Mailchimp. Stand 11/2014

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1 Mailchimp Stand 11/2014

2 EXACT ONLINE 2 Inhalt Vorwort... 3 Erster Schritt: In Mailchimp... 4 Ein Mailchimp-Konto einrichten... 4 Zweiter Schritt: In Exact Online... 5 Mailchimp mit Exact Online verbinden... 5 Marketingliste anlegen... 7 Kampagne anlegen Dritter Schritt: In Mailchimp Liste erstellen Kampagne erstellen Empfänger - Recipients Einrichtung - Setup Vorlage- Template Design Bestätigen - Confirm Vierter Schritt: Mailchimp- und Exact-Kampagne verbinden Kampagnen verbinden Listen verbinden Auswertungen in Mailchimp und Exact Online Opt-Out Exkurs: Klassifizierung selbst anlegen... 27

3 EXACT ONLINE 3 Vorwort Sie können aus Exact Online einen Kreis von Personen herausfiltern, denen Sie per Newsletter zukommen lassen können. Der Versand findet über eine Software namens MAILCHIMP statt Exact Online verwendet hierbei ein System aus Kampagnen und Marketinglisten. Die Marketingliste stellt den Verteiler dar, die Kampagne stellt die eigentliche Versendung dar. MAILCHIMP verwendet ein identisches System. Damit Sie erfolgreich versenden können, müssen jeweils die Kampagnen als auch die Listen in MAILCHIMP und Exact Online gekoppelt werden. Das folgende Skript führt Sie durch den gesamten Prozess um eine Versendung durchzuführen.

4 EXACT ONLINE 4 Erster Schritt: In Mailchimp MAILCHIMP ist ein Dienst welcher es Ihnen ermöglicht das vollständige Newsletter und Mailings online durchzuführen. Da MAILCHIMP als Software as a Service (SaaS) angeboten wird, ist keine Installation notwendig. Sie verbinden MAILCHIMP einfach mit Ihrem Exact Online Konto um Mailings an Ihre Kunden und Interessenten zu versenden. Ein Mailchimp-Konto einrichten Sie können sich kostenfrei unter registrieren und ein Konto einrichten. Bei bis zu Empfängern und s ist der Dienst gratis (Stand 10/2014 für diese Preisangabe übernimmt Exact keine Gewähr). Für aktuelle Preisangaben besuchen Sie bitte diesen Link:

5 EXACT ONLINE 5 Zweiter Schritt: In Exact Online Mailchimp mit Exact Online verbinden Um eine Verbindung zwischen Exact Online und MAILCHIMP herzustellen, klicken Sie bitte auf das Menü MEIN EXACT ONLINE. Hier wählen Sie bitte links den Bereich DATENSCHUTZEINSTELLUNGEN, dort unter MEINE ANWENDUNGEN wählen Sie MAILCHIMP aus.

6 EXACT ONLINE 6 Klicken Sie auf MANAGEN um Ihre Benutzerdaten von MAILCHIMP einzutragen es öffnet sich dazu ein Pop-Up. Nach erfolgreicher Verbindung der beiden Lösungen wechselt der Status von MANAGEN auf WIDERRUFEN.

7 EXACT ONLINE 7 Marketingliste anlegen Um eine Aussendung über Exact Online und MAILCHIMP durchführen zu können benötigen Sie eine Empfängerliste. In Exact Online können Sie diese unter [CRM / MARKETINGLISTEN/ANLEGEN] erstellen. Zunächst geben Sie der MARKETINGLISTE einen Namen. Gleichzeitig können Sie festlegen wer innerhalb der bestehenden Kontakte Empfänger der sein soll, alle Kontakte oder nur der Hauptansprechpartner. Die Auswahl der Empfänger geschieht über diverse Filter die Sie setzen können. Es können auch 8 Filter, die sog. KLASSIFIZIERUNGEN selbst definiert werden sehen Sie dazu unten den Exkurs.

8 EXACT ONLINE 8 Wenn Sie die Filter entsprechend Ihren Vorstellungen angewendet haben, erhalten Sie ein Ergebnis angezeigt welches Sie speichern können, klicken Sie dazu auf BEENDEN. Sie bekommen nun die fertige Marketingliste angezeigt, dabei werden nun auch die Empfänger unterschieden nach solchen die s von Ihnen erhalten möchten (ABONNIERT) und solchen die Ihre s nicht mehr erhalten möchten (ABBESTELLT).

9 EXACT ONLINE 9 Sämtliche von Ihnen erstellte Listen finden Sie unter dem Menü [CRM / MARKETINGLISTEN/VERWALTUNG].

10 EXACT ONLINE 10 Kampagne anlegen Die Kampagne stellt die eigentliche Versendung dar. Sie können der Kampagne einen Namen geben und Notizen und Informationen in das Feld Kampagnendetails eintragen. Mittels der Lupe am Feld Marketingliste wählen Sie die entsprechende Marketingliste aus. Mittels des Drop-Down-Menüs ART können Sie Ihre Kampagnen kategorisieren, dabei haben sie die folgenden Auswahlmöglichkeiten: Insbesondere ist es wichtig Ihre MARKETINGLISTE in der KAMPAGNE zu hinterlegen.

11 EXACT ONLINE 11 Nach Eingabe sämtlicher Daten gelangen Sie zur Übersicht Ihrer Kampagne.

12 EXACT ONLINE 12 Dritter Schritt: In Mailchimp Liste erstellen Ebenso wie in Exact Online müssen Sie auch in MAILCHIMP eine Liste erstellen. Klicken Sie dazu bitte auf CREATE A LIST. Die Liste in MAILCHIMP definiert diverse Einstellungen Ihrer Versendungen und liefert dem Empfänger auch einige Informationen, z. B. warum er die von Ihnen erhält.

13 EXACT ONLINE 13 Für jedes Feld, in welches Sie Daten eintragen, erhalten Sie darunter detaillierte Informationen, wozu die Information dient und was Sie am geeignetsten eintragen sollten. Sobald Sie alle Eingaben eingetragen haben, gelangen Sie auf einen Bildschirm welcher Sie darauf hinweist, dass Sie noch keine Empfänger in der Liste haben. Diese werden erst später aus Exact Online eingefügt.

14 EXACT ONLINE 14

15 EXACT ONLINE 15 Kampagne erstellen Sie müssen nun auch in MAILCHIMP eine Kampagne erstellen, diese wird sich dann mit der Kampagne aus Exact Online koppeln. Klicken Sie dazu im Menü links auf CAMPAIGNS. Oben rechts können Sie nun auf CREATE CAMPAIGN klicken. Sie können nun auswählen welcher Art von Kampagne Sie verwenden möchten. In diesen Skript wird als Beispiel REGULAR OL CAMPAIGN gewählt.

16 EXACT ONLINE 16 Empfänger - Recipients MAILCHIMP zeigt Ihnen nun die zur Verfügung stehenden Listen, die für die Kampagne genutzt werden können. Einrichtung - Setup Geben Sie nun die Details der Versendung, wie Name der Kampagne, Absender- , etc. in MAILCHIMP ein.

17 EXACT ONLINE 17 Sie sollten am Anfang eine bis zwei interne Kampagnen komplett durch exerzieren, um sich so mit allen Optionen die MAILCHIMP bietet vertraut zu machen, insbesondere im Hinblick auf die Anbindung von Social Media und der Nachverfolgung (Tracking). Klicken Sie unten rechts auf NEXT um fortzufahren.

18 EXACT ONLINE 18 Vorlage- Template Wählen Sie nun aus einer der Vorlagen ein Layout für Ihre Aussendung aus und gestalten Sie Ihre Versendung mit dem Assistenten von MAILCHIMP. Die Vorlagen geben die Layout-Struktur Ihrer vor. Klicken Sie unten rechts auf NEXT um fortzufahren.

19 EXACT ONLINE 19 Design Im Design-Editor bestimmen Sie nun wie die tatsächlich aussehen wird. Für jedes durch die Vorlage bestimmte Feld steht ein eigener Editor zur Verfügung.

20 EXACT ONLINE 20 Bestätigen - Confirm ACHTUNG: Dies ist der letzte Schritt bevor die tatsächlich versendet wird. Bevor Sie den Versand tatsächlich durchführen, schließen Sie bitte erst den vierten Schritt ab! Bevor Sie MAILCHIMP gibt Ihnen eine Übersicht über alle relevanten Punkte Ihrer Versendung. Klicken Sie auf SCHEDULE um den Zeitraum der Versendung zu planen. SEND versendet die umgehen.

21 EXACT ONLINE 21 Vierter Schritt: Mailchimp- und Exact-Kampagne verbinden Kampagnen verbinden Damit MAILCHIMP die von Ihnen in Exact Online ausgewählten Empfänger kennt, müssen die beiden Kampagnen aus Exact Online und MAILCHIMP miteinander verbunden werden. Rufen Sie dazu die Kampagne in Exact Online über das Menü [CRM / KAMPAGNEN / VERWALTUNG] auf und wählen Sie im Abschnitt ALLGEMEIN KAMPAGNE ERSTELLEN. Es öffnet sich ein Pop-Up aus dem Sie verfügbare Listen aus MAILCHIMP auswählen können.

22 EXACT ONLINE 22 Sie erhalten nun die Rückmeldung, dass Daten geladen werden: Listen verbinden Nun müssen Sie auch die Marketingliste in Exact Online mit der Liste in MAILCHIMP verbinden. Rufen Sie dazu im Menü unter [CRM / MARKETINGLISTEN/VERWALTUNG] Ihre Marketingliste auf. Sobald Sie die Liste geöffnet haben, sehen Sie im Allgemeinen Bereich, dass die Liste noch nie aktualisiert wurde:

23 EXACT ONLINE 23 Klicken Sie deshalb bitte auf den Link UPDATE. Danach erhalten Sie die Meldung von Exact Online das die Listen synchronisiert wurden. Wenn Sie nun in MAILCHIMP die synchronisierte Liste aufrufen sehen Sie dass die Empfänger eingetragen wurden.

24 EXACT ONLINE 24 Auswertungen in Mailchimp und Exact Online Sie erhalten sowohl in MAILCHIMP als auch in Exact Online Auswertungen zu Ihrer Kampagne. Dabei liefert MAILCHIMP detaillierte Einblicke in die Klicke-Rate etc., während Exact Online nur die Opt-Outs vermerkt. In Mailchimp erreichen Sie die Auswertung in der Kampagnenübersicht über den Knopf VIEW REPORT.

25 EXACT ONLINE 25 Opt-Out In Exact Online finden Sie die Auswertung nur zum Opt-In bzw. Opt-Out in der Marketingliste unter dem Reiter Abgemeldet. Ein Empfänger kann sich selbst über den Link im Newsletter abmelden.

26 EXACT ONLINE 26 Sie können auch für den Kunden die Abmeldung vornehmen, in dem Sie ihn in der MARKETINGLISTE anhacken und auf ABMELDEN klicken. Um einen Kunden komplett aus sämtlichen Newslettern zu entfernen, rufen Sie den jeweiligen Kontakt unter [CRM / ANSPRECHPARTNER/ VERWALTUNG] auf und klicken Sie auf BEARBEITEN. Sie finden die Option zum Abmelden unten links:

27 EXACT ONLINE 27 Exkurs: Klassifizierung selbst anlegen KLASSIFIZIERUNGEN sind Filter für Kontakte in Exact Online die Sie selbst definieren können. Dabei stehen Ihnen acht Filter zur Verfügung, welche Sie mit unbegrenzt vielen Filterkriterien ausstatten können. Sie finden die Klassifizierungen in den STAMMDATEN unter: [FIRMENNAME / STAMMDATEN / KONTAKTE / KLASSIFIZIERUNGEN]. Solange die Klassifizierungen nicht eingerichtet sind, werden Sie in den Filtern nicht angezeigt. Nicht eingerichtete Klassifizierungen haben den Namen KLASSIFIZIERUNG.

28 EXACT ONLINE 28 Klicken Sie auf KLASSIFIZIERUNG um diese einzurichten, dadurch können Sie den Oberbegriff für den Filter festlegen wie hier zum Beispiel Bundesländer. In dem Sie auf EINFÜGEN klicken können Sie weitere Kriterien zum Filtern hinzufügen.

29

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