Eine neue Art miteinander zu arbeiten

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1 Eine neue Art miteinander zu arbeiten Thought Leadership-Serie Teil Teil 1: Eine neue Art miteinander zu arbeiten Anmeldung: Diskutieren Sie mit: #NW2W

2 Vorwort Dies ist das erste einer Serie von Whitepapern, die sich mit dem Thema beschäftigen, wie wir in einer zunehmend virtuellen Welt einen umfassenden gegenseitigen Austausch zwischen Mitarbeitern, Partnern und Kunden erreichen können. Wir bei Unify arbeiten schon seit einiger Zeit daran, die Produktivität von Teams zu steigern. In den letzten Jahren haben wir uns damit beschäftigt, herauszufinden, wie Teams in Unternehmen eine optimale Leistung erzielen können und dabei besonderen Fokus auf die Teams gelegt, deren Mitglieder viel unterwegs sind, an verschiedenen Standorten oder weltweit verteilt arbeiten. Wir haben Umfragen durchgeführt, zahlreiche Stunden damit verbracht, Arbeitsweisen zu beobachten, haben Forschungsarbeiten studiert und hunderte von Vordenkern, Wissenschaftlern, Führungskräften und Mitarbeitern befragt. Alles mit dem Ziel vor Augen, zu erfahren, wie sich das mobile/globale Geschäftsumfeld mit dem Geheimnis unternehmerischer Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit in Einklang bringen lässt: der Zusammenarbeit. Und damit meinen wir echte, inspirierende und grenzenlose Zusammenarbeit, bei der die Summe der einzelnen Bestandteile mehr als nur ein Ganzes ergibt. Hierfür taten wir uns mit Frog Design, den Designexperten im Bereich Anwendererlebnis, zusammen. Mit ihrer Hilfe untersuchten wir, wie Menschen wirklich arbeiten und wie sie moderne Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation nutzen bzw. nicht nutzen. Zwei Dinge wurden dabei schnell offensichtlich: Erstens müssen wir das Anwendererlebnis dieser Tools so revolutionieren, dass sie die individuellen Arbeitsweisen der Menschen unterstützen. Zweitens müssen wir dafür sorgen, dass Unternehmen verstehen, wie diese neue Art miteinander zu arbeiten funktioniert und wie sie davon profitieren können. Um die zweite Herausforderung zu meistern, schlossen wir uns mit Keith Ferrazzi und seinem Team vom Ferrazzi Greenlight Institute zusammen, um zu verstehen, welche Management- und Verhaltensaspekte in der Teamarbeit wichtig sind. Keith Ferrazzi verknüpft seine Arbeiten zum Thema Aufbau von Beziehungen durch Offenheit und Aufrichtigkeit auf einzigartige Weise mit einem schonungslosen Blick auf neue Managementanforderungen für verteilte Teams in einer zunehmend virtuellen Welt. Er unterstützte uns dabei, mit einigen der Besten der Branche zusammenzuarbeiten und Verhaltens- und Managementleitlinien für eine neue Art miteinander zu arbeiten aufzustellen und zu formulieren. 2

3 Natürlich konnten auch wir einiges in die Waagschale werfen: 160 Jahre Erfahrung als innovatives Unternehmen auf dem Gebiet der Kommunikation, eine ganz Reihe von Branchenneuerungen, darunter die erste umfassende Unified Communications- Anwendung, sowie das Know-how eines innovativen Unternehmens, das weltweit 75 % der Fortune 500-Unternehmen bedient. Auf technologischer Seite werden die Früchte unserer Arbeit bald sichtbar werden: mit einem revolutionären Konzept für Kommunikation und Information, das den Codenamen Project Ansible trägt. Aber damit nicht genug. Unsere Forschungsbemühungen haben deutlich gemacht, dass Technologie allein die Teamleistung in den meisten Unternehmen nicht verbessern wird. Wir müssen darüber nachdenken, wie wir die neuen Technologien einsetzen, welchen Einfluss sie auf Prozesse ausüben, wie virtuelle Teams oder virtuelle Unternehmen optimal geführt werden und wie wir Teams dabei unterstützen können, Verhaltensweisen anzunehmen, die eine erfolgreiche Zusammenarbeit möglich machen. Dies ist das erste einer Serie von Whitepapern, mit denen wir die Erkenntnisse, die wir über Teamleistung und die entsprechenden menschlichen und technischen Aspekte gewonnen haben, weitergeben möchten. Wenn uns das gelungen ist, werden Sie am Ende dieses Whitepapers ein klares Bild davon haben, wie Sie einen intensiveren und effektiveren Austausch Ihrer Kunden, Partner und Mitarbeiter im gesamten Unternehmen erzielen. Wir hoffen sehr, dass die Informationen in diesen Whitepapern für Sie hilfreich sind, und freuen uns auf Ihre Anregungen und Kommentare. 3

4 Eine neue Art miteinander zu arbeiten In diesem Whitepaper wollen wir Sie in das wichtige Thema des gegenseitigen Austauschs und der Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Partnern und Kunden einführen und erörtern, warum diese beiden Aspekte entscheidenden Einfluss auf die Unternehmensleistung haben. Außerdem möchten wir den Grundstein für die weiteren Dokumente legen, die noch genauer darauf eingehen, welche Technologie, welches Verhalten und welche Managementpraktiken die neue Art zu arbeiten in der mobilen, globalen und verteilten Geschäftswelt von heute definieren. Die Erfahrungen aus der Zeit nach Katrina sind von unschätzbarem Wert für die Entwicklung einer Vision für die Zusammenarbeit in Teams. In Zeiten eines Hurrikans Katrina und einer rasanten Globalisierung eine Vision des effizienten Austauschs Die Aufgaben waren fast übermenschlich, als der Interoperabilitätsexperte für den CIO der US Army zusammen mit General Russell Honoré, dem neuen Leiter der Joint Task Force Katrina, in New Orleans ankam. Zwei Tage waren seit dem Wirbelsturm Katrina vergangen, einem Hurrikan der Kategorie 5, und ein Gebiet fast so groß wie Großbritannien (über Quadratkilometer) war zum Katastrophengebiet erklärt worden. Die Kommunikationsinfrastruktur der gesamten Region war nicht nur beeinträchtigt, sondern, zumindest für einen bestimmten Zeitraum, völlig zerstört 1. Bei ihrer Aufgabe, die allgemein kritisierte mangelhafte Koordination zwischen lokalen und Bundesbehörden sowie der Federal Emergency Management Agency (FEMA) zu verbessern, waren der Spezialist und Honoré in hohem Maße von den Kommunikationssystemen der unterschiedlichen Einsatzkräfte abhängig. Sie hatten nur 72 Stunden Zeit, um herauszufinden, wie sie den 54 Behörden eine optimale Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen konnten. Was er nicht offen sagte, aber was deutlich aus den Regierungsberichten zu den Folgen von Katrina hervorgeht, ist, dass die bestehenden Systeme weitgehend nicht miteinander kompatibel waren. Es ist seinen Fähigkeiten zu verdanken, dass es ihm dennoch gelang, die Systeme miteinander zu verbinden und diese enorme Herausforderung zu meistern. Nicht zuletzt dadurch ist General Honoré dafür bekannt, selbst im größten Chaos Ordnung zu schaffen. Die Erfahrungen aus der Zeit nach Katrina sind von unschätzbarem Wert für die Entwicklung einer Vision für die Zusammenarbeit in Teams. Wir haben den Interoperabilitätsexperten ausfindig gemacht, der durch seinen Einsatz hinter den Kulissen einen wertvollen Beitrag zu unserer Entwicklung einer vernetzteren Zusammenarbeit und einem effektiveren Austausch leistete. 4 1

5 Neben dem offensichtlichen und dringenden Bedarf, die einzelnen Kommunikationskanäle in New Orleans wieder zu vernetzen, erkannte er, wie wichtig es war, nur die tatsächlich für eine bestimmte Situation relevanten Informationen zu kommunizieren, Unnötiges herauszufiltern und eine Informationsflut zu vermeiden. Wie können wir den Menschen die Informationen liefern, die sie tatsächlich brauchen, und zwar am richtigen Ort und auf dem richtigen Gerät?, fragte er sich. Wie stelle ich sicher, dass Kommunikation und Zusammenarbeit knapp und präzise und für die jeweilige Person auch relevant sind? Zusammenarbeit als neue Herausforderung in einer zunehmend virtuellen Welt Die Erfahrungen dieses Interoperabilitätsexperten und seiner Kollegen sind gerade in einer Zeit wie heute von unschätzbarem Wert, in der die Wirtschaft stürmischen Entwicklungen unterworfen ist, die in unserer zunehmend virtuellen Welt eine verbesserte Zusammenarbeit mit ähnlicher Dringlichkeit erfordern. Wir arbeiten zunehmend remote, mobil und verteilt. Immer mehr Unternehmen senken ihre Betriebs- und Infrastrukturkosten und erhöhen gleichzeitig ihre Flexibilität durch die Minimierung fester Büroräume. Während sich Teammitglieder früher täglich auf der Arbeit trafen, ist Arbeit heute lediglich eine Aktivität und kein fester Ort mehr. Virtuelle Teams werden je nach Bedarf weltweit basierend auf Qualifikation, Erfahrung und Personalkosten zusammengestellt. Sie werden in hohem Tempo gegründet und umgestaltet, allerdings nicht einem Organigramm oder einer Management-matrix folgend, sondern funktions- oder sogar organisationsübergreifend. Bis zum Jahr 2015 wird die aktuelle Zahl von einer Milliarde weltweit tätiger Mitarbeiter um weitere 300 Millionen mobiler Mitarbeiter ansteigen. Diese 1,3 Mrd. virtuellen Teammitglieder werden laut der International Data Corporation (IDC) eine wichtige Triebfeder für weltweit wachsende Produktivität seini 2 immer vorausgesetzt, wie können ihnen dabei helfen, produktiver zu arbeiten als heute. Eine Studie von McKinsey vom Mai 2013 besagt, dass der wachsende Anteil sozialer Netzwerke und Kommunikationskanäle, die in der gemeinschaftlichen Entwicklung neuer Produkte und Geschäfte zum Einsatz kommen, ein führender (IT)-Trend des nächsten Jahrzehnts werden wird 3. Die weit verbreitete Nutzung unterschiedlichster Kommunikationsoptionen bringt spezielle Herausforderungen mit sich. Die Erwartungen sind hoch. Das durch Multimediakommunikation entstehende Gemeinschaftsgefühl, das Anwender über kleine, aber leistungsstarke Smartphones und Tablets, intuitive soziale Netzwerke und Videodienste erleben, kann mit Sicherheit die physische und emotionale Distanz zwischen Gruppenmitgliedern überbrücken, so wie es z. B. Facebook im privaten Kontext tut. Auf der anderen Seite stellt sich die Frage nach einem möglichst produktiven Umgang mit öffentlichen und privaten Social Media, Textnachrichten, Instant Messages, s, Voic s, Dokumenten, Anrufen, Audiokonferenzen, gemeinsam genutzten Online-Arbeitsbereichen, Webkonferenzen und Videokonferenzen und die Liste ist noch länger. Während sich Teammitglieder früher täglich auf der Arbeit trafen, ist Arbeit heute lediglich eine Aktivität und kein fester Ort mehr. 2 Studie Worldwide Mobile Worker Population , International Data Corporation, Mobile Enterprise Group research. 3 5

6 Bis zum Jahr 2015 wird die aktuelle Zahl von einer Milliarde weltweit tätiger Mitarbeiter um weitere 300 Millionen mobiler Mitarbeiter ansteigen. Einmal kurz Nachrichten abrufen... kann manchmal den ganzen Tag dauern. Die weit verbreitete Nutzung unterschiedlichster Kommunikationsmittel hat viel zu oft zu einer komplexen, fragmentierten und überfordernden Umgebung geführt, in der sich der Anwender zurechtfinden muss. Und in vielen Fällen behindert dies die Zusammenarbeit und die Produktivität. Die Hauptkriterien für eine gute Teamleistung Vertrauen, Engagement, Austausch, Kommunikation, Verantwortung und Ergebnisorientierung bleiben dabei unverändert. Das unterstreicht die Dringlichkeit, mit der die vielen Herausforderungen angegangen werden müssen. Eine quantitative Analyse von Karen Sobel-Lojeski zeigt, dass Mitglieder virtueller Teams mit, wie sie es bezeichnet, hoher virtueller Distanz, die also physisch, operativ oder durch mangelnde Affinität voneinander getrennt sind - neben weiteren Auswirkungen hauptsächlich mit Folgendem zu kämpfen haben: ihre Innovationskraft und Effektivität ist um 90 % geringer, das gegenseitige Vertrauen sinkt um über 80 % und zeit- und budgetgerechte Projektabschlüsse gehen um 60 % zurück 4. Das Rad der Mobilität lässt sich nicht zurückdrehen und das ist auch nicht unsere Absicht. Es geht darum, eine Möglichkeit zu finden, die virtuelle Distanz zu überwinden. Intensiver Austausch unter Mitarbeitern, Partnern und Kunden ein großer Schritt in die Zukunft Ein intensiver gegenseitiger Austausch verändert alles. Ein Unternehmen, das einen intensiven und effektiven Austausch ermöglicht, macht den entscheidenden Schritt hinaus aus der Flut ungefilterter Nachrichten und Informationen und hin zu umfassender und effizienter Kommunikation dem perfekten Nährboden für neue Ideen und mehr Produktivität. Eine Art der Kommunikation, die die aktuellen Geschäftsprozesse unterstützt und alle Medien von über Dokumente bis hin zu Video miteinander verknüpft. Sie schafft Kontinuität über einen gesamten Workflow oder eine Serie von Meetings hinweg: Am Anfang steht eine einleitende Wiederholung, wie man es aus Fernsehserien kennt, um das bisher Geschehene zusammenzufassen. Umfangreiche Audio und Video- Funktionalitäten sowie eine einfache Anwenderoberfläche ermöglichen den Teammitgliedern einen fast natürlichen Austausch untereinander, fast so, als befänden sie sich im selben Raum. Dies führt zu einer effektiveren Kommunikation und einer höheren Akzeptanz im gesamten Unternehmen und im geschäftlichen Netzwerk. 6 4 Uniting the Virtual Workforce: Transforming Leadership and Innovation in the Globally Integrated Enterprise,by Karen Sobel Lojeski and Richard R. Reilly, published by Wiley, April, 2008

7 Von explizitem zu implizitem Wissen Unternehmen, die diese Art des Austauschs unterstützen, erfahren einen grundlegenden Wandel, indem sie eine neue Art miteinander zu arbeiten umsetzen, die über die heute übliche Verwaltung expliziten Wissens (Dokumente, Daten) hinausgeht und auch die bis zu 95 % des Unternehmens-Knowhow abschöpft, das nur implizit vorhanden ist (d. h. in den Köpfen der Mitarbeiter; häufig beschränkt auf bestimmte Teams und Projekte; sichtbar nur im Rahmen von Gesprächen). Das darin verborgende Potenzial ist offensichtlich. Ein derart vernetztes Unternehmen fördert die Ausbreitung dieses impliziten Wissens durch vereinfachte Kommunikation, die das wichtigste Instrument für die Gestaltung und Weiterentwicklung neuer Ideen ist. Über die Erfassung, Harmonisierung und Koordinierung dieser Weiterentwicklung von Kommunikation hinaus, stellt ein vernetztes Unternehmen sicher, dass dieser kanal- und plattformübergreifende Austausch nicht nur in den Köpfen weniger Personen in Erinnerung bleibt. Dank Transkription und Filterfunktionen sind Ideen leicht zu finden und so können auch weitere Personen ihren Beitrag dazu leisten. Die vereinfachte Nutzbarkeit von explizitem und implizitem Wissen, das regelmäßig weiter wächst, ist Triebfeder einer Vielzahl von Aktivitäten. Die Anwendung dieser neuen Art miteinander zu arbeiten bietet in nahezu allen Aspekten der geschäftlichen Kooperation enorme Vorteile. Ein intensiver und effektiver Austausch optimiert bestehende strukturierte Abläufe, die z. B. durch ERP- und BPM- Programme unterstützt werden. Eine vernetzte Kommunikation nutzt sogar der alltäglichen unstrukturierten Zusammenarbeit, die sonst nie ihren Weg in einen Workflow finden würde, z. B.: Abteilungsbesprechungen Laufende gemeinsame Problemlösungsversuche Brainstormings Spontane Besprechungen zur Problemlösung Kurze Teammeetings Spontane Interaktionen mit Kunden Gespräche zu Projektfortschritten Sowohl in einer strukturierten als auch einer unstrukturierten Zusammenarbeit profitieren durch einen intensiven Austausch und eine effektive Vernetzung alle drei Interessensgruppen eines globalen Unternehmens: Kunden, Mitarbeiter und Partner/Lieferanten. Wo fangen wir am besten an? Zunächst müssen sich die Mitarbeiter dieser neue Art des Arbeitens verschreiben, bevor sich deren Potenzial auf die anderen Gruppen ausweiten lässt. Beginnen wir also auf Mitarbeiterseite. Ein Unternehmen, das einen intensiven und effektiven Austausch ermöglicht, macht den entscheidenden Schritt hinaus aus der Flut ungefilterter Nachrichten und Informationen und hin zu umfassender und effizienter Kommunikation dem perfekten Nährboden für neue Ideen und mehr Produktivität. 7

8 Ein intensiverer Austausch der wichtigsten Interessensgruppen: Mitarbeiter, Partner und Kunden In einer zunehmend virtuellen Welt ist Technologie die Brücke zwischen Mitarbeiterkommunikation und einer effektiven Kommunikationsplattform sie kann menschliche Verbindungen und gegenseitiges Vertrauen stärken. Mitarbeiter Führungskräfte in Unternehmen nutzen immer stärker die Erkenntnisse verschiedenster wissenschaftlicher Disziplinen, die Folgendes zeigen: Ein effektiver Austausch unter den Mitarbeitern steigert die Leistung Eine effiziente Vernetzung der Mitarbeiter kann die Produktivität maßgeblich heben und Kosten senkenii. Was aber bedeutet eigentlich Austausch und wie lässt er sich messen? Wie bei vielen Leistungskennzahlen liegt auch hier eine relativ komplexe Berechnungsmethode zugrunde, die sich aber im Wesentlichen wie folgt zusammenfassen lässt: Vernetzte Mitarbeiter machen ihre Arbeit gerne, glauben an die Vision ihres Arbeitgebers und haben einen positiven Einfluss auf die Unternehmensleistung. Nicht vernetzte Mitarbeiter betrachten ihre Tätigkeit als notwendiges Mittel, um Geld zu verdienen. Nicht vernetzte Mitarbeiter machen aktiv mit Worten und Taten deutlich, dass sie mit ihrer Arbeit und/oder ihrem Arbeitgeber unzufrieden sind. In einer zunehmend virtuellen Welt ist Technologie die Brücke zwischen Mitarbeiterkommunikation und einer effektiven Kommunikationsplattform sie kann menschliche Verbindungen und gegenseitiges Vertrauen stärken. Partner und Lieferanten Mitarbeiter eines Unternehmens sind in ihrer täglichen Arbeit durch Prozesse und Abläufe miteinander verbunden, die in nahezu identischer Form auch die Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und externen Partnern und Lieferanten prägen. Denken Sie einmal darüber nach. Wenn Sie in einem Meeting sitzen, um mit einem externen Partner Informationen zum Projektmanagement auszutauschen oder spontan ein Problem zu lösen, sollte dies genauso effektiv und produktiv funktionieren wie die Zusammenarbeit mit internen Kollegen. Bei einer wirklich effektiven Zusammenarbeit sollte der funktionale Unterschied zwischen der Arbeit mit Kollegen, Vertragspartnern, externen Partnern oder Outsourcing- Partnern vernachlässigbar sein. Wenn Sie in unserer globalisierten Geschäftswelt erfolgreich sein möchten, müssen Sie die Kostenvorteile des Outsourcing nutzen, ohne dafür mit einer erschwerten Zusammenarbeit zu bezahlen. 8

9 Eine Plattform für Kommunikation und gegenseitigen Austausch bietet die Grundlage für eine gemeinsame Geschäftskultur, wie sie bei der Zusammenarbeit ausschließlich interner Mitarbeiter selbstverständlich ist. Anbietern, die Aufgaben verwalten, die das interne Management aus strukturellen und logischen Gründen nicht übernehmen kann, können Sie ein hohes Maß an Verantwortlichkeit und Teamverantwortung übertragen, indem Sie Lieferanten und Beschaffungspartner direkt zu den regelmäßigen Meetings einladen, die deren jeweiliges Fachgebiet betreffen. Wie dieses Whitepaper zeigt, gibt es eine ganze Reihe spontaner, nicht strukturierter Berührungspunkte mit Kunden, bei denen ein gut vernetztes Unternehmen enorme Wettbewerbsvorteile genießt. Kreative Arbeitsabläufe, durch die sich ein Unternehmen von der Masse abheben kann, haben jedoch nur dann Sinn, wenn eine Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit das Rückgrat dieser Kultur und Prozesse bildet und die Verhaltensleitlinien eines vernetzten Unternehmens umsetzt. Effektive Kommunikation und Interaktion erhöhen die Kundenzufriedenheit (und die Bindung von Mitarbeitern mit direktem Kundenkontakt). Kunden Effektive Kommunikation und Interaktion erhöhen die Kundenzufriedenheit (und die Bindung von Mitarbeitern mit direktem Kundenkontakt). Sie wissen bereits, dass, Kunden bei einer wichtigen Transaktion immer einem persönlichen Kontakt den Vorzug vor einer technischen Lösung geben. Auch wenn die technische Lösung noch so gut ist. Auch wenn sie ihre Hotline gut strukturiert und leicht verständlich ist, da sich die Menüoptionen nicht verändern. Wenn die übrige Ausgangssituation identisch ist, hören Kunden Informationen zu Mehrwert und Leistungsangebot immer lieber von einem Vertriebspartner, den sie bereits kennen und mögen, als von einem ihnen völlig unbekannten Mitarbeiter. Eine gute Kundenbeziehung ist oftmals die Basis für erfolgreiche Geschäftsabschlüsse. Wenn Ihre Kunden eine sehr gute Beziehung zu einem Mitarbeiter Ihres Unternehmens haben, ist es deutlich wahrscheinlicher, dass sie Ihrem Unternehmen selbst dann treu bleiben, wenn einmal Probleme auftreten. 9

10 Merkmale eines vernetzten Unternehmens Laut Gallup gibt es 12 Faktoren für eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit, fünf davon beziehen sich direkt auf Aspekte, die wir mit unseren neuen Regeln für Zusammenarbeit und Austausch in einer zunehmend virtuellen Welt spürbar beeinflussen können. Jeder dieser Faktoren ist nur die Spitze des Eisbergs, aber schon deshalb sollten wir sie ganz genau betrachten. Die drei Merkmale, die ein Unternehmen aufweisen muss, wenn es von effektiver Kommunikation und Zusammenarbeit profitieren möchte, sind: Messung von Zusammenarbeit und Interaktion Effizientere und umfassendere Kommunikation Einhaltung der Regeln für Zusammenarbeit und Austausch in einer zunehmend virtuellen Welt Messung von Zusammenarbeit und Interaktion Man kann nur verbessern, was man auch messen kann. Wenn es darum geht, die Zusammenarbeit und die Interaktion von Mitarbeitern zu messen, gilt Gallup als anerkannte Autorität. Die Methode, die Gallup für diese Messung verwendet, ist zugleich eine Zusammenstellung spezifischer, praktischer Maßnahmen, mit deren Hilfe Unternehmen ihre Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern können. Gallup definiert 12 Dimensionen für die Zusammenarbeit und Interaktion von Mitarbeitern 5 und erläutert dabei, dass vernetzte Mitarbeiter: 1. wissen, was man von ihnen und ihrer Arbeit erwartet 2. über alle nötigen Mittel verfügen, um ihre Arbeit optimal zu erledigen 3. jeden Tag die Möglichkeit haben, das zu tun, was sie am besten können 4. jede Woche Anerkennung oder Lob für gute Arbeit erhalten 5. wissen, dass ihr Vorgesetzter (oder eine andere Person im Arbeitsumfeld) sie auch menschlich schätzt 6. in ihrer Weiterentwicklung bestärkt werden 7. das Gefühl haben, dass ihre Meinung wichtig ist 8. wissen, dass ihre Tätigkeit für die Ziele oder den Zweck des Unternehmens wichtig ist 9. davon überzeugt sind, dass ihre Kollegen Wert auf Qualität legen 10. einen guten Freund im Arbeitsumfeld haben 11. im ca. halbjährlichen Abstand mit jemandem im Unternehmen über ihre Fortschritte sprechen können 12. die Möglichkeit haben, sich innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens weiterzubilden und zu entwickeln Diese Liste liefert den Beweis, dass unsere Vision eine methodische Grundlage hat: Fünf der 12 Gallup-Faktoren (Nummer 1, 3, 4, 5 und 9) beziehen sich direkt auf Aspekte, die wir mit unseren neuen Regeln für Zusammenarbeit und Austausch in einer zunehmend virtuellen Welt spürbar beeinflussen können. Zwei weitere Faktoren (Nummer 2 und 10) werden höchstwahrscheinlich positiv durch eine intensivere und effektivere Kommunikation beeinflusst. Die übrigen Faktoren sind mit großer Wahrscheinlichkeit in Unternehmen anzutreffen, die sowohl die entsprechenden Regeln als auch die notwendige Kommunikation etablieren, um sich in ein vernetztes Unternehmen zu verwandeln iii

11 In einem der künftigen Whitepaper wollen wir einige Merkmale beschreiben, die den Erfolg der individuellen Umsetzung von besserer Kommunikation und Zusammenarbeit für spezifische Geschäftsprozesse kennzeichnen. Effizientere und umfassendere Kommunikation Das bringt uns zum nächsten Merkmal, einer effizienteren und umfassenderen Kommunikation. Melanie Turek, Vice President, Research bei Frost & Sullivan, hat die Folgen des Umstiegs auf eine effizientere und umfassendere Kommunikationstechnologie für die Teamarbeit aus erster Hand miterlebt, da sie 25 Jahre lang für unterschiedlichste Unternehmen von zu Hause aus gearbeitet hat. Die Idee einer solchen Kommunikation in einem vernetzten Unternehmen lässt sich in etwas ummünzen, das der Analyst Geoffrey Moore, anerkannter Technologieexperte und Managing Director von TCG Advisors als Systems of Engagement (Systeme für umfassende Kommunikation und Zusammenarbeit) bezeichnet. Diese Systeme müssen: 1. Relevante Informationen ausgehend vom geschäftlichen Kontext kommunizieren 2. Die Kommunikation auf interne und externe soziale Netzwerke ausdehnen 3. Einen umfassenden Austausch in mehrere Richtungen fördern 4. Den Zugang zu den unterschiedlichen Medien, Informationen und Personen koordinieren 5. Natürliche Kommunikation auch in Echtzeit ermöglichen 6. Mehrkanal-Netzwerke mit absoluter Zuverlässigkeit bündeln 7. Neue, unstrukturierte Daten und Informationen nahtlos zusammenführen 8. Eine umfassendere soziale Orientierung unterstützen 9. Mithilfe intelligenter Funktionen Ereignisse filtern, zusammenfassen und bearbeiten 10. Kommunikation deutlich vereinfachen Wir wollen gar nicht weiter ins Detail gehen, sondern Ihnen stattdessen die geplanten Whitepaper ans Herz legen, die zeigen, welche technologische Infrastruktur die Grundlage für den Erfolg einer Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit ist und wie eines solches System konkret aussehen könnte. Ein wirklich negativer Aspekt für mich war, nicht zu wissen, wer die anderen eigentlich sind. Ich habe sie nie gesehen. Ich habe sie nie auf dem Flur getroffen. Mit den sozialen Medien hat sich das komplett verändert. Wenn ich eine Person jetzt sehe oder eine Anfrage von ihr erhalte, besteht eine reale Verbindung. Melanie Turek, Vice President, Research bei Frost & Sullivan i Worldwide Mobile Worker Population , International Data Corporation, Mobile Enterprise Group research. ii Harvard Business Review Analytic Study iii The remaining five processes (#1, #3, #4, #6 & #12) are all factors dependent on management choices independent of technology or workflow. 11

12 Einhaltung der Regeln für Zusammenarbeit und Austausch in einer zunehmend virtuellen Welt Die dritte Voraussetzung auf dem Weg zu einem vernetzten Unternehmen ist die Einführung neuer Leitlinien für den Einsatz von Mitarbeitern in einer zunehmend virtuellen Welt. Geschäftlicher Erfolg baut auf Beziehungen auf und jede Beziehung beginnt mit einem Gespräch diese Verknüpfung wird besonders deutlich, wenn wir uns genau ansehen, was nötig ist, damit sich verteilte Teams das nötige Vertrauen und die so wichtige Aufrichtigkeit entgegenbringen, die für reale Produktivität in einer stark virtualisierten Welt notwendig sind. Grundlage für diese Regeln ist die Artikelreihe von Keith Ferrazzi im Harvard Business Review. Hier ein Überblick: 1. Achten Sie auf Größe, Struktur und Personalauswahl Ihrer virtuellen Teams. 2. Menschliche Beziehungen entscheiden über das Schicksal virtueller Teams. 3. Beginnen Sie virtuelle Meetings mit einem persönlichen/sachbezogenen Vorgespräch. 4. Aufrichtigkeit, Ehrlichkeit, Offenheit und Verantwortungsgefühl vertiefen die Bindung und schaffen Vertrauen. 5. Virtuelle Teams leben von Vertrauen und zerbrechen an virtuellen Kommunikations-problemen. 6. Virtuelle Teams sollten als erstes vertrauensbildende Maßnahmen umsetzen. 7. Sorgen Sie dafür, dass virtuelle Teams stets positive Wertschätzung erfahren. 8. Sprechen Sie die richtige Sprache, setzen Sie verstärkt Signale und bekämpfen Sie die Illusion von Transparenz. 9. Unterbinden Sie Multitasking, minimieren Sie die Möglichkeit der Stummschaltung und fördern Sie den Einsatz von Videokommunikation. Es ist noch ein langer Weg, bis wir sicherstellen können, dass wir remote ebenso effektiv zusammenarbeiten wie wenn wir uns gegenüber sitzen, aber es ist die Mühe wert. Zum einen sorgt eine besser koordinierte Zusammenarbeit für sinkende Kosten, zum anderen können schon 10 % besser vernetzte Telearbeiter einen erheblichen positiven Einfluss auf die Ergebnisse Ihres Unternehmen haben. Das ist doch ein wirklich beeindruckendes Werteversprechen. 12

13 Als nächstes in der Thought Leader-Serie Eine neue Art miteinander zu arbeiten : Regeln für Zusammenarbeit und Austausch in einer virtuellen Welt. Keith Ferrazzi zeigt auf, mit welchen Best Practices sich verteilte Teams am besten zusammenstellen, führen und verwalten lassen, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Melden Sie sich für die Thought Leadership-Serie Eine neue Art miteinander zu arbeiten an, um das nächste Whitepaper der Serie zu erhalten: Diskutieren Sie mit: #NW2W +49 (0) Über Unify Unify ist ein weltweit führendes Unternehmen für Kommunikationssoftware und -services, das annähernd 75 Prozent der Global 500 -Unternehmen mit seinen integrierten Kommunikationslösungen beliefert. Unsere Lösungen vereinen unterschiedliche Netzwerke, Geräte und Applikationen auf einer einzigen, einfach bedienbaren Plattform, die Teams einen umfassenden und effizienten Austausch ermöglicht. Damit verändert sich die Art und Weise, wie Unternehmen kommunizieren und zusammenarbeiten, nachhaltig die Teamleistung wird verstärkt, das Geschäft belebt und die Business-Performance erheblich verbessert. Unify verfügt über eine lange Tradition aus verlässlichen Produkten, Innovationen, offenen Standards und Sicherheit. unify.com Copyright Unify GmbH & Co. KG, 2015 Hofmannstr. 63, D München, Deutschland Alle Rechte vorbehalten. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen beinhalten im Wesentlichen allgemeine Beschreibungen oder Leistungseigenschaften, die in der Praxis nicht unbedingt wie beschrieben gelten oder die sich infolge von Produktentwicklungen ändern können. Eine Verpflichtung zu den genannten Eigenschaften gilt nur dann, wenn dies ausdrücklich vertraglich vereinbart wurde. Verfügbarkeit und technische Spezifikationen können ohne Vorankündigung geändert werden. OpenScape, OpenStage und HiPath sind eingetragene Warenzeichen von Unify GmbH & Co. KG. Alle weiteren Unternehmens-, Marken-, Produkt- und Servicebezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Eigentümer.

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