LOHNBUCHHALTUNG FINANZBUCHHALTUNG LIGHT

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1 LOHNBUCHHALTUNG FINANZBUCHHALTUNG LIGHT

2 BEWÄHRTE SOFTWARE

3 3 FÜR KLEINE UNTERNEHMEN Viel Funktionalität zu einem attraktiven Preis-/Leistungsverhältnis Die ABACUS FibuLight ist eine Finanzbuchhaltungssoftware, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner Betriebe ausgerichtet ist. Mit der FibuLight ist es möglich, die gesamte Buchhaltung effizient zu führen und Journale, Kontoauszüge, Bilanzen sowie die MWST-Abrechnung auf einfachste Weise selber zu erstellen. Daneben kann die FibuLight aber auch die Funktion eines Kassa-, Post- oder Bankbuches übernehmen. In jedem Fall bleibt es dem Anwender überlassen, ob er nur diese Geschäftsfälle mit oder ohne Kontierung erfasst oder ob er die FibuLight im Sinne einer Buchhaltung einsetzen möchte und sämtliche Geschäftsfälle selber er - fassen und kontieren will.

4 ABACUS VI DESIGN THE FUTURE ABACUS vi und so auch die Finanzbuchhaltung Light, ist vollständig in Internet-Archi tektur entwickelt. Sie zeichnet sich besonders durch ihre Skalierbarkeit, das rollenbasierte Benutzerkonzept, die Mehrsprachigkeit und die Unterstützung von Software-as-a-Service (SaaS) aus. Zudem ist sie auf verschiedenen Plattformen, Datenbanken und Betriebssystemen lauffähig. Die Finanzbuchhaltung Light der Version vi kann sowohl auf Einzelplatzsystemen, in einer Client/Server-Installation wie auch übers Internet und Intranet genutzt werden. Moderne Technologien Funktionen, die im Rahmen von ABACUS vi auch in der Finanzbuchhaltung Light zum Tragen kommen: > Leistungsfähige Suchmaschine für schnelles Auffinden von Informationen und Dokumenten, die in Dossiers abgespeichert sind > Erstellen kundenspezifischer Auswertungen > Abfragen von Informationen via Internet und Intranet > Auf Windows, Mac OS X und Linux Betriebssystem lauffähig Umfassender Service > Die Hotline unterstützt den Anwender schnell und kompetent. > ABACUS Vertriebspartner mit langjähriger Erfahrung verfügen über das betriebswirtschaftliche und technische Know-how für die erfolgreiche Einführung und den Unterhalt der Software. > Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches Erlernen und den produktiven Einsatz der Programme.

5 5 FIBULIGHT EINE INVESTITION, DIE SICH BEZAHLT MACHT. Viel Funktionalität und Professionalität Viele Funktionen und Möglichkeiten der bewährten ABACUS Finanzbuchhaltung finden sich auch in der FibuLight wieder. > Benutzerfreundlichkeit dank übersichtlichen Bildschirmmasken > Leistungsfähigkeit und hohe Geschwindigkeit auch bei grossen Datenmengen > Kommunikationsfähig (Datenaustausch mit Treuhänder, Datenaustausch mit Drittprogrammen) > Integration von PDF, Excel und Mail > Laufende Weiterentwicklung und Anpassung der Software und damit Schutz der Investitionen in Software und Ausbildung Vielfach bewährtes Konzept > Seit mehr als 20 Jahren in über Installationen bewährt. Namhafte Treuhandgesellschaften vertrauen auf ABACUS Finanzsoftware. > Verbände empfehlen ihren Mitgliedern die ABACUS Finanzsoftware.

6 Die Arbeit mit FibuLight verbessert und vereinfacht die Zusammenarbeit mit meinem Treuhänder erheblich.

7 7 DIE ZUSAMMENARBEIT MIT DEM TREUHÄNDER Kleine Unternehmen arbeiten oft eng mit ihrem Treuhänder zusammen. Um diese Zusammenarbeit optimal zu gestalten, bietet ABACUS für unterschiedliche Bedürfnisse verschiedene Mo delle an. Neben der lokal installierten FibuLight ist dies auch die moderne Software-as-a-Service-Lösung AbaWebTreuhand. Lokale Installation der FibuLight Die ABACUS FibuLight ist optimal auf die Zusammenarbeit zwischen Treuhänder und Kunde ausgerichtet und ist damit ein wesentlicher Baustein im Team Kunde-Treuhand stelle. Die FibuLight wird lokal beim Kunden installiert. Sie erlaubt es, eine einfache Buch haltung mit Mehrwertsteuer vollständig zu führen. Für Auswertungen steht ein ausführliches Reporting zur Verfügung. Periodisch können die Daten zur Kont rolle und Vervollständigung an den Treuhänder weitergeleitet werden. Alle übertragenen Buchungen wer den markiert, was verhindert, dass dieselben Buchungen mehrmals übertragen werden. Verbuchungsläufe aus der FibuLight in die Finanzbuchhaltung lassen sich wieder holen oder allenfalls stornieren. Sowohl beim Einlesen wie auch beim Auslesen werden die Buchungen überprüft. Fehler, wie fehlende Konten, werden in einem Protokoll ge zeigt. Die besondere Stärke von FibuLight ist, dass der Anwender auch dann mit der FibuLight weiterarbeiten resp. buchen kann, wenn die Daten beim Treuhänder in Arbeit sind. Die korrigierten Daten können anschliessend eingelesen werden, wobei neue Buchungen ergänzt und bestehende überschrieben werden. Die vom Treuhänder zurückgegebenen Daten können durch den FibuLight-Anwender nicht mehr geändert werden. Komplette Buchhaltung mit FibuLight nichts einfacher als das! Mit der FibuLight ist es auch ohne Unterstützung durch einen Treuhänder möglich, selbständig Monats- und Jahresabschlüsse zu erstellen. Es können sämtliche für einen Jahresabschluss notwendigen Arbeiten in der FibuLight durchgeführt werden. Eine revisionssichere Buchführung ist mit der FibuLight garantiert.

8 DIE ZUSAMMENARBEIT MIT DEM TREUHÄNDER AbaWebTreuhand: Software-as-a-Service die moderne Lösung aus der Cloud Mit AbaWebTreuhand kann ein KMU zeit- und ortsunabhängig übers Internet auf der ABACUS Finanz buch hal tungs software seines Treuhänders arbeiten. Der Anwender im KMU erfasst direkt auf dem Server des Treuhänders seine Buchungen, übermittelt via Web gescannte Originalbelege wie Lieferanten rechnungen und erstellt Auswertungen, die lokal ausgedruckt werden können. Die Vorteile: keine lokal in stal lierte ABACUS Software, keine Installation von Software-Updates, kein Datenaustausch mit dem Treuhänder. Da Treuhänder und KMU auf demselben System und mit der gleichen Software arbeiten, kann der Anwender der Software noch besser durch den Treuhänder unterstützt werden. Zudem steht in der Finanzsoftware ein Messaging-System zur Verfügung, mit dem sich Programmanwender direkt Mitteilungen zukommen lassen können. Mit dem persönlichen Zertifkat der SuisselD wird der Zugriff auf die Programme und Daten geregelt. Eine SSL-verschlüsselte Internetverbindung sorgt für die geschützte Datenkommunikation.

9 9 Die Vorteile von AbaWebTreuhand > Die ortsunabhängige Nutzung der Software im Büro, zu Hause oder unterwegs schafft hohe Flexibilität. > Mit ABACUS Software-as-a-Service profitieren Treuhänder und Kunde von einer neuen, modernen Dienstleistung. > Der Treuhänder bietet seinen Kunden eine Gesamtlösung von der Datenerfassung über Aus wertungen bis zu ergänzenden Abschlussarbeiten oder Mehrwertsteuer abrechnungen. > Der Kunde hat nur Zugriff auf Programme, die ihm über das Profil seines Abonnements und die Zugriffsrechte zugewiesen wurden. > Die Kundenbindung wird direkter und damit intensiver. > Beim Kunden sind keine Software-Installation und damit auch keine Updates erforderlich der Kunde arbeitet direkt via Internet in den verschiedenen Applikationen des Treuhänders sicher wie beim Online-Banking. > Buchungen werden direkt durch den Kunden online erfasst, der Datenaustausch entfällt. > Einheitliche Stammdaten wie Kontenpläne, MWST-Codes etc. > Messaging-System in der Software für die Kommunikation zwischen dem Treuhänder und seinem Kunden. HIGHLIGHTS > Ein Browser genügt Welcher Arbeitsplatzrechner und welches Betriebssystem eingesetzt wird ob Apple, Windows PC oder Linux-Rechner um via Web die ABACUS Software aus der Cloud zu nutzen, ist unerheblich. Zusätzlich zur Erfassung von Buchungen können via Internet auch sämtliche Auswertungen zeit- und ortsunabhängig ausgedruckt werden.

10 BUCHEN LEICHT GEMACHT Aller Anfang ist Light. Oder: Nicht mehr als nötig, aber soviel wie es braucht und dies bei minimalem Aufwand an Schulung und Vorbereitung. An dieser Philosophie orientiert sich auch das Konzept der Buchungsmasken. Zwei Buchungsmasken stehen für die Erfassung der Buchungen zur Auswahl. Die einfache Maske eignet sich zum Führen eines Kassa-, Post- oder Bankbuches, wobei mit Einnahmen und Ausgaben gearbeitet wird. In der erweiterten Buchungsmaske werden Konto und Gegenkonto für jede Buchung erfasst, d.h. es wird vollständig kontiert. Jede Buchung wird sofort journalisiert und die Kontensaldi werden aktualisiert, wodurch alle Auswertungen immer aktuell sind. Dadurch können bei jeder Buchung die Saldi mit dem Kontoauszug der Post oder Bank abgestimmt werden. > Normalbuchung: Einnahmen und Ausgaben einfach buchen > Sammelbuchung / Splittbuchung für Post-/Bankbelege: Besteht aus einer Verdichtungsbuchung und beliebig vielen Gegenbuchungen. > Buchen mit MWST: Der Erfassungsaufwand für die Mehrwertsteuer wird mit ABACUS minimiert, dank der automatischen Berechnung und Verbuchung der MWST aufgrund der fixen oder variablen MWST-Vorgaben auf Kontoebene. Vielfältige Möglichkeiten beim Buchen > Mehrere Geschäftsjahre parallel bearbeiten > Buchungen löschen oder korrigieren Innerhalb der FibuLight sind nachträgliche Änderungen von Buchungen problemlos möglich. Werden Buchungsbeträge korrigiert, wird der MWST-Anteil automatisch angepasst. Das Korrigieren von Buchungen kann datumsabhängig begrenzt oder durch einen Monats abschluss ganz gesperrt werden. Erst nach dem Übertrag in die ABACUS Finanzbuchhaltung oder nach der definitiven MWST-Abrechnung kann eine Buchung nicht mehr korrigiert werden.

11 11 Die Benutzerfreundlichkeit zeigt sich beim Buchen auch durch folgende Möglichkeiten: > Die Buchungsmaske kann so definiert werden, dass zum Beispiel Felder wie der Bu - chungs code oder die Belegnummer beim Erfassen überhaupt nicht angezeigt werden. Somit ist eine einfache und schnelle Erfassung sichergestellt. > Die Liste der Konten kann per Mausklick aufgerufen werden, um ein Konto auszuwählen. > Die Anzeige des Kontensaldos kann auf Wunsch unterdrückt werden. > Beliebig viele Standardbuchungstexte mit Kontierungsvorschlag fürs Buchen. > Kontoauszug und Bilanz direkt aus der Buchungsmaske starten. HIGHLIGHTS > Effizientes Buchen Eine einfache und übersichtliche Buchungsmaske erleichtert Neueinsteigern das Arbeiten mit dem Programm. Bei der Erfassung einer neuen Buchung sind die letzten Buchungen und der aktuelle Kontosaldo ersichtlich. > Buchen mit sofortiger Journalisierung und Konto-Aktualisierung Die Kontensaldi werden mit dem Speichern einer neuen Buchung sofort nachgeführt. So sind alle Auswertungen ohne zusätzlichen Arbeitsschritt immer aktuell. > Standardbuchungstexte und Buchungsrichtlinien Um das Buchen weiter zu vereinfachen kann mit Standardbuchungstexten gearbeitet werden, die auch einen Kontierungsvorschlag enthalten können. Die Buchungsrichtlinien zu einem Konto werden beim Buchen angezeigt, womit eine zusätzliche Unterstützung für ein sicheres Buchen geboten wird. > Datenaustausch mit Treuhänder Mit dem integrierten Datenaustausch können Buchungen mit dem Treuhänder ausgetauscht werden. Währenddem die Buchungen zur Kontrolle beim Treuhänder sind, kann in der Buchhaltung des KMU ohne Unterbruch weiter gebucht werden.

12 Stets aktuelle Zahlen und Übersichten geben mir wertvolle Informationen für die Führung meines Kleinunternehmens.

13 13 AUSWERTUNGEN SCHNELL INDIVIDUELL Mit der FibuLight sind aktuelle Liquiditätsübersichten und Kontostände jederzeit verfügbar. In sämtlichen Auswertungen lassen sich die Definitionen mit allen Selek tionsangaben als Vorgaben speichern, damit sie für zukünftige Abfragen sofort wieder aufgerufen werden können. Dank diesen vordefinierten Ein stellungen erhält der Anwender seine individuellen Auswertungen sofort auf den Bildschirm, den Drucker oder in Form eines Files. Journale Die Ausgabe der erfassten Buchungen kann nach verschiedenen Sortier- und Selektionskriterien erfolgen: nach Belegdatum, Belegnummer oder Buchungsnummer. Weitere Reihenfolgen lassen sich frei definieren. Dadurch können Kontrollen effizient und ohne grossen Zeitaufwand durchgeführt werden. Insbesondere zu Prüfzwecken können alle Buchungen nach ihrem Status ausgewertet werden: > Nicht an Treuhänder übertragen > An Treuhänder übertragen > Von Treuhänder zurückgelesen Sollen die Daten in einem Fremdprogramm weiterverarbeitet werden, lassen sich die Be we gungsdaten in XML exportieren. Korrigierte Buchungen können mit der Ursprungsbuchung angezeigt werden. Mit einem Doppelklick auf eine Buchung in der Auswertung wird in der Erfassungsmaske diese Buchung angezeigt, damit allfällige Korrekturen sofort ausgeführt werden können. Kontenbewegungen abfragen Kontoauszüge können für eine frei wählbare Zeitperiode oder für das ganze Geschäftsjahr erstellt werden. Dabei ist es möglich, Kontoauszüge aller aktuellen oder abgeschlossenen Perioden zu erstellen. Der Inhalt und die Gestaltung können durch Vorgaben den Bedürfnissen des Anwenders angepasst werden: > Ausgabe nach Leit- oder Fremdwährung > Ausgabe der Beleg- oder Buchungsnummer > Nur Konten mit Bewegungen > Seitenvorschub pro Konto > Budget zeigen > MWST netto anzeigen > Eigene Reihenfolge der Ausgabe

14 AUSWERTUNGEN SCHNELL INDIVIDUELL Bilanz / Erfolgsrechnung: Information per Mausklick Diverse Perioden- und Jahresauswertungen sind in der FibuLight als Standardauswertungen vorhanden. Durch Auswahlmöglichkeiten seitens des Anwenders kann die Darstellung beeinflusst werden. Selektions-, Gestaltungs- und Formatierungseinstellungen können durch den Anwender als Vorgabe gespeichert werden. Bei wiederkehrenden Auswertungen wird dadurch eine einheitliche Darstellung garantiert. Für Bilanzauswertungen stehen die Zahlen aller Ge - schäftsjahre zur Verfügung. Die Jahres- und Periodenbilanzen können zusätzlich mit Vorjahresvergleichen sowie mit und ohne Abweichungen in absoluter oder prozentualer Form erstellt werden. Weiter kann eine Bilanz / Erfolgsrechnung auch mit einem Jahresbudgetvergleich kombiniert werden, ebenfalls wahlweise mit absoluter oder relativer Abweichung. Ein Saldowert in der Bildschirmansicht lässt sich mit einem Doppelklick bis auf die einzelnen Detailbuchungen auflösen. Falls notwendig kann eine Buchung in der Erfassungsmaske sofort angepasst werden.

15 15 HIGHLIGHTS > Geschwindigkeit Auch bei grossen Datenmengen sind die Auswertungen sofort erstellt. Dies zeigt sich besonders auch bei periodischen Auswertungen wie zum Beispiel bei Monats- oder Quartalsbilanzen. > Kommunikation leicht gemacht Sämtliche Auswertungen können direkt in Excel oder in ein PDF übertragen werden. Eine Auswertung, die auf dem Bildschirm gezeigt wird, lässt sich auf Tastendruck mittels Mail direkt versenden. > Fremdwährungsbilanzen Fremdwährungskonten derselben Währung werden gruppiert ausgewertet und das Total pro Fremdwährung angezeigt. Zusätzlich wird für jedes Konto der Durchschnittskurs ermittelt. Somit ist diese Auswertung auch Grundlage für eine manuelle Kurs ausgleichsbuchung. > Drilldown Mit Doppelklick auf dem Buchungsdetail in der Auswertung wird das Erfassungsprogramm mit der betreffenden Buchung gestartet, wo diese gegebenenfalls bear beitet werden kann.

16 KONTEN/MEHRWERTSTEUER UNGEWOHNT EINFACH Die Kompatibilität der FibuLight mit der ABACUS Finanzbuchhaltung zeigt sich auch beim Aufbau des Kontenplans, der mit demjenigen der Finanzbuchhaltung identisch ist und sich durch die grosse Flexibilität im Aufbau und in der freien Gestaltung auszeichnet. Kontenplan Der Kontenplan kann frei über maximal 9 Stufen aufgebaut oder aus der ABACUS Enterprise Finanzbuchhaltung übernommen werden. Der Kontenplan mit Elementen wie zum Beispiel Konten, Sammelkonten, Untergruppen, Gruppen, Hauptgruppen, Klassen und Bereichen kann auch innerhalb einer Buchungsperiode ohne Weiteres angepasst werden. Konten können jederzeit neu klassiert werden. Innerhalb eines Kontenplans sind unterschiedlich lange bis 11-stellige Kontonummern zulässig. Konten eröffnen Trotz einer Vielzahl von Möglichkeiten bei der Kontoeröffnung ist das Programm dank eingebauter Automatismen sehr einfach zu bedienen. Wird beispielsweise ein Konto neu eröffnet, muss lediglich die Nummer, die Bezeichnung, die MWST-Definition und Kontorahmenzuordnung eingegeben werden. Weitere Vorschlagsmöglichkeiten bei der Kontendefinition, wie zum Beispiel MWST-Code pro Konto oder Kostenstelle pro Konto, unterstützen die rationelle Belegerfassung auf Kontoebene. Optional lassen sich weitere Angaben pro Konto erfassen: > Saldo beim Buchen zeigen > Kein Minussaldo erlaubt > Buchungsrichtlinien, die in der Buchungsmaske angezeigt werden > Kostenstellen / Kostenträger bebuchen und entsprechenden Vorschlag dazu Mehrwertsteuer Die ABACUS Mehrwertsteuer-Lösung unterstützt: > Abrechnungsmethode: vereinbart oder vereinnahmt, Pauschalmethode > Abrechnungsrhythmus: monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich > Die MWST-Abrechnung erfolgt ausschliesslich nach Schweizer Recht.

17 17 > Spezialfälle der Schweizer MWST werden unterstützt. > Das Abrechnungsformular der ESTV kann direkt bedruckt werden. > Spezialfälle wie Urproduktion, Bezugsteuer, MWST-Satz auf Zeitachse für MWST-Satzanpassungen MWST-Tabelle Die MWST-Tabelle kann beliebig aufgebaut werden. Der 3-stellige MWST-Code führt den Steuersatz auf einer Zeitachse. Besonders nützlich ist, dass die Tabelle von einem Mandan ten auf weitere oder von der Treuhandstelle mit der ABACUS Finanzbuchhaltung in die FibuLight des Anwenders übertragen werden kann. MWST-Auswertungen Die Verprobungslisten mit diversen Verdichtungs- und Selektionsmöglichkeiten stellen ein unentbehrliches Kontrollinstrument für die MWST-Abrechnung dar. Sie liefern den detaillierten Nachweis wie sich MWST-Totale zusammensetzen und ermöglichen so ein Nachprüfen der Abrechnung. Das MWST-Abrechnungsformular kann direkt aus der Fibu Light bedruckt werden. HIGHLIGHTS > Kontenplan einlesen Es besteht die Möglichkeit nur die Konten, nicht aber die Klassierung und MWST-Definit ion aus der ABACUS Finanzbuchhaltung, in die FibuLight zu übertragen. > KMU-Kontenrahmen Neben dem KMU-Kontenrahmen kann alternativ auch mit beliebigen Branchen kon - tenplänen gearbeitet werden. > MWST-Umsatzabstimmung Die gesetzlich notwendige Umsatzabstimmung wird mit einem eigenen Programm durch geführt. Sie zeigt allfällige Differenzen zwischen Umsatz, Erfolgsrechnung und MWST-Abrechnung an.

18 OPTIONEN ZUR ABACUS FIBULIGHT Zusätzliche Softwaremodule Die ABACUS FibuLight kann jederzeit mit LohnLight erweitert werden. Wird eine Debitoren-, Kreditoren-, Lohnbuchhaltungs- oder eine Auftragsbearbei tungssoft ware gewünscht, stehen die Programme aus der ABACUS Enterprise-Softwarepalette zur Verfügung. Die einheitliche Benutzerführung in allen Modulen und die Durchgängigkeit der Daten garantiert ein schnelles und effizientes Arbeiten. Schnittstellen ermöglichen Drittprogramme mit der ABACUS Software zu kombinieren und Daten zu importieren oder exportieren. Elektronischer Zahlungsverkehr Zahlungen, die mit dem Zahlungsprogramm ABACUS Electronic Banking ausgeführt wurden, können automatisch in die ABACUS FibuLight übertragen und dort weiterverarbeitet werden. Werden Zahlungen aus Fremdprogrammen, die ohne detaillierte Kontierung und MWST-Angaben arbeiten, in die FibuLight importiert, können diese Informationen beim Einlesen der Schnittstelle ergänzt werden. Ein Zahlungsbeleg lässt sich beim Ein le sen in mehrere Positionen mit unterschiedlichen Konten oder MWST-Codes aufschlüsseln. Damit das Belegtotal nicht verloren geht, wird der so aufgesplittete Zahlungs betrag als Sammelbuchung in die FibuLight übertragen.

19 19 INTEGRIERTE SOFTWARE FÜR ALLE ANSPRÜCHE P R O G R A M M E E N T E R P R I S E L I G H T Finanzbuchhaltung Light Lohnbuchhaltung Light Stammdaten AbaBau Technische Bauprogramme AbaImmo Immobilienbewirtschaftung Electronic Banking CRM Service- und Vertragsmanagement Leistungs- und Projektabrechnung Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Human Resources Auftragsbearbeitung Fakturierung Archivierung AbaScan AbaReport Report Writer SmartJob Automatisierung von Abläufen Anlagenbuchhaltung Produktionsplanung und -steuerung E-Business AbaSmart ipad-app Informationsmanagement Business Process Engine Workflow AbaSearch Suchmaschine AbaNotify Meldesystem AbaAudit Datenbank- AbaConnect Überwachungssystem Standardschnittstellen Adobe Intranet / Internet -Programme Microsoft Office Fremdprodukte / Individuallösungen Zeiterfassungssysteme

20 ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software CH-9300 Wittenbach-St.Gallen, ABACUS Research SA, Business Software CH-2501 Bienne/Biel, ABACUS Business Solutions GmbH D München, Ecknauer + Schoch ASW / OS

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