ECM/ BPM: Prozessmanagement- Informationen finden im Prozess statt

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1 ECM/ BPM: Prozessmanagement- Informationen finden im Prozess statt Menschen beraten Menschen beraten BTC zeigt Wege auf - Sie entscheiden BTC zeigt Wege auf - Sie entscheiden Kurt Wiener BTC Business Technology Consulting AG Competence Center ECM/ BPM

2 Vorstellung des Referenten p Kurt Wiener, BTC AG p Dipl. Wi.-Ing. TU Berlin p Leiter Prozessmanagement BTC AG p Sen. Management Consultant p 16 Jahre Berufserfahrung GPM/BPM p Über 100 Projekte in 14 Ländern 2 p Kunden: Porsche, E-Plus, 1&1, Sunrise TDC, Vattenfall Nuclear Energy, Siemens, US-Militär,HSBC Trinkaus, Gov. of Sao Paulo, Gov. Of South Australia

3 Definitionen BPM: Prozessmanagement, auch "Business Process Management (BPM)", beschäftigt sich mit dem Herausfinden, Gestalten, Dokumentieren und Verbessern von Geschäftsprozessen. BPM synchronisiert die Bereiche Planung, Entwurf, Konstruktion, Produktion, Instandhaltung, Nachverfolgung und Anpassung in einer Organisation. (1) 3 ECM: Enterprise-Content-Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse (2) (1) Wikipedia, 2009, (2) AIIM Association for Information and Image Management international, 2005,

4 BPM & ECM Komponenten 4

5 Prozess Management Garant für ein erfolgreiches ECM p Informationsbedarf entsteht Prozess: 5 Geschäftsprozesse beschreiben das formale Wissen ECM unterstützt formales und informelles Wissen (Wiki, Social Network, DMS,..) Prozess Management ist Grundlage für: Compliance ISO 900x, , Arbeitssicherheit, Umweltschutz, Risiko Management, SOx Prozess Reengineering IT Strukturen

6 Die Kommunikationsstrukturanalyse KSA in BONAPART p Beschreibungselemente BONAPART 6 Informationsflüsse Informationsempfänger (Bearbeiter von Aktivitäten) Verwendete Informationsspeicher (Datenbanken, Aktenordner) Mitgeltende Dokumente (z.b. Arbeitsanweisungen, Stellenbeschreibungen, gesetzl.vorschriften) Wissensintensive Aktivitäten

7 Die funktionale Gliederung p erzeugt viele Schnittstellen und vernachlässigt eine eindeutige Verantwortung für die Prozesse 7 p Werte schaffen ohne Verschwendung (Lean Management): Blindleistung (Überkapazitäten) Hohe Arbeitsrückstände/ Vorräte Unnötige Informationsflüsse (Unnötige Meetings, Mails,..) Wartezeiten/ Liegezeiten (bspw. Genehmigung) Nicht sachgerechter Technologieeinsatz oder Arbeitsprozess (z.b. fehlende Eigenverantwortung) Unnötige Bewegungen (Transport kostet Zeit und bindet Ressourcen) Qualitätsprobleme und Rückfragen (Falsche Informationen, Korrekturschleifen)

8 Ziele Prozess Management 8

9 BTC Projektvorgehen- BPE Methode p Projekttemplates p Definierte Meilensteine p Definierte (Zwischen-) Ergebnisse 9

10 Beispiel Prozesslandkarte (BTC AG) 10

11 Nutzen des Geschäftsprozessmanagements p Im Betrieb Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses Schlanke, flexible Organisationsstrukturen Erhöhung des Service sowohl für externe als auch für interne Kunden Zweite Zeile 11 p Verbessertes Controlling Reduzierung des Kontroll- und Steuerungsaufwandes Kennzahlenorientierte Steuerung von Prozessen p IT Alignement Bessere Ausschöpfung der Potentiale bei der Einführung von Technologien Prozessorientierte ITK-Strukturen

12 BONAPART - Hilfe zur Selbstberatung! p Einfaches Handling p Eingebaute KSA Methodik p Konsistentes Modell p Simulation aller Prozesse p Template Modelle p Export in unterschiedliche Formate p MultiUser: Check-In/Check-Out Freigabeworkflow Rollenkonzept Variantenkonzept ProcessWiki Publikation freigegebener Prozesse 12

13 Bewährte KSA Methode in BONAPART : Wenige Elemente für komplexe Sachverhalte 13

14 Untersuchungselemente eines Prozesses nach KSA Methode p Die 7 W-Fragen des Kaizen Was - ist zu tun Wer macht es Systemgrenzen Warum Woher? macht er es Wie wird es gemacht Wann wird es gemacht Wo soll es getan werden Wieso wird es nicht anders gemacht Wodurch? Zeiten, Kosten, Kapazität Einflussgrößen Was tue ich? Ressourcen Wer? Womit? Welche Leistung? Eingang Input Aktivität Output Ausgang 14 Wohin?

15 Angebot der BTC AG 1. p Selbstberatung mit BONAPART Compact Prozessdokumentation als Grundlage für das Erkennen von Potentialen Transparenz in den Abläufen p Potentiale bewerten in einem Potentialworkshop Erstellung eines Leitfadens zur Verbesserung der Prozesseffizienz innerhalb von 3 Monaten

16 Angebot der BTC AG 3. p Informationen zuordnen in BONAPART Mitgeltende Dokumente (Arbeitsanweisungen, Handbücher, Gesetzesvorgaben,..) Informationsbedarf identifizieren (Bestellung, Reklamation, Angebot,..) p Potentiale umsetzen unter Begleitung der BTC Consultants Optimierung der Prozesse um bis zu 30% Verbesserung aus dem Unternehmen heraus

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 17 Kurt Wiener BTC Business Technology Consulting AG Competence Center ECM/ BPM Industriestr Oldenburg Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) Web:

18 Die Standorte der BTC AG Hauptsitz: Escherweg Oldenburg Fon: + 49 (0) 441/ Fax: + 49 (0) 441/ Louisenstraße Bad Homburg Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) Kurfürstendamm Berlin Fon: + 49 (0) 30/ Fax: + 49 (0) 30/ Mary-Somerville-Straße Bremen Fon: +49 (0) 421/ Fax: +49 (0) 421/ Wittekindstraße Dortmund Fon: +49 (0) 231/ Fax: +49 (0) 231/ Klostergasse Leipzig Fon: +49 (0) 341/ Fax: +49 (0) 341/ Wilh.-Th.-Römheld-Str Mainz Fon: + 49 (0) 6131/ Fax: + 49 (0) 6131/ Türkenstraße München Fon: +49 (0) 89/ Fax: +49(089) An der Alten Ziegelei Münster Fon: +49 (0) 251/ Fax: +49 (0) 251/ ul. Małe Garbary Poznań Polen Fon: +48 (0) Fax: +48 (0) Hasebe Build.11F, Sendagi, Bunkyo-Ku, Tokyo Japan Fon: +81 (3) Fax: +81 (3) Bäulerstraße 20 CH-8152 Glattbrugg Schweiz Fon: +41 (0) 44/ Fax: +41 (0) 44/ Bartholomäusweg Gütersloh Fon: +49 (0) 5241/ Fax: +49 (0) 5241/ Konrad-Zuse-Straße Neckarsulm Fon: +49 (0) 7132/ Fax: +49 (0) 7132/ Kehrwieder Hamburg Fon: +49 (0) 40/ Fax: +49 (0) 40/ Çayiryolu 1, Partaş Center Kat: Içerenköy, Istanbul Fon: +90 (216) Fax: +90 (216)

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