunkt 51 Datenvermeidung 51 Steuerrechtliche Anforderungen an archivierte Daten 53 Audit Information System 54 Data Retention Tool 55 2 Prozesse in der Datenarchivierung Prüfung auf Archivierbarkeit Vernetzte Anwendungsdaten Durchführung der Archivierbarkeitsprüfung Hauptprozesse in der Datenarchivierung Daten aus der Datenbank ins Archiv schreiben Daten aus der Datenbank löschen Löschen nach dem Schreiben Löschen parallel zum Schreiben 74 Inhalt 5

3 2.2.3 Archivdateien ablegen (optional) Weitere Prozesse und Tätigkeiten Auf archivierte Daten zugreifen Archivdateien auswerten Archivierte Einzelobjekte anzeigen Archivierte Daten zurückladen Vor- und Nachlaufprogramme ausführen 84 3 Ablage von archivierten Daten Kriterien zur Wahl der Ablagestrategie Sicherheit Wie sicher ist der Weg in die Ablage? Wie sicher ist die Ablage selbst? Welche Sicherungsmöglichkeiten bietet das Ablagesystem? Kosten Anschaffungskosten Betriebskosten Integration Wie passt das Ablagesystem in die bestehende IT-Landschaft? Welchen Zusatznutzen hat die verwendete Ablage neben der Datenarchivierung? Performance Parallele Auftragsabarbeitung Blockweiser Zugriff Langfristigkeit Ablage auf einem zertifizierten Ablagesystem Begriffsdefinitionen: ArchiveLink, KPro, CMS Was ist ArchiveLink? Zentrale Aufgabe von ArchiveLink Der Begriff Dokument Dokumentenrecherche Dokumentenszenarien Workflow-basierte Dokumentenszenarien Barcodeszenario Ausgehende Dokumente Drucklisten Schnittstelle zu externen Systemen Kommunikation Zertifizierung von Ablagesystemen Zertifizierte Systeme und SAP Content Server Ablage von Archivdateien Asynchrone Ablage Synchrone Ablage Bekannte technische Probleme bei der Ablage von Archivdateien Synchronproblem Inhalt

4 Sicherheitslücke Performance-Problem Zugriff auf Archivdateien Bekannte technische Probleme beim Zugriff auf Archivdateien über ArchiveLink Vorteile des Einsatzes von ArchiveLink Ablage über HSM-Systeme Was ist HSM? Ablage von Archivdateien Zugriff auf Archivdateien Typische technische Probleme Vorteile des Einsatzes von HSAA-Systemen Manuelle Ablage Direkte Integration Indirekte Integration Vor-und Nachteile der manuellen Ablage Resümee Zugriff auf archivierte Daten Einführung Was in diesem Kapitel nicht behandelt wird Drucklistenablage Dokumentenablage Rückladen DART Kontenschreibung in der Finanzbuchhaltung Zugriffe auf abgelegte Archivdateien Grundlagen Sequenzielle Leseprogramme Direktzugriffe Archivinformationssystem Anlegen einer Infostruktur Aktivieren einer Infostruktur Aufbau einer Infostruktur Auswerten einer Infostruktur Abbau einer Infostruktur Anlegen eines Feldkatalogs Anlegen eines Feldkatalogs mit einer Quelltabelle Anlegen eines Feldkatalogs mit mehreren Quelltabellen Typische Fallstricke beim Anlegen von Feldkatalogen Auf dem Archivinformationssystem basierende Archivzugriffe Document Relationship Browser Angebundene Objekttypen im Detail 167 Inhalt 7

5 Buchhaltungsbeleg Kostenrechnungsbeleg Kundenauftrag Konfiguration des Document Relationship Browser Vorbelegung der Einstiegsprogramme Auswahl der Felder der Einstiegslisten Auswahl der anzuzeigenden Objekttypen Auswahl der Felder im DRB 177 Technologie und Administration Basistechnologie der SAP-Archivierungslösungen: Das Archive Development Kit Einordnung und Komponenten des ADK ADK als Laufzeitumgebung ADK als Entwicklungsumgebung Entwicklung neuer Archivierungsobjekte Erweiterung von SAP-Archivierungsobjekten Datenarchivierung und Unicode Aufgaben des Datenarchivierungsadministrators Die Rolle»Datenarchivierungsadministrator« Überwachung von Archivierungsläufen Archivverwaltung DA-Monitor Sicherheit versus Performance Verifikation von Archivdateien Dateizugriffsprüfung bei Archivauswahl Umstellung der Reihenfolge: Ablegen vor Löschen Statistiken der Datenarchivierung Reorganisation der Datenbank nach einer Datenarchivierung Automatisierter Produktivbetrieb Periodisches Archivieren Einplanung von Datenarchivierungsjobs Jobtypen Benutzung von Servergruppen Unterbrechen und Fortsetzen Möglichkeiten zur Automatisierung abhängiger Prozesse Steuerung von Datenarchivierungsjobs durch externe Job- Scheduler Einplanung von Schreibjobs Einplanung von Löschjobs Ausblick Anwendungsunabhängige Fehler und ihre Beseitigung Verhalten bei Abbruchen Abbruch während der Schreibphase Abbruch während der Löschphase Inhalt

6 5.4.2 Typische Fallstricke Kein Zugriff auf Dateisystem möglich Speicherplatz im Dateisystem unzureichend Überlauf der Protokolldateien für Datenbankänderungen Datenbankfehler ORA Snapshot too old (nur auf Datenbanksystem Oracle) Probleme mit Datenbanksperren Datenarchivierung in verschiedenen Komponenten von mysap.com SAP R/3 Enterprise Archivierung in der Finanzbuchhaltung (Fl) Datenvermeidung Customizing Datenarchivierung Zugriff auf archivierte Daten Archivierung in der Kostenrechnung (CO) Die Tabelle COEP im Zusammenhang Objektnummer und Objektart Analyse der Tabellen des Gemeinkosten-Controllings Datenvermeidung - Einzelpostenverdichtung Auswahl der Archivierungsobjekte COJTEM: zentrales Archivierungsobjekt CRM Server Der CRM Server in der Lösung mysap CRM Besonderheiten der Datenarchivierung im CRM Server Die Beziehung zwischen Business-Objekt und Archivierungsobjekt Das Dreiphasenmodell der Datenarchivierung Rahmenprogramme für eine kontinuierliche Datenarchivierung Das Datenmodell des CRM-Geschäftsvorgangs Das Archivierungsobjekt CRM_ACT_ON Resümee und Ausblick SAP Business Information Warehouse SAP BW in mysap.com Technische Grundlagen Überlegungen zur Datenarchivierung Datenarchivierung in SAP BW Modellierung von Archivierungsobjekten Der Datenarchivierungsprozess Daten ins Archiv schreiben Daten in der Datenbank löschen Typische Fehler und ihre Beseitigung Zugriff auf archivierte Daten Ausblick 278 Inhalt 9

7 Planung und Durchführung von Archivierungsprojekten Einführung Frühzeitiges Aufsetzen eines Archivierungsprojekts Spätes Aufsetzen eines Archivierungsprojekts Überlegungen im Vorfeld der Datenarchivierung Vorgehen nach ASAP-Einführungsphasen Projektphasen Projektvorbereitung Zusammenstellung des Projektteams Analyse der Datenbank Erstellen des Grobkonzepts Business Blueprint: Design und Konzeption Erstellung eines Detailkonzepts Realisierung Konfiguration und Customizing Integrationstest Produktionsvorbereitung Überprüfung der Einstellungen und Hinweise Testphase Schulung der Endanwender Freigabe für das Produktivsystem Go-Live & Support Produktivsetzen Aufstellung eines langfristigen Archivierungsplans Projektende-Workshop Qualitätssicherung im Projekt Durchführung eines Archivierungsprojekts am Beispiel des Vertriebs (SD) Einführung Projektvorbereitung Zusammenstellung des Projektteams Analyse Grobkonzept Business Blueprint Detailkonzept Realisierung Produktionsvorbereitung Go-Live & Support Vorbereitung und Durchführung der Datenarchivierung Beispiel: Archivierung eines Verkaufsbelegs Kritische Erfolgsfaktoren in einem Archivierungsprojekt Wahl der richtigen Residenzzeiten Wahl der richtigen Archivierungsreihenfolge 336 1O Inhalt

8 A Beispiel einer Objektbeschreibung für das Detailkonzept 339 B Checkliste für Archivierungsprojekte 343 C Weitere Informationen und Services 347 C.1 Informationen 347 C.2 Services 347 C.3 Schulungen 348 D Glossar 351 E Verzeichnis der verwendeten Abkürzungen 357 F Literaturverzeichnis 359 G Die Autoren 361 Index 365 Inhalt 11