Einrichten eines MAPI- Kontos in MS Outlook 2003

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1 Einrichten eines MAPI- Kontos in MS Outlook 2003 Um mit dem -Client von Outlook Ihr Konto der Uni Bonn mit MAPI einzurichten, müssen Sie sich als erstes an den Postmaster wenden, um als MAPI-Berechtigter eingetragen zu werden. Anschließend muss die Client-Anwendung, der so genannten CommuniGate Pro MAPI Connector installiert werden. Vorgehensweise: 1. Melden Sie sich als Administrator im Windows XP an 2. Laden Sie dann den CommuniGate Pro MAPI Connector herunter Unter finden Sie die aktuelle Version und eine Beschreibung. 3. Entpacken Sie die herunter geladene Datei und starten anschließend das Setup Ist bereits eine ältere Version vorhanden, wird dies erkannt und aktualisiert. 4. Nach fertig gestellter Installation ruft der CommuniGate Pro MAPI Connector sofort den Einrichtungsbildschirm für das Konto in Outlook auf. Beachten Sie bitte, dass normalerweise nicht als Administrator gearbeitet wird, sondern als eingeschränkter Benutzer. Das Einrichten jetzt macht nur Sinn, wenn Sie immer als Administrator arbeiten.. 5. Beenden Sie die Installation ohne Einrichtung 6. Melden Sie sich als Administrator ab Einrichten eines MAPI - Kontos: 1. Melden Sie sich mit Ihrem Standardbenutzer im Windows XP an 2. Starten Sie Outlook Wenn noch kein Konto eingerichtet wurde, werden Sie jetzt aufgefordert dieses zu tun. Falls bereits ein Konto vorhanden ist, müssen Sie über den Menüpunkt <Extras> < -Konten> das MAPI-Konto einrichten 1

2 Einrichten eines neuen Kontos 4. Folgen Sie dem Assistenten. Bei dem Punkt Servertyp für Ihr Konto, wird Zusätzliche Servertypen ausgewählt. Abbildung 1: Zusätzliche Servertypen 5. Wählen Sie CommuniGate Pro aus Falls dieser Punkt nicht zur Auswahl steht, wurde der Client nicht installiert. 6. Jetzt müssen folgende Einträge vorgenommen werden Servername Eigene Benutzerkennung Haken entfernen Abbildung 2: MAPI - Einstellungen 7. Hiermit ist die Einrichtung des MAPI- -Kontos abgeschlossen. 2

3 8. Beim Neustart von Outlook wird folgende Ordnerstruktur sichtbar: Diese Ordner liegen alle auf dem Server und können von jedem Rechner abgerufen werden Abbildung 3: Ordnerstruktur bei neu eingerichteten Konto 9. Ist die Netzwerkverbindung unterbrochen, sehen Sie zwar Ihre Ordnerstruktur, können allerdings keine Mails mehr lesen. Einrichten eines MAPI-Kontos bei bereits vorhandenen Konto 10. Nach Starten von Outlook, rufen Sie den Befehl Extras -Konten auf 11. Dort wählen Sie Vorhandenes Konten aus 12. Das bereits vorhandene Konto kann nicht in ein MAPI-Konto umgewandelt werden, Sie müssen hier ein Konto hinzufügen. 3

4 13. Damit die Nachrichten, aber auch die Kalender und Kontakte, auf dem Server verwendet werden, müssen Sie die Übermittlung der Nachrichten auf Ihre Benutzerkennung umstellen. Abbildung 4: Übermittlung der Nachricthen 14. Die Ordnerstruktur vom vorherigen Konto bleibt erhalten. 15. Führen Sie dann genau wie bei einem neuen Konto die Schritte 4 7 durch. Die Ordnerstruktur sieht nun so aus Die Ordner auf dem Server stehen an erster Stelle, der lokale Persönliche Ordner dahinter. Verwendet wird beim Versenden der Ordner auf dem Server. Abbildung 5: Ordnerstruktur bei POP und MAPI-Konto 4

5 Übertragen von Daten aus anderen Systemen Dieser Abschnitt ist nur dann für Sie interessant, wenn Sie entweder schon ein Outlook Konto mit POP3 oder IMAP eingerichtet hatten, oder wenn Sie Ihre s bisher mit einem anderen Mail-Client abgerufen und lokal gespeichert haben. Für diese Fälle sind Wege beschrieben, wie Sie Ihre alten Daten in das MAPI-Konto übernehmen können. 1. Übertragen der alten s: Wenn Sie bisher mit POP3 im Outlook gearbeitet haben, finden Sie, wie oben beschrieben, im Outlook Ihren Persönlichen Ordner mit allen Ihren lokalen s, und einen neuen Ordner CommuniGatePro (mit der Bezeichnung Ihrer Benutzerkennung) mit allen Ordnern, die auf dem Server liegen. Wenn Sie sich lokal eine Ordnerstruktur aufgebaut haben, können Sie diese Struktur in Ihr neues MAPI-Konto übernehmen. Dazu nehmen Sie alle s oder Ordner samt Unterordnern aus dem Bereich Persönliche Ordner mit der rechten Maustaste, ziehen sie in den MAPI-Bereich ( CommunigatePro) und kopieren sie dorthin. Durch diese Aktion werden die s, die Sie lokal gespeichert haben, mit der Ordnerstruktur zusammen auf dem Server abgelegt. Wenn Sie alle s erfolgreich übertragen haben, sollten Sie sie aus dem Persönlichen Ordner löschen, damit es keine Doppelungen gibt. Sollten Sie bisher mit Mozilla oder Thunderbird und POP3 lokal gearbeitet haben, können Sie Ihre s nach Outlook übernehmen, indem Sie zunächst z.b. in Mozilla ein IMAP-Konto einrichten. Über dieses Konto können Sie Ihre lokal gespeicherten s auf den Server schieben. (Lesen Sie dazu bitte die entsprechende Beschreibungen unter Wenn Sie anschließend Ihr MAPI-Konto unter Outlook einrichten, finden Sie dort auch Ihre alten s. 2. Übertragen der Termine: Ähnlich wie bei den s finden Sie im Outlook nach der Einrichtung eines zusätzlichen MAPI-Kontos einen Kalender (lokal) und einen Calendar (auf dem Server). Calendar liegt auf dem Server Kalender ist lokaler Ordner Abbildung 6 Ansicht Kalender Natürlich haben Sie die Möglichkeit, mit beiden Kalendern parallel zu arbeiten, allerdings mit dem Nachteil, dass die Termine im Kalender Ihnen nur lokal zur Verfügung stehen und Sie 5

6 ggf. Termine doppelt eintragen müssen. Außerdem funktioniert bei dieser Einstellung die Erinnerungsfunktion nur für einen Kalender. (Die Erinnerungsfunktion gilt für den Kalender in dem Ordner, der bei Kontoeinrichtung in dem Feld <Neue Nachrichten übermitteln an> eingetragen wurde. Siehe Abbildung 4). Besser ist die Vorgehensweise, alle Termine aus dem Kalender in den Calendar auf den Server zu übertragen und dann nur noch mit dem Calendar zu arbeiten. Dazu gehen Sie zunächst auf Ihren lokalen Kalender und wählen als aktuelle Ansicht aktive Termine aus (Menü <Ansicht> -> <Anordnen nach> -> <Aktuelle Ansicht> -><Aktive Termine>), markieren alle Termine und kopieren sie in die Zwischenablage (Menü <Bearbeiten> -> <Alles markieren> -> <Bearbeiten> -> <Kopieren>). Anschließend wechseln Sie in den Calendar und dort in die entsprechende Ansicht, und fügen alle Termine ein. (Menü <Bearbeiten> -> <Einfügen>). Bitte beachten Sie, dass durch das Kopieren der Aktiven Termine keine zurückliegenden Termine mit übertragen werden. Wenn Sie dies tun möchten, wählen Sie nicht die Ansicht Aktive Termine sondern Nach Kategorie. 3. Kontakte im Outlook mit MAPI verwalten Nach der Installation des zusätzlichen MAPI Kontos gibt es im Outlook einen Ordner Contacts auf dem Server und den persönlichen lokalen Ordner Kontakte. Abbildung 7 Zunächst ist nur der Ordner Kontakte als Adressbuch in Ihr Outlook eingebunden, aber Sie können auch den Ordner Contacts als Adressbuch einbinden (Markieren von Contacts -> rechte Maustaste drücken -> <Eigenschaften> aus Kontextmenü auswählen und auf die Registerkarte Outlook-Adressbuch gehen. Hier den entsprechenden Haken setzen und ggf. den Namen anpassen.) 6

7 Abbildung 8 Solange Sie mit beiden Adressbüchern (Kontakte und Contacts) arbeiten, werden die Adressen, die Sie aus eingegangenen s direkt in Ihr Adressbuch übernehmen, in das Adressbuch geschrieben, das in dem Ordner liegt, der bei Kontoeinrichtung in dem Feld <Neue Nachrichten übermitteln an> eingetragen wurde. (Siehe Bild 4) Wenn Sie Adressen von einem Adressbuch in ein anderes übernehmen möchten, können Sie dies durch einfaches Kopieren und Einfügen tun. Allgemeine Hinweise: Ihr POP3 Konto sollten Sie nur löschen, nachdem Sie alle s, Termine, Kontakte, und Aufgaben vorher in den MAPI-Bereich übernommen haben, andernfalls können Sie auf die Daten nicht mehr zugreifen. Unter MAPI kann es zu Problemen mit zertifizierten s kommen. Wenn s in Ihrem Outlook nicht angezeigt werden, weil der Absender seine Nachrichten mit einer digitalen Signatur verschickt, haben Sie folgende Möglichkeiten, die trotzdem zu lesen: Sie gehen mit Ihrem Internet-Browser über WEB-Mail in Ihre INBOX oder Sie führen Outlook im Kompatibilitätsmodus Windows 2000 aus. Dies tragen Sie in die Eigenschaften von Outlook ein. Siehe Abb. 9. (Icon markieren -> rechte Maustaste drücken -> Eigenschaften -> Kompatibilität) Abbildung 9 7

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