Verlinkung zahlungsbegründender Unterlagen

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Kristin Weiner
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1 Verlinkung zahlungsbegründender Unterlagen

2 1 Einleitung Elektronische Kopien von zahlungsbegründenden Unterlagen (ZBU) können künftig in verlinkt werden, um sie im Rahmen der Folgebearbeitung aus der Anordnung heraus wieder aufrufen zu können. Die elektronischen Kopien werden außerhalb von in Verantwortung der Dienststelle in einem eigens dafür angelegten Verzeichnis gespeichert. In jeder Anordnung kann nun eine Datei eingetragen werden, die die zahlungsbegründenden Unterlagen in elektronischer Form beinhaltet. Mit der Version wurde die Verlinkung zahlungsbegründender Unterlagen in eingeführt. Mit der Version wurde die Handhabbarkeit für die Benutzer verbessert: Einstellung eines Dokumenten-Pools (Quellverzeichnis) Automatische Erstellung der Ablage-Verzeichnisse Drag and Drop-Funktion zum Verknüpfen der Datei Seite 2

2 Konfiguration Bevor die Verlinkung in IRM@ gespeichert werden kann, muss in den Mandanteneinstellungen ein Standardverzeichnis definiert werden.

3 2 Konfiguration Bevor die Verlinkung in gespeichert werden kann, muss in den Mandanteneinstellungen ein Standardverzeichnis definiert werden. Dies erfolgt mit dem neuen Parameter ZBU_BASIS_PFAD im Formular EXT3040 Einstellungs-Parameter verwalten (Aufruf aus dem Menü über Extras/Einstellungen und Button Parameter). Hier wird der Basispfad für die ZBU eingetragen. Abb. 1: Einstellung des ZBU-Basis-Pfades Nur wenn mit diesem Parameter ein Standardverzeichnis definiert ist, sind die Schaltflächen zum Eingeben/Anzeigen/Löschen eines Links und das schreibgeschützte Anzeigefeld für den Link in den relevanten Anordnungsformularen sichtbar. Das obige Beispiel bedeutet, dass die ZBU auf dem Laufwerk D in einem Ordner FM mit einer darunterliegenden Ordnerstruktur liegen, die durch die angegebenen Platzhalter bestimmt werden IRM@ Seite 3

4 Dabei bedeuten: %B - persönlicher Teil des Pfades, bei Angabe dieses Platzhalters kann im Formular EXT3100 Standardvorgaben ein persönlicher Teil der Ordnerstruktur angegeben werden, z.b. Ref.-EDV Abb. 2: Standardvorgabe für ZBU-Pfad (Zielverzeichnis) und ZBU-Pool (Quellverzeichnis) %J - Haushaltsjahr, wird aus der Anordnung heraus automatisch besetzt %K - Kapitel, wird aus der Anordnung heraus automatisch besetzt %T - Titel, wird aus der Anordnung heraus automatisch besetzt Somit lautet beispielsweise der Verzeichnispfad für die ZBU zu einer Anordnung des Haushaltsjahres 2008 für das Kapitel 0802 und den Titel 11912: D:\FM\Ref.-EDV\2008\0802\11912\name des dokuments (Anm.: Der Basis-Pfad D:\FM wird im Formular EXT3040-Einstellungs-Parameter verwalten mandantenbezogen definiert. Das Verzeichnis Ref.-EDV wird über das Formular EXT3100 Standardvorgaben benutzerbezogen definiert. Die weitere Verzeichnisstruktur ist feststehend und wird durch das Standardverzeichnis und die konkreten Anordnungsdaten bestimmt. Das Feld ZBU-Pool enthält den Pfad zu einem Dokumenten-Pool-Verzeichnis, in dem die zahlungsbegründenen Unterlagen in elektronischer Form abgelegt sind. Wenn das Feld gefüllt ist (Beispiel siehe Abb. 2), startet der Datei-Auswahl-Dialog in diesem Verzeichnis IRM@ Seite 4

$3 Verlinkung Im Falle von Anordnungen, die sich auf eine Buchungsstelle beziehen, wird das Ablage-Verzeichnis wie oben beschrieben vorgegeben, z.b. D:\FM\Ref.$

5 3 Verlinkung Im Falle von Anordnungen, die sich auf eine Buchungsstelle beziehen, wird das Ablage-Verzeichnis wie oben beschrieben vorgegeben, z.b. D:\FM\Ref.-EDV\2008\0802\11912\ Bei Anordnungen mit mehreren Buchungsstellen werden für die vorgegebene Ordnerstruktur Kapitel und Titel automatisch ausgeblendet.. Die ZBU werden in diesem Fall unmittelbar in dem Verzeichnis Haushaltsjahr abgelegt Die Eingabe des Links für die ZBU und deren Anzeige erfolgt in den relevanten AO- Formularen. Abb. 3: Verlinkungsbutton am Beispiel einer Sammel-Annahme-Anordnung Solange noch kein Link gespeichert ist, wird über die Schaltfläche Verknüpfen aus dem Ablage-Verzeichnis die Datei mit den ZBU ausgewählt und mit der AO gespeichert Seite 5

6 Abb. 4: Übernahme Link aus Ablage-Verzeichniss Falls in den Standardvorgaben ein gültiger Pfad im Feld ZBU-Pool eingetragen ist, öffnet sich der Dialog in diesem Verzeichnis: Abb. 5: Übernahme Link aus dem Pool-Verzeichnis Seite 6

7 Grundsätzlich kann die Datei aus jedem Verzeichnis ausgewählt werden, die mit dem Standard-Datei-Auswahl-Dialog erreichbar ist. Die ausgewählte Datei wird durch die Verlinkung automatisch in das für die Anordnung entsprechende Ablage-Verzeichnis verschoben. Wenn im Ablage-Verzeichnis die Datei schon vorhanden ist, wird der Vorgang mit einer Meldung abgebrochen. In diesem Falle sollte geprüft werden, ob die zur Anordnung gehörenden ZBU bereits im Zielverzeichnis abgelegt sind. Ggf. ist die Quell-Datei umzubenennen. Dabei werden noch fehlende Verzeichnispfade, mit der oben genannten Syntax ( \Haushaltsjahr\Kapitel\Titel), durch IRM@ angelegt. Außer der ZBU-Basis und dem ZBU-Pool müssen also keine weiteren Verzeichnisstrukturen explizit angelegt werden! Über die Schaltfläche Als Link übernehmen wird der Link bei der AO eingetragen und mit ihr gespeichert IRM@ Seite 7

4 Drag and Drop-Mechanismus Es gibt darüber hinaus noch eine Variante, um eine Verknüpfung mit einer Datei zu erstellen, nämlich den Drag and Drop-Mechanismus.

8 4 Drag and Drop-Mechanismus Es gibt darüber hinaus noch eine Variante, um eine Verknüpfung mit einer Datei zu erstellen, nämlich den Drag and Drop-Mechanismus. Dazu ziehen Sie eine Datei aus dem Explorer (Datei-System) oder vom Desktop und lassen sie auf die Schaltfläche Verknüpfen oder das Textfeld für den Dateinamen fallen. Falls eine Datei aus Versehen auf eine andere Stelle im Formular fallen gelassen wird, versucht der Browser diese Datei darzustellen, z.b. im Acrobat Reader-Plugin. Durch das Betätigen des Zurück-Buttons im Browser wird wieder in das Formular gewechselt und es kann dann problemlos weitergearbeitet werden. Das Ziehen von Dateien aus anderen Programmen heraus (z.b. Anhänge aus Microsoft Outlook) kann sich anders verhalten. Nach erfolgter Verknüpfung stellt sich das Formular so dar: Abb. 6: Button zur Anzeige eines verlinkten Dokumentes bzw. zur Löschung des Links Seite 8

9 Nunmehr kann über die Schaltfläche Anzeigen die verlinkte Datei geöffnet werden. Die Schaltfläche Link löschen bewirkt das Löschen des zuvor ausgewählten Links. Anschließend kann eine andere Datei verknüpft werden. Falls in den Standardvorgaben ein gültiger Pfad im Feld ZBU-Pool eingetragen ist, wird die Datei vom Ablage- Verzeichnis in das Pool-Verzeichnis verschoben, damit es von dort evtl. wieder verlinkt werden kann. Nach der Signatur einer AO ist der gespeicherte Link nicht mehr änderbar Seite 9

10 5 Version des ZBU-Applets Die Verlinkungsfunktionen werden mit einem Java-Applet realisiert. Wenn die Schaltfläche Verknüpfen/Anzeigen den Fokus hat, kann mit der Tastenkombination Umschalt+Alt+v die Version des Applets einschließlich der verwendeten Parameter angezeigt werden. Abb. 7: Version des ZBU-Applets sowie der verwendeten Parameter Seite 10 Seite 10

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