Diplomarbeit. Ideenmanagement mit System für öffentliche Unternehmen und Kommunen. Vorgelegt von. Marion Laurs. Juni 2005

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1 Hochschule Niederrhein Abteilung Mönchengladbach Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Studiengang Wirtschaftsinformatik Diplomarbeit Ideenmanagement mit System für öffentliche Unternehmen und Kommunen Vorgelegt von Marion Laurs Matrikel-Nr.: Juni 2005 Sommersemester 2005 Referent: Prof. Dr. Mülder Koreferent: Prof. Dr. Stegemerten

2 2 Inhaltsverzeichnis... Inhaltsverzeichnis... 2 Abkürzungsverzeichnis... 4 Abbildungsverzeichnis... 5 Tabellenverzeichnis Einleitung Ideenmanagement Begriffsbestimmung Aufgaben des IDM Anforderungen für ein erfolgreiches Ideenmanagement Allgemeine Anforderungen Wichtige Punkte zur Einführung Zielsetzung des Ideenmanagements Verschiedene Aspekte des Ideenmanagements Das traditionelle betriebliche Vorschlagswesen (BVW) Total - Quality Management (TQM) Kaizen Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) Vorgesetztenmodell Qualitätszirkel Ergebnis Ideenmanagement im Öffentlichen Dienst Philosophie und internes Ideenmanagement Externes Ideenmanagement Beispielhafte Möglichkeiten der Softwareunterstützung Ideenmanagement und Softwareeinsatz HLP Ideenmanagement IBYKUS AP/IDM ipersis Koblank e-ideenmanagement ideenet tellmee Ergebnis Der Landkreis Osnabrück als beispielhafte Kommune Bedarfsgrundlage und Ziele des Ideenmanagements Ist - Situation des Landkreises Osnabrück Technische Sicht Organisatorische Sicht Bewertung des Einsatz von ipersis im Landkreis Osnabrück Benchmarking der Kommunen Verbesserungsvorschläge pro Mitarbeiter Eingereichte und realisierte Verbesserungsvorschläge Einsparungen Prämien Bearbeitung eines Vorschlages Einführungsdaten, Softwareunterstützung, Werbung, Akzeptanz Die Ziele der Kommunen Schlussfolgerung... 81

3 Anhang Fragebogen: Adressen Adressen der Teilnehmenden Kommunen: Adressen der Softwarehäuser Sonstige Adressen Richtlinie des Kreises Unna Literaturverzeichnis Eidesstattliche Erklärung

4 4 Abkürzungsverzeichnis Abb. Abbildung AG Aktiengesellschaft ASP Application Service Providing BVW Betriebliches Vorschlagswesen bzw. beziehungsweise DIN EN ISO Deutsche Industrie Norm Europa Norm International Organisation for Standardization d.h. das heißt EPK Ereignisgesteuerte Prozesskette ERP Enterprice-Resource-Planning etc. et cetera evtl. eventuell f. (die) folgende ff. (die) folgenden ggf. gegebenenfalls HLP Heid, Landmann und Partner HR Human Ressource: Personalmanagement IDM Ideenmanagement IT Informations- und Kommunikationstechnik KVP Kontinuierlicher Verbesserungsprozess LDAP Lightweight Directory Access LK OS Landkreis Osnabrück MS Microsoft pdf portable Document Format QZ Qualitätszirkel SAP Systems, Applications, Products in Data Processing SQL Structured Query Language TQM Total-Quality-Management VV Verbesserungsvorschlag xml Extensible Markup Language z.b. zum Beispiel

5 5 Abbildungsverzeichnis Abb.2.1 Organisationsstruktur des BVW Abb.2.2 TQM Aufgaben und Ziele Zusammenwirkung Abb.2.3 Das Ablaufschema eines Vorgesetztenmodells Abb.2.5 Darstellung der Zusammenhänge zwischen TQM, QZ und KAIZEN31 Abb.3.1 Organisation für adressatenorientierte Dienstleistung Abb.3.2 Fünf Ziele zur Steuerung Abb.4.1 Zugriffsrechte bei der Bearbeitung einer Idee Abb.4.2 Möglichkeit einer Veränderung der Bearbeitungsmaske Abb.4.3 Startseite des Ideenmanagers im ipersis Abb.4.4 Komponenten des e-ideenmanagement Abb.4.5 Mögliches Aussehen der Start-Seite Abb.4.6 Eingabe und Verwaltung der Idee Abb.5.1 Anzeige der offenen Ideen Abb.5.1 Umgebungslandschaft des Ideenmanagements Abb.5.2 Eingabemaske für eine neue Idee Abb.5.2 EPK eines Ablaufes der Ideeeinreichung beim Landkreis Osnabrück65 Abb.6.1 Führung bestimmt den Erfolg Tabellenverzeichnis Tab.4.1 Anzeigelevel zur Bestimmung der Anzeige einer Idee Tab.4.2 Produktvergleich Tab.6.1 VV/100 Mitarbeiter Tab.6.2 eingereichte und realisierte VV der Kommunen Tab.6.3 Durchschnittliche jährliche Einsparungen der Kommunen durch VV 69 Tab.6.4 Ø Prämienhöhe Tab.6.5 Dauer der Bearbeitung eines Verbesserungsvorschlages Tab.6.6 Prozentverteilung der Bearbeitung von VV Tab.6.8 Einführung des Ideenmanagements... 75

6 6 1 Einleitung Heutzutage wird das Ideenmanagement eingesetzt, um durch die gezielte Mithilfe der Mitarbeiter die Qualität sowie die Produktivität zu steigern. Daraus resultiert eine sich verbessernde Wettbewerbsposition zu anderen Unternehmen. 1 Der Kern der Bemühungen liegt in der kreativen und qualitätsbewussten Arbeits- und Produktionsgestaltung in Wirtschaft und Verwaltung. Diese ist als zukunftssichernde Beschäftigungspolitik zu sehen. Dadurch, dass die Mitarbeiter angeregt werden, ihr Wissen in das Unternehmen zu stecken, verstärkt sich die Motivation und der Arbeitswille. Hieraus ergibt es sich das, dadurch wiederum effektiv gearbeitet wird. Jedoch können auch Hemmnisse und Barrieren auftreten, welche den Erfolg verhindern, demotivieren und den Fortschritt blockieren. 2 Die Entgegenwirkung zu aufgezählten Problemen muss durch konsequentes Management des Ideenmanagements erreicht werden. Besonders gefordert sind hier die Geschäftsleitung und die Führungskräfte, die unternehmerisches Einfühlungsvermögen beweisen müssen, um bei den Mitarbeitern eine Einstellungsänderung zu schaffen und zu verstärken. 3 Die Bedeutung und Ziele des Ideenmanagements aufzuzeigen, ist mit ein Ziel dieser Diplomarbeit. Zudem wird versucht darzustellen, mit welchen Softwarepaketen das Ideenmanagement Unterstützung erfahren kann und warum eine Softwareunterstützung überhaupt sinnvoll ist. Hier soll eine kleine Auswahl an Softwarepaketen grob vorgestellt werden. Darauf folgend wurden mehrere Kommunen fernmündlich befragt, wie bei ihnen das Ideenmanagement verwirklicht wird. Durch den standardisierten schriftlichen Fragebogen (siehe Anlage), der an die einzelnen Kommunen verschickt wurde, ist es möglich, das Ideenmanagement der einzelnen Landkreise anhand von Kennzahlen miteinander zu vergleichen. Außerdem wird die Verwirklichung des Ideenmanagements mit Softwareunterstützung 1 vgl. Simon, Walter: Die neue Qualität der Qualität 2.Auflage Offenbach 1996,S.15 2 vgl. Prof. Dr. Heidack, Clemens; Brinkmann, Eberhard P.: Betriebliches Vorschlagswesen Band II, Freiburg i.br. 1984, S.21 3 vgl. Brinkmann, Eberharf P. und Prof. Dr. Heidack Clemens: Unternehmenssicherung durch Ideenmanagement Band I, 2. Auflage, Freiburg im Breigau 1987, S.18

7 7 des Landkreises Osnabrück in dieser Diplomarbeit näher beleuchtet. Dargestellt ist die momentane Ist-Situation und eine nähere Erläuterung, warum der Landkreis Osnabrück ausgerechnet das Produkt ipersis für seine Zwecke ausgewählt hat.

8 2 Ideenmanagement Ideenmanagement wird vielfach verwendet und doch ist vielen nicht wirklich bekannt, was damit gemeint ist. Dabei baut das Ideenmanagement mittlerweile auf einer 120 jährigen Geschichte auf. 4 Neue Ideen zu entwickeln, diese zu diskutieren und öffentlich zu machen ist Inhalt des Ideenmanagements. Das Ideenmanagement stellt somit die Möglichkeit dar, Ideen zu verwalten, zu bearbeiten, und die daraus resultierende Prozessoptimierung zu überwachen. 2.1 Begriffsbestimmung Bis heute gibt es keine einheitliche Definition für das Ideenmanagement. Allgemein wird nur gesagt, dass der Begriff Ideenmanagement aus dem Personalwesen kommt und sehr oft gleichbedeutend mit dem betrieblichen Vorschlagwesen gesehen wird. Früher haben die Mitarbeiter ihre Ideen zur Prozessoptimierung und neue Produktideen einfach in einen Zettelkasten geworfen. Heutzutage ist das Ideenmanagement vielfach softwareunterstützt und intranetbasiert. In der richtigen Anwendung ist das Ideenmanagement somit ein Mittel zur Innovationsförderung, Kostenersparnis und Mitarbeitermotivation. Das Ideenmanagement mobilisiert die Leistungsreserven und begünstigt ein schöpferisches Arbeitsklima. Weiterhin ist es wichtig, sich beim Ideenmanagement an der Qualität und nicht an der Quantität der Vorschläge zu orientieren. 5 Daraus ergibt sich, dass der Begriff Ideenmanagement als eine Überschrift gesehen werden sollte, die verschiedene Instrumente unter sich vereint. Zu diesen Instrumenten gehören das traditionelle betriebliche Vorschlagswesen 4 vgl. Ridolfo Elena: Ideenmanagement Chancen und Möglichkeiten für Klein- und Mittelbetriebe, Marburg 2000, S.3 5 vgl

9 9 (BVW) und der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Diese und andere Ansätze werden später noch genauer erläutert. 6 Eine Idee ist zu definieren als ein allgemeiner plötzlicher Einfall, Gedanke, Auffassung; mit unbestimmtem Artikel. 7 Eine Idee wird umgangssprachlich meist mit dem Begriff Vorschlag gleichgesetzt. So ist es auch in dieser Arbeit gehandhabt. Jedoch der Vollständigkeit wegen, nachfolgend noch eine Aufstellung einiger Formulierungen, die das Ideal eines Vorschlags definieren, der zur Verbesserung beiträgt: eine Idee, die auf eine Änderung oder Neuerung im gegenwärtigen Zustand des Unternehmens abzielt, eine freiwillig erbrachte Sonderleistung eines Mitarbeiters außerhalb seiner vom Vorgesetzten übertragenen Aufgaben im Rahmen einer bestehenden Betriebs- oder Dienstvereinbarung, ein eigenständiger Beitrag zu einem erkannten Problem im Unternehmen bzw. einer Behörde, eine Gegenüberstellung des Ausgangs (Ist-) zustandes mit dem konstruktiv dargelegten Verbesserung (Soll-) zustand, ein Lösungsansatz für ein technisches oder nichttechnisches (z.b. organisatorisches, verwaltungstechnisches oder Sicherheits-) Problem. 8 Der Begriff der Innovation ist folgendermaßen zu definieren: Innovation ist die Realisierung einer neuartigen Lösung für ein bestimmtes Problem, insbesondere die Einführung eines neuen Produkts oder die Anwendung eins neuen Verfahrens. 9 6 vgl. Frey, Dieter; Schulz-Hardt,Stefan: Zentrale Führungsprinzipien und Center-of- Excellence-Kulturen als notwendige Bedingung für ein funktionierendes Ideenmanagement In: Frey, Dieter Schulz-Hardt Stefan (Hrsg.), Vom Vorschlagswesen zum Ideenmanagement, Göttingen 2000, S.15 7 entnommen aus: Meyers Großes Taschenlexikon, Band 10; Mannheim 1981, S. 162; 8 vgl. Brinkmann; Prof. Dr. Heidack:a.a.O., S.21 f. 9 entnommen aus: Meyers Großes Taschenlexikon, a.a.o. :S. 250

10 Aufgaben des IDM Ein Verbesserungsvorschlag (eine Idee) zeichnet sich aus durch die Veränderung oder Erneuerung des momentanen Zustandes. Somit zeigt er auf, was verbesserungsbedürftig ist und wie man eine Verbesserung durchführen kann. Also muss ein Verbesserungsvorschlag angeben, wie, wann und warum ein Problem zu lösen ist und was dafür getan werden muss. 10 Eine Hauptaufgabe des Ideenmanagements besteht also darin, geeignete Lösungsansätze zur Zielerreichung (z.b. effiziente Prozessabläufe) zu suchen. Ideenmanagement beinhaltet somit alle Vorgänge, angefangen bei der Planung und Entwicklung bis zur Bewertung, Auswahl und Realisierung. Zum Abschluss enthält es noch die Überprüfung von eingereichten Ideen. Aus diesen einzelnen Punkten kann ein Sieben-Punkte-Phasenmodell abgeleitet werden : Erste Phase: Kreative Unzufriedenheit Zweite Phase: Problemanalyse, Aufgabendefinition Dritte Phase: Ideenfindung Vierte Phase: Ideenstrukturierung, -bewertung, -auswahl Fünfte Phase: Ideenrealisierung Sechste Phase:Ideenüberprüfung Siebte Phase: Kreative Unzufriedenheit In der ersten Phase muss das Gewohnte infrage gestellt werden, um die kreative Unzufriedenheit zu erreichen. Beobachten lässt sich oftmals, dass die Änderungswünsche nicht laut geäußert werden und erst mal wieder zur Seite treten, z.b. wenn sie momentan nicht in den organisatorischen Ablaufplan passen. Daraus resultiert die zweite Phase, um das vorhandene Problem nun genauer zu spezifizieren.0 Dazu gehört eine vollständige Problemanalyse, welche von mehreren Blickwinkeln aus auf das Problem erfolgen soll. Ziel ist hier ein Ergebnis, welches den gewünschten Zielzustand sowie auch die allgemeine Aufgabenstellung schriftlich darstellt. 10 vgl. Brinkmann, Eberharf P. und Prof. Dr. Heidack Clemens:a.a.O., S.261

11 11 Nun folgt die kreative schöpferische dritte Phase, hier werden nicht nur alltägliche Lösungen gesucht, sondern auch Lösungen, die erstmal den Eindruck erwecken, dass es sich um Visionen handelt oder utopisch in der Umsetzung sind. Hat man erstmal ein Fülle von Lösungsmöglichkeiten gefunden, müssen diese geordnet und evtl. bei ähnlichen Ideen zusammengefasst werden. Weiterhin muss jeder Lösungsvorschlag bewertet werden mit den Rahmenbedingungen, die die Realität stellt. Daraus ergibt sich die beste Möglichkeit der Lösung. Dies geschieht in der vierten Phase. Als Nächstes folgt in der fünften Phase die Realisierung der ausgearbeiteten Idee mittels eines Projektes. In der sechsten Phase muss nun noch eine Überprüfung erfolgen, ob der gewünschte Idealzustand erreicht ist oder was daran noch fehlt. Abschließend folgt nun wieder irgendwann die kreative Unzufriedenheit, da es immer einen Fortschritt gibt und die neu geschaffene Situation dann auch nicht mehr die Ideallösung darstellt, Womit der Phasenkreislauf von neuem beginnt. 11 Diese Verbesserungsvorschläge sind von den Mitarbeitern alleine oder in Gruppen zu erarbeiten und sollten gesammelt, bewertet, evtl. durchgeführt werden und sind zu belohnen. Wichtig ist es, jeden Vorschlag schnellstmöglich zu bewerten und bekannt zu geben ob dieser durchgeführt wird. Um die Motivation der Mitarbeiter weiterhin nicht zu verringern, muss auch dem Mitarbeiter gedankt, evtl. sogar eine Belohnung zuerkannt werden, dessen Vorschlag nicht aufnahmenfähig ist. Hier gibt es nicht nur die Möglichkeit, einem Mitarbeiter eine geldliche Belohnung zukommen zu lassen, sondern auch die der immateriellen Anreize. 12 Das Ideenmanagement ist heutzutage geprägt von der Dezentralisierung, nicht mehr wie früher durch die Anonymität und das zentrale Sammeln von Ideen. Durch die direkte Abgabe eines Vorschlages beim Vorgesetzten entfällt die zentrale Sammlung und die Verteilung in die Fachbereiche. Der Vorgesetzte ist in der Lage, eine Idee direkt zu beurteilen und ggf. zu entscheiden, ob dieser 11 vgl. Blumenschein, Anette; Ehlers, Ingrid Ute: Ideen-Management: Wege zur strukturierten Kreativität, München 2002, S.12-13, vgl. Eschenbach, Rolf: Management Geheimnis KAIZEN, Wien 1994, S.55-57

12 12 Vorschlag eingeführt wird oder nicht. Er ist verantwortlich dafür, den Einreicher über das Ergebnis zu informieren. Ist er jedoch nicht der richtige Ansprechpartner für diese Idee, muss er diese an den entsprechenden Vorgesetzten weiterleiten. Aus all diesen Funktionen, die das Ideenmanagement mit sich bringt, kann man folgende Eigenschaften des Ideenmanagements nennen: systematische Förderung nach vorgeschriebenen Regeln Ideenfindung in Einzelleistung Ideenfindung in Teamleistung Der Nutzen bezieht sich auf das Wohl des Unternehmens, welches sich auf die Optimierung und der daraus resultierenden Einsparung bezieht. Der Nutzen des Mitarbeiters sind die Prämien Anforderungen für ein erfolgreiches Ideenmanagement Allgemeine Anforderungen Um ein erfolgreiches Ideenmanagement zu führen, müssen einige Punkte beachtet werden. Zum Ersten muss man die Leistungsreserven der Mitarbeiter mobilisieren. Dadurch kann man den steigenden Ansprüchen und Forderungen an die Qualität der Produkte und das Unternehmen Rechnung tragen. Die Mobilisation erfolgt durch die Tatsache, dass man Menschen zu besonderen Leistungen motiviert. Dies geschieht durch Übertragung von Eigenverantwortung an die Mitarbeiter und Reduzierung der Hierarchien. Deshalb eröffnet sich durch die Hierarchien die Möglichkeit, den Angestellten zum kreativ und mitdenkenden Mitarbeiter zu machen. Schafft man es den Mitarbeiter so zu motivieren, dass er kreativ und selbstständig ist, ergibt sich eine Zufriedenheit der Mitarbeiter, durch die die Möglichkeit zur Selbstverwirklichung entsteht. Hieraus wiederum ergibt sich 13 vgl. Deutsches Institut für Betriebswirtschaft GmbH: Erfolgsfaktor Ideenmanagement, Berlin 2003, S.21 f.

13 13 ein besseres Betriebsklima, was die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern fördert. Sind die Leistungsreserven mobilisiert, kommt nun als Zweites die Fähigkeit, die Kreativität der Mitarbeiter zu aktivieren und natürlich auch zu nutzen. Dies erreicht man, indem man den Angestellten die Möglichkeit gibt, durch das Engagement für das Unternehmen seine eigenen Ziele und Wünsche zu verwirklichen. Das können z.b. sein die Anerkennung und Selbstverwirklichung. Ermöglicht man dies, hat man gute Chancen auch in schwierigen Zeiten mit seinem Unternehmen erfolgreich zu sein. 14 Es reicht jedoch nicht aus, nur die Mitarbeiter zu motivieren, sondern es muss dafür Sorge getragen werden, dass die Mitarbeiter, aber auch die Führungskräfte das Ideenmanagement als Philosophie anerkennen. Besonders wichtig ist dies bei den Führungskräften, denn nur wenn diese eine positive Einstellung zum Ideenmanagement haben, erfolgt auch eine positive Annahme bei den Mitarbeitern. Des Weiteren ist es wichtig, für ein erfolgreiches Ideenmanagement, die richtige Aufbau- und Ablauforganisation zu finden. In der Aufbauorganisation muss geregelt werden, wer die Kompetenzen erhält, die Ideen zu bewerten, zu begutachten und natürlich auch, wer entscheidet, Vorschläge im Unternehmen umzusetzen. Die Bedeutung der Aufbauorganisation findet sich in der Ablauforganisation wieder. In der Organisation des Ablaufes ist ganz genau festgelegt, wie eine Idee eingereicht werden muss, vom einreichen über die Registrierung bis hin zur Entscheidung. 15 Als Beispiel hierzu befindet sich im Anhang die Richtlinie der Kreisverwaltung Unna. Die Aufbau- und die Ablauforganisation muss für ein optimales Ergebnis für jedes Unternehmen individuell bestimmt werden. Dadurch ist es möglich, die Software die eingesetzt werden soll, individuell an die speziellen Anforderungen anzupassen vgl. Dr. Rexroth, Günter: Ideenmanagement für mittelständische Unternehmen, , S.1 15 vgl. Urban, Christine: Das Vorschlagswesen und seine Weiterentwicklung zum europäischen KAIZEN, Konstanz 1993, S.35 ff. 16 vgl. Bruns Iris:

14 Wichtige Punkte zur Einführung Möchte man das Ideenmanagement erfolgreich im Unternehmen einführen, so müssen also einige Punkte Beachtung finden. Das Ideenmanagement ist Sache des Chefs Nur wenn der Unternehmer sich selbst voll mit dem System identifiziert, kann man die Mitarbeiter dafür begeistern, dass eine permanente Verbesserung im Unternehmen einen verbesserten Wettbewerbsvorteil bringt, genauso wie jedem Angestellten klar gemacht werden muss, dass das Unternehmen von ihnen und ihren Vorschlägen abhängig ist, um erfolgreich zu sein. Die Analyse der Ist-Situation Hier erfolgt eine Beschreibung, wie momentan mit der Mitarbeiterinitiative umgegangen wird bzw. was für einen Stand das bis jetzt verwendete Vorschlagwesen hat. Durch diese Analyse findet man die bis jetzt noch ungenutzten Möglichkeiten. Für die Analyse eignet es sich eine Checkliste, anzufertigen, in der abgefragt wird, wie das Unternehmen bzw. die Führungskräfte mit den Mitarbeiterideen umgehen oder auch, ob die Mitarbeiter bereit sind Ideen bereit zu stellen. Die Führungskräfte und der Betriebsrat sind mit einzubeziehen Sie benötigt man, um unmissverständlich zu signalisieren, dass die Ideenvorschläge zur Arbeitsablaufverbesserung als ernstes Ziel zu nehmen sind. Die Formulierung der Richtlinien Hier werden die genauen Regeln für die Gestaltung des Ideenmanagements in Form einer Betriebsvereinbarung niedergelegt. Das Benennen des Beauftragten Er ist zuständig für alle praktischen Arbeiten, die in Verbindung mit dem Ideenmanagement anfallen. Diese Arbeiten beinhalten z.b. die Information und

15 15 die Motivation zur Teilnahme am Ideenmanagement, Beratung und Hilfestellung bei der Formulierung sowie auch die Annahme von Verbesserungsvorschlägen. Er trägt die Verantwortung für die Durchführung der Richtlinien. Die Information der Mitarbeiter und der Start des Ideenmanagements Nur wenn man seine Mitarbeiter rechtzeitig über das Vorhaben informiert und mit einbezieht, kann man das Ideenmanagement erfolgreich nutzen. Um die bestmögliche Akzeptanz zu erreichen, sollten auch schon während der Einrichtung die Vorschläge der informierten Mitarbeiter berücksichtigt werden, da sie die Menschen sind, die später mit dem System arbeiten müssen und ihnen darum schon frühzeitig Problemstellen auffallen. Die Mitarbeiter, die fast von Anfang an an der Realisierung beteiligt sind, dienen später dem Unternehmen als Multiplikatoren. Dadurch können sie die Kollegen vom Ideenmanagement überzeugen und zum Mitmachen animieren. 17 Zusätzlich gibt es noch einen wichtigen Punkt, um das Ideenmanagement erfolgreich im Unternehmen zu etablieren. Dies ist die Werbung. Nur wenn im Unternehmen durch Aktivwerbung (z.b. Informationsgespräch) und Plakatierung geworben wird, werden die Mitarbeiter hierauf aufmerksam und beginnen sich hierfür zu interessieren. 18 Es ist natürlich unverkennbar, dass das gute und professionelle Ideenmanagement alleine keine Garantie dafür ist, dass das Unternehmen erfolgreich ist. Jedoch ist es ein wichtiger Baustein hierfür vgl. Dr. Rexroth: a.a.o , S. 20 ff. 18 vgl. Fiedler-Winter, Rosemarie: Ideenmanagement Mitarbeitervorschläge als Schlüssel zum Erfolg Landsberg/Lech 2001, S.30 f. 19 vgl. Frey, Dieter; Schulz-Hardt, Stefan a.a.o., S.15

16 Zielsetzung des Ideenmanagements Das Ideenmanagement verfolgt die Erreichung von Zielen und Verbesserung im Unternehmen, welche in unterschiedliche Kategorien eingeteilt werden müssen. Diese sind die ökonomischen, mitarbeiterbezogenen und die indirekten sonstigen Ziele. Die ökonomischen Ziele sind in der Regel die klassische Zielsetzung in einem Unternehmen, und sie sind auch leicht messbar. Hier kann die Wirtschaftlichkeit durch Produktivitätssteigerung und Kostensenkung genannt werden, aber auch durch die Verminderung von Ausschussproduktion und Fehlern. Durch die Ausschusseinsparungen folgt eine Einsparung von Materialien, Arbeitszeit und Betriebsstoffen, welche die Wirtschaftlichkeit steigern. Genauso sind die Instandhaltungskosten wesentlich geringer als Kosten für dringend notwendige Reparaturen, sparen also pures Geld. Bei den mitarbeiterbezogenen Zielen handelt es sich vornehmlich um Ziele, die sich auf die Entwicklung der Mitarbeiter beziehen. Diese sind schwer messbar im Vergleich zu den ökonomischen Zielen. Jedoch muss man anmerken, dass die mitarbeiterbezogenen Ziele meist Ziele des Unternehmens für seine Mitarbeiter sind. Zu den wichtigsten Zielen gehören: Alle Mitarbeiter ins Unternehmensgeschehen einweihen und daran teilhaben lassen durch verantwortliches Handeln und Mitdenken. Möglichst eine sehr gute Zusammenarbeit zwischen allen Angestellten im Unternehmen, Förderung der Selbstständigkeit und Eigenverantwortung bei jedem Einzelnen. Dadurch kann jedem die Möglichkeit gegeben werden, sich selbst zu entfalten und damit produktiv für das Unternehmen zu arbeiten. Indirekte sonstige Ziele können z.b. kleine andauernde Verbesserungsschritte, Aufbau eines guten Unternehmensimages sowie, um mit dem technischen Fortschritt mithalten zu können, die Erhöhung der Innovationsfähigkeit sein. 20 Um diese Ziele zu erreichen, muss offen im Unternehmen kommuniziert werden, was für Vorteile das Ideenmanagement zur Zielerreichung bringt. 20 vgl. Anić Denis: Ideenmanagement, Baden-Baden 2001, S. 55 ff.

17 17 Demnach können mit der Einführung eines Ideenmanagements besonders die Effizienz gesteigert und dadurch der Workflow sowie dessen Management verbessert werden, wodurch sich natürlich auch die Wettbewerbsvorteile verbessern. Des Weitern kann die Teamarbeit durch das Ideenmanagement effektive Unterstützung finden. Dadurch entsteht unter den Mitarbeitern eine wesentliche Verbesserung der Kommunikation, wodurch es möglich ist, die Motivation und Einbindung von allen Mitarbeitern zu verbessern vgl.bruns, Iris : , S.2

18 Verschiedene Aspekte des Ideenmanagements Im Laufe der Zeit haben sich verschiedene Instrumente für die Durchführung des Ideenmanagements entwickelt. Hier nun eine Vorstellung der verschiedenen Varianten: Das traditionelle betriebliche Vorschlagswesen (BVW) Es wird benötigt, um Anregungen zu schaffen, Ideen abzugeben, diese zu bewerten und auf ihre Sinnhaltigkeit und Durchführungsfähigkeit zu testen sowie auch die Realisierung und Honorierung von Ideen zu beaufsichtigen. Heutzutage liegt meist eine softwareunterstützte Variante des BVW vor. Es gibt aber immer noch die Version des rein papiergestützten BVW. 22 Abb.2.1 Organisationsstruktur des BVW (entnommen aus Ridolfo a.a.o., S.27) 22 vgl. Anić: a.a.o., S. 36

19 19 Es zeigt eine spontane Findung von Ideen, welche zentral oder dezentral bearbeitet werden. 23 Liegt eine zentrales Ideenmanagement vor, gibt es nur wenige Personen, die sich um die Bearbeitung der Ideen kümmern müssen. Dadurch benötigt man auch eine geringere Anzahl an Zugriffskennungen. Bei einem dezentralen Ideenmanagement ergibt sich der Vorteil, dass der Vorgesetzte und der Mitarbeiter eine verstärkte Kommunikation untereinander haben. Ist ein dezentraler Zugang geplant, kann man dies sehr gut durch ein Mitarbeiterportal realisieren, wo es allen ermöglicht wird, Vorschläge abzugeben und den weiteren Verlauf der Ideen zu verfolgen. 24 Für ein BVW, das funktionieren soll, ist es wichtig, dass es eine strukturierte Aufbauorganisation besitzt. Hierzu gehören: der BVW-Beauftragte, der Fachgutachter, die Bewertungskommission, die Berufungsstelle, der Betriebsrat sowie einen Einreicher. Der BVW-Beauftragte ist für das Gelingen besonders wertvoll, er ist zuständig für die Bearbeitung aller Aufgaben, die zu der Führung des BVW gehören. Er ist entweder haupt- oder nebenamtlich tätig und wird von der Unternehmensleitung ernannt. Das Problem hierbei ist jedoch, dass manche Kollegen nicht glauben können, dass ihr Kollege das BVW mit Herz führt, wenn er dies zusätzlich neben seiner normalen Arbeit betreut. Gelöst werden kann diese Aufgabe mit großer Sorgfalt und nur, wenn dem BVW-Beauftragten von Anfang an genau erklärt wird, wie wichtig seine Arbeit auch in Bezug auf die Motivation der anderen Mitarbeiter ist, um möglichst viele gute Verbesserungsvorschläge zu erhalten. Zu den Hauptaufgaben eines BVW-Beauftragten gehören deshalb: 23 vgl. vom vgl. vorschlagswesen_funktion.htm

20 20 Motivation und Information aller, die am BVW teilnehmen Hilfestellung und Annahme der Verbesserungsvorschläge Vorschläge für die Mitarbeiter bei der Unternehmensleitung vertreten sowie sich um Einsprüche der Mitarbeiter zu kümmern Die Beurteilung und Prämierung der Verbesserungsvorschläge koordinieren Sorge tragen, dass die Richtlinien eingehalten werden Die BVW-Kommission zu leiten Fast ebenso wichtig ist der Fachgutachter, der vom BVW-Beauftragen bestimmt wird. Er hat die Aufgabe alle Verbesserungsvorschläge zu überprüfen, ob sie verwendbar sind. Über das Ergebnis erstellt er ein Gutachten. Dies enthält Information zu möglichen Anwendbarkeiten, Verwendungszwecken, Einführungskosten und Bewertung des Vorschlags. Um Entscheidungen im BVW herbeiführen zu können, wird nun noch eine Bewertungskommission (durch die Unternehmensleitung zusammengestellt) benötigt. Hier entstehen aufgrund der Gutachten die Entscheidung über Annahmen bzw. Ablehnung eines Verbesserungsvorschlages sowie auch die Prämienberechnung in Art und Höhe. Die Berufungsstelle ist eingerichtet, um einem möglichen Wiederspruch gegen einen Entscheid nahzugehen. Um Betriebsvereinbarungen aufzusetzen, werden neben der Geschäftsleitung auch noch der Betriebsrat hinzugeholt, da der Betriebsrat das BVW mitträgt und für die Belange der Mitarbeiter zuständig ist. Zu guter Letzt fehlt noch der Einreicher, er ist die wichtigste Instanz, denn nur durch ihn kann das BVW überhaupt leben. Der Einreichungsweg stellt die Ablauforganisation im BVW dar. Dieser erfolgt erfahrungsgemäß über den Dienstweg. Meist gibt es für den Einreicher verschiedene Möglichkeiten, seinen Vorschlag abzugeben, z.b an den BVW- Beauftragen, den Betriebsrat, über den Dienstweg oder bei der

21 21 Bewertungskommission. Der Ablauf über den Entscheid, ob ein Vorschlag angenommen wird oder nicht, bleibt jedoch immer derselbe Total - Quality Management (TQM) Das Total Quality Management wird in der DIN EN ISO 8402 definiert. Dort heißt es Auf der Mitwirkung aller ihrer Mitglieder basierende Managementmethode einer Organisation, die Qualität in den Mittelpunkt stellt und durch Zufriedenstellung der Kunden auf langfristigen Geschäftserfolg sowie auf Nutzen für die Mitglieder der Organisation und für die Gesellschaft zielt. 26 Daraus kann man die Hauptziele des TQM ableiten. Hier sind zu nennen, die Qualität der Produkte und Prozesse die den Mittelpunkt darstellen, die langfristige Kundenbindung, der daraus entstehende Geschäftserfolg und der Nutzen, den die Mitarbeiter aus der Veränderung ziehen. Das TQM verfolgt verschiedene Teilstrategien. Hierzu gehören die: Führungskräfteentwicklung Mitarbeiterorientierung Kundenorientierung Lieferantenintegration Ziele setzen und verfolgen Andauernde Verbesserung Prozessorientierung Schlankes Management 27 Das Ideenmanagement und das TQM stehen durch die Teilstrategie ständige Verbesserung und Mitarbeiterorientierung in einer Beziehung. Gibt es ein dezentrales Ideenmanagement, das mit Erfolg genutzt wird, so hat man gleichzeitig auch einen Baustein im TQM, der erfolgreich ist. 25 vgl. Ridolfo a.a.o., S. 21 ff. 26 entnommen aus: Deutsches Institut für Betriebswirtschaft GmbH, a.a.o., S entnommen aus: Deutsches Institut für Betriebswirtschaft GmbH, a.a.o., S. 26 f.

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