Organisationsbestimmungen

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1 Organisationsbestimmungen für die Vorbereitung und Durchführung des Regionalfinals MILLE GRUYÈRE 2015 Stand:

2 Inhalt 1. Organisation Anmeldung des Wettkampfes / Auswertung Wettkampf Kategorien Teilnahmeberechtigung Ziel Lizenzen Auszeichnungen Qualifikation Infrastruktur Sponsoring Kommunikation Verpflegung Versicherung Unterstützung Rahmenzeitplan Zuordnung der Kantone zu den 12 Regionen Kontaktadressen Meldeblatt Regionalfinal Mille Gruyère (wird ab 2015 mit separater Beilage mitgeschickt) Leitfaden zur Medienarbeit an den Regionalfinals

3 Regionalfinals MILLE GRUYÈRE Organisationsbestimmungen Organisation 1.1 Organisator bestimmen Swiss Athletics überträgt die Organisation der 12 Regionalfinals den in den Regionen jeweils zusammengefassten Kantonalverbänden. Diese bestimmen einen Organisator (Verein), der Mitglied von Swiss Athletics ist und sich verpflichtet, den Wettkampf gemäss den vorliegenden Organisationsbestimmungen durchzuführen. 1.2 Anzahl Teilnehmer Der Organisator ist zusammen mit den Kantonalverbänden seiner Region bemüht, die Mindestzahl von 250 Teilnehmenden pro Anlass zu rekrutieren. 2. Anmeldung des Wettkampfes / Auswertung 2.1 Regionalfinal Anmeldung 2.2 Regionalfinal Auswertungen 2.3 Regionalfinal Teilnehmeranmeldungen Der Organisator meldet den Regionalfinal MILLE GRUYÈRE unter seiner Vereinsnummer online bei Swiss Athletics an. Das entsprechende Tool ist zu finden unter: / Wettkämpfe / Anmeldung. Für die Auswertung wird das Programm Athletica empfohlen. Dieses kann unter folgendem Link gratis heruntergeladen werden: Downloads Wettkämpfe Athletica. Für die Meldung der Leistungen lizenzierter Athletinnen und Athleten und zum Eintrag in die Bestenliste, steht weiter das Excel-Sheet unter Downloads Nachwuchs Kids Wettkämpfe Mille Gruyère administrationsunterlagen und software mille gruyere_resultate_rangliste zur Verfügung. Die Anmeldung kann auf verschiedene Art erfolgen: Projekt Webseite Mille Gruyère Swiss Athletics Anmeldetool (nur Teilnehmer die bereits eine gültige Lizenz haben) Bei einigen Veranstaltern auch über die Vereins Webseite. 3

4 3. Wettkampf 3.1 Disziplin 1000 m Lauf (2 ½ Runden auf einer 400 m Bahn) 4. Kategorien 4.1 Aufteilung Die Regionalfinals MILLE GRUYÈRE 2015 umfassen die folgenden 18 Kategorien umfassen: Je 9 Kategorien Mädchen und Knaben (7-15-jährige). 4.2 Obligatorisch W/M 15 Jahrgang 2000 * W/M 14 Jahrgang 2001 * W/M 13 Jahrgang 2002 * * = Qualifikationsmöglichkeit für den Schweizer Final W/M 12 Jahrgang 2003 * W/M 11 Jahrgang 2004 * W/M 10 Jahrgang 2005 * 4.3 Empfohlen W/M 09 Jahrgang 2006 W/M 08 Jahrgang 2007 W/M 07 Jahrgang 2008 und jünger 4.4 Wichtige Hinweise Jeder Jahrgang bildet eine eigene Kategorie. Knaben und Mädchen laufen getrennt und werden auch getrennt rangiert. 5. Teilnahmeberechtigung 5.1 Für Athleten Teilnahmeberechtigt sind alle in der Schweiz und in Liechtenstein wohnhaften Mädchen und Knaben. Die Mitgliedschaft in einem Verein ist nicht Bedingung. 5.1 Mehrfach Starts Die Teilnahme, auch eine mehrmalige, ist an 10 Regionalfinals für alle möglich. Ausgenommen bleiben die Regionalfinals Bern und Freiburg, an denen nur Kids aus den betreffenden Kantonen starten können. BE und Freiburg haben eigene Ausscheidungsläufe für ihren Kantonalfinal. 4

5 6. Ziel 5.2 Publikation Titelsponsor Le Gruyère AOP und Swiss Athletics erwartet im Jahr Regionalfinals und 2 Kantonalfinals mit mindestens 250 Läuferinnen und Läufer. Die betreffenden Kantonalverbände und Organisatoren sind beauftragt, alle Leichtathletikvereine, Nachwuchsriegen der polysportiven Vereine STV, SATUS und Sportunion Schweiz, sowie Schulen innerhalb der eigenen Region einzuladen. 7. Lizenzen 7.1 Kids + athletics-lizenz nicht obligatorisch 7.2 Kids+athletics-Lizenz obligatorisch 7.3 Hinweise zur Lizenzpflicht Für die Teilnahme an lokalen Ausscheidungen und an Regionalfinals MILLE GRUYÈRE ist die kids + athletics-lizenz nicht obligatorisch. In die Bestenliste von Swiss Athletics werden jedoch nur Leistungen von lizenzierten Athletinnen und Athleten aufgenommen. Deshalb muss das Anmeldeformular für den Regionalfinal zwingend eine Kolonne Lizenz-Nr. enthalten. Ein Start am Schweizer Final ist dagegen nur möglich, wenn die qualifizierten Läuferinnen und Läufer im Besitz einer kids+athletics-lizenz sind. Die Organisatoren der Regionalfinals sind verpflichtet, die Qualifizierten aus ihrem Event auf diese Lizenzpflicht aufmerksam zu machen. 8. Auszeichnungen 8.1 Obligatorische Auszeichnungen 8.2 Zusätzliche Auszeichnungen Jeder Teilnehmende erhält ein T-Shirt. Die 3 Erstplatzierten jeder Kategorie werden mit einer Medaille ausgezeichnet. Die 8 Erstrangierten jeder Kategorie erhalten ein Diplom. Allfällige weitere Auszeichnungen liegen in der Kompetenz der Organisatoren, welche diese auch finanzieren müssen. 5

6 9. Qualifikation 9.1 Qualifikation Schweizer-Final Je die 2 Erstplatzierten der Kategorien W/M 10 W/M 15 qualifizieren sich für den Schweizer Final vom 13. September 2015 in Nottwil. 9.2 Ausnahmen Kommen die ersten 2 einer Kategorie nicht aus der organisierenden Region, qualifiziert sich zusätzlich die/der Erstplatzierte aus der Region. Rangieren sich Läufer/-innen unter den ersten 2, welche sich bereits bei einem früheren Regionalfinal für den Schweizer Final qualifiziert haben, können weitere Läufer/-innen nachrutschen. Für den Schweizer Final zusätzlich startberechtigt sind die Kategoriensieger aus dem Schweizer Final des Vorjahres. Diese werden durch den Projektleiter von Swiss Athletics direkt für den 9.3 Einladung Schweizerfinal Schweizerfinal eingeladen. Die Organisatoren melden dem Projektleiter von Swiss Athletics, mit dem zur Verfügung gestellten Formular Qualifizierten Liste (Beilage-2), die für die Einladung zum Schweizer Final benötigten Informationen, aller sich an ihrem Anlass qualifizierten Athletinnen und Athleten. Die Liste der bereits für den Schweizer Final Qualifizierten wird laufend unter / Final durch den Projektleiter von Swiss Athletics ergänzt. 10. Infrastruktur 10.1 Obligatorische Einrichtung Für die Organisation eines Regionalfinals sind folgende Einrichtungen unerlässlich: 400 m Kunststoffbahn mit 6 Laufbahnen. 4 Bahnen nur in Ausnahmefällen. Elektronische Zeitmessung Rechnungsbüro inkl. genügend Personal und Einrichtungen (PC, Drucker und Fotokopierer) Lautsprecheranlage mit erfahrenem Speaker Garderoben und Duschen für ca. 300 Athletinnen und Athleten 6

7 11. Sponsoring 11.1 Vorgegebene Sponsoring Mittel Die Auftritte des Hauptsponsors, des Co-Sponsors und lokaler Sponsoren sind in den Verträgen zwischen den betreffenden Sponsoren und Swiss Athletics festgelegt und werden durch eine Eventfirma umgesetzt. Für das Branding der Sportanlage stellt der Organisator der Eventfirma 4 Helfer für den Aufbau und Abbau zur Verfügung (Errichten von Torbogen, Zelten usw.) Im Siegerehrungsbereich ist Le Gruyère AOP und ERIMA Exklusivität zu garantieren. Im Programmheft sind (mit Ausnahme der 4 Deckseiten) weitere Sponsorenauftritte möglich, sofern sie den Hauptsponsor Le Gruyère AOP nicht durch eine andere Käsemarke (Emmentaler, Tilsiter, Appenzeller usw.) und den Co-Sponsor ERIMA nicht durch eine andere Sportartikelmarke (Adidas, PUMA, Mizuno usw.) konkurrenzieren. Die Startnummern sind durch die Läuferinnen und Läufer zwingend und ungefaltet zu tragen. Es ist darauf zu achten, dass die ebenfalls gratis zur Verfügung gestellten Helfer-T-Shirts STAFF von den eingesetzten Kampfrichtern und Funktionären während der ganzen Dauer des Anlasses sichtbar getragen werden. Der Organisator verpflichtet sich, dass die T-Shirts nur an offiziell berechtigten Teilnehmenden abgegeben werden und alle restlichen T-Shirts wieder zurückgegeben werden. Durch Speaker Ankündigungen ist die Unterstützung durch der Sponsoren regelmässig zu erwähnen. 12. Kommunikation 12.1 Werbung für den Projektsponsoren Le Gruyère AOP 12.2 Werbung vor dem Regionalfinal Die Ausschreibungen müssen auf den Vereins Webseiten gut sichtbar Mille Gruyère Logo gekennzeichnet werden. Am besten mit einer eigenen Unterseite. Dies ist ein Bestandteil der grosszügigen Unterstützung durch den Hauptsponsor Im Vorfeld der Regionalfinals sind die Organisatoren dafür besorgt, mit den zur Verfügung gestellten Dokumenten (Flyer, Medieninformationen) für den Anlass zu werben. 7

8 12.3 Internet-Plattform Der Internet-Auftritt von Swiss Athletics ( ist mit einer speziellen Seite über den MILLE GRUYÈRE ( ergänzt. Neben den Erläuterungen zur Aktivität kann darauf ebenfalls das Engagement von Le Gruyère AOP dargestellt werden. Das Internet dient gleichzeitig auch der Berichterstattung über die Veranstaltungen (Bild-Reportage). Ebenfalls sind die Ranglisten auf der Organisatoren-Webseite möglichst am gleichen Abend zu veröffentlichen. Im Download-Bereich können die Logos und Vorlagen für Ausschreibungen, Programme und Ranglisten heruntergeladen und ausgedruckt werden. 13. Verpflegung 13.1 Richtlinien für Festwirtschaft 13.2 Käsegutschein von Le Gruyère AOP Der Betrieb einer Festwirtschaft ist erwünscht. Swiss Athletics beteiligt sich weder am Gewinn, noch am Verlust der Festwirtschaft. Bezüglich Lieferanten ist der Organisator frei. Für Apéros, Helfer-Verpflegung und Festwirtschaft stellt Le Gruyère AOP dem Organisator auf Anfrage bei Lucie Monney einen Gutschein für Käse zur Verfügung. 14. Versicherung 14.1 Hinweise Weder die Organisatoren noch Swiss Athletics haften für Unfälle oder sonstige Vorkommnisse vor, während und nach dem Wettkampf. Die Versicherung ist Sache der Teilnehmenden. Bei Ausschreibungen und Einladungen ist auf die Versicherung hinzuweisen. 8

9 15. Unterstützung 15.1 Finanzielle Unterstützung durch Swiss Athletics Swiss Athletics entschädigt den Organisator mit CHF Grundbeitrag plus CHF 5.-- pro klassierten Teilnehmenden 15.2 Unterstützung generieren Die Unterstützung wird nur garantiert, wenn der Veranstalter folgende Unterlagen bis spätestens 20 Tage nach dem Regionalfinal an Swiss Athletics schickt (elektronisch oder per Post): 2015 werden keine Ausnahmen mehr gemacht Komplete Rangliste (als Office-Dokument oder PDF) Kopien von Zeitungsartikeln (Vorschau, Wettkampfbericht etc.) Vollständig ausgefülltes Meldeblatt (Anzahl Teilnehmer, Bank- Postangaben für die Überweisung der Entschädigung (siehe Beilage-2) 15.3 Startgeld Der Organisator ist berechtigt, ein Startgeld von max. CHF 8.-- pro Start zu erheben Material Lieferung Swiss Athletics 15.5 Material Lieferung Le Gruyère AOP / ERIMA Swiss Athletics beschafft und liefert: Medaillen für die 3 Erstplatzieren Diplome für die 8 Erstplatzierten Startnummern Stellt bedruckte Flyer mit den Angaben zu allen Regionalfinals her und bringt diese in Umlauf. Stellt auf Wunsch Fotomaterial mit Sportsujets MILLE GRUYÈRE zur Verfügung. Hauptsponsor Le Gruyère AOP und Co-Sponsor ERIMA liefern: T-Shirts für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer T-Shirts für die Helfer STAFF 9

10 16. Rahmenzeitplan 16.1 Beispiel Zeitplan Start Knaben Mädchen Start 00:00 07 Jahre 00:00 00:10 07 Jahre 00:10 00:20 08 Jahre 00:20 00:30 08 Jahre 00:30 00:40 09 Jahre 00:40 00:50 09 Jahre 00:50 01:00 10 Jahre 01:00 01:10 10 Jahre 01:10 01:20 11 Jahre 01:20 01:30 11 Jahre 01:30 01:40 12 Jahre 01:40 01:50 12 Jahre 01:50 02:00 13 Jahre 02:00 02:10 13 Jahre 02:10 02:20 14 Jahre 02:20 02:30 14 Jahre 02:30 02:40 15 Jahre 02:40 02:50 15 Jahre 02:50 03:15 Siegerehrungen 03:15 Bei mehr als 18 Angemeldeten ist die betreffende Kategorie versetzt mit zwei Feldern zu starten und durch die erste Kurve laufen zu lassen (eine Hälfte der Athleten auf den Bahnen 1 3 und die andere Hälfte nach vorne versetzt auf den Bahnen 4 6) Bei mehr als 30 Angemeldeten ist die betreffende Kategorie in zwei Zeitläufen zu starten. 10

11 17. Zuordnung der Kantone zu den 12 Regionen Kantone 1 SGALV + GR + GL 2 VS 3 NE + JU (*) 4 TI 5 LABB + SO 6 VD + GE 7 FR 8 ZH 9 AG 10 TG + SH 11 BE 12 ILV + SZ (*) Gemeinden und Vereine aus dem Berner Jura zählen zum Kanton Jura. 11

12 18. Kontaktadressen Swiss Athletics Projektleiter: Ruedi Nyffenegger Haus des Sports Postfach Bern 22 Tel Mobile Interprofession du Gruyère Marketing: Lucie Monney Case postale Gruyères-Pringy Tél : laure.rousseau@gruyere.com 12

13 Meldeblatt Regionalfinal Mille Gruyère (wird ab 2015 mit separater Beilage mitgeschickt) Austragungsort:.. Datum des Finals: Anzahl Teilnehmer: Basisentschädigung: CHF CHF 5.-- pro Teilnehmer: CHF. Total Auszahlungsadresse: CHF ======== Bank: IBAN CH Name: Verein Organisator: Die Unterstützung wird nur garantiert, wenn der Veranstalter folgende Unterlagen bis spätestens 20 Tage nach dem Regionalfinal an Swiss Athletics schickt (elektronisch oder per Post): Komplete Rangliste (als Office-Dokument oder PDF) Kopien von Zeitungsartikeln (Vorschau, Wettkampfbericht etc.) Vollständig ausgefülltes Meldeblatt (Anzahl Teilnehmer, Bank- Postangaben für die Überweisung der Entschädigung (siehe Beilage) Vollständig ausgefüllt an: Per Mail an: oder Swiss Athletics Ruedi Nyffenegger Haus des Sports Postfach Bern 22 13

14 MILLE GRUYÈRE: Leitfaden zur Medienarbeit an den Regionalfinals Ausgangslage: - Der MILLE GRUYÈRE kann als attraktiver Nachwuchs-Sportevent gerade für lokale Medien ein interessantes Thema sein - Neben den wichtigsten Resultaten sind auch Storys über einzelne erfolgreiche Läuferinnen und Läufer aus der Region bei Medien gefragt. - Swiss Athletics und Hauptsponsor Le Gruyère AOP erwarten, dass die Veranstalter der Medienarbeit Beachtung schenken und die Medien in der Region auf den Anlass aufmerksam machen. Swiss Athletics stellt dazu Mustermediencommuniqués zur Verfügung siehe Downloadbereich 14

15 Aktivitäten Katalog: Zeitpunkt Massnahme Bemerkungen Ca. 10 Tage vor dem Anlass Versand des Mediencommuniqués an die lokalen Medien via . Allenfalls Ausschreibung auch per Post zusenden. Eventuell verbunden mit einem Akkreditierungs/Anmeldeformular für Medienschaffende. Als Basis kann das Mustercommuniqué verwendet werden. 3-5 Tage vor dem Anlass Nachfragen bei den wichtigsten lokalen Medien, ob sie über den Anlass berichten werden und was für Bedürfnisse sie haben. Am Anlass Nach dem Anlass (in der Regel noch am gleichen Tag) Anwesende Journalisten begrüssen und begleiten. Für Fragen zur Verfügung stehen und Resultate so rasch wie möglich den Journalisten abgeben. Kurze Zusammenfassung des Wettkampfs, Rangliste und allenfalls ein paar aktuelle Bilder per Mail an die Redaktionen schicken. Speziell an jene, die nicht selber vor Ort waren. Den Event verkaufen! Ideen zu speziellen Storys liefern. z.b. über erfolgsversprechende Athleten aus der Region (z.b. Teilnehmende am letztjährigen Schweizer Final) Es lohnt sich, im Voraus anzufragen, was die Redaktionen wünschen und bis wann sie die Informationen benötigen. Fragen: Bei Fragen im Zusammenhang mit der Medienarbeit können Sie sich gerne an den Leiter Kommunikation von Swiss Athletics wenden: Beat Freihofer, Tel (nyf/ ) 15