Versandoptimierung VKA Versandkostenkontrolle und Abrechnung

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1 Übersicht Kurzbeschreibung Innerhalb des VLS VersandLogistikSystems stehen Daten auf folgenden Ebenen zur Verfügung: Packstücke Einlieferungslisten VKA-Aufträge, -Positionen, -Texte VKA-Fakturen, -Positionen, -Texte (Einzelfakturen oder Sammelfakturen) VKA-Rechnungsarchiv VKA - VersandkostenKontrolle- Seite 1 von 5

2 Alle ausgehenden Sendungen werden über F95 abgewickelt. Gleichzeitig werden für Packstücke, Paletten oder Sendungen Gebühren ermittelt und auf Packstückebene innerhalb von F95 zur Verfügung gestellt. Spätestens zum Zeitpunkt des Einlieferungslistendrucks werden innerhalb von F95 die tatsächlichen Versandkosten ermittelt und an das ERP-System zurückgemeldet. Beim Einlieferungslistenabruf werden mit VKA VersandkostenKontrolle- alle bereits eingelieferten Sendungen aus F95, die noch nicht nach VKA übernommen wurden, zur Weiterverarbeitung in VKA, getrennt nach Spediteuren, automatisch als VKA- Aufträge generiert. Diese VKA - Aufträge beinhalten in den Kopfdaten die Adresse und grundsätzliche Konditionen wie bei Vertriebsaufträgen auch. In den Positionsdaten werden alle Daten der entsprechenden Packstücke z. B. nach Versandarten und Versandtagen (als Artikel summiert) dargestellt. Gebühren, Zuschläge oder ähnliches werden ebenfalls als Artikelpositionen dargestellt. Hierbei werden alle Referenzen zwischen F95 und VKA in VKA gespeichert. Diese VKA-Aufträge können bei Bedarf kontrolliert, geändert oder ergänzt werden. Innerhalb von VKA geschieht die weitere Verarbeitung in separaten Modulen für das GAV - Gutschrifts-Anzeige-Verfahren und die RK Rechnungskontrolle GAV: Gutschrifts-Anzeige-Verfahren Auf Abruf entstehen aus den VKA-Aufträgen automatisch VKA-Fakturen (Gutschriften). Hierbei sind Einzelfakturen oder Sammelfakturen möglich. Gleichzeitig werden diese Fakturen im Rechnungsarchiv von VKA zur Auswertung und Druckwiederholung gespeichert. Die Fakturen werden über ein Schnittstellenprogramm der Finanzbuchhaltung zur Verfügung gestellt. Die Verbuchung innerhalb der FiBu-Software geschieht dann durch den vorhandenen Übernahmejob (Schnittstelle) vollautomatisch. Die weitere Behandlung innerhalb der Finanzbuchhaltung erfolgt im Rahmen der Personenkontenbuchhaltung mit den dort üblichen Verfahren (Zahlung). Die VKA-Fakturen werden in Papierform gedruckt und dem Spediteur postalisch zugestellt. Auf Wunsch ist eine elektronische Übermittlung der VKA-Fakturen per EDI über einen vorhandenen Konverter und existente Inhouse-Formate (durch den Anwender) möglich. Wegen der Rechtsgültigkeit der Dokumente muss jedoch entweder periodisch eine schriftliche Sammelrechnung verschickt werden oder aber die EDI-Daten müssen elektronisch signiert werden. VKA - VersandkostenKontrolle- Seite 2 von 5

3 RK: Rechnungskontrolle Auf Abruf entstehen aus den VKA-Aufträgen automatisch VKA-Fakturen (Gutschriften). Hierbei sind Einzelfakturen oder Sammelfakturen möglich. Gleichzeitig werden diese Fakturen im Rechnungsarchiv von VKA zur Auswertung und Druckwiederholung gespeichert. Im Rahmen der Rechnungskontrolle müssen die eingehenden Speditionsrechnungen manuell in VKA als VKA-Eingangsrechnungen erfasst werden. Bei Bedarf kann diese Funktionalität später automatisiert werden. Diese Eingangsrechnungen sind formatgleich mit den VKA-Auftragsdaten, den VKA-Fakturen und dem VKA-Rechnungsarchiv. Für einen automatischen Abgleich zwischen VKA-Fakturen und VKA- Eingangsrechnungen werden entsprechende Daten gegenübergestellt. In diesem automatischen Abgleich werden lediglich summarische Differenzen bis zu einer vereinbarten Höhe erkannt. Eingangsrechnungen, die im Rahmen dieser Differenzen liegen, werden zur automatischen Verbuchung freigegeben und über die Schnittstelle verbucht. VKA - VersandkostenKontrolle- Seite 3 von 5

4 Eingangsrechnungen, die höhere Differenzen ausweisen, müssen manuell überprüft werden, bevor diese zur Verbuchung freigegeben und über die Schnittstelle verbucht werden. Gemeinsame Verarbeitung Korrekturen zu beiden Verfahren wie z. B. Nachbelastungen oder Gutschriften oder aber sonstige Verrechnungsvorgänge werden manuell als VKA-Aufträge erfasst. Die Weiterverarbeitung dieser VKA-Aufträge erfolgt wie zuvor beschrieben. Hierbei ist eine komplette Kontrolle außerhalb der Finanzbuchhaltung gegeben. Der manuelle Buchungsaufwand entfällt vollständig. Jederzeit stehen alle Abrechnungsdaten für Auswertungen zur Verfügung. VKA - VersandkostenKontrolle- Seite 4 von 5

5 Komponenten F95 Paket- und Palettenversand Das Softwareprodukt F95 stellt die tatsächlich, an die Spediteure zu zahlenden Versandkosten auf Packstück- bzw. Sendungsebene zur Verfügung. In F95 sind die zu verwendenden Tarife zu hinterlegen und zu pflegen. Die entsprechenden Algorithmen für die Ermittlung der Versandkosten sind dort vorzuhalten. Außerdem meldet F95 zum Zeitpunkt der Einlieferung die ermittelten Versandkosten an Ihr ERP-System zurück. Im Rahmen dieser Lösung wird die Versandkostenermittlung von F95 wesentlich erweitert. Für F95 ist ein Releasewechsel notwendig. VKA VersandkostenKontrolle- Das Softwareprodukt VKA beinhaltet Aufträge, Fakturen, Rechnungsarchiv und Rechnungsdruckzeilen für die Rechnungskontrolle oder für das Gutschrifts-Anzeige- Verfahren. Ebenso Eingangsrechnungen der Spediteure für die Rechnungskontrolle. Hier sind auch alle Stammdaten hinterlegt. ERP Über vorhandene Schnittstellen können von VKA alle Informationen an das ERP System übergeben werden. FiBu Über eine Schnittstelle werden die in VKA gebildeten Buchungen übergeben. Die automatische Verbuchung erfolgt durch den vorhandenen Übernahmejob. Über die Buchhaltung wird der Zahlungsverkehr gesteuert. Die Zuordnung der Versandkosten zu den entsprechenden Vertriebskostenstellen erfolgt nach vorherigen Listen aus Ihrem ERP- System durch manuelle Umbuchungen. Dienstleister / Speditionen An die Spediteure werden die Gutschriften bzw. Rechnungen als Belege oder als Daten gesendet. Von den Spediteuren gehen Eingangsrechnungen als Beleg oder als Daten ein. Für weitere Fragen zum Produkt steht Ihnen das Team der Rhenania Computer GmbH jederzeit unter Tel.-Nr.: 02224/ zur Verfügung oder besuchen Sie unsere Webseite unter Copyright: RC Rhenania Computer GmbH VKA - VersandkostenKontrolle- Seite 5 von 5

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