C O D E O F C O N D U C T IM S A P - U M F E L D

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1 C O D E O F C O N D U C T IM S A P - U M F E L D V E R H A L T E N S R E G E L N F Ü R D E N U M G A N G M I T P E R S O N E N B E Z O G E N E N D A T E N D U R C H D I E D E U T S C H E V E R S I C H E R U N G S W I R T S C H A F T SAP-Forum für Versicherer Bonn, 20. Mai 2015

2 2 AGENDA Code of Conduct Anforderungen 1 Auswirkungen auf Systeme und Prozesse 2 Umsetzungsvarianten in SAP 3 Umsetzungsbeispiele 4 Projektempfehlungen 5

3 3 Warum Code of Conduct? Im Zeitalter der Digitalisierung werden die Anforderungen von Datenschutz und Datensicherheit immer wichtiger. Die Versicherungsbranche trägt diesem Schutzbedürfnis Ihrer Kunden mit der Selbstverpflichtung zum Datenschutz Rechnung (Code of Conduct - CoC) veröffentlicht der GDV die Grundsätze von CoC. CoC berücksichtigt bestehende Rechtsnormen (Bundesdatenschutzgesetz, EU-Datenschutzrichtlinie) und geht darüber hinaus. Motiv: Vertrauen der Versicherungskunden

4 4 Umsetzungsfristen Beitritt 2014 / Umsetzungszeitplan 2015 / Fertigstellung 2016 Beitritt 2013 / Umsetzungszeitplan 2014 / Fertigstellung / / / / /17 03/2013 GDV: CoC-Veröffentlichung

5 5 Welche Regelungen müssen umgesetzt werden? Sperren, Löschen und Berichtigen Datensparsamkeit, Datenvermeidung und Anonymisierung Bestätigung der Einwilligung und Widerruf Informationen an Betroffene Auskunftsanspruch Fristen (Reaktionszeit des Versicherungsunternehmens) Protokollierung der Aktivitäten

6 6 AGENDA Code of Conduct Anforderungen 1 Auswirkungen auf Systeme und Prozesse 2 Umsetzungsvarianten in SAP 3 Umsetzungsbeispiele 4 Projektempfehlungen 5

7 7 Auswirkungen (Systemlandschaft) Beispielhafte Modelldarstellung eines Versicherungsunternehmens im CoC-Umfeld Kunde Einwilligungsverwaltung Vermittler-u. Provisionssystem Drucksystem Zentrales Partnersystem (ZGP) Data Warehouse System ZGP Bestandssystem ZGP Antragssystem ZGP CRM-System ZGP Leistungssystem Dokumenten Management System ZGP In-/Exkasso- System ZGP Buchhaltungssystem ZGP ZGP Archivsystem ZGP Auskunftssystem Schnittstellen zu DRITTEN Rückversicherer Dienstleister Vermittler Behörden u. Meldungsempfänger HIS

8 Antragsprozess Policierungsprozess Vertragsverwaltung Zahlungsverkehr Leistungsprozess Sperr- und Löschprozess Formularwesen Auskunftsprozess Reporting und Auswertungen Marketing und Werbung Code of Conduct im SAP-Umfeld 8 Vermittlerverwaltung Bisheriger BDSG-Prozess Zentrales Partnersystem Antragssystem Bestandssystem Leistungssystem In-/Exkasso-System Buchhaltungssystem Dokumenten Management System CRM-System Data Warehouse System Archivsystem Drucksystem Auskunftssystem Einwilligungsverwaltung Vermittler-/Provisionssystem Hinweis- und Informationssystem Internet Auswirkungen (Prozesse und Systeme) Übersichtsmatrix: Regelungen / Prozesse /Systeme Prozesse und Systeme Regelungen Sperren, Löschen und Berichtigungen X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Datensparsamkeit, Datenvermeidung und Anonymisierung Bestätigung der Einwilligung und Widerruf X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Informationen an Betroffene X X X X X X X X X X X X Auskunftsanspruch X X X X X X X X X X X X X Fristen X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Protokollierung X X X X X X X X X X X X X X X X X

9 Antragsprozess Policierungsprozess Vertragsverwaltung Zahlungsverkehr Leistungsprozess Sperr- und Löschprozess Formularwesen Auskunftsprozess Reporting und Auswertungen Marketing und Werbung Code of Conduct im SAP-Umfeld 9 Vermittlerverwaltung Bisheriger BDSG-Prozess Zentrales Partnersystem Antragssystem Bestandssystem Leistungssystem In-/Exkasso-System Buchhaltungssystem Dokumenten Management System CRM-System Data Warehouse System Archivsystem Drucksystem Auskunftssystem Einwilligungsverwaltung Vermittler-/Provisionssystem Hinweis- und Informationssystem Internet Auswirkungen (SAP) Übersichtsmatrix: Regelungen / Prozesse /Systeme Prozesse und Systeme Regelungen Sperren, Löschen und Berichtigungen X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Datensparsamkeit, Datenvermeidung und Anonymisierung Bestätigung der Einwilligung und Widerruf X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Informationen an Betroffene X X X X X X X X X X X X Auskunftsanspruch X X X X X X X X X X X X X Fristen X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Protokollierung X X X X X X X X X X X X X X X X X

10 10 Betroffene SAP-Module ZGP Zentraler Geschäftspartner FS-CD Financial Service Collection and Disbursement FS-PM Policy Management FS-CM Claims Schaden/Leistung FI-AP/AR Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung CML Consumer, Corporate and Mortgage Loans HCM Human Capital Management FS-RI Re-Insurance RE Real Estate CRM Customer Relationship Management BI/BW Business Warehouse FS-ICM Provisionsmanagement

11 11 AGENDA Code of Conduct Anforderungen 1 Auswirkungen auf Systeme und Prozesse 2 Umsetzungsvarianten in SAP 3 Umsetzungsbeispiele 4 Projektempfehlungen 5

12 12 Relevante SAP-Systemkomponenten Betriebswirtschaftliche SAP-Module Archiv Stammdaten Bewegungsdaten ILM Information Lifecycle Management

13 Umsetzungsvarianten in SAP Berechtigungen Sperren Auslagern (Archiv) und Löschen (Produktivsystem) Blocken über ILM (Produktivsystem) Ausnahme FS-PM Löschen Archivdateien Archiv Löschen Vernichtungslauf (ILM) Wenn vorher nicht archiviert: 1. Archivieren 2. Löschen Archivdateien / Vernichtungslauf (ILM) Code of Conduct im SAP-Umfeld 13

14 14 SAP-Lösungsszenarien Gesamtsicht Verwendungszweckendeprüfung (Sperren) ILM Anwendungs- u. Systemübergreifendes Blocken Verweil- und Aufbewahrungsregeln Record Mgmt Travel Mgmt Patient Mgmt CML FS-RI CRM BCA HCM AP IBase ZGP Kunden u. Lieferantenstamm IS-U SAP ERP 6.0 EHP7 SP05 Stammdaten Bewegungsdaten FS-CM Zurückspielen Archivlauf Archiv Archivieren (periodisch) Verweildauer (Residenzzeit) Anzeige Einzelfall Rechtsfallbedingte Sperren (Legal Holds) Konsistentes Vernichten (regelbasiert u. periodisch) Nachträgliches ILM-fähigmachen von Archivobjekten

15 15 Variante klassische Archivierung Basistechnologie der klassischen SAP-Archivierung (Archive Development Kit (ADK) + Archive Link) SAP Verweildauer Archiv Vorteil Keine zusätzlichen Lizenzkosten Nutzung etablierter Tools, Prozesse, Hardware (SAP Boardmittel) Performancegewinn durch Auslagerung / Datenreduzierung Nachteil Manuelles Verfahren für Datenvernichtung Keine Einzelfallbetrachtung (nur komplette Archivläufe) Kein echtes Sperren (Datenauslagerung)

16 Code of Conduct im SAP-Umfeld 16 Variante erweiterte Archivierung mit ILM ILM deckt den kompletten Lebenszyklus bis zur Datenvernichtung ab und ergänzt damit die klassische Archivierung SAP Verweildauer Archiv Aufbewahrungsdauer Datenvernichtung Vorteil SAP Standardvorgehen für CoC Systemübergreifende Prüf- und Sperrinstanz Echtes Sperren der Produktivdaten Einzelfallbezogenes bzw. regelbasiertes Verhindern der Vernichtung Nachteil Lizenzkosten für ILM Release ECC6.0 EHP7 SP05 oder höher

17 17 AGENDA Code of Conduct Anforderungen 1 Auswirkungen auf Systeme und Prozesse 2 Umsetzungsvarianten in SAP 3 Umsetzungsbeispiele 4 Projektempfehlungen 5

18 Code of Conduct im SAP-Umfeld 18 Umsetzungsbeispiel (ohne ILM) Führende Systeme / Initiatoren Partner Verteilung und Konsolidierung von Prüf-, Sperr- und Löschaufträgen Prüfende und Empfangende Systeme SAP ZGP Sperren durch Archivieren Archiv Manuelles Vernichten Bestand LV SAP FS-CD Kunde Mitarbeiter VU Zentrale Steuerung Schaden Bestand Kfz Empfangende Systeme Bestand. Antrag SAP FI Debitor SAP HCM Vertriebssysteme

19 Code of Conduct im SAP-Umfeld 19 Umsetzungsbeispiel (mit ILM) Kunde Mitarbeiter VU Partner Antrag ILM als zentrale Prüf- und Steuerinstanz SAP ZGP SAP FS-CD SAP CML SAP FI Debitor SAP HCM SAP Alice Archiv Bestand SAP RE-FX Dialogsperren Regelbasiertes Archivieren u. Vernichten. Dialogsperren Sperr- und Löschtabelle SAP Verarbeitungssperren ILM Archivierungslauf Vernichtungslauf

20 20 AGENDA Code of Conduct Anforderungen 1 Auswirkungen auf Systeme und Prozesse 2 Umsetzungsvarianten in SAP 3 Umsetzungsbeispiele 4 Projektempfehlungen 5

21 21 Projektempfehlungen Unterliegen folgenden Einflussfaktoren Spartenabhängige Anforderungen KFZ (Bsp. Sperre nach 7 Jahren) Lebensversicherung Rechtschutzversicherung SAP Releasestrategie Auslegung der CoC-Anforderungen durch den jeweiligen Datenschutzbeauftragten Individuelle IT-Landschaft Prozesssteuerung Externe Datenbank Integrierter Sperr- und Löschprozess Workflow

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Siegfried Troiber

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