Bericht über die Prüfung des Buchhaltungssystems SelectLine Finanzbuchhaltung. der. SelectLine Software GmbH, Magdeburg

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1 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER Bericht über die Prüfung des Buchhaltungssystems SelectLine Finanzbuchhaltung der SelectLine Software GmbH, Magdeburg

2 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER INHALTSVERZEICHNIS SEITE 1. AUFTRAG UND AUFTRAGSDURCHFÜHRUNG 1 2. PRÜFUNGSGRUNDLAGEN 2 3. ART UND UMFANG DER PRÜFUNGSDURCHFÜHRUNG 3 4. PRÜFUNG DER NOTWENDIGEN VERARBEITUNGSFUNKTIONEN Belegfunktion Journalfunktion Kontenfunktion Sonstige Verarbeitungsfunktionen Buchung Sonstige Ordnungsprinzipien 9 5. PRÜFUNG DER PROGRAMMIERTEN VERARBEITUNGSREGELN PRÜFUNG DER SOFTWARESICHERHEIT Differenzierung von Zugriffsberechtigungen Prüfung der vorgesehenen Datensicherungs- und Wiederanlaufverfahren Programmentwicklung, -wartung und freigabe PRÜFUNG DER VERFAHRENSDOKUMENTATION Art und Umfang der Dokumentation Hinweise für den Anwender ZUSAMMENFASSUNG DER PRÜFUNGSERGEBNISSE UND PRÜFUNGSVERMERK 16 Anlage Allgemeine Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften vom 1. Januar 2002

3 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER AUFTRAG UND AUFTRAGSDURCHFÜHRUNG Die SelectLine Software GmbH, Magdeburg (im Folgenden SelectLine genannt), hat mich mit Schreiben vom 8. Juli 2003 beauftragt, das von SelectLine entwickelte Buchhaltungsprogramm SelectLine Finanzbuchhaltung Standard in der Version 7.5 im Hinblick auf die Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu prüfen. Für die Durchführung des Auftrags und meine Verantwortlichkeit sind, auch im Verhältnis zu Dritten, die als Anlage beigefügten Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in der Fassung vom 1. Januar 2002 maßgebend. Insbesondere hafte ich nicht für Programmänderungen, die von mir nicht geprüft wurden, unsachgemäße Handhabung der Hard- und Software beim Endbenutzer, Eingabefehler und falsche Parametereingaben, Nichtbeachtung von Ordnungsmäßigkeitsvorschriften, die nicht mit der Software in unmittelbarem Zusammenhang stehen. Gegenüber den Erwerbern des Programms trifft mich keine unmittelbare Haftung. Der Auftraggeber verpflichtet sich, solchen Erwerbern, die von meiner Prüfung unterrichtet wurden, den Inhalt meiner allgemeinen Auftragsbedingungen mitzuteilen. Die Prüfung, über deren Umfang und Ergebnis ich im Folgenden berichte, wurde von mir in meinen Räumen in der Zeit vom 4. November 2003 bis 15. Januar 2004 durchgeführt. Auskünfte erteilten mir Mitarbeiter der Firma SelectLine.

4 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER - 2- Einzelheiten der Prüfungsdurchführung habe ich nach Art, Umfang und Ergebnis in meinen Arbeitspapieren dokumentiert. Für meine Prüfung waren insbesondere von Bedeutung: handels- und steuerrechtliche Vorschriften für die Buchhaltung ( 238 ff. HGB und 145 ff. AO), IDW Prüfungsstandard: Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen (IDW PS 880), Stand 18. November 1998, IDW Prüfungsstandard: Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW PS 330), Stand , IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW RS FAIT 1), Stand , Stellungnahme FAMA 1/1987 (Fachausschuss für moderne Abrechnungssysteme des Instituts der Wirtschaftsprüfer), GoBS (vgl. Bundesministerium für Finanzen: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), Bundessteuerblatt 1995, Teil 1, Nr. 18) 2. PRÜFUNGSGRUNDLAGEN Meine Prüfung bezieht sich auf die Funktionalitäten des Rechnungswesens in SelectLine Finanzbuchhaltung Standard, Version 7.5.

5 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER - 3- Die Testplattform, die selbst nicht Prüfungsgegenstand war, bestand aus folgenden Komponenten: Hardware: Notebook ECS Intel Pentium 4, 2,4 GHz, 512 MB RAM Betriebssystem: Microsoft Windows 2000 Datenbanksystem: Borland Database Engine (BDE) Anwendung: SelectLine Finanzbuchhaltung Standard, Version 7.5 Für meine Prüfung standen mir die folgenden Dokumentationsunterlagen zur Verfügung: Benutzerhandbuch SelectLine Finanzbuchhaltung, 2. Auflage 2002, Schulung SelectLine Finanzbuchhaltung 2002, Online-Hilfe 3. ART UND UMFANG DER PRÜFUNGSDURCHFÜHRUNG Die Prüfung bezieht sich auf alle für die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) relevanten Teile der Software SelectLine Finanzbuchhaltung Standard. Dabei wurden insbesondere die Funktionen einer Prüfung unterzogen, die für die korrekte Verarbeitung der Geschäftsvorfälle verantwortlich sind. Nicht in den Prüfungsschwerpunkt einbezogen wurden Funktionen, die keine Journal-, Protokoll- oder Kontenfunktion haben. Im Rah-

6 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER - 4- men der Testatsarbeiten wurden jedoch solche Bereiche einer kritischen Durchsicht unterzogen. Geprüft wurden im Bereich der Prüfungsschwerpunkte alle wesentlichen Funktionen sowie in Stichproben die Übereinstimmung der Anwenderdokumentation mit der Software. Die Prüfung wurde mit Hilfe von Testdaten in eigens für Testzwecke eingerichteten Testfirmen durchgeführt. Als Testdaten wurden eine Auswahl von in der Realität üblicherweise anfallenden Geschäftsvorfällen zu Grunde gelegt. Um die Funktionsfähigkeit der programmierten Kontrollen zu testen, wurden auch bewusst falsche Daten und Datenkonstellationen eingegeben. Die Software wurde nur als Einzelplatzversion getestet. Die Netzwerkfunktionalitäten sind nicht Bestandteil des Testats. Nicht Prüfungsgegenstand waren eine Untersuchung des Antwortzeitverhaltens sowie eventuell auftretende Performanceprobleme. Die Beurteilung der Software-Ergonomie ist nur insoweit Bestandteil des Auftrags, als sich Auswirkungen auf die Ordnungsmäßigkeit der Verarbeitung ergeben. Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit von SelectLine Finanzbuchhaltung Standard erfolgte unter Laborbedingungen. Dies bedeutet, dass die Prüfung nicht die in einer tatsächlichen Unternehmensumgebung vorhandene aufbau- und ablauforganisatorische Ebene des internen Kontrollsystems sowie die Art und Weise der Implementierung des Systems mit einbeziehen kann. Das Ergebnis dieser Prüfung kann sich daher nur isoliert auf die Anwendungssoftware unter der für die Testfirmen vorgenommen Systemparametrisierung erstrecken.

7 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER PRÜFUNG DER NOTWENDIGEN VERARBEITUNGSFUNKTIONEN Ein DV-gestütztes Buchführungssystem muss sich vor allem daran messen lassen, ob es alle typischerweise vorkommenden Arten von Geschäftsvorfällen einwandfrei darstellen und verarbeiten kann. Die über SelectLine Finanzbuchhaltung Standard durchgeführten Prüfungen müssen den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen ( 238 ff. HGB). Diese haben sich im Laufe der Zeit aus der betriebswirtschaftlichen Praxis, der Rechtsprechung, der Gesetzgebung und der Wissenschaft entwickelt. Ordnungsmäßige, computergestützte Buchführungssysteme sind solche, die unter Einbeziehung aller maschinellen und manuellen Verfahren eine vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete ( 239 Abs. 2 HGB) sowie für einen sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit nachvollziehbare ( 238 Abs. 1 HGB) Buchführung ergeben. Sie müssen insbesondere die Beleg-, Journal- und Kontenfunktion (vgl. Tz. 2 des GoBS) erfüllen. Hierzu ist außerdem eine Dokumentation erforderlich, aus der Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens vollständig ersichtlich sind. 4.1 Belegfunktion Die Belegfunktion stellt die Basis für die Beweiskraft der Buchhaltung dar. Sie ist der nachvollziehbare Nachweis über den Zusammenhang zwischen den unternehmensexternen und internen buchungspflichtigen Vorgängen einerseits und dem gebuchten Inhalt in den Geschäftsbüchern andererseits. Die Erfüllung der Belegfunktion hängt selbstverständlich im wesentlichen Maße von der Organisation des Belegwesens beim Benutzer ab und ist nur teilweise durch die Software selbst sicherzustellen.

8 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER - 6- Im Zusammenhang mit der Ausführung von Buchungen muss die Software für den Beleg die Angabe des Buchungsbetrags (oder Mengen- und Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt), der Kontierung, des Buchungstextes, der Belegnummer bzw. des Ordnungskriteriums für die Abfolge sowie des Beleg- und Buchungsdatums sowie der Buchungsperiode sicherstellen. Feststellung: Die in SelectLine Finanzbuchhaltung Standard gebuchten und journalisierten Belege lassen sich jederzeit online anzeigen und drucken. Ein Beleg kann über die Belegnummer und das Belegdatum sowie die Buchungsnummer und das Buchungsdatum eindeutig identifiziert werden. SelectLine Finanzbuchhaltung Standard ermöglicht alle Buchungen in Dialog oder über eine Stapelverarbeitung. Stapelbuchungen könne bis zur endgültigen Journalisierung geändert oder gelöscht werden. Alle notwendigen und geforderten Informationen sind in den gespeicherten Buchungsbelegen enthalten. Der Buchungstext kann pro Belegposition angegeben werden. Es besteht die Möglichkeit, das Feld Buchungstext als Pflichtfeld zu definieren. 4.2 Journalfunktion Der Nachweis der vollständigen, zeitgerechten und formal richtigen Erfassung der Geschäftsvorfälle kann durch Protokollierung auf verschiedenen Stufen des Verarbeitungsprozesses erbracht werden. Erfolgt die Protokollierung nicht bereits bei der Datenerfassung/-übernahme (z.b. Primanota), sondern erst auf einer nachfolgenden Verarbeitungsstufe (z.b. maschineninterne Buchungspro-

9 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER - 7- tokolle),dann muss durch Maßnahmen/Kontrollen in dem Verfahren die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle von deren Entstehung bis zur Protokollierung sichergestellt sein. Die Software hat sicherzustellen, dass ein Ausdruck in der Reihenfolge des Buchungszeitpunkts, der jeweils erkennbar sein muss, möglich ist. Hierzu ist auch nachzuweisen, das die Software den Ausdruck des Buchungsstoffes oder eine Speicherung des Buchungsstoffes in Kombination mit Ausdruckbereitschaft unterstützt. Feststellung: Das Journal beinhaltet lückenlos alle Buchungen in chronologischer Reihenfolge, wahlweise sortiert nach Buchungs- oder Belegdatum. Für den erfassten Buchungsstoff wird die Journalfunktion in SelectLine Finanzbuchhaltung Standard erfüllt. 4.3 Kontenfunktion Zur Erfüllung der Kontenfunktion müssen die Geschäftsvorfälle nach Sach- und Personenkonten geordnet dargestellt werden können. Die Darstellung der Konten kann durch Bildschirmanzeige, auf Papier sowie auf einem Bild- oder anderen Datenträger erfolgen. Sowie eine Darstellung durch Bildschirmanzeige oder anderem Datenträger erfolgt, ist bei berechtigter Anforderung eine ohne Hilfsmittel lesbare Wiedergabe bereitzustellen. Die Software hat zu gewährleisten, dass Buchungsaufzeichnungen die Kontenbezeichnung, einen Nachweis der lückenlosen Blattfolge, die Kennzeichnung der Buchungen, Summen und Salden nach Soll und Haben, das Buchungsdatum, einen Belegverweis sowie den Buchungstext oder dessen Verschlüsselung enthalten.

10 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER - 8- Feststellung: Mit Hilfe verschiedener Funktionen lassen sich detaillierte Kontenblätter für Sachkonten, Debitoren und Kreditoren erstellen. Die einzelnen Berichte lassen sich gezielt für einzelne Zeiträume und Konten erstellen. Die Kontenfunktion wird durch SelectLine Finanzbuchhaltung Standard erfüllt. 4.4 Sonstige Verarbeitungsfunktionen Buchung Die Ordnungsmäßigkeit einer Buchung ist dann gewährleistet, wenn sie vollständig, formal richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfasst und gespeichert ist. Diese Prinzipien sind insbesondere durch die Erfüllung folgender Anforderungen an die Software sicherzustellen: Auf die gespeicherten Geschäftsvorfälle und Teile von diesen kann gezielt zugegriffen werden. Die Verarbeitungsfähigkeit der Buchungen ist über die Verarbeitungsstufen sichergestellt. Zur vollständigen und richtigen Erfassung von Geschäftsvorfällen sind die erforderlichen Kontrollen eingerichtet; ferner wird gewährleistet, dass Veränderungen im Buchungsstoff so vorgenommen werden, dass sowohl der ursprüngliche Zustand als auch die Tatsache, dass eine Veränderung vorgenommen wurde, erkennbar bleiben. Um zu gewährleisten, dass alle für die nachfolgende Verarbeitung erforderlichen Merkmale einer Buchung vorhanden und plausibel sind, sind Vollständigkeitskontrollen (Mussfelder) und weitere Erfassungskontrollen (Datum, Konsistenz, Kontrollrechnung) eingerichtet. Insbesondere wird sichergestellt, dass die Merkmale für eine zeitliche Darstellung sowie eine Darstellung nach Sach- und Unterkonten gespeichert sind.

11 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER - 9- Die Systemausgaben ( z.b. Bildschirm- und Listenausgaben, Datenaufbereitung für Berichte oder Übertragungen) müssen vollständig und richtig sein. Feststellung: Vollständigkeits- und Erfassungsprotokolle sind in SelectLine Finanzbuchhaltung Standart eingerichtet, um eine richtige Weiterverarbeitung der erfassten Daten zu gewährleisten. Auf alle Geschäftsvorfälle kann gezielt zugegriffen werden und Systemausgaben am Bildschirm und in Listenform sind vollständig und richtig. Änderungen von Buchungssätzen können nur durch protokollierte Stornierungsbuchungen herbeigeführt werden. In der Software SelectLine Finanzbuchhaltung Standard werden Änderungen in den Stammdaten nicht protokolliert. Diese Protokollierung liegt damit in der Verantwortung der Anwender und muss dort durch geeignete organisatorische Maßnahmen gewährleistet werden. Es ergeben sich keine Beanstandungen Sonstige Ordnungsprinzipien Neben den GoBS-bezogenen Funktionen sind durch die Software eine Reihe von Verarbeitungsfunktionen zu erfüllen, die von der besonderen Aufgabenstellung abhängig sind (z.b. Mandantenfähigkeit, Verarbeitungsmöglichkeit von Fremdwährungen, Import- und Exportmöglichkeiten von bzw. zu anderen Programmen, Erstellung individueller Auswertungen). Es ist zu untersuchen, ob die Software alle an sie gestellten fachlichen Anforderungen des jeweiligen Aufgabengebiets abdeckt. Weiterhin muss überprüft werden, ob insbesondere die laut Dokumentation vom Programm zu erfüllenden Verarbeitungsfunktionen implementiert und so ausreichend beschrieben sind, dass sie zweifelsfrei nachvollzogen werden können. Die Vollständigkeit der Verarbeitungsfunktionen der zu prüfenden Software lässt sich anhand der Verfahrensdokumentation (z.b. Pflichtenheft oder Feinkonzept) prüfen. Aus der zu Grunde liegen-

12 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER den Verfahrensdokumentation müssen hierzu Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens vollständig ersichtlich sein. Feststellung: Mandantenfähigkeit wird durch das parallele Verwalten von mehreren Firmen gewährleistet. Im Rahmen der Prüfung wurden weitere Funktionen, z.b. Datenimport- und -export, erfolgreich getestet. 5. PRÜFUNG DER PROGRAMMIERTEN VERARBEITUNGSFUNKTIONEN Die Prüfung der programmierten Verarbeitungsregeln beinhaltet die Prüfung auf Richtigkeit der Programmabläufe, sachlogische Richtigkeit der programmierten Verarbeitungsregeln und auf Wirksamkeit der programmierten Plausibilitätskontrollen. So wurden insbesondere folgende Verarbeitungsregeln in die Prüfung einbezogen: Plausibilitätskontrollen, Umsatzsteuerermittlung, Summierungen und Saldierungen, Kontierung und Buchung, Konten- und Periodenzuordnung und Monats- und Jahreswechsel. Die Prüfung von Umfang und Wirksamkeit maschineninterner Plausibilitätskontrollen umfasst sowohl Eingabekontrollen als auch maschinelle Kontroll- und Abstimmverfahren im Verarbeitungsablauf. Beide sollen als Teil des softwareunterstützten internen Kontrollsystems zur Sicherstellung der Verarbeitung vollständiger und richtiger Daten beitragen.

13 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER Zu diesen Kontrollen zählen z.b.: Prüfung der Felder u.a. auf gültige Formate und Einhaltung vorgegebener Grenzwerte, Prüfung der Existenz von eingegebenen Konten, Prüfung von Soll-/Haben-Identität bei der Eingabe von Buchungssätzen, Nummerierung von Belegen zum Nachweis der Lückenlosigkeit/Eindeutigkeit, keine Löschungs- und Änderungsmöglichkeit von bebuchten Konten, Kostenstellen und Buchungssätzen. Diese programmierten Verarbeitungsregeln wurden vornehmlich mit Hilfe der Testfallmethode geprüft. Dabei wurden die wesentlichen in der Dokumentation beschriebenen Funktionen abgedeckt und um eigene Testfälle erweitert. Die für die Arbeitsaufgabe repräsentative Kombination von Funktionen wurde berücksichtigt. Zusätzlich zu diesen programmierten Eingabe- und Verarbeitungskontrollen wurden auch die Systemausgaben (z.b. Bildschirm- / Druckausgaben) geprüft. Feststellung: Die Prüfung der programmierten Verarbeitungsregeln erfolgte mit Hilfe eines Testbuchungsstoffs, der alle üblicherweise in einem Wirtschaftsbetrieb anfallenden Geschäftsvorfälle wiederspiegelt. Im Rahmen dieser Prüfung wurde die richtige Erfassung und Verarbeitung der Buchungssätze sowie deren Auswertung in Form von Listen oder Bildschirmabfragen überprüft. Diese Verarbeitungsregeln und Systemausgaben entsprechen in SelectLine Finanzbuchhaltung Standard den oben genannten Anforderungen und unterstützen eine vollständige und richtige Verarbeitung der Daten. Bei fehlerhaften Eingaben bestehen entsprechende Kontroll- und Abstimmverfahren.

14 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER PRÜFUNG DER SOFTWARESICHERHEIT Die Prüfung der Softwaresicherheit umfasst den Zugriffsschutz, die Datensicherungs- und Wiederanlaufverfahren sowie die Beurteilung der Programmentwicklung, -freigabe und wartung. 6.1 Differenzierung von Zugriffsberechtigungen Ziel der Prüfung der Differenzierung von Zugriffsberechtigungen von SelectLine Finanzbuchhaltung Standard war die Feststellung, ob die Software die Einhaltung der Funktionstrennung unterstützt. Im Einzelnen wurde untersucht, ob und inwieweit es die Anwendersoftware zulässt, durch Vergabe von Benutzerkennungen (User-IDs) und Passworten sowie die Zuordnung von Berechtigungen, individuelle Benutzerprofile zu definieren und einzurichten, die es nur befugten Mitarbeitern ermöglichen, auf bestimmte Funktionen und Datenfelder zuzugreifen. Zugriffsberechtigung auf Betriebssystemebene, Datenbank und Netzwerkebene sind nicht Gegenstand meiner Untersuchung. Feststellung: Die Anforderung an die Differenzierung von Zugriffsberechtigungen werden von SelectLine Finanzbuchhaltung Standard erfüllt. Es können Passwörter für generelle Funktionen des Programms und auch pro Mandant für vollen oder eingeschränkten Zugriff vergeben werden. Die Rechte eines Benutzers werden über User-IDs gesteuert. Die gesperrten Programmpunkte stehen dem Benutzer nicht zur Verfügung. Das Programm wird nach dreimaliger falscher Eingabe des Passwortes beendet.

15 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER Prüfung der vorgesehenen Datensicherungsund Wiederanlaufverfahren Bei der Prüfung der Datensicherungs und Wiederanlaufverfahren sind die von der Software zur Verfügung gestellten Möglichkeiten im Zusammenhang mit dem eingesetzten Computerumfeld zu beurteilen, die es erlauben, Daten und Programme periodisch zu sichern. Eine solche Datensicherung soll gewährleisten, dass bei einem Systemabsturz bzw. bei Verlust von Daten eine ordnungsgemäße Datenrekonstruktion durchgeführt werden kann. Feststellung: In der Software SelectLine Finanzbuchhaltung Standard besteht die Möglichkeit einer Datensicherung und Rücksicherung. Sämtliche Firmendaten können auf einem beliebig gewählten Laufwerk abgespeichert und gegebenenfalls zurückgesichert werden. Im Rahmen der Prüfung wurde die Datensicherung und Rücksicherung erfolgreich getestet. Es wurden keine Abweichungen oder Inkonsistenzen im rekonstruierten Datenbestand festgestellt. 6.3 Programmentwicklung, -wartung und freigabe Zur Beurteilung der Möglichkeiten einer künftigen Programmpflege sind die DV-technischen Werkzeuge und die organisatorischen Maßnahmen bei der Programmentwicklung zu untersuchen. Die Beurteilung der Programmentwicklungsumgebung ist insbesondere dann erforderlich, wenn Bestandteile der Verfahrensdokumentation in der Entwicklungsumgebung generiert bzw. gespeichert werden. Weiterhin muss über die Entwicklungsumgebung bzw. über die Bibliotheksverwaltungsprogramme die notwendige Versionsführung nachgewiesen und die Änderungsdokumentation erstellt werden können.

16 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER Freigabeverfahren und Wartungsmethoden sind im Hinblick auf mögliche Prüfungen späterer Programmversionen von Bedeutung. Feststellung: Die Programmentwicklung, -änderung und wartung für SelectLine Finanzbuchhaltung Standard erfolgt in einem Entwicklungsprojekt. Neue Entwicklungen folgen den Anforderungen des Pflichtenheftes sowie den Programmier- und Projektrichtlinien. Die Freigabe von Änderungen erfolgt durch die Qualitätssicherung und den Projektverantwortlichen nach einem festgestellten Test- und Freigabeverfahren. Es existiert ein schriftliches Freigabeverfahren. 7. PRÜFUNG DER VERFAHRENSDOKUMENTATION 7.1 Art und Umfang der Dokumentation Umfang und Aussagefähigkeit der Dokumentation einer Software sind wichtige Qualitätskriterien für Anwender und Prüfer. Die Verfahrensdokumentation besteht aus der Systemdokumentation und der Anwenderdokumentation. Sie ist erforderlich für die sachgerechte Handhabung und künftige Fortführung der Software. Eine sachgerechte Dokumentation ist die Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit und damit die Prüfbarkeit des Verfahrens. Folgende generelle Anforderungen sind an die Dokumentation zu stellen: Die Dokumentation muss vollständig sein, d.h. es müssen alle für die Anwendung der Software notwendigen Informationen enthalten sein. Die Dokumentation muss fehlerfrei und eindeutig sein, d.h. alle Angaben in der Dokumentation müssen zutreffend und untereinander widerspruchsfrei sein.

17 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER Die Dokumentation muss für den Anwender, der eine bestimmte Arbeitsaufgabe zu erledigen hat, verständlich sein, z.b. durch die geeignete Wahl von Begriffen, graphischen Darstellungen und ausreichenden Detaillierungen. Feststellung: Die mir vorgelegte Dokumentation wurde stichprobenartig überprüft. Eine Beschreibung der sachlogischen und programmtechnischen Lösungen ist vorhanden. Die Dokumentation ist vollständig und aktuell. 7.2 Hinweise für den Anwender Die Verfahrensdokumentation als Teil der DV-Buchführung gehört zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen im Sinne der 257 Abs. 1 HGB bzw. 147 Abs. 1 AO und ist grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren. Unabhängig davon, ob die Verfahrensdokumentation ganz oder teilweise beim Anwender, beim Programmentwickler oder einem Dritten aufbewahrt wird, ist es erforderlich, dass diese dem Prüfer auf Verlangen unverzüglich zugänglich gemacht werden kann. Die Arbeitsanweisungen für den Anwender beinhalten unter anderem eine Beschreibung der Aufgabenstellung, Informationen zur Datensicherheit, die Vorgehensweise bei Fehlerbehandlung sowie Verarbeitungsregeln einschließlich Kontroll- und Abstimmverfahren. Diese Dokumentation muss der Anwender erstellen. Des Weiteren ist der Anwender für organisatorische Maßnahmen und Vereinbarungen verantwortlich, die es einem sachverständigen Dritten ermöglichen, sich in angemessener Zeit ein Verständnis für das dokumentierte Verfahren zu verschaffen.

18 DIPL.-KFM. MICHAEL FISCHER WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER Darüber hinaus weise ich darauf hin, dass sich aus zivilrechtlichen Regelungen im Einzelfall längere Aufbewahrungsfristen ergeben. Diese sind vom jeweiligen Anwender zu berücksichtigen. 8. ZUSAMMENFASSUNG DER PRÜFUNGSERGEBNISSE UND PRÜFUNGSVERMERK Auftragsgemäß habe ich das EDV-Finanzbuchführungssystem SelectLine Finanzbuchhaltung Standard, Version 7.5, in der mir vorgelegten Fassung mit Modifikationen bis zum 15. Januar 2004 hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit im Sinne der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme geprüft. Die zur Verfügung stehenden Auskunftspersonen haben mir bereitwillig alle erbetenen Auskünfte gegeben und legten mir alle gewünschten Unterlagen vor. Bei der Beurteilung der Frage, ob die geprüfte Software den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht, ist zu beachten, dass eine Softwareprüfung unter Laborbedingungen (statt in einer tatsächlichen Unternehmungsumgebung) nicht die aufbau- und ablauforganisatorische Ebene des internen Kontrollsystems mit einbeziehen kann, so dass eine umfassende Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit einer installierten Version hier nicht möglich ist. Das Ergebnis dieser Prüfung kann sich daher nur isoliert auf die Anwendungssoftware erstrecken und setzt voraus, dass die Abläufe im Unternehmen angemessen eingerichtet sind. Da zukünftige Programmänderungen die Ordnungsmäßigkeit der Software beeinflussen können, bezieht sich meine Aussage auf die von mir geprüfte Software SelectLine Finanzbuchhaltung Standard, Version 7.5, und die für die Testzwecke vorgenommenen Parametereinstellungen. Der Prüfung der Anwender- und der zugehörigen Benutzerdokumentation wurden die handels und steuerrechtlichen Bestimmungen

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