Rechtskonforme -Archivierung

Transkript

1 Rechtskonforme -Archivierung

2 Wofür brauchen wir eine -Archivierung? Rechtliche Anforderung : = Handelsbrief Für das Unternehmen : maximale Rechtssicherheit Notwendigkeit : Datenschutz- & Steuer-Konforme Handhabung Nutzen für alle Mitarbeiter: Entlastung und Produktivitätssteigerung 2

3 3 Gewusst wie Sechs gute Gründe für die -Archivierung 1. Verhindern Sie das Löschen von geschäftsrelevanten s. Automatische Markierung geschäftsrelevanter s Optimale Trennung zwischen privaten & geschäftsrelevanten Mails Alle s werden zentral erfasst bevor sie beim Benutzer landen! 2. Erhöhen Sie Ihre Beweisfähigkeit bei Rechtsstreitigkeiten. Jede fälschungssicher wird verschlüsselt mit Zeit, Datumsstempel und Prüfsumme versehen. Das 4 Augenprinzip gewährleistet den maximalen Datenschutz 3. Mandantenfähig Verwalten Sie verschiedene Firmen / Abteilungen / Gruppen unabhängig von einander und rechtlich getrennt

4 4 Gewusst wie Sechs gute Gründe für die -Archivierung 4. Entlastung des Mailserver & Clients, zusätzliche Features -Anhänge abschneiden und verlinken, doppelt Platz sparen SingleSignOn, Antispam/Antivirus enthalten / externe Anbindung Fa/Steuerprüfer IDEA-Schnittstelle Alle Daten jederzeit verfügbar 5. Import vorhandener Daten / offene Standards Mail Import aus EML, PST oder direkt aus einem Exchange-Server Alle Daten liegen (verschlüsselt) im Internet Standard Formaten vor 6. Plattformunabhängig & SAAS fähig BytStorMail ist Plattform-, Mailserver- und Clientunabhängig Software as a Service möglich

5 GoBD / Inhalte: - Aufbewahrung von Unterlagen aufgrund steuerrechtlicher und außensteuerrechtlicher Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten - Verantwortlichkeite für die Führung elektronischer Aufzeichnungen und Bücher - Allg. Anforderungen, wie die Grundsätze der Nachprüfbarkeit Wahrheit Nachvollziehbarkeit Vollständigkeit Richtigkeit - Belegfunktion / Belegwesen - Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle - IKS (internes Kontrollsystem) - Datensicherheit - Elektronische Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen - Z1/Z2/Z3-Datenzugriff - Verfahrensdokumentation zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

6 Staus aktuell: Im Regelfall nur auf die Buchführungsdaten Zugriff auf maschinell auswertbare, steuerlich relevante Daten aus Vorsystemen ist z. Zt. Noch der Ausnahmefall HINWEIS: Widerlegung der Beweisvermutung des 158 AO und somit zur Schätzungsbefugnis gemäß 162 AO In NRW werden Prüfer jetzt schon flächendeckend gezielt auf den Datenzugriff vorbereitet. Einführung eines Fachprüfer Datenzugriff Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Verbuchung Zeitgerecht 146 Abs. 1 AO, 239 Abs. 2 HGB)

7 Zitat: Es widerspricht dem Wesen der kaufmännischen Buchführung, sich zunächst auf die Sammlung von Belegen zu beschränken und nach Ablauf einer langen Zeit auf Grund dieser Belege die Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen oder Grundbüchern einzutragen (vgl. BFH-Urteil vom , BStBl III S. 298). Unveränderbarkeit von Belegen, Grundaufzeichnungen und Buchungen müssen nachvollziehbar sein. Dies gebietet der Grundsatz der Unveränderbarkeit. Zur Gewährung der geforderten Unveränderbarkeit ist nach dem derzeitigen Stand der Technik der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zwingend erforderlich.

8 Finanzverwaltung sucht nach materiellen und /oder formellen Fehlern! Urteil BFH & Formelle Mängel mit erheblichem Verstoß: Zuschätzung von 10% ist nicht überhöht (Rn. 25 des Urteils des FG Düsseldorf vom ) 146a Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssyteme; Verordnungsermächtigung 379 Absatz 1 Satz 1 Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder leichtfertig. Entgegen 146a Absatz 1 Satz 1 ein dort genanntes System nicht oder nicht richtig verwendet

9 Finanzverwaltung sucht nach materiellen und /oder formellen 379 Absatz 4 Die Ordnungswidrigkeit nach Absatz 1 Satz1 Nummer 1 und 2 sowie Absatz3 kann mit einer Geldbuße bis zu 5.000,-EUR und die Ordnungswidrigkeit nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 bis 6 mit einer Geldbuße bis zu ,-EUR geahndet werden, wenn die Handlung nicht nach 378 geahndet werden kann.

10 1a) Umfangreiche Nachrichtenerfassung: Nachrichten werden in Echtzeit über den BytStorMail Server an Ihren Mailserver geroutet und vor Zustellung mit Prüfsumme, verschlüsselt archiviert. 1b) Interne s: Die Nachrichten werden vom internen Journaling Postfach Ihres Servers abgerufen und archiviert.

11 2. Nachrichtensicherheit Immer aktiv, immer aktuell : Das Routing von Nachrichten über die BytStorMail eigene Nachrichtensicherheitsfunktion liefert Echtzeitschutz vor Bedrohungen, Virenerkennung, inhaltsbasiertes Filtern und richtlinienkonforme TLS-Verschlüsselung (auf Anfrage SaaS). 3. Sichere Archivierung: Nachrichten und ihre Anhänge werden in einer zentralen Datenbank gespeichert und katalogisiert (Geschäftsrelevanz, privat).

12 4. Webzugriff mit Inhalt: Autorisierte Einzelpersonen erhalten durch genehmigungsbasierten Zugriff auf Inhalte (4-Augen Prinzip), um s schnell und einfach suchen zu können, Log-Files zu prüfen (Datenschutz & Administration) oder im Falle einer Steuerprüfung im 4-Augen Prinzip geschäftsrelevanten Inhalt auszuleiten (IDEA). 5. Webzugriff ohne Inhalt: Administratoren, Prüfe oder Datenschützer (auch Geschäftsführer) haben keinen direkten Zugriff auf Inhalte. Auch nicht in einem Vorschaufenster! Somit bleiben Inhalte vor dem ungerechtfertigten Zugriff Dritter geschützt, was nicht nur dem Datenschutz Rechnung trägt.

13 Gewusst wie 13

14 Gewusst wie 14

15 15 Gewusst wie Mail Client Integration, z.b. MS Outlook Direkte Integration Out-of-the-box Suchen, ansehen, Öffnen, neu zustellen. Direkt aus der Anwendung

16 Referenzen Die wichtigsten Fakten Sicheres Rollenprinzip: jeder sieht das, was er soll! Einfache & intuitive Handhabung Haftungsminimierung für die GL & IT Datenschutz- & Rechtskonforme Handhabung Unabhängig von Mailserver, Hard- & Software Sofort einsetzbar Was haben Sie zu verlieren?

17 17 Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit. und wann werden wir zusammen arbeiten? Lovosoft GmbH Auf der Beune Münster Tel.: / Fax: / Weitere Produktinformationen unter