Magazin für Kunden und Interessenten

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1 Magazin für Kunden und Interessenten Experten für Spezialtiefbau und Wasserhaltung PST Grundbau GmbH und Brechtel Spezialtiefbau GmbH setzen auf Bau financials Hanseatische Familienunternehmen K.-H. Hoppe GmbH und Hoppe Tief- und Leitungsbau GmbH nutzen Bau für Windows Bau financials 7.0 es geht los Neuerungen / Ablauf der Einführung Übersichtlich und effektiv Wir stellen die NEVARIS-Kalkulation im Detail vor

2 Editorial Inhalt Anwenderberichte 3 Experten für Spezialtiefbau und Wasserhaltung Bau financials bei PST Grundbau GmbH und Brechtel Spezialtiefbau GmbH Liebe Leserinnen und Leser, Michael Homscheid (Vorsitzender) und Wolfgang Götz, Geschäftsführer der Nemetschek Bausoftware GmbH wie immer ist bei der Nemetschek Bausoftware GmbH einiges los. Wir befinden uns in der heißen Phase, kurz vor der Umstellung auf die hochmoderne Bau financials-version 7.0. Die harte Arbeit hat sich gelohnt wir freuen uns, Ihnen in diesem Heft viele nützliche Innovationen unseres neuen Bau financials vorstellen zu dürfen. Ein weiteres Highlight ist die Kalkulation unserer neuen Produktlinie NEVARIS. Wir möchten Sie einladen, die Produktentwicklung zu verfolgen und berichten deshalb regelmäßig über besondere Features, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag unterstützen werden. Als optimale Ergänzung zu den zahlreichen Neuerungen in Bau financials und NEVARIS präsentieren wir Ihnen auch Entwicklungen in der DocuWare-Version 6. Ein fester Bestandteil unseres Magazins sind Anwenderberichte. Wir bedanken uns diesmal bei der PST Grundbau GmbH aus Berlin sowie der K.-H. Hoppe GmbH aus Bleckede-Göddingen, die uns einen Einblick in ihren Softwareeinsatz gaben. Noch etwas in eigener Sache: Im Rahmen einer Kooperation mit der Mannheimer Hochschule der Wirtschaft für Management (HdWM) haben uns drei Studenten tatkräftig in Vertrieb und Marketing auch beim Magazin unterstützt. Ein herzliches Dankeschön gilt unserem fleißigen Praktikantenteam Ann-Kathrin Stritzel, Selina Heiner und Cansin Gül. Wir wünschen Ihnen einen sonnigen Sommer! Michael Homscheid und Wolfgang Götz 5 Hanseatische Familienunternehmen K.-H. Hoppe GmbH und Hoppe Tief- und Leitungsbau GmbH nutzen Bau für Windows Produktvorstellungen 7 Arbeiten mit öffentlichen Auftraggebern EFB-Blätter, Aufmaß, Gemeinkostenoptimierung, Nachtragsmanagement mit Bau für Windows kein Problem 8 Bau financials 7.0 es geht los! Neuerungen / Ablauf der Einführung 10 Dokumentenmanagement im Webbrowser Viel Neues in DocuWare-Version 6 12 Übersichtlich und effektiv Wir stellen die NEVARIS-Kalkulation vor Information 14 Cloud Computing für KMU noch kein Thema? Mannheimer Studenten befragten Baufirmen zum IT-Trend Veranstaltungen 15 NEVARIS-Infoveranstaltungen Ende Juli Einfach.Sicher.Praxisnah. Seit Jahrzehnten sind wir zuverlässiger Partner für das Baugewerbe. Wir entwickeln integrierte Lösungen für die Projektabwicklung und Unternehmensführung. Praxisgerecht und bedienerfreundlich. 2

3 Anwenderbericht Experten für Spezialtiefbau und Wasserhaltung Bau financials bei PST Grundbau GmbH und Brechtel Spezialtiefbau GmbH Zu den führenden Unternehmen im Spezialtiefbau zählt die Berliner PST Grundbau GmbH. Spezial ist bei der PST Grundbau jedoch nicht nur der Tiefbau, auch einige Anforderungen in Buchhaltung und Bautechnik sind besonders und dafür benötigt das Unternehmen natürlich auch eine Spezial -Firmensoftware. Die PST Grundbau hat die passende gefunden sie setzt auf Nemetscheks Bau financials. Hauptsächlich regional aktiv Im Unternehmensnamen spiegelt sich die Firmengeschichte wider, denn die Buchstaben PST stehen für die Vorgängergesellschaft Preussag Spezialtiefbau. Seit 2002 ist das Unternehmen jedoch eine Tochter der Celler Brunnenbau Holding GmbH. Die PST Grundbau erstellt Baugruben, führt Hangsicherungen durch, stabilisiert Bodenschichten, saniert Böden und baut Spundwände. Eine hundertprozentige Tochter des Unternehmens, die Brechtel Spezialtiefbau GmbH am selben Standort, führt Arbeiten in den Bereichen i Räumungsbohrungen im Bereich von im Krieg zerstörter Altbebauung gegenüber dem Pergamonmuseum in Berlin. Hier soll die tief ins Grundwasser reichende Baugrube für ein Geschäftshaus erstellt werden. PST Grundbau GmbH Die Berliner PST Grundbau GmbH und ihre Tochter Brechtel Spezialtiefbau GmbH führen u.a. Arbeiten in den Bereichen Baugrubenerstellung, Bodensanierung und Wasserhaltung durch. Gemeinsam erwirtschaften sie einen Umsatz von etwa 18 Mio Euro. Rückverankerung der Trägerbohlwände mit Verpressankern für eine Baugrube in der Nähe des Berliner Hauptbahnhofes. Wasserhaltung, Grundwasserabsenkung und -sanierung durch. Die zwei Unternehmen arbeiten eng zusammen und stehen unter der kaufmännischen Leitung von Geschäftsführer Dipl.-Kfm. (FH) Oliver Ostrzinski. Beide Firmen mit ihren zusammen rund 70 Mitarbeitern sind in erster Linie regional tätig und haben daher gerade im Berliner Großraum und im Osten Deutschlands viele Referenzen vorzuweisen. So hat die PST Grundbau in Arbeitsgemeinschaft eine Komplettbaugrube direkt gegenüber vom Pergamonmuseum erstellt und führt umfangreiche Arbeiten (u.a. eine umfassende Bodensanierung) in der Nähe des Berliner Hauptbahnhofes durch. Die Brechtel Spezialtiefbau GmbH übernimmt aktuell das Grundwassermanagement für die Verlängerung der Berliner Stadtautobahn A100. Einsatz der kaufmännisch-technischen Lösung Verbunden sind beide Firmen auch durch den gemeinsamen Einsatz der integrierten Bau financials-gesamtlösung mit Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Materialwirtschaft, Lohn, Kalkulation und Abrechnung. Von den Bau financials-stärken in diesen Bereichen ließ sich auch die Konzernmutter Celler Brunnenbau überzeugen und führte die Software ebenfalls ein. Daraus ergeben sich einige Vorteile, etwa für das konzerninterne Reporting. So werden in der Kostenrechnung monatliche, baustellenbezo- 3

4 Anwenderbericht gene Auswertungen (mit taggenauen Gerätekosten aus der Bau financials-geräteverwaltung) erstellt. Zusätzlich arbeiten Konzernmutter und -töchter mit denselben Einkaufsdaten, erläutert Oliver Ostrzinski. Auf diese Weise lassen sich bequem Lieferanten und Preise vergleichen. Für den Geschäftsführer zählt vor allem die Durchgängigkeit des Systems: Wir müssen keine Daten doppelt erfassen oder vorhalten. Alle Module passen zusammen und vieles kann man sich nach seinen Wünschen selbst anpassen oder anpassen lassen. Pfahlgründung im Bereich einer Straßenbahntrasse in Berlin unter gleichzeitigem Einsatz mehrerer Drehbohranlagen. Kalkulation mit unendlich vielen Variablen Eine der Anpassungen, die die PST Grundbau von Nemetschek in der Bautechnik programmieren ließ, erklärt Prokurist Dipl.-Ing. Kai Nicolai. Der Spezialtiefbau fordert in der Kalkulation zum Teil recht komplexe Berechnungen, z.b. um den Einheitspreis für eine Trägerbohlenwand als Berliner Verbau abrechenbar nach Quadratmeter Sichtfläche zu kalkulieren. Kai Nicolai konkretisiert die Anforderung: Grundsätzlich sind die Bestandteile eines Verbaus immer ähnlich, aber die Ankerlänge, der Ankerabstand, die Bohrungslänge für die Träger, das Stahlprofil, die Höhe des Verbaus, etc. variieren von Projekt zu Projekt und von Position zu Position. Und wir möchten natürlich nicht bei jedem Projekt die Kalkulationsansätze neu bilden, sondern eine einheitliche Stamm- Kalkulation hinterlegen und dann pro Kalkulation nur noch die Daten in den Variablen austauschen. Nicolai fügt an: Die seinerzeit in Bau financials vorgesehene Zahl von Variablen reichte uns nicht aus, um dies abzubilden. Nach einer Programmerweiterung gelingt das nun mit Bau financials einfach, schnell und zuverlässig. Auch die besonderen Anforderungen, die das Arbeiten mit öffentlichen Auftraggebern mit sich bringt, deckt Bau financials benutzerfreundlich ab. Das Erstellen und Ausdrucken von EFB-Blättern ist ebenso einfach wie das Erstellen der Urkalkulation. Verwaltung von Kontakten mit CRM-Modul ipunkt Eine wichtige Rolle spielt zudem das CRM-Modul ipunkt, das zur detaillierten Verwaltung von Projekten und Anfragen eingesetzt wird. Ostrzinski betont: Wir verwalten und verknüpfen damit umfangreiche Daten. Es geht uns nicht nur darum, laufende Projekte abzubilden. Vielmehr ziehen wir aus ipunkt bereits Erkenntnisse über eingehende Anfragen. Eine simple»projektverwaltung«in Form einer Tabelle genügt uns aber nicht. In ipunkt hingegen können die Mitarbeiter z.b. sofort nachschauen, ob man für potenzielle Auftraggeber schon einmal gearbeitet hat, oder die Qualitätsbewertung möglicher Nachunternehmer einsehen. Ebenfalls lässt sich über die Historieneinträge in ipunkt die Geschichte von Projekten nachverfolgen. Und nicht zuletzt kann mit Wiedervorlagen gearbeitet werden, durch die (in MS Outlook) daran erinnert wird, an einem bestimmten Termin eine festgelegte Arbeit auszuführen (z.b. das Nachfassen eines noch ausstehenden Angebots eines Nachunternehmers). Für die PST Grundbau und die Brechtel Spezialtiefbau ist Bau financials auf jeden Fall die ideale Lösung, unterstreicht Ostrzinski: In der Software sind die einzelnen Bereiche perfekt integriert. Außerdem benötigen wir ein System, das zu unserer Unternehmensgröße passt und nicht überproportioniert ist. Wir würden uns definitiv wieder für Bau financials entscheiden. In der Nähe der Spree gibt es oft nicht tragfähige Schichten. Daher müssen Gebäude auf Pfählen gegründet werden, hier nahe der Berliner Museumsinsel.(alle Bilder: PST Grundbau) 4

5 Anwenderbericht Hanseatische Familienunternehmen K.-H. Hoppe GmbH und Hoppe Tief- und Leitungsbau GmbH nutzen Bau für Windows Wenn im Hamburger Großraum zuverlässige Bauexperten benötigt werden, greift man gerne auf die K.-H. Hoppe GmbH und Hoppe Tief- und Leitungsbau GmbH zurück. Die aus Bleckede-Göddingen (nahe Lüneburg) und Hamburg stammenden Familienunternehmen sind seit fast 50 Jahren für hanseatische Gründlichkeit bekannt. Hanseatisch-gründlich entschieden sich die Unternehmen auch für die richtige Software Nemetscheks Bau für Windows gründete Karl-Heinz Hoppe ein Hochbauunternehmen in Bleckede-Göddingen. Die junge Firma des noch heute aktiven Seniorchefs erhielt bald darauf den Zuschlag eines namhaften Hamburger Energieunternehmens und führte im Rahmen dieses Auftrags auch erstmals umfangreiche Tiefbauarbeiten durch. Dies führte nicht nur zu einer bis heute dauernden Geschäftsbeziehung (nun als Folgeauftrag mit einem schwedischen Energieunternehmen), sondern Anfang der Siebziger auch zur Gründung einer Niederlassung in Hamburg für Tiefbauarbeiten. Seitdem ist Hoppe zusätzlich im Bereich Spezialtiefbau und Kabel-/Leitungsbau aktiv. Trennung der Firmenbereiche 2005 fand eine Umfirmierung statt; das Unternehmen wurde in die K.-H. Hoppe GmbH (für den Hochbau) und die Hamburger Hoppe Tief- und Leitungsbau GmbH (für Tief-, Kabel- und Leitungsbau) unterteilt. Die K.-H. Hoppe GmbH erstellt Neubauten und führt Umbaumaßnahmen oder Sanierungen durch, oft als Generalunternehmer von der Biogasanlage bis zum Architektenhaus, von der Einzelhandelsfiliale zum Altenheim reicht das Grundsteinlegung einer Seniorenpflegeeinrichtung in Bleckede schlüsselfertig von Hoppe gebaut. Arbeitsgebiet. Zum Aufgabenbereich der Hoppe Tief- und Leitungsbau GmbH zählen nicht nur Baustellen im Kabelleitungsbau, auch Erschließungs- und Gestaltungsmaßnahmen im öffentlichen und privaten Bereich werden kompetent und zuverlässig ausgeführt. Zusammen arbeiten für Hoppe mittlerweile etwa 150 Mitarbeiter, die je nach Bedarf auch unternehmensübergreifend eingesetzt werden. Wir sind dadurch in der Lage, unsere Mitarbeiter das ganze Jahr über zu beschäftigen, freut sich Geschäftsführer Frank Michael Hoppe, der Sohn des Firmengründers. In das Hochbauunternehmen integriert ist eine eigene Architekturabteilung. Unter der Leitung der Dipl.-Ing. Architektin und Prokuristin Solveig Gustafsen-Hoppe arbeitet ein hochmotiviertes Team mit der Nemetschek-CAD-Lösung Allplan an der Konzeption unterschiedlicher Hochbauvorhaben. Spezialisiert hat man sich insbesondere auch auf Seniorenwohnanlagen und auf die Sanierung denkmalgeschützter Objekte. Aktuell steht u.a. auch die Realisierung einer Whisky- Destillerie auf der Agenda. i Hoppe Bauunternehmen Sanierung eines denkmalgeschützten Patrizierhauses in der Lüneburger Altstadt. Im Großraum Hamburg tätig sind die K.-H. Hoppe GmbH und die Hoppe Tief- und Leitungsbau GmbH. Die beiden Familienunternehmen decken gemeinsam mit ihren 150 Mitarbeitern die Bereiche Hoch-, Tief-, Leitungsbau und Sanierung ab. 5

6 Anwenderbericht Baustellen im Augenblick stehen. Ich erfahre so, ob eine Baustelle wie geplant läuft oder ob wir Maßnahmen ergreifen müssen, um sie wieder auf Kurs zu bringen. Und es sind nicht wenige Projekte, die Bisping überblicken muss. Da im Tiefbau auch Entstörungen durchgeführt werden, kommen die beiden Unternehmen zusammen jährlich auf rund Baustellen. Rohbauarbeiten am Verwaltungsgebäude einer Hamburger Reederei. Übersicht mit dem Management-Informationssystem Unternehmensübergreifend verläuft der Einsatz von Bau für Windows. Die integrierte Gesamtlösung wird von beiden Unternehmen genutzt für Finanzbuchhaltung (zur Kontierung, Buchung und Rechnungsbearbeitung), Kostenrechnung, Angebotserstellung, Kalkulation und Abrechnung. Ein wichtiges Werkzeug zur Planung und Kontrolle ist für Hoppe das Bau für Windows-MIS (Management-Informationssystem) zur Darstellung wichtiger Kennzahlen. Es erlaubt den Zugriff auf Daten aus Kostenrechnung, Finanzbuchhaltung, Offenen Posten oder Planwerten und ist flexibel in Darstellung und Auswertung. Für Hoppes kaufmännischen Leiter Ludger Bisping ist das MIS unentbehrlich zur Errechnung von Deckungsbeiträgen sowie zur Analyse von Baustellen. Bisping bekommt damit jederzeit einen schnellen Überblick darüber, welche Baustellen bereits schlussgerechnet sind und welche noch laufen. Er kann einsehen, welche Abschlagsrechnungen bereits gestellt wurden und welche Kosten bislang aufgelaufen sind. Das Programm errechnet bei den fertigen Projekten die Deckungsbeiträge, aber auch noch laufende Projekte werden mit dem MIS abgebildet: Bei teilfertigen Baustellen bewerten die Bauleiter den Wert der teilfertigen Leistung. Bei diesem Verfahren wird der Wert der bisher erstellten Leistungen ins Verhältnis gesetzt zu den bisher aufgelaufenen Kosten, d.h. Personal-, Gerätekosten (auch Gerätemieten), Nachunternehmerleistungen, aufgewandte Arbeitszeit usw. Die Höhe der Deckungsbeiträge ist für Bisping zweifellos die entscheidende Kennzahl. Wichtig für den kaufmännischen Leiter ist es, sofort in der Übersicht zwischen Deckungsbeiträgen aus Eigenleistungen sowie aus Fremdleistungen unterscheiden zu können kein Problem für Bau für Windows unterstreicht Ludger Bisping und lobt das MIS: Damit weiß ich sofort, ob wieder eine Abschlagsrechnung geschrieben werden muss und sehe, wie die Nachunternehmerverwaltung und Kalkulation Bisping möchte die Deckungsbeiträge von Fremdleistungen einsehen, weil die beiden Hoppe-Firmen immer wieder Nachunternehmer einsetzen. Die Nachunternehmerbetreuung/Projektverwaltung wird bei Hoppe daher gemeinsam mit der Kalkulation verwendet. Wenn wir Angebote von Nachunternehmern bekommen, dann werden sie eingepflegt und erscheinen auch im Angebot, das wir weitergeben. Das gilt natürlich genauso für jede Position, die wir selber kalkuliert haben, erklärt Frank Michael Hoppe. Die Durchgängigkeit der Lösung zwischen Bautechnik und kaufmännischem Bereich wird z.b. beim Schreiben von Rechnungen ausgenutzt, die Abrechnung von mit der Bautechnik kalkulierten Leistungen erfolgt in der Buchhaltung. Die Rechnung und die Unterlagen, die als Anlage der Schlussrechnung beigefügt werden, werden mit Bau für Windows erstellt. Gute Zusammenarbeit mit Nemetschek Bausoftware Die Geschäftsbeziehung zwischen Hoppe und Nemetschek Bausoftware kann man als freundschaftlich bezeichnen. Frank Michael Hoppe bestätigt, dass Bau für Windows in seinen Unternehmen sehr geschätzt wird: Die Software wird bei uns nun schon sehr lange genutzt und ist bisher immer einwandfrei gelaufen. Bei allen Fragen steht uns die Support-Hotline mit Rat und Tat gerne zur Seite. In den beiden Hoppe-Unternehmen gehört Bau für Windows längst zum festen Inventar und das wird auch so bleiben, erklärt Bisping, denn: Bau für Windows ist für uns die ideale Software, weil sie für jedes Problem die passende Lösung bietet. Bauleiter der Hoppe Tief- und Leitungsbau GmbH. (alle Bilder: Hoppe) 6

7 Produktvorstellung Arbeiten mit öffentlichen Auftraggebern EFB-Blätter, Aufmaß, Gemeinkostenoptimierung, Nachtragsmanagement mit Bau für Windows kein Problem Jedes Bauunternehmen kennt sie die Tücken beim Arbeiten mit öffentlichen Auftraggebern. Bau für Windows ist die ideale Lösung, um die verschiedenen Vorschriften zu erfüllen, Daten auszutauschen, Aufmaße zu berechnen und Gemeinkosten zu optimieren. Die von Kommunen, Städten oder Gemeinden verlangten Formulare können mit Bau für Windows mit Hilfe weniger Mausklicks erstellt, angepasst und ausgedruckt werden. Vereinfachte Bearbeitung von Dokumenten Bau für Windows unterstützt den Datenaustausch nach GAEB und wurde dafür vom Bundesverband Bausoftware zertifiziert. Über die verschiedenen Datenarten (81, 83, 84, 85, 86 und 87 nach GAEB 90, 2000 und XML) tauscht die Software Leistungsverzeichnisse zwischen Bauherr und Bauunternehmen bzw. zwischen Bauunternehmen und Nachunternehmern aus. Das ist per Datenträger oder direkt per möglich. Aufmaßerstellung nach REB In den von öffentlichen Auftraggebern geforderten Formularen, wie EFB- bzw. KEV-Formblätter, müssen bestimmte Angaben (GK-Zuschläge, Mittellohn, Zusammensetzung der Positionen) enthalten sein. Diese können ganz einfach zusammengestellt, individuell bearbeitet und ausgedruckt werden. Hierfür bietet Bau für Windows folgende Ausdrucke: EFB 1a, EFB 2, Fremdleistungs-Positionen, Nachunternehmer-Leistungsumfang, etc. Mit unserer Lösung lässt sich außerdem die Urkalkulation optimieren. Für die Hinterlegung der Urkalkulation stimmt Bau für Windows die interne Kalkulation mit den Werten aus den EFB- Blättern ab. So entsteht die externe Kalkulation, eben die Urkalkulation. Bearbeitung von EFB-Blättern mit Bau für Windows. Den Überblick behalten Auch umfangreiches und unkompliziertes Nachtragsmanagement ist möglich. Bei der Erstellung von Nachtragsangeboten werden i.d.r. die Zuschläge, wie sie im EFB-Blatt ausgewiesen wurden, verwendet. Bau für Windows verwaltet die Stadien der Nachträge natürlich GAEB-konform. Den Nachweis nicht gedeckter Gemeinkosten bei Mengenabweichungen gemäß VOB/B 2.3 führen Sie mit unserer Softwarelösung ebenfalls spielend einfach. Bau für Windows ermittelt die gesamte Unterdeckung und berechnet die jeweiligen Einheitspreise auf Basis der Angaben in EFB 1 neu. Viele öffentliche Auftraggeber fordern ein Aufmaß nach REB , das mit Bau für Windows problemlos erstellt werden kann. Der Datenaustausch mit dem Auftraggeber erfolgt dann mit der sog. DA11/X31. Zusätzlich bieten wir ein Aufmaß in freier Schreibweise, das dem manuellen Aufmessen mit dem Aufmaßblock sehr nahe kommt. Wenn REB nicht gefordert wurde, ist das die komfortable Alternative. Diese beschriebenen Funktionalitäten sollen Ihre Arbeit mit öffentlichen Auftraggebern unterstützen. Bei Fragen steht Ihnen unser Vertriebsleiter Uwe Richter unter 0721/ bzw. jederzeit zur Verfügung. Autorinnen: Selina Heiner und Ann-Kathrin Stritzel, Praktikantinnen Marketing und Vertrieb Nemetschek Bausoftware GmbH 7

8 Produktvorstellung Bau financials 7.0 es geht los! Neuerungen / Ablauf der Einführung Das Warten hat bald ein Ende im September beginnen wir mit der Umstellung auf die Bau financials-version 7.0 bei unseren Bestandskunden. Mit dieser Version bekommen Bau financials-kunden eine innovative Software, die neben den gewohnten Funktionen viele nützliche Neuerungen enthält. Das hochmoderne, anwenderfreundliche Rollencenter haben wir in den beiden letzten Ausgaben unseres Magazin(s) im Detail vorgestellt.* Nun möchten wir noch mehr Eigenschaften von Bau financials 7.0 aufzeigen und Sie über die Einführungsphase informieren. Grafische Darstellung von Geschäftsprozessen Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, heißt es. Noch mehr als für Worte gilt das für umfangreiche Tabellen und Listen. Daher gehört zu den vielen Vorteilen des neuen Bau financials die Möglichkeit, wichtige Geschäftsprozesse mithilfe von Diagrammen grafisch aufzubereiten zu können. Ob Sie dafür vorgefertigte Diagramme verwenden oder eigene generieren möchten, können Sie entscheiden. Generische Diagramme sind schnell erstellt (siehe Bild). Sie müssen nur eine eindeutige ID vergeben, eine Datenquelle (Tabelle oder Abfrage) auswählen, Ihre Kennzahlen benennen und Einfache Erstellung eines generischen Diagramms. die gewünschten Dimensionen auswählen. So lassen sich beispielsweise aus einer Tabelle Bestellungen nach Status oder Währung bzw. Anlagen nach Standort in Diagrammform darstellen. Beispiele für auf Abfragen basierende Diagramme sind die Debitoren-Top-10, Banksalden oder Ist-Werte nach Herkunft. Refresh -Funktion in MS Excel. Einfache Integration von Microsoft-Lösungen Die Basis für Bau financials 7.0 ist die Microsoft-ERP-Lösung MS Dynamics NAV 2013 R2. Diese Plattform erlaubt die perfekte Integration zahlreicher Microsoft-Programme. Dazu zählen natürlich die Textverarbeitung MS Word sowie die Tabellenkalkulation MS Excel. Daten lassen sich bequem in die beiden Lösungen übertragen. Besonders nützlich ist das Excel-AddOn mit Refresh - Funktion: Wenn eine Liste aus Bau financials nach MS Excel übergeben und danach in Bau financials bearbeitet wurde, lässt sich mit einem Klick der Datensatz in der Exceltabelle aktualisieren. Auf MS Outlook und damit auf s, Termine / Kalendereinträge und Aufgaben haben Sie direkt in Ihrem Rollencenter Zugriff. Eine Integration besteht außerdem mit dem Notizsystem OneNote sowie mit der nützlichen Messaging-Software Lync für Nachrichtenversand und Videoanrufe Sie sehen, Bau financials ist nun multimedial. 8

9 Produktvorstellung Mobiler Zugriff per Web Client In der Regel dürften Anwender auf Bau financials im Büro mit dem so genannten Windows Client zugreifen. Fest installiert und speziell für jeden Benutzer eingerichtet (Rollencenter) ist Bau financials die ideale Unternehmenssoftware. Ablauf der Einführung von Bau financials 7.0 Wir werden Sie natürlich umfassend bei der Einführung von Bau financials 7.0 unterstützen. Das geschieht zunächst in Form eines Analyseworkshops, bei dem wir gemeinsam die Benutzerprofile (Rollen) festlegen sowie Ihre Objekte und Ihre Datenbank prüfen. Diese Leistung bieten wir Ihnen in Kürze an das Ganze wird vermutlich etwa drei Tage dauern. Da in Bau financials 7.0 vieles neu (und besser) ist, sind detaillierte Schulungen von Key- Usern nötig. Dort werden Berechtigungen festgelegt, die Anwendung erklärt und natürlich die Installation und Konfiguration vorgenommen. Diese Schulungen werden mithilfe einer Testdatenbank (einer Datenbankkopie) des Unternehmens stattfinden, d.h. Sie lernen das Programm sozusagen in Ihrer Realumgebung kennen. Die Schulungen selbst dauern voraussichtlich drei bis fünf Tage. Im September 2015 wird die Umstellung aller Bau financials-kunden auf die moderne Version 7.0 abgeschlossen sein. Wenn Sie Termine für Analyseworkshop und Schulungen absprechen möchten, wenden Sie sich bitte an Kerstin Meyer unter / bzw. Bau financials 7.0 weltweit mobil einsetzbar per Web Client auf Baustellen oder im Zug. (Bild: lightpoet Fotolia.com) In unserer schnelllebigen Welt ist es jedoch immer wieder nötig, wichtige Daten außerhalb des gewohnten Arbeitsplatzes einzusehen und dies erlaubt der neue Web Client. Mit ihm können z.b. Bauleiter auf Baustellen Bestellungen durchführen, Bestände prüfen, etc. Der Web Client ermöglicht über mobile Systeme den Zugriff auf Bau financials ohne eine aufwendige Programminstallation oder komplizierte Systemanpassungen auf dem jeweiligen Endgerät. Benötigt werden nur ein Web-Browser und eine Internetverbindung. Ganz einfach lassen sich dann Daten anzeigen und bei Bedarf ändern, egal ob ios, Android, Blackberry-OS oder Windows Phone genutzt wird. Der Web Client ist allerdings nicht als Ersatz, sondern als hilfreiche Ergänzung gedacht. Da die Darstellung auf allen gängigen Systemen gleich gut sein soll / ist, existiert eine Einheitsversion mit Rollencenter. Anpassungen im Windows Client werden auf den Web Client übertragen. Die oben beschriebene MS Office- Integration entfällt im Web Client ebenso wie der Zugriff auf lokale Ressourcen (Netzlaufwerke, Drucker). Die Light -Version ist jedoch ideal z.b. für Mitarbeiter, die außerhalb des Unternehmensnetzwerkes (etwa im Home Office oder Außendienst) auf Daten zugreifen müssen. * Sie möchten die Texte noch einmal lesen? Gerne schicken wir Ihnen die Hefte 1/2013 und 2/2013 auf Wunsch als pdf-datei zu. Schreiben Sie einfach eine an Martin Fricke: Wie groß die Vorfreude unserer Kunden auf Bau financials 7.0 ist, haben wir im Februar bei einer Reihe von Infoveranstaltungen gesehen. In Herne, Achim, Wals-Siezenheim, München und Wallisellen präsentierten wir unsere neue Lösung. Über 100 Mitarbeiter aus rund 60 Firmen nahmen teil, ließen sich die Software vorführen und bekamen detaillierte Antworten auf Fragen zum Zeitplan, zur Bedienung und zur neuen Oberfläche. Wir haben uns über den großen Zuspruch und die lobenden Worte sehr gefreut und danken allen, die gekommen sind. Teilnehmer der ersten Infoveranstaltung in Herne. 9

10 Produktvorstellung Dokumentenmanagement im Webbrowser Viel Neues in DocuWare-Version 6 Es gehört mittlerweile zum Büroalltag, dass ein Großteil der Kommunikation elektronisch abgewickelt wird. In Papierform eingehende Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Geschäftsbriefe können per Scanner erfasst und digitalisiert werden und stehen so im Dokumentenmanagement-System (DMS) in kürzester Zeit dort bereit, wo sie bearbeitet werden. Die Softwarelösungen von Nemetschek Bausoftware bieten zahlreiche Integrationen zur DMS-Lösung DocuWare. In DocuWare sind Dokumente dauerhaft unverändert archiviert und können im Anzeigeprogramm auf einer Zusatzebene mit Stempeln und Anmerkungen (Markierungen, Texten, Unterstreichungen) versehen werden. Die klassischen Windows Client-Anwendungen von DocuWare in der Version 5 sind bewährte Werkzeuge zur Dokumentablage und zur Arbeit mit archivierten Dokumenten. Um auf neue Anforderungen in sich wandelnden Systemumgebungen vorbereitet zu sein, hat die DocuWare Europe GmbH bislang parallel zu den traditionellen Clients DocuWare-Anwendungen auf Basis von Web-Technologien entwickelt. Vielseitiger DocuWare Web-Client Beginnend mit der Version 6 steht der DocuWare Web-Client, der sich im Unternehmens-Intranet per Webbrowser aufrufen lässt, dem Windows Client in nichts nach. Der DocuWare Web Viewer, der mit der von Nemetschek Bausoftware freigegebenen Version DocuWare 6.1 ausgeliefert wird, basiert auf HTML5, dem derzeitigen Standard für Web-Anwendungen. Genutzt werden können aktuelle Versionen von Internet Explorer, Firefox oder Chrome. Standardformat für DocuWare ist nun das Portable Document Format (PDF). Aus dem Web-Client heraus lassen sich die am Arbeitsplatzrechner zu verwendenden DocuWare Desktop-Anwendungen einrichten. Es handelt sich hierbei um lokal installierte Komponenten zum Drucken von PDFs ins Archiv (DocuWare Printer), zum lokalen Scannen (Web- Scan) und Importieren (DocuWare Import). Archivierung als PDF Der DocuWare Printer legt im Unterschied zur bisher genutzten Komponente DocuWare TIFFMAKER Dokumente nicht im TIFF- Im DocuWare Web Viewer lassen sich wichtige Dokumente im Internet-Browser einsehen, hier bereits in Version

11 Produktvorstellung Format, sondern im PDF-Archivformat ab. DocuWare Printer unterstützt die Übergabe von Schlagwortinformation bei der Archivierung (über die DW- Control Font) und kann in reinen 64-Bit- Systemumgebungen genutzt werden. Die Erstellung und Indexierung von Ausgangsdokumenten über DocuWare 6.1 Printer ist sowohl in Bau financials (Bf Version 6.0.1, Update für Lohn-Bereich folgt) als auch in Bau für Windows (ab BfW Version ) vorgesehen. Das neue Modul DocuWare Import überwacht ausgewählte Verzeichnisse im Dateisystem und importiert die darin gespeicherten Dokumente mit Indexbegriffen versehen in DocuWare Web- Briefkörbe und Archive. Wir geben Ihnen gerne Auskunft über die Lizenzierung der DocuWare 6-Komponenten und erklären im Detail, wie sich Ihre Anforderungen mit dem System umsetzen lassen. Das Tool DocuWare Request für selbsttragende Archive mit Kopien von Dokumenten aus DocuWare wurde auf eine völlig neue technische Basis gestellt (mit Internet Information Server Express). So lassen sich Archivauszüge komfortabel auf Datenträgern übergeben. Ein sogenanntes Request-Archiv kann direkt aus einer Ergebnisliste im Web-Client erstellt und an Kunden übergeben, einem Steuerprüfer vorgelegt oder einfach als Backup genutzt werden. So hat man z.b. auch auf Reisen Zugriff auf die Dokumente. Autor: Dipl.-Jur. Claas Hanken, Professional Service DMS, Nemetschek Bausoftware GmbH Im Request-Browser werden die Dokumente übersichtlich aufgelistet. So hat man auch auf Reisen Zugriff auf seine Archivdaten. Anbindung von Fremdanwendungen per Smart Connect Die Komponente Smart Connect dient der Anbindung von Fremdanwendungen an DocuWare. Mit Smart Search lassen sich Begriffe aus dem Fenster einer anderen Anwendung per Knopfdruck als Suchbegriffe in DocuWare verwenden; mit Smart Index können Sie Indexbegriffe aus dem Fenster einer anderen Anwendung in Ablage oder Infodialoge in DocuWare übernehmen. Optional verfügbar ist darüber hinaus der Dienst Intelligent Indexing zur automatischen Vor-Indexierung im Briefkorb des DocuWare Web-Clients. Der von DocuWare online bereitgestellte Dienst (Cloud Service) erstellt Vorschläge für typische Felder wie Dokument-Typ, -Datum und Firmenname des Absenders. Die Folgeversion DocuWare 6.5 befindet sich derzeit im Integrationstest und ist voraussichtlich im Spätherbst bei uns erhältlich. Der Web-Client wurde in der Folgeversion erneut überarbeitet (insbesondere Designanpassungen, Verwendung zusätzlicher Tastaturkürzel). Für Unternehmen mit Vertragspartnern, die einen Rechnungsaustausch im neuen strukturierten Format des Forums für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) wünschen, unterstützt DocuWare den ZUGFeRD-Dienst (ZUG = Zentraler User Guide). Das ist ein einheitliches Datenformat, das auch kleinen und mittelgroßen Unternehmen eine einfache E-Rechnung ermöglicht. Außerdem wurden die DocuWare Mobilanwendungen (DocuWare Mobile, PaperScan) weiterentwickelt und um eine kostenlose App für Gelegenheitsanwender ergänzt (PaperOrganizer). Wenn Sie noch mehr über DocuWare 6 erfahren möchten, fragen Sie einfach unseren Vertriebsleiter Thorsten Sprenger unter bzw. 11

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