SEPA: Ein Check von A bis SEPA. Ihr Zahlungsverkehr heute und in Zukunft

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1 SEPA: Ein Check von A bis SEPA Ihr Zahlungsverkehr heute und in Zukunft

2 SEPA Single Euro Payments Area Am endet die Migrationsfrist für die bisherigen nationalen Zahlungsverkehrssysteme im Euro-Massenzahlungsverkehr in den Euro-Ländern in Europa (2016 auch in den nicht Euro-Ländern). Für uns in Deutschland, insbesondere für Unternehmen heißt das, dass Sie keine Dateien im Datenträgeraustauschformat DTA für Überweisungen und Lastschriften mehr bei Ihren Banken einreichen können, sondern nur noch im XML Format, IBAN und BIC für die Zahlungen in EUR benötigen, Lastschriften nur mit den neuen SEPA-Verfahren nutzen können und vieles mehr. Mit dem folgenden Leitfaden möchten wir Sie durch die Umstellung Ihres Zahlungsverkehrs führen. Wählen Sie einfach die für Sie relevanten Themen aus und verzweigen Sie in die Detailthemen und -informationen. Nachdem Sie Ihre Themenauswahl getroffen haben, können Sie Ihr Ergebnis als Checkliste verwenden.

3 Inhalt Schritt 1 Ermittlung des betroffenen EUR-Zahlungsverkehrs Schritt 2 Ermittlung der betroffenen Bereiche und Schnittstellen Schritt 3 Umsetzung produktunabhängiger Änderungen (organisatorisch) Schritt 4 Umsetzung produktübergreifender Änderungen (technisch) Schritt 5 Umsetzung Credit Transfer Schritt 6 Umsetzung Direct Debit Schritt 7 Umstellung auf neue Kontoinformation Schritt 8 Hilfe und Service bei Ihrer SEPA-Umstellung durch die HVB Anpassung der SEPA-Auftragsarten im Electronic Banking Notizen & Impressum

4 Schritt 1 Ermittlung des betroffenen EUR-Zahlungsverkehrs (übrige Währungen werden wie bisher gehandhabt) FFÜberweisungen FFAuslandsüberweisungen (DTAZV) im SEPA-Raum FFAuslandsüberweisungen im SEPA-Raum beleghaft FFInlandsüberweisungen Deutschland (DTA) FFInlandsüberweisungen Deutschland beleghaft FFAuslandsüberweisungen (DTAZV) in keines der 32 SEPA-Länder FFAuslandsüberweisungen in keines der 32 SEPA-Länder beleghaft FFLastschriften FFInlandslastschriften Einzugsermächtigung Deutschland (DTA) FFInlandslastschriften Einzugsermächtigung Deutschland beleghaft FFInlandslastschriften Abbuchungsauftrag Deutschland (DTA) FFInlandslastschriften Abbuchungsauftrag Deutschland beleghaft FFSonstiger Zahlungsverkehr FFScheckausstellungen und -einreichungen zum Inkasso FFWechsel und Wechselinkasso FFBargeld FFEilige Zahlungen innerhalb Deutschlands (DTE) FFKartenzahlungen FFElektronisches Lastschriftverfahren (ELV) FFEC Cash / PoS FFKredit-Kartenzahlungen 4

5 Künftig als SEPA Credit Transfer mit IBAN und BIC im XML Format* Verwendung neuer Belege Alle Folgeschritte sollten geprüft werden Weiter mit Schritt 3 Künftig als SEPA Credit Transfer mit IBAN und BIC im XML Format* Verwendung neuer Belege; Sammelüberweisungen nur noch elektronisch möglich Keine Änderungen Alle Folgeschritte sollten geprüft werden Weiter mit Schritt 3 Keine Änderungen Künftig als SEPA Core Direct Debit mit IBAN und BIC im XML Format* Nicht mehr möglich; in Zukunft bei SEPA nur noch elektronische Einreichung Künftig als SEPA B2B Direct Debit mit IBAN und BIC im XML Format* Nicht mehr möglich; in Zukunft bei SEPA nur noch elektronische Einreichung Keine Änderungen Keine Änderungen Keine Änderungen Keine Änderungen Aber optionales Verfahren der HVB Auf Wunsch können Sie bei uns eilige Zahlungen in DE oder grenzüberschreitend im XML Format beauftragen Alle Folgeschritte sollten geprüft werden Alle Folgeschritte sollten geprüft werden Schritt 1 Ermittlung des betroffenen EUR-Zahlungsverkehrs Vorerst keine Änderungen bis 2016 Vorerst keine Änderungen (neue Formate ab 2015) Keine Änderungen * Überweisungen und Lastschriften können im gleichen Verfahren national und mit Empfängern grenzüberschreitend im SEPA-Raum (Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Großbritannien / Nordirland, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn, Zypern) sowie Schweiz und Monaco und die EWR-Länder Island, Liechtenstein, Norwegen durchgeführt werden. 5

6 Schritt 2 Ermittlung der betroffenen Bereiche und Schnittstellen Um nichts und niemanden im Zahlungsverkehrsgeschäft des Unternehmens zu vergessen, ist im ersten Schritt der Zielfestlegung wichtig, betroffene Bereiche und Schnittstellen zu identifizieren. FFUnternehmensbereiche FFDebitoren und Debitorenbuchhaltung FFKreditoren und Kreditorenbuchhaltung FFPersonal FFVerwaltung FFEinkauf FFVerkauf und Vertrieb Stammdaten: Kontonummern, BLZ FFUmwandlung in IBAN und BIC FFVerträge / AGB FFERP System FFBanking / Treasury Software FFPersonalsysteme FFWarenwirtschafts- / Kundenmanagementsystem FFDatenbanken F F FFZahlungsbedingungen anpassen Weitere Druckmedien FFErgänzung IBAN und BIC FFUnternehmensauftritt mit Informationen zu Konten / Zahlungen ändern FFBetroffene Systeme und Schnittstellen FFGeschäftspapier FFRechnungen FFZahlscheine / Überweisungen FFSchriftwechsel z. B. Mahnung FFGehaltsabrechnungen FFBroschüren / Kataloge / Spendenbelege F F FFIntranet FFInternet FFApps F F FFERP System FFBanking / Treasury Software FFPersonalsysteme FFWarenwirtschafts- / Kundenmanagementsystem F F 6

7 Ausgehender Zahlungsverkehr Eingehender Zahlungsverkehr Ausgehender Zahlungsverkehr Eingehender Zahlungsverkehr Gehaltszahlungen Vermögenswirksame Leistungen* Sozialversicherungsbeiträge Rentenzahlungen Ausgehender Zahlungsverkehr Eingehender Zahlungsverkehr Ausgehender Zahlungsverkehr Eingehender Zahlungsverkehr Ausgehender Zahlungsverkehr Eingehender Zahlungsverkehr weiter mit Schritt 3 und 4 weiter mit Schritt 3 weiter mit Schritt 3 Schritt 2 Ermittlung der betroffenen Bereiche und Schnittstellen weiter mit Schritt 4 * Es muss beachtet werden, dass die Zielbank SEPA-fähig ist (s. a. Schritt 3) 7

8 Schritt 3 Umsetzung produktunabhängiger Änderungen (organisatorisch) Stammdaten: Kontonummern, BLZ FFUmwandlung in IBAN und BIC FFUmwandlung Kontonummer / BLZ in IBAN / BIC FFValidierung bestehender IBAN / BIC FFDruckmedien FFZahlscheine und Überweisungen FFErgänzung IBAN / BIC FFErmächtigungen für Lastschriftseinzüge = Mandate FFGeschäftspapier / Gehaltsabrechnungen / Rechnungen F F FFSchriftwechsel / Broschüren F F FFSchulung / Information FFMitarbeiter FFKunden FFOptionale Prüfung bestehender Bankverbindungen FFPrüfung, welche Produkte und Services Ihre Hausbanken anbieten FFIdentifikation ungenutzter Konten FFZentralisierung des Zahlungsverkehrs FFMeldepflichtige Zahlungen nach der Außenwirtschaftsverordnung F F Änderung der Meldungen im Außenwirtschaftsverkehr 59 ff. AWV für Zahlungen von und an Gebietsfremde 8

9 Zuverlässige Optionen: Kreditoren fragen Aus Rechnungen ableiten IBAN Service Portal beim Bankverlag für DE (als Datei) IBAN Hin- und Rückverfahren für die HVB (als Datei) IBAN Service Portal beim Bankverlag für DE (als Datei): (Passwort erhalten Sie über Ihren Betreuer der HVB) IBAN Hin- und Rückverfahren für die HVB (als Datei): Excel / CVS / TXT mit festen Feldlängen (Details erhalten Sie über Ihren Betreuer der HVB) Anpassung bzw. Einsatz der neuen Formulare gem. Vorgaben Die einheitlichen Zahlungsverkehrsvordrucke des Kreditgewerbes. Hinweis: Ihre IBAN und Ihren BIC finden Sie auch auf dem Kontoauszug Mandate für einmalige oder wiederkehrende Lastschriften Core Lastschrift / Direct Debit B2B Lastschrift / Direct Debit Andruck IBAN / BIC: Bei Lastschriftrechnungen Hinweis auf Gläubiger-ID und Mandatsreferenz und ggf. Belastungstag bei Nutzung als Pre-Notification Hinweis auf IBAN / BIC Hinweise auf die neuen SEPA-Produkte / -Verfahren Erläuterungen zu Zahlungen / Lastschriften Neue Zahlungsverkehrsprodukte Neue Prozesse (Direct Debit) IBAN / BIC Nutzung Klärung mit den Finanzdienstleister, ob alle Produkte / Services angeboten werden. Überprüfung anhand des BICs, inwieweit der Finanzdienstleister SEPA-fähig ist. Weitere Hinweise in unserer Broschüre Kunden information SEPA unter Übersicht SEPA-Raum Ungenutzte Konten zur Vermeidung zusätzlicher Umstellungsaufwände schließen; Prüfung, ob EUR-ZV vor dem Hintergrund einheitlicher Laufzeiten und rechtlicher Rahmenbedingungen verlagert / konzentriert werden sollte (Reduzierung des Umstellungsaufwands und laufender Kosten) Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke 1 In unserer Broschüre Kundeninformation SEPA unter Bespielformulare für das SEPA-Lastschrift-Mandat und Bespielformulare für SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Schritt 3 Umsetzung produktunabhängiger Änderungen (organisatorisch) Eigenmeldung (nicht mehr über Banken möglich) über Meldevordruck Z4 an die Bundesbank 2 weiter Schritt 4 9

10 Schritt 4 Umsetzung produktübergreifender Änderungen (technisch) Systemänderungen in FFERP Systemen FFTreasury Software FFKundenmanagementsystemen FFPersonal- / Warenwirtschaftssystemen F F FFIBAN / BIC in Systemen implementieren FFAusgabe von Zahlungsverkehrsdateien im XML Format FFReferenznummern in der Auftragsabwicklung bzw. dem Datensatz FFKonzerne mit Payment Factories bzw. zentraler ZV-Abwicklung Zahlungen / Lastschriften zugunsten / zulasten Dritter (on behalf of) FFNutzung von Verwendungszwecken mit mehr als 140 Zeichen (bisher 378) FFNutzung von Sonderzeichen / Umlauten FFNutzung von besonderen Buchungstexten oder Weisungen an die Bank FFUpdate ebanking Softwarelösungen bzw. ebanking Portale der HVB FFInternetbanking / HVB Direct FFHVB efin FFHVB globaltrxnet FFUC ebanking prime bzw. HVB NEW ebanking FFMultiCash FFEinreichung von Zahlungen über physische Medien (Diskette / Band / Kassette) FFeBanking per EBICS / FTAM Kommunikation mit entsprechender Software: Zugänge bei Banken FFDieser Einreichungsweg wird mit der SEPA-Umsetzung bei der HVB abgeschaltet F F Ergänzung der SEPA-Auftragsarten für die User in ebanking-zugängen bei den Banken ACHTUNG: die HVB hat dieses bereits für Sie umgestellt und es sind keine weiteren Aktivitäten erforderlich 10

11 Umstellung Kontonummer / BLZ auf IBAN / BIC Zusätzliche Felder für IBAN / BIC Einspielung der ergänzten / umgestellten Stammdaten National je Land: Standard DE: DK-Format (DFÜ-Anlage 3 1 ) Globale Formate: für große international agierende Konzerne EPC CGI Neue Referenznummernfelder im SEPA-Datensatz z. B. eindeutige Ende-zu-Ende-Referenz für das Auftragsmatching Abweichender Auftraggeber und Zahlungsempfänger / -pflichtiger in einer Zahlung möglich Kürzung der hinterlegten Verwendungszwecke auf 140 Zeichen Nutzung von Zeichen ausschließlich aus dem UTF-8-Zeichensatz Künftig Nutzung des Feldes Purpose Code im Datensatz Credit Transfer bzw. Direct Debit Anpassungen werden wir für Sie automatisch durchführen Für die anstehenden SEPA-Verfahren empfehlen wir die Nutzung der Version Für die anstehenden SEPA-Verfahren empfehlen wir die Nutzung ab Version 4.4 Für die anstehenden SEPA-Verfahren empfehlen wir die Nutzung ab Version 4.1 SEPA-Verfahren stehen seit der Version 3.21 zur Verfügung. Empfehlung: Nutzung ab Version 3.22 Prüfung bei jeder Bank, ob und wie diese Formate angenommen werden. Die HVB bietet das komplette Leistungspaket an Optionale Prüfung von Referenzfeldern / -nummern in den eigenen Systemen. Auflistung aller Referenzen finden Sie in unserer Broschüre Anlage zur SEPA-Kundeninformation unter Kapitel Referenznummern und deren Verwendung Zusätzlich zum Datensatzfeld Verwendungszweck und auch entsprechende Ultimate Felder nutzbar 2 Weitere Informationen in der Broschüre Anlage zur SEPA-Kundeninformation unter Kapitel Zeichensatz und Umlaute Mögliche Purpose Code finden Sie in unserer Broschüre Anlage zur SEPA-Kundeninformation unter Kapitel Zahlungsgrund / Purpose Code Bitte über Update-Funktion neueste Version herunterladen Bei Bedarf nehmen Sie bitte Kontakt zu Ihrem Cash Management Spezialisten / Betreuer auf Bei Bedarf nehmen Sie bitte Kontakt zu Ihrem Cash Management Spezialisten / Betreuer auf Bei Bedarf nehmen Sie bitte Kontakt zu Ihrem Cash Management Spezialisten / Betreuer auf Schritt 4 Umsetzung produktübergreifender Änderungen (technisch) Umstellung auf Datenfernübertragung mit elektronischer Unterschrift über eine ebanking Software (s. Weitere Informationen erhalten Sie über Ihren Betreuer bei der HVB Die automatische Zuordnung der Auftragsarten bei der HVB entnehmen Sie bitte der Übersicht auf Seite Informationen in unserer Broschüre Anlage zur SEPA-Kundeninformation unter Kapitel Ultimate / Reference Party / On Behalf 11

12 Schritt 5 Umsetzung Credit Transfer FFÜberweisungen mit besonderen Textschlüsseln, z. B. Lohn / Gehalt, Vermögenswirksame Leistungen (VL) FFDaueraufträge bei Banken FFKünftig Nutzung des Feldes Purpose Code im Datensatz Credit Transfer FFPrüfung, inwiefern Sie Ihre Daueraufträge mit IBAN / BIC bei den Banken anpassen müssen 12

13 Mögliche Purpose Code finden Sie in unserer Broschüre Anlage zur SEPA-Kundeninformation unter Kapitel Zahlungsgrund / Purpose Code Bei der HVB erfolgt die Umstellung automatisch Bei anderen Banken bitte ggf. klären Schritt 5 Umsetzung Credit Transfer 13

14 Schritt 6 Umsetzung Direct Debit FFGläubiger-ID für den Lastschrifteinreicher FFJedes Unternehmen, welches Lastschriften einziehen möchte, benötigt eine von der Bundesbank zugeteilte Gläubiger-ID (für Unternehmen mit Sitz in Deutschland) FFUnternehmen mit Sitz im Ausland beantragen ihre Gläubiger-ID im jeweiligen Land FFNeue Vereinbarung über den Einzug von Lastschriften mit der Einreicherbank FFEinholung neuer SEPA-Mandate oder Kombimandate (für alte und SEPA-Verfahren) FFVerwaltung der SEPA-Mandate FFJedes Unternehmen, welches Lastschriften einziehen möchte, benötigt bei seiner Bank, über die die Lastschriften eingezogen werden, eine aktuelle Vereinbarung zum Einzug von Forderungen durch Lastschriften FFCore Direct Debit: Informationen zur Mandatsgestaltung und den Bestandteilen finden Sie in unserer Broschüre Kundeninformation SEPA unter Das Mandat FFFirmenlastschrift / B2B Direct Debit: Informationen zur Mandatsgestaltung und den Bestandteilen finden Sie in unserer Broschüre Kundeninformation SEPA unter Das Mandat FFFür die Erstellung, Verwendung und Archivierung ist ab einer bestimmten Größenordnung eine Mandatsverwaltung erforderlich FFVorabinformation / Pre-Notification vor dem Einzug FFLastschrifteinzug / Einreichung FFBeachtung der Cut-off-Zeiten bei der jeweiligen Einreicherbank FFLastschriftrückgaben FFMind. 14 Tage vor Fälligkeit oder nach individueller Fristvereinbarung (aber vor Fälligkeit) ist der Zahlungspflichtige über Betrag und Tag der Fälligkeit zu informieren. Zusätzlich empfohlen: Angabe Gläubiger-ID und Mandatsreferenz FFDatensatz muss alle erforderlichen Daten aus dem Mandat und zum Einzug enthalten FFKorrekter Sequenztyp (z. B. Folgelastschrift) und Fälligkeitstermin müssen gesetzt sein FFEine Übersicht der Cut-off-Zeiten der HVB finden Sie unter FFJe nach Lastschrifttyp können Rückgaben bis zu 2 Tagen, 8 Wochen (Widerspruch) oder 13 Monaten (bei nicht autorisierten Lastschriften) vorkommen FFBedarf an elektronischer Weiterverarbeitung der Rückgaben 14

15 Die Verfahren bei Lastschrifteinzügen ändern sich mit SEPA grundlegend. Um Einzüge starten zu können, benötigen Sie eine eindeutige Gläubiger- Identifikationsnummer von der Bundesbank und vom Zahlungspflichtigen ein Mandat. Die Mandate enthalten eine Vielzahl an Informationen im Vergleich zur heutigen Lastschrift (u. a. eine eindeutige Mandatsreferenz). Bevor Sie einen Einzug starten, müssen Sie den Zahlungspflichtigen per Pre-Notification hiervon informieren. Der Einzug selbst ist künftig nicht mehr bei Sicht fällig, sondern abhängig von der Art der Lastschrift und der Sequenz müssen Sie bestimmte Vorlauffristen zu einem festen Fälligkeitstermin beachten. All dieses erfordert eine strukturierte Verwaltung der Mandate Ihrer Zahlungspflichtigen. Beantragung bei der Bundesbank (https://extranet.bundesbank.de/scp/) und Weitergabe der Gläubiger-ID an Ihre Bank Nehmen Sie hierzu bitte Kontakt zu Ihrem zuständigen Betreuer auf Archivierung des neuen Mandats z. B. mit einer Mandatsverwaltung (weiter mit Verwaltung der SEPA-Mandate ) Archivierung des neuen Mandats z. B. mit einer Mandatsverwaltung (weiter mit Verwaltung der SEPA-Mandate ) Beispiele Erfordernisse an ein Verwaltungssystem: Mandatserstellung / -einholung / -änderung Vergabe Mandatsreferenz Sequenzermittlung Verwendung der Daten im Einzug Ermittlung der Fälligkeit Status Mandat Verfall nach 36 Monaten ohne Nutzung Archiv für Mandatsanforderung Statusaktualisierung bei Rückgaben Informationen zur Mandatsverwaltung finden Sie unter Schritt 6 Umsetzung Direct Debit Form und Übermittlungsweg sind freigestellt (z. B. Rechnung per ) Details zu den Datensatzinhalten erhalten Sie in unserer Broschüre Anlage zur SEPA-Kundeninformation unter Kapitel SEPA Direct Debit Eine Übersicht der Sequenztypen und Fälligkeitsfristen finden Sie in unserer Broschüre Anlage zur SEPA-Kundeninformation unter Kapitel Lastschriftsequenz Erstellung und Versand z. B. über eine Mandatsverwaltung oder FiBu-System. Weitere Informationen erhalten Sie in unserer Broschüre Kundeninformation SEPA unter Pre-Notification & Gläubiger-Identifikationsnummer Aktualisierung der Mandatsstatus und der Sequenzen für Mandatsverwaltung erforderlich Anpassung der Rückgabenbearbeitungsprozesse, Mahnschreiben und weitere Inkassoabwicklung Nutzung der elektronisch abrufbaren Rückgabeinformationen als sog. pain.002 (Datei) In unserer Broschüre Anlage zur SEPA-Kundeninformation unter Kapitel Payment Status Report/pain.002-SEPA Direct Debit 15

16 Schritt 6a Umstellung / Einführung der SEPA-Basislastschrift / Core Direct Debit (ähnlich heutigem Einzugsermächtigungsverfahren) Die SEPA Core Direct Debit muss spätestens 5 Tage bei einer Erstmalslastschrift und 2 Tage bei einer Folgelastschrift vor dem Fälligkeitstermin bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen (Vorlagefrist). Hierfür ist eine rechtzeitige Einreichung bei der ausführenden Bank erforderlich. Finanzdienstleister müssen für dieses Verfahren erreichbar sein. Bitte beachten Sie immer die Cut-off-Zeiten für die Einreichung (www.hvb.de/cutoff). FFEinzugsermächtigungen der Zahlungspflichtigen sind vorhanden FFNeueinholung eines SEPA-Mandates ist nicht zwingend erforderlich. Eine Umwandlung der vorliegenden Einzugsermächtigung ist möglich Schritt 6b Umstellung / Einführung der SEPA-Firmenlastschrift Direct Debit B2B (ähnlich heutigem Abbuchungsauftragsverfahren) Die SEPA B2B oder Firmenlastschrift ist im Gegensatz zum Abbuchungsauftrag nur zwischen Nicht-Verbrauchern möglich. Die Vorlagefrist für Erstmals- und Folgelastschriften beträgt generell einen Tag. Finanzdienstleister können optional für dieses Verfahren erreichbar sein. Eine Prüfung, ob eine Zahlungspflichtigenbank dieses Verfahren implementiert hat, ist empfehlenswert. Eine Rückgabe wegen Widerspruch binnen 8 Wochen ist ausgeschlossen. Das Mandat muss bei der Zahlungspflichtigenbank hinterlegt sein, die eine Prüfung bei jedem Einzug vornimmt. Bitte beachten Sie immer die Cut-off-Zeiten für die Einreichung (www.hvb.de/cutoff). FFAbbuchungsaufträge der Zahlungspflichtigen sind vorhanden FFEinholung SEPA-Firmenlastschrift- Mandate FFNeueinholung eines SEPA-Mandates ist zwingend erforderlich (keine Umwandlung möglich) FFHier ist zusätzlich zu beachten, dass der Zahlungspflichtige dem Creditor das Original überlässt und bei seiner Zahlungspflichtigenbank eine Kopie für die Prüfung der Einzüge hinterlegt Schritt 6c Umsetzung COR1 Direct Debit / Direct Debit mit verkürzter Vorlauffrist (grenzüberschreitend nur eingeschränkt nutzbar) 16 Die Vorlagefrist für Erstmals- und Folgelastschriften beträgt generell einen Tag. Finanzdienstleister können optional für dieses Verfahren erreichbar sein. Die COR1 Basislastschrift wird zum November 2013 deutschlandweit eingeführt. In anderen Ländern des SEPA Raums ist die Abdeckung größtenteils noch sehr gering. Eine Prüfung, ob eine Zahlungspflichtigenbank dieses Verfahren implementiert hat, ist angebracht. Vor diesem Hintergrund empfehlen wir unbedingt zusätzlich die SEPA-Basis-lastschrift Core DD zu implementieren. Außer der abweichenden Fälligkeit sind die Verfahren analog der Core Direct Debit zu beachten. Bitte beachten Sie immer die Cut-off-Zeiten für die Einreichung (www.hvb.de/cutoff).

17 Schriftliche Information (Form und Weg sind frei wählbar) an den Zahlungspflichtigen mit Ihrer Gläubiger-ID, der neuen Mandatsreferenz und dem Zeitpunkt der Umwandlung / des ersten Einzugs. Das Datum der Benachrichtigung gilt danach als Mandatsunterschriftsdatum Archivierung der Mitteilung zusammen mit der alten Einzugsermächtigung Schritt 6 Umsetzung Direct Debit Weiter Einholung SEPA-Firmenlastschrift-Mandate 17

18 Schritt 7 Umstellung auf neue Kontoinformation Die bisherigen elektronischen Auszugsformate bleiben auch weiterhin bestehen. FFPapierauszug (gilt auch für Ausdrucke aus der HVB ebanking Software) FFBisherige Nutzung MT940 (STA) Kontoauszug FFÄnderungen werden von uns automatisch eingestellt FFFeldinhaltsänderungen, die bei elektronischer Weiterverarbeitung der Auszüge Relevanz haben FFBisherige Nutzung MT942 (VMK) Avise FFBisherige Nutzung DTI (Datei für die Auflösung von Sammlern aus dem Kontoauszug) FFPlanung für die Nutzung von neuen Auszugsformaten im XML Format sogenannter camt (ohne Medienbruch und mit kompletter XML Strukturierung) FFPlanung für die Nutzung von Fehlerinformationen im XML Format für stornierte / retournierte Aufträge FFFeldinhaltsänderungen, die bei elektronischer Weiterverarbeitung der Avise Relevanz haben FFFeldinhaltsänderungen, die bei elektronischer Weiterverarbeitung der DTI-Datei Relevanz haben FFAlternative oder zusätzliche Nutzung der camt Auszugsformate F F Alternative oder zusätzliche Nutzung des pain.002 Payment Status Reports möglich 18

19 Neue SEPA-Geschäftsvorfallcodes Neue Struktur bei der Befüllung Feld 86 bei SEPA-Transaktionen Neue Struktur bei der Befüllung Feld 61 bei SEPA-Transaktionen Informationen finden Sie in unserer Broschüre Anlage zur SEPA-Kundeninformation unter Kapitel Elektronischer Kontoauszug MT940 Analog MT940 (STA) Kontoauszug Informationen über neue Feldbelegungen bei SEPA-Transaktionen erhalten Sie bei Ihren Cash Management Betreuer camt.053 Kontoauszug (zu MT940) camt.052 Avise (zu MT942) camt.054 Sammlerinformationen (zu DTI) Informationen zum pain.002 Payment Status Report finden Sie in unserer Broschüre Anlage zur SEPA-Kundeninformation unter Kapitel Payment Status Report/pain.002-SEPA Credit Transfer und Payment Status Report/pain.002-SEPA Direct Debit Weitere Informationen zum camt Weitere Informationen zum camt Weitere Informationen zum camt Siehe Broschüre Anlage zur SEPA-Kundeninformation unter Kapitel Reporting (Bank-Kunde) Schritt 7 Umstellung auf neue Kontoinformation 19

20 Schritt 8 Hilfe und Service bei Ihrer SEPA-Umstellung durch die HVB Sie wollen Ihren Umstellungsaufwand minimieren? Kein Problem. Mit einer Vielzahl an Services unterstützen wir Sie bei der Umstellung Ihres Zahlungsverkehrs auf die SEPA-Verfahren. Damit Sie einen Eindruck über die Möglichkeiten erhalten, schauen Sie einfach einmal, ob folgende Fragestellungen für Sie relevant sind: Wie kann ich prüfen, ob ich die Umstellung auf die neuen Zahlungsverkehrsdateiformate korrekt abgeschlossen habe? Wir bieten Ihnen eine Testverarbeitung Ihrer Dateien mit detaillierten Testergebnissen an. Wie bekomme ich ohne größeren Aufwand in DE zuverlässig IBAN und BIC für meine Stammdaten? Nutzen Sie unseren Zugang beim IBAN Service Portal bzw. unseren Ermittlungsservice für HVB Konten. Wenn ich ein SEPA-Format einreiche, wie kann ich vermeiden, dass ich vorab prüfen muss, ob ein Empfängerinstitut im SEPA-Raum SEPA-fähig ist, bevor ich überweise? Wir wandeln Ihre SEPA-Einreichung bei nicht erreichbaren Instituten im SEPA-Raum automatisch in ein mögliches Zahlungsformat um. Wie vermeide ich, dass ich laufend das aktuellste SEPA-Format in meinen Systemen umsetzen muss? Im Deutschen Kunde-Bank-Format nehmen wir bei der HVB alle Versionen b. a. w. von Ihnen entgegen (andere Banken sind ggf. zu prüfen). Eine Umstellung von DTE Zahlungen ist nicht nötig: Wie kann ich trotzdem schon meine eiligen Zahlungen (z. B. DTE) auf XML Format umstellen? Nutzen Sie unsere eiligen XML Zahlungen, die noch am gleichem Tag beim Empfänger ankommen mit der ebanking-auftragsart CCU. Sprechen Sie Ihren Cash Management & ebanking Spezialisten an oder schreiben Sie an 20

21 Dieses sind nur einige Fragestellungen, für die wir Ihnen Lösungen anbieten. Wir beraten Sie gern und individuell. Sprechen Sie Ihren Cash Management & ebanking Spezialisten an. Wir stehen Ihnen gern als SEPA-Partner zur Verfügung. Ihre HypoVereinsbank Wie erhalte ich vollständig, elektronisch und XML basiert alle Kontoinformationen aus dem SEPA-ZV, ohne dass Informationen unstrukturiert geliefert oder abgeschnitten werden? Nutzen Sie unseren vollständigen Service der Auszugsinformationen camt im XML Format (auch parallel zu den alten Auszugsformaten) für Kontoauszüge, Avise und Sammelbuchungen (DTI). Wie kann ich meine Zahlungsverkehrsdatei im DTA Format auf das SEPA XML Format konvertieren? Um Dateien im bisherigen DTA Format mit Kontonummer und Bankleitzahl in SEPA XML Dateien mit BIC und IBAN zu konvertieren, nutzen Sie unsere ebanking-produkte oder unsere Mandatsverwaltung. Sprechen Sie Ihren Cash Management & ebanking Spezialisten an oder schreiben Sie an Wie können wir ohne großen Aufwand ein Mandatsmanagementsystem nutzen, welches Einzugsermächtigungen migriert, Mandate archiviert, Mandate administriert, Reports und Statistiken bietet, SEPA-DD Dateien erzeugt, DTA Dateien konvertiert und anreichert, Mandate erzeugt und Status verfolgt, Rückgabeinformationen verarbeitet, Verknüpfungen mit und ohne ERP System erlaubt? Nutzen Sie unsere Mandatsverwaltung, die Ihnen als Internet Portallösung komfortabel alle nötigen Funktionen für Mandate, den Lastschrifteinzug und Pre-Notifications bietet. Ganz ohne Installationsaufwand in Ihren Systemen und bei Bedarf verknüpfbar mit Ihren ERP Systemen. Schritt 8 Hilfe und Service bei Ihrer SEPA-Umstellung durch die HVB 21

22 Anpassung der SEPA-Auftragsarten im Electronic Banking Ihr elektronischer Kontozugang bei der HVB ist bereits für SEPA fit gemacht. Die vorhandenen Teilnehmer (User- IDs) haben gemäß der bestehenden Berechtigungen, entweder durch Ihre Beauf tragung oder automatisch, zusätzlich die nachstehenden SEPA-Auftragsarten erhalten. Automatische Zuordnung der Auftragsarten per Ende Oktober 2013 (soweit noch nicht vorhanden): Bisherige Auftragsart* Beschreibung zusätzliche SEPA- Auftragsart* SEPA Beschreibung AZV Auslandszahlungen > CCC, CCT Überweisung Container, Überweisung IZV Inlandszahlungen > CCC, CCT CDC, CDD Überweisung Container, Überweisung Basislastschrift Container, Basislastschrift IZL Inlandszahlungen nur Lastschriften > CDC, CDD Basislastschrift Container, Basislastschrift IZG Überweisungen ohne Einzelpostenansicht > XCT Überweisungen (ohne Einzelpostenansicht) CDD SEPA-Basislastschrift > CD1 SEPA-Basislastschrift COR1 CDC / CDD SEPA-Basislastschrift Container, Basislastschrift > CDB / C2C SEPA-Firmenlastschrift / Container (Firmenkunden B2B) CDC SEPA-Basislastschrift Container > C1C** SEPA-Basislastschrift COR1 Container DTE unwiderruflicher Eilauftrag > CCU** XML Euro Eilzahlung (IZV im DTAUS Format) PTK Kundenprotokoll abholen > HAC Kundenprotokoll abholen im XML Format * Die Teilnehmer können im Rahmen der vorhandenen Unterschriftsklassen die neuen SEPA-Auftragsarten verwenden. ** Diese Auftragsarten sind ab November 2013 für alle Banken aktiv verwendbar. Wichtig bei Verwendung von SEPA-Lastschrift: Bitte berücksichtigen Sie vor Einreichung Ihrer ersten SEPA-Lastschrift, dass weitere Voraussetzungen (z. B. Übermittlung Ihres Creditor Identifier an die HVB / UniCredit Bank AG) erfüllt sein müssen. Darüber hinaus bieten wir für Nichtverbraucher auch die SEPA-Firmenlastschrift an. Bei Rückfragen wenden Sie sich an Ihren Cash Management & ebanking Spezialisten. Eine Übersicht aller aktuellen Auftragsarten als auch weitere allgemeine Informationen finden Sie unter 22

23 Für Ihre Notizen Impressum UniCredit Bank AG Global Transaction Banking Am Tucherpark München Stand: Oktober

24 Stand 05 / 2013

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