Für Bauleistungen (Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück) sind

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1 Merkblatt zur Rechnungserstellung und Rechnungskorrektur (Stand: September 2016) I. Allgemeine Rechnungsanforderungen Für Bauleistungen (Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück) sind Bauunternehmen verpflichtet, spätestens sechs Monate nach deren Ausführung eine Rechnung zu erstellen. Der Leistungsempfänger als Unternehmer muss die Rechnung im Original erhalten, um seinen Vorsteuerabzug gegenüber dem Finanzamt geltend machen zu können. Der Leistungsempfänger kann den Anspruch auf Erteilung einer ordnungsgemäßen Rechnung notfalls gerichtlich durchsetzen. Die Rechnungen und alle dazu gehörenden Dokumente sind beim leistenden Unternehmen und Leistungsempfänger zehn Jahre lang aufzubewahren. 1 II. Pflichtangaben einer Rechnung Nur wenn eine Rechnung alle folgenden Angaben enthält, 2 berechtigt sie den Unternehmer als Adressaten der Rechnung zum Vorsteuerabzug gegenüber dem Finanzamt: 1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers. Die Identität des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers muss auf Grund der verwendeten Bezeichnungen und Anschriften eindeutig feststellbar sein. Grundsätzlich ist dies der Hauptsitz des Unternehmens. Bei Unternehmen, die über mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile verfügen, gilt jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift. Die Anschrift eines beauftragten Buchhaltungsbüros oder gar Briefkastenfirmen sind nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes nicht zulässig Die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. 1 Ist der Leistungsempfänger nicht unternehmerisch tätig, sind die Rechnungen zwei Jahre lang aufzubewahren. 2 Umsatzsteuergesetz, 14 Absatz 4. 3 Gerichtlich wird derzeit geklärt, ob eine Anschrift ausreichend ist, unter der ein Unternehmer zwar postalisch erreichbar ist, aber keine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt (siehe Bundesfinanzhof, Beschluss vom 6. April Aktenzeichen XI R 20/14)....

2 Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e.v. Seite Das Ausstellungsdatum. Beim Ausstellen einer Rechnung ist immer das aktuelle Datum zu verwenden. Ein Zurück- oder Vordatieren ist unzulässig. 4. Eine fortlaufende (Rechnungs-) Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird. 5. Eine Beschreibung der erbrachten Leistung, das heißt Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung. Grundsätzlich ist die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware zu verwenden; in der Bauwirtschaft hingegen die Beschreibung der erbrachten Bauleistung. 6. Den Zeitpunkt der erbrachten Leistung, das heißt der Lieferung oder sonstigen Leistung. Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung ist maßgeblich für den Voranmeldungszeitraum, in dem die Umsatzsteuer entsteht. Eine Zahlungsverweigerung durch den Auftraggeber hindert die Entstehung der Umsatzsteuer nicht, so dass Bauunternehmen für ihre Bauleistung häufig die Umsatzsteuer vorfinanzieren müssen. Beanstandet der Auftraggeber die Form der Rechnung, sind etwaige Formfehler umgehend zu korrigieren. Beanstandet der Auftraggeber die Höhe der Rechnung, sollten die Vertragspartner sich wenigstens auf die Bezahlung des unstreitigen Betrags als vorläufige Abschlagszahlung einigen und der Bauunternehmer eine entsprechende Abschlagsrechnung erstellen (siehe unten III.). 7. Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt für die erbrachte Leistung, das heißt die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (zum Beispiel Skonto), sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. 8. Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (derzeitiger Regelsteuersatz 19%). Im Fall der umgekehrten Steuerschuldnerschaft (siehe unten V.) unterbleibt der Ausweis des Steuersatzes und des Steuerbetrages Bei Bauleistungen an einen nichtunternehmerischen Leistungsempfänger den Hinweis, dass dieser die Rechnung mindestens zwei Jahre aufzubewahren hat Die Bezeichnung als Gutschrift und nicht als Rechnung, falls eine vom leistenden Unternehmen erbrachten Lieferung oder Leistung ausnahmsweise durch den Leistungsempfänger abgerechnet wird (siehe unten IV. Abrechnung per Gutschrift). III. Abschlagsrechnungen / Schlussrechnung Abschlagsrechnungen und die Schlussrechnung sollten aus Klarstellungsgründen als solche bezeichnet werden. Für beide Rechnungsarten gelten die oben dargestellten Grundsätze mit folgenden Besonderheiten: 4 Umsatzsteuergesetz, 14a Absatz 5 Satz 2. 5 Wird die Bauleistung an ein Unternehmen erbracht, so haben der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger ein Doppel der Rechnung zehn Jahre lang aufzubewahren (siehe Abschnitt 13b.14 Absatz 2 Satz 1 Umsatzsteueranwendungserlass).

3 Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e.v. Seite Abschlagszahlungen und Vorauszahlungen unterliegen der so genannten Ist-Versteuerung, das heißt die Umsatzsteuer entsteht im Voranmeldungszeitraum der Zahlung. Es kommt in diesem Zusammenhang nur auf die tatsächliche Zahlung und weder auf den Zeitpunkt der Leistungserbringung noch die Rechnungserteilung durch die Bauunternehmen an. Die Schlussrechnung ist erst auszustellen, wenn die bauliche Gesamtleistung ausgeführt ist. Das heißt, wenn dem Besteller die Verfügungsmacht an dem Bauwerk verschafft wird. Grundsätzlich geht dies mit Übergabe und Abnahme des Werkes einher. 6 Dabei entsteht die Umsatzsteuer regelmäßig mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Bauunternehmen die gesamte, vertraglich geschuldete Bauleistung (Werklieferung) bewirkt hat, soweit das Gesamtentgelt laut Schlussrechnung die Summe der Abschlagsrechnungen übersteigt. Auf den Zeitpunkt der Abnahme und / oder Rechnungserteilung kommt es nicht an. Die Schlussrechnung hat auf die einzelnen Abschlagszahlungen und deren Beträge zu verweisen; abgerechnet wird nur noch über den ausstehenden Restbetrag. IV. Abrechnung per Gutschrift Grundsätzlich ist das leistende Unternehmen zur Ausstellung der Rechnung verpflichtet. Etwas anderes gilt, wenn sich die Vertragspartner - wenigstens mündlich - darauf geeinigt haben, dass der Leistungsempfänger (hier also regelmäßig der Auftraggeber/Werkbesteller) zur Abrechnung verpflichtet ist (so genanntes Gutschriftverfahren). Voraussetzung für eine wirksame Gutschrift ist, dass sie dem leistenden Unternehmen (Bauunternehmen) übermittelt worden ist und dieses dem übermittelten Dokument nicht widerspricht. Eine Gutschrift muss aus Klarheitsgründen in dem Abrechnungsdokument eindeutig als solche bezeichnet werden. KEINE Gutschrift im steuerlichen Sinne ist die kaufmännische Gutschrift durch das leistende Unternehmen, die der nachträglichen Korrektur einer vom leistenden Unternehmen ausgestellten Rechnung dient. Um Verwechselungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, den Begriff der Gutschrift nur bei Abrechnungen durch den Leistungsempfänger (Auftraggeber) zu verwenden und notwendige Korrekturen durch das Bauunternehmen als Stornorechnung oder Korrekturrechnung zu bezeichnen. V. Umgekehrte Umsatzsteuerschuldnerschaft In allen Fällen umgekehrter Umsatzsteuerschuldnerschaft (das heißt bei Erbringung einer Bauleistung an andere Bauunternehmen) sind durch das leistende Bauunternehmen ausnahmsweise Nettorechnungen zu erstellen. In diesen Nettorechnungen ist ausdrücklich auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hinzuweisen. Folglich ist der Leistungsempfänger zum Abführen der Umsatzsteuer verpflichtet und grundsätzlich auch in gleicher Höhe zum Vorsteuerabzug gegenüber dem Finanzamt berechtigt. 6 Es sind jedoch auch Konstellationen denkbar, in denen der Besteller schon vor Übergabe und Abnahme die Verfügungsmacht an dem Bauwerk erhält, zum Beispiel durch tatsächliche Nutzung nach Bezugsfertigkeit.

4 Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e.v. Seite Eine Bauleistung muss sich unmittelbar auf die Substanz des Bauwerks auswirken, das heißt, es muss eine Substanzerweiterung, Substanzverbesserung, Substanzbeseitigung oder Substanzerhaltung bewirkt werden. Dies kann bereits der Fall sein, wenn zum Beispiel Baumaschinen samt Personal für unmittelbar substanzverändernde Leistungen überlassen werden. Der Begriff des Bauwerks ist weit auszulegen. Hierzu zählen neben Gebäuden zum Beispiel auch Straßen, Brunnen oder Kanäle. Um nachträgliche Korrekturen in diesem Zusammenhang zu vermeiden, lassen Sie sich als Bauleistender durch den Leistungsempfänger dessen Finanzamtsbescheinigung (Vordruckmuster USt 1 TG) vorlegen, welche den Leistungsempfänger als selbst Bauleistenden im Sinne von 13 b Umsatzsteuergesetz ausweist (Voraussetzung der umgekehrten Steuerschuldnerschaft). Die Bescheinigung ist längstens für drei Jahre gültig und kann nur mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder zurückgenommen werden. VI. Rechnungskorrekturen Rechnungskorrekturen müssen vom Aussteller der Rechnung vorgenommen werden, das heißt grundsätzlich vom Bauunternehmen. Die Umsatzsteuer entsteht in voller Höhe in dem Voranmeldungszeitraum, in dem das Bauunternehmen seine Leistung erbracht hat. Etwaige Einwände des Auftraggebers hindern die Entstehung der Umsatzsteuer in voller Höhe zunächst nicht. Erst wenn feststeht, dass der Auftraggeber die vollständige Zahlung endgültig und dauerhaft verweigert, kann die Steuerlast nach unten korrigiert werden. Dann liegt ein Fall der so genannten Uneinbringlichkeit vor. Behalten Auftraggeber vom Werklohn Sicherheiten für Mängelbeseitigung ein, mindert dies die Umsatzsteuerschuld der Bauunternehmen. Dies gilt jedoch nicht, wenn das Bauunternehmen zur Sicherheit Bürgschaften stellt und daher den vollen Werklohn ausbezahlt erhält. Zum Zeitpunkt der endgültigen und dauerhaften Leistungsverweigerung durch den Auftraggeber kann das Bauunternehmen eine reduzierte und damit korrigierte Rechnung ausstellen und die zunächst abgegebene Umsatzsteuer-Voranmeldung in gleicher Höhe berichtigen. Ändert sich der Werklohn nachträglich, zum Beispiel durch Minderungen, Rabatte, Preisanpassungen, ist dies durch eine geänderte Rechnung umsatzsteuerlich im Voranmeldungszeitraum der Änderung zu berücksichtigen. Die Korrektur der Rechnung wirkt nach bisheriger Rechtsprechung nicht zurück. Beispiel: Vereinbaren Bauunternehmen und Auftraggeber als Vergütung Euro für die Herstellung eines Gebäudes, entsteht die Umsatzsteuer (unabhängig von der tatsächlichen Zahlung) regelmäßig im Voranmeldungszeitraum der Übergabe und Abnahme des Gebäudes in Höhe von Euro. Reduziert sich die Vergütung nachträglich um Euro (etwa auf Grund von Mängeln), mindert sich die Umsatzsteuer im Voranmeldungszeitraum der Reduktion (zum Beispiel durch nachträgliche Preisanpassung in Folge der Mängel) um Euro. Eine Korrektur ist immer zwingend erforderlich, wenn die Rechnung nicht alle gesetzlich notwendigen Angaben enthält oder diese Angaben unzutreffend sind (siehe oben III. Pflichtangaben in einer Rechnung).

5 Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e.v. Seite Es muss jedoch keine komplett neue Rechnung ausgestellt werden. Es müssen nur die fehlenden oder falschen Angaben durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die betreffende Rechnung bezogen ist, berichtigt werden. Dies ist auch der Fall, wenn in diesem Dokument die fortlaufende Nummer der ursprünglichen Rechnung angegeben ist; eine neue Rechnungsnummer für dieses Dokument ist nicht erforderlich. Für das Korrekturdokument gelten dieselben formalen und inhaltlichen Anforderungen wie für Rechnungen. Aus Klarheitsgründen empfiehlt es sich bei Rechnungskorrekturen, zunächst die alte Rechnung in voller Höhe zu stornieren (Stornorechnung) und dann eine neue Rechnung mit dem Rechnungsdatum vom Tag der Erstellung der neuen Rechnung zu fertigen. Die Erstellung einer Vielzahl von (Korrektur-) Rechnungen über dieselbe Leistung sollte aus Klarheitsgründen unbedingt vermieden werden. Denn der Aussteller einer Rechnung schuldet die darin ausgewiesene Umsatzsteuer, unabhängig davon, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde oder nicht. Dahinter steht die Sorge der Finanzverwaltung, der Empfänger von Rechnungen könnte zu Unrecht Vorsteuer aus Rechnungen beanspruchen, welche keine konkrete Leistung betreffen. Solche Effekte können vermieden werden, wenn die alte Rechnung zunächst mit einer Stornorechnung beseitigt wird und dann eine saubere, neue ordnungsgemäße Rechnung erstellt wird. Ebenfalls sollte es vermieden werden, im Zusammenhang mit Rechnungskorrekturen zu niedrige Umsatzsteuern auszuweisen. Die Finanzverwaltung reagiert mitunter sehr restriktiv auf Fälle, in denen berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldungen nicht die Umsatzsteuer in zutreffender Höhe wiedergeben und erneut berichtigt werden müssen. Unter Umständen kann bei solchen Verfehlungen bereits ein Steuerstrafverfahren eingeleitet werden. Darüber hinaus schuldet das Unternehmen, wenn es eine Rechnung mit einem zu hohen Umsatzsteuerausweis ausgestellt hat, die fehlerhaft ausgewiesene Umsatzsteuer bis zur Rechnungskorrektur nach 14 c Umsatzsteuergesetz. Für weitere Fragen im Zusammenhang mit der Rechnungserstellung und Rechnungskorrektur steht Ihnen der Rechtsunterzeichner gern zur Verfügung. Die obige Darstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Maßgebend sind die einschlägigen Gesetze und Durchführungsvorschriften. * * * Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e.v. RA Martin Freitag Bereichsleiter Recht RA Henning Koewius Abteilungsleiter Steuern Bereich Recht Abteilung Steuern Kurfürstenstraße Berlin Telefon Telefax henning.koewius@bauindustrie.de

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