myfactory.go! - Einkauf Tutorial: Wie nutze ich die Bestellvorschläge? Inhalt

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1 Tutorial: Wie nutze ich die Bestellvorschläge? Sie haben die Möglichkeit in der Version automatisierte Bestellvorschläge aufzurufen. Anhand der beim Artikel hinterlegten Dispositionsmethode, der Wiederbeschaffungszeiten und Meldebestände sowie der aktuellen Dispositionseinträge aus Einkauf und Verkauf, erhalten Sie die Bestellvorschläge aufgelistet. Inhalt Dispositionsauskunftsliste... 1 Bestellvorschläge Grundlagen... 1 Auflistung Dispositionsstatus... 2 Hier erzeugen Sie automatische Bestellvorschläge... 3 Dispositionsstapel bearbeiten / Bestellungen erstellen... 4 Dispositionsstapel drucken... 7 Erstellungsprotokoll... 7 Auswertungen... 8 Offene Bestellungen... 8 Schauen wir uns vorab einige Informationslisten an: Dispositionsauskunftsliste Über die Dispositionsauskunftsliste erhalten Sie eine Übersicht über alle Bewegungen der einzelnen Artikel mit den Datumsangaben, der Bewegungsart - Verkauf, Einkauf, der Menge und dem aktuellen Bestand. Durch Markieren der Checkbox Details werden zusätzlich zu jeder Position noch die betreffende Belegnummer, die Kunden-/Lieferantennummer sowie die Kurzbezeichnung des Kunden / Lieferanten angezeigt. Zur Einschränkung der Auswertung haben Sie die Möglichkeit einen Artikelbereich sowie eine Artikelgruppe anzugeben. Bestellvorschläge Grundlagen Ob Vorschläge erzeugt werden ist u.a. abhängig von der bei einem Artikel gewählten Dispositionsmethode. In diesem Beispiel hat der Artikel einen Meldebestand von 4 St. und eine Dispositionszeit von 10 Tagen 2011 myfactory International GmbH Seite1 von 8

2 Meldebestand und Disposition Ab einem Bestand im Lager von 4 Stück wird der Bestellvorschlag ausgelöst. Es wird der Bestand herangezogen der nach Verarbeiten eines Lieferscheins im Lager verbleibt. Melde + Auftragsbestand im Reiter Einkauf/Verkauf Zusätzlich zum tatsächlichen Lagerbestand wird der Bestand berücksichtigt, der durch Auftragsbestätigungen ermittelt wird. Verarbeitete Auftragsbestätigungen reservieren sozusagen die entsprechende Stückzahl im Lager und markieren sie als nicht verfügbar. Die Beschaffungszeit berücksichtigt die Laufzeit des Warenversands und bestimmt den Start des Bestellvorschlages. Auflistung Dispositionsstatus Rufen Sie im Artikelstamm über Info den Dispositionsstatus auf. Dieser Aufruf ist auch an anderen Stellen, z.b. im Beleg über das! neben der Artikelnummer erreichbar. Hier sehen Sie die offene Disposition eines Artikels. Es sind 40 St. und 100 St. als Auftragsbestätigung angelegt. Der neue Dispositionsbestand ist -9 St. Demnach sollte ein Bestellvorschlag von mind. 9 St. dieses Artikels erfolgen myfactory International GmbH Seite2 von 8

3 Hier erzeugen Sie automatische Bestellvorschläge Artikel Geben Sie hier keinen besonderen Artikel ein, dann werden alle Artikel überprüft. Disposition bis Geben Sie bitte ein Datum ein, bis zu dem Sie disponieren möchten. Karenzzeit Sie haben die Möglichkeit eine Karenzzeit (in Kalendertagen) anzugeben. Diese Zeit bestimmt, dass Artikel bereits vor dem eigentlichen Bedarf bestellt werden. Benötigen Sie z.b. am 10. Juni die Artikel, so können Sie mit einer Karenzzeit von fünf Tagen dafür sorgen, dass die Lieferung auf den 05.Juni terminiert wird. Zusammenfassen 2011 myfactory International GmbH Seite3 von 8

4 Sind durch Aufträge mehrere gleiche Artikel zu unterschiedlichen Zeitpunkten zu bestellen, können Sie bestimmen, ob für jeden Termin eine separate Bestellung (einzeln) durchgeführt werden soll, ob maximal eine Bestellung pro Woche gewünscht ist oder ob alle Artikel in einer einzigen Bestellung geordert werden sollen. Nun erhalten Sie den Dispositionsstapel zur weiteren Bearbeitung Dispositionsstapel bearbeiten / Bestellungen erstellen Dieses Programm bietet Ihnen eine Übersicht über alle Positionen innerhalb eines Dispositionsstapels. Wurde das Programm direkt von dem Programm Bestellvorschläge erstellen aufgerufen, so wird automatisch der dort erstellte Stapel angezeigt. Ansonsten haben Sie die Möglichkeit über die Schaltfläche! einen Stapel auszuwählen. Direkt unter dem Namen des Stapels, den Sie bearbeiten, wird eine Liste aller Bestellpositionen angezeigt, die der Generierungslauf zusammengestellt hat. Sie haben nun die Möglichkeit den Dispositionsstapel in Bestellungen zu wandeln myfactory International GmbH Seite4 von 8

5 Löschen einzelner Bestellpositionen Sie haben die Möglichkeit einzelne Bestellpositionen zu löschen, indem Sie auf das Löschsymbol hinter der betreffenden Zeile klicken. Ändern einzelner Bestellpositionen Zum Ändern einer Bestellposition markieren Sie bitte zunächst die betreffende Zeile. Die betreffenden Daten werden dann sofort in dem unteren Teil des Fensters in den entsprechenden Feldern angezeigt, und können dort von Ihnen geändert bzw. ergänzt werden. Preis aktualisieren Mit dieser Option können Sie die Preise pro Position aktualisieren lassen. Hierbei werden die aktuellen Lieferantenpreise aus den Stammdaten herangezogen. Dies kann dann der Fall sein, wenn sich in dem Zeitraum der zwischen Bestellvorschlagsgenerierung und der eigentlichen Bestellungen der Preis vom Lieferanten geändert hat. Durch Anklicken der Schaltfläche Artikel hinzufügen haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Bestellpositionen in dem Stapel anzulegen. Dazu werden die Felder im unteren Teil des Bildschirms gelöscht, und Sie können die notwendigen Daten erfassen: Artikel Durch Anklicken der Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit, den Artikel zu suchen. Termin Der Termin, zu dem Sie die Lieferung wünschen. Lieferant Nummer des Lieferanten, von dem Sie den Artikel beziehen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen Lieferanten zu suchen. Unter Optionen / Lieferantenvergleich haben Sie die Möglichkeit, die Preise einzelner Lieferanten zu vergleichen. Zu diesem Zweck sollten die Lieferanten beim Artikel hinterlegt sein. Menge Die entsprechende Bestellmenge. Menge Bedarf Die vom Programm Bestellvorschläge erstellen ermittelte Bedarfsmenge. Einzelpreis mit Währungsangabe Der Einzelpreis des Artikels zum ausgewählten Lieferanten. Wenn Sie unter <Stammdaten >Lieferanten>DATEN >Artikeldaten die entsprechenden artikelabhängigen Preise hinterlegt haben, so wird der Einzelpreis automatisch ausgegeben. Preiseinheit Gibt die Anzahl der zu verkaufenden Einheiten für den entsprechenden Betrag an. Kaufen Sie z.b. zwei T- Shirts im Set ein, so tragen Sie bitte eine 2 ein. Rabatt 2011 myfactory International GmbH Seite5 von 8

6 Der von dem Lieferanten gewährte Rabatt. Die Rabattdaten können in den Lieferantenstammdaten artikelabhängig hinterlegt werden. Von dort werden sie dann automatisch in dieses Eingabefeld übernommen. Gesamtpreis Aus den eben genannten Daten wird automatisch der Gesamtpreis ermittelt und ausgegeben. Bestellnummer Die Bestellnummer des Artikels bei dem oben eingetragenen Lieferanten. Bezeichnung / Bezeichnungszusatz wie beim Lieferanten unter Daten Artikeldaten hinterlegt. Die lieferantenabhängige Bezeichnung sowie ein Bezeichnungszusatz des angegebenen Artikels. Wiederbeschaffungszeit Entspricht der unter Stammdaten >Artikel angegebenen Beschaffungszeit in Tagen. Zusatztext Ein beliebiger Zusatztext. Um die geänderten Daten zu übernehmen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Speichern. Lieferantenvergleich Unter Optionen >Lieferantenvergleich haben Sie die Möglichkeit, die Angebote der einzelnen Lieferanten bezüglich eines Artikels zu vergleichen. Hierfür markieren Sie bitte zunächst die Position in der Bestellliste. Anschließend klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Optionen und wählen dort den Menüpunkt Lieferantenvergleich. Sie erhalten jetzt eine Liste aller Lieferanten, die diesen Artikel liefern. Dazu werden für jeden Lieferanten die Lieferbedingungen sowie der Preis angegeben. Der billigste Lieferant erscheint in Fettschrift. Durch Anklicken der Schaltfläche Übernehmen werden die gespeicherten Daten in die Bestell-Liste übernommen. Wollen Sie bei einem anderen Lieferanten bestellen, so markieren Sie bitte die betreffende Zeile und klicken dann auf Übernehmen. Um diese Daten dann auch in dem Stapel zu übernehmen, klicken Sie bitte anschließend auf die Schaltfläche Speichern. Positionsreferenzen Unter dem Reiter Referenzen können Sie sich zu dem markierten Artikel die Positionsreferenzen anzeigen lassen. Sie erkennen bei Bestellvorschlägen, die aus Auftragspositionen resultieren, welche Kundenaufträge zur Disposition geführt haben. Die weiteren Reiter sind ebenso mit Informationen zu diesem Artikel versehen myfactory International GmbH Seite6 von 8 Über die Schaltfläche Bestellungen erstellen werden nun die Bestellbelege generiert.

7 Hinweis: Bei Schließung des Stapels ohne vorheriges Löschen bzw. Bestellungen erstellen, bleibt der Stapel im Bearbeitungsstatus. Wollen Sie im Moment keine Bestellung erstellen, beenden Sie dieses Programm durch Löschen und Schließen. Die Vorschläge werden Ihnen später wieder ausgegeben. Wenn Sie nur Schließen, stellen Sie bitte vorher sicher, dass alle von Ihnen durchgeführten Änderungen durch Speichern in den Stapel übernommen wurden! Dispositionsstapel drucken Mit dieser Auswahl können Sie die Daten des Stapels ausgeben. Erstellungsprotokoll In diesem Protokoll erhalten Sie einen Überblick, welche Bestellungen für die einzelnen Lieferanten generiert wurden. Dabei werden für jede Bestellung das Datum, die Belegnummer, die Lieferantennummer, der Matchcode des Lieferanten, der Bruttobetrag sowie der Wert angegeben. Durch markieren der Checkbox mit Positionen werden darüber hinaus alle einzelnen Bestellpositionen aufgelistet mit Artikelnummer, Matchcode, Termin, Bestellmenge, Einzelpreis und Wert. Über das! und Bearbeiten gelangen Sie zum Bestellbeleg, den Sie hier ausdrucken, bzw. per Mail versenden können myfactory International GmbH Seite7 von 8

8 Auswertungen In diesem Bereich stehen Ihnen umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Offene Bestellungen Mit dieser Auswertung haben Sie die Möglichkeit, sich alle offenen Bestellungen ausgeben zu lassen. Wahlweise können Sie zusätzlich zu jeder Position die Mengeneinheit, die bestellte Menge, den Einzelpreis sowie den gewährten Rabatt ausgeben lassen. Geben Sie die gewünschten Einschränkungen ein. Ohne Einschränkungen werden Ihnen alle Belege angezeigt. Die Sortierung erfolgt wahlweise über Belegdatum, Belegnummer, Lieferantennummer oder dem Matchcode des Lieferanten myfactory International GmbH Seite8 von 8

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