Handbuch SUS E-Procurement Für Lieferanten August 2016

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2 Seite von 6 SAP SUS

3 Dokument (Version.0): Erstellt Geprüft Freigegeben Name Jens Preute Sebastian Marx Volker Hemmer Funktion Trainer Informationsmanagement und -technologie Einkauf Datum Unterschrift Änderungshistorie: Version Datum Bemerkung Seite von 6

4 SAP SUS - EINLEITUNG Prozessablauf für Lieferanten (Kurzübersicht) Browserauswahl System - Information Benutzer - Information... 5 ANMELDEN AM SYSTEM Startseite Administration (Eigene Daten) Rückwärts - Navigation... 9 BESTELLUNG BESTÄTIGEN BESTÄTIGUNG ANLEGEN (LEISTUNGSERFASSUNG) Schritt : Grunddaten pflegen Schritt : Positionsdaten pflegen ABMELDEN VOM SYSTEM... 6 Seite 4 von 6

5 SAP SUS - Einleitung Mit dem SAP Supplier Self Service (Lieferantenanbindung) im Folgenden kurz SUS genannt, stellt die Thyssengas GmbH eine browserbasierte Benutzeroberfläche für ihre Lieferanten zur Verfügung. Diese Lösung ist sowohl für die Beschaffung von Waren als auch für die Beschaffung von Dienstleistungen geeignet. Die im SUS angelegten Bestellungen dienen als Vorlage für sämtliche weiteren Belege. Somit ist stets der Bestellbezug des gesamten Vorganges garantiert, der Lieferant ist jederzeit in den Prozess integriert.. Prozessablauf für Lieferanten (Kurzübersicht) Das SUS bietet eine komplette Bestellabwicklung in elektronischer Form: Thyssengas sendet eine an den Lieferanten, dass eine Bestellung erfolgt ist. Der Lieferant meldet sich am SUS System an. Der Lieferant legt eine Auftragsbestätigung (Bestellannahme) an. Der Lieferant legt bei Dienstleistungen eine Leistungserfassung (Bestätigung) an. Thyssengas sendet eine Genehmigung dieser Bestätigung. Thyssengas legt bei Warenlieferungen einen Wareneingang (Bestätigung) an. Thyssengas schickt eine Gutschrift gemäß Zahlungsziel.. Browserauswahl Folgende Browser wurden für das SUS getestet: Internet Explorer: Die Darstellung ist am besten im Kompatibilätsmodus. Fügen Sie in ihrem Browser unter Extras die Website thyssengas.com ihrer Kompatibilitätsansicht hinzu. Firefox: Funktioniert ohne Probleme. Edge: Ungeeignet (keine Anzeige der Schaltflächen).. System - Information Das SAP SUS - System der Thyssengas GmbH ist unter folgender Adresse zu erreichen: Benutzer - Information Die Einkaufsabteilung der Thyssengas GmbH stellt Benutzer und Kennwörter für ihre Lieferanten bereit. Mehrere Benutzer pro Lieferant sind möglich und können angefordert werden. Ein Info-Schreiben sowie ein Benutzer-Formular werden diesbezüglich von Thyssengas verschickt. Seite 5 von 6

6 Anmelden am System 5 4 () Geben Sie im Browser ein und bestätigen mit ENTER. Fügen Sie diese Adresse ggfs. Ihren Favoriten hinzu. () Das System EP und der Mandant 00 sind vorbelegt und dürfen nicht geändert werden. () Geben Sie ihre Benutzerkennung und ihr Kennwort ein. (4) Bestätigen Sie ihre Eingaben mit der Schaltfläche. (5) Klicken Sie ggfs. auf um ein eigenes Kennwort zu vergeben. Seite 6 von 6

7 . Startseite Die Startseite stellt verschieden Navigationsmöglichkeiten bereit. Sie können jederzeit auf diese Seite zurückkehren, indem Sie auf () Startseite klicken. 4 5 Im Navigationsbereich (Rot umrandet) haben Sie 4 Auswahlmöglichkeiten: () Suchen: Hier können Sie Bestellungen oder Bestätigungen nach bestimmten Kriterien suchen (z.b. Zeitraum, Belegname, etc.). () Bestellungen: Hier lassen sich Bestellungen nach vordefinierten Kriterien anzeigen, ggfs. ändern und annehmen (z.b. Alle, Neu, Geändert, etc.). (4) Bestätigungen: Hier können Leistungserfassungen (Rückmeldung des Lieferanten bei Dienstleistungen) angezeigt und gepflegt werden. Es stehen vordefinierte Kriterien zur Verfügung (z.b. Alle, In Bearbeitung, Vollständig gemeldet, etc.). (5) Administration: Anzeige und Pflege der eigenen Daten. Im Arbeitsbereich der Startseite (Grün umrandet) stehen einige Anwendungen aus den vier Auswahlmöglichkeiten als Hyperlink zur Verfügung. Der Begriff Bestätigung hat im SUS mehrere Bedeutungen: - Bestellungen müssen bestätigt werden (Auftrags-/ Bestellannahme). - Die Leistungserfassung bei Dienstleistungen (z.b. Arbeitsstunden) heißt Bestätigung. - Ein Wareneingang muss von Thyssengas bestätigt werden. Seite 7 von 6

8 . Administration (Eigene Daten) () Klicken Sie im Navigationsbereich auf Eigene Daten um ihre Daten zur Anzeige zu bringen. () Klicken Sie auf die Schaltfläche um Daten zu ändern. Einige Felder werden dadurch eingabefrei: () Generelle Benutzerinformationen: Hier können Sie z.b. ihren Namen, -Adresse, etc. ändern. Felder mit einem Sternchen (*) sind Pflichtfelder. 6 7 (4) Kontaktinformationen: Pflegen Sie Telefon-/ Faxnummer, etc. (5) Einstellungen: Ändern Sie ggfs. die voreingestellten Formate. (6) Klicken Sie auf die Schaltfläche um geänderte Daten zu speichern. (7) Wurde nichts geändert, oder sollen Änderungen nicht gespeichert werden, können Sie den Bearbeitungsmodus mit beenden. 4 5 Seite 8 von 6

9 . Rückwärts - Navigation Im SUS - System gibt es keine Schaltflächen um einen Schritt Zurück zu gehen. () Das System protokolliert ihre Vorwärts-Schritte in Form von Hyperlinks. Klicken Sie auf den gewünschten Hyperlink um einen oder mehrere Schritte zurück zu gehen. oder () Wählen Sie aus dem Navigationsmenü eine andere Anwendung. Von Ihnen geänderte Daten gehen bei der Rückwarts - Navigation verloren, es gibt keine Sicherheitswarnungen. Nutzen Sie ggfs. die Schaltflächen oder zum Speichern ihrer Daten. Seite 9 von 6

10 Bestellung bestätigen Neue Bestellungen müssen vom Lieferanten bestätigt werden (Auftrags-/ Bestellannahme). 4 5 () Klicken Sie im Bereich Bestellungen auf Neu. () Die Überschrift ändert sich entsprechend ihrer Auswahl. () Klicken Sie auf den Zeilenkopf (Kästchen) um eine oder mehrere Zeilen zu markieren. Der Cursor wird dabei zu einer Hand. (4) Die Schaltflächen und werden dadurch aktiv. (5) Klicken Sie auf eine Bestellnummer um diese zur Anzeige zu bringen. Bei Bestellungen mit einem Gesamtwert 0,00 EUR hat der (Thyssengas-) Anforderer keinen festen Preis, sondern ein Limit vorgegeben. Seite 0 von 6

11 4 Beachten Sie ggfs. vom (Thyssengas-) Einkäufer mitgeteilte Nachrichten (z.b. Erbringungsort einer Dienstleistung, Bezug auf ein Angebot, etc.). () Klicken Sie auf eine Positionsnummer um hinterlegte Nachrichten anzeigen zu lassen. () Eine Nachricht wird hier angezeigt. () Navigation zur nächsten / vorigen Position und zur Positionsübersicht. (4) Zur Bestätigung klicken Sie auf die Schaltfläche. Seite von 6

12 5 4 () Achten Sie auf evtl. angezeigte Meldungen. Im Beispiel oben liegt das Benötigt am - Datum in der Vergangenheit. () Korrigieren Sie ggfs. das Bestätigt zum - Datum. () Klicken Sie auf um die jeweilige Position zu bestätigen. (4) Alternativ dazu steht die Schaltfläche zur Verfügung. In beiden Fällen ändern sich das Symbol und der Status: (5) Klicken Sie abschließend auf. Ein Ablehnen der Bestellung (z.b. bei einer Freitext-Bestellung ) ist nicht möglich. Bitte halten Sie in einem solchen Fall telefonische Rücksprache mit dem Einkauf der Thyssengas GmbH. Für alle Prozess-Beteiligten (Thyssengas, Lieferant) ist die Bestellnummer relevant. Die Belegnummer (z.b. 7 ) ist lediglich eine interne Thyssengas-Nummer. Hinweis: Bestell-Nr. 4 wurden direkt über SRM bestellt. Bestell-Nr. 4 über den Einkauf (z.b. bei einer Freitext-Bestellung). Seite von 6

13 4 Bestätigung anlegen (Leistungserfassung) Bei bestellten Dienstleistungen ist nach Abschluss der Arbeiten eine Bestätigung (Leistungserfassung) vom Lieferanten anzulegen. () Klicken Sie im Bereich Bestellungen auf Bestätigt. () Klicken Sie auf die gewünschte Bestellnummer um diese zur Anzeige zu bringen. () Klicken Sie auf die Schaltfläche. Seite von 6

14 4. Schritt : Grunddaten pflegen 4 () Geben Sie einen sprechenden Belegnamen ein. Beispiele: Projektbezeichnung, Ortsbezeichnung, Leistungsdatum rückwärts ( ), Maßnahmennummer, Leitungsnummer, Leitungsbezirk, Stationsbezirk, Systembezeichnung (bei IT), etc. () Füllen Sie die restlichen Felder. (4) Achten Sie auf das korrekte Enderfassungskennzeichen: Teilerfassung: Wenn bei einem Leistungszeitraum von z.b. Monaten jedoch eine monatliche Leistungsabrechnung erfolgen soll. Enderfassung: Wenn die Leistung komplett erbracht ist. Seite 4 von 6

15 4. Schritt : Positionsdaten pflegen () Geben Sie die Menge (je Position) ein. () Alternativ dazu können Sie das Kontrollkästchen markieren, dann auf die Schaltfläche klicken. () Geben Sie ggfs. zur Erläuterung von Sachverhalten einen Text ein und speichern diesen mit Schaltfläche. (4) Klicken Sie auf um Stundenzettel, Materialbelege, etc. hinzuzufügen. (5) Danach steht die Schaltfläche zur Verfügung. (6) Suchen Sie das gewünschte Dokument und machen darauf (zum Übernehmen) einen Doppelklick. (7) Klicken Sie auf die Schaltfläche. 6 (8) Schließen Sie den Vorgang mit Schaltfläche ab. Ein Zwischenspeichern ist mit der Schaltfläche möglich. 8 Seite 5 von 6

16 5 Abmelden vom System () Sichern Sie ihre Daten und verlassen Sie das System am Ende jeder Arbeitssitzung bitte mit Abmelden. () Schließen Sie den Browser mit Schaltfläche. Seite 6 von 6

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