Umsetzung SEPA-Überweisungen in SFirm Stand:

Transkript

1 Sparkasse Seite 1 von 5 Umsetzung SEPA-Überweisungen in SFirm Stand: Dieser Leitfaden soll Ihnen beim Umstieg vom alten inländischen DTAUS-Format auf das neue SEPA-Format helfen. Die einzelnen Punkte sind durch die jeweiligen Überschriften thematisch getrennt. 1. Liegt die aktuelle Version vor? Als erstes prüfen Sie, ob Sie die aktuelle Version 2.5 von SFirm einsetzen. Prüfen können Sie dies, indem Sie das gelbe Fragezeichen anklicken und anschließend die angezeigte Version prüfen. Hier muss 2.5 stehen, die Angaben in Klammern dahinter mindestens bei (4/4). Bei Versionen kleiner 2.5 über Menüpunkt Extra, Online Update das Update auf die Version 2.5 starten. 2. Umrechnung bereits hinterlegter inländischer Bankverbindungen SFirm prüft beim Start, ob in den Empfänger-/Kundendaten noch IBAN und BIC fehlen und schlägt eine automatische Berechnung vor. Dies wird Ihnen durch folgende Bildschirmmeldung auf dem Startbildschirm (SFirm Finanzstatus) angezeigt. Hier starten Sie durch Klick auf den blau hinterlegten Link hier die Umrechnung. Dieser Vorgang kann unter Umständen häufiger erforderlich werden, wenn im Laufe der Zeit noch weitere alte Kontodaten importiert werden. Anschließend können Sie diese Daten dann zur Erfassung von SEPA-Zahlungen verwenden. 3. Konvertierung von alten Zahlungsordnern ins SEPA-Format Um die bisher genutzte Ordnerstruktur nicht neu anlegen zu müssen, sollten Sie die Ordner in das SEPA-Format konvertieren. Wechseln Sie dazu in den Ordner, den Sie konvertieren möchten. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste (wie bei Neu anlegen einer Überweisung ). Aus dem sich dann öffnenden Menü wählen Sie den Punkt SEPA-Konvertierung aus.

2 Sparkasse Seite 2 von 5 Hier sind jetzt alle Zahlungen mit einem Kreuz und Status OK markiert, die konvertiert werden können. Der Name des neuen SEPA- Ordners wird üblicherweise identisch mit dem Namen des alten Ordners vorgeschlagen, könnte aber auch von Ihnen geändert werden. Die Frage, ob der alte Ordner erhalten bleiben soll, beantworten Sie sinnvollerweise mit Nein, damit Sie ihn später nicht manuell löschen müssen. Zum Abschluss bekommen Sie dann noch eine Meldung, wie viele Zahlungen erfolgreich konvertiert werden konnten. 4. Umrechnung Konto-Nummer in IBAN bei der Erfassung Wenn Sie bei neuen inländischen Empfängern nur die alten 10-stelligen Konto- Nummern und die Bankleitzahl haben, ist dies auch kein Problem. SFirm rechnet diese während der Erfassung in die neue IBAN und BIC um. Gehen Sie zum Erfassen einer Zahlung in den jeweiligen Zahlungs-Ordner und rufen dort die Erfassungsmaske auf. Im Feld IBAN geben Sie einfach die Konto-Nummer und im Feld SWIFT-BIC die alte BLZ ein. Sobald Sie jetzt die TAB-Taste betätigen oder das Feld SWIFT- BIC mit der Maus verlassen, bekommen sie die folgende (nächste Seite) Bildschirmeinblendung, die Sie über die erfolgte Umrechnung informiert. Über das Feld im blauen Kreis können Sie die Umrechnung ebenfalls einleiten, dieser Weg dauert allerdings etwas länger, so dass die erste Variante empfehlenswert ist.

3 Sparkasse Seite 3 von 5 Damit Sie diese Meldung nicht permanent mit OK quittieren müssen, sollten Sie den Haken im roten Kreis setzen und mit OK bestätigen. Somit wird Ihnen diese Meldung nicht bei jeder weiteren Erfassung angezeigt. 5. Import und Konvertierung von Zahlungsverkehrsdateien (DTAUS) Natürlich können Sie weiterhin Zahlungsverkehrsdateien im DTAUS-Format in SFirm importieren und durch die anschließende Bestandskonvertierung ins SEPA-Format umwandeln und versenden. Gehen Sie dazu in SFirm über den Menüpunkt Datei, DTA-Datei, DTA-Datei importieren. In dem jetzt geöffneten Fenster wählen Sie die DTAUS-Datei, die Sie importieren wollen. Nun sind folgende Einstellungen zu tätigen bzw. zu prüfen. Im oberen Bereich prüfen Sie, ob die richtige Ursprungsdatei ausgewählt wurde. Die Haken setzen Sie so, wie Sie auf dem nebenstehenden Bild gesetzt sind. Den Namen des Ordners (im Beispiel SEPA-Transfer) können Sie frei wählen. Wichtig ist nur, dass Sie sich den Namen merken, da Sie diesen Ordner im zweiten Schritt wieder ins SEPA-Format konvertieren müssen. Der erfolgreiche Import wird wieder durch diese Meldung konstatiert. Die nun folgende Frage nach dem Löschen der importierten Datei sollten Sie mit Ja beantworten. So verhindern Sie doppelte Dateien auf Ihrem System. Setzen Sie nun die Konvertierung der Daten ins SEPA-Format wie oben unter Konvertierung von alten Zahlungsordnern ins SEPA-Format fort. Nach erfolgreichem Versand löschen Sie den SEPA-Transfer-Ordner wieder, damit er beim Import der nächsten DTAUS-Datei wieder angelegt werden kann.

4 Sparkasse Seite 4 von 5 6. Batch-Booking (Sammlerauflösung) Mit der Einführung des SEPA-Formates gibt es auch eine Erweiterung bezüglich der Dokumentation der Sammlereinreichung im Kontoauszug. Bisher war es grundsätzlich so, dass die Buchung einer Zahlungsdatei in einer Summe dargestellt wurde. Der Text lautete Sammelüberweisung Datei-Nr. XXXXX oder Sammelüberweisung Online Datum, Uhrzeit, Anzahl. Sie können nun je Zahlungsvorgang entscheiden, ob Sie die Einreichung in einer Summe oder als einzelne Posten im Kontoauszug gebucht haben möchten. Bisher bestehende Sondervereinbarungen sind mit der Einführung von SEPA hinfällig geworden. Ab sofort entscheiden Sie also selbst, wie die Buchungen auf dem Konto aussehen. Im Rahmen der Zahlungsausgabe gelangen Sie zu diesem Bildschirm. Durch Setzen dieses Hakens bei Sammelbuchung wird der Auftrag in einer Summe gebucht, durch Entfernen werden die Aufträge dann einzeln auf dem Kontoauszug zu sehen sein. Diese Lösung bietet sich insbesondere dann an, wenn die Daten der normalen Rechnungsbegleichungen einzeln, die Lohnund Gehaltsüberweisungen aber in einer Summe gebucht werden sollen. Es wurden alle Vorkehrungen getroffen, damit Sie individuell beim Versand die für Sie beste Lösung wählen können. Es nicht bekannt, wie anderen Banken mit diesem Thema umgehen. Sie sollten bei diesen Banken nachfragen, bevor Sie die Funktion das erste Mal verwenden möchten. 7. Besondere Textschlüssel Um die Überweisung mit besonderen Textschlüsseln zu versehen, ist das Feld Art der Zahlung im unteren Bereich des Erfassungsvordruckes vorgesehen. Im Normalfall ist die Standardeinstellung <kein Code> korrekt. Nur bei Sonderformen wählen Sie den entsprechenden Code aus.

5 Sparkasse Seite 5 von 5 8. Telegrafische Überweisung DTE (gilt nur für EBICS-Kunden) Bisher konnten Sie im Rahmen des Versandes einer Zahlung im Feld DTE die taggleiche Ausführung einer Zahlung anstoßen. Im Rahmen der SEPA-Einführung gibt es für diese Art des Finanztransfers noch keine adäquate Lösung. Bis zum Einsatz einer solchen Lösung führen Sie DTE-Zahlungen also weiterhin über den altbekannten Weg innerhalb des Inlandszahlungsverkehrs aus. Lassen Sie zu diesem Zweck einen Universalzahlungsordner im alten Format bestehen, über den Sie solche eiligen Zahlungen ausführen können. Sobald es eine Lösung unter SEPA gibt, werden Sie informiert. 9. Taggleiche Europa-Überweisung (EUE) (gilt nur für EBICS-Kunden) Die bisherige Form der taggleichen Europa-Eilüberweisung (EUE) gibt es unter SEPA noch nicht. Hier nutzen Sie bei Bedarf ebenfalls das alte Verfahren weiter. Sobald es eine Lösung unter SEPA gibt, werden Sie informiert. 10. Sonderwerkzeuge Neben diesen Standardfunktionen in der SFirm Version 2.5 gibt es noch weitere Werkzeuge, um Ihnen den SEPA-Umstieg zu erleichtern. SEPA-Account-Konverter Für die massenweise Umrechnung von alten Bankverbindungen aus Ihrem eigenen Fibu-System wurde der Account-Konverter konzipiert. So können große Mengen alter Bankverbindungen quasi im Rahmen einer Stapelverarbeitung auf das neue System IBAN und BIC umgerechnet werden. SEPA-File-Konverter Für die Konvertierung größerer Mengen von alten DTAUS-Dateien in das neue SEPA- Format ist der File-Konverter konzipiert. Auch hier werden mehrere DTAUS-Dateien in automatisierten Abläufen ins SEPA-Format umgerechnet. SEPA-XML-Checker Der SEPA-XML-Checker hilft Ihnen, die von Ihnen selbst oder Ihrem Softwarehaus entwickelten SEPA-XML-Dateien auf korrekte Syntax und Struktur zu prüfen. In den bei Ihrer Sparkasse lizenzierten Enterprise-Versionen sind diese Werkzeuge bereits kostenfrei enthalten. Einzeln nachgekauft beläuft sich der Preis auf 150 je Werkzeug.