Finanzbuchhaltungssoftware: Doch nicht so ganz integriert, oder?

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1 BC Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungswesen und Controlling 36. Jahrgang Heft 1 Januar 2012 Beratungspraxis BC 1/2012 Finanzbuchhaltungssoftware: Doch nicht so ganz integriert, oder? Christoph Groß Christoph Groß ist seit 2005 als Unternehmensberater im Bereich der Potenzialanalyse, Bedarfsermittlung, Auswahl und Einführung von Software-Lösungen in Industrie, Handel und Logistik tätig (Internet: Viele ERP-Anbieter (Enterprise Resource Planning Software) entwickeln heutzutage nicht mehr die eigene Finanzbuchhaltungs- oder Controllinglösung, sondern bevorzugen es, Drittlösungen anzubinden (z.b. Finanzsysteme von CSS, DATEV, Diamant, FibuNet, Varial etc.). Doch sind diese Systeme wirklich integriert oder nur angebunden? Diesen Unterschied und die damit verbundenen Konsequenzen sollte man genauer unter die Lupe nehmen, bevor eine Entscheidung für einen ERP-Anbieter getroffen wird. Ansonsten kann der Schuss mit der vermeintlich vollintegrierten Lösung schnell nach hinten losgehen. Die beste Finanzbuchhaltung zu erhalten, ist sicherlich das vorrangige Ziel bei der Auswahl einer neuen Softwarelösung. Erfahrungsgemäß bieten jedoch viele der ERP-Anbieter besonders im Mittelstand eher hervorragende Lösungen in den Bereichen Fertigung oder Vertrieb, nicht aber bei der Finanzsoftware. Eine große Zahl der Anbieter hat die (Weiter-)Entwicklung der eigenen Finanzlösung eingestellt und stattdessen die Geschäftspartnerschaft mit führenden Spezialisten von Finanz- und Controllinglösungen ausgebaut. Auf den ersten Blick hört es sich gut an, wenn die ERP-Lösung mit einer integrierten Finanzbuchhaltung quasi im Best of Breed -Paket (d.h. für jede Anforderung die am besten geeignete Software) ausgeliefert wird. Doch hält die Integration das, was sie verspricht? Ist der Vorteil wirklich so erheblich, oder ist auch hier nicht immer alles Gold, was glänzt, wenn es zur System-Integration kommt? Eine hervorragende Finanzbuchhaltungs- oder Controllinglösung setzt auch hervorragende, d.h. gleiche und vollständige Daten voraus, die in den Geschäftsprozessen der jeweiligen Systeme benötigt werden. Nachfolgend werden fünf typische Problemstellungen definiert, die Sie unbedingt testen sollten, wenn die Fibu-Lösung nicht vom selben Softwarehersteller kommt. Problemstellung I: Die Finanzbuchhaltung kann mehr verarbeiten, als die ERP-Lösung liefert Bei jeder IT-Integration gibt es immer einen stärkeren und einen schwächeren Integrationspartner. Nur Lösungsanbieter, die technologisch auch auf einer vergleichbaren Ebene agieren, können eine gute Software-Integration gewährleisten. Beispiel zur Schnittstellenproblematik: Der Fibu-Softwareanbieter ermöglicht in seiner Schnittstelle in einem Buchungssatz gleichzeitig parallel eine Buchung für Konto, Unterkonto, Kostenstelle, Projekt und Kostenträger. Ihr ERP-System liefert hingegen nur Buchungsdaten auf Kontobasis. Folglich können die zusätzlichen Auswertungsmöglichkeiten der zu integrierenden Fibu-Lösung durch das ERP-System nicht zur Verfügung gestellt werden. Die Daten aus dem ERP-System decken nur Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung ab. Wenn aber im

2 BC 1/2012 Beratungspraxis 25 Lager eine Umbuchung von einem Fertigwarenlager auf ein Ausschusslager erfolgt, wird gar keine Fibu-/ Controllingbuchung vorgenommen. Die fehlende Buchung verfälscht dann die Auswertung. Lassen Sie sich vom (ursprünglichen) Hersteller der Finanzbuchhaltungslösung eine Schnittstellenbeschreibung geben, aus der hervorgeht, welche Daten (Kundenstamm, Lieferantenstamm, Zahlungskonditionen, Teilzahlungsregeln sowie Buchungsdetails auf Basis Konto, Unterkonto, Kostenstelle oder Projekt) in der zu integrierenden Lösung verarbeitet bzw. geliefert werden können. Stellen Sie fest, welche dieser Punkte für Ihre Unternehmensprozesse relevant sind; befragen Sie anschließend den Anbieter des (integrierten) ERP- Systems, welche Daten diese Lösung liefern bzw. übernehmen kann. Sind die Abweichungen zwischen beiden Systemen zu groß, haben Sie eine dringende Baustelle im künftigen Projekt entdeckt. Problemstellung II: Die Schnittstellen sind nicht wirklich bi-direktional Einbahnstraßen (z.b. die Erfassung von Zahlungszielen allein in der Fibu-Software) münden bei einer angeblich integrierten Lösung eher in Sackgassen. Besonders bei Daten, die sich regelmäßig ändern (z.b. Preisinformationen, Kundendaten, Ansprechpartner etc.), sollten Daten in beide Richtungen (zwischen Fibu-Software und ERP-System) ausgetauscht werden: Wenn Ansprechpartner z.b. im ERP-System erfasst werden, aber nicht automatisch in der Fibu-Lösung ersichtlich sind, kommt es häufig zur doppelten Erfassung. Zusätzlich sind die Daten meist nur in dem System vollständig erfasst, in dem diese auch aktuell benötigt werden. Das bedeutet: Ohne vollständige Integration sind in den parallelen Systemen letztendlich nur Rumpfdaten (Teilbereiche) abrufbar. Erstellen Sie z.b. einen Vertriebsauftrag mit einer individuellen Zahlungskondition (z.b. 31 Tage netto, 9 Tage 2% Skonto). Liefern und berechnen Sie diese Position, und übergeben Sie diese an die Finanzbuchhaltung. Prüfen Sie nun, ob diese Zahlungskondition (in der Regel sind es eigene Zahlungsstammdaten) ohne zusätzlichen Pflegeaufwand im Buchungssatz vorhanden ist. Problemstellung III: Daten können doppelt erfasst werden Bei der Symbiose bzw. Zusammenführung zweier Systeme ist es notwendig, ein führendes System zu definieren. Das bedeutet: In der Regel können gemeinsame Daten (z.b. Lieferanten-/ Kreditorenstammdaten, Zahlungsziele) nur in einem der beiden Systeme (z.b. Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaftssystem) erfasst oder geändert werden. Einzige Ausnahme läge vor, wenn beide Systeme auf die gleichen Datensätze in einer Tabelle zugreifen, was eigentlich höchst selten geschieht, weil viele Systeme dies technisch nicht abbilden können. Werden Daten zum selben Vorgang doppelt erfasst, stellt sich ansonsten die Frage, welche (für den einzelnen (Buchungs-) Vorgang, für die jeweilige Auswertung etc.) nun die gültigen sind. Erfassen Sie einen neuen Lieferanten im ERP-System oder in der Finanzbuchhaltungslösung mit Fokus auf Adresse, Ansprechpartner und Zahlungskonditionen. Wechseln Sie nun in die jeweils andere Lösung, d.h. in den gleichen Bereich der ERP- oder Fibu-Lösung, in dem auch diese Daten erfasst oder verwaltet werden. Bei einer gut integrierten Lösung ist a) der Datensatz (des neuen Lieferanten) umgehend vorhanden; b) die (Lieferanten-)Daten sind nicht änderbar, aber vorhanden; bzw. c) die (Lieferanten-)Daten sind zwar änderbar, jedoch werden die Änderungen beim Wechsel in die erste Erfassungsquelle sofort ersichtlich. Können in beiden Systemen die gemeinsamen (Lieferanten-)Daten geändert werden, so muss der jeweilige Datensatz im Partnersystem während der Änderung gesperrt sein. Problemstellung IV: Die Übergabe der Daten erfolgt nicht zeitnah überall, wo es notwendig wäre Der Zeitpunkt einer Datenübergabe (z.b. von Lieferantenbestellungen) kann für die Interpretation des Unternehmensergebnisses oft einen erheblichen Unterschied machen. Wann welche Daten übergeben werden, sollte deswegen genau geprüft werden. So sollten beispielsweise alle Buchungen spätestens am gleichen Tag in das jeweils andere DV- System übergeben werden. Nur so lassen sich alle notwendigen betriebswirtschaftlichen Auswertungen (z.b. Erlösentwicklung) mit aktuellen Daten erstellen. Eine Cashflow-Rechnung, die lediglich (Buchungs-)Daten der zurückliegenden Woche beinhaltet, ist beispielsweise wenig aussagekräftig sowie kaum für Liquiditätssteuerungsmaßnahmen geeignet. 2 Die richtige ERP- Software-Auswahl: BC 5/2011, S. 232 ff bc 2011, Rechnungswesensoftware auf dem Prüfstand Umfrageergebnisse zur Fragebogenaktion der BC-Redaktion und der SoftSelect GmbH: Schäfer: BC 12/2004, S. 285 ff bc 2004, 285

3 Beratungspraxis 26 BC 1/ Kauf oder Miete von Business Software Entscheidungsfindung bei kleinen und mittleren Unternehmen: Härting/Folmayer: BC 8/2008, S. 202 ff bc 2008, 202 Richten Sie in der Budgetplanung der Fibu-/Controllinglösung den Budgetposten der Kostenart Werkzeugkosten ein (ggf. auch noch für eine bestimmte Kostenstelle). Erfassen Sie eine (Probe-)Bestellung für Werkzeuge und versenden Sie diese. Prüfen Sie nun, ob die Kostenart Werkzeugkosten sowie die zugehörige Kostenstelle mit dem Wert der Bestellung im Budget belastet wurden. Wiederholen Sie diese Prüfung nach dem Wareneingang bzw. der Rechnungsprüfung. Wird das Budget erst zum Zeitpunkt der Rechnungsprüfung belastet, haben Sie ein Problem insbesondere dann, wenn zwischen Bestellung und Rechnungsstellung mehrere Monate liegen. Ist dies der Fall, werden möglicherweise Finanzmittel für andere Beschaffungen ausgegeben, obwohl das Budget ggf. schon völlig ausgeschöpft ist. Aus diesem Grund sollte der Integrationszeitpunkt mit Blick auf die Budgetplanung bereits bei der Bestellung, in manchen Unternehmen sogar schon bei der Bedarfsanforderung liegen. Problemstellung V: Ein Vorgang im ERP erzeugt mehrere Vorgänge in der Finanzbuchhaltung Die einfache Buchung einer Eingangsrechnung betrifft in der Regel mehrere Bereiche in der Finanzbuchhaltung (z.b. Kreditor, Bankkonto, Umsatzsteuer usw.) und im Controlling (z.b. Kostenarten, -stellen, -trägerrechnung). Nicht jedes System bestückt aber mit der Schnittstelle alle relevanten Daten. Erstellen Sie einen Rechnungseingang für ein Produkt/ einen Artikel. Prüfen Sie, ob diese Kosten in folgenden Bereichen nun ersichtlich sind: dem Projektbudget, dem Budget von Kostenträger und Kostenstelle, dem Konto, dem zugehörigen Kreditor und als Position in der Cashflow-Auswertung. Batch-Übergaben sind OUT, direkte Integration ist IN Technisch gesehen, hat die Übergabe von Daten über Nacht in einem sog. Batchlauf ausgedient. Denn die heutige Technologie ermöglicht es jeder modernen Softwarelösung, Änderungen von Daten umgehend zur Verfügung zu stellen. Fazit Nicht alles, was möglich ist, ist erfahrungsgemäß tatsächlich durch die Softwareanbieter realisiert! Von einer all-umfänglichen Integration kann gesprochen werden, wenn die Datenhoheit genau geregelt ist; ein Common User Login (ein Benutzername und ein Passwort ermöglichen den Zugriff auf beide Lösungen) verwendet werden kann; die Bedienoberfläche angepasst ist (dieselbe Technologie, z.b. Nutzung eines Internet-Browsers, gemeinsame Benutzerverwaltung, einheitliche Bedienung etc.); sichergestellt ist, dass keine redundanten (doppelten) Daten (z.b. Kunden- oder Lieferantendaten) erfasst werden können; Daten wirklich umgehend nach der Erfassung im jeweils anderen System verfügbar sind (z.b. Zahlungskonditionen im Einkauf, Kreditlimit- Informationen im Verkauf etc.); alle für den Geldfluss und die Kostenrechnung relevanten Vorgänge in der ERP-Lösung (z.b. Instandhaltungsmaßnahmen, Abschreibungen, Transportkosten usw.) auch umgehend Auswirkungen auf die Daten im integrierten Finanz- und Controlling-System haben; sowohl das ERP-System als auch die Finanzund Controlling-Lösung eine gemeinsame Auswertungsplattform (Business Intelligence-Lösung) nutzen können (in einem Auswertungssystem kann direkt auf alle Daten sowohl von der Fibu- Lösung aus als auch vom ERP-System aus zurückgegriffen werden, zudem lassen sich Auswertungen erstellen, die in die Datensammlung beider Systeme einfließen); Drittsysteme, wie das Dokumentenmanagement oder und Co., in beiden Systemen gleich gut eingebunden sind und ebenfalls dieselbe Datenbasis nutzen. Nicht jedes ERP-System ist gleich gut mit derselben Finanzbuchhaltungslösung integriert! Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser : Testen Sie das angebotene ERP-System auf Integrationstauglichkeit, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden! Halten Sie Ihre Anforderungen bezüglich der Integration vertraglich fest (z.b. genutztes Schnittstellentool, welche Daten übergeben werden sollen, welches System für welche Daten führend sein soll etc.)! Die Erweiterung der Integration zur Finanzbuchhaltung und zum Controlling kann später zu erheblichen Zusatzkosten beim Einrichten der vermeintlichen Standardschnittstelle führen. Wenn wie bereits erwähnt z.b. eine Umbuchung im Lager nicht in der Datenübergabe berücksichtigt ist, kann dies sogar eine Änderung der Stammdaten im ERP- [Fortsetzung S. 29]

4 BC 1/2012 Beratungspraxis 27 Checkliste: Fragebogen und Szenarios bei einer integrierten Finanzbuchhaltung Beschreibung der Integration beim führenden DV-System eintragen. Treffen Aussagen auf das nicht führende oder beide Systeme (ERP und Fibu) zu, bitte in beiden Spalten ( ERP und Fibu ) eintragen. Stammdaten Kundenstammdaten hier: beispielhafte Beantwortung (Bedeutungen der Kürzel, siehe Erläuterungen unten) Stammdaten Kundenstammdaten Ansprechpartner Kunde Lieferantenstammdaten Ansprechpartner Lieferant Zahlungsbedingungen (z. B. 30 Tage, netto) etc. Zahlungspläne (z. B. 30% bei Auftragserteilung, 70% bei Lieferung etc.) Konten Unterkonten Kostenstellen Projektnummern/Projekte Kostenträger Kostenarten Prozesse Rechnungsprüfung Einkauf Rechnungsstellung Verkauf Mahnung Verkauf Rückmeldung Mahnstufe ins ERP-System Offene-Posten-Ermittlung Rückmeldung offene Posten ins ERP-System Erstellung des Budgets auf Basis Konto/Kostenstelle/Projekt ERP Fibu F, E, D, AZ R Kommentare Erläuterungen Integriertes System in einer Lösung Führendes System Nicht im System vorhanden Redundante Daten möglich Daten im nicht führenden System sind gesperrt Bi-direktionaler Datenaustausch Einwegaustausch vom führenden System ins Partnersystem Permanenter Austausch über Shared Table, Table Connect Austausch per Datei (XML/CSV etc.) Austausch per Trigger (automatisch bei Änderung) Austausch nach Auslösung durch den Benutzer Austausch zum definierten Zeitpunkt (Batch) Nicht im System vorhanden bzw. gesperrt, da im führenden System I F N R G B E S D AT AB AZ X Fragen und Hilfe? Einfach beim SCC-Center anrufen

5 Beratungspraxis 28 BC 1/2012 Beispielszenarien Checkliste: Fragebogen und Szenarios bei einer integrierten Finanzbuchhaltung [Fortsetzung von S. 27] Bitte beantworten Sie die folgenden Beispielszenarien mit der geplanten Systemintegration jeweils mit Ja oder Nein bzw. Optional Szenario I Budgetplanung und Einkauf Die Werkzeugkosten (Verbrauchsmaterialien) sind im Budget in der Fibu definiert. Sie erstellen eine Bestellung über Werkzeuge, die das definierte Budget belastet. a) Die Budgetbelastung erfolgt sofort bei Versand der Bestellung. b) Die Budgetbelastung erfolgt erst bei Buchung der Rechnung. Szenario II Umlagerung Ein Artikel wird von Lagerort A (freigegebene Artikel zur Lieferung) auf Lagerort B (Ausschuss) umgelagert. Damit ist auch eine entsprechende Buchung in der Finanzbuchhaltung erforderlich. a) Bei der Umlagerung erfolgt automatisch die Erzeugung eines Buchungssatzes in der Finanzbuchhaltung mit entsprechender Kontenzuordnung. b) Die Kontenzuordnung muss manuell nach erfolgter Umlagerung vorgenommen werden. Szenario III Work in Process und Fertigmeldung Mit einem Fertigungsauftrag werden Materialien und Arbeitszeiten gemeldet. a) Der über die Rückmeldung erfasste Aufwand erzeugt eine Buchung im Konto WIP Work in Process direkt in der Finanzbuchhaltung. b) Bei einer einzelnen Rückmeldung erfolgt noch keine Buchung in der Finanzbuchhaltung; dies geschieht erst bei Abschluss des Auftrags. c) Der Wert in der Buchung bezieht sich auf den tatsächlichen Aufwand. d) Der Wert in der Buchung bezieht sich auf den ermittelten Durchschnittswert (gleitender Durchschnitt). Szenario IV Cashflow-Rechnung Es wird eine Cashflow-Rechnung in der Finanzbuchhaltung erstellt. a) Getätigte Bestellungen im ERP, deren Lieferung noch nicht erfolgt ist, fließen in die Cashflow-Rechnung ein. b) Bestellungen fließen erst nach Buchung der Eingangsrechnung in die Cashflow- Rechnung ein. c) Vorhandene Kundenaufträge im ERP fließen mit geplanter Lieferung und Rechnungsstellung in die Cashflow-Rechnung ein. d) Kundenaufträge fließen erst bei Rechnungsstellung in die Cashflow-Rechnung ein. Szenario V Anpassung der Rechnungsadresse Die Rechnungsadresse eines Kunden muss geändert werden. a) Die Adressanpassung erfolgt im ERP-System und ist sofort in der Fibu ersichtlich. b) Die Adressanpassung erfolgt im ERP-System; die Übertragung in die Fibu muss manuell oder im Batch angestoßen werden. c) Die Adresserfassung in der Fibu ist gesperrt, da die ERP-Lösung führend ist. d) Die Adressen können auch in der Fibu-Lösung angepasst werden, eine Übertragung ins ERP-System erfolgt nicht.

6 BC 1/2012 Beratungspraxis 29 Checkliste: Fragebogen und Szenarios bei einer integrierten Finanzbuchhaltung [Fortsetzung von S. 28] Szenario VI Anlagenbuchhaltung Ein neues Anlagegut wird über das Einkaufsmodul bestellt und im Wareneingang verbucht. a) Bei der Rechnungsprüfung kann die Anlage direkt in die Anlagenbuchhaltung übertragen werden. Die Daten zur Anlage werden anschließend dort ergänzt. b) Das Anlagegut muss manuell in der Anlagenbuchhaltung angelegt werden. c) Bei Verkauf des Anlagegutes wird bei Lieferung oder Rechnungsstellung das Anlagegut durch das System aus dem Anlagevermögen entfernt. d) Bei Verkauf des Anlagegutes muss die Ausbuchung bei Lieferung oder Rechnungsstellung manuell erfolgen. Bebuchte Dimensionen Welche Bereiche werden in einer Buchung PARALLEL bebucht? Bitte mit Ja oder Nein beantworten. Konto Unterkonto Kostenstelle Projekt Kostenart Kostenträger ERP im Standard in der Fibu J/N J/N Anmerkungen... Maximale Anzahl der parallel bebuchbaren Dimensionen: Allgemeine technische Themen Bitte mit Ja/Nein/Teilweise beantworten: J/N/T Anmerkungen... Die Systeme können ein Common User Login verwenden. Bei den Systemen müssen die Zugriffsrechte parallel verwaltet werden. Die Systeme nutzen den gleichen Typ der Datenbank (z.b. Oracle, MS-SQL etc.). Die Systeme nutzen die gleiche Datenbank (gleiche Instanz). Ausdrucke werden über den gleichen Report Designer (Formulargenerator) erstellt. Die Systeme nutzen ein gemeinsames Dokumentenmanagement. Die Systeme nutzen ein gemeinsames User Interface (Nutzer-Schnittstelle). Der Fibu-Hauptnutzer muss nicht auch noch zusätzlich ein zahlender User im ERP-System sein (doppelte Lizenzgebühren). Die Fibu wird auf demselben System (Rechner) wie das ERP-System installiert. Bemerkung: Ja bedeutet immer im Standard enthalten, Nein, gar nicht möglich. Alternativ Optional als kostenpflichtige Erweiterung. System erforderlich machen (Zuordnung von Konten etc. zum Buchungsvorgang Lagerumbuchung ). Darüber hinaus können fehlende Erfassungsmasken im Buchungsvorgang, die Erweiterung der Datenbank mit diesen Buchungsinformationen usw. kaum kalkulierbare Kostensteigerungen zur Folge haben. Die Checkliste zum Thema integrierte Finanzbuchhaltung, mit der Sie Ihren ERP-Anbieter auf Herz und Nieren prüfen können, können Sie auch beim Autor per anfordern: -Adresse: scc-center.de; Kennwort: Fibu Integration (nur Firmen/Anwender).

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