Effiziente Produktionsprozesse bei der Erstellung von Werbemitteln

Transkript

1 Job Manager Effiziente Produktionsprozesse bei der Erstellung von Werbemitteln Der Job Manager ist das zentrale Modul für Auftragsverwaltung, Projektund Workflowmanagement. Mit diesem Modul führen Sie Werbemittelproduktionen, Promotions- oder Marktforschungsjobs von der Angebotseinholung bis zur Erstellung effizient und transparent durch, unabhängig ob es sich um unternehmensinterne oder an Dienstleister vergebene Aufträge handelt. Dank standardisierter Workflows erreichen Sie klare, schnelle und vor allem nachvollziehbare Abläufe, kürzere Durchlaufzeiten, reduzierte Kosten und mehr Produktivität im Team.

2 Vorteile Der BrandMaker Job Manager ist ideal für Marketingbereiche, die ihre Kreativ-Workflows bei der Erstellung und Realisierung von Marketingmaterialien vereinfachen, beschleunigen und besser dokumentieren möchten. Gerade beim Zusammenspiel mehrerer Projektbeteiligter, die in regelmäßigen Abständen Marketingmaterialien produzieren, leistet der Job Manager einen signifikanten Beitrag bei der Auftragsverwaltung und im Projektmanagement. Der Job Manager regelt den Produktionsprozess und sorgt für klare Zuständigkeiten bei den jeweiligen Aufgabenbereichen, sowohl bei den Marketingverantwortlichen selbst als auch bei deren internen und externen Dienstleistern wie z.b. Agenturen, Fotografen, Übersetzern oder Druckereien. Alle Projektbeteiligte haben so einen klaren Überblick über die ihnen zugewiesenen Tasks samt allen dazugehörigen Detailinformationen, wie beispielsweise Deadlines, Status und Projektverlauf. So bündelt der Job Manager alle Produktionsaufträge an zentraler Stelle und ermöglicht eine effiziente Abwicklung durch standardisierte Prozesse. Marketing Job Manager Mitarbeiter Job-Folder Workflow & Templates Kommentare & Reviews Dienstleister Archiv Dienstleisterverwaltung Angebote & Aufträge Effizienz Erhöhen Sie durch klare, strukturierte und übersichtliche Prozesse die Produktivität und reduzieren Sie den Projektstress. Transparenz Sehen Sie jederzeit den Status, ToDos und Verlauf der Projekte ein oder verfolgen Sie den Verlauf in der Historie. Zeit Verkürzen Sie durch schnellere Prozesse die Durchlaufzeiten auch knappe Deadlines werden so machbar. Teamwork Verbessern Sie die Projekt-Zusammenarbeit im Team, sowohl zwischen unternehmensinternen Beteiligten als auch mit externen Partnern wie beispielsweise Agenturen, Fotografen, Freelancern und Druckdienstleistern. Kosten Halten Sie Kosten so gering wie möglich. Transparente Angebotsprozesse, nachvollziehbare Auftragsvergaben und klare Anweisungen an die Produktionsdienstleister helfen Ihnen dabei.! Die kreative Lieferkette im Griff: Mehr Effizienz und Effektivität für Kreationsprozesse.

3 Funktionen Job-Folder Jedes Marketingprojekt hat eine Job-Akte, in der alle relevanten Daten wie zum Beispiel Beteiligte, Aufgaben, aktueller Status, Angaben zur Produktion und Entwürfen, Reviews und Deadlines erfasst werden. Zur besseren Übersicht ist die Job-Akte in Datenblätter unterteilt, so dass schneller Informationszugriff garantiert ist. Parallel sorgen vordefinierte Workflows für eine eindeutige und reibungslose Aufgabenübergabe. Kundenspezifische Job-Folder und Workflows Die in einem Job-Folder zu erfassenden Stammdaten lassen sich kundenindividuell konfigurieren. Benötigte Datenblätter erzeugen Sie per Mausklick, die darin enthaltenen Eingabefelder fügen Sie per Drag & Drop hinzu. Auch die Prozesse mit den dazugehörigen Workflowschritten konfigurieren Sie selbst und ohne Programmierarbeit. Job-Templates Für wiederkehrende Projekte können Sie Job-Templates bzw. Vorlagen hinterlegen. Dadurch ordnet BrandMaker einem neuen Job, abhängig von seinem Inhalt, automatisch den richtigen Workflow zu. Job-Dashboard Alle laufenden Projekte werden auf einer Seite in Form einer Projektliste übersichtlich dargestellt. So sehen Sie auf einen Blick den aktuellen Status, das Datum der letzten Änderungen und den Liefertermin des Produktionsprojektes. Zusätzlichen Bedienkomfort bietet eine integrierte Suchfunktion für das schnelle und zielgenaue Auffinden spezieller Jobs und Aufgaben. Automatische Statusbenachrichtigung Ändert sich der Status eines Projektes oder besteht Handlungsbedarf, erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung aus dem Job Manager heraus. So werden nicht nur Prozesse beschleunigt, sondern auch verhindert, dass Aufgaben vergessen werden. Job-Filter Mit der Filterfunktion können Sie mit einem Klick feststellen, welche Marketingprojekte für Sie mit Aufgaben verbunden sind, ob als Auftraggeber oder Projektbeteiligter. Ebenso können Sie mit der Filterfunktion auf bereits abgeschlossene Projekte im Archiv zurückgreifen. Kommentare und Reviews Ihre Abstimmungen und Kommentare erfasst der Job Manager zusammen mit den Entwürfen und Angeboten an zentraler Stelle. Bei Pitches und Angebotsprozessen können Sie die Sichtbarkeit der Anmerkungen einschränken, so dass ein benutzerspezifischer Zugang zu Daten gewährleistet ist. Auto-Routing von Jobs Kundenspezifisch ist es möglich, auf Basis der Details in einem Job- Folder und der hinterlegten Dienstleisterprofile, Regeln zu definieren, um neue Projekte automatisch dem richtigen Lieferanten zuzuteilen. So können zum Beispiel Druckaufträge mit bestimmten Parametern direkt an die Druckerei, mit welcher die günstigsten Rahmenkonditionen vereinbart sind, delegiert werden. Auftrags- & Angebotsmanagement Neben der Abwicklung von Produktionsjobs unterstützt Sie der Job Manager auch beim Einholen von Angeboten und der Erteilung von Aufträgen. Über die im Archiv abgelegte Anfrage- und Auftragshistorie können Sie oder andere Benutzer alle getätigten Aktionen jederzeit einsehen und nachvollziehen. Dienstleister verwalten Ihre Dienstleisterdaten wie Adresse, Ansprechpartner, Preisangaben oder Rahmenverträge werden im Job Manager an zentraler Stelle erfasst. Neben der Verwaltung ermöglicht Ihnen der Job Manager mittels Bewertungsfunktion auch die Beurteilung einzelner Dienstleister. Ebenso können Sie Statistiken über die Dienstleisterqualität, Auftragsvolumina oder angefallene Kosten automatisch generieren. Webbasiert und integrationsfähig Das Modul Job Manager ist, wie alle BrandMaker Module, vollständig webbasiert und erfordert keine lokale Installation von Software an den Rechnern der jeweiligen Benutzer. Sie benötigen zur Nutzung lediglich Internet und einen Browser (z.b. Internet Explorer oder Mozilla Firefox). Zudem lässt sich der Job Manager dank offener Schnittstellen mit anderen, bereits vorhandenen Anwendungen oder weiteren BrandMaker Modulen nahtlos integrieren.

4 Screens 1 Job-Dashboard Übersichtliche Darstellung der aktuellen Aufgaben und Projekte. 2 Job-Folder Kundenspezifisch konfigurierbare Job-Details.

5 3 Konfiguration per Drag & Drop Job-Folder lassen sich per Drag & Drop kundenspezifisch gestalten. 4 Review Manager Erweiterte, interaktive Kommentar- und Reviewmöglichkeiten zur Abstimmung von Entwürfen und Medienversionen.

6 Module im Zusammenspiel Review Manager Mit dem BrandMaker Review Manager wird der Job Manager durch ein interaktives Abstimmungstool ergänzt. Damit dokumentieren Sie Reviews und Abstimmungen bei Produktionsjobs lückenlos und stellen eine klare Nachvollziehbarkeit her. Markierungs- und Kommentarfunktionen ermöglichen Ihnen das Einfügen von Anmerkungen und Korrekturwünschen direkt im Dokument, unabhängig vom Dateityp (DTP-Dateien, Bilder oder Dokumente). Bei neuen Versionen, Reviewbedarf oder Ergänzungen erhalten Sie oder der verantwortliche Mitarbeiter zusätzlich eine automatische Benachrichtung per . Über den Kommentarverlauf können Sie dabei den Fortgang des Dokuments bis zum aktuellen Status einsehen und die vorangegangenen Anmerkungen bei Ihrem Review berücksichtigen. Marketing Planer Der Marketing Planer unterstützt Sie bei der ganzheitlichen Jahresplanung, Budgetierung, Steuerung und Erfolgsmessung Ihrer Marketingaktionen und Kampagnen. Sie haben hiermit alle Ihre Aktivitäten samt den Budgets im Überblick. Wird der Job Manager an den Marketing Planer angebunden, können Sie im Marketing Planer den Kampagnen und Aktivitäten anstehende Jobs zuweisen. Bei Projektbeginn wird der neue Job dann aus dem Marketing Planer direkt in den Job Manager übertragen und der jeweilige Job-Folder automatisiert erzeugt. Über die Budgetfunktion des Marketing Planers können Sie die Job-Budgets planen und verwalten, sowie dafür angefallene Kosten erfassen und tracken. Medien Pool Der Medien Pool ist das Media Asset Management-System von BrandMaker und ermöglicht Ihnen das effektive Managen Ihrer Medienobjekte (Bilder, Grafiken, Audios, Videos, PDF- und MS Office-Dokumente, Adobe InDesign - und QuarkXPress -Dateien). Integrieren Sie beide Module, so sind alle Medien, die in den Job Manager zur Abstimmung eingestellt werden, nach Freigabe automatisch im Medien Pool hinterlegt. Die nahtlose Anbindung ermöglicht Ihnen eine einheitliche Versionierung und transparente Ablage aller Medienobjekte. Umgekehrt können Sie Ihre Jobs mit relevanten Medienobjekten im Medien Pool verknüpfen, beispielsweise mit zu verwendenden Bildern oder Referenzdokumenten. Über die BrandMaker GmbH Haben Sie weitere Fragen? Gerne helfen wir Ihnen weiter. BrandMaker GmbH Rüppurrer Straße Karlsruhe Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) info@brandmaker.com Seit der Gründung im Jahr 1999 hat sich die BrandMaker GmbH auf Softwarelösungen für Marketing-Prozess-Optimierung spezialisiert. Als Pionier in diesem Bereich vermarktet das Unternehmen seit 2001 das gleichnamige Marketing Resource Management-System (MRM). Mit rund 150 Mitarbeitern ist BrandMaker der führende Anbieter für MRM-Systeme in Europa und hat sich für eine Vielzahl namhafter Kunden als verlässlicher Partner erwiesen. Zu den Kunden, die die BrandMaker Lösungen in ihren Marketingabteilungen einsetzen, zählen unter anderen Commerzbank, DekaBank, Ernst & Young, EnBW, G+J EMS, Opel, Tirol Werbung und UBS.