db-e*kasse die pflegeleichte Kassenlösung

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1 db-e*kasse die pflegeleichte Kassenlösung Die Software db-e*kasse läuft auf jedem Arbeitsrechner und ist bequem über einen Internetbrowser zu bedienen. Eine intelligente Lösung für alle Sozialdienstleister. Joachim Lützenkirchen SBK Sozial-Betriebe-Köln GmbH -Gruppenleitung Hauptbuchhaltung- db-e*kasse zeichnet sich durch seine übersichtliche Oberfläche aus. Besonders die vorkonfigurierten Geschäftsvorfälle für unterschiedlichste Kassenbuchungen bieten selbst den Mitarbeitern ohne buchhalterische Kenntnisse eine einfache Handhabung. Der Einsatz unseres elektronischen Kassenbuchs setzt bei Ihnen oder ihren Mitarbeitern Zeit für die eigentlichen Aufgaben frei. Unsere Tests haben ergeben, dass z.b. ein Mitarbeiter in einer Wohngruppe durch diese Software zwei Stunden Arbeit pro Monat spart. In der Buchhaltung entfällt das Nachbuchen der Kassenvorgänge. Dies wird durch die Übergabe an die Schnittstelle automatisch erledigt. Sie werden sehen, dass die Fehlerhäufigkeit der Kassenbuchungen minimiert wird. Standardisierte Vorgänge wie Auszahlung von Taschengeldern, Kauf von Kinokarten, Einkauf von Lebensmittel übersetzt die Software in buchhaltungsrelevante Vorgänge. Diese Vorgänge sind frei parametrisierbar. Die erstellten Kassenbuchungen werden nach einem Tagesabschluss in ihr Finanzbuchhaltungssystem übergeleitet und dort gebucht. Die übergeleiteten Daten werden mit dem Finanzbuchhaltungssystem abgeglichen. Damit haben Sie in der Finanzbuchhaltung die aktuelle Übersicht über die Kassenbestände und Kassenbuchungen.

2 Der tägliche, wöchentliche oder monatliche Kassenbuchabschluss wird über ein 4-Augenprinzip abgesichert. Unsere Verwaltungs- und Kassenbuchsoftware db-e*kasse ist revisionssicher. Mit der Software db-e*kasse können Sie beliebig viele Kassenbücher führen. Die Kassenbücher bilden jeweils einen eigenen Bereich, der für andere Nutzer der Software nicht einsehbar ist, sofern Sie nicht explizit die Berechtigung dafür vergeben. Natürlich ist es auch möglich, die Kassenbücher verschiedenen unternehmerischen Einheiten zuzuordnen. Ist ihr Unternehmen eine soziale Einrichtung gehen ihre Anforderungen aber weit darüber hinaus. In einer Wohngruppe, einem Wohnbereich oder einem Arbeitsbereich wird die Kasse genutzt, um verschiedene Bedürfnisse abzudecken. Zum einen werden Gruppenausgaben und einnahmen darüber abgewickelt, zum andern werden aber auch, getrennt von diesen Vorgängen einzelne Events darüber verwaltet und nicht zuletzt auch das Verwahrgeld der Mitglieder des Wohnbereiches. Um dies abzubilden, haben wir das Kassenbuch noch einmal in Kassenarten unterteilt. Ein Kassenbuch kann beliebig viele Kassenarten haben. Kassenarten können sein: Gruppenkasse Festkasse Bastelkasse Verwahrgeld Herr Schmitz Verwahrgeld Frau Maier. Natürlich habe Sie immer einen aktuellen Überblick über den Kassenstand der einzelnen Kassenarten!

3 Die verschiedenen Inhalte eines Kassenbuchs werden durch Kassenarten dargestellt. 1 Geschäftsvorfälle Der Anwender der Kasse wickelt Geschäftsvorfälle ab: Einnahmen von der Hauptkasse oder von einem Bankkonto Ausgaben an die Mitglieder einer Wohngruppe (Verwahrgeld) Einnahmen aus Verkauf (z.b. bei einem Kiosk) Ausgaben für Lebensmittel Diese Geschäftsvorfälle kann der Administrator der db-e*kasse frei hinterlegen. Nur wenn ein Geschäftsvorfäll im System hinterlegt und dem Kassenbuch des Anwenders zugeordnet wurde, kann er diesen auch nutzen.

4 In dem Geschäftsvorfall werden alle buchhalterisch relevanten Daten hinterlegt. Neben dem Konto, das in der Finanzbuchhaltung angebucht wird, sind auch die Steuerschlüssel und die Kostenkontierungen hinterlegt. Die Vorgabe, ob es sich um eine Ein- oder Ausgabe bzw. um einen baren oder unbaren Vorgang handelt, erhöht die Eindeutigkeit der Vorgänge: Es gibt keine falschen Buchungen mehr! Ebenso können Zahlungen von Kunden oder Zahlungen an Lieferanten über die Kasse abgewickelt werden. Eine Besonderheit bietet die Abwicklung der Verwahrgelder: Die betreuten Klienten werden wahlweise als Kreditoren oder Debitoren geführt. Die Buchungen können dann auf die entsprechenden Personenkonten in der Finanzbuchhaltung gebucht werden, sodass ein eindeutiges und revisionssicheres Verwahrgeldkonto in der Finanzbuchhaltung ausgewiesen werden kann. Es existieren spezielle Vorgänge für den Kassenabschluss (Differenzbuchungen) und für die Verwahrgeldabwicklung. 2 Prozess Ein- und Auszahlung Die Eingabe der Standardbuchung wurde bewusst kurz gehalten und so optimiert, dass alle Mitarbeiter diese Buchung fehlerfrei durchführen können.

5 Der Anwender wählt, ob es eine Einzahlung oder Auszahlung ist. Das Kassenbuch und der Buchungskreis ( = unternehmerische Einheit ) sind fest vorgegeben. Er wählt die Kassenart und den Geschäftsvorfall aus. Er gibt das auf seinem Beleg angedruckte Belegdatum ein. Das Feld Einzahlung in erscheint in blau, wenn es sich um eine Einzahlung handelt und in grün, wenn es sich um eine Auszahlung handelt. Jetzt gibt er nur noch einen Text für die Buchung ein und wählt aus, ob eine Quittung gedruckt werden soll oder nicht. Mit <Speichern> wird die Buchung abgeschlossen.

6 Nach dem Speichern erscheint in großen roten Buchstaben eine Nummer, die eindeutig für den Beleg ist. Diese muss der Benutzer nur noch auf seinen Originalbeleg übertragen und schon ist die Buchung fertig. Die Daten auf der Maske bleiben für eine neue Buchung stehen und können so als Vorlage für die Folgebuchung verwendet werden. Wird zweimal hintereinander auf Speichern gedrückt, so erkennt dies das Programm und fragt den Benutzer, ob er den Beleg wirklich speichern will. Erst dann wird eine neue Nummer vergeben. Ist in dem Geschäftsvorfall hinterlegt, dass auch ein Debitor oder Kreditor angebucht werden kann, so kann der Benutzer diesen auf der obigen Maske auswählen, oder, wenn nötig, neu anlegen.

7 3 Hauptmaske von db-e*kasse Die Hauptmaske von db-e*kasse enthält im oberen Bereich die Menüleiste und darunter eine Druckknopfleiste zur schnelleren Anwahl der einzelnen Funktionen. Darunter befinden sich ein Bereich zu Auswahl des Anzeigezeitraums und des Anzeigeumfangs und drei Bereiche zu Anzeige der Kassensalden in Bar, unbar oder in Schecks. Unterhalb davon werden die Buchungen angezeigt. Diese werden nach den Kategorien Einnahmen bar, Ausgaben bar, Einnahmen unbar, Ausgaben unbar und Einnahmen und Ausgaben Schecks auf verschiedenen Karteikarten geordnet. Die Buchungen können entweder Splittbuchungen sein oder einfache Buchungen. Die Splittbuchungen enthalten vor dem letzten Bindestich der Buchungsnummer ein X und werden in der Aufstellung andersfarbig (hier gelb) dargestellt.

8 Splittbuchungen sind Buchungen, die mehrere Positionen enthalten. 4 Treuhandgeldverwaltung Eine Auszahlung von Verwahrgeld von der Hauptkasse an die Gruppenkasse kann, wenn es mehrere Klienten betrifft, über eine Sammelbuchung abgewickelt werden.

9 Eingegeben wird lediglich Ein- oder Auszahlung, der Geschäftsvorfall, der Betrag in EUR, der, wenn gewünscht, durch Drücken des Knopfes auf alle Klienten übertragen wird, das Belegdatum und die Referenz. Unter Treuhandbuchung wird das Buchen von gemeinsamen Ausgaben der Gruppe über eine so genanntes Treuhandkonto verstanden. Wenn gewünscht, kann in einer zentralen Sammelkasse Geld eingesammelt werden, dass dann zur Begleichung der gemeinsamen Aktivitäten herangezogen wird. Auf der anderen Seite können die Ausgaben aber auch direkt vom Konto eines jeden Klienten erfolgen.

10 Natürlich können gemeinsame Ausgaben auch von den Treuhandkonten der Klienten bezahlt werden. Einzelne Klienten können von der Bezahlung ausgenommen werden. 5 Benutzer Will jemand das Kassenbuch nutzen, so muss er sich zuerst mit einem zugelassenen Benutzer und einem Passwort autorisieren. Zur Benutzung des Kassenbuchs wurde ein umfangreiches Rollen- bzw. Berechtigungskonzept hinterlegt. Es unterteilt die Anwender in normale Benutzer und Administratoren. Der normale Benutzer kann alle Funktionen des Kassenbuchs ausführen. Er kann Buchungen ausführen, Quittungen drucken, den Kassenabschluss durchführen, einen Kassenabschluss als Revisor mit durchführen oder das Informationssystem nutzen.

11 Dem Benutzer können ein oder mehrere Kassenbücher zugeordnet werden. Nur in den ihm zugeordneten Kassenbüchern kann der Benutzer auch Buchungen durchführen. Der Administrator kann die gesamte Parametrisierung des Systems vornehmen, kann das Logging des Systems auswerten und auch Übertragungen an die Finanzbuchhaltung manuell anstoßen. (Diese Übertragungen können natürlich auch automatisch erfolgen.) En Benutzer kann gleichzeitig Administrator und ein Administrator gleichzeitig Benutzer sein. Mit diesem Benutzerschema sind Konzepte realisierbar wie administrative und ausführungstechnische Kontrolle der Kassenabwicklung durch eine autorisierte Person, oder 4-Augenprinzip des Tagesabschlusses für die Bestätigung durch einen anderen, in dem entsprechenden Kassenbuch berechtigten Benutzer.

12 6 Datenfluss in die Finanzbuchhaltung beispielhaft dargestellt an einer SAP-Schnittstelle In der nachfolgenden Darstellung wird der Datenfluss im Zusammenspiel mit der Finanzbuchhaltung dargestellt. Dabei ist nur das Stück Software, welches durch den xxx Konnektor gebildet wird von dem dahinter liegenden Finanzbuchhaltungssystem abhängig. Alle anderen Module sind unabhängig von der speziellen Finanzbuchhaltung. Die Module Replikator werden in der Regel auf verschiedenen Hardwaresystemen laufen: der Replikator auf dem System, wo auch die Kassenbuchdatenbank liegt und der Connector auf dem System der Buchhaltung. Da diese Systeme auch räumlich getrennt liegen können, werden die transportieren Daten durch eine SSL-Verschlüsselung gesichert. Kassenbuch Administration Buchungen nach Kassenabschluss 1: Buchungsbestätigung 2: Buchung 3: Stammdaten 4: Abgleich Stammdaten Stammdaten Replikator (auf Anforderung, zyklisch) 1 2 Verschlüsselte Kommunikation 3 4 SAP Connector SAP-FiBu Abgleich der Stammdaten Die Kommunikation wird durch den Replikator initialisiert, der entweder auf Anforderung oder zyklisch aktiviert werden kann.

13 Nachfolgend ist ein Bild zum Stammdatenabgleich in SAP angefügt. Das Kassenbuchsystem ist augenblicklich auf einer Microsoft SQL- Server- Datenbank verfügbar. Es kann aber durch die verwandte Programmiertechnik sehr schnell an andere Datenbanksysteme angepasst werden.

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