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1 AlmaWeb Service per Mausklick Auswahlprozess, Entscheidungsfaktoren, Erfahrungen Dr. Gunnar Auth Hannover, 1. März 2011

2 Die Universität Leipzig Klassische Volluniversität mit 14 Fakultäten Gegründet Studierende Mitarbeiter Studienangebot: 141 modularisierte Studiengänge 5 Staatsprüfungsstudiengänge (Lehramt derzeit in Rückreform ) 3 Diplomstudiengänge 2

3 Ziel des Projektes AlmaWeb ist die Einführung eines integrierten Campus-Management-Systems zur durchgängigen Unterstützung von Lehre und Studium Information Bewerbung Zulassung Universität Studierende Graduierung Promotion/ Habilitation Alumni Services Fakultäten Einschreibung Prüfungen Verwaltung Lehren & Studieren Universitäre Integriertes Campus-Management-System

4 Projekt und Change Management Projektvorgehen im Überblick Vortragsagenda 2 Prozessmanagement 3 Requirements Engineering 4 Beschaffung Implementierung Betrieb 1 4

5 Projektmanagement ist die Grundvoraussetzung für den Projekterfolg Projektauftrag definiert Ziele, Termine, Ressourcen und weitere Rahmenbedingungen des Projekts Projektmanagement Projektmanagement Zeit Qualität Projektmanagement Kosten Projektstandards für Abläufe, Werkzeuge und Dokumente fördern Effizienz und Qualität Für Aufgaben des Projektmanagements müssen ausreichende Ressourcen eingeplant werden Mitarbeiter mit Projektmanagementaufgaben (z. B. Projektleiter) benötigen entsprechende Qualifikation Klare Projektorganisation mit festgelegten Zuständigkeiten ermöglicht effiziente Teamarbeit Entscheidungswege sind frühzeitig zu klären und Entscheidungsträger einzubinden 5

6 Organisationsübergänge Prozessmanagement als Prozess Soll-Prozesse gemeinsam gestalten Soll-Prozesse implementieren z.b. Medienbruch vermeiden Abläufe parallelisieren Datenintegrität sichern Organisationsbrüche minimieren... Prozesse priorisieren hoch Wiederholungsgrad/ hoch Beitrag zur Wertschöpfung Prozessziele identifizieren und operationalisieren Messbarer Kundennutzen Ist-Prozesse erfassen und dokumentieren Prozesse identifizieren Mitarbeiter zuordnen Prozesse gemeinsam beschreiben Genutzte IT-Systeme erfassen Anforderungen ableiten Anzahl Härtefälle Dauer der Zeugniserstellung Anzahl Einschreibebetreuer

7 Vorgehensweise bei der Prozesserfassung Initialisierung Klärung Vorgehen, Methodik und weiterer Rahmenbedingungen im Projektteam Entwurf einer Projektlandkarte mit Kern-, Management- und Unterstützungsprozessen Identifizierung von betroffenen Prozessen und Ableitung einer ersten Detailierungsstufe Erfassung Auftaktveranstaltungen mit Fakultätsleitungen und Verwaltungs-MA zur Information, Sensibilisierung, Abstimmung des Vorgehens Strukturierte Interviews zur Erfassung von zeitlich -logische Abfolge von Tätigkeiten zur Aufgabendurchführung verantwortliche Mitarbeiter Nutzung von Information/Wissen, Einsatz von IT-Systemen Stärken und Schwächen Dokumen tation Aufbereitung und Rückmeldung der Ergebnisse an Interviewte Korrekturen/Ergänzungen etc. bis Freigabe durch Interviewte Dokumentation: Interviewprotokolle/Prozessmodelle in BPMN Softwareunterstützung: ARIS Business Architect/Designer, Projekt-Wiki, Alfresco DMS 7

8 Requirements Engineering Testfall 1 Fehler 1 Testfall 2 Fehler 2 Anforderung 1 Fehler 3 Projekt Teil- Projekt 1 Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 Anforderung 2 CR 1 CR 2 Testfall 1 Testfall 2 Fehler 1 Teil- Projekt 2 Fehler 2 Ziele gemeinsames Verständnis über ein zu entwickelndes System zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber Erstellung von Dokumenten für die vertragliche Basis der Umsetzung 8

9 Aufgaben des Requirements Engineerings 1) Requirements Definition Ermittlung Dokumentation Validierung 2) Requirements Management Risikomanagement Änderungsmanagement Umsetzungsmanagement 6 Anforderungskategorien mit 819 Einzelanforderungen 9

10 Tool-Unterstützung für RE 10

11 Beschaffungsprozess Hilfestellung UfAB V - Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen Voraussetzungen Auftragswert > 193 T netto Nur für Vergabe besonders komplexer Aufträge, d.h. Auftraggeber objektiv nicht in der Lage: die technischen Mittel anzugeben, mit denen ihre Bedürfnisse und Ziele erfüllt werden können oder die rechtlichen oder finanziellen Bedingungen des Vorhabens anzugeben 11

12 Die Phasen im Wettbewerblichen Dialog Teilnahmewettbewerb Europaweite Ausschreibung der Bedürfnisse und Anforderungen Geeignete Teilnehmer werden aus dem Kreis der Bewerber ausgewählt Dialog Mit den Teilnehmern werden Lösungsvorschläge zur Erfüllung der Bedürfnisse und Anforderungen des Auftraggebers erarbeitet Angebot Die optimierte Lösung wird ausgeschrieben und die Angebote bewertet Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot

13 Ablauf des Wettbewerblichen Dialogs Veröffentlichung der Ausschreibung im Ausschreibungsblatt der EU 02/2010 Interessensbekundungen geeignete Bieter Lösungsansätze Eignungsprüfung: Unternehmensgröße, Branchenerfahrung Aufforderung zur Einreichung von Lösungsansätzen Prüfung der Erfüllung der Musskriterien 03/ / / /2010 Lösungsansätze Bieter Wettbewerblicher Dialog (2 Dialoggespräche: allgemeine und spezifische Systemdemonstration) Abgabe von Orientierungsangeboten 06/07/ / /2010 Orientierungsangebote Angebote Bietergespräche zu Orientierungsangeboten und Bewertung sowie Aufforderung zur Angebotsabgabe 11/2010 Universitätsinterner Vergabebeschluss 11/ Partner Zuschlagserteilung 12/

14 Organisation des Beschaffungsprozesses Vergabekommission Leitung Projektleiter SGL Beschaffung Zentralverwaltung Fakultäten Prüfungsämter Stud.-Rat Dez. Akad. Verwaltung 6 Vertreter 2 Vertreter 2 Vertreter Prozessmgmnt. 1 Vertreter IT-Infrastruktur 2 Vertreter Datenschutz 1 Vertreter Unterstützt durch 7 Fachgruppen 14

15 Fachgruppenzusammensetzung Fachgruppe Fachgruppe Systemarchitektur Fachgruppe Studierendenverwaltung Fachgruppe Studiengangsverwaltung Fachgruppe Prüfungsverwaltung Fachgruppe Querschnittsprozesse Fachgruppe Beschaffung Fachgruppe Einführungsstrategie Themen Abschnitt Ausschreibungsdokument Systemarchitektur 1.6.3: 8) Vorgehen bei Updates bzw. Releasewechseln Schnittstellen 1.6.3: 9) Vorgehen bei Systemerweiterungen Integration 5 Fragen und bereitzustellende Informationen: F-1 bis F-10, F-12 bis F20, F-22, F-23 Identity Management 6.2 Anforderungen: HKAT-1 Betrieb 6.2 Anforderungen: HKAT-2 Updates / Releasewechsel 6.2 Anforderungen: HKAT-3 u. ä. Prozessgruppe 6.2 Anforderungen: Studierendenverwaltung PRO bis PRO Prozessgruppe 6.2 Anforderungen: Studiengangsverwaltung PRO bis PRO Prozessgruppe 6.2 Anforderungen: Prüfungsverwaltung PRO bis PRO Prozessgruppe 6.2 Anforderungen: KAT Qualitätsmanagement 6.2 Anforderungen: PRO bis PRO Prozessgruppe Studierendenservices 6.2 Anforderungen: KAT-4-3 Prozess Raumplanung Kosten 1.6.3: 5) Kostenkonzept Personalbedarf 1.6.3: 6) Personalbedarfskonzept Einführung Vertragsbedingungen 1.6.3: 7) Personalbedarfskonzept Betrieb u. ä : 9) finanzielle Grundkonditionen bei Systemerweiterungen 5 Fragen und bereitzustellende Informationen: F-21 Projektplanung Beratungsleistung Einführungsstrategie 1.6.3: 1) Vorgehen zur Analyse und Verbesserung der derzeitigen Prozesse und Organisationsstruktur Prozessmanagement 1.6.3: 2) Strategie der Einführung des CMS Beratungsleistung 1.6.3: 4) Zeitplan zur Einführung der Software u. ä. 5 Fragen und bereitzustellende Informationen: F-11 15

16 Die Leistungsbeschreibung wurde im Dialog immer weiter verbessert Überarbeitung und Detaillierung der Anforderungen durch die Fachgruppen gemäß ihrer Konzeptzuständigkeit Zusammenführung und Konsistenzprüfung aller Anforderungen durch Projektleitung Schrittweise Bestätigung der Leistungsbeschreibung durch Fachgruppen, Vergabekommission, Lenkungskreis 16

17 Aufbau der Bewertungsmatrix Kriterienhauptgruppen Kriteriengruppen Gewichtung der Kriterienhauptgruppe in % Gewichtung der Kriteriengruppe innerhalb der Kriterienhauptgruppe in % Gewichtung gesamt in % Leistungsanforderungen an die Software 55% 55,00% HKAT-1 Allgemeine Anforderungen 10,0% 5,50% HKAT-2 Nicht-funktionale Anforderungen 7,5% 4,13% HKAT-3 Allgemeine funktionale Anforderungen 7,5% 4,13% HKAT-4 Spezifische funktionale Anforderungen 75,0% 41,25% Beratungsleistung HKAT-5 30% 30,00% 30,00% Wartung und Support HKAT-6 10% 10,00% 10,00% Personaleinsatz (Personal der Universität Leipzig) 5% 5,00% Gesamt 100% 17

18 Dokumente für die Aufforderung zum Angebot 1) Vollständige Leistungsbeschreibung Detaillierte Beschreibung aller Anforderungen an die zu beschaffende Leistung, d.h.: Software, Hardware, Wartung & Support Softwareeinführung Projektmanagement 2) Gewichtete Bewertungsmatrix Priorisierte Übersicht über alle Kriterien (Anforderungen) Auswertungswerkzeug für die Angebote (Excel) 3) Vertragsentwurf auf Basis EVB-IT System Lizenzvertrag Projektvertrag Wartungsvertrag 18

19 Entscheidungskette Projektleitung: steuernd, beratend, koordinierend Fachgruppen Vergabekommission Lenkungskreis Rektorat 19

20 Lessons Learned Qualität der Leistungsbeschreibung durch Dialog deutlich gestiegen Durch die Diskussionen mit den Bietern wurde ein besserer Einblick in die Lösungen der Bieter gewonnen Systemdemonstrationen zeigten die vorhandene Funktionalität Eindruck zur Kundenorientierung und Kompetenz der Bieter gewonnen Steigerung des Bekanntheitsgrades bei gleichzeitiger Einbeziehung vieler zukünftiger Nutzergruppen bzw. potentiellen Projektbeteiligten => Change Management! Langwieriges und aufwändiges Verfahren Hoher Personaleinsatz über längeren Zeitraum (ca. 40 Mitarbeiter) Hoher koordinativer Aufwand Hoher Komplexitätsgrad der Entwicklung und Bewertung durch sehr detaillierte Anforderungsbeschreibung 20

21 Weitere Informationen: Projektbüro AlmaWeb Thomas Knauf Hainstraße Leipzig Telefon: 0341/ twitter.com/almaweb_leipzig 21

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