Dipl.-Hdl., Dipl.-Kfm. Werner Geers. Arbeiten mit. Word Bestellnummer: ISBN:

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1 Dipl.-Hdl., Dipl.-Kfm. Werner Geers Arbeiten mit Word 2007 Bestellnummer: ISBN:

2 2 Vorwort Vorwort Das vorliegende Textverarbeitungsbuch gliedert sich im Wesentlichen in drei Bereiche: Die für den Unterricht benötigten Möglichkeiten des Programms Microsoft Office Word 2007 werden umfassend behandelt. Neben der Eingabe und Korrektur von Texten werden Formatierungen, Nummerierungen, Tabulatoren, Tabellen, Rahmen und Schattierungen, Spalten, Bilder und Diagramme usw. genau beschrieben. Auch das Öffnen, Speichern und Drucken von Dokumenten wird dargestellt. Serienbriefe, Schnellbausteine (Textbausteine), Formulare mit Textfeldern, Dropdown-Feldern usw. als besondere Möglichkeiten der Nutzung eines Textverarbeitungsprogramms bilden einen weiteren Schwerpunkt der Arbeit mit dem Programm. Darüber hinaus werden Format- und Dokumentvorlagen für die fortgeschrittene Arbeit mit einem Textverarbeitungsprogramm erklärt. Dazu gehört auch, dass beschrieben wird, wie Inhalts-, Stichwort- und Abbildungsverzeichnisse automatisch erstellt werden können. Einzelne Inhalte, wie etwa Format- und Dokumentvorlagen, können im Unterricht auch später, etwa am Ende der Unterrichtszeit, bearbeitet werden. In den Übungsbeispielen werden oftmals Erklärungen zu den jeweiligen Inhalten, etwa zu den Formatierungen, Tabulatoren usw., gegeben. Der zweite Bereich des Buches stellt schwerpunktmäßig das normgerechte Schreiben von Briefen dar. Die Beispiele sind aus dem wirtschaftlichen Bereich, vornehmlich aus dem Bereich des Kaufvertrages, entnommen. Damit wird eine enge Verzahnung zu betriebswirtschaftlichen und sonstigen wirtschaftlichen Inhalten erreicht. Umfangreiche Übungen geben die Möglichkeit, das Erlernte zu vertiefen. Alle Texte, die zur Erarbeitung eines Sachverhaltes oder als Übungstexte eingegeben werden sollen, stehen auf einer Übungsdiskette zur Verfügung. Die Texte sind jeweils ohne und mit den gewünschten Formatierungen abgelegt. Daneben sind Briefe usw. auch als Dokumentvorlagen auf der Diskette abgespeichert. Durch das Laden der entsprechenden Dokumentvorlagen können also Briefe und andere Dokumente in den entsprechenden Vordrucken erstellt werden. Neueste Informationen, eventuelle Änderungen und Ergänzungen, die sich beispielsweise durch Updates des Programms ergeben, können Sie über das Internet unter der folgenden Adresse abrufen: Papenburg, Frühjahr 2008 Werner Geers

3 Inhaltsverzeichnis 3 1 Textverarbeitung mit Word - Erste Schritte Textverarbeitungsprogramm starten und beenden Eingaben und Korrekturen Wechsel zwischen Dokumenten Speicherung eines Dokuments unter verschiedenen Namen Öffnen von Textdokumenten Spezielle Möglichkeiten des Speicherns und Öffnens von Dateien Speicherung und Öffnen eines anderen Dateityps Hilfefunktion Grundeinstellungen Vorbemerkungen Register, Multifunktionsleiste, Gruppen und Schaltflächen Kontextmenü Smarttags Symbolleiste für den Schnellzugriff Ein- und Ausblenden von nicht druckbaren Zeichen Zoomfunktion Ansichtsoptionen wechseln Basis-Optionen in der Anwendung ändern Erfassung und Bearbeitung von Texten Erfassen eines Textes mit Sonderzeichen bzw. Symbolen Rechtschreibprüfung und Grammatik Thesaurus Übersetzen Suchen und Ersetzen Einfügen eines bedingten Trennstrichs Geschütztes Leerzeichen Verhinderung der Absatztrennung am Seitenende AutoKorrektur Initial Übungen Markieren, Löschen usw. von Texten und Textteilen Markieren (Auswählen) von Zeichen, Wörtern, Zeilen usw Vorbemerkungen Markieren mit der Maus Markieren mit der Tastatur Kopieren, Verschieben und Löschen von Texten Löschen von Textteilen Kopieren und Einfügen von Textteilen Einfügen in ein neues Dokument Ausschneiden und Einfügen Drag and Drop Rückgängig und Wiederherstellen Wiederholen Übungen... 46

4 4 Inhaltsverzeichnis 5 Formatierung Zeichenformatierung Schriftgröße, Schriftart, Schriftfarbe und Hintergrundfarbe Textformate Formatierung übertragen Automatische Silbentrennung Absatzformatierung Einfügen und Löschen von Absätzen Absatzausrichtung Absatzeinzug Absätze mit einfachem oder doppeltem Zeilenabstand Übungen Tabulatoren Standardtabstopps Setzen, Löschen usw. von Tabulatoren über das Lineal Setzen, Löschen usw. von Tabulatoren über das Fenster Tabstopps Umwandlung eines Textes mit Tabstopps in eine Tabelle Übungen Tabellen Anlegen einer Tabelle Auswählen, Formatieren usw. der gesamten Tabelle, Zeilen usw Ausrichtung einer Tabelle, einer Zeile usw Einfügen, Löschen, Ändern usw. von Zellen Zusammenführen und Teilen von Zellen und Tabellen Sortieren von Daten Berechnungen in einer Tabelle Umwandlung einer Tabelle in Text Übungen Nummerierungen und Aufzählungen Nummerierung Erstellung einer Nummerierung Änderung der Nummerierung Überspringen der Nummerierung Bearbeiten der Nummerierung Festlegen des Nummerierungswerts Aufzählungszeichen Übungen Rahmen und Schattierungen Rahmen und Schattierung in Texten Rahmen um eine Grafik Seitenrahmen und Rahmenlinie unten Wasserzeichen Übungen Spalten Texteingabe in Spalten Nachträgliche Darstellung eines Textes in Spalten

5 Inhaltsverzeichnis 5 11 Bilder und Diagramme Vorbemerkungen Einfügen und Anordnen einer Grafik Kopieren und Einfügen von Grafiken Übungen Dokumentformatierung Seitenausrichtung und Papiergröße Seitenränder Seitenumbruch Einfügen von Text in der Kopf- bzw. Fußzeile Einfügen von Seitenzahlen usw. in die Kopf- und Fußzeile Kopfzeile der ersten Seite Kopfzeilen von geraden und ungeraden Seiten Fußnoten und Endnoten Übungen Drucken Einrichten von Arbeitsblättern Vorbemerkungen Druckvorschau und Ausdruck Vorbereitung des Druckens Vorbemerkungen Kontrolle einer Tabelle in der Seitenansicht Drucken Ausgabe über den Drucker Ausgabe als PDF-Datei Übungen Serienbriefe Vorbemerkungen Hauptdokument Datenquellen Vorbemerkung Alternative 1: Datenquelle Access-Tabelle Alternative 2: Datenquelle Excel-Tabelle Alternative 3: Datenquelle Word-Tabelle Alternative 4: Erstellen einer neuen Liste in Word Einfügen der Seriendruckfelder in das Hauptdokument Anfrage Ausgeben des Serienbriefes Einfügen von Bedingungsfeldern Überspringen von Datensätzen Einfügen von Bedingungsfeldern alternativer Text Manuelle Auswahl bestimmter Datensätze Sortieren und Filtern der Datensätze Sortieren von Datensätzen Filtern von Datensätzen Bearbeiten der Datensätze Übungen

6 6 Inhaltsverzeichnis 15 Adressaufkleber, Umschläge und Etiketten Adressaufkleber Umschläge Etiketten Übungen Datenaustausch Vorbemerkungen Datenexport von Excel in Word Erstellung einer Excel-Tabelle mit Diagramm Übertragen einer EXCEL-Tabelle in die Textverarbeitung Word Übertragen eines Diagramms Verknüpfung von Daten Übungen Schnellbausteine - AutoText - Textbausteine Erklärung des Begriffs Erstellung einer Dokumentvorlage für die Textbausteine Eingeben von Schnellbausteinen Erstellen weiterer Schnellbausteine Erstellen eines Textes mit AutoText-Einträgen Ausdruck der Schnellbaustein-Einträge Löschen und Organisieren von Schnellbausteinen Übungen Formatvorlagen Vorbemerkungen Anwenden einer bestehenden Formatvorlage Erstellung einer neuen Formatvorlage - Bestehende Formatierung Löschen usw. einer Formatvorlage aus einem Dokument Ändern einer Formatvorlage Erstellung einer neuen Formatvorlage - Neue Formatierung Übungen Dokumentvorlagen Vorbemerkungen Erstellung einer Dokumentvorlage Erstellung eines Dokuments mithilfe einer neuen Dokumentvorlage Kopieren und Löschen von Formatvorlagen Erstellung eines Dokuments mit vorhandenen Formatvorlagen Übungen Dokumentenschutz Vorbemerkungen Schützen eines Dokumentes Schützen eines Teiles eines Dokumentes Schützen von Formularen Übungen

7 Inhaltsverzeichnis 7 21 Formulare mit Formularfeldern Vorbemerkungen Entwicklertools Arten von Formularfeldern Erstellen einer Tabelle Einfügen von Steuerelementen Textfelder Kontrollkästchen Dropdown-Felder Änderungen des Formularinhalts Einfügen eines Hilfetextes Weitere Formularfelder Abspeicherung des Formulars als Dokumentvorlage Übungen Makros Vorbemerkungen Makro zum Druck von Daten Aufzeichnung des Makros Ausführen eines Makros Erstellen von umfangreichen Dokumenten Gliederungen - Listen Vorbemerkungen Erstellen von Formatvorlagen zur Nutzung von Listen Einstellungen für die Nummerierung der Gliederung Erstellung eines Dokuments mit einer Gliederung Änderung der Gliederung Beschriftungen Index-Einträge Inhalts-, Stichwort- und Abbildungsverzeichnisse Vorbemerkungen Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Stichwortverzeichnis Übungen Elemente in Word-Dokumenten Vorbemerkungen Einfügen und Bearbeiten von ClipArts Einfügen eines ClipArts Arbeiten mit dem Clip Organizer Einfügen einer Grafik Bearbeiten von ClipArts und Grafiken in den Office-Programmen Bearbeiten einer Grafik mithilfe des Fensters Grafik formatieren Bestimmung einer transparenten Farbe WordArt-Objekte Einfügen von Objekten Einfügen eines bereits erstellten Objekts Einfügen eines zu erstellenden Objekts Einfügen einer Formel SmartArt-Objekte

8 8 Inhaltsverzeichnis 24.8 Organisationsdiagramme Organigramme Erstellung eines Organigramms Ändern eines Organigramms / Hinzufügen von Elementen Zeichnungsobjekte - Autoformen Einfügen von Zeichnungsobjekten Ändern der Hintergrundfarbe, Linienfarbe, Linienstärke und Linienart Hinzufügen eines Schattens in ein Word-Dokument Textfeld Übungen Briefe ohne Vordruck Vorbemerkungen Bewerbungsbrief Geschäftsbriefe Vorbemerkungen Vorgegebene Elemente eines Geschäftsbriefes Seiteneinstellung Briefkopf Bezugszeichenzeile Kommunikationszeile Informationsblock Geschäftsangaben Gestaltung eines Geschäftsbriefes Vorbemerkungen Anschriftfeld Betreff und Anrede Brieftext Teilbetreff Aufzählungen in Geschäftsbriefen Briefabschlüsse in Geschäftsbriefen Anlagen- und Verteilvermerk Mehrseitiger Geschäftsbrief Sonstige Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung Zahlengliederungen Kalenderdaten Zahlenaufstellungen Summen Rechenzeichen Größenangaben und Formeln Schriftzeichen für Wörter Übungen Briefe aus dem Geschäftsleben Erstellen eines Dokuments für die Eingabe eines Brieftextes Briefe aus dem kaufmännischen Bereich