Leitfaden Tag der offenen Tür

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1 Themengebiet: Mitgliederinformationen Leitfaden Tag der offenen Tür

2 Vorwort Der direkte Dialog mit den Menschen ist die beste Kommunikation. Die Leistungen der Chemie für den Klimaschutz, die Gesundheit und die Ernährung sowie für viele Annehmlichkeiten unseres Alltags lassen sich glaubwürdig vermitteln, wenn wir zeigen, dass dahinter verantwortlich handelnde Mitarbeiter stehen sei es in der Forschung, Produktion oder im Vertrieb. Abstrakte Sachverhalte bekommen auf diese Weise ein Gesicht und werden besser verstehbar. Persönliche Gespräche bauen Misstrauen und persönliche Vorurteile ab. Beweggründe und Ziele unternehmerischen Handelns werden nachvollziehbar. Dieser Weg ist bisweilen mühsam. Trotzdem gehen wir ihn gerne zum Beispiel, indem wir seit 1990 in regelmäßigen Abständen den bundesweiten Tag der offenen Tür unserer Branche organisieren. Vieles muss rechtzeitig bedacht und organisiert sein. Deshalb soll dieser Leitfaden unseren Mitgliedsunternehmen, aber auch den chemischen Instituten der Universitäten sowie den Fachverbänden bei der Planung und Durchführung dieses großen Ereignisses helfen und Anregungen zur Organisation geben. Aus den Erfahrungen der vergangenen Jahre haben wir alle wichtigen organisatorischen Schritte in chronologischer Reihenfolge zusammengestellt. Dieser Leitfaden basiert auf den bisherigen Informationsmaterialien zum Tag der offenen Tür der chemischen Industrie und wird immer aktuell gehalten. Für Ihren Tag der offenen Tür 2011 wünschen wir Ihnen viel Erfolg. VERBAND DER CHEMISCHEN INDUSTRIE e.v. 2

3 Inhaltsverzeichnis 1.1. Sicherheit Mitarbeiter haben gute Ideen und viele Verbindungen Einsatz soll sich lohnen Versicherung und Haftung Ankündigen und Einladen Mitarbeiter Nachbarschaft Lokale Entscheidungsträger Die Bevölkerung der Region Programmflyer Von der Ankündigung zum Ereignis Begrenzte Besucherzahl Überblick durch Eintrittskarten Freundliche Absagen für Daheimgebliebene Datenschutz Besucher nicht am Werkstor abweisen Genügend Parkplätze verhindern Verkehrschaos Die Helfer schulen Beschilderung und Infotafeln Das Unterhaltungsprogramm Organisation ist alles Information mit Begleitmusik Trennung von Information und Unterhaltung Verbrauchernah informieren Unterhaltsam informieren Lange Vorlaufzeiten: Rahmenprogramm frühzeitig planen Sorgen Sie für Lokalkolorit Preisrätsel/Wettbewerb Speis und Trank

4 3.10. Spenden bringen Pressepräsenz Wem soll gespendet werden? Kinder, Kinder Wohin mit den VIPs? Ihr Motto im Internationalen Jahr der Chemie Einige Aspekte, die geklärt werden sollten Verständnis für Verbote Pressearbeit Zeitung und mehr Pressematerial Pressekonferenz Presse nicht um jeden Preis Erinnerungsfotos für die Mitarbeiter Motive für Firmenzeitschrift Reaktionen auf Presseberichte Nachbereitung Dank und Kritik Wie hat es Ihnen gefallen? Presseresonanz dokumentieren Pressetermin und Spendenübergabe Gezielte Nachwuchsförderung Azubis stellen sich vor Kritische Bestandsaufnahme Unfallversicherungsschutz auch für Besucher am Tag der offenen Tür Netzplan

5 Planungsbeginn Die Planung eines Tages der offenen Tür beginnt mit der Benennung eines verantwortlichen Projektleiters und der Berufung einer zentralen Arbeitsgruppe. In den ersten Treffen sollte möglichst frühzeitig geklärt werden, welche Mitarbeiter 1) beziehungsweise welche Abteilungen in die Planung einbezogen werden. Wichtig ist eine zentrale Koordination und Steuerung, die aber Raum lässt für die Eigeninitiative der Mitarbeiter. Unser wertvollstes Kapital sind unsere Mitarbeiter, heißt es in vielen Imagebroschüren. Die Erfahrung hat gezeigt, dass dies auch für die Planung und Durchführung von Tagen der offenen Tür gilt. Die Mitwirkenden sind mit Engagement und Eigeninitiative bei der Sache, wenn es gilt, ihr Unternehmen in der Öffentlichkeit zu präsentieren Sicherheit Ziel ist es, größtmögliche Sicherheit für Besucher und Veranstalter zu gewährleisten. Dabei ist mit Augenmaß vorzugehen, so dass der Charakter eines Tages der offenen Tür nicht verloren geht. Mit dem Beginn der Vorbereitungen ist es erforderlich, dass die für die Sicherheit Verantwortlichen in den Unternehmen bzw. Betrieben (Sicherheitsbeauftragte, Werkschutz) Kontakt mit den örtlichen Polizeidienststellen aufnehmen. Dabei sind insbesondere zwei Fragen zu klären: Ergeben sich aus der aktuellen allgemeinen Sicherheitslage in Deutschland (terroristische Gefahr) besondere Probleme? Werden von den Sicherheitsbehörden spezielle Maßnahmen zur Sicherheit der Veranstaltung wie Besucherkontrollen, beschränkter Zugang zu kritischen Werksteilen empfohlen? Im Zusammenhang mit dem Thema Sicherheit steht der VCI im ständigen Kontakt mit dem Hessischen Landeskriminalamt (LKA) und dem Bundeskriminalamt in Wiesbaden. Fragen aus den Unternehmen werden wir im Kontakt mit diesen Behörden klären. Bei Rückfragen steht Ihnen beim VCI Wolfgang Rüdell unter der Telefonnummer 069/ zur Verfügung. Zusammen mit dem hessischen LKA und mit Sicherheitsexperten aus VCI-Mitgliedsunternehmen hat der VCI eine Informationsschrift Sicherheitsempfehlungen mit Checklisten ausgearbeitet, die ebenfalls als Download zur Verfügung steht. 1) Im Interesse der einfacheren Lesbarkeit verwenden wir bei der Nennung der Mitarbeiter, Besucher, Journalisten usw. nur die männliche Form. Selbstverständlich sind auch Mitarbeiterinnen, Besucherinnen, Journalistinnen usw. gemeint Mitarbeiter haben gute Ideen und viele Verbindungen 5

6 Dies gilt nicht nur für Verbesserungsvorschläge im Betrieb, sondern auch beim Gestalten eines lebendigen Programms zum Tag der offenen Tür. Nutzen Sie diese wertvolle Ressource den Ideenreichtum und die Verbindungen Ihrer Mitarbeiter zu Vereinen, Gastronomen, Handwerkern. Dafür ist es wichtig, die Mitarbeiter möglichst frühzeitig über den Tag der offenen Tür zu informieren zum Beispiel über Intranet, Mitarbeiterzeitschrift, Rundschreiben oder Aushänge. Dabei muss immer ein Ansprechpartner genannt werden. Auf diesem Weg können die Mitarbeiter auch nach Ideen für das Programm gefragt werden. Sie werden überrascht sein, wie viel gute Ideen auf diese Weise entstehen Einsatz soll sich lohnen Eine einheitliche Regelung bei der Vergütung von Mehrarbeit am Veranstaltungstag gibt es nicht. Einige Unternehmen vergüten den nach Tarif bezahlten Betriebsangehörigen die Zeit in Form von Überstunden, den außertariflichen Mitarbeitern in Form von Urlaub. Leitende Angestellte erhalten keine Vergütung. Andere Unternehmen lassen allen beteiligten Mitarbeitern einen einheitlichen Geldbetrag zukommen Versicherung und Haftung Alle Besucher einschließlich der Kinder sind bei Unfällen durch die Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie (BG RCI) und die betriebsinterne Haftpflicht versichert. In jedem Fall müssen die Vertragsmodalitäten noch einmal überprüft und die Veranstaltung rechtzeitig der Versicherungsgesellschaft gemeldet werden. Ein Informationsblatt der BG RCI finden Sie auf Seite 14. Die Aufstellung eines Schildes Eltern haften für ihre Kinder befreit nicht von der Haftung, wenn in der Kinderzone etwas passiert. Es wird immer der zur Rechenschaft gezogen, der aufgrund einer Verletzung der Sorgfaltspflicht den Unfall unmittelbar verursacht hat. So haftet beispielsweise ein für die Aufstellung von Spielgeräten beauftragtes Unternehmen, wenn es durch einen Defekt am Gerät zu einem Unfall kommt. 6

7 2. Ankündigen und Einladen Der Tag der offenen Tür ist eine ideale Möglichkeit für das Unternehmen, wichtige Zielgruppen innerhalb und außerhalb des Unternehmens anzusprechen Mitarbeiter Für die Mitarbeiter ist der Tag der offenen Tür die Gelegenheit, ihr Unternehmen der Öffentlichkeit vorzustellen sowie ihren Familien und Freunden ihr Arbeitsumfeld zu zeigen. Auch ehemalige Betriebsangehörige gehören zu dieser Gruppe. Die interne Ankündigung erfolgt über das Intranet, Plakate im Betrieb, den offiziellen Programmflyer, die Mitarbeiterzeitschrift und Mailings (Pensionäre). Möglich ist auch, die Einladung oder den Programmflyer der Lohnabrechnung beizulegen Nachbarschaft Die wichtigste externe Zielgruppe ist die Nachbarschaft. Durch die räumliche Nähe zum Unternehmen sind die Nachbarn beim Neubau und der Erweiterung von Anlagen oder gar bei Unfällen unmittelbar betroffen. Es darf auch nicht vergessen werden, dass viele Nachbarn gleichzeitig Mitarbeiter sind oder Mitarbeiter zu ihrem Freundes- und Bekanntenkreis zählen. Deshalb ist es wichtig, um Vertrauen zu werben und der Nachbarschaft zu zeigen, dass nichts Geheimnisvolles auf dem Werkgelände vor sich geht. Zur Einladung wird der Programmflyer an alle Haushalte verteilt. Darüber hinaus sorgen Berichte und Anzeigen in der örtlichen Presse und Plakate für Aufmerksamkeit. Größere Unternehmen können auch eine Nachbarschaftszeitung herausgeben. Ebenfalls zur Nachbarschaft ist die ganze Gemeinde oder Stadt zu rechnen, in der das Unternehmen ansässig ist. Deshalb sollte der Termin frühzeitig in den örtlichen Veranstaltungskalender eingetragen werden. Auf der Website des VCI können Nachbarn auch nach dem für sie nächst gelegenen Chemieunternehmen suchen, das seine Pforten öffnet: Auch der Einsatz von modernen Medien wie Facebook und Twitter zur Werbung für den Tag der offenen Tür sollte in Erwägung gezogen werden. Damit lassen sich besonders jüngere Zielgruppen ansprechen Lokale Entscheidungsträger Die lokalen Entscheidungsträger wie Vertreter der Kommunalpolitik sowie von Behörden sind besonders im Hinblick auf zukünftige Planungen eine nicht zu unterschätzende Zielgruppe. Dies gilt auch für die Vertreter der örtlichen Kirchengemeinden und anderer Religionsgemeinschaften sowie von Vereinen und anderen Organisationen. 7

8 Dieser Personenkreis sollte persönlich oder mit einem Einladungsschreiben zum Tag der offenen Tür eingeladen werden Die Bevölkerung der Region Neben den genannten Zielgruppen, die in jedem Fall berücksichtigt werden sollten, kann die Einladung weitere Gruppen umfassen. Eine großangelegte regionale Einladungsaktion in der über die unmittelbare Nachbarschaft und die Gemeinde hinausgehenden Region lässt einen guten Besucherzuspruch erwarten. Allerdings werden nur wenige Unternehmen aus Kapazitätsgründen dazu in der Lage sein. Wenn keine Erfahrungen mit einem Tag der offenen Tür vorliegen, lässt sich kaum abschätzen, wie viel Besucher zu erwarten sind. Die Ankündigung erfolgt in der Regel ebenfalls über Anzeigen, die Verteilung des Programmflyers, über Plakatierung oder über Informationen im Internet sowie über persönliche Einladungen. Abhängig von der Kapazität Ihres Unternehmens werden Sie entscheiden, in welchem Umfang Sie zum Tag der offenen Tür einladen. Der Charakter eines Tages der offenen Tür darf aber auch bei begrenzten Räumlichkeiten und Kapazitäten nicht auf der Strecke bleiben Programmflyer Ein vielseitig einsetzbares Informationsmittel ist ein Programmflyer im Format DIN lang (A 4, zweifach gefaltet). Er kann eingesetzt werden zur Information der Mitarbeiter, Nachbarn und Medien sowie der Besucher am Veranstaltungstag. Sobald das Programm steht, sollte der Flyer gestaltet und gedruckt werden. Rechtzeitig sind die Angebote von Druckereien einzuholen. Der Inhalt sollte wie folgt gegliedert ein: Übersichtsplan: Wo finde ich was? Ablauf im Überblick (Highlights besonders hervorheben!) Öffnungszeiten, Zugangsmöglichkeiten, Anfahrt-Informationen für Autos und öffentliche Verkehrsmittel sowie Parkmöglichkeiten Sicherheitshinweise: Rauchen, Mitbringen von Tieren, Fotografieren, Mobiltelefone, festes Schuhwerk usw Von der Ankündigung zum Ereignis Bei den Vorbereitungen dürfen die einzelnen Schritte von der Ankündigung bis zum Ereignis nicht dem Zufall überlassen werden, sondern sollten einem möglichst genauen Ablaufplan folgen. Nach welchen Kriterien dieser gestaltet werden kann, zeigt unser Muster in der Zusammenstellung Pläne und Listen. 8

9 2.7. Begrenzte Besucherzahl Eine der wichtigsten Fragen im Vorfeld eines Tages der offenen Tür betrifft die Zahl der Besucher. Wenn keine Erfahrungswerte vorliegen oder nur begrenzte Kapazitäten zur Verfügung stehen, ist es oft zweckmäßig, die Zahl der Besucher zu begrenzen oder sich zumindest Klarheit zu verschaffen, wie viele Besucher zu erwarten sind Überblick durch Eintrittskarten Für Klarheit bei der Planung sorgt die Möglichkeit, Eintrittskarten vorzubestellen. Dies kann telefonisch, mittels Antwortkarten oder Coupons in Anzeigen oder über das Internet geschehen. Im Hinblick auf die langen Vorlaufzeiten für die Organisation eines Rahmenprogramms mit Catering, Give aways und Aktionen muss die Möglichkeit Eintrittskarten zu bestellen, frühzeitig veröffentlicht werden. Bereits bei der Ankündigung sollte auf das begrenzte Kartenkontingent hingewiesen und um Verständnis gebeten werden. Durch Eintrittskarten ist auch die Zugangsberechtigung auf das Werksgelände eindeutig geregelt Freundliche Absagen für Daheimgebliebene Besteller von Eintrittskarten, die im kostenlosen Vorverkauf leer ausgehen, sollten ein höfliches Entschuldigungsschreiben evtl. versehen mit einem kleinen Werbegeschenk und einer Firmenbroschüre erhalten. Je nach ihrer Zahl kann ihnen eine spezielle Werksführung zu einem späteren Zeitpunkt oder bevorzugte Behandlung bei einer der nächsten öffentlichen Veranstaltungen des Unternehmens zugesagt werden. Das darf dann kein leeres Versprechen sein! Empfehlenswert ist es, im Hinblick auf den Datenschutz das Schreiben so zu formulieren, dass Sie das Einverständnis des Adressaten voraussetzen, seine Anschrift für eine spätere Einladung zu speichern. Ist für diese Mailingaktion die betriebseigene Schreibkapazität technisch oder personell unzureichend, empfiehlt es sich, ein Angebot von einem Versand- oder Büroservice (zu finden im Internet oder auf den Gelben Seiten ) einzuholen. Alternativ können Sie auch telefonisch absagen lassen. Für diese Aufgabe können Sie eine Aushilfskraft engagieren und ihr einen Standardtext vorgeben. Hierbei besteht die Möglichkeit, Interessenten für eine weitere Veranstaltung auszufiltern und nur ihre Adressen zu speichern. Eine weitere Möglichkeit ist eine Anzeige in der örtlichen Tagespresse unmittelbar vor oder nach dem Tag der offenen Tür. Hierin bedanken Sie sich für das große Interesse und bitten Sie die Öffentlichkeit um Verständnis, dass Ihre Kapazitäten begrenzt sind und nicht alle Interessenten eine Eintrittskarte erhalten konnten. 9

10 2.10. Datenschutz Wenn Sie bei der schriftlichen oder telefonisch Absage ausdrücklich fragen, ob der Wunsch besteht, zu einem späteren Zeitpunkt erneut angesprochen zu werden, sind Sie auch bei einer telefonischen Absage datenschutzrechtlich abgesichert Besucher nicht am Werkstor abweisen Geben Sie schon im Voraus die Eintrittskarten aus, sollte trotzdem ein gewisses Kontingent am Werkstor bereitgehalten werden. Trotz Limitierung der Besucherzahl ist es nicht ratsam, an einem Tag der offenen Tür Besucher am Eingang abzuweisen Genügend Parkplätze verhindern Verkehrschaos Um zu verhindern, dass abgestellte Fahrzeuge Bürgersteige und Zufahrten blockieren, sollten Sie genügend Parkplätze zur Verfügung stellen. Dies muss in Absprache mit dem kommunalen Ordnungsamt und der Polizei geschehen! Mit diesen können auch Absprachen über das eventuelle Aufstellen von Wegweisern getroffen werden. Es ist empfehlenswert, Schilder Hier gilt die Straßenverkehrsordnung aufzustellen. Auch außerhalb des Geländes, zum Beispiel auf Zufahrtsstraßen zu den Parkplätzen, ist der Einsatz von Werkangehörigen bei der Verkehrsregelung erlaubt. Voraussetzung ist allerdings eine entsprechende Vollmacht, die bei der Polizei beantragt werden kann. Die Ordner müssen leicht zu erkennen sein beispielsweise durch eine Warnweste in Leuchtfarbe und einen gültigen Führerschein besitzen Die Helfer schulen Eine spezielle Schulung für Helfer ist sinnvoll, wenn sie für allgemeine Funktionen wie Besucherempfang, Infostand oder Busbegleitung eingesetzt werden. Schriftliche Unterlagen helfen, sich auf die Aufgaben vorzubereiten Beschilderung und Infotafeln Eine Ausschilderung der Wege und die Beschilderung der Besichtigungsstationen erleichtert den Besuchern die Orientierung in größeren Unternehmen. Vor Ort können Schautafeln die Prozesse und die Abläufe transparent machen. Die Grafiktafeln können in den Bereichen verbleiben und später für Besuchergruppen oder Kundenbesuche dienen. 10

11 3. Das Unterhaltungsprogramm 3.1. Organisation ist alles Die wichtigste Information für die Besucher am Tag der offenen Tür ist: Wo gibt es was zu sehen? Und gleich im Anschluss: Wie komme ich dorthin? Auch wenn diese Fragen schon im Programmflyer beantwortet sein müssen, werden die Besucher eine zentrale Informationsstelle suchen. Dort sollten diese Informationen zum Ablauf des Tages der offenen Tür verfügbar sein, auch mit Uhrzeiten, wann Vorführungen stattfinden. Dort legen Sie auch den Programmflyer sowie das weitere Informationsmaterial Ihres Unternehmens aus. Bei größeren Unternehmen ist ein Plan nützlich, den die Besucher am Eingang erhalten und dem sie alles entnehmen können Information mit Begleitmusik Die Möglichkeiten zur Gestaltung eines Tages der offenen Tür sind vielfältig. Sie reichen von der nüchternen Informationsveranstaltung mit Diskussionsforum bis zur Unterhaltungsshow mit Jahrmarktatmosphäre. Worauf Sie im Einzelfall mehr Gewicht legen, müssen Sie von Fall zu Fall entscheiden. So ist sicherlich von einem Zuviel an Jubel und Trubel dann abzuraten, wenn sich das Unternehmen gerade in der öffentlichen Diskussion befindet und starken, aktuellen Angriffen von außen ausgesetzt ist. Andererseits weckt die Ankündigung eines Tages der offenen Tür auch eine gewisse Erwartungshaltung. Wer eingeladen wird, erwartet nicht nur, dass ihm gewissermaßen die Haustür geöffnet wird, sondern auch, dass man sich um ihn bemüht und dass Speis und Trank bereitstehen Trennung von Information und Unterhaltung Es hat sich bewährt, Information und Unterhaltung zu trennen. Vorteilhaft ist eine zentrale Anlaufstelle für die Besucher zum Beispiel der Platz vor einem Gebäude. Hier ist der richtige Ort für das Rahmenprogramm mit Essen und Getränken sowie Unterhaltungsmöglichkeiten. Dort wird auf das Informationsangebot hingewiesen, und der Besucher erhält die Möglichkeit, das auszuwählen, was für ihn von Interesse ist: zum Beispiel Rundfahrt, Besichtigung von Werkeinrichtungen oder Diskussionsforum Verbrauchernah informieren Stellen Sie wo immer möglich den Bezug zum Anwender, zum Endprodukt oder zum allgemeinen Nutzen her. Werden ausschließlich Zwischenprodukte produziert, so fragen Sie bei Ihren Abnehmern nach Informationsmaterial, zum Beispiel nach Videofilmen oder Displays. Beziehen Sie gegebenenfalls auch allgemeine Informationen mit ein. Wer zum Beispiel Rohstoffe für den Pflanzenschutz herstellt, könnte ein Video über das globale Ernährungsproblem oder über Schädlinge vorführen. 11

12 3.5. Unterhaltsam informieren Die beste Information ist die, die möglichst unterhaltsam vermittelt wird. Dies erreichen Sie vor allem dann, wenn die Besucher aktiv mit einbezogen werden. Kombinieren Sie die Information mit Aktionen: zum Beispiel einem Rätsel oder einem Quiz. Wenn ein Feuerwehrfahrzeug vorgeführt wird, warum sollte nicht eine Fahrt mit der Drehleiter nach oben ausgelost werden? Ein Laborbesuch wird interessanter, wenn die Besucher mitgebrachte Wasserproben analysieren können. Mit ein wenig Phantasie lässt sich hier viel machen. Information muss nicht nüchtern sein. Denken Sie an Fernsehsendungen wie Galileo, Nano oder Abenteuer Wissen Lange Vorlaufzeiten: Rahmenprogramm frühzeitig planen Wie auch immer das Rahmenprogramm im Einzelfall aussieht mit der Planung kann nicht früh genug begonnen werden. In der Regel müssen Sie mit langen Vorlaufzeiten rechnen. Insbesondere bei Werbegeschenken mit Firmenaufdruck sind Produktionszeiten von sechs Wochen keine Seltenheit. Wenn Sie Musikgruppen, Künstler, Moderatoren oder Cateringunternehmen engagieren wollen, sollten Sie so früh wie möglich eine Terminabsprache treffen. Das gilt auch, wenn Busunternehmer für Zubringerdienste oder Rundfahrten durch das Werk beauftragt werden sollen. Dabei können die Eintrittskarten auch als Fahrscheine genutzt werden Sorgen Sie für Lokalkolorit Sorgen Sie, wo immer möglich, für Lokalkolorit am Tag der offenen Tür. So schaffen Sie zusätzliche Identifikation mit Ihrem Unternehmen und demonstrieren Ihre Einbindung in die Region. Engagieren Sie ortsansässige Künstler. Vielleicht singen sogar Mitarbeiter Ihres Unternehmens mit im örtlichen Gesangverein oder musizieren bei der Feuerwehrkapelle? Auch Schülerbands der örtlichen Schule lassen sich gerne gewinnen. Oder in der Region sorgt eine versierte Unterhaltungsband für volle Säle. Zum Torwandschießen könnten die Kicker des 1. FC vorbeischauen. Und: Besitzt eine der örtlichen Katastrophenschutzorganisationen vielleicht eine Gulaschkanone (siehe auch Speis und Trank )? 3.8. Preisrätsel/Wettbewerb Schon im Vorfeld des Tages der offenen Tür könnte ein Preisrätsel für erhöhte Aufmerksamkeit beim Publikum und bei den Medien sorgen. Die Verlosung bzw. Preisübergabe wäre beim Tag der offenen Tür ein zusätzliches Ereignis von Publikumsinteresse. Als Themen bieten sich an: Erkennen von Bildmotiven rund ums Werk, Kenntnis wichtiger Daten aus Unternehmen und Region. Eine ähnliche Wirkung hätte auch ein Wettbewerb zum Beispiel: Malen oder ein Luftballonwettbewerb. Dabei werden gasgefüllte Luftballons ausgegeben, an denen sich Karten anbringen lassen (rechtzeitig drucken lassen!). Massenstarts sollten allerdings vermieden werden, da sie genehmigungspflichtig sind. 12

13 Auf diese Weise würde auch ein Ereignis initiiert, das den Medien Anlass zur Berichterstattung gibt Speis und Trank Selbstverständlich muss bei einem Großereignis wie dem Tag der offenen Tür für das leibliche Wohl gesorgt werden. Für das Catering bietet sich die Nutzung der Betriebskantine an. Sollte dies nicht möglich sein, übernimmt sicher eine örtliche Metzgerei oder ein Caterer die Verpflegung Ihrer Gäste. Oder: Falls der lokale Katastrophenschutz über eine Feldküche, bzw. Gulaschkanone verfügt, könnte diese zum Einsatz kommen. Um dem achtlosen Umgang mit dem Essen vorzubeugen, ist es ratsam, einen angemessen Kostenbeitrag festzusetzen. Wenn Sie mit dem Essen kein Geschäft machen wollen, können Sie den eventuellen Gewinn aus dem Essensverkauf einer sozialen Einrichtung oder Organisation zuführen. Oder aber, Sie erlauben einer solchen Institution, auf eigene Rechnung Essen bzw. Kaffee und Kuchen anzubieten. Empfehlenswert ist die Vergabe von Essensmarken für beispielsweise 50 Cent oder 1 Euro an einer zentralen Kasse. An den einzelnen Ständen können auf diese Weise Besucher schneller bedient werden. Übrigens: Benutzen Sie nach Möglichkeit wiederverwertbares Geschirr und richtige Gläser selbstverständlich gegen Pfand Spenden bringen Pressepräsenz Es ist zu empfehlen, etwaige Erlöse aus dem Verkauf von Essen und Getränken sowie aus anderen Aktivitäten für einen wohltätigen Zweck zu spenden und diese Absicht auch während der Veranstaltung deutlich zu machen. Durch die Übergabe dieser Spende etwa zwei Wochen nach der Veranstaltung bietet sich die Möglichkeit einer zusätzlichen Presseberichterstattung Wem soll gespendet werden? Wem Sie den Betrag spenden, will gut überlegt sein. Wählen Sie nach Möglichkeit eine am Ort oder in der Region vertretene Institution, deren örtliche Vertreter bekannt und vertrauenswürdig sind. Es ist sinnvoll, wenn der Zweck der Spende in einer Verbindung mit den Produkten des Unternehmens steht. Dadurch wird die Spende glaubwürdiger. Wer mit Pharmaprodukten zu tun hat, könnte zum Beispiel Medikamente für die örtliche Rettungsorganisation spenden. Wer Rohstoffe für Pflanzenschutzmittel herstellt, könnte einige Bäume für die Stadt spenden Kinder, Kinder Das Wochenende ist Familienzeit. Viele der Besucher werden mit ihren Familien kommen. Denken Sie bei der Planung eines Rahmenprogramms auch an die Kleinen. Je nach Größe des Unternehmens und der zu erwartenden Besucherzahl ist es zweckmäßig, einen Wickelraum einzurichten. Werden Besichtigungen angeboten, an denen Kinder aus Sicherheitsgründen nicht teilnehmen dürfen, so müssen Möglichkeiten angeboten werden, die Kinder in sicherer Obhut unterzubringen. Dabei sollte die Gruppengröße jeweils zehn Kinder nicht überschreiten. Die 13

14 Personen, die zur Kinderbetreuung eingesetzt werden, benötigen zwar keine Fachausbildung, müssen aber volljährig sein. Die Betreuung lässt sich auch gut mit einem entsprechenden Unterhaltungsangebot verbinden zum Beispiel der Vorführung von Kinderfilmen, dem Auftritt eines Clowns oder eines Zauberkünstlers oder einer aufblasbaren Sprungburg für Kinder. Viele Städte besitzen auch Kinderspielbusse, die für Veranstaltungen ausgeliehen werden können. Es empfiehlt sich auch, spezielle Geschenke für Kinder bereitzuhalten. Falls die eigene Personalkapazität für die Kinderbetreuung am Tag der offenen Tür nicht ausreicht, lassen sich auch unkonventionelle Wege finden. Sprechen Sie mit der örtlichen Hilfsorganisation. Oft ist eine solche gegen eine Spende bereit, nicht nur Personal, sondern auch Spielzeug für diesen Tag bereitzustellen. Alternativ können auch Kindergärten aus der Umgebung angesprochen werden. Bei größeren Unternehmen kommen solche Einrichtungen in Frage, die die Firma zur Betreuung von Mitarbeiterkindern unterstützt Wohin mit den VIPs? Brauchen die persönlich eingeladenen Gäste einen Extraservice? Allgemein lässt sich feststellen, dass zum Beispiel Kommunalpolitiker lieber ein Bad in der Menge nehmen. Grundsätzlich ist davon abzuraten, eine Zweiklassenveranstaltung durchzuführen mit dem Würstchenstand für das Volk und Lachsbrötchen für die VIPs. Sollte jedoch seitens des Unternehmens oder der Gäste Wert auf einen VIP-Empfang gelegt werden, so ist es ratsam, dies diskret etwa in den Räumen der Geschäftsleitung zu tun. Mit einem solchen Empfang kann auch eine VIP-Rundfahrt verbunden werden Ihr Motto im Internationalen Jahr der Chemie Die UNO hat das Jahr 2011 zum Internationalen Jahr der Chemie erklärt. Der bundesweite Tag der offenen Tür ist ein deutscher Beitrag zu diesem weltweiten Ereignis. Wenn Sie ein unternehmensspezifisches Motto für den Tag der offenen Tür in Ihrem Hause verwenden möchten, ist es ratsam, nach Möglichkeit einen Bezug zum Internationalen Jahr der Chemie herzustellen Einige Aspekte, die geklärt werden sollten Gibt es geführte Rundgänge bzw. Rundfahrten bzw. Fahrten zu bestimmten Zielen im Werk? Dürfen sich die Besucher überall frei bewegen, oder finden Führungen statt (Gruppengröße)? Gibt es eine einheitliche Sprachregelung für die Mitarbeiter in der Besucherbetreuung? Gibt es spezielle Angebote für bestimmte Zielgruppen, zum Beispiel Schüler? Verständnis für Verbote In der Regel haben die Besucher Verständnis für Verbote, die aus Gründen der Sicherheit notwendig sind. Machen Sie deshalb deutlich, wo es ein Rauch- oder Fotografierverbot gibt, oder welche Bereiche zum Beispiel für Kinder unter 14 Jahren verboten sind. Was im Alltag untersagt ist, sollte nicht am Tag der offenen Tür erlaubt sein. Sonst verlieren Verbote an Akzeptanz. 14

15 4. Pressearbeit 4.1. Zeitung und mehr Bei der Vorbereitung des Tages der offenen Tür sind die Presse und die übrigen Medien im lokalen und regionalen Umfeld des Unternehmens das wichtigste Instrument zur Kommunikation mit der Öffentlichkeit: Tageszeitungen, Amtsblätter, Anzeigenblätter, evtl. Fachpresse, regionale Hörfunk- und Fernsehsender: öffentlich-rechtlich sowie privat. Diesen Medien sollte Pressematerial mit allen Fakten der Veranstaltung sowie Hintergrundmaterial zeitlich gestaffelt übermittelt werden (siehe dazu Zeitplan auf Seite ). Die Fachpresse sollte mit berücksichtigt werden, wenn ein firmeninternes Ereignis (Inbetriebnahme einer neuen Produktionsanlage oder Umweltschutzeinrichtung) mit dem Tag der offenen Tür verbunden werden kann. Dies ist ein Anlass, um die Fachblätter über Veränderungen im Unternehmen zu informieren Pressematerial Für den Umgang mit der Presse benötigen Sie professionell wirkendes Material wie Pressemitteilungen, Prospekte und Fotos Pressemitteilung Eine Pressemitteilung sollte den Journalisten Auskunft über folgende W-Fragen geben? Was geschieht? Wann geschieht es? Wo geschieht es? Warum (aus welchem Anlass) geschieht es? Wer ist der Veranstalter? Wie ist der Ablauf des Ereignisses? Journalisten wollen keine Romane lesen. Deshalb sollte eine Pressemitteilung im Idealfall nur eine Seite umfassen, höchstens aber zwei. Es gilt die Grundregel: Kürze und Sachlichkeit. Hier ist kein Platz für Eigenlob oder schmückende Attribute. Je nüchterner und knapper die Information ist, umso größer die Chance für einen Abdruck. Ebenso wie die Presseeinladung muss auch die Pressemitteilung einen oder zwei Ansprechpartner für Journalisten enthalten. Übrigens: Namensnennungen wie Herr Müller oder Herr Otto Müller wirken antiquiert. Jede Person hat einen Vor- und Nachnamen das reicht, höchsten wird noch ein Titel wie Dr. oder Prof. davor gesetzt. Also: Otto Müller oder Dr. Otto Müller. 15

16 Wenn Ihr Informationsdarf (zum Beispiel aufgrund erklärungsbedürftiger Umweltschutzinvestitionen oder technologien) den Rahmen einer Pressemitteilung sprengt, ist es besser, Sie gliedern die Information auf in zwei oder drei Pressemitteilungen: Kurzmitteilung mit den wichtigsten Nachrichten Hintergrundinformationen Zahlen und Daten Information: Das Unternehmen auf einen Blick Wenn kein kurz gefasster und aktueller Firmenprospekt vorliegt, werden die wichtigsten Daten und Fakten auf einem eigenen Informationsblatt zusammengestellt: Produktpalette und -bereiche, Produktionsvolumen, jüngste Investitionen, eventuelle Zugehörigkeit zu einem Konzern, Umsatz, Mitarbeiterzahl, Namen der Inhaber / Vorstände / Geschäftsführer, Gründungsjahr, Eckdaten zum Unternehmen usw Fotos Zum Veranstaltungstag werden Zeitungen ihre eigenen Bildjournalisten schicken, die weniger an betrieblichen Einrichtungen interessiert sind, sondern eher die Besucher am Infostand, die örtliche Prominenz bei der Werksbesichtigung oder die Begrüßungsansprache des Firmenchefs aufnehmen werden. Falls Sie Fotos für Ihre Dokumentation benötigen, bietet es sich an, dafür die Pressefotografen anzusprechen. Diese sind dann schon am Ort des Geschehens und übernehmen meist gerne einen entsprechenden Zusatzauftrag Pressekonferenz Ergänzend zum Versand des Pressematerials kann auch eine Pressekonferenz oder ein Pressegespräch zwei bis drei Wochen vor dem Tag der offenen Tür organisiert werden. Material, das dabei an die Journalisten verteilt wird, muss dann nur noch an diejenigen versandt werden, die nicht teilnehmen konnten. Zur Klärung der Frage, ob eine Pressekonferenz sinnvoll ist, sollten folgende Fragen mit ja beantwortet werden: Gibt es für Ihren Standort mehr als eine oder zwei Zeitungen bzw. andere Medien? Sind die es die örtlichen Medien gewöhnt, bei größeren Aktivitäten des Unternehmens mittels Pressekonferenzen informiert zu werden? 16

17 Einladung Laden Sie die Redaktionen auf jeden Fall per Brief und beigelegtem Antwortschreiben ein. Spontane Ereignisse sind im Pressealltag so zahlreich, dass die Medien froh sind, vorhersehbare Termine wie Ihre Einladung zwei bis drei Wochen vorher in den Redaktionskalender eintragen zu können. Wenn einige Tage vor dem Pressegespräch, bzw. dem Tag der offenen Tür eine Redaktion noch keine Zu- oder Absage zurückgeschickt hat, bleibt Ihnen noch die Zeit, telefonisch nachzufassen. Die Einladung sollte bereits einen Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen für die Presse enthalten Moderation Die Moderation der Pressekonferenz übernimmt einer der Firmenvertreter und stellt seine Kollegen mit ihren Funktionen vor. Entsprechend ihrer Zuständigkeit werden die Firmenvertreter (es sollten maximal drei sein) zu einem bestimmten Aspekt ein Statement abgeben insgesamt nicht länger als etwa zwanzig Minuten. Dies ermöglicht den Journalisten die Erwähnung der Person im Zusammenhang mit einem Thema Teilnehmerliste Für die Pressekonferenz sollten zusätzlich die Namen und Funktionen der Teilnehmer von der Unternehmensseite aufgelistet sein. Das Pressematerial wird den Journalisten vor dem Gespräch am besten übersichtlich geordnet in einer Mappe ausgehändigt. Den Redaktionen, die nicht vertreten waren, werden die Informationen im Nachhinein zugeschickt. Auf eine Teilnehmerliste tragen sich die Journalisten mit Namen und Redaktion ein. Damit haben Sie nicht nur den Überblick, welche Medien anwesend waren. Beim Abgleich mit der Einladungsliste stellen Sie auch fest, an welche Medien die Pressemitteilung geschickt werden muss Journalisten fragen Sie antworten Im Anschluss haben die Journalisten die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Auf heikle und kritische Fragen müssen ehrliche Antworten gegeben werden. Gibt es sensible Bereiche im Unternehmen beispielsweise Tierversuche empfiehlt es sich, schon im Vorfeld einen Argumentationskatalog auszuarbeiten. Das Gespräch mit der Presse ist ein willkommener Anlass, über den eigentlichen Tag der offenen Tür hinaus, aktuelle Entwicklungen im Unternehmen zu transportieren, seien es Investitionen, Umstrukturierungen oder neue Produkte.Besondere Aufmerksamkeit genießen natürlich Mitteilungen rund um den Umweltschutz und die Sicherheit, die Zahl und Ausgestaltung der Arbeitsplätze sowie das Ausbildungsangebot.Äußert ein Journalist den Wunsch, einen bestimmten Betriebsbereich zu sehen, der nicht im Rahmen einer Führung gezeigt wird, beispielsweise aus Sicherheitsgründen, versuchen Sie, wenn es die betriebliche Situation erlaubt, diesem Wunsch zu entsprechen, und gehen Sie mit ihm dorthin Presse nicht um jeden Preis Kontakte zur Presse können aber auch lästige Folgen haben: die unvermeidlichen Angebote, Anzeigen gegen PR-Artikel zu schalten. Lassen Sie sich auf solche, wenngleich manchmal verlockenden Vereinbarungen nicht ein, und trennen Sie Werbung und Pressearbeit. Wenn Ihr Unternehmen interessante Nachrichten hat, berichten die Redaktionen ohne Gegenleistung und unabhängig von Ihrem Anzeigenpotenzial. 17

18 4.5. Erinnerungsfotos für die Mitarbeiter Wenn Sie einen Fotografen mit Aufnahmen beauftragt haben, lassen Sie ihn einige Fotos von Mitarbeitern im Einsatz machen. Diese werden dann nach der Veranstaltung im Unternehmen ausgehängt, damit Interessierte sich Abzüge bestellen können Motive für Firmenzeitschrift Lebendige Fotos vom Tag der offenen Tür müssen aber nicht ausschließlich für die Mitarbeiter gemacht werden. Wie die Pressestimmen lassen sich auch Fotos von der Veranstaltung vielfältig einsetzen: als Illustration von Mitarbeiter-, Kunden- und Nachbarschaftszeitung, als Selbstdarstellung in einer Unternehmensbroschüre, als Plakat- oder Handzettelmotiv für Ankündigungen der nächsten Betriebsfeier oder als Aufmacherfoto für ein nächstes Kunden- Mailing, falls auch Kunden zum Tag der offenen Tür eingeladen waren Reaktionen auf Presseberichte Auch Journalisten sind nur Menschen, und daher sind auch ihre Berichte gelegentlich fehlerhaft. Es kommt nicht selten vor, dass trotz guter Pressemitteilungen von Unternehmensseite die anschließenden Artikel falsche oder unvollständige Zusammenhänge wiedergeben. Wenn Sie in Berichten über den Tag der offenen Tür solche Defizite feststellen, müssen Sie Ihrem Ärger nicht gleich mit einer Gegendarstellung oder einem Anruf in der Redaktion Luft machen. Viele Fehler sind für die Leser oft belanglos und können unwidersprochen bleiben. Handelt es sich jedoch um die unrichtige Widergabe von Fakten, bzw. gravierende eindeutige Fehler, besteht Handlungsbedarf. Der Grund für einen solchen Fehler muss nicht in einer negativen Einstellung zu Ihrem Unternehmen oder unserer Branche zu suchen sein. Er kann auch in einem Verständnisfehler oder mangelnder Sachkenntnis des Autos zu suchen sein. In diesem Fall sollten Sie den zuständigen Redakteur freundlich um Rücksprache bitten. Eine Drohung mit einer Gegendarstellung oder dem Entzug von Anzeigenaufträgen schafft nur ein feindseliges Klima, das Ihnen nur schadet. Journalisten sind sehr sorgfältig darauf bedacht, eine kritische Berichterstattung als gelebte Pressefreiheit zu praktizieren. Am besten bieten Sie dem Redakteur an, Sie im Unternehmen zu besuchen und ihm Zusatz- und Hintergrundinformationen zur Verfügung zu stellen, die sein Wissen ergänzen. Versuchen Sie bei diesem Treffen einen positiven Dialogansatz, ungeachtet der Kritik, die Sie an seinem Artikel hegen. Führen Sie dem Redakteur eindringlich die Leistungen Ihres Unternehmens vor Augen Stichworte: Arbeitsplatzsicherheit, Ausbildung, soziales Engagement, hochwertige Produkte, Umweltschutz. Vielleicht findet sich so ein Ansatz zu einem weiteren Artikel, der die Möglichkeit bietet, den Fehler auf geschickte Weise zu beheben, ohne dass der Autor in Verlegenheit gebracht wird. Sollte es aber einem Redakteur nur darauf ankommen, offenkundig Ihr Unternehmen oder die Branche attackieren, dann scheuen Sie sich nicht, eine klare Position zu beziehen und deutliche Worte zu sprechen. Beim Beharren auf einer fehlerhaften Darstellung oder der böswilligen Vermischung von Berichterstattung und Kommentar seitens des Redakteurs kann als ultima ratio auch ein Gespräch mit dem Chefredakteur oder dem Verlag sinnvoll sein. 18

19 5. Nachbereitung 5.1. Dank und Kritik Bedanken Sie sich unmittelbar nach der Veranstaltung bei allen Mitwirkenden aus Ihrem Unternehmen für den gelungenen Verlauf. Setzen Sie in der Woche nach der Veranstaltung einen Termin für eine Manöverkritik an. Halten Sie hier alle positiven und negativen Eindrücke sowie Anregungen und Verbesserungsvorschläge schriftlich fest. Sie können den Kreis auch erweitern und die Belegschaft mit Fragebogen um ihre Eindrücke bitten Wie hat es Ihnen gefallen? Diese Frage könnte an das Publikum gestellt werden in Gestalt eines Fragebogens, der zum Beispiel dem Programmflyer beiliegt und beim Verlassen des Werkgeländes eingesammelt wird. Darin könnte auch der Informationsbedarf der Besucher und der Wunsch nach speziellen Einladungen (zum Beispiel zu Informationsveranstaltungen für Ausbildungsberufe) erfragt werden. Das Fazit aus der Helfer- und Besucherbefragung kann bei einer Feedback- oder Dankesveranstaltung etwa vier Wochen nach dem Event für alle Beteiligten (mit einer kleinen Bewirtung) präsentiert werden. Ein kurzer Bericht im Intranet oder der Mitarbeiterzeitung ergänzt die Aktion Presseresonanz dokumentieren Presseberichte gehören zu den wenigen unmittelbar fassbaren Ergebnissen der Öffentlichkeitsarbeit. Da sie externe Meinungen widerspiegeln, haben sie eine höhere Glaubwürdigkeit als Anzeigen oder Broschüren. Ein Pressespiegel über den Tag der Veranstaltung kann Bestandteil der nächsten Ausgabe der Mitarbeiter- und / oder Kundenzeitschrift sein, er kann in das Intranet eingestellt werden, am Schwarzen Brett ausgehängt, oder den Mitarbeitern als Umlauf zugänglich gemacht werden. Die Berichte können aber auch zusammen mit früheren oder späteren Artikeln über das Unternehmen in Auszügen in eine Imagebroschüre integriert oder als eigene Zeitung zusammengestellt werden. Bitte beachten Sie, dass die entsprechenden Nutzungsrechte eingeholt werden müssen. Bitten Sie schon vor der Veranstaltung Ihr Team, Artikel aus der Presse zu sammeln. Selbst Berichte in den Anzeigenblättern sind es wert, ausgeschnitten zu werden. Bei Rundfunk- oder Fernsehinterviews oder aufnahmen lassen Sie sich wenn möglich den geplanten Sendetermin vom Redakteur nennen, um den Beitrag aufzuzeichnen Pressetermin und Spendenübergabe Wenn Sie den Erlös aus Verzehr und eventuellen Gewinnspielen einem karitativen Zweck zukommen lassen, bitten Sie etwa zwei Wochen nach der Veranstaltung die örtliche Presse zu einem Fototermin für die Übergabe des Betrages. Die Übergabe sollte möglichst am Ort des Spendenempfängers stattfinden, damit nicht der Eindruck entsteht, die bedachte Organisation müsse sich ihre Spende im Unternehmen abholen. Ein zusätzlich positiver Effekt kann erreicht werden, wenn der Erlös seitens des Unternehmens großzügig aufgerundet wird. 19

20 Es reicht aus, diesen Termin als reinen Fototermin der Presse mitzuteilen und einen kurzen Text bereit zu halten, der einer Bildunterschrift in Zeitungen entspricht Gezielte Nachwuchsförderung Nutzen Sie die Erfahrungen, die der Tag der offenen Tür gebracht hat, und wenden Sie sich in den nächsten Monaten gezielt an Schulen. Bieten Sie ihnen individuelle Führungen und Gespräche über die Ausbildungsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen an Azubis stellen sich vor Im Hinblick auf das innerbetriebliche Klima ist es gut, wenn bei diesen Besuchen die Auszubildenden beteiligt werden. Sie sollten Gelegenheit haben, ihren Arbeitsplatz den möglichen Interessenten vorzustellen und ihnen Fragen zu beantworten. Besuche von Schulklassen sind übrigens auch wieder ein Anlass, die Lokalpresse zu informieren. Parallel hierzu sollten Sie überlegen, ob Sie Praktika oder Ferienjobs anbieten können. Auch dies sind Wege, um qualifizierten und motivierten Nachwuchs für die Firma zu gewinnen Kritische Bestandsaufnahme Vielleicht ist der Tag der offenen Tür auch Anlass, anschließend einmal die Darstellung des Unternehmens zu überdenken. Gibt es Bereiche, in denen sich die Firma besser und zeitgemäßer präsentieren könnte? Konnte sich das Unternehmen verständlich machen? Konnte es der Bevölkerung wesentliche Inhalte deutlich machen? Ist das Ziel des Tages der offenen Tür, der Dialog mit der Öffentlichkeit, erreicht worden? 20

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