Vom ITS zum IT-Management an der Universität Augsburg Dr. Markus Zahn, Universität Augsburg

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1 Vom ITS zum IT-Management an der Universität Augsburg Dr. Markus Zahn, Universität Augsburg

2 Gliederung des Vortrags Zahlen und Fakten zur Universität Augsburg Aufbau des IT-Servicezentrums Ausgangslage Vorarbeiten und Zielsetzungen Projektphase Ergebnisse und Erfahrungen Blick nach vorne etablierte Strukturen und Verfahren Ausgestaltung der IT-Architektur Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 2

3 Universität Augsburg im Überblick gegründet als Reformuniversität: 1970 Studierende: ca Absolventen: ca Professorinnen und Professoren: ca. 150 Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: ca. 600 Wissenschaftsstützendes Personal: ca Fakultäten KTHF, Phil-Hist, Phil- Soz (50% der Studierenden) WiWi, Jura (35% der Studierenden) MNF, FAI (15% der Studierenden) 7 zentrale Einrichtungen Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 3

4 Ausgangslage vor Projektbeginn Aktuelle Herausforderungen Studienreform, Studierendenzuwachs Exzellenzinitiative neue Mediengeneration von Universitätsangehörigen Erwartungshaltung weitgehend automatisierte Unterstützung von Verwaltungsaufgaben möglichst ortsunabhängiger Ressourcenzugriff Ausgangslage 2003 IuK-Dienste durch verschiedene Einrichtungen konzipiert und erbracht individuelle Insellösungen Medienbrüche und Doppelarbeit uneinheitliche Systemlandschaften, viele Schnittstellen keine übergreifende IuK-Planung sehr knappe Ressourcen Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 4

5 Strategische Ziele des ITS IT-Management-Kompetenz schaffen CIO-Funktion auf Leitungsebene etablieren Lenkungsrat übernimmt Entscheidungskompetenz übergreifende IuK-Strategie und -Planung Innovation strategisch vorantreiben vorhandene Ressourcen optimal einsetzen Kompetenzen bündeln Betrieb optimieren bereichsübergreifend handeln Fakultäten, Wissenschaftler, Studierende einbeziehen Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 5

6 Aufbau des IT-Servicezentrums Grundstruktur keine neue OU stattdessen Einbindung aller Einrichtungen mit IuK-Funktion Projektphase Rechenzentrum und Verwaltungs-DV DV-Betreuer der Fakultäten Bibliothek, Video-/Medienlabor sowie Referat Bau und Technik Anschubfinanzierung zwischen 2006 und / Jahr durch Universität / Jahr durch DFG-Förderinitiative Leistungszentren für Forschungsinformation Initiierung von Leit-Projekten Verstetigung mit Ende der Anschubfinanzierung personelle Ressourcen und Organisationsstruktur Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 6

7 Organisationsstruktur (Projekt) Universitätsleitung ITS-Lenkungsrat Vizepräsident (Vorsitz) Wissenschaft Infrastruktur Infrastruktur Fakultäten Innovation Neue Technologien Wissenstransfer Informationsplattform Projektarbeit... Informationsmanagement Rechenzentrum Verwaltungs-DV Video-/Medienlabor Bibliothek Rechner und Netze Referat Bau und Technik dezentraler IT-Service DV-Betreuer Fakultäten/ zentrale Bereiche ITS Projekt- und Servicegruppen Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 7

8 Prozesse und IT-Unterstützung IuK-Betriebsgrundlagen Netzdienste Betriebssysteme Speichersysteme Virtualisierung Lizenzserver Datenbanken Campus-Filesystem Backup IuK-Zugang Identity-Management Authentifizierungsdienste Namens- & Verzeichnisdienste IuK-Systeme und Anwendungen Lehr- und Lernplattformen Dokumenten-Management IuK-Arbeitsplatz Beschaffung (Hard- & Software) Installation Betrieb und Support Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 8

9 Thematische Organisation in Clustern Neun inhaltliche Teilprojekte in drei thematischen Schwerpunkten effizientes Forschen, Lehren, Lernen AV-Mediendienste Digicampus elearning-umgebung zum wissenschaftlichen Arbeiten Medien- & Publikationsserver leistungsfähige IT-Basis Konsolidierung Rezentralisierung Supportstrukturen für Rechnerarbeitsplätze Identity-Management Campus-Filesystem serviceorientierte Verwaltung Online-Angebote für Studierende Dokumenten-Management-System Raum- und Hörsaalvergabe ebestellprozess Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 9

10 Teilprojekt Online-Angebote für Studierende Studierenden-Portal auf Basis von HIS-LSF Online-Begleitung (Studierende, Studentekanzlei, Behörden) während der Phasen Bewerbung Bewerbungsvorgang Status Bewerbungsverfahren (insbes. bei NC) Immatrikulation Studium Übernahme der Bewerberdaten Studentenausweis und itan-liste Bescheinigungen Adressänderungen Online-Verifikation Grundlage des universitätsweiten Student-Life-Cycles Versorger und Nutzer des IdM-Systems Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 10

11 Teilprojekt Digicampus Virtueller Lern- und Arbeitsplatz Verwaltung von Lehrveranstaltungen > Nutzer > Kurse und Veranstaltungen Kernfunktionen etablierter Systeme als integrale Bausteine Stärken der Systeme kombinieren einfache Pflege der Bausteine Grundlage der universitätsweiten Lehr- und Lernorganisation Nutzer des IdM-Systems Digicampus = einheitliche Benutzeroberfläche (Proxysystem) Verwaltung: HIS-Teilsysteme bzw. HISinOne Prüfung: STUDIS (FlexNow!) Präsenzlehre: Stud.IP (Basis LMS) E-Learning: Drupal, Moodle MediaWiki Bibliotheksdienste: OPAC, OPUS Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 11

12 Teilprojekt Identity-Management Verwaltung digitaler Identitäten für alle Universitätsangehörigen Grundlage aller personalisierten, universitätsweiten IT-Dienste hochschulübergreifende Zusammenarbeit zukünftig über DFN-AAI entwickelt in Kooperation mit der DAASI GmbH Anbindung an HIS-SOS (Studierende), VIVA (Personal) und Gäste-Verzeichnis Datenmodell auf das Wesentliche reduziert ( Datenschutz, Personalrat) modularer Aufbau Provisionierung (SPML) von Microsoft Active Directory Kerberos/OpenLDAP Campus Filesystem,... Abbildung eines gelebten Organigramms Grundlage für generische administrative Berechtigungen in IT-Systemen Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 12

13 Projekterfahrungen (1) Die initiierten Leit-Projekte sind v.a. auch Organisationsprojekte an/von denen Menschen beteiligt/betroffen sind Henne-Ei-Problem Bottom-Up vs. Top-Down strategisches Potential erkennen/aufzeigen Veränderungswillen initiieren/unterstützen Nimm mich mit! Betroffene Beteiligte Nutzer Entsorgung bestehender (Organisations-)Strukturen Aufbau von IT-Management-Strukturen ist ein iterativer Prozess Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 13

14 Veränderungsmanagement bzw. -begleitung (1) H. Krcmar, ZKI Frühjahrstagung Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 14

15 Veränderungsmanagement bzw. -begleitung (2) Aktives Veränderungsmanagement Betroffene zu Beteiligten machen frühzeitige, durchgängige Partizipation Betroffene in Gestaltung und Umsetzung einbeziehen Bedarf und Bedenken aufgreifen Integration neuer (Projekt-)Mitarbeiter (Außensicht und neue Ideen) Berücksichtigung und Kommunikation externer Veränderungen verwertbare Teilerfolge erzielen (Quick-Wins) Konkrete Maßnahmen Veranstaltungsreihe ITS-Forum Veranstaltungsreihe Workshops zur Strategieentwicklung und zur Integration der Teilprojekte Coaching von Teilprojektleitern Seminarreihe AG-Moderation Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 15

16 Projekterfahrungen (2) Verfügbarkeit von Teilerfolgen genutzt wird, was jetzt und hier verfügbar ist und nahe an der gewünschten Funktionalität liegt 100% vs. kritische Masse es geht voran! Idee: Startpakete (z.b. für Campus-FS, CMS, , Wiki,...) Auch für die Nutzer ist viel in Bewegung vieles Online anstatt auf Papier/persönlich richtiger Umgang mit Benutzerkennung, Passwort, TANs und itans wo bekomme ich Hilfe, wenn es klemmt? Begleitung durch Service Desk ist enorm wichtig Aufbau von IT-Management-Strukturen ist ein iterativer Prozess Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 16

17 Ausgestaltung der IT-Architektur Aufbau einer IT-Architektur auf Basis der Architektur der Leit-Projekte Identity-Management-System Digicampus (HIS-SOS, FlexNow!, Stud.IP) prozessorientiert anstatt bereichs- bzw. funktionsorientiert von entkoppelten zu integrierten Ansätzen ergänzt um effiziente Support-Strukturen für Rechnerarpeitsplätze (Rahmenverträge, Installation,...) Service Desk CIO und ITS-Lenkungsrat als treibende, koordinierende und/oder regulierende Kraft Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 17

18 Verstetigte Organisationsstruktur Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 18

19 Service- und Projektgruppen Servicegruppen IT-Ausstattung Rahmenverträge Hard- und Software Supportstrukturen für Rechnerarbeitsplätze Identity-Management Zebra Management digitaler Identitäten Authentifizierungs- und Autorisierungsinfrastrukturen Service Desk Beratungs- und Supportzentrum für Studierende Compute-Services Projektgruppen bereichsübergreifende Koordination von Compute-Clustern werden je nach Bedarf initiiert derzeit: Campus-Filesystem, Chipkarte Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 19

20 Fazit übergreifende IuK-Planung Verankerung in der Universitätsleitung durch CIO konkrete Ausarbeitung durch Projektgruppen wesentliche IuK-Dienste gemeinsam konzipiert prozessorientierte Sichtweise durch Servicegruppen erbracht mit Anwenderunterstützung durch Service Desk nurmehr wenige, kleinere Insellösungen gute Abdeckung durch Leit-Projekte und Startpakete zu erwartender Mehrwert rechtfertigt meist Aufwand für eigenständige Lösungen nicht weitere Konvergenz durch Abstimmung zwischen Lenkungsrat und Servicegruppen Universität Augsburg: Vom IT-Servicezentrum zum IT-Management 20