Softwarebescheinigung. Microsoft Dynamics NAV 2009 Finanzbuchhaltung. Microsoft Deutschland GmbH Unterschleißheim. zur Standardsoftware.

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1 Softwarebescheinigung zur Standardsoftware Microsoft Dynamics NAV 2009 Finanzbuchhaltung für die Microsoft Deutschland GmbH Unterschleißheim Dokument ausgeliefert an: Marcus Gerling geco GmbH Industriestraße 5/ Ulm Hamburg, den Dezember 2008 Haftungs- und Weitergabebedingungen akzeptiert: JA

2 i Inhaltsverzeichnis Anlagenverzeichnis... ii 1 Auftrag Auftragsdurchführung und Vorgehensweise DV-Anwendung Hardware/Systemsoftware Anwendungssoftware Prüfungsergebnisse Notwendige Verarbeitungsfunktionen Belegfunktion Journalfunktion Kontenfunktion Protokollierungsfunktionen Anforderungen nach der Abgabenordnung IFRS-Anforderungen Programmierte Verarbeitungsregeln Eingabekontrollen Verarbeitung der Daten Softwaresicherheit Differenzierung von Zugriffsberechtigungen Datensicherungs- und Wiederanlaufverfahren Programmentwicklung, -wartung und -freigabe Dokumentation Zusammenfassendes Ergebnis und Softwarebescheinigung... 27

3 ii Anlagenverzeichnis 1 Maßnahmenplan

4 1 1 Auftrag Die Microsoft Deutschland GmbH, Unterschleißheim (nachfolgend Microsoft oder Gesellschaft genannt), beauftragte die BDO Deutsche Warentreuhand Aktiengesellschaft, Hamburg, die rechnungslegungsrelevanten Programme/ Funktionen der Anwendung Microsoft Dynamics NAV 2009 (Finanzbuchhaltung) gemäß den vorgegebenen Prüfungsstandards zu prüfen. Die Finanzbuchhaltung beinhaltet die Sachkonten-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie den Monats-/Jahresabschluss (vgl. Anwendungsbereiche in Kapitel 3.2). Die Prüfung wurde im Dezember 2008 in den Geschäftsräumen der Gesellschaft vorgenommen. Die anschließende Berichtsfertigstellung wurde in unseren Geschäftsräumen durchgeführt. Unsere Vorgehensweise, Feststellungen und Empfehlungen sind im folgenden Bericht erläutert. Weitere Einzelfeststellungen sind in unseren Arbeitspapieren enthalten. Die Vollständigkeit und Richtigkeit sämtlicher uns übergebener Unterlagen sowie der Angaben, Erläuterungen und Auskünfte, die für die Prüfung und Bescheinigung der Software von Bedeutung waren, bestätigte die Microsoft Deutschland GmbH in einer schriftlichen Erklärung. Die Anwendung stellt die Weiterentwicklung der Anwendung Microsoft Business Solutions - Navision DE 5.0 dar. Die umfangreichste Veränderung zwischen Microsoft Dynamics NAV 5.0 und der Version 2009 ist die Einführung der Benutzeroberfläche (UI) des Rollenbasierten-Clients. Die Rollenbasierte-Oberfläche orientiert sich nicht an der Struktur der Datenbank, sondern an den Aufgaben der Rolle für die Benutzer. Es steht in der Anwendung weiterhin der alte Client Microsoft Dynamics NAV 5.0 zur Verfügung, da nicht alle Funktionen im neuen Client enthalten sind. Weitere wesentliche Anpassungen im Bereich Finanzbuchhaltung wurden in folgenden Bereichen durchführt: Neue Felder im Zahlungsausgangs Buch.-Blatt Neuer Zugriff auf den Verkaufs- und Einkaufsverlauf auf Debitoren- und Kreditorenkarten

5 2 Verschiedene Nachbesserungen. Mit der neuen Version Microsoft Dynamics NAV 2009 wurden zu der von uns geprüften Version Microsoft Dynamics NAV 5.0 im Bereich Finanzbuchhaltung keine Änderungen an den Verarbeitungsregeln vorgenommen. Unsere Prüfung erfolgte daher durch den Vergleich der Verarbeitungsergebnisse aus den Anwendungen NAV 5.0 und NAV 2009 anhand der List- und Bildschirmausgaben Testfälle (Stichproben) unter Nutzung des Rollenbasierten und Classic Clients, die der ordnungsgemäßen Wirksamkeit der Verarbeitung in den Bereichen Dateneingaben, Buchungen, Protokollierung, Zugriffsschutz und Datensicherung dienen. Die zum Funktionsumfang der Software gehörenden Dokumentationsbestandteile wurden uns in elektronischer Form zur Verfügung gestellt und von uns in den Arbeitspapieren gesichert. Die Prüfungsergebnisse basieren auf den uns zur Verfügung gestellten Unterlagen, den von Mitarbeitern der Gesellschaft erteilten Auskünften sowie unseren Prüfungshandlungen auf dem eingerichteten Testsystem. Grundlage der Prüfung waren folgende Standards: IDW Prüfungsstandard: Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen (IDW PS 880, Stand: 25. Juni 1999) IDW Prüfungsstandard: Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW PS 330, Stand: 24. September 2002) IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW RS FAIT 1, Stand: 24. September 2002) IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Electronic Commerce (IDW RS FAIT 2, Stand: 29. September 2003) gesetzliche Vorschriften des Handels- und Steuerrechts ( 238 ff. HGB, 140 ff. AO) die vom Bundesminister für Finanzen herausgegebenen Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS, BMF-Schreiben vom 7. November 1995). Die Prüfung erfolgte nach berufsüblicher Vorgehensweise und war auf die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des Verfahrens ausgerichtet.

6 3 Die Haftung der BDO ist für Schadensersatzansprüche jeder Art, mit Ausnahme von Schäden aus Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit, bei einem fahrlässig verursachten einzelnen Schadensfall auf 10 Mio. beschränkt; dies gilt auch dann, wenn eine Haftung gegenüber einer anderen Person als dem Auftraggeber begründet sein sollte. Ein einzelner Schadensfall ist auch bezüglich eines aus mehreren Pflichtverletzungen stammenden einheitlichen Schadens gegeben. Der einzelne Schadensfall umfasst sämtliche Folgen einer Pflichtverletzung ohne Rücksicht darauf, ob Schäden in einem oder in mehreren aufeinander folgenden Jahren entstanden sind. Dabei gilt mehrfaches auf gleicher oder gleichartiger Fehlerquelle beruhendes Tun oder Unterlassen als einheitliche Pflichtverletzung, wenn die betreffenden Angelegenheiten miteinander in rechtlichem oder wirtschaftlichem Zusammenhang stehen. In diesem Fall kann BDO insgesamt nur bis zur Höhe von 10 Mio. in Anspruch genommen werden. Microsoft darf den Prüfungsbericht nur in vollem Wortlaut einschließlich der mit diesem fest verbundenen schriftlichen Erklärung über Zweck des Auftrags und Haftungsbedingungen weitergeben. BDO ist zur Weitergabe des Berichtes an Dritte nur mit ausdrücklicher Zustimmung von Microsoft befugt. Eine Übersicht der untersuchten Programme lag uns vor. Die Programme und Daten wurden von uns gesichert und sind unseren Arbeitspapieren beigefügt. Microsoft darf die Tatsache der Prüfung sowie die Prüfungsergebnisse werblich in jeder Form verwenden. Allerdings hat in diesem Zusammenhang jeder namentliche Hinweis auf BDO zu unterbleiben. Bei den Mitarbeitern von Microsoft bedanken wir uns für die gute Zusammenarbeit.

7 4 2 Auftragsdurchführung und Vorgehensweise Anhand der vorgelegten Dokumentationsunterlagen und in ergänzenden Gesprächen mit den zuständigen Mitarbeitern der Gesellschaft wurden: das erforderliche DV-Umfeld (Hardware und Anwendungssoftware) aufgenommen ein Überblick über den Arbeitsablauf innerhalb der DV-Anwendung gewonnen die Abgrenzung zu vor- und nachgelagerten Teilgebieten vorgenommen die untersuchungsrelevanten Teilgebiete, Dateien und Auswertungen festgestellt. Prüfungsrelevant sind die rechnungslegungsrelevanten Teilgebiete. Der Einsatz der Anwendung Navision beim Anwender, d. h. in einer konkreten Ablauforganisation, war nicht Prüfungsgegenstand. Aussagen zu organisatorischen Regelungen werden daher im Rahmen dieser Prüfung nur dann getroffen, wenn für bestimmte, nicht vorhandene DV-gestützte Funktionen organisatorische Maßnahmen vom Anwender erforderlich sind. Die Prüfung erfolgte gemäß IDW PS 880 Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen für folgende Bereiche: Notwendige Verarbeitungsfunktionen Programmierte Verarbeitungsregeln Softwaresicherheit Dokumentation. Die formellen Voraussetzungen für die Ordnungsmäßigkeit der DV-Anwendung wurden anhand der vorgelegten Dokumentation beurteilt. Die Prüfung der notwendigen Verarbeitungsregeln bezog sich auf ausgewählte Stichproben, die Rückschlüsse auf den ordnungsmäßigen und sicheren Ablauf der DV-Anwendung zulassen. Zur Prüfung der Software wurde eine Testumgebung (unter Verwendung des in der Software enthaltenen Demo-Mandanten) aufgebaut. Aufgrund der nicht geänderten Verarbeitungen wurde von uns die Version NAV 5.0 zu Vergleichszwecken herangezogen. Ferner wurde geprüft, inwieweit unsere Empfehlungen aus der Prüfung der Vorversion (Maßnahmenkatalog) umgesetzt worden sind. Die einzelnen Prüfungsergebnisse sind im Kapitel 4 dargestellt. Je Prüfungsfeld ist - einführend - das jeweils gesetzte Ziel unter Berücksichtigung der Ord-

8 5 nungsmäßigkeit und Sicherheit formuliert. Kapitel 5 enthält eine Zusammenfassung der Ergebnisse sowie die Softwarebescheinigung. Die von uns empfohlenen Maßnahmen sind in Anlage 1 aufgeführt. Neben den aus Ordnungsmäßigkeitsgesichtspunkten erforderlichen Maßnahmen sind auch wünschenswerte Maßnahmen, die die Sicherheit der Anwendung erhöhen, vermerkt.

9 6 3 DV-Anwendung 3.1 Hardware/Systemsoftware Die Hard- und Softwareanforderungen zur Anwendung Microsoft Dynamics NAV 2009 sind in der Dokumentation Microsoft Dynamics TM NAV 2009 Installation and Configuration Help dargestellt. Je nach Installations-Option ergeben sich unterschiedliche Anforderungen: Anforderungen Demo Client Server Database Pre-Anforderungen Microsoft Outlook 2003 or 2007 is x required for the Microsoft Office Outlook Add-In for Microsoft Dynamics NAV. Microsoft.NET Framework 3.5, x x x which is installed automatically during Setup if not already present. Microsoft SQL Server or Microsoft SQL Server Express. If neither product is present, Setup installs Microsoft SQL Server Express. x Software-Anforderungen Windows XP Professional SP3 or later (X86 or running 32-bit on X64) Windows Server 2003 SP2 or later (X86 or running 32-bit on X64) Windows Server 2003 R2 SP2 or later (X86 or running 32-bit on X64) Windows Vista (Business, Enterprise, or Ultimate) SP1 or later (X86 or running 32-bit on X64) Windows Server 2008 (X86 or running 32-bit on X64) Microsoft Small Business Server R SP2 or later Microsoft Small Business Server 2003 R2 SP2 or later (X86 or running 32-bit on X64) Microsoft Small Business Server 2008 or later (X86 or running 32- bit on X64) x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

10 7 Windows Server 2008 (X86 or running 32-bit on X64) Windows Essential Business Server 2008 Standard or Premium (running 32-bit on X64) x x x Hardware-Anforderungen Hard Disk Space MB 1, wie Memory GB SQL- Server Die detailierten Anforderungen sind der Navision Dokumentation zu entnehmen. Unsere Tests wurden auf zwei Rechnern unter MS Windows XP, Deutsche Version, vorgenommen. 3.2 Anwendungssoftware Prüfungsgegenstand war die Anwendung Microsoft Dynamics NAV 2009 (Finanzbuchhaltung). Navision wird von der Firma Microsoft Business Solutions ApS, Dänemark, entwickelt. Installation und Endkundenbetreuung erfolgen von Microsoft Partnern. Das integrierte Gesamtsystem Navision besteht aus folgenden Anwendungsbereichen (Abteilungen): Finanzmanagement Verkauf & Marketing Einkauf Lager Produktion Projekte Ressourcenplanung Service Personalwesen Verwaltung. Die Anwendung Navision zeichnet sich durch folgende Merkmale aus: Real-Time-Verarbeitung (z. B. immer aktuelle Bilanz verfügbar) Keine Saldenspeicherung (Neuberechnung der Kontenstände aus Einzelbuchungen)

11 8 Transaktionsprinzip zur Gewährleistung der Datenkonsistenz Multi-User-Fähigkeit Online-Dokumentation (Hilfe-Funktionen) Integrierte Entwicklungsumgebung Ein- und Ausblenden von Feldern in Masken Verschieben von Feldern in Masken Berichtsgenerator Datensicherungsmodul Zugriffssicherungsmodul Protokollierungsfunktionen. Der mit der Version 2009 neue Rollenbasierte Client ist als ein auf Benutzerrollen abgestimmter Client mit integrierten Berichts- und Analysefunktionen realisiert. Prüfungsgegenstand war die Finanzbuchhaltung (Sachkonten, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung) sowie der Monats- und Jahresabschluss. Die für den Betrieb der Finanzbuchhaltung notwendigen Funktionen finden sich im Wesentlichen im Menü Finanzmanagement des Rollenbasierten Clients. Ausgewählte übergeordnete Funktionen (Berechtigungsadministration, Datensicherung, Design) finden sich nur im Classic Client. Diese Funktionen im Classic Client waren ebenfalls Gegenstand unserer Prüfungen.

12 9 4 Prüfungsergebnisse 4.1 Notwendige Verarbeitungsfunktionen Ziel ist die Beurteilung der Verarbeitungsfunktionen, die für die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) von Bedeutung sind. Dies sind insbesondere die Beleg-, Journal- und Kontenfunktionen sowie die Protokollierungsfunktionen und die Funktionen, die zur Erfüllung der Anforderungen aus den Änderungen der Abgabenordnung vorhanden sind Belegfunktion Zielsetzung Die nach 238 Abs. 1 HGB geforderte Nachvollziehbarkeit der Buchführung vom Urbeleg bis zum Abschluss muss erfüllt sein. Jede Buchung ist vollständig durch einen Beleg nachzuweisen. Vorgehensweise Durch Tests der Anwendung sowie Einsichtnahme in die zugehörigen Dokumentationen wurde geprüft, ob die Belegfunktion weiterhin gegeben ist. Feststellungen Die geforderte Nachvollziehbarkeit wird von der Anwendung Navision erfüllt, indem: die programminternen Vorschriften zur Generierung der Buchhaltungsdaten in der Navision-Dokumentation beschrieben sind (insbesondere in der Dokumentation zu Buchungsprozessen sowie Prozess-Steuerung und Scheduler). der Nachweis der tatsächlichen Durchführung der einzelnen Buchungen erbracht wird. Buchungen können über entsprechende Auswertungen nachgewiesen werden. das Radierverbot eingehalten wird. Einmal im System erfasste und freigegebene Daten können auf konventionellem Wege nicht mehr radiert werden. Eine Stornobuchung ist eine neue Buchung, die als Stornobuchung erkennbar ist.

13 10 Die Nachvollziehbarkeit der gespeicherten Belege ist für die Buchhaltung dadurch gegeben, dass: eine hinreichende Erläuterung des Vorgangs durch automatisch erzeugte Buchungstexte erfolgt bzw. bei sog. manuellen Buchungen durch Eingabe des Buchungstextes erfolgen kann ein Buchungsbetrag einzugeben ist der Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls (Buchungsdatum) dokumentiert ist Stornobuchungen mit einem Storno-Kennzeichen versehen sind. Das Ordnungsprinzip der Navision-Buchhaltung ist vollständig, richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig, da folgende Angaben je Geschäftsvorfall vorhanden sind: Text zur Erläuterung und Begründung des Geschäftsvorfalls zu buchender Betrag Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls (Belegdatum) Kontierung (Konto-Nr.) Belegnummer Buchungsdatum Währung. Die Autorisation des Buchenden erfolgt über die Berechtigungsvergabe. Der Buchende wird bei den Belegen gespeichert. Insgesamt zeigten unsere Prüfungen, dass die Belegfunktion in der Anwendung Navision erfüllt ist Journalfunktion Zielsetzung Die Journalfunktion verlangt, dass alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle zeitnah nach ihrer Entstehung vollständig und verständlich in zeitlicher Reihenfolge aufgezeichnet werden (Journal). Während durch die Erfüllung der Belegfunktion die Existenz und Verarbeitungsberechtigung eines Geschäftsvorfalls nachgewiesen werden muss, hat die Journalfunktion den Nachweis der tatsächlichen und zeitgerechten Verarbeitung der Geschäftsvorfälle zum Gegenstand. Vorgehensweise Durch Tests der Anwendung wurden die Anforderungen hinsichtlich der Journalfunktion geprüft.

14 11 Feststellungen Die Journalfunktion ist gegeben, da in der Anwendung sichergestellt ist, dass der Zeitpunkt der Buchung über einen entsprechenden Datumseintrag und die fortlaufende, lückenlose Journal-Nummer nachvollzogen werden kann. Die Ausgabe in Reihenfolge der Journal-Nummern ist möglich. Die Prüfung zeigte, dass die Anwendung Navision folgende Funktionen besitzt: Ordnungsbegriffe (Konto-, Debitoren-, Kreditoren- etc.) umzubenennen. Die Änderung erfolgt in der Weise, dass der neue Ordnungsbegriff durchgängig geändert wird. Für den produktiven Einsatz ist eine maschinelle Protokollierung zwingend zu aktivieren, was mit Einschaltung und entsprechender Konfiguration der Protokollierungsfunktion vom Anwender zu erfolgen hat. Datensicherungen haben im Vorwege zu erfolgen. Ordnungsbegriffe (Konto-, Debitoren-, Kreditoren-, Artikelnummern etc.), wenn keine Buchung im laufenden Jahr zu diesen Nummern vorhanden ist, zu löschen. Dabei werden die Referenzen zu den gelöschten Ordnungsbegriffen in den Buchungen einschl. evtl. vorhandener Vorjahre entfernt. Der Anwender hat deshalb bei Beibehaltung der Funktion nach dem Jahresabschluss eine Datensicherung zwingend zu erstellen und aufzubewahren. Insgesamt zeigten unsere Prüfungen, dass die Journalfunktion in der Anwendung erfüllt ist. Mit den Änderungsfunktionen ist sorgsam zu verfahren Kontenfunktion Zielsetzung Die Kontenfunktion verlangt, dass die im Journal in zeitlicher Reihenfolge aufgezeichneten Geschäftsvorfälle auch in sachlicher Ordnung auf Konten abgebildet werden. Bei computergestützten Buchführungsverfahren werden Journalund Kontenfunktion in der Regel gemeinsam wahrgenommen, indem bereits bei der erstmaligen Erfassung des Geschäftsvorfalls alle für die sachliche Zuordnung notwendigen Angaben erfasst werden. Diese Funktionen werden bei integrierter Software, z. B. durch maschinelle Kontenfindungsverfahren, unterstützt. Vorgehensweise Durch Tests der Anwendung und Einsichtnahme in die zugehörigen Dokumentationsbestandteile wurden die Anforderungen hinsichtlich der Kontenfunktion geprüft.

15 12 Feststellungen Die geforderte Kontenfunktion wird von der Anwendung Navision erfüllt, da: in der Auswertung Kontoblatt die in zeitlicher Reihenfolge aufgezeichneten Geschäftsvorfälle in sachlicher Ordnung auf Konten abgebildet werden. die Geschäftsvorfälle getrennt nach Sachkonten oder Personenkonten mit folgenden Angaben dargestellt werden: Kontenbezeichnung Kennzeichnung der Buchungen nach Soll und Haben Buchungsbetrag Summen und Salden nach Soll und Haben Buchungsdatum Belegdatum Gegenkonto Belegverweis (Belegnummer) Buchungstext. Die Organisation der Anwendung erlaubt über entsprechende Referenzierungen (Belegnummer etc.) den Nachvollzug der Dateneingaben (Belege) bis hin zur endgültigen Darstellung in der Bilanz/G.u.V. und umgekehrt (Prüfspur). Für eine Sicherstellung der Lückenlosigkeit der Belegnummern sind die Belegnummernkreise angemessen zu organisieren, auf automatische Vergabe umzustellen und manuelle Kontrollen einzuführen. Insgesamt zeigten unsere Prüfungen, dass die Kontenfunktion in der Anwendung erfüllt ist Protokollierungsfunktionen Zielsetzung Bei programmgenerierten bzw. programmgesteuerten Buchungen (automatisierte Belege bzw. Dauerbelege) sind Änderungen an den der Buchung zu Grunde liegenden Generierungs- und Steuerungsdaten aufzuzeichnen. Dies betrifft insbesondere die Protokollierung von Änderungen in rechnungslegungsrelevanten Einstellungen, die Parametrisierung der Software und die Aufzeichnung von Änderungen an Stammdaten. Vorgehensweise Durch Tests der Anwendung wurden die vorhandenen Protokollierungsverfahren erhoben und in Stichproben hinsichtlich Wirksamkeit getestet.

16 13 Feststellungen Navision besitzt ein umfangreiches, zu konfigurierendes Änderungsprotokoll. Alle direkt von einem Anwender vorgenommenen Änderungen der Daten können in Navision protokolliert werden. Nicht protokolliert werden Daten, die vom System durch Buchungsvorgänge erzeugt werden, wie zum Beispiel Artikelposten und Sachposten. Mit der Funktionalität des Änderungsprotokolls ist eine chronologische Übersicht aller Änderungen gegeben und es kann nachvollzogen werden, welche Benutzer-ID Änderungen vorgenommen hat. Welche Tabellen, Felder und Aktionen protokolliert werden sollen, kann vom Anwender konfiguriert werden. Der Anwender muss Navision vor dem Hintergrund der umfassenden Änderungsfunktionen von Ordnungsbegriffen so konfigurieren, dass die aus den Aufbewahrungsvorschriften, den Ordnungsmäßigkeits- und Sicherheitsanforderungen relevanten Tabellen protokolliert werden. Die Protokollierungsfunktion in Navision erfüllt die gestellten Anforderungen. Der Anwender muss diese entsprechend konfigurieren, um eine Nachvollziehbarkeit und Ordnungsmäßigkeit zu sichern. Die Wirksamkeit der Protokollierung wurde von uns in Stichproben getestet (vgl. Kapitel 4.2 Programmierte Verarbeitungsregeln) Anforderungen nach der Abgabenordnung Seit dem 1. Januar 2002 müssen erweiterte Datenzugriffs- und Datenauswertungsmöglichkeiten der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen geschaffen werden. Die Anwendung sollte hierzu folgende Voraussetzungen erfüllen: detailliertes Zugriffsberechtigungsverfahren, das die Möglichkeit des lesenden und auswertenden Zugriffs auf die Daten gibt, Schnittstellen für den Datenexport aller Daten (Stamm- und Bewegungsdaten) zur Weitergabe in gängigen Formaten, die Möglichkeit der Online-Speicherung von Daten über einen Zeitraum von mind. 10 Jahren, Erfüllung des Beschreibungsstandards für die Datenträgerüberlassung gemäß BMF-Schreiben vom 15. Aug Vorgehensweise Die vorhandenen Datenzugriffs- und Datenauswertungsmöglichkeiten der Finanzverwaltung wurden von uns erhoben und in Stichproben getestet.

17 14 Feststellungen Die Anwendung Navision erfüllt die oben genannten Anforderungen, da über entsprechende Zugriffsschutzmechanismen rein lesende Berechtigungen vergeben werden, die Daten grundsätzlich unbegrenzt in der Anwendung vorgehalten werden können, die Anwendung umfangreiche Selektionsfunktionen mit vielfältigen Exportmöglichkeiten zum Export der rechnungslegungsrelevanten Daten enthält und umfangreiche Schnittstellen für den Datenexport (ASCII-Format, ODBC-Zugriff) aller Daten (Stamm- und Bewegungsdaten) zur Weitergabe in gängigen Formaten enthält, die Erfüllung des Beschreibungsstandards für die Datenträgerüberlassung gemäß BMF-Schreiben vom 15. Aug erfüllt ist. Navision stellt gemäß dem vom BMF empfohlenen XML-Standard die Daten für die Prüfung der Finanzverwaltung IDEA bereit. Die Schnittstelle zur Erfüllung des vom BMF empfohlenen Beschreibungsstandards wurde von uns in Stichproben geprüft (vgl. auch Kapitel 4.2 Programmierte Verarbeitungsregeln). Die Prüfung zeigte keine Beanstandungen IFRS-Anforderungen Als Unterlagen für die Prüfung der IFRS-Funktionalitäten wurden uns die im Whitepaper International Financial Reporting Standards, IFRS (IAS) definierten Vorgaben sowie die im Dokument Abbildung von IAS/IFRS in Microsoft Business Solutions - Navision 4.0 dargestellten Sachverhalte überlassen. Weiterhin stand uns ein sachverständiger Microsoft Mitarbeiter zur Verfügung, der uns weitergehende Auskünfte zu Verfahrensweisen gab. Im Rahmen der Prüfung wurden die in den obigen Dokumenten aufgeführten IFRS-Erfordernisse durch Einsichtnahmen in die Anwendung Navision hinsichtlich der Umsetzbarkeit geprüft. Materielle Prüfungen der Richtigkeit der Verarbeitung im Rahmen der IFRS-Funktionalitäten waren nicht Gegenstand dieser Prüfung. Vorgehensweise Wir prüften die für Navision vorhandenen Konzepte zur Umsetzung einer Rechnungslegung nach IFRS. Weiterhin prüften wir, ob die Konzepte ordnungsgemäß in der Anwendung NAV 2009 im Rollenbasierten Client umgesetzt sind.

18 15 Feststellungen Unsere Prüfungen zeigten, dass Navision dem Buchführungspflichtigen ermöglicht, für die durch Navision funktional unterstützten Bereiche den Jahresabschluss nach IFRS entsprechend vorzubereiten. Eine parallele Führung und ein Abschluss der Bücher nach HGB und IFRS sind für die Finanz- und Anlagenbuchhaltung möglich. Wesentliche Instrumentarien sind hierbei die Verwendung von Dimensionen zur Unterscheidung der Zugehörigkeit der Buchungen (z. B. IAS/HGB) und die freie Definition von Kontenschemata. Konten können als IAS oder HGB oder für beide Rechnungslegungsformen identisch bebucht werden. In der Anlagenbuchhaltung können in Navision parallele Bestände geführt und die Abschreibungen in das Hauptbuch übertragen werden. Für die anderen Nebenbücher müssen über ggf. noch zu erstellende manuelle Auswertungen die entsprechenden Werte ermittelt und über separate Konten manuell im Hauptbuch gebucht werden. Der Anwender hat sich bei diesen Nebenbüchern - mit Ausnahme der Anlagenbuchhaltung - für eine Rechnungslegungsform zu entscheiden (IAS, HGB etc.). Vor Einführung der IFRS-Rechnungslegung hat der Anwender entsprechende, auf seine Belange zutreffende Konzepte zu erstellen und entsprechende Tests durchzuführen. 4.2 Programmierte Verarbeitungsregeln Eingabekontrollen Zielsetzung Die Prüfung der programmierten Kontrollen bei der Dateneingabe dient der Feststellung, inwieweit Fehlerprüfungen maschinell durchgeführt werden und festgestellte Fehler eine zwangsläufige Fehlerberichtigung auslösen, so dass nur einwandfreie Daten in die Verarbeitung eingehen. Vorgehensweise Anhand der vorgelegten Dokumentationsbestandteile sowie der während der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse über wesentliche Verarbeitungsschritte wurden die prüfungsrelevanten Eingabefelder ermittelt. Die Testfälle beschränkten sich vorrangig auf diese Felder. Felder für informative Zwecke wurden nur teilweise in die Prüfung einbezogen. Die Eingabetests (Stichproben) wurden mit dem von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Testsystem durchgeführt.

19 16 Die Testdaten zur Prüfung der Angemessenheit der programmierten Eingabekontrollen wurden nach folgenden Kriterien erstellt: Einzelfeldprüfungen Vollständigkeitsprüfungen Kontrolle auf zwingende Eingabe der erforderlichen Datenfelder ( Muss- Felder ). Formatprüfungen Kontrolle, ob nur Daten mit zulässigem Format (alphabetisch, numerisch oder alphanumerisch) eingegeben werden können. Grenzwertprüfungen Kontrolle, ob die Daten nur innerhalb bestimmter Mindest- und Höchstwerte eingegeben werden können. Zulässigkeitsprüfungen Kontrolle, ob eine Prüfung der einzelnen Felder auf zulässige Eingaben erfolgt. Kombinationsprüfungen Feststellung, ob die Dateneingaben auf Verträglichkeit untereinander bzw. zu bereits erfassten oder gespeicherten Stamm-, Bewegungs- oder Tabellendaten kontrolliert werden. Feststellungen Die durchgeführten Tests zeigten, dass umfangreiche programmierte Kontrollen vorhanden sind. Sie verhindern die Eingabe fehlerhafter Daten oder sorgen dafür, dass die erforderlichen Daten zum Zeitpunkt der Verarbeitung eingegeben sind. Fehler werden in einer für den Benutzer verständlichen Form angezeigt. Die zwingende Eingabe von Daten (d. h. die Anzahl der Muss-Felder ) ist auf ein Minimum beschränkt. So ist z. B. die Eingabe der eindeutigen Nummern für Konten, Debitoren und Kreditoren ausreichend, die Eingabe der zugehörigen Namen ist nicht erforderlich. Die Eingabe von Daten wird oft erst zum Zeitpunkt der Verarbeitung angefordert. So ist z. B. im Fenster Debitorenbuchungsgruppen in das Feld Debitorensammelkonto das Sachkonto einzugeben, auf das Buchungen eines Debitors erfolgen sollen, der dieser Buchungsgruppe zugeordnet ist. Eine Debitorenbuchungsgruppe kann ohne Angabe eines Sammelkontos angelegt werden; eine Prüfung erfolgt beim Buchen der Debitorenrechnung. Ist in der Debitorenbuchungsgruppe kein Sammelkonto hinterlegt, erscheint eine Fehlermeldung und die Buchung wird nicht ausgeführt.

20 17 Durch die Beschränkungen bei der Dateneingabe auf ein Mindestmaß wird Flexibilität in Bezug auf die organisatorischen Anforderungen verschiedener Anwender erreicht (ggf. sind zusätzliche organisatorische Regelungen erforderlich) Verarbeitung der Daten Zielsetzung Ziel der Prüfung ist es, eine Aussage über die ordnungsmäßige Verarbeitung der Daten, insbesondere der logischen Verknüpfungen, im Hinblick auf die Richtigkeit der Ergebnisse zu treffen. Es ist deshalb zu prüfen, ob die eingegebenen Daten richtig bearbeitet und zugeordnet ausgegeben werden. Vorgehensweise Die Prüfung erfolgte anhand fehlerfreier Eingaben mit anschließender Verarbeitung im Testsystem. Die Stammdaten basieren auf dem vom Hersteller mitgelieferten Mustermandanten. Um die Verarbeitungsregeln zu prüfen, wurden Geschäftsvorfälle aus verschiedenen Gebieten der Finanzbuchhaltung überprüft durch: den Vergleich der Verarbeitungsergebnisse aus den Anwendungen NAV 5.0 und NAV 2009 anhand der List- und Bildschirmausgaben Testfälle (Stichproben), die der ordnungsgemäßen Wirksamkeit der Verarbeitung in den Bereichen Dateneingaben, Buchungen, Protokollierung, Zugriffsschutz und Datensicherung dienen. Feststellungen Unsere Stichproben zeigten die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten. Die in der Anwendung vorhandenen datenlöschenden Funktionen dürfen nur unter Beachtung der Aufbewahrungspflichten sowie entsprechender Sicherungen vorgenommen werden. Die Funktionen sind über das Berechtigungskonzept ausreichend zu schützen. 4.3 Softwaresicherheit Differenzierung von Zugriffsberechtigungen Zielsetzung Ziel der Prüfung der Differenzierung von Zugriffsberechtigungen ist die Feststellung, ob die Software die Einhaltung der Funktionstrennung unterstützt und den

21 18 Schutz der Daten und Programme vor unberechtigten Zugriffen ermöglicht. Im Einzelnen muss geprüft werden, ob und inwieweit es die Anwendungssoftware - ggf. im Zusammenspiel mit dem Betriebssystem bzw. einem übergeordneten Sicherheitssystem - zulässt, durch Vergabe von Benutzerkennungen (User- ID s) und Passworten (sowie die Zuordnung von Berechtigungen zu diesen) individuelle Benutzerprofile zu definieren und einzurichten, die es nur befugten Personen ermöglichen, auf bestimmte Funktionen und/oder Datenfelder zuzugreifen. Vorgehensweise Das Zugriffssicherungssystem wurde hinsichtlich folgender Fragestellungen geprüft: Welche Funktionen hat das auf Anwendungsebene vorhandene Zugriffsschutzsystem und sind diese ausreichend? Welche Sicherheitsfunktionen können vom Betriebssystem genutzt werden? Werden Zugriffe vom System mit der Benutzerkennung protokolliert? Ist die Geheimhaltung von Passworten gewährleistet (keine Anzeige am Bildschirm; kein unberechtigtes Lesen von Passwortdateien möglich)? Werden periodische Änderungen vom System verlangt? Wie reagiert das System auf Zugriffsverletzungen (z. B. Abweisung mehrerer Zugriffsversuche, Time-out)? Die Wirksamkeit des Zugriffschutzsystems wurde in Stichproben in NAV 2009 überprüft. Feststellungen Navision enthält im Classic Client das Zugriffssicherungsmodul, das über den Menüpunkt Extras - Zugriffsrechte mit den Unterpunkten Rollen, Datenbank Anmeldungen und Windows Anmeldungen verwaltet wird. Hiermit können Benutzern individuelle Zugriffsrechte gewährt werden. Dabei werden die Benutzer wahlweise in der Navision-Datenbank (bzw. -Anwendung) definiert oder aus dem Domänencontroller von Windows übernommen. Die Steuerung verläuft mehrstufig. Jeder Benutzer gehört einer oder mehreren Benutzergruppen (Rollen) an. Im Testsystem gab es über 100 Standard-Rollen, denen die Rechte (Lesen, Einfügen, Bearbeiten, Löschen bzw. Ausführen) für die Navision Objekte (Table Data, Table, Form, Report, Dataport, Codeunt, XML Port, MenuSuite, System) zugeordnet worden sind. Die Standard-Rollen müssen um weitere Tabellenberechtigungen vom Anwender oder vom Microsoft Business Solutions Partner ergänzt werden.

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