SEPA Einheitlicher Euro- Zahlungsverkehrsraum

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1 IKK-INFORMATIV SEPA Einheitlicher Euro- Zahlungsverkehrsraum WICHTIGE INFORMATIONEN AUF EINEN BLICK

2 Vorwort Bereits im Jahr 2000 legte die Europäische Union (EU) mit der Lissabon-Agenda den Grundstein für einen gemeinsamen europäischen Markt im bargeldlosen Zahlungsverkehr: SEPA Single Euro Payments Area (Einheit licher Euro-Zahlungsverkehrsraum). Dabei geht es in erster Linie darum, einheitliche und damit effizientere Verfahren sowie Standards für die Zahlungsabwicklung in Euro zu schaffen. Mit der Zahlungsdienste richtlinie und der sog. Preisverordnung sorgte die EU für einen gemeinsamen europäischen Rechtsrahmen. Allerdings gelang es der europäischen Kreditwirtschaft nicht, die angestrebte Ablösung zu erreichen, insbesondere wohl aufgrund der über Jahrzehnte entwickelten nationalen Altverfahren. Ohne das Festsetzen von Auslaufterminen für die nationalen Zahlverfahren kam der SEPA-Prozess nicht so recht von der Stelle. Nach der sog. SEPA-Verordnung, die im März 2012 in Kraft getreten ist, müssen die Überweisungs- und Lastschriftverfahren grundsätzlich vom 1. Februar 2014 an den neuen Anforderungen entsprechen. Seither besteht Planungssicherheit, aber auch die Notwendigkeit, sich dem Thema zu stellen. Auf den folgenden Seiten wollen wir einen Einblick in das SEPA-Verfahren gewähren und aufzeigen, was Sie insbesondere hinsichtlich der Zahlungen an die IKK gesund plus wissen sollten. Bei weiterführenden Fragen ist Ihre Hausbank der erste Ansprechpartner. Ihre IKK gesund plus PS: Bereits an dieser Stelle verweisen wir ergänzend auf die gemeinsame Internetseite von Bundesbank und Bundesfinanzministerium. Herausgeber: 1. Auflage Stand: 1. Oktober 2013 GK PRESTO Gesundheits-Kommunikation GmbH

3 Neue Nummern: IBAN und BIC Jeder Kontoinhaber in Deutschland und den anderen EU-Staaten, den EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Nor wegen sowie der Schweiz und Monaco egal, ob Privatperson oder Unternehmen ist von der SEPA-Umstellung betroffen. Es gilt, sich an neue Zeichen folgen zu gewöhnen: Die IBAN (International Bank Account Number, inter - na tionale Bankkontonummer) ist eine Kennziffer, die künftig alle nationalen Kontoangaben ersetzt. Sie ist je nach Land unterschiedlich lang, aber vom Grundsatz her immer gleich aufgebaut: Am Anfang steht das Länderkenn zeichen (zwei Buchstaben, für Deutschland DE ) und eine zweistellige Prüfziffer zur Vermeidung von Zahlendrehern. Im Anschluss daran gibt es einen nationalen Teil, der individuelle Kontodetails enthält. In Deutschland sind das die achtstellige Bank leitzahl und die zehnstellige Kontonummer. Der BIC (Business Identifier Code oder auch SWIFT-Code) ist die internationale Bankleitzahl eines Zahlungsdienstleisters und muss bei inländischen Überweisungen und Lastschriften voraussichtlich noch bis Februar 2014, bei grenzüberschreitenden Zahlungen noch bis Februar 2016 ange geben werden. Danach nicht mehr, denn auch ohne BIC sind die Kreditinstitute durch die IBAN identi fizierbar. Tipp: Für Unternehmen sollte eine der ersten Maßnahmen darin bestehen, die eigenen Vorlagen der Geschäftspost um IBAN (und BIC) zu ergänzen. Die Zeit drängt Nur noch bis Januar 2014 wird SEPA parallel zu den beste - henden nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren angeboten. Die Kreditinstitute dürfen vom 1. Februar 2014 an Überweisungen und Lastschriften ausschließlich im SEPA- Datenformat ausführen. Privatpersonen sollen dagegen noch bis Februar 2016 bei Inlandszahlungen Kontonummer und Bankleitzahl verwenden können, sofern der Zahlungsdienstleister diese in die IBAN übersetzt.

4 Wichtig: Der mit der SEPA-Einführung verbundene Zeitaufwand wird häufig unterschätzt. Je eher mit der Umstellung begonnen wird, desto besser lassen sich Fehlerquellen identifizieren und beseitigen. Spätestens vom Stichtag an drohen sonst Liquiditätsengpässe und Kosten durch eine fehlerhafte Zahlungsabwicklung. Die SEPA-Überweisung SEPA-Überweisungen (SEPA Credit Transfer) sind bereits seit 2008 möglich, hinsichtlich des innerdeutschen Zahlungs verkehrs war das bislang aber nur graue Theorie. Wie bereits erwähnt, ist ihre Nutzung ab Februar 2014 für Unternehmen verpflichtend. Es muss also sichergestellt sein, dass für Arbeitnehmer, Lieferanten, Kunden etc. die SEPA- Infor ma tionen in den Stammdaten enthalten sind. Tipp: Beim Verwendungszweck von SEPA-Überweisungen müssen Sie sich deutlich kürzer fassen, anstatt 378 Zeichen stehen künftig nur noch 140 zur Verfügung. Prüfen Sie also zeitnah Ihre Softwarelösungen! Das SEPA-Lastschriftverfahren Auch die gewohnte Einzugsermächtigung und das Abbuchungsauftragsverfahren haben ausgedient. Spätestens ab 1. Februar 2014 gibt es nur noch folgende zwei Lastschriftarten (Verwendungszweck ebenfalls nur 140 Zeichen): Die SEPA-Basislastschrift (Core Direct Debit) steht allen offen. Sie kann wie eine Einzugsermächtigung innerhalb von 8 Wochen nach Belastung zurückgegeben werden. Ohne SEPA-Lastschriftmandat (siehe nächste Seite) verlängert sich diese Frist auf 13 Monate. Die SEPA-Firmenlastschrift (Business to Business Direct Debit) besteht nur für Zahler, die nicht Verbraucher sind. Sie ähnelt dem bisherigen Abbuchungsverfahren, eine Rückgabemöglichkeit besteht hier nicht. Hinweis: Die IKK gesund plus nutzt in der Regel die SEPA-Basislastschrift.

5 SEPA-Lastschriftmandat Das Lastschriftmandat umfasst die Zustimmung des Zahlungspflichtigen (z. B. Kunden) zum Einzug durch den Empfänger und den Auftrag an die eigene Bank zur Einlösung der Zahlung. Mandate sind bei neuen Vertragsabschlüssen ab 1. Februar 2014 zu verwenden und aufzubewahren. Sie unterliegen strengen Formvorschriften: Die Ermächtigung muss in Papierform erfolgen und eigenhändig unterschrieben sein; Formulierungsmuster (mit Pflichtbestandteilen) stehen online zur Verfügung: Das Mandat muss eine eindeutige Weisung für die Bank enthalten, z. B.: Ich ermächtige XY, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Weitere Pflichtinhalte sind die vom Unternehmen erzeugte Mandatsreferenz (z. B. Kunden-/Vertrags nummer mit max. 35 Stellen) und die Gläubiger-Identifikationsnummer. Außerdem ist an zugeben, ob das Mandat für eine einmalige Zahlung erteilt wird oder für wiederkehrende. Wichtig: Ungenutzte SEPA-Lastschriftmandate verfallen 36 Monate nach dem letzten Lastschrifteinzug ohne gesonderten Widerruf. Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) Unternehmen benötigen eine Gläubiger-ID als kontounabhängige und eindeutige Kennung, die sie als Lastschrifteinreicher und Zahlungsempfänger zusätzlich identifiziert. Der Antrag ist bei der Deutschen Bundesbank zu stellen: Vorabankündigung (Pre-Notification) Lastschrifteinreicher müssen Belastungen mittels SEPA-Lastschrift mit Fälligkeitsdatum und Betrag rechtzeitig vorab ankündigen (mind. 14 Kalendertage, sofern keine andere Frist vereinbart wurde). Der Zahler ist bei wieder kehrenden Lastschriften nur vor der ersten unter Angabe der zukünftigen Fälligkeitstermine zu unterrichten.

6 Die Pre-Notification kann auch schon in den Vertrag aufgenommen werden, vertraglich darauf zu verzichten, ist hingegen un zulässig. Und in den Bestandsfällen? Vor dem 1. Februar 2014 erteilte Einzugsermäch ti gungen bleiben gültig und gelten als Zustimmung, die Lastschriften künftig im SEPA-Basislastschriftverfahren auszuführen. Vor dem ersten Einzug mittels SEPA-Lastschrift muss der Zahlungsempfänger den Kontoinhaber über den Wechsel des Einzugsverfahrens informieren und ihm gleichzeitig seine Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz sowie das konkrete Datum des Verfahrenswechsels mitteilen. Es ist grundsätzlich nicht nötig, für den Einzug von SEPA-Basis lastschriften neue Lastschriftmandate einzuholen. Ein Weiternutzen bereits bestehender Abbuchungsaufträge ist dagegen nicht möglich, d. h. Zahlungspflichtiger und -empfänger müssen sich entweder auf das Basis- oder das Firmenlastschriftverfahren verständigen. Was gilt hinsichtlich der IKK gesund plus? Auch die gegenüber der IKK gesund plus erteilten Einzugs ermächti gungen bleiben gültig und gelten als Zustimmung des Beitragsschuldners, die Lastschriften künftig im SEPA-Basislastschriftverfahren auszuführen. Hinsichtlich der Pre-Notification gilt: Der Arbeitgeber teilt die Höhe der abzubuchenden Beiträge per Beitrags - nach weisdatensatz mit und der Zeitpunkt der Beitragsfälligkeit ist gesetzlich vorgegeben. Insofern bedarf es keiner gesonderten Vorankündigung. Bei selbstzahlenden Mit gliedern (z. B. Selbstständige) erfolgt die Pre-Notification im Rahmen der Beitragsbescheide.