Anwenderbericht. Weniger ist mehr. Business Solutions von IGEL Technology

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1 Anwenderbericht Weniger ist mehr Niedrigere IT-Kosten, geringerer Stromverbrauch, höhere Sicherheit: Intertax Horwath Frankfurt beweist, dass sich eine Server Based Computing-Umgebung mit 20 IGEL Thin Clients bereits nach wenigen Monaten rechnet. Die Betriebskosten halbieren sich, die Total Cost of Ownership sinken um knapp 40 Prozent. Business Solutions von

2 Weniger ist mehr Wer internationale Fluggesellschaften, DAX- Konzerne und Finanzinstitute zu seinen Mandanten zählt, muss nicht nur fachlich, sondern auch in Sachen Kosteneffizienz auf der Höhe der Zeit sein. Die 1968 in Frankfurt am Main gegründete Gesellschaft hat diesen Wettbewerbsfaktor erkannt und im IT-Bereich vorbildlich umgesetzt. Neues Desktop-Konzept Horwath Frankfurt ist Mitglied von Horwath International, einem weltweiten Verbund rechtlich selbständiger Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Wie in vielen mittelständischen Betrieben üblich, waren die Computerarbeitsplätze der rund 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Standort Frankfurt am Main bis 2004 in einem lokalen Netzwerk verbunden. Jenes setzte sich aus etwa 25 älteren Arbeitsplatz-PCs mit Microsoft Office, DATEV und weiteren Anwendungen zusammen. Angesichts des immer höher werdenden Aufwands, um die Sicherheit und Verfügbarkeit der Arbeitsplätze aufrecht zu erhalten, entschied sich das Unternehmen für eine neue, zentralisierte und somit leichter zu wartende Infrastruktur. Daniel Jonetat, der als IT Leiter die Bereiche Datenverarbeitung & Netztechnik bei Intertax Horwath verantwortet, sprach die Empfehlung zur Modernisierung aus. Dank langjähriger IT-Erfahrungen im Maschinenbau, Krankenhausumfeld und der Möbelindustrie war Jonetat mit zentralen IT-Strukturen und Thin Clients gut vertraut. Es war einfach, die Geschäftsführung von den Vorteilen einer schlanken und vollständig fernwartbaren IT-Lösung zu überzeugen. Im Fokus standen dabei vor allem die Vermeidung lokaler Daten, niedrigere Lizenzkosten sowie Einsparungen bei Stromverbrauch und Wartung. Der Kunde Mittelständisches Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsunternehmen Breites Dienstleistungsspektrum: u.a. Pay-Roll-Services für internationale Unternehmen Ca. 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Umstellung in Schritten Den ersten Schritt zum effizienten Thin Client Computing bildete die Anschaffung einer neuen Server-Hardware, deren Erneuerung ebenfalls nötig war. Im Backoffice wählte Daniel Jonetat die Terminalserver-Lösung innerhalb von Windows Server 2003 und baute diese als redundantes RDP-Clustersystem mit Load-Balancer auf. Nicht alle Applikationen waren von Anfang an für die zentrale Bereitstellung geeignet, wie zum Beispiel Teile unserer Payroll-Programme, die noch unter Clipper/VSE liefen, erinnert sich der IT-Manager. Mit der Umstellung dieser Altsysteme auf das Produkt HR Personalmanager und des Partners HR Management Software in Düsseldorf wurden auch diese terminalserverfähig, sodass der zweite Schritt des Modernisierungsprojektes folgen konnte: die PCs wurden durch Thin Clients ersetzt, um fortan einen sicheren Zugriff auf die serverbasierten Anwendungen zu gewähren. Da die Thin Clients im Gegensatz zu PCs keine lokale Datenspeicherung erlauben, konnten wir viele bisherige Sicherheitsrisiken und den administrativen Overhead der Arbeitsplatz PCs eliminieren, berichtet Daniel Jonetat. Sämtliche Daten und Anwendungen verbleiben zu jeder Zeit auf den zentralen Servern, wo wir sie nun kosteneffizient schützen und pflegen können. Die Herausforderung Dauerhafte Kostensenkung im IT-Bereich Höhere Sicherheit für lokale Arbeitsplätze Zentrale Administration der Desktop-Umgebung Universal Desktops von IGEL Zur Auswahl der Thin Clients evaluierte Daniel Jonetat diverse Modelle unterschiedlicher Hersteller. Durchsetzen konnten sich die Geräte von. Die inzwischen als Universal Desktops bezeichneten Thin Clients kamen problemlos mit der Netzinfrastruktur auf Basis von Cisco Systems zurecht und zeichneten sich ferner durch die im Testfeld beste Verarbeitung aus, begründet Daniel Jonetat die Entscheidung zugunsten des deutschen Marktführers. Bis heute ist noch kein einziges Gerät abgestürzt oder ausgefallen. Stabilitätsprobleme sind mir nicht bekannt. Ein weiteres Argument bildete die im Lieferumfang enthaltene Management-Lösung IGEL Universal Management Suite.

3 Darüber lassen sich sehr komfortabel Einzel- oder Gruppenprofile erstellen, zuordnen und verwalten, erklärt der IT-Verantwortliche. Der IGEL Universal Manager läuft als Java-Applet in jedem Browser vom Backend getrennt und ist überall leicht greifbar. Da sich hierrüber jeder Thin Client- Arbeitsplatz fernadministrieren lässt, wird auch der Support denkbar einfach. Bei Bedarf schaltet sich der Administrator von einem beliebigen Ort auf den betreffenden Thin Client auf und erklärt dem Anwender parallel per Telefon die einzelnen Schritte. Die damit einhergehende Entlastung spürt Daniel Jonetat deutlich: Heute bin ich rund 80 Prozent meiner Arbeitszeit im Büro und nur noch 20 Prozent bei meinen Anwendern. Früher war es umgekehrt. Die zentrale, gemeinsame Aktualisierung der IGEL-Firmware mittels eines inhouse gehosteten FTP-Servers unter UNIX leistet dazu ebenfalls einen wertvollen Beitrag. Die Lösung 2 Terminalserver mit Windows Server Datenhaltungssysteme (DATEV, SQL, Exchange etc.) 20 Thin Clients der Serie IGEL LX Winestra (entspricht heute in etwa IGEL UD5 LX) Einheitliche Administration mittels IGEL Universal Management Suite Besserer Funktionsumfang, höhere Verfügbarkeit Nach Meinung Daniel Jonetats bieten die Thin Clients mittlerweile dasselbe Anwendungsspektrum und dieselbe Leistungsfähigkeit wie moderne PC-Workstations. Unseren Thin Client-Anwendern steht genauso viel Funktionalität zur Verfügung, wie den Wirtschaftsprüfern mit ihren Notebooks. Darüber hinaus hat sich aber die Verfügbarkeit und Sicherheit der neuen Desktop-Umgebung verbessert. Ein typischer IGEL-Arbeitsplatz bei Horwath Frankfurt stellt unter anderem DATEV Finanzbuchhaltungssysteme, Steuersoftware oder die Payroll-Anwendung des Horwath-Partners HR-Software bereit. Aufgrund der Erfordernisse im Zahlungsverkehrsdienst sind dabei für gewisse Verkehrsdateien nach wie vor 3,5 - Diskettenlaufwerke unerlässlich. Diese werden per USB an die IGEL Universal Desktops angeschlossen und in den Sitzungen als virtuelles, lokales Laufwerk erreichbar. Breites Einsatzfeld für Thin Clients Mittelfristig bietet die IGEL-Lösung zusätzliches Optimierungspotential. So ist beispielweise geplant, die von Horwath Frankfurt genutzte DATEV Smartcard auch via IGEL Thin Client und dessen integriertem Smartcard- Reader einzusetzen, um so auf geschützte Bereiche im Rechenzentrum zuzugreifen. Eine entsprechende Unterstützung befindet sich laut Daniel Jonetat derzeit in der Entwicklung. Darüber hinaus ist auch der Einsatz der IGEL Thin Clients als Ersatz für ein IP-Telefon (Softphone) denkbar. Denn die vor kurzem eingeführte VoIP Kommunikationslösung HiPath OpenOffice von Siemens Enterprise Communications unterstützt u.a. das Netzprotokoll SIP, das zum Aufbau einer Kommunikationssitzung dient. Ein weiterer Einsatzbereich für Thin Clients offenbart die öffentliche Surfstation : Dank des standardmäßig in die Geräte integrierten Web-Browsers Mozilla Firefox (in Linux- Geräten) können Gäste des Unternehmens dort direkt auf das Internet zugreifen, ohne mit dem Unternehmensnetz verbunden werden zu müssen. Amortisation binnen Jahresfrist Die endgültige Umstellung auf Thin Clients erfolgte bei Horwath Frankfurt anlässlich eines Büroumzugs. Seither sind die ersten 20 IGEL Thin Clients der Serie Winestra LX im Einsatz, die heute in etwa der Modellreihe IGEL UD5 LX entspricht. Im Zuge eines künftigen Personalaufbaus möchte Intertax möglichst nur noch in Thin Clients investieren. Abgesehen davon verbleiben zwei PCs für Administration und Sekretariat sowie 21 Notebooks für die Wirtschaftsprüfer, die aus Sicherheitsgründen keine direkte Internet- Verbindung außerhalb des Büronetzes gestatten. Nach dem Außendiensteinsatz werden die Laptopdaten jeweils mit den zentralen Servern synchronisiert. Lässt man den zweijährigen Zeitversatz zwischen Server- und Thin Client-Einführung außer Acht, so hat sich die Gesamtinvestition in die neue IT-Infrastruktur rechnerisch bereits nach acht Monaten amortisiert. Dieser rasche Return of Investment (ROI) gelingt vor allem aufgrund der niedrigeren Betriebskosten. Im Vergleich zur alternativen Ersatzbeschaffung neuer Arbeitsplatz-PCs entfallen beim Thin Client Computing insbesondere die Einzelplatzlizenzen für Betriebssysteme, Antiviren- und Firewall-Programme. Die für Server und Thin Clients insgesamt höheren Investitionen gleichen die Betriebskosten schon im ersten Jahr aus. Bezogen auf eine für Server und Thin Clients typische Einsatzdauer von

4 sechs Jahren entstehen der Steuerberatungsgesellschaft sogar Einsparungen von über Euro. Dies entspricht einem Kostenvorteil von 37 Prozent gegenüber einem vergleichbaren PC-Szenario. Bei den Roll-out-Kosten liegen beide Modelle gleich auf: Dank der Möglichkeit zur Vorkonfiguration mittels IGEL Universal Management Suite, nimmt die tatsächliche Inbetriebnahme eines Thin Clients zusätzlich zum Abbau der PC-Hardware maximal eine halbe Stunde in Anspruch, während die Installation eines PCs mit über fünf zusätzlichen Stunden zu Buche schlägt. Dieser Zeitvorteil kann wiederum in die Einrichtung der Server- Umgebung fließen. Wettbewerbsfaktor Thin Client Trotz einer anfänglichen Skepsis wissen auch die Anwender die Vorzüge der neuen Desktop-Umgebung zu schätzen. Die Thin Clients reagieren schneller und arbeiten zuverlässiger, fasst Daniel Jonetat das User-Kredo zusammen. Sollte eine Anwendung einmal einfrieren, so kann sie nun auch ohne einen zeitraubenden Neustart geschlossen werden. Auch kann der Support Probleme unmittelbar über das Netzwerk beheben, ohne vor Ort sein zu müssen. Geschäftsführer Michael Schmitz zeigt sich zufrieden mit der neuen Lösung: Seit der Umstellung verzeichnen wir wesentliche Verbesserungen beim Zeitaufwand für Administration und Support sowie bei der Datensicherheit. Beides ist nicht nur betriebswirtschaftlich äußerst relevant, sondern auch ein Wettbewerbsfaktor. Tabelle: TCO-Vergleich Szenario 1: Modernisierung der bestehenden Client-Server-Infrastruktur mit 20 PCs Szenario 2: Einführung Thin Client-Computing mit 20 TCs und 7 Terminalservern Relative Ersparnis Investition und Beschaffung: Euro Euro Neuanschaffung 20 Business-PCs inkl. Antiviren- und Firewall-Software (à 600 Euro) 20 Betriebssystem-Lizenzen Windows Vista TM Business OEM (à 130 Euro) Modernisierung der bestehenden Serverumgebung inkl. Softwarelizenzen Neuanschaffung 20 IGEL Thin Clients (à 350 Euro) User-CALs (HEK) (à 100 Euro) Neuanschaffung der Server-Hardware inkl. Microsoft Load Balancer, Antivirenund Firewall-Software für die Server Server-Lizenzen Windows Server TM Gesamt: % Roll-out: Personalaufwand inkl. Evaluierung, Testen, Abbau und Entsorgung der alten PCs, Aufbau und Installation 1 (7 h / Arbeitplatz) Personalaufwand inkl. Evaluierung, Testen, Abbau und Entsorgung der PCs, Aufbau und Einrichtung 1 (2 h / Arbeitsplatz) Personalaufwand Server und Zentralisierung der Applikationen 1 (100 h, sukzessive über längeren Zeitraum) Gesamt: % Betrieb: Administration, Wartung und Support 1 (15 h / Monat) Administration, Wartung und Support von Servern und TCs 1 (7 h / Monat) Hardwarekosten (80 Euro pro PC) Hardwarekosten (100 je Terminalserver) 700 Energiekosten PCs 2 (90 W, 220 Arbeitstage à 8 h) 500 Energiekosten Thin Clients 2 (41 W, 220 Arbeitstage à 8 h) 220 Gesamt (pro Jahr): %

5 Total Cost of Ownership (TCO): TCO nach 1 Jahr % TCO nach 2 Jahren % TCO nach 3 Jahren % TCO nach 6 Jahren % Einsparungen nach 6 Jahren % Amortisation Thin Client-Computing 7,4 Monate 1) Personalstundensatz IT in Euro/h: 70,00 2) Wirkleistung im Durchschnitt (Quelle: Fraunhofer UMSICHT / : Ökologischer Vergleich von PC und Thin Client Arbeitsplatzgeräten (http://it.umsicht.fraunhofer.de/tcecology), Energiekosten: 0,15 Euro/kWh Deutschland (Zentrale) GmbH Hanna-Kunath-Str. 31 D Bremen Tel +49 (0) Fax +49 (0) Großbritannien Ltd 1210 Parkview Arlington Business Park Theale Reading Berkshire RG7 4TY UK Tel +44 (0) Fax +44 (0) USA Inc Florence Avenue Cincinnati OH USA Tel Fax Kostenfrei (nur US): GET IGEL Singapur Care of: C. Melchers GmbH & Co. Singapore Branch 101 Thomson Road # 24-01/05 United Square Singapore Tel Fax Hongkong Care of: Melchers (H.K.) Ltd Shun Tak Centre West Tower Connaught Road C. Hong Kong Tel Fax IGEL ist eine geschützte Marke der GmbH. Alle Hardware- und Software-Namen sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Hersteller. Änderungen und Irrtümer vorbehalten. 2/ DE-102-1

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