Handbuch. Finanzbuchhaltung

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1 Handbuch Finanzbuchhaltung 4. Auflage 2005 Copyright 2005 by SelectLine Software GmbH

2 Ab Version 8.0 für Windows NT, 2000 und höher. Technische Änderungen vorbehalten. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Handbuches darf ohne ausdrückliche Genehmigung in irgendeiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir behalten uns vor, ohne besondere Ankündigung, Änderungen am Handbuch und am Programm vorzunehmen. Printed in Germany. SELECTLINE WARENWIRTSCHAFT, SELECTLINE FINANZBUCHHALTUNG, SELECTLINE EINNAHME/ÜBERSCHUSS UND KASSE, SELECTLINE LOHN, SELECTLINE ANLAGENBUCHHALTUNG, SELECTLINE INTRASTAT, SELECTLINE DATANORM und SELECTLINE SHOP sind Produkte der SelectLine Software GmbH. MS-Windows und MS-DOS sind Warenzeichen der Microsoft Corp. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum des jeweiligen Rechtsinhabers. Um die in diesem Handbuch beschriebene Software nutzen zu können, wird eine lizenzierte Originalversion von Microsoft Windows benötigt.

3 I 1 Einführung Willkommen In eigener Sache Allgemeine Programmbeschreibung Handbuch Erste Schritte Die Menüs der Finanzbuchhaltung Mandanten Vorüberlegung Mandant anlegen Abweichendes Wirtschaftsjahr Soll- und Ist-Versteuerung Mandant wählen Mandant bearbeiten Adresse und Optionen Zahlungsläufe Mahnbelege Mahngebühren Buchungsmaske Verwaltung Maskeneditor/Toolbox Organschaft Freie Felder Stempel Stammdaten Konten Konto Salden/Budget Kontenblatt Einstellungen Einstellungen und Zusatzfunktionen Kontenplan Automatikkonten Steuerschlüssel Konstanten Mitarbeiter Buchungstexte 4 13

4 II Geschäftsvorfälle Nummernkreise Währungen Bankbezüge Zahlungsbedingungen Banken Finanzämter PLZ-Verzeichnis Ländercodes Sprachen Debitoren / Kreditoren Adresse Ansprechpartner Zahlungskonditionen Kontoauszug und Memo Freie Felder, Notizen und Extrafelder Einstellungen und Zusatzfunktionen Kostenrechnung Kostenstellen / -träger Verteilungsschema Hilfskostenstellen und -träger Erläuterung der Verteilungstypen Verteilungsschema Buchen Datenaktualisierung Passwörter Nutzeridentifikation Passwort-Datensätze anlegen SQL-Serverbenutzer Kontenplan bearbeiten Struktur Allgemeines zur Handhabung Spiegelkonten und Spiegelgruppen Gruppen, Zähler und Konten Kennzahlen Buchen Dialogbuchen Einfachbeleg Sammelbeleg Belegart 6 6

5 III Funktionen der Buchungsmaske Buchungen bearbeiten OP wählen mit [F12] oder über Betrag mit [Strg]+[O] Maske konfigurieren und Eingabereihenfolge Abstimmsumme Buchungssätze neu verarbeiten Stapelbuchen Fallbeispiele manuelles Buchen Forderungen und Verbindlichkeiten buchen Zahlungen manuell buchen Zahlung von Rechnungen im Einfachbeleg Zahlung von Rechnungen im Sammelbeleg Gutschriften buchen Buchen mit Fremdwährung Kostenrechnung Kostenerfassung beim manuellen Buchen Kostenverteilung Kosten separat buchen Weitere Funktionalitäten Zusatzdialoge über Ansicht Periodenabschluss Jahreswechsel Vortragswerte erfassen Valuta-Ausgleich Salden und Budgets prüfen Kontierungsassistent Aufbau und Funktionen Einstellungen Allgemein Suchtexte Kennzeichen Kontoauszug einlesen Position manuell bearbeiten Positionen verbuchen Offene Posten Postenliste Offene Posten ausgleichen Offene Posten anpassen 8 4

6 IV Offene Posten bearbeiten Offene Posten ausbuchen (Nachlass) Offene Posten aufteilen und zusammenführen Offene Posten umbewerten OP-Informationen Offene Posten zahlen Zahlung aus der Postenliste Zahlung aus dem Ausgleichsdialog Offene Posten vortragen OP-Abgleich Automatischer Zahlungsverkehr Zahlungsvorschlag Parameter Vorschlagsliste Zahlungslauf Zahlungstransfer Datenträgeraustausch Scheck und Überweisungsträger Ersetzungstexte Zahlungslauf verbuchen Mahnwesen Mahnvorschlag Mahnbeleg Auswertungen Nachweis der Buchungen Betriebsergebnis Umsatzsteuer Umsatzsteuer-Formularzuordnung Umsatzsteuervoranmeldung Umsatzsteuervorauszahlung Zusammenfassende Meldung Offene Posten Kostenrechnung Schnittstellen SQL-Warenwirtschaft IDEA 12 2

7 V 12.3 DATEV DATEV-Import DATEV-Export FibuPro Lizenz- und Gewährleistungsvereinbarungen 13-1

8

9 Einführung Einführung 1.1 Willkommen Willkommen zur SELECTLINE FINANZBUCHHALTUNG, der leicht zu bedienenden, professionellen Finanzbuchhaltung unter Windows. Wir danken Ihnen, dass Sie sich für unser Produkt entschieden haben. Dieses Programmpaket wurde konsequent objektorientiert in der Programmiersprache Borland Delphi programmiert. Dies und der modulare Aufbau ermöglichen eine enge Verknüpfung vieler Programmteile, einen kompakten Programmcode und eine leichte Anpassung an Anwenderwünsche. Willkommen SelectLine SelectLine Software GmbH Nachtweide 82 c D Magdeburg Die Internetadresse erreichen Sie bequem mit Internet dem Schalter. Auf der Homepage können Sie sich jederzeit über Neuigkeiten der Software informieren.

10 1 2 Einführung 1.2 In eigener Sache In eigener Sache Die SELECTLINE-Anwendungen stehen auf drei verschiedenen Datenbank-Modellen basierend zur Verfügung als BDE- (Borland Database Engine), ADS- (Advantage Database Server) und SQL- (Structured Query Language) Versionen, die sich in ihrer generellen Funktionalität nicht unterscheiden. In den folgenden Ausführungen wird auf Unterschiede gegenüber der BDE-Version ausdrücklich hingewiesen. Allgemeine Programmbeschreibung 1.3 Allgemeine Programmbeschreibung Die SELECTLINE FINANZBUCHHALTUNG erfüllt alle Anforderungen an ein kompetentes, multifunktionales Buchhaltungsprogramm mit anwenderspezifischen Bilanzierungsmöglichkeiten, integrierter Kosten- und Ergebnisrechnung. Die modulare Programmorganisation bietet den unterschiedlichen Anwendern das jeweils optimale Programm. Damit ist es für den Einsatz in großen Unternehmen ebenso geeignet wie für kleinere Firmen. Zugleich wird es durch die uneingeschränkte Mehrmandantenfähigkeit auch dem Steuerberater gerecht, der viele Firmen betreut. Besonders effizient wird die Arbeit, wenn die Finanzbuchhaltung im Komplex mit der SELECTLINE ANLAGENBUCHHALTUNG, dem SELECTLINE EINNAHME/ÜBERSCHUSS und der SELECTLINE WARENWIRTSCHAFT eingesetzt wird. In diesem Fall können alle Programme mit dem gleichen Datenbestand arbeiten. SELECTLINE FINANZBUCHHALTUNG bietet Ihnen: Stamm- und Bewegungsdatenverwaltung Konten mit frei gestaltbaren Kontenplänen (SKR03 und SKR04 werden mitgeliefert) Fremdwährungen OP-Verwaltung mit Zahlungsmodul und Mahnwesen Kostenstellen- und Kostenträgerverwaltung als Grundlage der Kosten- und Leistungsrechnung Import- und Export von Daten (Text, dbase, Paradox, DATEV, Stapel) Buchungen in Dialogform oder im Stapelbetrieb

11 Einführung 1 3 Ausgaben und Auswertungen viele vordefinierte Formulare, die beliebig erweitert oder geändert werden können Ausdrucke in Listenform, als Datenblatt oder auf Etikettenformulare von den Finanzbehörden anerkannte Umsatzsteuerausdrucke für die USt.-Voranmeldung Geschäftsgrafiken jede Menge Extras Passwortverwaltung Aufgaben- und Terminverwaltung Kontierungsassistent SQL-Assistent Netzkommunikation Anlagenbuchhaltung integriert Masken- oder Toolboxeditor Bei der Entwicklung der SELECTLINE FINANZBUCHHALTUNG wurden folgende Zielvorstellungen realisiert: komfortable Bedienungsmechanismen hohe Flexibilität sichere Handhabung Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen unbegrenzte Mandantenfähigkeit komplette Ausstattung kompakter Programmcode, um möglichst wenig Speicherkapazität zu belegen Zukunftssicherheit und Erweiterbarkeit Das Programm erlaubt das gleichzeitige Offenhalten mehrerer Eingabemasken und Dialogfenster. Sie können zwischen den Fenstern wechseln. Einmal erfasste Daten können über einfache Auswahlmechanismen weiterverwendet werden. Einstellungen bleiben erhalten, wenn Sie das Programm zwischendurch verlassen. Um Ihrer gewohnten Arbeitsweise entgegen zu kommen, lassen sich viele Aktionen über unterschiedliches Handling steuern per Komfortable Bedienungsmechanismen

12 1 4 Einführung Mausklick, über Kontextmenüs, mit Funktionstasten und Tastenkombinationen oder per Drag & Drop. Das Drücken der Taste [F1] bringt Ihnen kontextbezogene Hilfe. Flexibilität Stammdaten, die für spezielle Zeiträume gelten, z.b. Steuern, Währungskurse oder auch Nummernkreise werden zeitabhängig verwaltet und können vom Nutzer selbst aktualisiert werden. Mit den "Freien Feldern" oder Extrafeldern stehen Ihnen zusätzliche Datenfelder zur Verfügung, die Sie nach Ihren Gegebenheiten verwenden können. Alle Formulare und Ausdrucke können entsprechend Ihren Wünschen verändert werden. Zusätzliche, eigene Auswertungen, das Herausfiltern von Daten nach betriebsbedingten Kriterien und beliebige andere Aktionen lassen sich mit Hilfe des Makro-Assistenten verwirklichen. Über vielfältige Import- und Exportmöglichkeiten ist ein einfacher Datenaustausch mit anderen Programmen möglich. Für Softwareentwickler steht mit der COM-Schnittstelle eine Programmierschnittstelle zur Verfügung. Gemeinsamer Datenbestand SELECTLINE FINANZBUCHHALTUNG kann zusammen mit anderen Programmen aus der SELECTLINE-Reihe einen gemeinsamen Datenbestand nutzen. Das betrifft sowohl Daten, wie z.b. Debitoren, Kreditoren, offene Posten, Postleitzahlen und Passwörter als auch Druckvorlagen für diese Daten. Auch die Nutzerkommunikation erfolgt programmübergreifend. Zukunftsorientiert Wir garantieren für ein zukunftssicheres Programm. Ergeben sich aufgrund von neuen gesetzlichen Bestimmungen oder durch eine veränderte betriebliche Situation notwendige Änderungen und Erweiterungen des Programms, so sind diese ohne großen Aufwand für den Anwender zu realisieren. 1.4 Handbuch Das Handbuch ist kein Lehrbuch, sondern es setzt Grundkenntnisse der Finanzbuchhaltung voraus. Hierin werden alle Gegebenheiten und Funktionen beschrieben, die speziell die Finanzbuchhaltung betreffen. Die Handhabung von Programmfunktionen, die generell alle Programme aus der SELECTLINE-Reihe betreffen, wird im System- Handbuch ausführlich beschrieben. So wird an gegebener Stelle darauf verwiesen.

13 Einführung 1 5 Einzelne Programmfunktionen werden an Hand von allgemeinen, in jeder Firma auftretenden und für die Finanzbuchhaltung maßgeblichen Geschäftsvorfällen erläutert. Wenn Ihnen der Sachverhalt vertraut ist, finden Sie im Buch die Informationen, wie Sie vorgehen müssen, um ihn mit diesem Programm zu realisieren. Bitte nutzen Sie auch die Online-Hilfe zum Programm. Sie enthält Beschreibungen von Funktionserweiterungen sofort mit dem Update auf die aktuelle Version. Damit Sie schnell zum Ergebnis kommen, hier die Konventionen der Schreibweise: Stammdaten Menüs werden kursiv dargestellt Buchen/Offene Posten Hauptmenü/Untermenü [Alt] Tastaturtasten DATEN Datenverzeichnis "Buchen" Schalter in Eingabemasken 1.5 Erste Schritte Erste Informationen über das Programm vermittelt das Hilfesystem, das Sie aus der Menüleiste über? erreichen. Inhalt bietet Ihnen über das Inhaltsverzeichnis eine Einführung in das Programm in logischer Abfolge der einzelnen Kapitel. Außerdem bietet Ihnen Index eine Stichwortsuche und Suchen die Volltextsuche, bei der sicher die beste Trefferquote erreicht wird. Über Optionen organisieren Sie Ihre Arbeit mit der Hilfe den Druck bestimmter Themen oder eine ständig präsente Anzeige während der Phase der Einarbeitung in das Programm. Hilfe In aufgelockerter Form erhalten Sie hier hilfreiche Tipps und Anregungen für eine optimale Programmnutzung. Tipp des Tages Gebucht wird im jeweiligen Buchungszeitraum. Buchungsjahre sind Wirtschaftsjahre bzw. Geschäftsjahre. Für jede Firma, die verwaltet werden soll, wird zuerst ein Mandant angelegt und der Zeitraum des ersten Buchungsjahres bestimmt. Jedem Mandanten wird mit der Zuordnung des Kontenplanes/ Kontenrahmes auch das Steuerschlüsselsystem zugeordnet. Die Verwaltung der Kontenstammdaten erfolgt je Buchungsjahr. Kontenpläne, Steuerschlüsseldetails, wie Automatik- und Skontokonten, getrennt nach Gültigkeitszeiträumen für alle Vorüberlegungen zur Arbeit mit der Finanzbuchhaltung

14 1 6 Einführung vorhandenen Buchungsjahre, werden zeitraumübergreifend je Mandant verwaltet. Ein genereller Wechsel des Kontenrahmens, z.b. von SKR04 auf SKR03, für einen Mandanten ist möglich. Es muss in dem Fall beim Jahreswechsel darauf geachtet werden, dass keine Konten aus dem Vorjahr in das neue Jahr und auch keine Sachkontensalden übernommen werden. Das Buchen mit dieser FINANZBUCHHALTUNG kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt begonnen werden. Salden aus einer vorigen Buchhaltung können über manuelle Eröffnungsbuchungen oder als Vortragswerte erfasst werden. Neue Buchungszeiträume werden mit dem Jahreswechsel erzeugt. Ein Bebuchen früherer Zeiträume ist, nach dem Wechsel in diese, immer möglich. Ein wiederholter Jahreswechsel aktualisiert und ergänzt die Eröffnungsbuchungen. Verbindung Konten Debitoren / Kreditoren Neben den Personenkonten, unterschieden nach Typ Kreditor und Debitor, werden Kreditoren- und Debitorenstammdaten (Lieferantenund Kundenstammdaten) separat verwaltet. Es besteht die Möglichkeit, die Personenstammdatennummern (kurz Adressnummern) mit den Kontonummern zu synchronisieren oder mit unterschiedlichen Nummern zu arbeiten. Sollen die Nummern synchron sein, werden die Personenkonten mit der Nummer der Adressnummer automatisch beim Anlegen eines neuen Kreditors oder Debitors erzeugt. Sind Kontonummer und Adressnummer nicht identisch, also nicht synchron, wird in den Personenstammdaten das entsprechende Personenkonto, das vorher manuell angelegt wurde, hinterlegt. In diesem Fall wird beim Bebuchen eines Personenkontos in einem zusätzlichen Feld der jeweiligen Debitor oder Kreditor erfasst. Dies ist für die Offene Posten -Verwaltung von Bedeutung. Die Art und Weise der Verbindung zwischen den Personenstammdaten und Personenkonten wird mandantenabhängig festgelegt. Checkliste Ziel dieser FINANZBUCHHALTUNG ist es, Sie in Ihrer eigenen Vorgehensweise zu unterstützen. Aber damit Sie zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem neuen Programm nicht die Übersicht verlieren und sicher sein können, nichts Wichtiges zu vergessen, empfehlen wir Ihnen folgende Bearbeitungsreihenfolge: Mandant anlegen Mandant bearbeiten Zahlungsbedingungen Debitoren / Kreditoren

15 Einführung 1 7 Konten, Kontenpläne Bankbezüge bei Nutzung der Kostenrechnung: Kostenstellen, evtl. Kostenträger, Verteilungsschemen und Buchungsschemen ggf. Vortragswerte

16

17 Menüs Die Menüs der Finanzbuchhaltung Verschaffen Sie sich einen Überblick, indem Sie die einzelnen Menüs einmal öffnen! Menü "Datei" Über das Menü Datei erreichen Sie die Mandanten- und Passwortverwaltung, starten Sie den Jahreswechsel und ggf. den Wechsel der Gewinnermittlung. Weiterhin werden von hier die Routinen zur Datensicherung aufgerufen. Menü "Bearbeiten" Hier stehen die unter Windows üblichen Bearbeitungswerkzeuge zur Verfügung.

18 2 2 Menüs Menü "Stammdaten" Über dieses Menü werden alle Stammdaten verwaltet. Menü "Buchen"

19 Menüs 2 3 Über das Menü Buchen erreichen Sie alle Buchungsverfahren, die Verwaltung der Offenen Posten, den Zahlungsverkehr und das Mahnwesen. Hier können Sie Vortragswerte erfassen, Kosten verteilen und Buchungsperioden abschließen oder den Abschluss ggf. wieder zurücksetzen. Die Routine zur Datenintegritätsprüfung für die Offenen Posten, zum OP-Ausgleich und zum Ausbuchen von Kleindifferenzen ist ebenfalls diesem Menüpfad zugeordnet. Menü "Auswertungen" Das Menü Auswertungen liefert Ihnen alle mandantenbezogenen Auswertungen zur Buchungskontrolle, zur Gewinn- und Bilanzermittlung, zur Kostenverteilung und Produktrentabilität.

20 2 4 Menüs Über das Untermenü Umsatzsteuer drucken Sie die Umsatzsteuervoranmeldungen und weisen Sie von hier aus zur Zahlung an. Zu Umsatzlisten und Fälligkeitslisten haben Sie über Offene Posten die Möglichkeit, sich eine Liquiditätsvorschau erstellen zu lassen. Menü "Makros" Das Menü Makros enthält den Makro-Assistenten und kann mit Menüpunkten zum Starten eigener Abfragen erweitert werden. Menü "Extras" Über Extras werden grundsätzliche Einstellungen für die Bedienoberfläche, Festlegungen für das Formular der Umsatzsteuervoranmeldung sowie sonstiger Druckvorlagen und aller verwendeten Formate getroffen. Außerdem können unter Extras die Daten organisiert werden. Spezielle Nutzerfunktionen, wie Terminverwaltung und Nachrichtenaustausch stehen nutzerübergreifend zur Verfügung. Die Funktion Liste bietet eine einfache, komfortable Handhabung zur schnell präsenten Information über alle Stammdaten und sonstigen Datenbeständen.

21 Menüs 2 5 Menü "Schnittstellen" Über Schnittstellen erreichen Sie verschiedene Verfahren des Datenaustauschs. Menü "Fenster" Im Menü Fenster können Sie die Anordnung der geöffneten Fenster organisieren. Menü "?" Über Hilfeindex im Menü Hilfe können Sie sich die einzelnen Programmfunktionen thematisch gegliedert erläutern lassen oder gezielt über Suchbegriffe Informationen abrufen.

22 2 6 Menüs Interessante Anregungen über zusätzliche Verfahrensweisen finden Sie im Tipp des Tages. Informationen zur Programmversion stehen unter Versionsinfo bereit. Datenbankinfo ist nicht in der SQL-Version verfügbar.

23 Mandant Mandanten 3.1 Vorüberlegung Das Programm kann gleichzeitig die Datenbestände mehrerer Firmen (Mandanten) verwalten. Allgemeingültige Daten, wie Passwörter, Postleitzahlen, Finanzämter, Formeln, Schriften und Etiketten werden zentral im Verzeichnis DATEN verwaltet. Diese vom Mandanten unabhängigen, so genannten Programmdaten werden vom Programm geliefert und ggf. per Update aktualisiert (Bankarchiv, PLZ) oder sie werden erst mit der Nutzung erstellt (Passwörter). mandantenunabhängig Für die mandantenspezifischen Daten, wie Bankbezüge, Kunden, Lieferanten, Geschäftsvorfälle etc., wird für jeden Mandanten ein eigener Datenbestand verwaltet. Je Mandant wird dazu im Verzeichnis DATEN ein neues Verzeichnis unter dem Namen M, ergänzt um das Mandantenkennzeichen, angelegt. Beispiel: Für den Mandanten mit Kennzeichen/Nummer WUNDF ist das Verzeichnis MWUNDF angelegt. Für jeden Buchungszeitraum existiert ein untergeordnetes Jahresverzeichnis. mandantenabhängig Im Verzeichnis LCK werden Anmeldeinformationen je Mandant und je Nutzer gespeichert. Auch wenn Sie selbst nur die Daten einer Firma verwalten wollen, können Sie die Mandantenfähigkeit dazu nutzen, an einem Testmandanten mit überschaubarem Datenbestand das Programm kennen zu lernen und Aktionen, deren Ausgang Ihnen unklar erscheint, erst einmal mit dem Testmandanten auszuprobieren. Hinweis

24 3 2 Mandant 3.2 Mandant anlegen Über das Menü Datei erreichen Sie Mandant neu. Der Assistent zur Neuanlage eines Mandanten wird gestartet. In aufeinander folgenden Dialogen werden Sie zur Eingabe der spezifischen Mandantendaten aufgefordert. Neuanlage-Assistent "Mandanten" Nummer Die Mandantennummer kann aus maximal 6 Zeichen bestehen. Aus diesen Zeichen wird der Windows-Verzeichnisname gebildet. Es sind nur Großbuchstaben, Ziffern und das Zeichen _ zugelassen. vorhandene Mandanten

25 Mandant 3 3 Ein neuer Fibu-Mandant kann auch zu einem vorhandenen Nicht- Fibu-Mandanten angelegt werden. (Der bestehende Mandant wird um die Fibu-Daten erweitert.) Über den Schalter vorhandene Mandanten kann der entsprechende Mandant aus einer Liste gewählt werden. Die Mandantendaten sind in jedem Ausdruck verfügbar. Sie finden die entsprechenden Datenplatzhalter jeweils in der Platzhaltergruppe "System" (detaillierte Beschreibung im Handbuch System). Hinweis Im Installationsumfang sind die Vorlagemandanten SKR03 und SKR04 für Deutschland sowie RLG für Österreich enthalten. Aus dem Vorlagemandanten werden Konten, Steuerschlüssel, Kontenplan und Umsatzsteuerzuordnungen in den neu angelegten Mandanten übernommen. Neue Konten und sonstige Änderungen und Erweiterungen können beim Anlegen eines neuen Buchungszeitraums aus dem aktualisierten Vorlagemandanten übernommen werden. Vorlagemandant Abweichendes Wirtschaftsjahr Das Wirtschaftsjahr/Buchungsjahr ist dann abweichend, wenn es nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt. Liegt ein abweichendes Wirtschaftsjahr vor, wird dieses vom Programm automatisch berücksichtigt und bei Buchungen entsprechend geprüft.

26 3 4 Mandant Bei allen periodenbezogenen Auswertungen ist die Eingabe des Auswertungszeitraumes nur innerhalb des Buchungsjahres möglich. Datumseingaben bei den tagesgenauen Auswertungen, Primanota und Journal, die außerhalb der Grenzen des Buchungsjahrs liegen, werden vom Programm intern auf die Grenzwerte korrigiert. Unberührt von der Einstellung des Geschäftsjahres bleiben die Umsatzsteuerauswertungen. Sie beziehen sich stets auf das Kalenderjahr. Daten, die für eine Umsatzsteuerauswertung relevant sind, werden vom Programm aus den angrenzenden Buchungsjahren geholt. Auswertungen mit Vorjahresvergleich (Bilanz, Gewinn & Verlust, BWA) sind nur dann sinnvoll, wenn auch die entsprechenden Buchungsjahre hinsichtlich Beginn und Dauer vergleichbar sind Soll- und Ist-Versteuerung Beide Versteuerungsarten unterscheiden sich in der Fälligkeit der Umsatzsteuer beim Rechnungsausgang. Während bei der Soll-Versteuerung die in einer Ausgangsrechnung enthaltene Umsatzsteuer sofort bei Rechnungslegung fällig wird (vereinbarte Umsatzsteuer), geduldet sich der Fiskus bei Ist- Versteuerung mit der Fälligkeit der Umsatzsteuer bis zum Zahlungseingang (vereinnahmte Umsatzsteuer). "Nicht fällig"-konto Das Buchen von Ausgangsrechnungen ist bei beiden Formen gleich. Programmintern wird jedoch bei Ist-Versteuerung der Steuerbetrag auf das im Steuerschlüssel hinterlegte "Nicht fällig"-konto gebucht. Automatikkonto Damit in diesem Fall bei der Erfassung des Zahlungseingangs automatisch der Steuerbetrag vom "Nicht fällig"-konto auf das Umsatzsteuerkonto umgebucht und somit für die nächste Umsatzsteuervoranmeldung relevant wird, muss im Buchungssatz der entsprechende Steuerschlüssel angegeben werden. 3.3 Mandant wählen Der gerade aktive Mandant wird zusammen mit dem aktiven Zeitraum ständig in der Statuszeile angezeigt. Mit dem Programmpunkt Datei / Mandant wählen können Sie zu einem anderen Mandanten bzw. in einen anderen Zeitraum wechseln.

27 Mandant 3 5 Ein neuer Zeitraum wird mit dem Jahreswechsel über das Menü Datei / Jahreswechsel angelegt. 3.4 Mandant bearbeiten Über Datei / Mandant bearbeiten werden die Details für den entsprechenden Mandanten geregelt Aufruf auch per Doppelklick auf die Mandantennummer in der Statuszeile. Über die Baumstruktur wechseln Sie zu den einzelnen Seiten Adresse und Optionen Auf dieser Seite können Sie die Angaben ergänzen, die Ihnen evtl. beim Neuanlegen gerade nicht zur Verfügung standen. Durch Mausklick auf die Symbole der Eingabefelder Telefon-, - oder Internetverbindung werden bei vorhandener Software automatisch die entsprechenden Programme gestartet. Durch Klick mit der rechten Maustaste auf das Telefonsymbol gelangen Sie in die Maske zur Telefon-Konfiguration. Nähere Erläuterungen hierzu finden Sie unter Abschnitt Tapi- Konfiguration im System-Handbuch der SELECTLINE-Programme. Die Währung ist die Leitwährung des Mandanten. Adresse Um umfangreiche Buchungen zum Jahresabschluss zu gliedern und eine größere Übersichtlichkeit zu schaffen, können Sie mehrere Abschlussmonate einrichten. Mit den folgenden Angaben wird die Umsatzsteuervoranmeldung ausgefüllt. Ob eine begleitende Kostenrechnung erforderlich ist und in welcher Art die Offene Posten-Verwaltung sowie der OP-Ausgleich erfolgen soll, legen Sie ebenfalls hier fest. Optionen

28 3 6 Mandant Optionen für den OP-Ausgleich Kombination und Wirkung: Nur der "voll"automatische Ausgleich ist ausgeschaltet. Es erscheint immer der Ausgleichsdialog, wenn ein Ausgleich möglich ist auch beim Neuanlegen. Beim Neuanlegen ohne Ausgleichsmöglichkeiten erscheint der Bearbeitungsdialog. Beim Neuanlegen (manuellen Buchen) erscheint immer der Bearbeitungsdialog unabhängig davon, ob eine Ausgleichsmöglichkeit gegeben ist. Beim Neuanlegen (manuellen Buchen) erscheint kein OP- Folgedialog. Es erscheint keinerlei Ausgleichsdialog es wird ein neuer GU- oder Zahlungs-OP mit Status "offen" angelegt.

29 Mandant 3 7 Hinweis: Wenn im Kontierungsassistenten OPs zugeordnet wurden, erfolgt der Ausgleich immer unabhängig von diesen Mandantenoptionen! Zahlungsläufe Variable (über die angebotenen Platzhalter) und Konstanten für den Verwendungszweck beim automatischen Zahlungsverkehr, Buchungstexte für generierte Zahlungsbuchungen und Spesenregelungen beim Auslandszahlungsverkehr können hier oder direkt beim Zahlungslauf erfasst und bearbeitet werden (siehe Abschnitt Ersetzungstexte). Verwendungszweck Mahnbelege Die Anzahl der Mahnstufen und die entsprechenden Texte, die während der Laufzeit über Platzhalter komplettiert werden können, werden hier hinterlegt. Mahnbelege

30 3 8 Mandant Über der Änderung der Mahnsprache haben Sie die Möglichkeit, mehrsprachige Mahntexte anzulegen Mahngebühren Mahngebühren Die Mahnzinsen können mittels einer selbst definierten Formel berechnet werden. Zusätzlich zur Mahngebührenstaffel kann die Staffelung je weitere x Euro hinterlegt werden (als Betrag ist der Bis-Wert anzugeben). Zinsformel Anwendungsbeispiel für eine selbst definierte Zinsformel: Wenn als Mahnform "kundenweise, ohne Trennung von Mahnstufen" gewählt wird und je Mahnstufen unterschiedliche Zinssätze greifen sollen, kann dies nur über spezielle Platzhalter in der Zinsformel realisiert werden. Die Zinsangabe im Mahnvorschlag ist dann hinfällig!

31 Mandant 3 9 Über die Berechnung laut folgender Formel können die Zinsen pro Stufe berechnet werden. Die Platzhalter MahnStufe1...5 liefern jeweils den Wert 1, wenn es die entsprechende Stufe ist. rn2(zinstage({fälligdatum};{mahndatum})*{betrag}/36000*(10*{mahn Stufe1}+20*{MahnStufe2})) (Wenn Stufe 1, dann 10% wenn Stufe 2, dann 20%.) Ausführliche Erläuterungen zu Operanden und Operatoren in Formeln finden Sie unter Abschnitt Formeln in Formelplatzhaltern im Handbuch System der SELECTLINE-Programme. Beispiel Buchungsmaske Mögliche Konfigurationen der Buchungsmaske, getrennt nach Gültigkeit für den Mandanten oder für den Arbeitsplatz, werden im Kapitel Buchen beschrieben. Buchungsmaske Verwaltung Maskeneditor/Toolbox Spezielle Maskenanpassungen über den Masken- oder Toolboxeditor werden vom Programm nutzerspezifisch gespeichert und verwaltet.

32 3 10 Mandant Wenn mehrere Benutzer die selben Maskeneinstellungen nutzen sollen, brauchen diese nur für einen Benutzer angelegt werden. Allen anderen Nutzern kann man diese Einstellungen hier zuweisen Organschaft Organschaft Hier kennzeichnen Sie, welche Mandanten lt. Auflage des Finanzamts steuerrechtlich gemeinsam unter einer Steuernummer als Organschaft veranlagt werden sollen. Beim Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung kann man ggf. diese Kennzeichnung wieder aufheben, um einzelne Vorschau - Meldungen zu erstellen. Freie Felder Freie Felder Jedem Mandanten stehen so genannte "Freie Felder" zur freien Verfügung. Den freien Feldern können Sie selbst eine Bedeutung geben und über den Schalter "Feldbezeichnungen" eine passende Bezeichnung für die Bildschirmanzeige und den Ausdruck zuordnen.

33 Mandant 3 11 Die Felder sind wie folgt definiert: 2 Textfelder mit jeweils 30 Zeichen 2 Felder für Dezimalzahlen 2 Felder für ganze Zahlen 2 Felder für Datumseingaben 4 Optionsfelder Die Datenplatzhalter für den Ausdruck der Feldbezeichnungen finden Sie jeweils in der Platzhaltergruppe "Dokument". Siehe auch unter Formulareditor-Platzhalter. 3.5 Stempel Wenn Umsatzsteuervoranmeldungen oder Jahresabschlüsse im Auftrag für (fremde) Mandanten erstellt werden, verlangt das Finanzamt die Angabe des Erstellenden bzw. Mitwirkenden. Über Extras / Stempel werden Ihre eigenen Angaben erfasst. Eingabemaske "Stempel" Sie können dann in allen Ausgabeformularen über Platzhalter- Datenfeld-System eingebunden werden, z.b. beim Drucken von Umsatzsteuer-Formularen.

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35 Stammdaten Stammdaten 4.1 Konten Die Verwaltung der Kontenstammdaten erfolgt je Buchungsjahr. Die Kontenstammdaten, die immer im Komplex mit dem Kontenplan (siehe Abschnitt 4.2) zu betrachten sind, werden über Stammdaten/ Konten verwaltet. Konto ist das Schlüsselfeld der Konten. Es erlaubt die Eingabe einer 15-stelligen Zeichenkette, also auch Buchstaben und Sonderzeichen. Konto Mit der Eingabe des Kontos erhalten die Datensätze zusätzlich eine numerische Kontonummer. Dies ist zu beachten, wenn die Konten in numerischer Reihenfolge angezeigt werden sollen. Sortieren Sie dann nach Kontonummer! Die Informationen zu den Konten werden auf mehreren Seiten erfasst. Der Wechsel zu den jeweiligen Seiten wird über eine Baumstruktur im linken Maskenbereich gesteuert. Hinweis Für Konten vom Typ Debitor oder Kreditor kann über den Schalter Debitor/Kreditor bearbeiten der entsprechende Datensatz im Debitoren-/Kreditorenstamm geöffnet werden. Debitor/Kreditor bearbeiten

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