Excel/CSV: Datenübernahme FIBU

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1 Excel/CSV: Datenübernahme FIBU Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 3.1. Sachkonten einlesen 3.2. Personenkonten einlesen 3.3. Buchungen einlesen 4. Details 4.1. Spaltenzuordnung vornehmen 4.2. Fehlerprotokoll bearbeiten 5. Verwandte Themen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt die Datenübernahme im Excel-Format (*.xls) und CSV-Format (*.csv) von: Sachkonten Personenkonten Buchungen Hinweis Die Agenda-Software bietet vielfältige Möglichkeiten der Übernahme von Stamm- und Bewegungsdaten. Unser Consulting steht Ihnen unverbindlich zur Verfügung. Rufen Sie uns einfach an: Voraussetzungen 1. Anforderung an die Importdatei Die zu importierende Datei muss folgende Voraussetzungen erfüllen: 1. Alle Daten müssen sich auf dem ersten Tabellenblatt der Excel-Datei befinden. 2. Alle Daten müssen sich in der richtigen Spalte befinden (z. B. der Umsatz in der Spalte»Umsatz«). 3. Alle Spaltenüberschriften müssen vorhanden sein. 4. Wenn es die oben in der Tabelle Leerzeichen gibt, merken Sie sich die Anzahl der Leerzeilen, die beim Einlesen ignoriert werden müssen. Hinweis Diese Anforderungen erfüllen Sie, wenn Sie sich eine sogenannte Importvorlage erstellen, wie es 9 auf Seite beschrieben ist. 2. Reihenfolge des Imports Importieren Sie die Daten in der folgenden Reihenfolge: 1. Sachkonten 3 2. Personenkonten 5 3. Buchungen 7

3 Seite Vorgehensweise Sachkonten einlesen 1. Importvorlage erstellen Zum Einlesen der Sachkonten müssen die Daten in der richtigen Spaltenreihenfolge mit der richtigen Spaltenüberschriften vorliegen. Erstellen Sie dazu eine Importvorlage: 1.»Bestand Mandanten-Auswahl«. 2. Mandanten und Wirtschaftsjahr öffnen. 3.»Transfer Daten auslesen Auslesen Sachkonten«. 4. Option <ASCII-Format> wählen. 5. Dateinamen und Speicherort festlegen. 6. Schaltfläche <Starten> klicken. 7. Wenn die Spaltenzuordnung nicht passt dann lesen Sie auf Seite 9 weiter. 2. Importdatei herrichten 1. Importvorlage und Importdatei öffnen. 2. Daten von der Importdatei in die Importdatei importieren. Dabei auf die richtige Zuordnung der Spalten achten.

4 Seite 4 3. Sachkonten einlesen 1.»Bestand Mandanten-Auswahl«. 2. Mandanten und Wirtschaftsjahr öffnen. 3.»Transfer Daten einlesen Einlesen Sachkonten«. 4. Importdatei über auswählen. 5. Optionen einstellen (siehe Tabelle). Option Nur neue Konten anlegen Vorhandene Konten überschreiben Auch individuelle Konten überschreiben Vorhandene Kontenbeschriftungen überschreiben Aktivkennzeichen setzen Individualkennzeichen setzen Beschreibung Aus der Importdatei werden alle Sachkonten hinzugefügt, die nicht in Agenda FIBU vorhanden sind. Es werden keine Konten überschreiben. Alle, außer den individuell geänderten Konten werden mit Bezeichnung und Funktionen überschrieben. Alle, auch die individuellen geänderten Konten werden mit Bezeichnung und Funktionen überschrieben (Kennzeichen»Individuell«). Alle Kontenbezeichnungen, nicht aber die standardmäßigen Kontenfunktionen werden überschrieben. Wenn die Option gesetzt ist, wird das Konto im Aktivfilter berücksichtigt. Wenn die Option gesetzt ist, werdend die individuell vorgenommen Änderungen am Konto nicht durch die Aktualisierung der Stammdaten überschrieben. 5. Schaltfläche <Starten> klicken.

5 Seite Personenkonten einlesen Wenn Sie in Agenda FIBU nicht den Zahlungsverkehr und das Mahnwesen nutzen, müssen Sie nur die Kontennummer Kontenbezeichnung importieren! 1. Personenkonten Zum Einlesen der Personenkonten in der richtigen Spaltenreihenfolge mit der richtigen Spaltenüberschriften vorliegen. Erstellen Sie dazu eine Importvorlage: 1.»Bestand Mandanten-Auswahl«. 2. Mandanten und Wirtschaftsjahr öffnen. 3.»Transfer Daten auslesen Auslesen Personenkonten«. 4. Überprüfen, ob im Mandanten Personenkonten angelegt sind. Wenn nicht, dann erfassen Sie Personenkonto als Muster (z. B. Nr Mustermann):»Stammdaten Buchungserfassung Debitoren«. 5. Option <ASCII-Format> wählen. 6. Dateinamen und Speicherort festlegen. 7. Schaltfläche <Starten> klicken. 8. Wenn die Spaltenzuordnung nicht passt dann lesen Sie auf Seite 9 weiter. 2. Importdatei herrichten 1. Importvorlage und Importdatei öffnen. 2. Daten von der Importdatei in die Importdatei importieren. Dabei auf die richtige Zuordnung der Spalten achten.

6 Seite 6 3. Personenkonten einlesen 1.»Bestand Mandanten-Auswahl«. 2. Mandanten und Wirtschaftsjahr öffnen. 3.»Transfer Daten einlesen Einlesen Personenkonten«. 4. Importdatei über auswählen. 5. Optionen einstellen (siehe Tabelle). Optionen Nur neue Konten anlegen Vorhandene Konten überschreiben Bestehende Konten löschen Aktivkennzeichen setzen Beschreibung Aus der Importdatei werden alle Sachkonten hinzugefügt, die nicht in Agenda FIBU vorhanden sind. Es werden keine in Agenda bestehenden Personenkonten überschrieben. Alle in Agenda bestehenden Personenkonten werden mit den Konten aus der Importdatei überschrieben. Alle bestehenden Personenkonten werden gelöscht. Anschließend wird der komplette Bestand aus der Datei neu eingelesen. Wenn die Option gesetzt ist, wird das Konto im Aktivfilter berücksichtigt.

7 Seite Buchungen einlesen 1. Importvorlage öffnen und herrichten 1. Importvorlage»Importbuchung.xls«im Windows-Explorer über + bzw. vom Speicherort:»\AGENDA\WINFIBU\PROG\Importbuchung.xls«an einen anderen Speicherort kopieren. 2. Die Musterdatei ist so aufgebaut, dass beim Einlesen keine Spaltenzuordnung mehr erfolgen muss. Es darf nichts an der Spaltenreihenfolgen und den Spaltenüberschriften geändert werden! Achtung Die rot gekennzeichneten Spalten müssen unbedingt mit Daten gefüllt werden! Hinweis Wenn Sie mit der Maus auf die Spaltenüberschrift zeigen, erhalten Sie einen Hinweistext mit weiteren Informationen zur Spalte. 3. Importdatei öffnen und Daten in die Importvorlage kopieren. 2. Handlungsziel 1.»Bestand Mandanten-Auswahl«. 2. Mandanten und Wirtschaftsjahr öffnen. 3.»Transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen (Freies Format)«. 4. Importdatei über auswählen.

8 Seite 8 5. Optionsbereich öffnen (Klick auf Symbol). 6. Option <Windows-Umlaute> wählen. Haken bei der Option <Definitionsdatei aufrufen> setzen. 7. Eventuell (nicht zwingend): Abrechnungsnummer und Buchungskreis wählen. Wenn Sie keinen Buchungskreis wählen, ordnet die Fachanwendung den Buchungskreis automatisch anhand des Kontos zu. 8. Schaltfläche <Starten> klicken Spaltenzuordnung wie auf Seite beschrieben vornehmen. Fenster über wieder schließen. 10.Schaltfläche <Starten> klicken.

9 Seite 9 11.Wenn beim Einlesen Fehler auftreten, erscheint diese Abfrage: Wenn Sie hier mit <Ja> bestätigen, werden alle Buchungen eingelesen. Die fehlerhaften Buchungen werden in der Buchungserfassung lila markiert. Die fehlerhaften Buchungen müssen nachträglich 11 korrigiert werden (siehe Seite ). Hinweis Wenn Sie den Einlesevorgang wiederholen, werden die Buchungen ein weiteres Mal hinzugefügt. Die ursprünglichen Buchungen werden nicht überschrieben Details Spaltenzuordnung vornehmen Wenn die Spaltenzuordnung beim Einlesen nicht passt, öffnet die Fachanwendung folgendes Fenster, mit dem Sie die Spaltenzuordnung korrigieren können: Während des Einlesevorgangs wird folgendes Fenster geöffnet:

10 Seite 10 Feld Mit Kopfzeile Beschreibung Wenn die Spalten in der Datentabelle (in der sogenannten Kopfzeile) eine Überschrift haben, haken Sie die Option an. Zeilen überlesen Wenn es am Beginn der Datentabelle Zeilen gibt, die ignoriert werden sollen, dann geben Sie die Zahl der Zeilen an. Hinweis Auch Leerzeilen sind anzugeben! Spaltenbezeichnung der Importdatei Zuordnen als Inhalt der Importdatei In diesem Bereich werden die Überschriften der Spalten (sogenannte Kopfzeile) angezeigt, die in der Importdatei vorhanden sind. Über die Auswahlfelder erfolgt die Zuordnung zwischen den Spalten der Importdatei und den Datenfeldern in Agenda FIBU (orientieren Sie sich an der Buchungserfassungszeile). In diesem Bereich sehen Sie eine Vorschau auf den Inhalt der Zellen der Datenfelder, die eingelesen werden sollen. Mit und können Sie durch die Datenzeilen (Spalten/Felder) blättern. Speichern Mit Klick auf können Sie die Einstellungen speichern. Fenster schließen Mit Klick auf schließen Sie nicht nur das Fenster, sondern Sie starten damit auch gleich den Einlesevorgang.

11 Seite Fehlerprotokoll bearbeiten Wurden beim Import fehlerhafte Buchungen festgestellt, werden diese in einem Fehlerprotokoll angezeigt. Das Protokoll informiert über die betroffenen Buchungen mit Abrechnungsnummer, Buchungskreis und laufender Nummer. Zusätzlich erhalten Sie einen Hinweis auf die Fehlerart wie»das Konto ist nicht angelegt«. Die fehlerhaften Buchungen werden in der Buchungserfassung farblich mit Lila gekennzeichnet. Hinweis Die fehlerhaften Buchungen sind zu korrigieren. Fehlerprotokoll erneut erzeugen/fehlerbehebung prüfen Führen Sie eine Periodenverarbeitung mit Prüflauf durch. 1.»Bearbeitung Periodenverarbeitung«. 2. Option <Verarbeitung mit Prüflauf> anhaken. 3. Periodenverarbeitung mit Klick auf die Schaltfläche <Alle Perioden neu berechnen> auslösen. Sie erhalten ein Fehlerprotokoll, sofern noch Fehler vorhanden sind. Irrtümliche, lila Markierung entfernen Es gibt Fälle, in denen korrigierte Buchungen irrtümlich lila gekennzeichnet bleiben. Die Markierungen verschwinden, wenn die Buchung in der Buchungserfassung durchbestätigt wird, die Farbe manuell auf Weiß geändert wird. Die farbliche Markierung kann bei allen Buchungen in einem Zug entfernt werden: 1.»Bearbeitung Auskunft Buchungen suchen«. 2. Register»Zusatzfelder«anklicken. 3. Im Feld»Farbe«den Eintrag»Lila«wählen. Auf die Schaltfläche <Suchen> klicken. 4. Alle gefundenen Buchungen über die Tastenkombination + markieren. 5. Über den Eintrag»Bearbeiten«als Farbe Weiß wählen.

12 Seite 12 Fehler 231: Das Feld Gegenkonto ist zu lang: XXX! Lösung 1 Definitionsdatei ist falsch definiert: 1. Definitionsdatei aufrufen lassen. Siehe»Spaltenzuordnung vornehmen«9. 2. In der Spalte Gegenkonto werden oftmals Gegenkonto und Steuerschlüssel gemeinsam aufgeführt (siehe Bild). In diesen Fall muss der Spalte»Gegenkonto«das Feld»BUGkto«zugeordnet werden. Lösung 2 Ändern Sie die Importdatei ab: 1. Legen Sie eine zusätzliche Spalte für den Steuerschlüssel an. 2. Fügen Sie die Steuerschlüssel in die neue Spalte ein. Entfernen Sie die Steuerschlüssel in der alten Spalte. 3. In der Definitionsdatei ordnen Sie Gegenkonto und Steuerschlüssel einzeln zu.

13 Seite 13 Fehler 203: Das Konto XXX ist gesperrt! Es wurde ein reserviertes Sachkonto angesprochen. Dieses ist aus internen Gründen gesperrt und kann daher nicht bebucht werden. Damit das Konto nun umgestellt werden kann, gehen Sie wie folgt vor: 1.»Stammdaten Buchungserfassung Sachkonten-Erfassung«. Betreffendes Konto mit Doppelklick öffnen. 2. Wechseln Sie in das Register»Funktionen«. 3. Nehmen Sie die Funktion»Kontensperre«kurzzeitig komplett raus. 4. Setzen Sie die Hauptfunktion kurzzeitig auf»ohne Hauptfunktion«. 5. Jetzt nehmen Sie eine Umbuchung der reservierten Konten vor. 6. Zuletzt setzen Sie wieder die Standard-Einstellungen, damit das Konto gesperrt ist. Hinweis Die reservierten Konten sind aus internen Gründen gesperrt. Setzen Sie daher die Konten unbedingt wieder auf»kontensperre«!

14 Seite 14 Fehler 201: Das Gkto ist nicht angelegt: 8400! Obwohl dies ein Standardkonto ist, kommt die Meldung, dass das Konto nicht angelegt sei. Dieser Fehler tritt auf, wenn in der Excel/CSV-Datei das Datum fehlt! Bitte ergänzen Sie dieses und lesen die Datei erneut ein. Beim Einlesen wird auf das Gültigkeitsdatum des Kontos 8400 geprüft. Die Fachanwendung konnte kein Konto zum Datum»leer«finden und bringt daher diese Fehlermeldung. 5. Verwandte Themen Nr. 1195»DATEV pro: Datenübernahme FIBU«

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