Datenübernahme Fibu aus VOKS

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1 Datenübernahme Fibu aus VOKS hmd-software aktiengesellschaft Abt-Gregor-Danner-Straße Andechs Telefon Telefax Hotline Internet Stand: Änderungen und Irrtum vorbehalten. Software für Berater

2 Inhaltsverzeichnis Bereitstellung der VOKS Finanzbuchhaltungsdaten... 3 Allgemeines... 3 Voraussetzungen... 3 Übernahme der Daten aus VOKS... 4 Welche Daten können übernommen werden?... 4 Bereitstellung der Daten in VOKS... 4 Bereitstellung der Fibu-Daten in VOKS... 5 Bereitstellung der VOKS OPOS-Daten (Detail offene Posten)... 8 Import der Daten in hmd Import der Finanzbuchhaltung in hmd Beginnen Sie im laufenden Wirtschaftsjahr, da die Kontenbeschriftung bei der ersten Übernahme übernommen wird Import der Finanzbuchhaltung in hmd (Detail Offene Posten) Nach erfolgter Übernahme: Seite 2 von 14

3 Bereitstellung der VOKS Finanzbuchhaltungsdaten Allgemeines Voraussetzungen Vor der Übernahme der Daten aus allen Fremdprogrammen sollte folgendes abgestimmt werden: 1. Die Summe der Debitoren lt. OPOS-Liste muss mit dem Saldo des/r- Sammelkontos/en Forderungen übereinstimmen. 2. Die Summe der Kreditoren lt. OPOS-Liste muss mit dem Saldo des/r- Sammelkontos/en Verbindlichkeiten übereinstimmen. 3. OPOS-Ausgleichslauf durchführen. 4. Der Abgleich mit dem ANLAG Programm, bzw. die Afa-Buchungen sollten abgesprochen werden. weitere Vorüberlegungen: 1. Nach Übernahme der Fremddaten nach hmd darf keinesfalls mehr in den anderen Fremdprogrammen gebucht werden. 2. Mandanten, die eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung ( UstVA ) abgeben, können jederzeit übernommen werden. 3. Mandanten, die eine vierteljährliche UstVA abgeben, können nur zum Ende eines Quartals übernommen werden. Grund: Nach der Übernahme ist in hmd eine UstVA zu drucken bzw. deren Druck zu simulieren. 4. Auch Mandanten, die eine ZM-Meldung abgeben müssen, sollten nur zum Ende eines Monats übernommen werden. Grund: In der Erfassung muss die ID-Nummer für die ZM-Meldung eingetragen werden, die bei Import ggf. nicht mitgeliefert wird. Seite 3 von 14

4 Übernahme der Daten aus VOKS Welche Daten können übernommen werden? Aus dem VOKS Fibu Programm können alle Einzelerfassungen / Primanota für die einzelnen Wirtschaftsjahre übernommen werden. Folgende Daten können im hmd-programm eingelesen werden: Erfassungen aus der Finanzbuchhaltung Offene Posten Sachkontenstammdaten Personenkontenbezeichnungen (Kreditoren und Debitoren) Anlagenbuchhaltung (siehe separates Handbuch) Bereitstellung der Daten in VOKS Es können folgende Daten ausgegeben werden: Erfassungen im Datev-Nesy-Format (ED002, ED003 usw.) Kontenstammdaten im Datev-Nesy-Format (ED001) Als Format gilt der Datev KNE Standard Die Stichtags-OP-Liste im RTF-Format Seite 4 von 14

5 Bereitstellung der Fibu-Daten in VOKS Öffnen Sie in VOKS den umzusetzenden Mandanten im Bereich Buchhaltung wählen Sie hier: Datei / Export / Datev Kontenbeschriftungen exportieren Debitoren/Kreditoren exportieren Buchungssätze exportieren Kontenbeschriftungen: Speichern Sie den Export in dem Pfad, den Sie dafür vorgesehen haben. Wählen Sie als Dateiformat KNE aus und stellen Sie die Länge der Sachkonten ein. Seite 5 von 14

6 Debitoren/Kreditoren: Speichern Sie den Export in dem Pfad, den Sie dafür vorgesehen haben. Wählen Sie als Dateiformat KNE aus und stellen Sie die Länge der Sachkonten ein. Seite 6 von 14

7 Buchungssätze: (Bereitstellung des gesamten Jahres) Exportieren Sie bitte eine ganze Periode. Damit können Sie alle Vorläufe über das gesamte Wirtschaftsjahr bereitstellen. Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle Jahre, die Sie aus VOKS für hmd bereitstellen möchten. Stellen Sie unter Parameter folgendes ein: Wählen Sie als Dateiformat KNE aus und stellen Sie die Länge der Sachkonten ein. Seite 7 von 14

8 Bereitstellung der VOKS OPOS-Daten (Detail offene Posten) Hinweis: Diese Übernahme ist nur für das letzte Wirtschaftsjahr notwendig. Die offenen Posten werden zum aktuellen Stichtag übernommen. Öffnen Sie in VOKS den umzusetzenden Mandanten im Bereich Buchhaltung wählen Sie hier: Auswertungen Offene Posten - Liste Wählen Sie Ihren Bereich von Debitoren oder Kreditoren. Ziel ist eine Datei und die Vorlage OP-Konten, detailliert. Seite 8 von 14

9 Speichern Sie die Datei im Format rtf ab. Speichern Sie den Export in dem Pfad, den Sie dafür vorgesehen haben. Benennen Sie die Datei mit der Mandantennummer und dem Jahr. Seite 9 von 14

10 Import der Daten in hmd Import der Finanzbuchhaltung in hmd Starten Sie den Mandanten aus dem Personal Cockpit mit der Finanzbuchhaltung. Der Mandant sollte aus der Mandantenübernahme schon vorhanden sein. Prüfen Sie die Stammdaten wie Kontenplan, Wirtschaftsjahr, usw. Beginnen Sie im laufenden Wirtschaftsjahr, da die Kontenbeschriftung bei der ersten Übernahme übernommen wird. Öffnen Sie die Finanzbuchhaltung des zu importierenden Jahres und wählen Sie: Datei Import VOKS Wählen Sie die Übernahme VOKS. Alternativ können Sie auch die Übernahme DATEV und dort Nesy auswählen. Seite 10 von 14

11 Import der Datev aus VOKS Fibu Definieren Sie einmalig die Schnittstelle, mit der Datenquelle KNE und stellen Sie die Anzahl der Stellen der Personenkonten ein. Setzen Sie den Haken bei Mit Kontenzuweisung (Hintergrund: Hier werden bestimmte Konten, wie z.b. die Skontokonten auf den hmd Standard umgesetzt. gilt für SKR03 und SKR04). Kontenstammdaten: Hinterlegen Sie bei Quelldatei die exportierten Kontenbeschriftungen. Buchungssätze: Hinterlegen Sie bei Quelldatei die exportierten Buchungssätze. Entfernen Sie den Haken bei Bilden OPOS, da die offenen Posten separat über eine Stichtags-OP-Liste übernommen werden. Setzen Sie den Haken bei Nur fehlerhafte Buchungen protokollieren. Falls 13 b Sachverhalte vorhanden sind, wählen Sie bitte den hauptsächlichen Tatbestand aus. Mit Start beginnt die Übernahme. Es werden erst alle gebuchten Konten überprüft. Wird ein Konto gefunden, das nicht in der Kontenumsetztabelle enthalten ist, bestätigen Sie dieses Konto mit Übernehmen. Seite 11 von 14

12 Import der Finanzbuchhaltung in hmd (Detail Offene Posten) Starten Sie aus dem Personal Cockpit im Menü Kanzleiprogramme den VOKSOPOSImport. Der Mandant sollte aus der Mandantenübernahme schon vorhanden sein. Prüfen Sie die Stammdaten wie Kontenplan, Wirtschaftsjahr, usw. Hinweis: Die Übernahme der Fibu-Daten aus VOKS über die Datev-Nesy Schnittstelle sollte vorher durchgeführt worden sein. Seite 12 von 14

13 Wählen Sie die exportierte OPOS Detailauswertung und fügen diese der Auswahl hinzu. Wählen Sie aus der Mandant-Nr. über die Pfeiltaste Ihren Mandanten aus. Im Zeitraum wird der derzeit gültige hmd-fibuzeitraum angezeigt. Dieser sollte das letzte Wirtschaftsjahr sein, das derzeit gebucht wird. Es werden die offenen Posten zum aktuellen Stichtag importiert. Seite 13 von 14

14 Nach erfolgter Übernahme: Bevor Sie in hmd weiterbuchen, müssen die importierten Werte auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft und das Abgabekennzeichen für die UstVA gesetzt werden. Für eine leichtere Kontrolle der Werte erstellen Sie beispielsweise die folgenden Auswertungen: Saldenverprobung (Dienstprogramme, Saldenverprobung) Saldo Sachkonten, Differenz Forderungen und Debitoren sowie Differenz Verbindlichkeiten/ Kreditoren müssen alle drei 0 sein! Im aktuellen Wirtschaftsjahr müssen die OPOS Debitoren/Kreditoren mit Saldo Debitoren/Kreditoren und Saldo Forderungen/Verbindlichkeiten übereinstimmen. hmd Summen- und Saldenliste und OPOS- Liste drucken und mit den entsprechenden Listen vergleichen Wenn alle Werte korrekt sind setzen Sie des Abgabekennzeichens für die USTVA unter Auswerten/Umsatzsteuer unter Extras/Setzen Abgabekennzeichen auf den zuletzt im Altsystem abgegebenen Zeitraum. Weitere Hinweise: Buchungen korrigieren Die Buchungen haben durch den Import ein Sperrkennzeichen, dieses kann über Datei /Import/Steuerberater mit der Tastenkombination STRG+Alt+M (anschließende Abfrage mit JA beantworten) aufgehoben werden. Die Buchungen können am besten aus dem Kontenblatt korrigiert werden (Aufruf Kontenblatt mit STRG+K); Doppelklick auf die Erfassungsnummer der angezeigten Buchungen und die Buchung steht in der Erfassungszeile und kann korrigiert werden. Löschen mehrerer Erfassungen Über Bearbeiten/Anzeigen Erfassungen (STRG+E) geben Sie bitte die gewünschten Auswahlkriterien ein. Mit Anzeigen werden die Buchungen angezeigt. Klicken mit der Maus in die Mitte des Fensters, mit der rechten Maustaste können Sie alle markieren auswählen. Über Löschen werden dann die markierten Sätze gelöscht. Bereinigen Mandantensachkontenarchiv Nach der kompletten Übernahme eines Mandanten kann über Dienstprogramme/Bereinigen Datenbestände Haken bei löschen unbewegte Konten und Auswahl Sachkonten der Sachkontenrahmen des Mandanten bereinigt werden. Er enthält anschließend nur die tatsächlich bebuchten Konten. Seite 14 von 14

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