LS 2015 Drucksache 28 Vorlage der Kirchenleitung an die Landessynode

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1 LS 2015 Drucksache 28 Vorlage der Kirchenleitung an die Landessynode Regelbetrieb NKF ab / Einheitliches Datenverarbeitungssystem für die Finanzbuchhaltung/Kirchliches Finanzwesen

2 A BESCHLUSSANTRAG 1. Für das Kirchliche Finanzwesen ist ein einheitliches Datenverarbeitungssystem für die Finanzbuchhaltung zu betreiben und fortzuentwickeln. Dieses beinhaltet sowohl eine zentrale Datenhaltung für alle kirchlichen Körperschaften als auch den Einsatz einer einheitlichen Buchhaltungssoftware sowie gegebenenfalls weiterer über Schnittstellen damit verknüpfter Anwendungen. 2. Nach Abschluss des NKF-Einführungsprojektes wird a) im Landeskirchenamt eine zentrale Anwenderbetreuung in der Abteilung Finanzen und Vermögen (VI) aufgebaut, die Anwendenden aller Ebenen der Landeskirche bei fachlichen und technischen Fragen zur Seite steht und die die kontinuierliche Weiterentwicklung des einheitlichen Datenverarbeitungssystem in der Finanzbuchhaltung steuert. Die zentrale Anwenderunterstützung verantwortet die Erstellung und Pflege von Konzepten und Leitfäden für das einheitliche Datenverarbeitungssystem in der Finanzbuchhaltung. b) die für ein einheitliches Datenverarbeitungssystem in der Buchhaltung notwendige Software in Verantwortung des Landeskirchenamtes einschließlich der eingerichteten Schnittstellen gehostet und gewartet. c) die Qualifizierung von beruflich Mitarbeitenden in Fragen der Finanzbuchhaltung von der Abteilung Finanzen und Vermögen (VI) gesteuert. Schulungen sind auf ein landeskirchliches Gesamtkonzept zur Personalentwicklung abzustimmen. Für Schulungen können Teilnehmendenbeiträge erhoben werden. d) den Kirchenkreisen durch die Abteilung Finanzen und Vermögen (VI) inhaltlich Hilfestellung bei der Qualifizierung von ehrenamtlich Mitarbeitenden zum Thema Finanzbuchhaltung und Finanzwesen gewährt. Die Verantwortung für die Qualifizierung der ehrenamtlich Mitarbeitenden liegt auf Ebene der Kirchenkreise. 3. Für die dauerhaft bestehenden Aufgaben im Rahmen des Betriebs und der kontinuierlichen Weiterentwicklung des einheitlichen Datenverarbeitungssystems in der Finanzbuchhaltung sowie für hiermit im Zusammenhang stehende Aufgaben der Schulung von Personal werden im Landeskirchenamt bis zu sechs Vollzeitstellen zum errichtet. 4. Die Anwendenden des einheitlichen Datenverarbeitungssystems sind in die Weiterentwicklung des Systems in geeigneter Weise einzubeziehen. 5. Die Abteilung Finanzen und Vermögen (VI) berichtet der Konferenz für Verwaltungsangelegenheiten regelmäßig über aktuelle Entwicklungen im Bereich des Kirchlichen Finanzwesens. 2

3 6. Die Kosten des Betriebs und der Weiterentwicklung des einheitlichen Datenverarbeitungssystems in der Finanzbuchhaltung werden aus der gesetzlichen gesamtkirchlichen Umlage beglichen. Die landeskirchliche Ebene beteiligt sich entsprechend des in 12 Abs. 1 Finanzausgleichsgesetz (FAG) genannten Von-Hundert-Satzes (derzeit 10,1 Prozent). Die Fortentwicklung des rechtlichen Rahmens des Finanzwesens wird aus der landeskirchlichen Umlage finanziert. B BEGRÜNDUNG Die Landessynode 2014 hat mit Beschluss Nr. 32 festgelegt, dass der Landessynode 2015 Regelungen und Aufwandskalkulationen für den Betrieb eines einheitlichen Datenverarbeitungssystems für die Finanzbuchhaltung vorzulegen sind. Zielsetzungen Die geforderten Regelungen umfassen den laufenden Betrieb im Sinne von Anwenderbetreuung und Hosting, die Weiterentwicklung der Software sowie der Rechtsgrundlagen (KF-VO), die kontinuierliche Qualifizierung der Anwendenden sowohl für die Zielgruppe der bereits mit Buchhaltungsaufgaben betrauten Mitarbeitenden als auch für Neueinsteiger in das Aufgabenfeld, die Organisation eines Erfahrungsaustauschs unter den Anwendenden sowie die Entwicklung von Standards im Sinne einer Best Practice. Dabei ist die Ebene der Gemeinden und Kirchenkreise ebenso zu beachten wie die des Landeskirchenamtes. Die zentralen Angebote zum einheitlichen Datenverarbeitungssystem für die Finanzbuchhaltung sind Dienstleistungen und richten sich daher in hohem Maße an den Bedürfnissen der Anwendenden aus. Organisatorisch sollen alle anfallenden Arbeiten im Zusammenhang mit dem kirchlichen Finanzwesen aus der Projektstruktur in die Arbeitsstruktur des Landeskirchenamtes überführt werden. Als Rechtsgrundlage für den Betrieb eines einheitlichen Datenverarbeitungssystems für die Finanzbuchhaltung wird die KF-VO in 62 im Sinne der Nr. 1 dieses Beschlusses ergänzt. Der Betrieb des einheitlichen Datenverarbeitungssystems für die Finanzbuchhaltung teilt sich in drei Aufgabenbereiche: a) fachlicher Betrieb / Anwenderbetreuung b) technischer Betrieb c) Weiterentwicklung des Systems 3

4 zu a) Der fachliche Betrieb/Anwenderbetreuung wird in Verantwortung der Abteilung Finanzen und Vermögen (VI) sichergestellt. Im Zentrum der Aufgaben steht hierbei die Unterstützung der Anwendenden in fachlichen und technischen Fragen. Kernkunden sind hier die Verwaltungen in den Kirchenkreisen. Zu den Aufgaben gehört der Betrieb einer telefonischen Hotline und/oder eines Ticketsystems zu den Geschäftszeiten des Landeskirchenamtes, die kontinuierliche Anwenderinformation, die Benutzer- und Berechtigungsverwaltung. Für die Aufgaben im Rahmen der Anwenderbetreuung innerhalb des Landeskirchenamtes sind dauerhaft drei Vollzeitstellen zu errichten. Eine weitere Stelle wird aus der Finanzbuchhaltung des Landeskirchenamtes in diesen Bereich überführt, da die Anwenderbetreuung für sämtliche Ebenen der Landeskirche gebündelt werden soll. Die Kosten für die drei neu einzurichtenden Stellen betragen jährlich rund Euro. zu b) Der technische Betrieb umfasst insbesondere die Zusammenarbeit mit einem Hosting-Partner, Fragen der Setzung von erforderlichen IT-Standards in den dezentralen Einheiten und im Landeskirchenamt sowie die Beratung technischen Fragen der Weiterentwicklung des Datenverarbeitungssystems. Zur Wahrnehmung der Aufgaben im Zusammenhang mit dem technischen Betrieb des einheitlichen Datenverarbeitungssystems in der Finanzbuchhaltung ist die Errichtung einer Stelle im Umfang von 50 Prozent einer Vollzeitstelle notwendig. Die Kosten hierfür belaufen sich auf etwa Euro pro Jahr. Für Nutzeranfragen zum technischen Betrieb wird angestrebt über einen Drittanbieter (z.b. über den Hostingpartner) eine eigene Hotline mit erweiterten Servicezeiten anzubieten. zu c) Die Weiterentwicklung des einheitlichen Datenverarbeitungssystems in der Finanzbuchhaltung ist eine fortlaufende Aufgabe nach Abschluss des NKF- Einführungsprojektes. Sie umfasst die Entwicklungsarbeit im bestehenden Systemrahmen durch die punktuelle Ergänzung von Funktionalitäten, die Fortentwicklung des Kontenplans und des Berechtigungssystems sowie die Erstellung und Anpassung von Berichten. Hiermit verbunden ist jeweils die Aktualisierung der Dokumentation und der Leitfäden für die Anwendenden. Bei der Fortentwicklung im bestehenden Systemrahmen ist die enge Abstimmung mit der Anwenderbetreuung zwingend, um bedarfsgerechte Lösungen zu erreichen. Daher wird die Weiterentwicklung organisatorisch an 4

5 die Anwenderbetreuung gebunden, indem beide Bereiche in einem Dezernat angesiedelt werden. Die Aufgaben umfassen insbesondere Koordination mit Softwareanbietern (derzeit MACH AG und Citkomm) Releasemanagement Pflege von Schnittstellen Änderungsmanagement Systempflege und Dokumentation Weiterentwicklung von Leitfäden. Für die Weiterentwicklung des Datenverarbeitungssystems sind zwei Vollzeitstellen einzurichten. Bei der Stellenbesetzung ist darauf zu achten, dass sowohl fachliche als auch technische Qualifikationen in ausreichendem Maße vorhanden sind. Die Personalkosten hierfür betragen jährlich rund Euro. Die Fortentwicklung des Rechtsrahmens für das Kirchliche Finanzwesen fällt ebenfalls in die Zuständigkeit der Abteilung Finanzen und Vermögen (VI), wird allerdings außerhalb der zentralen Anwenderbetreuung organisiert. Dabei ist die enge Verzahnung mit den praktischen Erfahrungen der Anwenderbetreuung sicherzustellen. Qualifizierung Wesentlicher Erfolgsfaktor für das kirchliche Finanzwesen sind kompetente Anwendende. Daher kommt der Schulung der beruflich und ehrenamtlich Mitarbeitenden hohe Bedeutung zu. Die Organisation des Schulungsangebots für beruflich Mitarbeitende soll daher im Rahmen der Personalentwicklung erfolgen. Damit ist sichergestellt, dass ein einheitlicher Standard mit anderen Fortbildungen gesichert werden kann und dass die verschiedenen Fortbildungsaktivitäten von der Verwaltungsausbildung bis zur fachbezogenen Qualifizierung von Quereinsteigern oder Umsteigern sowie die anlassbezogene Schulung von Mitarbeitenden einem einheitlichen Konzept folgen. Die inhaltliche Konzeption der Qualifizierungsmaßnahmen ist Aufgabe der Abteilung Finanzen und Vermögen (VI). Die administrativen Aufgaben im Rahmen der Schulungsorganisation sind an geeigneter Stelle zu verorten. Hier ist eine Stelle im Umfang von 25 Prozent einer Vollzeitstelle einzurichten. Die Kosten hierfür belaufen sich auf schätzungsweise Euro pro Jahr. Entstehende veranstaltungsbezogene Kosten für Schulungsräume, Verpflegung und Referenten sind durch Teilnehmendenbeiträge zu decken. Aufgrund inhaltlicher Überlegungen und der räumlichen Nähe liegt die Verantwortung für die Qualifizierung der ehrenamtlich mit Fragen des Kirchlichen Finanzwesens befassten Personen bei den Kirchenkreisen. Insbesondere ermöglicht diese Verteilung von Verantwortlichkeiten die Berücksichtigung regionaler Spezifika in Abläufen der Verwaltung bei der Schulung von Ehrenamtlichen. Um die Kirchenkreise bei ihrer Qualifizierungsaufgabe zu unterstützen werden Schulungsmaterialien durch die Abteilung Finanzen 5

6 und Vermögen (VI) bereitgestellt. Dies kann in Form von Leitfäden, Präsentationen oder Videotutorien erfolgen. Auch sind Multiplikatorenschulungen ein mögliches Instrument der Unterstützung. Einbeziehung der Anwendenden Der Austausch unter den Anwendenden hat sich in der Einführungsphase als ein wichtiges Instrument der Systemimplementierung erwiesen. Die von diesem Personenkreis eigenständig organisierten Anwenderkreise dienen nicht nur dem Erfahrungsaustausch sondern auch der Bündelung von Anregungen und Anfragen zur Weiterentwicklung der eingesetzten Software, zur Problemidentifikation und zur Sammlung von Ansatzpunkten zur Fortentwicklung des rechtlichen Rahmens für das kirchliche Finanzwesen. Es ist wünschenswert, die Anwenderkreise als eigenständige, freiwillige Zusammenschlüsse von Nutzern der einheitlichen Datenverarbeitungssoftware auch im Regelbetrieb als Partner bei der Systemweiterentwicklung einzubeziehen. Derzeit nimmt dazu regelmäßig ein Vertreter des Dezernats VI.1 der Abteilung Finanzen und vermögen (VI) an den Treffen der Anwender teil. Diese werden dabei über wesentliche Veränderungen des Datenverarbeitungssystems informiert und bei der Beurteilung der Dringlichkeit von Problemen und bei der Auswahl von Umsetzungsoptionen für wesentliche Veränderungen der eingesetzten Software als Beratergremium konsultiert. Da Anwenderkreise ein freiwilliger Zusammenschluss von Nutzenden sind und kein dauerhaftes bzw. eingesetztes Entscheidungsgremien, sind offizielle Informationen über Systemveränderungen gegenüber den Verwaltungsleitenden in den Kirchenkreisen zu kommunizieren. Regelmäßig soll daher die Finanzabteilung der Konferenz für Verwaltungsangelegenheiten ( 25 VerwG) über die Entwicklung des kirchlichen Finanzwesens mit Blick auf die eingesetzte Software und den rechtlichen Rahmen berichten. Dies kann im Rahmen der jährlichen Sitzungen oder außerhalb dieser Sitzungen auf geeignete Weise geschehen. Kostenübersicht Als Kosten des Betriebs müssen berücksichtigt werden a) Personalkosten im Regelbetrieb Anwenderbetreuung Euro (neue Stellen) Euro (überführte Stellen aus der Fachlichen Leitstelle der Finanzbuchhaltung des Landeskirchenamtes) IT-Betrieb Euro Systementwicklung Euro Schulungsorganisation Euro b) Hosting Euro c) Software (Wartungsverträge/Lizenzkosten/Abschreibung) Mach Euro 6

7 Citkomm Euro Abschreibung Euro d) Softwareoptimierung (Programmierung) Euro (60 Personentage) e) externe Unterstützung in der Anwenderbetreuung User Helpdesk des Providers Euro f) externe betriebswirtschaftlich-fachliche Beratung Euro (30 Personentage) Die Zahlen basieren auf gerundeten Planzahlen für den Haushalt Abschreibungen wurden entsprechend der Ist-Werte für 2013 berücksichtigt. Die Hostingkosten wurden entsprechend eines Angebotes der Citkomm angepasst. Vorgesehen ist, das Hosting neu auszuschreiben. Hierdurch können sich veränderte Kosten ergeben. Personalkosten wurden auf Basis der durchschnittlichen Kosten einer Stelle ( Euro p.a.) berechnet. Nicht berücksichtigt sind interne Leistungsverrechnungen. Die jährlichen Gesamtkosten belaufen sich demnach auf etwa 1,111Mio. Euro. Davon entfallen auf die landeskirchliche Ebene Euro; der auf die Kirchenkreise umzulegende Betrag beläuft sich auf Euro. Auch in der Vergangenheit sind für den Kauf, den Betrieb und die Wartung von Systemen der Finanzbuchhaltung in Gemeinden, Kirchenkreisen und auf Ebene der Landeskirche Kosten angefallen. Diese entstehen nun nicht länger dezentral, sondern werden durch das einheitliche Datenverarbeitungssystem gebündelt. Ausdrücklich nicht Bestandteil des Budgets sind die Kosten der Systemweiterentwicklung im Sinne eines Softwaregenerationswechsels. Diese werden in Abständen von etwa 5 bis 7 Jahren anfallen. Die Höhe der Kosten richtet sich nach dem Umfang der Veränderung, der sowohl die Kosten für Infrastrukturveränderungen als auch den Umfang der Schulungen in der Fläche bestimmt. Die Implementierung solcher größerer Veränderungen ist außerhalb des Regelbetriebs in eigenständigen Projekten umzusetzen und zu finanzieren. Grob lassen sich die entstehenden Kosten aufteilen in a) Kosten der Softwareerprobung und der Einführungsplanung (Konzeption) b) Lizenzkosten c) Kosten der zusätzlichen/neuen IT-Infrastruktur d) Umstellungskosten inklusive Projektmanagement- und Schulungskosten. Der Finanzausschuss ( ) und der Innerkirchliche Ausschuss ( ) haben die Vorlage jeweils einstimmig beschlossen. Vorschlag der Kirchenleitung: Überweisung an den Finanzausschuss (VI) und den Innerkirchlichen Ausschuss (IV) 7

8 NKF Projektplan (Personentage p.a.) PSP Code Name Aufwand 2014 Regelbetrieb fachlicher Betrieb/Anwenderbetreuung 542, Koordination und Beschaffung von Dienstleistungen, Sachmitteln 17,00 8, Kommunikation/Öffentlichkeitsarbeit 34,00 34, fachliche Bearbeitung der Änderungsanträge 41,00 31, Dokumentation Planung & Steuerung, Fachliche Koordination 24,00 24, Anpassung der Systemdokumente, Updateinformationen 28,00 28, Organisation und Verwaltung Dokumentenpool 6,00 6, AWB Teilnahme an Schulungen 8,00 15, AWB 1st Level Support Planung & Steuerung (UHD selbst ist extern ve 6,00 6, AWB 2nd Level fachlich 220,00 350, Konzeption Workshops und Fachberatung für umgestellte KK 40,00 40,00 technischer Betrieb/IT 85, IT Technische Einstellungen MACH-System pflegen 22,00 22, IT Programmläufe in MACH steuern, warten und pflegen 36,00 45, IT Planung und Steuerung der Wartungsfenster in Zusammenarbeit mit 6,00 6, IT Steuerung und Kontrolle des Providers (incl. Verfügbarkeit der Syste 12,00 12,00 Systemweiterentwicklung 471, IT Pflege Personalkostenschnittstelle 8,00 8, IT Pflege Allgemeine Forderungsschnittstelle 8,00 8, IT Koordination und Test (Frühjahresrelease) 12,00 12, IT Koordination und Test (Herbstrelease) 10,00 10, IT Releasewechsel Standards definieren, dokumentieren 1,00 1, IT Planung, Steuerung und Kontrolle Patches MACH 15,00 15, IT Verrechner erfassen 20,00 20, IT Mandanten einrichten (incl. Mandanten im laufenden Betrieb aufbauen/ändern) 14,00 5, IT funktionale Tests und QS von (Neu)einrichtungsvorgängen 20,00 10, IT Berechtigungsstrukturen/MACH User einrichten & pflegen 221,00 150, IT Benutzer im PM-Tool einrichten & pflegen 5,00 1, IT Benutzer im Web-Vorsystem einrichten & pflegen 21,00 2, IT Benutzer im WTS einrichten & pflegen 20,00 2, IT Referenzmandant warten und pflegen 12,00 12, IT Instanzenpflege und -Koordination (Datenbank-Konzept) 4,00 4, IT Performanceprobleme 5,00 5, IT Technische Umsetzung MACH Berichte 16,00 10, IT Konzeption, Planung, Steuerung Umsetzung Berichte 8,00 3, IT Betreuung WebVorsystem 45,00 45, IT Weiterentwicklung WebVorsystem 5,00 20, IT Browserfreigaben seitens Citkomm 2,00 2, IT Zukunftsbetrachtung MACH/WVS 2,00 30, IT Teilnahme an Schulungen (fachlich, technisch, allgemein) 6,00 6, AWB 2nd Level technisch 90,00 90,00 Schulungsorganisation 49, Erstellen des konkreten Schulungsplanes (Termine, Kurse, Trainer, Orte 10,00 2, Steuerung und Kontrolle der operativen Schulungsorganisation 15,00 2, operative Organisation (Schulungsräume, Bewirtung, Trainer, Teilnehme 100,00 40, Erstellen Schulungsrechnungen 33,00 5,00 8

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