Personalprozessmanagement

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1 Personalprozessmanagement Als Prozess bezeichnet man eine auf die Erbringung eines festgelegten Ergebnisses gerichtete Folge von Aktivitäten. Prozessmanagement bedeutet ein regelmäßiges Controlling von Prozessvorgaben, eine konsequente kontinuierliche Verbesserung und damit verbunden eine permanente Weiterentwicklung der Unternehmensprozesse. Der Bereich Personal kann seine Wertschöpfung erhöhen indem er seine HR-Prozesse gezielt analysiert und optimiert. Wichtig ist dabei eine systematische Herangehensweise und Anpassung an den richtigen Stellen. Wesentliche Kernprozesse im HR-Bereich sind: Personalplanung Personalbeschaffung Personalbetreuung Personalentwicklung und Personalfreisetzung Unterstützende Prozesse sind u.a. Entgeltabrechnung Zeitwirtschaft Reporting und Statistik Anhand von vier Kriterien lassen sich die zu optimierenden Prozesse auswählen: Zeit, Kosten, Qualität und Service. Wie dies funktionieren kann, wird in diesem Modul beschrieben. Beispiel Zeit: Kosten: Qualität: Service: Prozesse mit einer langen Laufzeit werden häufig optimiert Prozesse, die oft durchlaufen werden, erzeugen in der Regel höhere Kosten als Prozesse, die eher wenig von den Kunden nachgefragt werden. Kostenintensive Prozesse verlangen nach einer intensiveren Betrachtung und Anpassung Prozesse mit einer hohen Fehlerquote stehen hier im Fokus Der Stellenwert des Prozesses für den Kunden steht im Vordergrund

2 In traditionellen Organisationen dominieren die Strukturen die Prozesse, in modernen Organisationen die Prozesse die Strukturen. Ganz abstrakt wir der Begriff Prozess in der DIN EN ISO 9001 beschrieben: Eine Tätigkeit, die Ressourcen verwendet und die ausgeführt wird und die Umwandlung von Eingaben in Ergebnisse ermöglicht, kann als Prozess angesehen werden. Oft bildet das Ergebnis des einen Prozesses die direkte Eingabe für den nächsten. Ein Prozess ist also eine Aneinanderreihung von Aufgaben mit einem feststehenden Beginn und einem feststehenden Ende in der Regel getrieben vom Kunden. Die Herangehensweise an eine Prozessmodellierung kann daher wie folgt aussehen: Prozessart, Ziel und Grenzen Welche Management- Kern- und Supportprozesse werden benötigt? Welche Ziele sollen mit den Prozessen erreicht werden? Wo beginnt und endet ein Prozess und welche Wechselwirkungen entfaltet er innerhalb der Prozesslandschaft? Prozessanalyse Ein Prozess beschreibt die Zuordnung von Aufgaben an Mitarbeiter. Jeder Veränderungsprozess beginnt mit einer sorgfältigen Bestandsaufnahme. Grobe Beschreibung der Prozesse Definition und Gewichtung der Kernprozesse Analyse des Wertschöpfungspotenzials Prozessmodellierung Unter enger Einbindung aller erforderlichen Prozessbeteiligten erfolgt die Prozesserhebung und Prozessmodellierung. Das Projektteam erarbeitet die zukünftige Prozessstruktur, legt die einzelnen Schritte der Teilprozesse fest und definiert Risiken sowie Kontrollmechanismen. In einer Prozessdokumentation werden alle Compliance-Anforderungen berücksichtigt. Dokumentation der IST-Prozesse Bewertung der IST-Prozesse Entwicklung der SOLL-Prozesse Detaillierte Prozessdokumentation Prozessimplementierung Definition der Prozesseigentümer und Prozessbeteiligten Erstellung von Managementrichtlinien zur Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses In welchen Schritten erfolgt die Prozessabwicklung? Wer macht was, wann, warum und wie? Überwachen, Bewerten und Messen Implementierung von Kontrollpunkten Anhand welcher Kennzahlen wird der Prozess gesteuert und der Erfolg gemessen? Verbessern Ermittlung der Verbesserungspotenziale und deren kontinuierliche Umsetzung

3 Fachlehrgang Service Center Personalwirtschaft in 10 praxisorientierten Modulen Personalprozessmanagement Personalplanung Personalkostenplanung Personalbeschaffung Entgeltabrechnung Zeitwirtschaft Personalcontrolling Interne Kontrollsysteme (IKS) Shared-Service Service-Center Migration von HR-Software 1 Personalprozessmanagement (CD mit Arbeitshilfen) Sven Friedl Verlag ISBN Inhaltsverzeichnis Vorwort 6 Inhaltsverzeichnis. 7 Einleitung 8 1. Was sind Personalprozesse? Funktionale Sicht Prozessuale Sicht Kern- und Unterstützungsprozesse Makro- und Mikroprozesse Unterstützende Prozesse (Support) Ausprägungs- und Teilprozesse Detailprozess Prinzipdarstellung Ebenenstruktur Baukastenprinzip Vorgehensmodell Geschäftsprozessmodellierung Warum ist eine Prozessanalyse wichtig? Vorgehensweise bei der Analyse von Personalprozessen Kriterien zur Eignung von Prozessdarstellungen Identifizieren von Kernkompetenzen Personalmanagement als interner Dienstleister Organisation des Personalmanagements Prozessanalyse und Darstellung Erkennen der erfolgskritischen Prozessschritte und Risikofaktoren Workflow-Management Dokumentation 33

4 5. Instrumente zur Prozessoptimierung Verfahren zur Kostenkalkulation personalwirtschaftlicher Leistungen Zuschlagskalkulation Wertbeitragsrechnung Prozesskostenrechnung Six Sigma Produkt- und Leistungsportfolio des Personalmanagements Service-Level-Agreements Interne Kosten- und Leistungsverrechnung Arbeiten mit Benchmarks HR-Audit EFQM-System zur Prozessoptimierung: EFQM Organisatorische Maßnahmen zur Prozessoptimierung Personalinformationssysteme: ESS und MSS Aufbau eines Cost- oder Profitcenters Aufbau eines Shared-Service-Center HR-Outsourcing, Near- und Offshoring Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001: KTQ Kooperation für Transparenz und Qualität im Gesundheitswesen Prozesse im Employee Self Service (ESS) und Manager Self Service (MSS) Elektronische Personalakte. 51 Schaubilder 64 Anlagen.. 64 Autor 65 Kurzbeschreibung der Module Modul 1: Personalprozessmanagement Als Prozess bezeichnet man eine auf die Erbringung eines festgelegten Ergebnisses gerichtete Folge von Aktivitäten. Prozessmanagement bedeutet regelmäßiges Kontrollieren von Prozessvorgaben, eine konsequente kontinuierliche Verbesserung und damit verbunden eine permanente Weiterentwicklung der Unternehmensprozesse. Aufbauend auf den Grundlagen wird beschrieben, wie Prozesse erkannt, modelliert, dokumentiert und zuverlässig gesteuert werden können. Modul 2: Personalplanung Für die professionelle Steuerung der Mitarbeiter sind Personalplanung und -kostenplanung unentbehrlich. In diesem Modul erfahren Sie, wie die Personalplanung als Teil der Unternehmensplanung die kurz-, mittelund langfristigen Maßnahmen zur Erfüllung der Unternehmensziele berücksichtigt und die dazu erforderlichen Mitarbeiter zur Verfügung stellt. Darüber hinaus werden die verschiedenen Arten und Instrumente der Personalplanung vorgestellt. Modul 3: Personalkostenplanung Auf Grundlage der Personalplanung werden der Personalbedarf und die zugehörigen Personalkosten geplant und in Forecast- und Budgetvarianten detailliert ermittelt. Von der Lohnartenklassifizierung, Planvariantenrechnung, SOLL-IST-Vergleichsrechnung bis zum Reporting und Kennzahlenbericht werden die einzelnen Schritte dargestellt und erläutert. Modul 4: Personalbeschaffung Der Prozess der Personalbeschaffung wird transparent dargestellt. Ausgehend von einer Personalbedarfsermittlung und Beschreibung der Funktionen und Aufgaben in Stellenbeschreibungen werden Fragestellungen zu den Themen interne/externe Stellenausschreibungen, Beschaffungswege, Bewerberverwaltung und -kommunikation, Auswahl des zukünftigen Mitarbeiters und dem Einstellungsprozedere behandelt. Die Themen Demografie und Fachkräftemangel fließen in die Betrachtung mit ein.

5 Modul 5: Entgeltabrechnung Die Entgeltabrechnung in Unternehmen und Organisationen muss hohen Anforderungen genügen. Dieser komplexe und sensible Bereich erfordert eine hohe Fachkompetenz, Verlässlichkeit und die exakte Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Regelungen. Außerdem muss die entsprechende Software Datensicherheit garantieren und gleichzeitig eine optimale Integration in die vorhandene Infrastruktur ermöglichen. Dieses Modul macht Sie mit den Grundlagen der Entgeltabrechnung vertraut und vermittelt Ihnen das erforderliche Rüstzeug für die praktische Durchführung einer sachlich und rechnerisch richtigen Entgeltabrechnung. Modul 6: Zeitwirtschaft Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung, Zutrittskontrolle und Fehlzeitenmanagement sind zentrale Themen einer modernen Zeitwirtschaft. Der Faktor Zeit spielt in den Unternehmen eine wesentliche Rolle. Umso wichtiger ist es, diesen effektiv zu nutzen. Die Grundlagen der Zeitwirtschaft werden dargestellt. Darüber hinaus sind weitere Themen: flexible Arbeitszeitmodelle, leistungsbezogene Vergütung, Ressourcensteuerung und der Einsatz moderner Zeitwirtschaftssoftware. Modul 7: Personalcontrolling Wollen Sie Personal, Personalkosten und Produktivität gezielt steuern? Wollen Sie Ihre personalwirtschaftlichen Ziele sicher erreichen? Strategisches und operative Personalcontrolling, Berichtswesen, Kennzahlen und Kennzahlensysteme, Prozessanalyse und Prozesskostenrechnung bilden die Schwerpunkte. Darüber hinaus werden die verschiedenen Ansätze und Instrumente des modernen Personalcontrollings dargestellt und erläutert. Modul 8: Interne Kontrollsysteme (IKS) Funktion, Handhabung und Bedeutung des Internen Kontrollsystems (IKS) für den Personalbereich sind zentrale Themen. Das Management muss für die Zielerreichung sorgen und die Risiken des Unternehmens beachten. Interne Kontrollsysteme unterstützen die betriebswirtschaftliche Führungsverantwortung und Aufsichtspflicht und sind sowohl vom GmbH- als auch vom Aktiengesetz vorgeschrieben. Sie erfahren, was Sie bei der Implementierung beachten müssen und wie Sie ein IKS im Personalbereich aufbauen, um die Ordnungsmäßigkeit und effiziente Gestaltung Ihrer Personalprozesse zu sichern. Sie erhalten Einblick in Detailfragen und Hilfsmittel an die Hand, mit denen Sie eine effektive und effiziente Prüfung sicherstellen. Modul 9: Shared Service Center Die Einführung eines HR Shared Service Centers ist mittlerweile ein bewährtes Konzept zur Optimierung des Personalbereiches geworden. Nach anfänglich eher zögerlicher Akzeptanz in Europa werden Shared Services nun von Unternehmen jeglicher Größe eingesetzt. Zunehmend finden sie auch im Mittelstand Verbreitung. Was heißt das? Administrative HR-Aufgaben werden zunehmend standardisiert, zentralisiert und vielfach auch automatisiert. Das soll Kosten sparen und die Qualität sowie Kundenorientierung verbessern. Viele Unternehmen sehen das HR-SCC als Schlüssel zur Optimierung der Personalprozesse. Neben den Grundlagen werden Inhalte, Aufbau und die Umsetzung in die Praxis beschrieben. Modul 10: Migration von HR-Software Dieses Modul behandelt die Problematiken eines Softwarewechsels im Bereich Human Resources (HR) und vermittelt Erfahrungen, Hilfestellungen und Anregungen in Bezug auf die Projektierung und Umsetzung. Von der Durchführung der IST-Analyse, der Fachkonzepterstellung und Ressourcenplanung, der Softwareauswahl, Systemanpassung und -optimierung bis hin zur Migration und dem Echtbetrieb werden alle Details dargestellt Bezug über:

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