Neugestaltung des Abrechnungs- und Beitragsnachweis-Assistenten

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1 Neugestaltung des Abrechnungs- und Beitragsnachweis-Assistenten Auf vielfachen Kundenwunsch wurde der Abrechnungs- und Beitragsnachweis- Assistent konzeptionell überarbeitet und hinsichtlich der Arbeitsabläufe vereinheitlicht. Welche Funktionen bietet der neue Assistent? 1 Einstieg Sie haben wie gewohnt drei Möglichkeiten, wie Sie bei der Erstellung Ihrer Abrechnungen und Beitragsnachweise vorgehen können. Beitragsnachweis erstellen mit vereinfachtem Schätzverfahren Das vereinfachte Schätzverfahren ist nur unter bestimmten Bedingungen möglich. Beachten Sie: Diese Option ist nur sichtbar, wenn Sie in den Firmenstammdaten auf der Seite Sozialversicherung das vereinfachte Schätzverfahren aktiviert haben. Lohndaten erfassen und Beitragsnachweise erstellen. Lohndaten erfassen und Berichte ausgeben Wenn Sie sich nicht für die Option des vereinfachten Schätzverfahrens entschieden haben, dann wird Ihnen Folgendes angezeigt: 1

2 Sie können jetzt Lohnarten auswählen, die Sie für die Erfassung von Zuschlägen oder Einmalzahlungen benötigen. Die ausgewählten Lohnarten stehen Ihnen dann bei allen Mitarbeitern im Abrechnungs- und Beitragsnachweis-Assistenten zur Verfügung. Wählen Sie die Option ˈFolgende Einmalzahlungen erfassenˈ und/ oder ˈFolgende Lohnarten zusätzlich anzeigenˈ. Klicken Sie auf die Schaltfläche ˈAuswählenˈ. Im Fenster ˈLohnarten auswählenˈ markieren Sie auf der linken Seite (Nicht ausgewählt) die gewünschten Lohnart (en). Klicken Sie auf ˈHinzufügen>>ˈ. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit ˈOKˈ. Lohnarten im Assistenten nicht mehr anzeigen? Markieren Sie die nicht mehr gewünschte Lohnart und klicken auf die Schaltfläche ˈ<<Entfernenˈ. 2

3 2 Voraussichtliche Bezüge Voraussichtliche Bezüge erfassen Auf dieser Seite erfassen Sie die voraussichtlichen Bezüge der Mitarbeiter. Diese Abrechnungsdaten sind Grundlage für die anschließende Erstellung der Beitragsnachweise. Hinweis: Wenn bei einem oder mehreren Mitarbeitern das Symbol bearbeiten Sie zuerst die Probleme im Lexware scout. vorhanden ist, Sortierung der Mitarbeiter: Wie gewohnt werden alle im Abrechnungsmonat beschäftigten Mitarbeiter angezeigt. Über die Option Abteilung können Sie die Liste der Mitarbeiter nach Abteilungen bzw. Gruppen filtern. Sie können die Mitarbeiter nach Personalnummer oder nach dem Namen aufund absteigend sortieren. Klicken Sie hier in die jeweilige Überschrift der Spalte. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit Gehaltsempfänger an das Listenende zu stellen. 3

4 Auswahl der Mitarbeiter und Erfassung der Be- und Abzüge: Wählen Sie die Mitarbeiter durch Mausklick oder die Schaltflächen ˈ<Vorherigerˈbzw. ˈNächster >ˈ aus. Auf der rechten Seite werden die erfassten Be- und Abzüge dargestellt. Wenn Sie auf der ersten Seite des Assistenten (Einstieg) weitere Lohnarten ausgewählt haben, werden diese Lohnarten zusätzlich aufgeführt. Auf diese Weise können Sie auch Einmalzahlungen und Zuschläge direkt im Assistenten bearbeiten. Kürzung bei Fehlzeiten oder Ein-/Austritt während des Monats Im Assistenten wird der ungekürzte Betrag ausgewiesen. Das Programm errechnet automatisch die Beiträge aus dem gekürzten Bezug. Erfassung von Abrechnungsdaten mit spezifischen Vertragsangaben Weil spezifische Vertragsangaben zu erfassen sind, können Sie Lohnarten der folgenden Rubriken nur in der Einzelabrechnung des jeweiligen Mitarbeiters bearbeiten: - VWL - Dienstwagen - Betriebliche Altersversorgung Wenn Sie Abrechnungsdaten dieser Lohnarten bearbeiten möchten, wechseln Sie über die Schaltfläche ˈLohnabrechnung bearbeitenˈ in die Einzelabrechnung des ausgewählten Mitarbeiters. 4

5 Zuschläge zum Arbeitslohn für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit bzw. betriebliche Altersvorsorge Unter folgenden Voraussetzungen werden Lohnarten farblich markiert und es erscheint das Fenster ˈNeu berechnenˈ: Zuschläge zum Arbeitslohn für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit wirken sich auf eine gebuchte Lohnart aus. Es sind Verträge zur betrieblichen Altersvorsorge vorhanden. Um in der Ansicht die errechneten Beträge sofort zu aktualisieren, klicken Sie auf den Link ˈNeu berechnenˈ. Andernfalls aktualisiert das Programm die Beträge mit der Schaltfläche ˈWeiterˈ oder bei Aufruf der Druckvorschau. Wenn Sie alle Abrechnungsdaten erfasst haben, klicken Sie auf ˈWeiterˈ. 5

6 3 Beitragsnachweise erstellen 1. Kontrolle: Bevor Sie die Beitragsnachweise erstellen, empfiehlt sich die Kontrolle der Beitragsnachweise und Beitragsabrechnungen. 2. Beitragsnachweise erstellen: Nachdem Sie die Beitragsnachweise erstellt haben, stehen die Meldungen für den dakota Versand zur Verfügung. Hinweis: Wenn Sie nach dem Erstellen der Beitragsnachweise die Abrechnungsdaten der Mitarbeiter ändern, werden die Beiträge im Folgemonat berücksichtigt (Restbeitragsschuld). 6

7 4 Berichte Firma / 5 Berichte Mitarbeiter Die ehemalige Seite Druckauswahl ist in der neuen Version auf die beiden Seiten Berichte Firma und Berichte Mitarbeiter aufgeteilt. Wählen Sie hier beim jeweiligen Bericht die gewünschte Anzahl. Die gewählten Einstellungen werden automatisch für den nächsten Aufruf gespeichert. Beachten Sie folgende Besonderheiten: Einige Berichte stehen nur dann zur Verfügung, wenn Sie die Meldungen per dakota bzw. ELSTER gesendet haben. Diese Bedingung erkennen Sie an dem Zusatz ˈübermitteltˈ. Der Zusatz ˈVorjahrˈ bedeutet, dass diese Berichte nur in den Abrechnungsmonaten Januar und Februar zur Verfügung stehen. z. B. ˈBerufsgenossenschaftsliste (Jahresbericht Vorjahr)ˈ Berichte mit dem Symbol können Sie nicht drucken. Es sind bei einem oder mehreren Mitarbeitern Probleme im Lexware scout vorhanden. Berichte mit dem Symbol können Sie drucken, wird jedoch nicht empfohlen, weil die Daten nicht vollständig sind. Möchten Sie an dieser Stelle keine Berichte drucken, wählen Sie die Option: ˈIch möchte keine Berichte drucken und diesen Assistenten schließenˈ. 7

8 6 Berichte ausgeben Auf der letzten Seite des Assistenten können Sie die Ausgabe der Berichte über den von Ihnen gewählten Drucker oder als PDF-Export starten. Für die Speicherung der PDF-Dateien stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Wählen Sie das gewünschte Zielverzeichnis für den PDF- Export. Wenn Sie die unten aufgeführte Option ˈExportverzeichnis öffnenˈ wählen, wird nach Fertigstellen des Assistenten direkt in das Zielverzeichnis gewechselt. Tipp: Möchten Sie die Beitragsnachweise per dakota übermitteln? Dann wählen Sie die Option: ˈIm Anschluss den Assistenten für das Versenden der Beitragsnachweise startenˈ. Den Abrechnungs- und Beitragsnachweis-Assistenten beenden Sie über die Schaltfläche ˈFertigstellenˈ. 8

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