Interessantes über die Funktion SUMMEWENN Excel

Transkript

1 Excel-Zellen über einem Grenzwert summieren mit der Funktion SUMMEWENN Wie du»summewenn«mit einem variablen Zellbezug einsetzt und so schnell Summen mit Bedingungen verknüpfen kannst. Stellen dir vor, du möchtest in einem Bereich alle Zellen summieren, deren Inhalt über einem bestimmten Grenzwert liegt. Dieser Grenzwert soll variabel sein und in einer Zelle in Ihrer Tabelle stehen. Das Problem ist in diesem Fall die Übergabe des Grenzwerts als Zellbezug. Liegt der Grenzwert als Konstante vor, kannst du die Summe problemlos mit der Funktion»SUMMEWENN«berechnen. Wenn du beispielsweise alle Zellen des Bereichs A1:A20 summieren möchtest, deren Wert größer als 300 ist, lautet die Formel: =SUMMEWENN(A1:A20;«>300«) Wenn du im vorliegenden Beispiel statt des Werts 300 in der Funktion eine Zelle angeben möchtest, in der der Grenzwert steht, akzeptiert Excel die Formel nicht. Trick: Mit einem kleinen Trick geht es aber doch. Um das gewünschte Ergebnis zu erreichen, musst du den Operator (im Beispiel das Größer-Zeichen»>«) und die Zelle mit dem Zeichen»&«verknüpfen. Dementsprechend sieht die korrekt arbeitende Formel folgendermaßen aus, wenn der variable Wert in der Zelle C1 steht: =SUMMEWENN(A1:A20;«>«&C1) Natürlich kannst du auch andere Operatoren auf diesem Weg einsetzen, um bedingte Summen zu errechnen. 21. September 2012 Seite 1 7

2 Excel-Werte bis zu einem Grenzdatum automatisch addieren Berücksichtige ein Datum in deinen Listen und bilde Summen, die nur bis zu diesem Datum reichen. Kennst du das: In einer Spalte einer Excel-Tabelle stehen Datumswerte (z. B. Bestelldaten, Verkaufsdaten, Daten von Arbeitstagen, Daten von Dekreten oder Beschlüssen usw.), in einer dazugehörigen Spalte stehen passende Zahlen (die Bestellmengen, die Verkaufszahlen, die Arbeitsstunden, Überstunden, Zweckbindungen usw.). Du möchtest nun dafür sorgen, alle Daten bis zum aktuellen Datum automatisch zu addieren. Stelle dir vor, die Datumswerte stehen in Spalte C, die dazugehörigen Zahlen in Spalte D. Setze für die Addition die folgende Formel ein: =SUMMEWENN(C:C;«<«&HEUTE();D:D) Die Funktion addiert alle Zahlen nur dann, wenn das dazugehörige Datum vor dem heutigen Tag liegt. Möchtest du den heutigen Tag einschließen, verwende anstelle von»<«den Ausdruck»<=«in der Formeln (innerhalb der Anführungszeichen). Wenn du anstelle des aktuellen Datums ein anderes Datum als Kriterium verwenden möchtest, kannst du das erreichen, indem du das Datum in eine Zelle (z.b. A1) einträgst und dich in der Formel auf diese Zelle beziehst: =SUMMEWENN(C:C;«<«&A1;D:D) 21. September 2012 Seite 2 7

3 Zahlen bei der Addition in Excel ignorieren Berücksichtige nicht alle Zellen in einem Bereich in Ihren Summen, sondern filtere bestimmte Zahlen aus der Summe automatisch aus. Stelle dir eine Tabelle vor, in der du die Werte, die in einem Zellbereich stehen, addieren möchtest. Dabei soll ein bestimmter Wert, beispielsweise die Zahl 10, nicht in die Berechnung einbezogen werden. Diese Aufgabenstellung löst du mit der Funktion»SUMMEWENN«. Diese addiert alle Zellwerte eines übergebenen Bereichs, die ein vorgegebenes Kriterium erfüllen. Wenn die zu addierenden Zellen in der Tabelle im Bereich A1:A10 stehen, sieht die benötigte Formel, die du in die Ergebniszelle eintragen musst, folgendermaßen aus: =SUMMEWENN(A1:A10;«<>10«;A1:A10) Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Praxis Auch in diesem Fall kannst du die Formel flexibel gestalten. Trage in die Zelle C2 die Zahl ein die bei der Berechnung der Summe nicht berücksichtig werden soll, dann musst du die Formel wie folgt abändern: =SUMMEWENN(A1:A10;«<> &C2;A1:A10) 21. September 2012 Seite 3 7

4 Bedingte Summe über mehrere Excel-Tabellenblätter bilden So setzt du Summen über Tabellenblätter mit Bedingungen ein. Eine Arbeitsmappe enthält Tabellen für die Monate, die mit»januar«,»februar«usw. benannt sind. In einer weiteren Tabelle mit einer Zusammenfassung und verschiedenen Auswertungen sollen aus allen Monatstabellen die Werte in E2 addiert werden, wenn in der jeweiligen Tabelle in E1 der Text»Ja«steht. Da die Funktion»SUMMEWENN«nicht über mehrere Tabellen eingesetzt werden kann, scheidet sie für diese Aufgabe aus. Folgendermaßen kommst du zum Ziel: Lege in der Tabelle, in der die Summe gebildet werden soll, eine Liste aller Namen der Monatsblätter an. Diese Liste weise den Bereichsnamen»Blattnamen«zu. Dazu trage den Namen in das Namenfeld links der Bearbeitungsleiste ein oder rufe in Excel bis Version 2003 das Kommando <Einfügen> <Namen> <Definieren> auf. In Excel ab Version 2007 findest du den Befehl über <Formeln> <Definierte Namen> <Namen Definieren>. Die folgende Abbildung zeigt die Blattnamen in einem Tabellenblatt: In die Zelle deiner Zusammenfassungs- und Auswertungstabelle, in der die gewünschte Summe erscheinen soll, trage dann die folgende Formel ein: =SUMMENPRODUKT(SUMMEWENN(INDIREKT(«'«&Blattnamen&«'!E1«);«Ja«;INDIREKT(«'«&Bl attnamen&«'!e2«))) Achtung: Wenn du die Formel nicht kopierst, musst du sehr genau auf die Schreibweise achten. Zwischen zwei normalen Anführungszeichen im ersten Argument der beiden INDIREKT-Funktionen gib immer ein einfaches Anführungszeichen ein. Vor dem Ausrufezeichen ist ebenfalls nach einem normalen Anführungszeichen ein zusätzliches einfaches Anführungszeichen zu finden. Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in einer Beispieltabelle: Für den Fall, dass weitere Tabellen hinzukommen oder du bisher berücksichtigte Blätter löschst, bedenke, dass du den Bereich mit den Blattnamen entsprechend erweitern oder reduzieren musst. 21. September 2012 Seite 4 7

5 Zeiten in Excel-Tabellen nach Wochentagen auswerten und zusammenfassen Machst du Auswertungen davon abhängig, zu welchen Wochentagen die Zahlen gehören, die du auswerten möchtest. Stelle dir eine Liste vor, in der du zu Datumsangaben Arbeitszeiten erfasst. In dieser Tabelle soll nun die Arbeitszeit addiert werden, die an einem bestimmten Wochentag geleistet wurde. Die folgende Abbildung zeigt eine solche Erfassungstabelle: In der Tabelle sind Tage und dazugehörige Zeiten erfasst. Nun sollen nur die Arbeitszeiten addiert werden, die an einem Dienstag geleistet wurden. Für die Addition benötigst du eine Hilfsspalte, in der die Wochentage einzeln dargestellt werden. Diese legst du rechts neben der Spalte A an. Da in der Spalte B die Stunden stehen, füge zwischen den beiden Spalten die Hilfsspalte ein. Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf den Spaltenbuchstaben B und wähle die Funktion»Zellen einfügen«. In dieser Spalte ermittelst du mit der Funktion»WOCHENTAG«die entsprechenden Tage für die Datumsangaben in der Spalte A. Mit der Funktion»WOCHENTAG«übergibst du als Argumente die Zellen der Spalte A und die Option»2«. Diese bewirkt, dass die Woche mit dem Montag als erstem Tag beginnt. Als Ergebnis liefert die Funktion WOCHENTAG nicht den Namen des Tages, sondern die Tageszahl, 1 für Montag, 2 für Dienstag usw. In Zelle B1 tragen Sie ein: =WOCHENTAG(A1;2) Die folgende Abbildung zeigt die Ermittlung der Wochentage in der Tabelle: 21. September 2012 Seite 5 7

6 Wenn du nun wissen möchtest, wie viel an den Montagen gearbeitet wurde, verwende die Funktion»SUMMEWENN«. Mit dieser Funktion kannst du nach einem bestimmten Kriterium innerhalb eines Bereichs suchen und wenn dieses Kriterium gefunden wird, werden die dazugehörigen Werte addiert. Für das vorliegende Beispiel sollen die Arbeitszeiten für alle Montage addiert werden. Die Formel dafür sieht folgendermaßen aus: =SUMMEWENN(B1:B20;2;C1:C20) Diese Formel arbeitet so: Sie durchsucht die Zellen B1 bis B20. Wenn sie dort den Wert»2«(entspricht Montag) findet, werden die dazugehörigen Zellen aus der Spalte C addiert. Damit das Formelergebnis in der gewünschten Form angezeigt wird, musst du die Zelle formatieren. Klicke dazu die Zelle an und drücke die Tastenkombination <STRG>+<1> In der Dialogbox»Zellen formatieren«weise der Zelle in der Kategorie»Uhrzeit«das Format»37:30:55«1 zu. Das Ergebnis der Addition sieht in der Tabelle folgendermaßen aus: 1 Wenn du die Zelle, in der die Zeiten addiert werden, mit dem Zahlenformat "37:30:55" (in älteren Excel-Versionen heißt das Format "26:30:55") formatierst, wird die Zeit auch über 24 Stunden hinaus dargestellt. Die kannst dafür auch die benutzerdefinierte Formatierung [h]:mm:ss oder [hh]:mm verwenden. 21. September 2012 Seite 6 7

7 Wenn du nun die Arbeitsstunden für alle Montage errechnen möchtest, ist das ganz einfach: Du tauschst nur den Wert 2 in der Formel durch 1 aus, also: =SUMMEWENN(B1:B20;1;C1:C20) Für die anderen Tage der Woche verwende die entsprechenden Werte von 3 bis 7. Du kannst auch den Wochentag in eine andere Zelle einfügen, damit deine Formel flexibel wird. Wenn du z.b. den Wochentag in die Zelle D2 einträgst, würde die Formel wie folgt aussehen: =SUMMEWENN(B1:B20;D2;C1:C20) 21. September 2012 Seite 7 7